Konglig Datasektionen DM 2011-04-12 1(6) Protokoll fört vid DM Konglig Datasektionen Tidpunkt 2011-04-12, 17:26 19:38 Plats Närvarande 1635, KTH se bilaga 1 Mötets högtidliga öppnande förklarade mötet öppnat 17:26. 2 Formalia 1. Val av mötesordförande valdes till mötesordförande. 2. Val av mötessekreterare Frida Jansson valdes till mötessekreterare. 3. Val av justeringsperson tillika rösträknare valdes till justeringsperson tillika rösträknare. 4. Mötets behöriga utlysande Mötet förklarades behörigt utlyst. 5. Eventuella adjungeringar DM beslutade att adjungera Cecilia Roes och Gustaf Forsman med yttranderätt. 6. Anmälan av övriga frågor Jonas Sundberg anmälde Kandidatutfrågan inför KF-valet som en övrig fråga. 7. Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan fastställdes. 8. Tidigare mötens protokoll Föregående mötets protokoll lades till handlingarna.
Konglig Datasektionen DM 2011-04-12 2(6) 3 Rapporter Åsa Sproge rapporterade att hon har skickat ut mejl till funktionärerna om skärgårdsäventyret, Skiftes, och D-funkmiddag. D-funkmiddagen blev sedan inställd pga dubbelbokning. Hon har också ordnat så att nystartade tjejnämnden ska få besök av årets it-tjej. Alexander Solsmed rapporterade att han har varit på studienämndsmöte, det näst sista för terminen. Där diskuterade de mer inblandning från näringslivet i utbildningen t.ex. att de ska komma hit och föreläsa. De har problem med att hitta en person på CSC-skolan som ska vara kontaktperson för detta och ragga näringslivsmänniskor. SVL är positiva till detta eftersom det ger bra motivation för studenterna på datalinjen. De har även pratat om MDI-kursen och databaskursen där det har varit mycket problem. De ska ha lärarlunch med MDI-läraren och försöka få en kurs som är mer anpassad för dataloger genom t.ex. mer labbar. Frida Jansson rapporterade att hon har skrivit protokoll från Revisions-SM. Andreas Tarandi rapporterade att han har pratat om stategiska rådet som ska starta nästa månad där det är meningen att hans post ska sitta. Har fått protokollet från skyddsronden från datasalarna. De ska även kolla alla lamporna i datasalarna. Max Nordlund rapporterade att han har pratat med skatteverket om vad som händer när vi får ett bokslut och inte ska nolldeklarera längre om vi inte har bokslut från senaste 5 åren. Skatteverket sa att så länge vi försöker göra rätt är det lugnt. Han har tittat på Speedledger och Free Agent Central som vi kanske ska börja använda för bokföring, problemet är att Free Agent Central saknar stöd för ett format som behövs. Ska mejla dem och fråga om de kan ändra det. Det kommer även en ny momslagstiftning men det kommer ta lång tid att få igenom. Om vi får bokslut bör vi sluta nolldeklarera för att underlätta för oss när det väl går igenom och vi måste betala moms. Johan Stjernberg, Jakob Håkansson och Ludvig Jonsson kom in kl 17:40. har genomfört SM och har tillsammans med representerat sektionen på Medias födelsedagsgasque där de gav Media Java for dummies i present från data. Har varit på möten och jobbar på styrelsens överlämningsrutiner. rapporterade att han har gjort samma saker som. Har även varit på IOR-möte om hemsidan. 4 Övriga frågor 1. Flytten berättade att han har bett Charlie Lindviken att ta hand om själva flytten och se till att allt blir gjort och allt kommer med. Vi behöver en person som står i nya lokalen och tar emot sakerna, Charlie får bestämma vem. Simon Ström är inköpsansvarig för allt som köps in till nya lokalen. På måndagen 18/4 ska några ut styrelsen åka och köpa in sånt som behövs: flyttkartonger, lådor, pirra. Tisdag 19/4 och onsdag 20/4 packar vi allt. Torsdagen 21/4 flyttar vi på. Alexander Solsmed undrade hur troligt det är att vi kan flytta på torsdagen. svarade att det förmodligen blir torsdag men han har inte fått något klart svar. Tisdag 26/4 kommer de börja riva gamla ESCapen. 2. Hemsidan berättade att IOR ska fixa purjo. De har skrivit en kravspecifikation för att förtydliga vilka krav vi har för hemsidan. De har sedan tittat på kravspecen och skrivit om den. Har kommit fram till att minimumkrav är att ha kalender med beskrivning för varje post, nyhetsflöde med titel och brödtext, statiska sidor och att det ska finnas trädstruktur. Önskade saker är RSS, att prenumerera på kalendrarna, ha flera kalendrar, ha trädstrukturen blandad mellan nyhetsflöde och statiska sidor. Han ville nu diskutera vad målet med hemsidan är.
Konglig Datasektionen DM 2011-04-12 3(6) Frida Jansson tyckte att det borde vara att ge information till sektionsmedlemmarna och representation utåt. Alexander Solsmed tyckte löpande information och notorisk information. Cecilia Roes påpekade att hemsidan inte bara borde vara för sektionens medlemmar utan även för framtida medlemmar och företag. Tycker att det känns som man glömt bort det mycket idag. För sektionsmedlemmar finns även andra kanaler än hemsidan. Alexander Solsmed tyckte att vi borde ha en policy för att separera hur vi representeras mot företag och medlemmar. Martin Frost tyckte att vi ska skilja på information om sektionen och interna saker och event. Max Nordlund sa att hemsidan är vårt främsta kommunikationsredskap. När medlemmarna vill få tag på information vet de att de hittar det på datasektionen.se. Alexander Solsmed tyckte att vi ska oss rikta mot de som inte är sektionsaktiva och att hemsidan ska innehålla det som 100% av våra medlemmar vill se, inte 10%. Jonas Sundberg föreslog att vi ska ta in en extern för hjälp med hur vi ska rikta oss. Max Nordlund föreslog att vi kan likna THS:s hemsida för att det blir mer familjärt. Alexander Solsmed svarade att vi är skilda från THS så vi behöver inte likna dom. Han tyckte att vi fokuserar på att ha information om kurser eftersom det kan locka alla studenter. 3. Namn till nya sektionslokalen gick igenom bakgrunden till punkten. För ett år sen pratade styrelsefolk från data och media om namnet och hur vi ska dela. De kom överens om att dela allting i lokalen lika, det ska alltid vara 50% data och 50% media. Det gäller även namnet. I höstas samlade vi in namnförslag till sektionslokalen. Det kom in ca 150 namnförslag. Nu är förslaget att skicka ut enkät för att rösta om namnet. Media vill inte att ESCapen ska finnas med som namnförslag som går att rösta på men på data blir det upprört om ESCapen inte finns med. begärde att återöppna punkt 2.5 Adjungeringar. DM beslutade att återöppna punkt 2.5 Adjungeringar. att adjungera Jakob Håkansson och Ludvig Jonsson med yttranderätt. att stänga punkt 2.5 Adjungeringar. Åsa Sproge sa att i mejlkonversationerna påstås det att när vi beslutade på SM om att vi skulle flytta röstade vi automatiskt om att sektionslokalsgruppen ska bestämma det här. Andreas Falk svarar att sektionslokalsgruppen inte har mandat för att göra det eftersom den inte är vald på ett SM utan bara sammansattes av sektionsaktiva. Vi skulle kunna göra det men det är snyggare att göra det demokratiskt. Dessutom har data levt med ESCapen i 20 år, media har inte levt med Sloken lika länge. Har vi ett demokratiskt val och media väljer sloken får vi leva med det. Alexander Solsmed påpekade att det skapar segregering att ha kvar ESCapen. Max Nordlund tyckte att det är roligare med ett nytt gemensamt namn, vilket varken är ESCapen eller varianter av ESCapen eller Sloken. Jakob Håkansson sa att vad det än blir kommer folk bli missnöjda med det. Jonas Sundberg berättade att det finns olika sorters system för omröstning. Det går att göra val där man prioriterar alternativ och om man använder ett sånt system kanske man kan få ett annat alternativ som många tycker är bra. undrade om det är många från media som inte vill ha ESCapen och som inte sitter i styrelsen. svarade att han har pratat med flera medianer och det är många som inte vill ha det. Åsa Sproge tyckte att vi kan ha två namn på lokalen.
Konglig Datasektionen DM 2011-04-12 4(6) Jakob Håkansson tyckte att det är vidrigt att undanhålla medlemmarna någonting som många vill ha, att ta ifrån dom makten. undrade om det är ett större problem än att båda sidor är nöjda. tyckte att sektionsmedlemmarna ska kunna lita på sina valda när de fattar beslut. Åsa Sproge berättade att anledningen till att sektionslokalsgruppen skulle välja vilka förslag som gick vidare till omröstning var för att sålla bort de dumma förslagen. Media verkade ha utgått från att finns ESCapen med tar vi bort det, men data har inte tänkt så. påpekade att på media har representanterna i sektionslokalsgruppen valts till att sitta där, men det har de de inte för oss. Det har heller aldrig sagts något om att de skulle bestämma någonting. Cecila Roes sa att hon inte förstår varför man skulle döpa den nya lokalen till ESCapen igen. Hon tyckte att det är tråkigt när vi ska börja ett samarbete att vi genast sätter vår stämpel så fort vi flyttar in. Cecila tyckte att man borde plocka in en annan som tar fram ett namnförslag som står för det vi vill representera. Hon föreslog också att alla kan välja några namn som de absolut inte vill ha så kan man utesluta dem. På så sätt kan vi utesluta både ESCapen och Sloken helt och alla får möjlighet att rösta på det de vill. Johan Stjernberg föreslog att vi kan ha med mutationer av ESCapen så kanske båda sidor blir nöjda. Då kanske media ska komma på föreslaget så att det är deras också. Jonas Sundberg föreslog att ha en röstning där man rangordnar alternativen. Ett sådant röstningssystem kan ge mer tyngd bakom resultatet. Andreas Tarandi tyckte inte att man ska ta bort ESCapen som förslag men om det väljs ska det vara för att båda sidor vill det. Max Nordlund höll med om att valsystem är rätt väg att gå. Han tyckte även att styrelsen borde säga till medlemmarna vad som kommer hända om det blir ESCapen. Vi vill dela med media men vi vill leva i harmoni och inte i krig. Jakob Håkansson tyckte att Cecilias förslag om att skriva vilka förslag man inte vill ha är bra. Han tyckte att det är vktigt att ESCapen inte försvinner ut ur förslagslistan för då kommer det bli uppror. Martin Frost poängterade att även om ESCapen är ett bra namn så kommer ingen om några år ha koll på hela historien bakom namnet. Han tycker det är en dålig idé att börja med segregering. berättade att han ska ha namnmöte imorgon med sektionslokalsgruppen. Han tyckte att röstsystem är en jättebra idé. Vi har sammanlagt ca. 100 namnförslag, han undrade om röstsystemet kan hantera alla och om vi ska ha med alla förslag. Ludvig Jonsson tyckte att alla namn ska vara med istället för att sektionslokalsgruppen ska välja ut förslag. Cecilia Roes tyckte att en omröstning på 100 namn inte blir bra. Vi har styrelsevalda för att inte sektionsmedlemmarna ska behöva rösta om allt. 100 namn på 200 personer är ohanterligt. Vi har folk som ska representera sektionen som ska kunna välja lämpliga namn åt oss. Ludvig Jonsson svarade att det inte stämmer eftersom sektionslokalsgruppen inte är valda. Han ville inte att de ska sitta och plocka ut sina favoriter. Jakob Håkansson, Ludvig Johansson, Johan Stjernberg och Gustaf Forsman lämnade salen 18:51 tyckte att D-rektoratet ska låta valberedningen undersöka olika röstsystem. Om de kommer fram till ett rättvist system bör media kunna ställa sig bakom det. 4. Alkoholhantering på sektionen D-rektoratet diskuterade alkoholfrågan lite på föregående DM. Jonas Sundberg undrade vad som hänt sen dess. Andreas Tarandi hade ett förslag om att DKM kan ha kvar strecklistan och införa en knapp på kassapparaten som är strecklista. På så sätt får de ut ett kvitto. Charlie
Konglig Datasektionen DM 2011-04-12 5(6) Lindviken trodde att det skulle kunna gå att göra så. Problemet är strecklistan i spritis om nån vill ta en läsk under lunch, men det skulle kunna ordnas. Jonas Sundberg tyckte att det är ett problem med att folk har suttit och druckit under dagen. Han undrade om inte det borde stå i alkoholpolicyn att man inte får göra det. Max Nordlund svarade att det står redan, det som gäller är att man får dricka efter kl. 17. Andreas Tarandi undrade hur det ser ut nu med att folk dricker alkohol bakom baren. Charlie Lindviken svarade att de har blivit duktigare. Jonas Sundberg undrade om serveringstillståndet i nya lokalen. svarade att han har mejlat om det och skickat in allt som krävs. Serveringstillståndet kommer gälla för data och media plus gäst och gäller fram till kl. 03:00. Om vi söker 2 separata tillstånd på samma yta kräver det 2 separata kök. Nu ska vi istället dela på det juridiska tillståndet. Charlie Lindviken undrade om vi kan skynda på processen eftersom vi har fester väldigt snart. 5. Bokföringsrutiner Jonas Sundberg undrade hur det ser ut med bokföringen, tidigare har vi haft problem med det. svarade att det går bra med nuvarande styrelsen, vi ligger nästan i fas. Jonas Sundberg undrade om något har gjorts för att rutinerna ska bli lättare och snabbare. Max Nordlund svarde att vi ska börja använda Speedledger eller Free Agent Central för att underlätta bokföringen men det finns några problem som han nämnt tidigare. Det enkla med programmet att det kan sköta både fakturor, skulder och bokföring. Vi börjar använda det så fort som möjligt. Inget från 2011 är inlagt i Hogia än, det är bara klart på papper. Jonas Sundberg undrade om vi med ett nytt system ska börja med att bokföra direkt på datorn och inte på papper. Max Nordlund svarade att meningen är det. Det som är bra med Speedledger är det finns mycket mer hjälp om hur man gör så för framtida styrelser kommer det gå mycket fortare att sätta sig in i systemet. sa att hans förhoppning är att på nästa Revisions-SM kommer vi ha ett bokslut. 6. Verksamhetsberättelse och bokslut från tidigare år Jonas Sundberg påpekade att det snart är ett nytt SM och det finns fortfarande inte någon verksamhetsberättelse eller bokslut från 2010. Han tyckte att den sittande styrelsen har ett ansvar att det blir gjort och bör kalla till ett bokföringsmöte för förra årets styrelse. Andreas Falk svarade att han tycker att det viktigaste är att bli klart med vårt år vilket han kommer fokusera på. Andreas Tarandi erbjöd sig att pusha Egil Antonsen och nämnderna för att få verkamhetsberättelsen klar. Det är inte bara styrelsen som ska skriva utan funktionärer och nämnder ska också vara delaktiga. berättade att nuvarande styrelsen skriver veckoböcker för att underlätta när vi ska skriva verksamhetsberättelsen och han kan försöka få nämnderna att göra det också. 7. Införa funktionärsposter för ekonomiskt ansvariga på sektionen Jonas Sundberg sa att vi har flera nämnder som hanterar ganska mycket pengar och att det är någon annan än ordföranden som är ekonomiskt ansvarig för respektive nämnd. Det kanske kan vara idé att dessas poster ska välja på SM. Charlie Lindviken trodde att det kan vara avskräckande att väljas på SM till att ha ekonomiskt ansvar när det egenligen är klubbmästaren som har det. Tyckte det är bättre att klubbmästaren väljer honom själv. sa att ordföranden kan utse egna och tror det kan avskräcka en del och att posten då skulle vakantsättas ofta och då blir det upp till kassören att sköta nämndens ekonomi. Han har försökt få hela DKM att sätta sig ner och bokföra. Charlie Lindviken trodde att det är svårt att få alla att sitta med bokföringen eftersom de jobbar på puben och förlorar pluggtid. Max Nordlund påpekade att detta berör även t.ex. ekonomeriet. Tyckte att det skulle kännas tryggare om det skrivs in ett officiellt protokoll någonstans vem som är ansvarig. DKM omsätter 800 000 kr och Max vill veta att han kan lita på personen som han ger kassaskåpnycklarna till.
Konglig Datasektionen DM 2011-04-12 6(6) Frida Jansson undrade hur klubbmästaren bestämmer vem som ska vara ekom nu. Charlie Lindviken svarade att nu väljer klubbmästaren genom att kolla vem som är intresserad. Max Nordlund tyckte att det borde vara styrelsen som är ansvarig för use denna eftersom han har så stort ekonomiskt ansvar och att styrelsen säger att de ger den här befogenheten. 8. Kandidatutfrågning inför KF-valet Jonas Sundberg berättade att vi ska välja nya representanter till Kårfullmäktige. Valet pågår den 2-6 maj och nomineringsstopp är 18 april. Någonstans däremellan vill han ha en kadidatutfrågning. Han föreslog onsdag 27 april på lunchen. Åsa Sproge lämnade salen 19:32. 5 Nästa möte Nästa möte hålls torsdag 28 april kl. 17:17. 6 Mötets högtidliga avslutande förklarade mötet avslutat 19:38. Bilagor 1. Närvarolista Frida Jansson, mötessekreterare, mötesordförande, justeringsperson