1(15) Kommunikationsavdelningen SLUTRAPPORT 2012-09-19 Projekt: Varumärkesmanual för SLU, steg 1 Projektansvarig: Tina Zethraeus, kommunikationschef Projektledare: Maria Widén, Art Director Uppdragsgivare: Ulf Heyman, universitetsdirektör Projektstart: 2011-03-10 Projektslut: 2012-03-30 Om varumärkesprojektet En tydlig grafisk profil stärker ett universitets konkurrenskraft och optimerar effekten av våra kommunikationsinsatser. Den ger ett mer samlat, tydligt och professionellt intryck av SLU. Dessutom underlättar det och spar tid för SLU:s medarbetare att kommunicera på ett standardiserat sätt. Projektets bakgrund och ambition Att uppdatera SLU:s grafiska profil (fastställd 2009) och göra den tillgänglig utifrån devisen det ska vara lätt att göra rätt. En attraktiv grafisk profil är en viktig del av organisationens inre identitet, och för ansiktet utåt. Vår hade flera påtagliga brister, och var otillräcklig i förhållande till dagens teknik och behov. Kännedomen om den var alltför låg och därmed fick den inte önskad igenkänningseffekt. Profilen fastställdes (huvudsakligen för trycksaker) vid en tidpunkt när behovet av en enhetlig visuell identitet på näten inte var lika stor (Facebook, bloggar, twitter, YouTube, e-post etc. ) och innan SLU:s nya webbverktyg tagits i bruk. Behoven av grafiska riktlinjer för elektroniska media är fortfarande mycket stora. De typsnitt som SLU valt, krävde nyinvesteringar i nya licenser (kostnader upp till en kvarts miljon) eller nya ställningstaganden. Problemen har varit stora med att hantera de valda typsnitten i mallar etc. Andra brister var att den grafiska profilen inte fanns på engelska, liksom att många enheter börjat använda egna logotyper och symboler i stället för SLU:s logotyp. SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se
Såväl i Kvalitets- och Nyttoutvärderingen som i andra diskussioner (autonomi) understryks behovet av en enhetlig kultur och gemensamma, arbetsbesparande administrativa lösningar. Detta var bakgrunden till projektet som inleddes den 7 mars 2011 med en budget på 860 000 kr, på dåvarande universitetsdirektören Ulf Heymans uppdrag. Projektslut, måluppfyllelse och fortsättning När projektet avslutas 30 mars 2012 kan konstateras att målen uppfyllts med råge. Mycket mer har blivit gjort än vad som ursprungligen utlovats, t ex en ny reviderad logotype, ny webbdesign, nya visitkort m m. Resultaten beskrivs mera i detalj i kommande avsnitt och finns samlade på medarbetarwebben http://internt.slu.se/kommunikation. En bonus var den eleganta lösningen på problemet med SLU:s typsnitt. Som alltid när man går på djupet har nya behov och brister uppmärksammats som inte kunnat lösas inom detta projekt. Till de kanske allvarligaste hör att användarstöd för Office-programmen inte finns inom SLU, vilket på sina håll innebär att man haft svårt att ta fram, beställa och använda wordmallar på ett optimalt sätt. I takt med att programmen blir allt mera avancerade är ett kvalificerat användarstöd/applikationsstöd något vi vill understryka behovet av. Framställningen av wordmallar samt de oväntade problemen med implementeringen är den främsta förklaringen till att budgeten överskridits med ca 200 000 kr. (Se Ekonomisk slutrapport sidan 9.) Ansvaret för SLU:s dokumentmallar framöver? Nio wordmallar har tagits fram inom projektets ramar. Med projektets slut vill avsäga oss ansvaret för framtida framtagning av SLU:s gemensamma dokumentmallar, dokumentstandard och malluppdateringar m m. De framtagna mallarna täcker inte universitetets hela behov, och kanske kommer ett framtida nytt ärendehanteringssystem att ställa nya krav? Detta är inget projekt främst för kommunikationsavdelningen vid SLU utan skulle kräva en bredare arbetsgrupp. Några givna intressenter är ledningskansliet, juridiska avdelningen, registratur, IT-avdelningen, biblioteket, kommunikationsavdelningen med flera. On-line formgivning, nytt projekt? Webben är vår viktigaste kanal, och behoven av design på webbplatser, samlingssidor, puffar med mera har varit stora. Webben blev en av de första kanalerna som den nya grafiska profilen tillämpades på och därmed upptäckte vi ett större mer detaljerat behov av designinstruktioner. Även andra elektroniska informationskanaler, nyhetsbrev, blogghuvuden kräver alltmer attraktiv design för att vi ska kunna locka in eller hålla kvar sofistikerade användare på vår webbplats, liksom inom våra gemensamma lösningar. Vi förordar ett särskilt projekt för detta 2013. Här följer en mer ingående redovisning av arbetsgång och uppnådda resultat, samt reflektioner över fortsättningen. 2(15)
Mål och ambitioner enligt projektplan DnrSLUuaFE.2011.1.0-910 Insamling av befintliga manualer och riktlinjer. Översyn och ev omarbetning innan de införs i nya manualen. T ex logotypanvändning, färger, platsannonser, kuvert, vetenskapliga posters mm Uppdatera licenser för SLU:s universitetstypsnitt. Riktlinjer för bildanvändning, bildmanér och bildspråk samt exempel. Språkanvändning och språktips samt korta texter om SLU. Skapa nya wordmallar för brev, protokoll, rapporter, beslut, pm, begäran, yttrande och intyg. Skapa mallar för tryckproduktion i InDesign för annonser, affischer, rollups, folder, vetenskapiga posters (även i powerpoint) Riktlinjer för digitala medier - E-postsignatur - Webbsidor inom SLU:s webbplats - Kampanjwebb - Nyhetsbrev - Blogg - Sociala medier - Riktlinjer för användning av SLU:s logotyp på våra profilprodukter. Riktlinjer för SLU:s undervarumärken samt egen identitet inom SLU Sam- och särprofilering Översättning av samtligt material till engelska Öka kännedomen och användningen inom SLU t ex genom utskick till institutioner/avdelningar, artikel i Resurs, informatörsnätverket, FAQ på internwebben tillsammans med enkel presentation i form av film/bildspel. Hjälpfunktion vanligt förekommande frågor, IT-stöd, kontaktpersoner för olika delar. Övergripande resultat vid projektslut 2012-03-30 https://internt.slu.se/kommunikation en uppdaterad och utbyggd kommunikationsplats på Medarbetarwebben där relevanta sidor är översatta till engelska. Utgångspunkten är att bemöta Jag ska: skriva/göra en poster/använda en bild osv; hur gör jag nu? En tryckt engelsk-svensk varumärkesmanual om 48 sidor med kortadresser till mallar, beställningstjänster om mer information på Medarbetarwebben, https://internt.slu.se/kommunikation. Kompletteras med en tryckt färgpalett, bestruket papper på ena sidan och bestruket på den andra. Varumärkesmanualen skickades ut till alla SLU:s medarbetare samt kårer och finns även som pdf på webben. 3(15)
Varumärket SLU Live 2012 Varumärkesturnée till Skara (26 januari), Umeå (31 januari), Alnarp (2 februari), Ultuna (7 februari) och Skinnskatteberg (26 mars) för att presentera innehållet i nya varumärkesmanualen och få en dialog med SLU:s medarbetare. Se program i bilaga 1. Filmen The Brand SLU presenterar varumärkesmanualen på ett lite oväntat och tilltalande vis. Längd 2:31 min. Språk: engelska. Finns på kommunikationssidan på Medarbetarwebben. Utskjutna wordmallar till SLU:s standarddatorer för yttrande, beslut, begäran, brev, promemoria, styrande dokument, intyg, protokoll, och generell mall. SLU:s powerpointmall är också utskjuten. Det finns även möjlighet att hämta dessa på webben, http://internt.slu.se/mallar. Måljustering: efter önskemål om mallar för styrande dokument tog vi bort rapportmallen och ersatte med ny mall för styrande dokument. Delresultat: Identitytest en analys av hur SLU:s varumärke används och hur de grafiska riktlinjerna tillämpas på ett visuellt plan. En tjänst som köptes in av Pangea design. Belyste en spretigare bild av användandet av SLU:s logotyp än vi förväntat oss. Många varianter och tveksamhet om hur vår logotyp egentligen ser ut liksom vilka färger som gäller. Se hela analysen i bilaga 2. Designutveckling av vår logotyp och grafiska element för att tydliggöra vårt varumärke. Bland annat genom följande punkter som även togs som rektorsbeslut: 2011-12-05, se bilaga 3: o Justerad logotyp o Justerad grön färg i SLU:s logotyp o Begränsning av användandet av SLU:s logotypfärger till endast logotypen o Ny större frizon kring SLU:s logotyp o o Kompletterande färgpalett för SLU Uppställning av SLU:s utskrivna namn på två språk med plats för underliggande organisationstillhörighet. Logotyp som följd av designutvecklingen togs nya logotyp-original fram. Dessa hade den nya gröna färgen, lite tätare, större och tydligare bokstäver för SLU i logotypen. Den tidigare handritade logotypen anpassades även till dagens digitala medier, med jämna vektorpunkter som kan förstoras utan att bli hackiga. Vi tillmötesgick även de som behövde färdiga bilder med sitt specifika avsändarnamn inskrivet genom 81 logotyppaket för specifika avsändare, alltså färdiga bilder med inskrivna namn på t ex fakultet, kluster, avdelning, område, centrumbildning, enhet eller avdelning. Varje paket innehåller 12 olika filer med kombinationer av svart, vitt, färg, engelska, svenska resp filformaten eps och png. Färger: Logotypen återinförs i färg som förstahandsval. En gemensam färgpalett för SLU om sex färger togs fram för att komplettera färgerna i logotypen liksom uppdaterade riktlinjer för färganvändning. En referenskarta för färgerna trycktes. Inköp av typsnittslicenser: plattformsoberoende Opentype, för Bembo liksom Akzidenz grotesk, samt nya riktlinjer för hur de får användas och spridas när det gäller marknadsföring av SLU. De fria typsnitten Arial och Times införs som SLU-typsnitt till övrigt material, t ex 4(15)
powerpointpresentationer. De nya riktlinjerna innebär att ett reducerat antal licenser köps in i förhållande till tidigare antal licenser, samt enklare hantering för SLU:s medarbetare. Se beslutsunderlag i bilaga 4. Beställningssida på webben samt rutiner i samarbete med IT-stöd för att installera typsnitten liksom registrera alla tyspnittsanvändare. Se https://internt.slu.se/typsnitt och https://internt.slu.se/fonts Bild: en pedagogisk sammanställning av vad man bör veta när man ska arbeta med bild vid SLU och vilka riktlinjer som gäller. Här finns även mer allmänna bildtips, fotograferingstrix och exempel. Hur får jag tag i bilder? Bildanvändning i olika medier, bildrättigheter, Lika villkor i bilder, egen bildprofil är några av rubrikerna på https://internt.slu.se/bilder. Språk vid SLU: sammanställning av de viktigaste punkterna av vår språkpolicy, kontaktpersoner, tillgång till fullständiga policydokument, riktlinjer för hur man använder vårt universitets namn på rätt sätt, klarspråk, översättningar, samt en sammanställning av de kommunikativa texter om SLU som finns. Se https://internt.slu.se/sprak. Mallar för trycksaksproduktion mallar för de som arbetar med layoutprogrammet InDesign. A4-mall för för längre textdokument med bilder och diagram, mall för rollups samt mall för affischer. Riktlinjer för e-postsignatur gemensam form med anvisningar om hur man manuellt infogar denna i sin epost. Kommentar: IT-avdelningen kommer i framtiden att kunna hantera detta mer automatiskt, men inte i dagsläget. Ett problem som skapar onödig irritation uppstod när vissa fick logotypen i signaturen som bilaga. Detta undersökte IT-avdelningen och föreslog en intern lösning som ledde till följande beslut 5 april 2012: Kommunikationschefen beslutar att e-post som skickas från SLU i möjligaste mån ska vara formaterad så att typsnitt och formatering av signatur bibehålls och så att bilden i signaturen visas infälld i texten. E-postklienter som tar emot e-post på SLU ska också i möjligaste mån vara inställda så att de kan ta emot och visa formaterad text och bilder i e-post. Skälen till detta beslut är att vi i den mån det är möjligt ska se till att e-post från oss har ett enhetligt utseende. Skälen till beslutet om att e- postklienter på SLU ska vara inställda så att de kan ta emot och visa formaterad text och bilder i e-post är att vi själva i så stor utsträckning som möjligt ska se våra signaturer så som de är avsedda att se ut. Webb och kampanjwebb: att lansera en ny grafisk profil på en webbplats som inte själv följer dessa skulle bli väldigt motsägelsefullt. Därför prioriterade vi att tillämpa en ny aktuell design på både SLU:s externa web liksom medarbetarwebb. En sammanställning av hur man ska göra om man vill göra en egen webbplats på slu.se togs också fram. Behovet av kampanjwebb och riktlinjer för dessa dog ut efter omgörningen av webben. Dels erbjöd den nya en bra lösning för t ex centrumbildningar men även användbara kortadresser i marknadsföringsinsatser. Nyhetsbrev: i samband med att SLU köpte ett gemensamt verktyg för digitala nyhetsbrev med epost, Apsis, tog vi fram en standardform för dessa. Namnet och sidhuvudet är unikt men följer en enhetlig stil i form, färg och tilltal, liksom att det har en tydlig avsändare där SLU framgår. Webbsida skapades för hur man går till väga om man vill göra ett eget nyhetsbrev. 5(15)
Blogg: framtagning av en bloggplattform för SLU med bl a Så gör du för att starta en SLU-blogg, regler och ansvar liksom ny design för blogghuvuden, se exempel på blogg.slu.se/rektor Sociala medier: anvisningar för SLU i sociala medier en lathund på webben. Profilprodukter: riktlinjer för hur SLU:s logotyp får användas och placeras på profilprodukter och vilka färger som kan användas. Även riktlinjer för framtagning av nya profilprodukter, t ex miljö- och kvalitetsaspekter. Vetenskaplig poster: sammanställning av vad man bör tänka när man ska göra en vetenskaplig poster, liksom exempel på hur de kan se ut. Detta i samarbete med SUS. Mall i powerpoint för vetenskapliga posters är fortfarande under framtagning. Riktlinjer för SLU:s undervarumärken och egna identitet inom SLU: den nya grafiska profilen erbjuder en given plats för en specifik avdelning/institution/fakultet/enhet eller motsvarande ihop med SLU:s logotyp. På det viset behöver inte var och en skapa ett eget sätt att skriva sina egna lösningar och egna logotyper. Förtydligande även för när SLU ska användas som avsändare utifrån detta: Den verksamhet som bedrivs under SLU:s organisationsnummer ska alltid tydligt ange SLU som avsändare i sina meddelanden. Sam- och särprofilering: Regler att ta hänsyn till vid samarbeten och samprofilering. Riktlinjer för när egna märken kan användas, hur dessa ska användas liksom tips på hur en egen profil inom SLU kan stärkas utan egen logotyp. Översättning till engelska: här har vi översatt de delar som målgruppen behöver på engelska, alltså inte samtligt material som vi planerade från början. Den tryckta varumärkesmanualen är genomgående på både svenska och engelska. Vissa delar som inte är helt klara har vi väntat med att översätta, t ex vetenskaplig poster. Hjälpfunktion: på webben har vi löpande publicerat svar på vanligt förekommande frågor i form av tips, mm i direkt anslutning till de webbsidor som beaktar ämnet. Vi har ändå fått väldigt många frågor via mail och telefonsamtal i brist på help-desk. Dessa har vi delvis fått hjälp att besvara från wordmallstillverkarna på Uppsala universitetsbibliotek. Dessutom har följande tillämpningar av nya profilen gjorts: Platsannonser. Nytt utseende och nya texter i samband med nytt annonsverktyg. Kuvert: ny uppdaterad form och riktlinjer Visitkort: ny design och med fler funktioner som t ex bild, qr-kod Konferensblock Bildspel om SLU Totalt 66 blandade bilder från verksamhet, miljöer och detaljer. 6(15)
Arbetsgrupper och leverantörer Ansvarsområden inom kommunikationsavdelningen: Ekonomi och inköp: Kjell-Arne Nilsson Projektförankring i olika ledningsgrupper: Tina Zethraeus Kontaktperson för externa leverantörer: Maria Widén Kommunikationsplan och interna nyheter: Li Gessbo Text och språk: Ann-Katrin Hallin Bild: Julio Gonzalez/Jenny Svennås-Gillner Grafisk profil: Maria Widén/Michael Kvick Digitala medier: Rickard Wolrath (Nyhetsbrev Ann-Katrin Hallin) Tryckmallar: Michael Kvick Profilprodukter: Kjell-Arne Nilsson Word- och powerpointmallar: Maria Widén/Viktor Wrange Varumärkesturneé och intern lansering: Sofia Ljungman Utskjutning av mallar: Cecilia Wolkert Externa leverantörer: Pangea design: designbyrå etablerad 1997 som är expert på just myndigheters visuella identitet och varumärkesstretegier. Har arbetat med bl a Stockholms universitets visuella identitet. Arbetsgrupp: Creative Director Örjan Nordling, Senior designer Nadja Lorenz, projektledare Lotta Blomstedt. Uppsala universitetsbibliotek, publicering och grafisk service: Produktion och programmering av wordmallar. Kontaktpersoner: Göran Wallby och Wolmar Nyberg Åkerström Kobolt Media AB: framtagning av profilerande ämnes- och campusillustrationer för SLU. Illustratör Fredrik Saarkoppel. Phosworks Digital Industries: Filmproduktion av varumärkesfilmen. Kontaktperson Robert Agius, Director/Head of film & TV Förankring och ökad kännedom inom SLU Presentationer i ledningsrådet: 12 september, 26 september samt 21 november 2011. Referensgrupp: övergripande referensgrupp för arbetet inom projektet som samlades vid fyra tillfällen. Syfte att få input, önskemål och bredare perspektiv på projektets olika delar i ett tidigt stadium. Deltagare: Renata Arovelius (arkiv- och dokumentationsfunktionen), Sune Lindh (ledningskansliet), Marianne Fredriksson (ledningskansliet), Catharina Isberg (SLU Biblioteket, Alnarp) Sofia Lloyd resp Maria Andersson (SLUSS-ordförande), Ylva Eklind (SUS/Samordnare för studenter med funktionshinder), Peter Lindberg (SUS), Stefan Edholm alt Martin 7(15)
Gomucio alt Cecilia Wolkert (IT-avdelningen, Tina Zethraeus (sammankallande), Li Gessbo (kommunikationsavdelningen), Ann-Katrin Hallin (kommunikationsavdelningen) Maria Widén (kommunikationsavdelningen). Kommunikatörsnätverket: På SLU finns det många personer som har ett stort fokus på kommunikation och information i arbetet. Dessa är inte bara anställda på kommunikationsavdelningen utan finns spridda inom hela organisationen. Muntlig presentation vid nätverksträff den 11 maj 2011 samt 29 september 2011. Kommunikation och presentationer inom SLU: Varumärket SLU Live 2012 till Skara (26 januari 2012), Umeå (31 januari 2012), Alnarp (2 februari 2012), Ultuna (7 februari 2012) och Skinnskatteberg (26 mars 2012) för att presentera innehållet i nya varumärkesmanualen och få en dialog med SLU:s medarbetare vid anslutande minimässa. Stort intresse från administrationen. Även en kortare variant av denna dragning vid: Fomas programkoordinatormöte (15 mars 2012), SLU:s prefektmöte (29 mars 2012), Energi och tekniks institutionsmöte (20 mars) Chefen som organisationens ansikte utåt kurs för SLU:s blivande ledare (23 maj 2012) Träff för SLU:s samverkanslektorer (20 mars 2012) NL-fakultetens kanslimöte (23 februari 2012) Internnyheter på webben och mail till kommunikatörsnätverket så snart något var klart att användas. Artikel i personaltidningen Resurs: nr 6:2011 Den nya profilen presenterades även för två av våra avtalade reklambyråer i Uppsala vid seminarier den 11 resp 20 april 2012. Utskick till övriga byråer. 8(15)
Detta hade vi inte räknat med Att vi inte kunde ha en egen plats på webben för manualens innehåll utan att den skulle läggas ihop med befintliga ostrukturerade och inaktuella sidor på webben. Detta tog mer tid än vi räknat med. Att utskjutningen av mallar behövde testas och justeras. Att filmen The Brand skulle få bronspris i Telly Awards i USA. Att tillämpningar av den grafiska profilen som inte ingick i detta projekt skulle vara så efterfrågade och viktiga för genomförandet. Vi fick kasta oss in i viss produktion innan vissa riktlinjer var klara, t ex platsannonser, visitkort. Att det var så viktigt att själv testa den nya grafiska profilen under framtagningens gång skarpt. Därför fick studentrekryteringens informationsmaterial, som togs fram under hösten 2011, vara försökskaniner parallellt med projektets slutfas. På så vis kunde vi justera detaljer under framtagningens gång. Kommunikatörerna för studentrekryteringen ger profilen ett gott betyg och är nöjda med den tydliga avsändaren. Att repros beställningsverktyg inte gick att uppdatera för en rimlig kostnad. Att wordmallar kunde skilja så mycket mellan olika versioner och miljöer. Men främst att den akademiska formalian kunde skilja så mycket från person till person. Att det skulle vara så svårt att få en begriplig ekonomisk översikt av projektet. Utdragen varierar och är svårtolkade. Att medarbetare vid SLU över lag välkomnar och engagerar sig denna typ av kommunikativa stöd. Erfarenheter från projektet Underskatta inte den tid som byråkratiska förfaranden kan ta i tidsplaner. Kom ihåg att räkna in universitetspåslaget i budgeten. Medarbetare vill gärna vara delaktiga i sådant som berör dem. Förankra idéer på ett tidigt stadium, och hellre en gång för mycket än för lite. 9(15)
Fortsatta behov att hantera inom SLU Applikationssupport för Office: någon man kan ringa eller maila sina frågor till kring hur man använder word, powerpoint osv och får ett snabbt, pedagogiskt svar oavsett nivå på frågan. Saknas idag helt vid SLU. Behovet är stort och många som använder Office-programmen vid SLU idag kan bara använda väldigt begränsad del av programmet. De arbetar mer utifrån egna tidigare dokument och har svårt att ta till sig nya funktioner i nyare programversioner. Således behövs även viss intern utbildning i programvarorna för att hålla kunskapsnivån aktuell. Förslag: IT-stöd kan tänka sig att anställa en person på halvtid för att hålla i denna support liksom utbildningar internt om de får finansiering för det, ca 500 000 kr per år. Även avtalade Lexicon jobbar med en intressant modell för Officesupport på en del större företag. Sammanfattningsvis kan säga att de erbjuder en telefonsupport dit man kan ringa och få svar av en utbildare, alltså en som även håller kurser i programmen, samt så utbildar de sk "super-users". Idén är att de inte utbildar alla anställda, men alla anställda ska kunna ha en Super-user i närheten som de kan fråga. Dokumentationsstandard för SLU: Hur ska ett protokoll vid SLU skrivas? Det finns lika många sätt som protokollförare. När mallanvändare inte är eniga kring hur det ska se ut blir det många justeringar vid varje mallframtagning. Förslag: SLU bör ha en väl sammansatt grupp som kan sätta en standard för hur vi gör just på SLU. Gruppen får ansvar för SLU:s samtliga gemensamma dokumentmallar. Denna grupp bör ha kompetenser från olika administrativa håll, liksom en teknisk kompetens som kan hantera mallproduktion, anpassning till olika programversioner, tester, uppdateringar och distribution av mallarna. Formgivningen utgör en väldigt liten del av det fortsatta mallarbetet nu när ramarna är satta. Naturligtvis bör en formgivare finnas tillgänglig för rådgivning vid justeringar. Support för framtagning av egna specifika mallar: utifrån SLU:s gemensamma mallar kan man göra egna eller anpassa tidigare mallar, t e x blanketter. För detta behövs stöd och rutiner för hur man går till väga. Support för tvåspråkighet vid SLU: under varumärkesturnéen framkom många frågor kring översättningar och önskemål om översättarcentral eller motsvarande. Sammanfattningsvis rörde det sig om frågor kring vad som behöver vara på två språk och hur man löser det på bästa sätt var. Denna efterfrågan välkomnar verkligen SLU:s nya språkkoordinator. Filmgrafik: SLU filmar ett stort antal föreläsningar m m som publiceras på webben och har stor spridning. Det saknas en gemensam SLU-inramning för dessa filmer, dvs start- och slutbilder liksom grafik för vinjettering. Detta resulterar i en väldigt spretig, och ibland obefintlig avsändare. 10(15)
Lösning: SUS/utbildningsmedia har erbjudit sig att ta fram detta liksom produktionsbyrån som gjorde varumärkesfilmen. Eget mallverktyg/beställningsvertyg: mallar för enklare trycksaker som visitkort, rollups och affischer kan ligga i ett webbverktyg som genererar tryckoriginal till SLU:s reproenheter. Repro i Ultuna tog fram ett sådant verktyg för ca 10 år sedan för beställningar av visit- och korrespondenskort. Vi upptäckte att verktyget var för gammalt för att kunna uppdateras till en rimlig kostnad när vi ville uppdatera visitkorten. Därför har SLU idag en tillfällig lösning där vi köper in den tjänsten från Kopieringshuset. Den är inte särskilt användarvänlig, och svår att utveckla efter våra behov. Det har aldrig varit kommunikationsavdelningens uppgift att ansvara för hur repro tar emot sina beställningar, men här fick vi hjälpa till med en akut lösning som gäller 2012 ut. Under tiden får repro/slu service hitta en mer långsiktig lösning. Pelare på campus behöver uppdateras: på SLU:s campus finns pelare med SLU:s gamla profil och värdeord vi infarterna. Ingen verkar ha ansvaret för dessa. Förvaltning och utveckling av varumärkesmanualen Det viktigt att fortsättningsvis upprätthålla den varumärkesmanual vi kostat på så mycket att ta fram så att den känns aktuell över längre tid. Det ingår delvis i kommunikationsavdelningens årliga basuppdrag, men dessutom föreslår vi även följande: Uppdatering av den tryckta varumärkesmanualen under 2013. Manualen behöver hållas med aktuell information och exempel för att leva längre. Den hänvisar till webben vilket gör att den ändå håller i ca två år. De grafiska instruktionerna på webben behöver kompletteras med fler detaljer anpassat för målgrupp grafiska formgivare eller motsvarande, både inom och utom SLU. Ett fackspråk som inte alla förstår men viktig information som behöver finnas tillgänglig om det ska bli rätt tillämpat. Kommunikationsplattform så beskriver vi SLU! Under projektets gång har vi saknat en tydlig och fastställd budskapsplattform att utgå från. Särskilt märktes det när vi samlade in de texter som ska användas för att beskriva SLU att det fanns väldigt många olika varianter på samma innehåll. Det ger en otydlig bild av vad SLU är och står för. Ett förslag på detta är under framtagning av Tina Zethraeus/kommunikationsavdelningen. On-line manual vi har fått en hel del frågor på detaljnivå som de övergripande riktlinjerna för webb och sociala medier inte omfattar. Frågor som skulle kunna besvaras i en mer detaljerad on-line-manual för SLU. 11(15)
En sådan manual beskriver t ex designen på SLU:s huvuddomän slu.se. Manualen är ett regelverk för den framtida utvecklingen av utseende och funktioner på webbplatsen och för andra system med webbgränssnitt som utvecklas av SLU:s ITavdelning. Manualen är också tänkt som ett stöd för externa utvecklare av webbtjänster som ska anslutas till SLU:s webbplattform. Manualen ska ansluta till SLU:s övergripande grafiska profil och anpassas för detaljer. 12(15)
Ekonomisk slutrapport Budget: 860 000 kr 1. Uppgradering av typsnittslicenser: 45 000 kr 2. Mallproduktion: 75 000 kr 3. Animation för webben och tryckt grafisk manual, eng + sv: 150 000 kr 4. Implementering och test internt, seminarier (resekostnader): 75 000 kr 5. Översättning till engelska: 40 000 kr 6. Extern konsult (inkl identitytest 80 000): 230 000 kr 7. Utskjutning till Mac-datorer: 40 000 kr 8. Deltidsförstärkning grafiska ateljén 5 mån, inkluderande Resurs-layout 2 nr (heltid) = 130 000 9. Applikationsstöd, IT (utbildning, FAQ, helpdesk): 75 000 kr Utfall: 1 059 826,50 kr 1. Uppgradering av typsnittslicenser: 44 000 (+1 000) 2. Mallproduktion: 39 000 kr (+36 000) 3. Animation för webben och tryckt grafisk manual, eng + sv: 192 105 kr (- 42 105 kr) 4. Implementering och test internt, seminarier (resekostnader): 85 003 kr (10 000 kr) 5. Översättning till engelska: 20 796 kr (-19 204 kr) 6. Extern konsult (inkl identitytest): 266 951 kr (-36 950 kr) 7. Utskjutning till Mac-datorer: 0 kr (+ 40 000kr) 8. Deltidsförstärkning grafiska ateljén 5 mån, inkluderande Resurs-layout 2 nr (heltid) = 341 972 kr (-211 972 kr) 9. Applikationsstöd, IT (utbildning, FAQ, helpdesk): 0 kr (+75 000) 10. Övrigt: 70 000 kr (-70 000 kr) Kostnad utöver budget: 199 826,50 kr Kommentarer: 7: Utskjutning till Mac-datorer: stöds inte av det standardsystem som ITavdelningen använder. Istället har vi lagt upp mallar och och mac-anpassade instruktioner på webben. 8. Deltidsförstärkning 75 % perioden 2011-01 till 2011-08: 150 622 kr 100 % perioden 2011-09 till 2012-01: 186 605, 15 kr 2012-04: 4 745 kr: post som ej gått att identifiera Första perioden ovan var enligt beräknat behov i projektplanen. Därefter uppstod ett jättestort behov av word- och powerpoint-stöd som inte gick att hänvisa vidare. Vidare underskattade vi behovet av tillämpningar av den nya grafiska profilen. Dels att den nya profilen behövde visas i konkreta exempel liksom att många behövde individuellt stöd för att uppdatera sitt material. En hel del tid gick även åt 13(15)
att hitta en lösning så att repro kunde ta emot beställningar av nya visitkorten när många var angelägna om att beställa. 9. Applikationsstöd, IT (utbildning, FAQ, helpdesk): IT-stöd ansåg att detta krävde minst en halvtidstjänst vilket vår budget inte omfattade. Istället fick studions deltidsförstäkning hantera många frågor kring mallarna liksom agera help-desk i brist på bättre kompetens. En del svar på frågor fick vi även köpa in från malltillverkaren. 10. Övrigt: 70 000 kr gick till profilerande illustrationer för att stärka bilden av SLU. En visuell identitet utan ett eget uttryck i bild blir inte lika stark och tydlig. Totalt kostade de 150 illustrationerna 210 000 kr men inköpet delades med Studentrekryteringen och Fortlöpande miljöanalys som stod för en tredjedel var. Inköpet föregicks av en pitchning från tre olika illustratörer. Illustrationerna finns idag tillgängliga för dem som arbetar med marknadsföring av SLU och kan t ex ses i filmen The Brand SLU. 14(15)
Bilagor Bilaga 1: Exempel program/affisch för Varumärket SLU LIVE 2012 i Skara Bilaga 2: Identitytest av Pangea design Bilaga 3: rektorsbeslut 2011-12-05 Riktlinjer för SLU:s grafiska profil Bilaga 4: Alternativ och underlag för inköp av typsnittslicenser. 15(15)