1 (7) Arkivbeskrivning för Försäkringskassan Innehåll 1. Tidpunkt för Försäkringskassan tillkomst... 2 2. Försäkringskassans verksamhet... 2 3. Försäkringskassans organisation... 2 4. Sökmedel till arkivet och viktigare handlingsserier... 4 5. Sekretess... 5 6. Gallring och bevarande... 6 7. Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild... 6 8. Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet... 7 9. Arkivverksamhetens organisation... 7 Wimi FK90010_009_G
2 (7) 1. Tidpunkt för Försäkringskassan tillkomst Den statliga myndigheten Försäkringskassan bildades den 1 januari 2005. Socialförsäkringen hade dessförinnan handlagts av 21 stycken allmänna länsförsäkringskassor tillsammans med Riksförsäkringsverket (RFV). RFV utövade tillsyn över och fördelade anslagen till länskassorna samt säkerställde att socialförsäkringen tillämpades likformigt och rättvist på de olika länskassorna. Pensionsmyndigheten tog när myndigheten bildades år 2010 över handläggningen av den allmänna pensionen. 2. Försäkringskassans verksamhet Enligt förordningen (2009:1174) med instruktion för Försäkringskassan 1 är Försäkringskassan förvaltningsmyndighet för de delar av socialförsäkringen och andra förmåner och ersättningar som enligt lag eller förordning ska administreras av Försäkringskassan. Verksamheten består huvudsakligen i att besluta och betala ut sådana förmåner och ersättningar som myndigheten ansvarar för. Socialförsäkringsbalken (SFB) innehåller bestämmelser för hur socialförsäkringen ska administreras. Dessutom får Försäkringskassan årligen av regeringen ett regleringsbrev som mer detaljerat styr myndighetens verksamhet under budgetåret. Försäkringskassans verksamhet styrs även av myndighetsförordningen (2007:515). Handläggningen för majoriteten av förmånerna regleras av SFB, men flera förmåner regleras i särskilda författningar. Det finns även internationella författningar, exempelvis EU-lagstiftning, som påverkar kärnverksamheten. 1 Socialförsäkringen Den som bor eller arbetar i Sverige uppfyller som regel grundförutsättningarna för att omfattas av svensk socialförsäkring. Socialförsäkringen ger ekonomiskt skydd för familjer och barn, för personer med funktionsnedsättning samt vid sjukdom, arbetsskada och ålderdom. Socialförsäkringen administreras av Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten. Försäkringskassan handlägger förmåner till barnfamiljer, sjuka och personer med funktionsnedsättning. Pensionsmyndigheten har hand om pensioner och andra ekonomiska stöd till äldre och efterlevande. 2 Försäkringskassan ingår även i ett partnerskap med Pensionsmyndigheten och bistår den med tjänster när det gäller IT-drift och kontorsservice. 3. Försäkringskassans organisation Försäkringskassan ska enligt Förordning (2009:1174) med instruktion för Försäkringskassan ha en styrelse. 3 Myndighetschefen på Försäkringskassan kallas för generaldirektör. Den 1 juni 2018 infördes även en förändring i Förordning (2009:1174) med instruktion för Försäkringskassan och Försäkringskassan ska 1 Mer att läsa om EU-lagstiftningen och hur den påverkar Försäkringskassan finns att läsa i Försäkringskassans vägledning (2004:11) Tillämplig lagstiftning, EU, socialförsäkringskonventioner, m.m.. 2 För information om socialförsäkringen, se www.forsakringskassan.se 3 6-8 förordning (2009:1174) med instruktion för Försäkringskassan
3 (7) numera ha en överdirektör. 4 Under styrelsen leder och styr generaldirektören Försäkringskassan tillsammans med en ledningsgrupp. Försäkringskassan har även en internrevision och det Allmänna ombudet (AO). AO utses av regeringen och har en självständig roll i relation till myndigheten. AO har möjlighet att överklaga beslut i socialförsäkringsärenden. 5 Inom Försäkringskassan finns det även ett dataskyddsombud. 6 Försäkringskassan har cirka 13 400 anställda över hela landet och handlägger mer än fyrtio olika förmåner inom socialförsäkringen. Utbetalningarna inom socialförsäkringen omfattar mer än 200 miljarder kronor per år, vilket motsvarar cirka sex procent av Sveriges BNP. 7 Försäkringskassans organisation är uppdelad i elva avdelningar: Avdelningen för barn och familj Avdelningen för funktionsnedsättning och varaktigt nedsatt arbets-förmåga Avdelningen för gemensamma försäkringsfrågor Avdelningen för nationell tandvård, internationell vård och arbetsmarknadsstöd Avdelningen för sjukförsäkring Avdelningen för analys och prognos Avdelningen för ledningsstöd Avdelningen för verksamhetsstöd IT-avdelningen Kommunikationsavdelningen Rättsavdelningen 4 10 Förordning (2018:350) 5 2 kap 2 SFB 6 artikel 37 EU:s dataskydds-förordning (2016/679) 7 För mer information om Försäkringskassans organisation se Arbetsordning för Försäkringskassan (2005:1), dnr 0057727/2013, samt www.forsakringskassan.se
4 (7) Organisationsbild 2018 4. Sökmedel till arkivet och viktigare handlingsserier Försäkringskassan har ett flertal sökingångar till arkivet: ÄHS är Försäkringskassans ärendehanteringssystem där flertalet av förmånerna handläggs elektroniskt. TP-systemet (Transaktion process) är ett IT-handläggarstöd som används inom handläggningen av flera av Försäkringskassans förmåner. Utöver det fungerar systemet som en sökingång till pappers-akterna på Centralarkivet. Försäkringskassans e-arkiv, DiLA (digitalt långtidsarkiv), driftsattes år 2011 med funktionalitet för att arkivera, gallra och redovisa socialförsäkringsärenden som handlagts i ÄHS enligt de lagkrav som gäller på området. En andra version med utökade möjligheter att söka efter och på begäran lämna ut ärenden och uppgifter driftsattes år 2013. Klara är det arkivförteckningsprogram som används vid Centralarkivet. Det används primärt för att återsöka i länskassornas arkiv. AktRekvisition är ett system för att återfinna akter i Centralarkivets arkivdepå.
5 (7) Ciceron är diariesystemet som Försäkringskassan använder för att registrera allmänna handlingar. 8 Även ÄHS fungerar sedan år 2017 delvis som diarieföringssystem avseende omprövnings- och överklagandeärenden. Agresso används som ekonomisystem. Viktigare handlingsserier Bland de viktigare handlingsserierna inom Försäkringskassan kan nämnas: Försäkringsakter per registrerad försäkringstagare per förmån, i antingen pappersbaserad eller digital form Ärenden om omprövningar och överklaganden Diarieförda handlingar Personalakter 5. Sekretess Inom Försäkringskassan kärnverksamhet gäller socialförsäkringssekretessen enligt 28 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) (2009:400). 9 Sekretess gäller bl.a. för uppgifter om den enskildes hälsotillstånd om det kan antas att den som uppgiften gäller eller någon närstående lider men om uppgiften röjs. Socialförsäkringssekretessen gäller både för pågående och avslutade ärenden, liksom för uppgifter rörande avlidna personer. Sekretess gäller enligt OSL inom Försäkringskassans verksamhet även inom ett flertal andra områden: sekretess gäller för personuppgifter knutna till den officiella statistiken enligt 24 kap. 8 OSL, personalsekretess gäller enligt 39 kap 1 3 OSL, upphandlingssekretess gäller enligt 19 kap. 3 och 31 kap. 6 OSL (den senare bestämmelsen skyddar uppgifter om affärs- eller driftsförhållanden hos enskilda, vilka har trätt i affärsförbindelse med Försäkringskassan t.ex. genom upphandlingsförfarande eller avtal), sekretess gäller för uppgifter om säkerhets- och bevakningsåtgärder enligt 18 kap. 8 OSL och uppgifter om chiffer och koder m.m. enligt 18 kap 9 OSL, samt sekretess gäller för personuppgift om det kan antas att uppgiften efter ett utlämnande kommer att behandlas i strid med EU:s dataskyddsförordning eller dataskyddslagen 21 kap. 7 OSL. 8 Allmänna handlingar ska registreras, vilket framgår av särskilda bestämmelser i 5 kap. offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) (OSL). I 2 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) (OSF) görs undantag från registrerings-skyldigheten avseende försäkringsärenden mm. 9 Försäkringskassans Vägledning 2001:3 Offentlighet, sekretess och behandling av personuppgifter
6 (7) 6. Gallring och bevarande Försäkringskassans behandling av elektroniska personuppgifter lyder under 114 kap., 31, SFB. Försäkringskassan måste i och med dessa bestämmelser om gallring, gallra dessa personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som regleras i 114 kap. 7 SFB. Riksarkivet kan dock besluta om att uppgifter som enligt denna regel ska gallras, istället ska bevaras för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. Ett sådant beslut har Riksarkivet utfärdat i och med RA-MS 2018:23. 10 Förmåner som inte Riksarkivet har angett ska bevaras, ska enligt SFB gallras. De handlingar inom Försäkringskassans verksamhet som inte omfattas av SFB, regleras istället av arkivlagen (1990:782). Där är bevarande grundregeln som gäller för de allmänna handlingarna. 11 Gallringen av de allmänna handlingarna, som enligt ovan lyder under arkivlagen, regleras dels genom generella, dels genom myndighetsspecifika gallringsföreskrifter, t.ex. RA-MS 2018:23. Generella gallringsföreskrifter som gäller för Försäkringskassans del är t.ex.: Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6 [ä. 1997:6 och 2012:2]) och allmänna råd om gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2000:1) och allmänna råd om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EUsamarbetet hos statliga myndigheter Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2004:1[ä. 2012:3]) och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2015:2) och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskaper Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:5 [ä. 2012:9]) och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2013:1) och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 7. Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild Försäkringskassan har i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-MS 2004:52 tagit över Riksförsäkringsverkets och de allmänna försäkringskassornas arkiv. 12 10 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om bevarande, återlämnande och gallring hos Försäkringskassan 11 3 arkivlagen (1990:782) 12 Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2004:52) om överlämnande av handlingar från Riksförsäkringsverkets och de och allmänna försäkringskassornas arkiv till Försäkringskassan.
7 (7) 8. Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet Den 1 januari 2010 bildades Pensionsmyndigheten och Försäkringskassan överlämnade handlingar till den nybildade Pensionsmyndigheten. Handlingarna i form av databaser, register, diarieuppgifter med tillhörande handlingar i pågående ärenden, fick också införlivas i den nya Pensionsmyndighetens arkiv. 13 Sedan den 1 december år 2012 finns en överenskommelse om leverans av bland annat ekonomi- och lönerelaterade tjänster från Statens Servicecenter till Försäkringskassan. I samband med detta beslutade Riksarkivet om att handlingar i ärenden som tillkommit i verksamheterna med förvaltnings-ekonomisk och lönenära administration hos Försäkringskassan som inte hade avslutats den 31 maj 2012 fick överlämnas och införlivas med Statens servicecenters arkiv. 14 Försäkringskassan har också överlämnat ett par dataregister till Riksarkivet. Det är dels Yrkesskadelivränteregistret för åren 2005-2012, dels Arbetsskadelivränteregistret för åren 2005-2006. Utöver det levererar Försäkringskassan kontinuerligt, sedan år 1997, uttag ur registret KÅNTRA som är socialförsäkringens IT-stöd för handläggning av återkrav och statliga fordringar. 9. Arkivverksamhetens organisation Försäkringskassans Rättsavdelningen har ansvar för styrning inom arkiv och diarieföring och utfärdar övergripande styrdokument inom området i samråd med (VSÖI). VSÖI ger råd om arkivvård och dokumenthantering på Försäkringskassan och förvaltar, utvecklar och beslutar om stödprocesser inom dessa områden. Till VSÖI hör också Centralarkivet i Östersund och myndighetens centrala diariefunktion. 13 Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2010:5) om överlämnande av arkiv och införlivande av handlingar från Premiepensionsmyndigheten, Försäkringskassan och Pensionsmyndighetsutredningen till Pensionsmyndigheten; vilken framtogs i samband med bildandet av Pensionsmyndigheten. 14 Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2012:45) om överlämnande och införlivande av handlingar från Försäkringskassan till Statens servicecenter.