BESLUT 1(1) Datum Vår referens Aktbilaga 2009-06-11 Dnr: 09-6781/30 postavdelningen Mathias Henricson 08-678 5624 mathias.henricson@pts.se Berörd tillståndshavare Saken Villkor enligt 5b postlagen (1993:1684) Bakgrund Postverksamhet skall bedrivas i enlighet med postlagen (1993:1684) och med stöd av denna utfärdade förordningar, föreskrifter samt tillstånd och därtill hörande tillståndsvillkor. Post- och telestyrelsen (PTS) har enligt 4 postlagen meddelat följande postoperatörer tillstånd att bedriva postverksamhet: B.J. Distribution AB 1998-08-10, dnr. 98-13085 Boden Mail 1997-03-17, dnr. 97-5165 Bring Mail 2000-05-29, dnr. 00-9032 Bring Citymail 2000-06-29, dnr. 00-10779 Gefle Mail 1997-02-14, dnr. 97-2727 Georgsson Mail AB 2000-03-13, dnr. 00-5157 ibusiness Nordic AB 2004-10-26, dnr. 04-13014 Idrottsbudet i Uppsala AB 2002-06-03, dnr. 02-4874 Kiruna Mail 1997-06-23, dnr. 97-8806 Luleå Mail 1997-08-26, dnr. 97-11632 Lysekils Lokalpost 1998-03-02, dnr. 98-3282 Magnus Direktreklam 1997-09-23, dnr. 97-13829 Mail Company Sweden AB 2000-05-05, dnr. 00-5756 Mail Nex 1999-03-24, dnr. 99-5292 Mariestads brev & paketservice AB 1997-03-20, dnr. 97-5356 Mediakonsult i Göteborg AB 2007-11-07, dnr. 07-12310 Novydux 1997-01-13, dnr. 96-18496 PLC Mail AB 1997-04-25, dnr. 97-7376 Post & paketservice i Skaraborg 1997-05-16, dnr. 97-7323 Postiljohan Lokalpost AB 1997-04-30, dnr. 97-5556 Kommunikationsmyndigheten PTS Post- och telestyrelsen Postadress: Besöksadress: Telefon: 08-678 55 00 Box 5398 Birger Jarlsgatan 16 Telefax: 08-678 55 05 102 49 Stockholm www.pts.se pts@pts.se
2(2) Postmästaren AB 1997-08-20, dnr. 97-10452 Prolog KB 2003-11-20, dnr. 03-13741 Research Distribution Nordic AB 2004-11-08, dnr. 04-12878 Sundsvalls Citypost 1998-03-09, dnr. 98-4940 Svensk Direktreklam AB 1997-02-10, dnr. 97-2365 Tidningsbärarna 1998-03-27, dnr. 98-4618 Valdemarsviks Lokalpost 1998-11-16, dnr. 98-18054 Västerviks Lokalpost 1998-11-03, dnr. 98-17254 Västsvensk Tidningsdistribution 2004-01-12, dnr. 03-14446 Tillstånden har förenats med likalydande tillståndsvillkor enligt 5b postlagen. Dessa upphör att gälla den 30 juni 2009. PTS utfärdar härmed tillståndsvillkor att gälla från och med den 1 juli 2009. Post- och telestyrelsens avgörande Ovan nämnda tillstånd skall med stöd av 5b första stycket, punkt 2 postlagen förenas med följande villkor: Underrättelse om överklagande Beslutet kan överklagas hos Länsrätten i Stockholms län, se bilaga 1. Sten Selander avdelningschef
3(3) 1. Kvalitetskrav Tillståndshavaren skall för PTS kunna visa att postverksamheten bedrivs tillförlitligt och på ett sådant sätt att skyddet för avsändarnas och mottagarnas personliga integritet upprätthålls. 1.1 Obeställbara brev Tillståndshavaren skall återsända ett obeställbart brev till avsändaren och om detta inte är möjligt skall brevet sändas till PTS. Tillståndshavaren skall för PTS kunna visa att obeställbara vykort, brevkort eller liknande försändelser som inte ligger i kuvert eller annat omslag, och som därför inte skall sändas till PTS, hanteras tillförlitligt. 1.2 Postal infrastruktur 1.2.1 Hantering av boxadresserad post Tillståndshavaren skall för PTS kunna visa att egen och, då tillståndshavaren innehar postboxanläggning, annan postoperatörs boxadresserade post hanteras tillförlitligt. 1.2.2 Eftersändning, lagring av post m.m. Tillståndshavaren skall för PTS kunna visa att post som skall eftersändas eller lagras hanteras tillförlitligt. 1.3 Klagomålshantering Tillståndshavaren skall utforma rutiner för att ta emot klagomål från kunderna. Klagomålshanteringen skall vara öppen för PTS insyn samt smidig och handläggningskostnaderna skall vara rimliga. Tillståndshavaren skall dokumentera alla klagomål och, då PTS begär det, kunna beskriva vilka olika kategorier av klagomål som tagits emot, rapportera antalet klagomål per kategori samt redogöra för hur klagomålen har hanterats. 2. Informationsskyldighet m.m. Tillståndshavaren skall utan dröjsmål underrätta PTS om alla väsentliga förändringar i verksamhetens inriktning, ändrade ägarförhållanden, namnändring, nya utdelningsområden, belägenhetsadress för eventuell postboxanläggning och liknande. Vidare skall PTS omgående informeras vid allvarligare driftsstörningar eller händelser såsom stöld, brand, bedrägerier m.m. som äventyrar tillförlitligheten i postverksamheten.
4(4) 3. Avveckling av postverksamhet Tillståndshavaren skall, i samband med avveckling av postverksamheten, utan dröjsmål underrätta PTS, tillståndshavarens kunder, återförsäljare av frimärken samt Posten och andra postoperatörer inom området om att verksamheten upphör. Brevlådor skall omedelbart tas ned. All post som anförtrotts tillståndshavaren, även lagrad post och försändelser som skall eftersändas, måste ovillkorligen delas ut med iakttagande av reglerna om tillförlitlighet och integritetsskydd. 4. Tillståndsvillkorens giltighetstid Dessa tillståndsvillkor gäller till och med den 30 juni 2009. Skäl Enligt 5b första stycket 2 punkten postlagen får tillstånd att bedriva postverksamhet förenas med villkor om skyldighet för tillståndshavare att på visst sätt fullgöra vad som föreskrivs i 5 första stycket samma lag. Där stadgas att postverksamhet skall bedrivas under förhållanden som tillgodoser rimliga krav på tillförlitlighet och så att skyddet för avsändares och mottagares personliga integritet upprätthålls. 1. Kvalitetskrav Statens ansvar på postområdet har formulerats med utgångspunkt i postkundernas behov av trygghet och tillförlitlighet vid främst brevbefordran. De krav som ställs på en postoperatör framgår dels av postlagens bestämmelser och dels av dessa tillståndsvillkor. Regeringen har i prop. 1997/98:127 Statens ansvar på postområdet s. 35 slagit fast att postverksamheten i landet måste uppfylla vissa grundläggande behov, exempelvis att verksamheten tillhandahålls utan avbrott och att kunderna skall garanteras en rättvis och lika behandling. PTS bör därför genom villkor kunna säkerställa vissa minimikrav på tjänsternas tillförlitlighet. Dessa tillståndsvillkor innebär därför till exempel att tillståndshavaren ansvarar för att: - adresserade försändelser hanteras så att de inte skadas genom yttre påverkan under hanteringen eller av väder och vind - försändelserna hanteras med iakttagande av vedertagna utdelningsrutiner så att de inte exponeras för obehöriga eller lämnas obevakade på sätt som innebär risker i integritetshänseende - skyddet för postkundernas integritet upprätthålls genom att berörd personal har god kännedom dels om reglerna avseende tystnadsplikt och dels om det integritetsskydd som brevhemligheten innebär
5(5) - såväl de lokaler där posten hanteras som de rutiner som tillämpas för postutdelning uppfyller rimliga krav på säkerhet. 1.1 Obeställbara brev Samtliga tillståndshavare omfattas av reglerna i 8-13 postlagen angående obeställbara brev. Ett brev anses vara obeställbart: - om brevet inte kan delas ut till mottagaren - om brevet är ofrankerat eller otillräckligt frankerat och mottagaren inte löser ut det - om brevet har återsänts från en postförvaltning eller ett befordringsföretag i utlandet till det postbefordringsföretag som befordrade brevet från Sverige. Från integritetssynpunkt är hanteringen av obeställbara brev viktig. Ett sådant brev skall om möjligt återsändas till avsändaren. Är avsändaren inte känd skall brevet snarast sändas till PTS under adress: Post- och telestyrelsen, Obeställbara brev, 981 87 Kiruna. Detta gäller även julkort som ligger i kuvert eller annat omslag. Obeställbara vykort, brevkort och liknande försändelser som inte ligger i kuvert eller annat omslag skall om det är möjligt återställas till avsändaren. Om det inte går är ett sätt att tillgodose kravet på skydd för avsändarens och mottagarens personliga integritet att sådana försändelser förvaras hos postoperatören på ett betryggande sätt i sex månader och därefter förstörs. 1.2 Postal infrastruktur För att åstadkomma en väl fungerande postdistribution finns ett antal system och anläggningar som alla postoperatörer måste ha tillgång till på lika villkor. Dessa brukar kallas den postala infrastrukturen. Det viktigaste skälet till samordningen är att konsumenterna inte skall drabbas av problem enbart för att det finns flera postoperatörer att välja mellan. Detta gäller t.ex. anmälan om adressändring och eftersändning eller lagring av post samt tillgången till postboxar. I linje med statens strävanden att det skall råda konkurrensneutralitet på marknaden ankommer det i första hand på postoperatörerna att genom förhandlingar komma överens när det gäller tillgången till den postala infrastrukturen. 1.2.1 Hantering av boxadresserad post En av förutsättningarna för en väl fungerande postservice är att samtliga postoperatörer kan nå alla adresser. Tillståndshavare med egen postboxanläggning är enligt 5d postlagen skyldig att ta emot andra operatörers försändelser för insortering. Villkoren för detta skall vara skäliga och konkurrensneutrala samt icke-diskriminerande i förhållande till vad
6(6) tillståndshavaren tillämpar för sin egen verksamhet. Tillståndshavare som önskar hålla egen postboxanläggning skall hos Posten begära tilldelning av särskilt postnummer för denna anläggning. Ett sätt att tillgodose postlagens krav på tillförlitlighet är att avtal om insortering i postboxar träffas såväl med Posten som med andra operatörer med egna boxanläggningar. Tillståndshavare som inte tecknar sådant avtal skall för PTS kunna visa att kraven på tillförlitlighet ändå kan upprätthållas. Sedan den 1 juli 1999 har PTS enligt 16a postlagen en medlarroll när det gäller tvister som uppkommer rörande avtal om att försändelser som tillståndshavare befordrar skall nå andra tillståndshavares anläggningar för postöverlämning till mottagare. Detta syftar till att förmå postoperatörerna att finna lösningar som är acceptabla för berörda parter. 1.2.2 Eftersändning, lagring av post m.m. Ett väl uppdaterat adressregister är en viktig förutsättning för en snabb och säker utdelning som uppfyller postlagens krav på tillförlitlighet. Ett sätt för postoperatören att tillgodose kravet kan vara att ansluta sig till Svensk Adressändring AB (SvAAB) som informerar samtliga anslutna postoperatörer om allmänhetens anmälningar av nya adresser. Informationen utgör underlag för eftersändning av post till såväl en ny permanent adress som till en tillfällig, men även för lagring av post under en viss tid vilket brukar ske i samband med bortavaro för semester eller liknande. Adressen till SvAAB är: Svensk Adressändring AB, Box 70287, 107 22 Stockholm. Vidare finns en möjlighet för privata postoperatörer att teckna avtal med Posten om samarbete vid eftersändning utanför eget distributionsområde. Tillståndshavare som väljer att inte ansluta sig till SvAAB skall för PTS kunna visa att man ändå kan sköta eftersändning och lagring av post på ett sätt som tillgodoser kraven på tillförlitlighet i postverksamheten. 1.3 Klagomålshantering Regeringen har i prop. 1997/98:127 Statens ansvar på postområdet s. 35 angivit att PTS i tillståndsvillkoren skall kunna ställa krav på att operatörerna utformar rutiner för att ta emot klagomål från kunderna. Det kan gälla förlust, stöld eller skada samt operatörens uppfyllelse av PTS krav. För att kunna kontrollera efterlevnaden av villkoret skall PTS ha möjlighet att från operatören begära en rapportering av antalet klagomål och hur dessa har hanterats. Ett sätt att tillgodose PTS krav på hanteringen av klagomål är att tillämpa de av Fria Postoperatörers Förbund (FPF) utarbetade klagomålsrutinerna.
7(7) 2. Informationsskyldighet m.m. PTS har enligt 16 postlagen rätt att på begäran få de upplysningar och handlingar som behövs för myndighetens tillsyn. Vidare har myndigheten rätt att få tillträde till områden, lokaler och andra utrymmen, dock inte bostäder, där den verksamhet som står under tillsyn bedrivs. PTS har regeringens uppdrag att följa utvecklingen på postmarknaden samt att utöva tillsyn enligt postlagen över tillförlitligheten i operatörernas verksamhet på ett rättvist, säkert och kostnadseffektivt sätt. Därför är det angeläget att utfärda tillståndsvillkor som innebär att tillståndshavaren skall hålla PTS underrättad om förändringar i verksamhetens organisation och innehåll samt om sådana enskilda omständigheter eller händelser som har eller har haft inverkan på verksamhetens tillförlitlighet och kvalitet. 3. Avveckling av postverksamhet I samband med att en tillståndshavare avvecklar sin verksamhet är det av stor vikt att avsändare och mottagare av post, andra postoperatörer som är verksamma inom samma geografiska område, med flera i minsta möjliga mån drabbas av olägenheter. Därför anges vilka krav som skall uppfyllas av tillståndshavaren innan avvecklingen kan anses genomförd på ett godtagbart sätt. 4. Tillståndsvillkorens giltighetstid Tillståndsvillkor skall enligt 5c postlagen gälla för en bestämd tid och får meddelas i samband med att tillstånd beviljas, i samband med att giltighetstiden för ett tidigare meddelat villkor löper ut eller när det annars finns särskilda skäl. Dessa tillståndsvillkor gäller till och med den 30 juni 2010.
Bilaga 1 Underrättelse om överklagande Om ni vill överklaga detta beslut ska ni skriva till Länsrätten i Stockholms län. Brevet ska dock sändas till Post- och telestyrelsen, Box 5398, 102 49 Stockholm. Tala om i brevet vilket beslut ni överklagar genom att ange beslutets nummer. Tala också om vilken ändring av beslutet ni vill ha. Brevet ska skrivas under. PTS måste ha fått ert överklagande inom tre veckor från den dag ni fått del av beslutet. Annars kan överklagandet inte prövas. PTS sänder överklagandet vidare till länsrätten för prövning om PTS inte själv ändrar beslutet på det sätt ni begärt. Om något är oklart kan ni vända er till PTS.