Internrevisionen Revisionsrapport Jan Sandvall 2012-04-20 Dnr V 2012/237 Relativ jämförelse Administrativ personal
1 Inledning I revisionsplanen för 2012 är tid avsatt för oförutsedda granskningar. Internrevisionen har uppmärksammats på det faktum att det i en extern rapport, med stöd av statistik från Högskoleverket, uppgivits att den administrativa personalstyrkan vid universitetet är påfallande hög med tendens att öka. Då detta kan komma att bli argument och underlag i olika beslutsprocesser är det angeläget att uppgifterna är relevanta och tillförlitliga. Av den anledningen har Internrevisionen övergripande granskat de underlag och den process som genererar statistikuppgifterna. 1.1 Bakgrund Internrevisionen vid Uppsala universitet har i rapporten Administrativa personalresurser samt krav på återrapporteringar daterad 2012-02-17, bl.a. analyserat och jämfört nivån på de administrativa resursernas storlek utifrån nyckeltal från Högskoleverket (HSV). Jämförelse har gjorts mot universiteteten i Lund, Göteborg, Linköping, Umeå samt Sveriges Lantbruksuniversitet (SLU). Enligt denna jämförelse, vilken bl.a. omfattar andelen administrativ personal av total personal åren 2001-2010, utgör Göteborgs universitets administrativa personalstyrka 21,1 procent av total personal (2010 års siffror). Övriga lärosäten i jämförelsen befinner sig för samma år i intervallet 15,9-16,7 procent. 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Uppsala 15,2% 15,1% 15,2% 15,0% 15,2% 15,2% 15,9% 16,1% 16,0% 15,9% Lund 15,5% 15,4% 16,0% 16,3% 16,5% 15,9% 16,4% 17,0% 17,0% 16,7% Göteborg 16,8% 18,3% 18,5% 18,8% 19,0% 19,0% 19,1% 19,6% 20,1% 21,1% Umeå 16,7% 17,2% 17,2% 17,8% 17,6% 17,2% 16,8% 17,0% 16,6% 16,3% SLU 16,4% 16,5% 16,3% 16,4% 16,6% 16,5% 16,9% 17,0% 16,3% 16,7% Samtliga lärosäten exklusive Göteborgs universitet har enligt jämförelsen legat relativt stabilt på en administrativ andel kring 15-16 procent. Göteborgs universitet har dock under åren fjärmat sig från övriga och ökat den relativa administrativa resursen till en nivå vilken nu överstiger övriga lärosätens nivå med cirka 25 % (21,1 / 16,7). En aktuell frågeställning är om dessa siffror är så tillförlitliga att de kan fungera som beslutsunderlag. Uppgifterna om stödkollektivets storlek i universitetets årsredovisningar och i internt material tyder inte på en sådan, närmast dramatisk ökning. Internrevisionen har därför gjort en övergripande granskning av Göteborg universitets siffror samt också informerat sig om den process som genererar Högskoleverkets dito. Internrevisionen har inhämtat material från universitetets Personalavdelning (lönesystemet) samt Högskoleverket. Av materialet från lönesystemet framgår hur vi internt klassificerar på individnivå. Därutöver har tagits del av rapporten Lagspel eller solokörning, Benchmarking av administrationen vid Göteborgs universitet och Lunds universitet. (Lindfors, Edin och Ekholm, september 2007) Följande har noterats: 2
2 Iakttagelser Personaluppgifterna överförs från Göteborg universitet, nedan kallt universitetet, på så sätt att Statistiska centralbyrån (SCB) erhåller uppgifterna från universitetets lönesystemet för att därefter vidarebefordra dessa till HSV som är ansvarig myndighet för den officiella statistiken rörande universitet och högskolor. Bearbetning sker maskinellt på SCB och HSV utifrån bl.a. de tjänstebenämningar, nedan kallade tjänstetitlar, som respektive lärosäte åsätter respektive anställd. Här finns ingen uttalad nationell standard varför det förekommer varianter av tjänstetitlar. Det är sannolikt att tjänstetitlarna utformas och tolkas olika samt att de också nyttjas med varierande frekvens. Antalet tjänstetitlar inom universitetet är omfattande, enbart inom kategorin administrativ personal finns det uppskattningsvis 230 tjänstetitlar. Många av dessa med endast en eller ett fåtal personer noterade vilket är en omständighet att beakta vid jämförelser mellan lärosäten. Även i det fall det funnes en standard så skulle kategoriseringen till viss del bygga på bedömningar då många anställda har ett flertal arbetsuppgifter vilka kan omfatta både administration och forskning/undervisning. Av denna anledning finns det anledning att titta på respektive lärosätes egna bedömningar och kategoriseringar av administrativ kontra icke-administrativ personal eftersom detta utgör källmaterial. En sådan jämförelse kan då bidra till en tydligare bild av administrationens storlek. Det noteras att så också skett i rapporten där uppgifter från Uppsala universitets ledningsinformationssystem GLIS finns omnämnt, se nedan. Göteborg universitets eget material visar på en stabil utveckling utan några dramatiska svängningar. En marginell ökning har skett med 2 procent över en 10-årsperiod. Detta oavsett om man betraktar antalet anställda individer (20 till 22 procent) eller utgår från heltidsekvivalenter (21 till 23 procent). Det kan utifrån universitetets årsredovisningar konstateras att stödkollektivet, i form av TApersonal, är, relativt sett, oförändrat över åren. Andelen uppgår till 33 procent (2002: 1 700 TA-personal / 5 100 anställda = 33,3 %, 2011: 1 952 TA-personal / 5 905 anställda = 33,1 %). Det finns i universitetets material en tjänstetitel benämnd projektanställd. Antalet anställda med denna titel har under åren varierat i intervallet 40 50 personer och har som mest uppgått till 61 personer. Det rör sig om forskare, forskningsassistenter och forskningsbiträden på den Naturvetenskapliga fakulteten. I universitetets material har denna titel redovisats under annan undervisande och forskande personal. Under 2011 upptäcktes dock att HSV behandlat gruppen såsom administratörer vilket fick till följd att närmare 50 personer omklassificerades till tjänstetitlar med definitiv koppling till forskning. Denna post isolerat har alltså inneburit att HSV årligen redovisat ett för högt antal administratörer (40-50 personer). Rättelsen under 2011 medförde som en följd att universitets administration, enligt HSV:s siffror minskade mellan 2010 och 2011, från 1 010 till 988 trots att universitetet faktiskt anställt och utökat under perioden. Vidare har universitetet under 2011 även omklassificerat tjänstetiteln systemadministratör från administrativ till teknisk personal. 16 anställda har berörts. Även detta bidrar till att HSV redovisar ett minskande antal administratörer mellan åren 2010 och 2011. 3
Tjänstetiteln Applikationsansvarig inkluderar åtta personer och redovisas av HSV som administrativ personal. Internrevisionen har inhämtat underlag utvisande vilka personer som omfattas och bedömningen är att det rör sig om IT-personal - en bedömning som delas av Personalavdelningen. Rätteligen borde det ske en omkategorisering vilken då ytterligare skulle minska den redovisade administrationen. En liknande genomgång skulle kunna utföras avseende samtliga de 100-tals tjänstetitlar som förekommer inom universitetet. Med största sannolikhet skulle en sådan leda till korrigeringar i universitetets material och därmed också i den av HSV redovisade statistiken. Ett exempel är att dekanus samt en högskolerektor på den Konstnärliga fakulteten redovisas som administrativ personal eftersom de är externt rekryterade. En sådan kategorisering kan diskuteras. I sammanhanget kan hävdas att även en genomgång av exempelvis Uppsalas och Lunds material skulle medföra korrigeringar och så är säkert fallet. Men mot bakgrund av att övriga lärosätten i rapporten nivåmässigt ligger väl samlade så kan det inte uteslutas att universitetet ska justera ned den redovisade administrativa personalstyrkan i större utsträckning än övriga. En bedömning som styrks av vad som noterats under granskningen. Det kan på liknande sätt föras resonemang rörande kategoriseringen på individnivå inom bl.a. tjänstetitlarna föreståndare, studievägledare, utbildningsledare och studierektorer. Det kan konstateras att Serviceavdelningen driver en restaurangverksamhet med tillhörande konferenspersonal. I Lund och Uppsala hanteras, enligt uppgift, likande verksamheter av externa aktörer. Detta får till följd att universitetet har ett 10-tal anställda som benämns administrativ personal medan motsvarande utförda tjänster i Lund och Uppsala resulterar i leverantörskostnader alternativt blir bekostade i sin helhet av restauratören. Universitetet har under senare år, som en följd av medvetna satsningar, investerat i anställningar, dock inte i den utsträckningen att universitetet, enligt Internrevisionens bedömning, skulle fjärmat sig från övriga lärosäten med 25 procent. Det är Internrevisionens bedömning att andelen administrativ personal i förhållande till totalt antal anställda befinner sig på en över åren stabil nivå som möjligen överstiger genomsnittet för Lund och Uppsala med ett par procentenheter. Denna bedömning stöds bl.a. av Lindfors, Edin och Ekholms rapport från 2007 där man uttalar att GU har en något större andel årsarbetare i förhållande till såväl totalantalet årsarbetare som antalet lärare men också att LU har en något högre andel administratörer inom den centrala förvaltningen än GU. Vidare framgår av HSV:s statistik i form av publicerade nyckeltal att andelen forskande /undervisande personal i procent av antalet anställda (helårspersoner) uppgår till i genomsnitt 57 procent för riket och att motsvarande siffra för universitetet är 55 procent att jämföra med 57 procent för Uppsala samt 50 procent för Lund. I gruppen forskande och undervisande personal ingår professorer, lektorer, adjunkter, forskarassistenter, gäst- och timlärare, annan forskande och undervisande personal samt TA-personal som arbetar med forskning och/eller undervisning. Forskarstuderande ingår inte. Detta nyckeltal signalerar alltså inget uppseendeväckande beträffande universitetet. Slutligen ska understrykas att det av ovanstående rapport framgår att Uppsala universitets eget lednings- och informationssystem, GLIS, utvisar att andelen administrativ personal uppgår till 21,9 % beträffande både 2010 och 2011 d.v.s. en nivå som markant överstiger HSV:s siffror. 4
Ovanstående siffermaterial bör alltså behandlas med försiktighet, i synnerhet om det ska fungera som del i beslutsunderlag. 3 Sammanfattning Det källmaterial som genererar statistik avseende universitet och högskolor hämtas av SCB från universitetens lönesystem för att i nästa steg nå HSV som ansvarar för att statistik ställs samman. Kvaliteten i det material som levereras är beroende av att en rättvisande bedömning görs av respektive anställds arbetsuppgifter och bakgrund samt att kategoriseringen på tjänstetitel blir korrekt. Här noteras att det inte finns en nationell standard för tjänstetitlar vilket försvårar jämförelser. Enligt en extern rapport uppvisar universitetet en högre och ökande andel administrativ personal i förhållande till totalt antal anställda i jämförelse med bl.a. universiteten i Uppsala och Lund. Av universitetets källmaterial framgår dock att andelen administrativ personal legat på en relativt stabil nivå över åren. Vid granskningen har konstaterats att ett antal personer felaktigt kategoriserats såsom administrativ personal vilket påtagligt påverkat relationstalet. Internrevisionen har noterat cirka 80 personer vilka inte borde varit kategoriserade som administrativ personal ( projektanställd 46 personer, systemadministratör 16 personer, applikationsansvarig 8 personer, Serviceavdelningen 8 personer). Vid antagandet att universitetet har en cirka 200 personer för stor administrativ personalstyrka (för att nå ett andelstal om 16,7 procent) så är dessa 80 personer en betydande del. Vidare har noterats att enligt Uppsala universitets eget lednings- och informationssystem (GLIS) uppgår andelen administrativ personal till en nivå som markant överstiger vad HSV uppger avseende Uppsala. Internrevisionens bedömning är att universitetet har en något högre andel administrativ personal jämfört med Uppsala och Lund men inte i den omfattning och i den ökande grad som görs gällande. Det kan konstateras att det finns kategoriseringar till universitetets nackdel i källmaterialet. Rimligen kan det hävdas att det finns liknande felkällor också i övriga lärosätens material. Men då övriga lärosäten ligger på en stabil och likartad lägre nivå kan det inte uteslutas att en övergripande genomgång skulle få ett större genomslag för universitetets del. Det finns ett behov av att, i åtminstone någon utsträckning standardisera tjänstetitlarna, i synnerhet om siffermaterialet ska användas i jämförande syfte. Det noteras att SUHF redan initierat ett arbete för att kvalitetssäkra den nationella personalstatistiken. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Jan Sandvall Internrevisionschef 5