Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 6-7 april 2013 6 Sammanträdesplats Antal bilagor Stockholm 0 Närvarande med rösträtt Ulf Klingnäs Gustaf Haag Hanna Nilsson Carin Stegen Richard Trum Henric Axeheim Albin Askman Junhede Förhinder Jörgen Wallin Närvarande utan rösträtt Ej tillämpbar 30. Mötesformalia a) Mötets öppnande Gustaf Haag hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. b) Val av sekreterare att välja Carin Stegen till sekreterare. c) Fastställande av dagordningen att godkänna dagordningen. 31. Föregående protokoll att lägga föregående protokoll från 5 mars till handlingarna. att lägga föregående protokoll från 19 mars till handlingarna. 32. Uppföljning av beslut Sida 1 (6) Styrelsen gick igenom tidigare fattade beslut, se bilaga 1. Diskussion fördes kring tidigare beslut om riktlinjer gällande eventuella arbetsgrupper inom förbundets ledning och såg att behovet av specifika riktlinjer för arbetsgrupper beror på gruppens utformande.
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 6-7 april 2013 6 Sammanträdesplats Antal bilagor Stockholm 0 att arbetsgrupper inom förbundet upprättas på mandat av styrelsen och styrelsen ska även avsluta detsamma. att uppdra åt Carin att uppdatera huvudföreskriften enligt ovanstående. 33. Återkommande rapporter a) Presidierapport Inget nytt från presidiet sedan föregående möte. b) Ekonomisk rapport med budgetuppföljning Vår ekonom är nu sjukskriven och en vikarie behövs. Diskussion har förts med KFUM Sverige om ett fortsatt arbete med en delad ekonomtjänst. KFUM Sverige har anställt en vikarie vilken också ersätter vår ekonomtjänst. Under övergången har kassaförvaltaren ansvarat för det löpande ekonomiska arbetet. Budget och kontohändelser presenterades av kassaförvaltaren med en överblick av förbundets ekonomi. Se bilaga 2. c) Riksroverscoutkommitténs verksamhetsrapport Carin har tillsammans med Erika Wernbro, ledamot och kontaktperson i ROKO, upprättat bättre kommunikationsformer för vidare samarbete och återkoppling. Styrelsen diskuterade synen på ROKOs roll i framtida struktur och ser att vi bör stötta ROKO i ett arbete med att utveckla en organisering under Scouterna. d) Alma Arbetet med 2014 års almanacka är igång, med en mindre förpackning än förra året för att underlätta transporten. Diskussion kring hur förpackningen av almanackorna kommer att se ut, antal och storlek, inklusive utseende och utformande, har förts. Graphera har lagt förslag på att skapa en eventuell barnbok som komplement till almanackan vilken är inspirerad av månadsbilderna. Henric kommer att träffa Graphera för vidare diskussioner i båda fallen. e) Anläggning Sjöbo Lennings Maskin och Auktioner är anlitad som mäklare för försäljning av Sjöbo. Nu under våren kommer bilder att tas och fastigheten läggas ut på annons. Mäklarfirman har uppdragits att upprätta en skogsbruksplan. En energideklaration över fastigheten kommer också upprättas inom kort och en översikt över årets kostnader ska sammanställas. Sida 2 (6)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 6-7 april 2013 6 Sammanträdesplats Antal bilagor Stockholm 0 Henric har också kontaktats av en medlem vilken är orolig över Sjöbos inventarier. Diskussion kring vad som händer med inventarierna vid en försäljning fördes också. Styrelsen ser gärna att inventarierna går till förbundets medlemmar vid försäljning om inte köparen intresserar sig av att även köpa ev. utrustning. 34. Tillfälliga rapporter a) Getting Together Arbetet med projektets avslutande skrift är i full gång och bör vara sammanställd inom kort, den är planerad att vara publicerad och färdig för utdelning under förbundsmötet. b) Revisionsrapport Styrelsen diskuterade revisorernas rapport och författade gemensamt ett svar till rapporten, se bilaga 3. c) Södra Smålands scoutdistrikt Styrelsen har mottagit ett mail från medlem rörande problematik med distriktsprocessen i Södra Smålands scoutdistrikt. Henrik svarade på frågorna och redde ut vissa missförstånd. Kontakt har också gjorts med Scouterna i frågan och återkoppling till distriktet behövs. att uppdra åt Hanna att fortsätta dialogen med Scouterna att uppdra Henric att återkoppla till Södra Smålands Scoutdistrikt. 35. Beslutsärenden a) Sponsringspolicy att anta den föreslagna sponsringspolicyn, se bilaga 4. b) Kapitalförvaltningspolicy att anta den föreslagna kapitalförvaltningspolicyn, se bilaga 5. c) Policy för förlorad arbetsinkomst Sida 3 (6)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 6-7 april 2013 6 Sammanträdesplats Antal bilagor Stockholm 0 att anta den föreslagna policyn för förlorad arbetsinkomst, se bilaga 6. 36. Diskussionsärenden a) FM 2013 Anmälningsläget till förbundsmötet ser skralt ut. Styrelsen har diskuterat möjligheterna för att flytta mötet till andra lokaler ekonomiskt och utrymmes mässigt mer lämpliga i förhållande till antalet deltagare. Uppdelning av ansvarsområden under förbundsmötet delades upp mellan styrelsens ledamöter. Andra praktiska frågor diskuterades. att uppdra åt Gustaf att kontakta KFUM central för att undersöka möjligheterna för att hålla mötet där. b) Stockholm-Gotlands scoutdistrikt Det har uppdagats att Stockholm-Gotlands scoutdistrikt har ett återbetalningskrav till Stockholms Landsting gällande verksamhetsstöd för 2011 och 2012. Betalningskravet uppkom då scoutdistriktet inte skickat in adekvat redovisning till landstinget. Scoutförbundet berörs på det sätt att vi har en fordran till distriktet på 185 625 kr för scoutkonsulent för perioden januari till augusti 2011. Scoutstyrelsen för en dialog med distriktsstyrelsen och hoppas på en lösning av problemet. c) KFUM festival Prag Styrelsen har diskuterat hur förfarandet med de 50 st förköpsbiljetter som tidigare inhandlats ska gå till. Dels hur våra medlemmar ska köpa biljetterna, direkt via oss eller KFUM direkt. Styrelsen ser ett behov av mer information om detta och kommunikation till medlemmarna. att uppdra åt Henric att undersöka hur det ser ut med biljetterna och festivalen för vidare arbete i frågan. Sida 4 (6)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 6-7 april 2013 6 Sammanträdesplats Antal bilagor Stockholm 0 37. Representation a) Sensus årsstämma Den 27 april har sensus årsstämma och styrelsen väljer att skicka två av sina medlemmar på stämman. att uppdra åt Hanna och Albin att delta på Sensus årsstämma. b) KFUM Idrotts och KFUM triangels årsmöte 13-14 april Den 13-14 april håller KFUM Idrott och KFUM Triangel sina respektive årsmöten. att uppdra åt Henric att representera förbundet på KFUM idrottsförbunds och KFUM triangelförbunds årsmöten. c) Organisationsmöte 4-5 maj Ett organisationsmöte med KFUM Sverige, KFUM triangel och KFUM idrott kommer att äga rum under helgen 4-5 maj. att uppdra åt Carin och Gustaf att representera förbundet på organisationsmötet. d) Stockholm-Gotlands Scoutdistrikt årsmöte 27 april Styrelsen ser ett behov att närvara vid distriktets årsmöte för att införskaffa information som kan behövas i och med den ekonomiska problematiken som har uppstått. att uppdra åt Gustaf att representera styrelsen på årsmötet. 38. Övriga frågor Inga övriga frågor togs upp. Sida 5 (6)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 6-7 april 2013 6 Sammanträdesplats Antal bilagor Stockholm 0 39. Kommande möten Nästa telefonmöte äger rum den 10 april kl 21:00 och vi träffas under förbundsmötet den 20-21 april. 40. Mötets avslutande Gustaf tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Carin Stegen Sekreterare Gustaf Haag Mötesordförande Sida 6 (6)
Styrelsemöte Punkt Ämne Beslut Ansvarig Slutdatum Status 2012-05-06 23a Alma Avtal m Graphera, gällande ersättningsnivåer Almagruppen Avskriven 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt Carin och Albin att besöka fastigheten och undersöka Carin/Albin Ej påbörjat 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt KoGu att förmedla informationen om den tillgängliga Kansliet Ej påbörjat 2012-08-18 77a Kansliet att beställa ett kreditkort åt Ingrid Greiby på kansliet för förbundets Presidiet/Albin Avslutad 2012-08-18 77c Djurhajkerna att uppdra åt Djurhajksteamet att fortsätta diskussionen med Gustaf+Richard Avslutad 2012-10-14 Personal upprätta tydligare struktur kring backup etc Henric Pågående 2012-10-29 123 Anläggningar Teckna avtal med David ang Sjöbo Henric Pågående 2012-12-03 132 ALMA Ta fram excel-ark med kalkyl på försäljningsstöd Henric Pågående 2012-12-03 133 Sjöbo Upprätta en skogsbrukplan Henric Avslutad 2012-12-03 134 FM protokoll Originalprotokolluppföljning från FM med Anna Åkesson Ulf Avskriven 2012-12-03 134 Lånelöfte Ordna ett lånelöfte åt förbundet. Albin Pågående 2012-12-03 134 Tackblomma Ordna avtackning till Lena Pålsson. Albin & Hanna. Pågående 2013-02-02 15d ALMA Skicka ut påminnelser obetalda almanackor Kansliet Avslutad 2013-02-02 15e Sjöbo Begära in ev. dokumentation från Ulf Fransson rörande Sjöbo Gustaf Avslutad 2013-02-02 15e Sjöbo Avtal med Enigma Richard Avslutad 2013-02-02 17d varumärke Komminicera ut rapport gällande återremiss av proposition Kommunikationsgr. Avslutad 2013-02-02 17e Revisor ta in kostnadsförslag på revisionsbyråer Richard Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Förhandlingsordning Ulf Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Verksamhetsberättelse Hanna Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Resultat- och balansräkning Richard Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Verksamhetsplan Gustaf Avslutad 2013-02-02 18b Fastigheter Svara frågeställaren ang. fastigheter som eventuellt kan tillfalla Ulf Avskriven 2013-02-02 18c Distrikt Midälva, Svara frågeställaren och involvera Scouternas disktikt i Jörgen Avslutad 2013-02-02 18d Strukturprocessen Kontakta Triangelförbundet ang. medlemskap inför telefonmöte 2013- Henric Avslutad 2013-02-02 18d Strukturprocessen Kontakta Ungdomsstyrelsen kring konflikter i förfarandet att ansluta Gustaf Avslutad 2013-03-05 29a FM 2013 Kontakta förbundsmötets enda motionär för följdfrågor. Gustaf Avslutad 2013-03-05 29b FM 2013 Undersöka möjligheter till underhållning under FM-middagen Albin/Carin Avslutad 2013-03-05 29b FM 2013 Upprätta en budget för FM 2013 Albin Avslutad 2013-04-06 32 Huvudföreskrift att uppdra åt Carin att uppdatera huvudföreskriften enligt ovanstående Carin Avslutad 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra åt Hanna att fortsätta dialogen med Scouterna Hanna Avslutad 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra Henric att återkoppla till Södra Smålands Scoutdistrikt. Henric Avslutad 2013-04-06 36b KFUM festival att uppdra åt Henric att undersöka hur det ser ut med biljetterna och Henric Avslutad
Resultat kvartal 1 2013, KFUK-KFUMs scoutförbund Alla kostnadsposter är preliminära då de endast baseras på kontoutdrag för perioden Intäkter ex Alma Hyra Sjöbo 5 000 Uppstartsbidrag från Scouterna 250 000 Banco-utdelningar 246 475 Summa 501 475 Kostnader ex Alma Sjöbo - 58 920 Kansliet - 223 976 Förbundsledning - 223 618 Ink revisionskostnader om 123 198 SEK Projekt - 562 Förutbetalda kostnader under 2012-32 301 Summa - 539 377 Resultat ex Alma (preliminärt) - 37 902 Alma 2013 Intäkter under 2012 1 283 127 Intäkter under 2013 216 157 Summa 1 499 284 Kostnader under 2012-1 738 484 Kostnader under 2013-629 977 Summa - 2 368 461 Resultat Alma 2013-04-07-869 177
Titel Skapat datum Scoutstyrelsens svar på revisorernas rapport 2013-04-07 Giltighetstid FM 2013 Scoutstyrelsen svar på revisorernas rapport Scoutstyrelsen tycker att revisorerna i sin berättelse ger medlemmarna en god sammanfattning av förbundets verksamhet över det gångna året. Verksamhetsplanen har tyvärr inte kunnat genomföras i sin helhet, då mycket av vårt fokus legat på omstrukturering av Scoutförbundets ledning, kansli och ekonomi. I informationen om samverkansavtalet och de konsekvenser detta medfört för kårerna, håller vi till viss del med revisorerna i den kritik som framförs. Vi känner själva att vi förmodligen borde gjort mer, men samtidigt vill vi poängtera det vi faktiskt har gjort. - I juni gjorde vi ett tydligt informationsutskick gällande samverkansavtalets konsekvenser för kårer och distrikt. - Under xfm och Glöd erbjöd styrelsen flera seminarier om bland annat förändring av stadgar, om Scoutnet och distriktsprocessen - I december gjordes ett utskick som kompletterade det seminarie om stadgarna på Glöd. Scoutstyrelsen har löpande kontakt med Scouternas stadgegrupp om scoutkårernas stadgar. Vi har tillsammans med dem tagit fram en plan för hantering av godkännande av dessa. Sedan i höstas har Scouternas stadgegrupp haft många stadgar att godkänna, och handläggningen har tagit lång tid. Vi kommer förhoppningsvis att kunna göra en kartläggning av antalet kvarvarande medlemskårer under sommaren. Hittills har så pass få av våra kårer indikerat i sina nya stadgar att de avser utträda ur Scoutförbundet att vi kan prognostisera antalet utträdande kårer på sikt. Gällande kårers utträde ur förbundet har styrelsen och kansliet en samsyn och en process för att ge snabba och konsekventa svar till de kårer som efterfrågar information om utträde. Vi känner inte att vår uppgift är att aktivt söka upp kårer som skulle vilja gå ur förbundet, utan förutsätter att dessa själva söker information. I stödet till distrikten inser vi att vi haft för stor tilltro till Scouternas supportteam, som inte visat sig fungera på ett tillfredställande sätt. Dock har styrelsen under hösten ringt runt till samtliga distriktsordföranden för att kolla av hur processen utvecklats samt öppnat upp en för en dialog mellan Scoutstyrelsen och distrikten. Sida 1 (1)
Titel Skapat datum Förslag till ny sponsringspolicy 2013-04-07 Författare Giltighetstid Gustaf Haag Tills vidare Sponsringspolicy KFUK-KFUMs Scoutförbund verkar för att utveckla nya former av finansiering för att möjliggöra kvalitets- och kapacitetsutvecklin. Arbetet med fundraising görs i samråd med Scouterna och KFUM Sverige. Grunderna för samarbete med externa partners bör följa sväl Scouterna som KFUMs värderingar och verksamhet. KFUK-KFUMs Scoutförbund söker samarbetspartners som på lång sikt stärker scouting i förhållande till samhället i allmänhet och i förhållande till unga i synnerhet. KFUK-KFUMs Scoutförbund är medveten om det starka positiva värde som finns inbäddat i både scoutrörelsen och KFUM-rörelsen och ska tydliggöra det för alla tänkbara samarbetspartners. Ett samarbete bedöms utifrån de värden som tillförs respektive rörelse. Samarbetspartners ska väljas så att sponsoröverenskommelsen ömsesidigt stärker bägge parter. Det betyder att det måste finnas en koppling mellan ett företag och dess produkter eller tjänster och förbundets verksamhet. Sponsorer vars varor eller tjänster strider mot förbundets ideal ska inte förekomma. Förbundet ska aldrig acceptera bidrag från politiska partier eller från kampanjer med klart uttalade partipolitiska syften. Förbundet accepterar inte heller bidrag från partners som huvudsakligen arbetar med alkohol, tobak, pornografi eller vapen. Förslag till beslut Att anta ny sponsringspolicy Sida 1 (1)
Titel Skapat datum Kapitalförvaltningspolicy antagen av Scoutstyrelsen 7 april 2013 2013-04-07 Författare Giltighetstid Gustaf Haag Tills vidare Kapitalförvaltningspolicy Förvaltning av eventuell överlikviditet i KFUK-KFUMs scoutförbund skall förvaltas på så sätt att positiv kapitaltillväxt kan erhållas utan att det placerade kapitalet utsätts för substantiell risk. Vid fondplaceringar bör enbart UCITS-fonder väljas för att säkerställa att fonden står under adekvat tillsyn och för att minimera risken för illikviditet. Vid valet av placeringsinriktning bör defensiva strategier, främst inom räntepapper, premieras. Fonder med en historisk volatilitet över 15% bör alltid undvikas (högst riskklass 5 av 7 enligt SRRI-skalan). Vid placeringar i aktier eller mer riskfyllda placeringsalternativ bör strukturer med kapitalskydd övervägas. Scoutförbundet ska inte investera i strid med Scouternas eller KFUMs värderingar samt följa FNs vägledningsdokument Principles of Responsible Investment. Sida 1 (1)
Titel Skapat datum Policy för förlorad arbetsinkomst för ideellt engagerade 2013-04-07 Författare Giltighetstid Henric Axeheim Tills vidare Policy för förlorad arbetsinkomst för ideellt engagerade Allmänt Med viss regelbundenhet inträffar det att förbundsstyrelsens (eller andra förtroendevalda inom förbundsledningen) olika uppdrag är eller förväntas vara förlagda till tid som sammanfaller med ledamöternas arbetstid eller kolliderar med studier. Avsikten med förtroendevaldas uppdrag är att de skall vara ideella men att man inte ska behöva förlora inkomst på grund av sitt ideella uppdrag. Grundregeln inom KFUK-KFUMs scoutförbund är att inte betala ut någon ersättning för förlorad arbetsinkomst, skulle styrelsen se ett tillfälle då det är särskilt viktigt att en ideellt engagerad person deltar, tas beslut från fall till fall. Sida 1 (1)