PROTOKOLL 1 INNEHÅLL Förbundsstyrelsemöte Sverok 2001-04-08 6 Rapporter Ordförandens rapport Distriktsarbetet Historiska världar LSU Ideell Arena Möte med ideell Arena Kansliets arbetsuppgifter Ekonomisk rapport Idrott-Ungdom-Kultur-mässan Diskussionsunderlag 7 Förbundstidning 8 Slagplanering 9 SIT 10 Ideell administration Beslutsunderlag 11 Firmatecknare 12 Uttagsrätt 13 Attestordning 14 Mötesschema 15 Mötesplats 16 Arvodering av ordförande 17 Kansliprao 18 Kansliupprustning 19 Penningmarknadsfond 20 Riksmöte 2002 21 Ekonomisk grundgaranti för distrikten 22 Inslaget 23 Boken om spelhobbyns karaktär 24 Informationsfoldrar 25 Sit 26 Samdistribution med Codex 27 Codex till föreningarna 28 Tryckmaskin 29 Korrigering av budget 30 Hanteringar av budgetförändringar 31 Ratificering av antagna föreningar Övriga frågor 32 Dator- och internettillgång 33 Gothcon 34 Dreamhack 35 Inventarieförteckning 36 Ersättning för förlorad inkomst 37 Mobiltelefoner 38 Nytt kansli 39 Adresshäfte 40 Mötes-kit 41 Inbjudan till Lincon 42 Silverkort till förbundsordförande Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 2 Förbundsstyrelsemöte Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund Plats och tid Studiefrämjandet, Linköping, klockan 10.00 Paragrafer 6-42 Tjänstgörande: Andreas Nyström, mötesordförande Petra Malmgren, mötessekreterare Magnus Alm Fredrik Bonander Björn Flintberg 6-29 Peter Johnels Hanna Jonsson 6-15, 17-42 Moa Hartman Jon Nilsson 6-29 Björn von Knorring 6-33 Marcin Kucharski Övriga deltagare: Kristoffer Andsten, Sverok Stockholm 6, 9-25 Mirja Dellgar Hagström, Sverok Stockholm 6, 9-25 Lars Johansson, Sveroks kansli Christer Pettersson, Sveroks kansli Wille Raab, Sverok Stockholm 6, 9-25 Underskrifter Andreas Nyström, mötesordförande Petra Malmgren, mötessekreterare Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 3 FS2001 6 RAPPORTER Hanna Jonsson rapporterar muntligt angående ordförandeskapet. Hanna Jonsson rapporterar muntligt angående Historiska världar. Petra Malmgren rapporterar angående LSU. Hanna Jonsson rapporterar angående Ideell Arena. Christer Pettersson rapporterar angående möte med Ideell Arena. Christer Pettersson rapporterar angående kansliets arbetsuppgifter. Hanna Jonsson rapporterar angående det ekonomiska läget. Wille Raab rapporterar angående IUK-mässan i Stockholm. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Rapport angående distriktsarbetet, Rapport angående LSU, Rapport angående Ideell Arena och Rapport från möte med Ideell Arena, Rapport angående kansliets arbetsuppgifter, Ekonomisk rapport samt Rapport angående IUK-mässan bilägges protokollet 2001-08-04. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 4 FS2001 7 DISKUSSION OM FÖRBUNDSTIDNING Det är viktigt att vi gör en ordentlig specifikation på vad vi vill ha och sedan kräver in offerter. Specifikationen kan delas upp i två delar, en för hur vi vill att distributionen ska skötas, en för vad vi vill ha för sorts tidning. Tidningen skall vara fristående och kunna stå på egna ben. Innehållet kan delas upp i tre delar, förbundsrelaterat, verksamhetsrelaterat och spelrelaterat. Det ska rikta sig till förbundets alla hobbygrenar. Fördelning mellan de olika delarna ska vara 20 % förbundsrelaterat, 50 % verksamhetsrelaterat och 30 % spelrelaterat. Tidningen ska inte vara sexistisk eller våldsförhärligande. Målgruppen för tidningen ska vara förbundets medlemmar. Artiklarna ska hålla hög språklig kvalitet och medlemmarna ska ges möjlighet att publicera artiklar i tidningen. Möjlighet skall ges att publicera artiklarna i pdf-version. Sverok skall få fri förfoganderätt över publicerat material. Förbundsstyrelsen skall definiera förbundets behov och låta Sveroks vision genomsyra förbundstidningen. Handlingar i ärendet: Diskussionsunderlag angående förbundstidning BESLUT Styrelsen beslutar att 1) diskussionsunderlag angående förbundstidning bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 5 FS2001 8 DISKUSSION OM SLAGPLANERING Styrelsen diskuterar distriktsträffar, så kallade slag. Förbundsstyrelsemedlemmar ska i större utsträckning än tidigare delta på slagen. Slagen ska vara en mötesplats för distriktare och förbundsstyrelsemedlemmar. De ska innehålla information om vad som händer i distrikten och riks, utbildning, diskussioner samt tid att umgås Ett schema för kommande slag ska upprättas på Inslaget. Inbjudan ska skickas ut i god tid. Handlingar i ärendet: Diskussionsunderlag angående slagplanering BESLUT Styrelsen beslutar att 1) diskussionsunderlag angående slagplanering bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 6 FS2001 9 DISKUSSION OM SVEROKS IT-GRUPP SIT Styrelsen diskuterar Sits roll och har kommit fram till att förbundsstyrelsen måste ta sitt ansvar och definiera vilka behov Sverok har och i samarbete med Sit utveckla detta till ett styrdokument. Handlingar i ärendet: Diskussionsunderlag angående Sit BESLUT Styrelsen beslutar att 1) diskussionsunderlag angående Sit bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 7 FS2001 10 DISKUSSION OM IDEELL ADMINISTRATION Gruppen som ansvarar för organisationsutveckling kommer även att ansvara för att föra vidare diskussioner angående ideell administration med Chrisp. Handlingar i ärendet: Diskussionsunderlag angående ideell administration BESLUT 1) diskussionsunderlag angående ideell administration bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 8 FS2001 11 FIRMATECKNING Att teckna förbundets firma innebär att man har rätt att skriva under avtal i förbundets namn. Det är brukligt att ordförande och kassör är firmatecknare. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående firmateckning BESLUT Styrelsen beslutar att 1) alla tidigare beslut om firmateckning annulleras. 2) Fredrik Bonander (xxxxxx-xxxx) och Hanna Jonsson (xxxxxx-xxxx) gemensamt tecknar firma för Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund (org.nr. 802014-5424). 3) beslutsunderlag angående firmateckning bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 9 FS2001 12 UTTAGSRÄTTER För att någon utöver firmatecknarna ska ha möjlighet att ta ut pengar eller göra överföringar från förbundets konton krävs det att det finns uttagsrätter. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående uttagsrätter BESLUT Styrelsen beslutar att 1) alla tidigare uttagsrätter annulleras. 2) Christer Pettersson (610310-7592) ges uttagsrätt på Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbunds (Org.nr: 802014-5424) alla konton. 3) Christer Pettersson ansvarar för att meddela posten och banken om ovanstående beslut. 4) beslutsunderlag angående uttagsrätter bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 10 FS2001 13 ATTESTRÄTTER Attestorer för de olika resultatenheterna måste utses. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) alla tidigare utdelade attesträtter annulleras. 2) Hanna Jonsson utses till attestor för resultatenheterna Löpande kostnader, Föreningsmedlemsskap, Valberedning och Internationellt. 3) Fredrik Bonander utses till attestor för resultatenhterna Arvoderingar, Personal, Ekonomifunktioner, Personalköp och Övrigt. 4) Christer Pettersson utses till attestor för resultatenheterna Statsbidrag, Ränteintäkter, Småförtagarstöd, Bidrag och Löpande kostnader. 5) Petra Malmgren utses till attestor för resultatenheterna Distrikt, Frispel och Ekonomisk grundgaranti. 6) Marcin Kucharski utses till attestor för resultatenheterna Information samt Marknadsföring och PR. 7) Björn von Knorring utses till attestor för resultatenheten Tidning. 8) Björn Flintberg utses till attestor för resultatenheten Internet. 9) Michael Bjurshagen utses till attestor för resultatenheten Nationell spelvecka. 10) Jon Nilsson utses till attestor för resultatenheten Riksmöte. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 11 FS2001 14 MÖTESSCHEMA Datum för årets förbundsstyrelsesammanträden måste fastställas. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående mötesschema BESLUT Styrelsen beslutar att 1) förbudsstyrelsemöten ska hållas 18-20 maj, 6-8 juli, 24-26 augusti, 28-30 september, 16-18 november och 14-16 december 2001. 2) beslutsunderlag angående mötesschema bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 12 FS2001 15 FYSISK PLATS FÖR FÖRBUNDSSTYRELSENS MÖTEN Närheten till kansliet och svårigheterna att hitta lämpliga mötes- och sovlokaler i andra städer uppväger fördelarna med att flytta runt styrelsemötena i landet. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående den fysiska platsen för förbundsstyrelsens möten BESLUT Styrelsen beslutar att 1) alla styrelsemöten ska hållas i Linköping. 2) beslutsunderlag angående den fysiska platsen för förbundsstyrelsens möten bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 13 FS2001 16 ARVODERING AV ORDFÖRANDE För att hinna med alla arbetsuppgifter som ingår i ordförandeskapet för Sverok är arvodering lämplig. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående arvodering av ordförande JÄV Hanna Jonsson anmälde jäv och lämnade sammanträdet. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) förbundsordförande Hanna Jonsson erhåller arvodering i enlighet med praxis. 2) tiden för arvoderingen är från och med 2001-04-01 till och med 2002-03-31. 3) Fredrik Bonander utses till ansvarig för arvoderingen. 4) beslutsunderlag angående mötesschema bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 14 FS2001 17 KANSLIPRAO För att förbundsstyrelsen ska bli mer insatt i arbetsuppgifterna på kansliet är kansliprao en bra lösning. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående kansliprao BESLUT Styrelsen beslutar att 1) varje förbundsstyrelseledamot bör göra minst en dag kansliprao. 2) beslutsunderlag angående kansliprao bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 15 FS2001 18 KANSLIUPPRUSTNING Kansliet är dåligt utrustat för övernattning. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående kansliupprustning BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Hanna Jonsson undersöker vad som behövs för att rusta upp kansliet inför kommande styrelsemöten. 2) Hanna Jonsson ges i uppgift att köpa in det som styrelsen finner nödvändigt till kansliet. 3) beslutsunderlag angående kansliupprustning bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 16 FS2001 19 PLACERING AV FÖRBUNDETS PENGAR Att föra över förbundets pengar från det vanliga kontot till en form av räntepapper- eller penningmarknadsfond skulle ge mycket högre ränta än tidigare år. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående placering av förbundets pengar BESLUT Styrelsen beslutar att 1) föra över större delen av förbundets likvida medel till en eller flera räntepappers- eller penningmarknadsfonder. 2) Fredrik Bonander uppdras att ansvara för överföringen av förbundets likvida medel till räntepappers- eller penningmarknadsfonder. 3) beslutsunderlag angående placering av förbundets pengar bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 17 FS2001 20 RIKSMÖTESSTAD Nästa riksmöte måste börja planeras. Till att börja med måste lämplig stad hittas. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående riksmötesstad BESLUT Styrelsen beslutar att 1) uppdra åt Jon Nilsson att till nästa styrelsemöte undersöka vilken stad som bäst lämpar sig som riksmötesstad år 2002. 2) beslutsunderlag angående riksmötesstad bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 18 FS2001 21 EKONOMISK GRUNDGARANTI FÖR DISTRIKTEN Riksmötet har beslutat att varje distrikt ska garanteras 100 000 kronor i tillgängliga medel under innevarande budgetår. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående ekonomisk grundgaranti BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Petra Malmgren utses till ansvarig för den ekonomiska grundgarantin till distrikten. 2) uppdra åt Petra Malmgren att undersöka vilka distrikt som inte kommer upp i 100 000 kronor i kortsiktiga tillgängliga medel under innevarande budgetår och sedan se till att mellanskillnaden betalas ut. 3) beslutsunderlag angående ekonomisk grundgaranti bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 19 FS2001 22 INSLAGET Planeringen av distriktsträffen Inslaget måste komma igång. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående Inslaget BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Inslaget ska äga rum 4-6 maj 2001. 2) Petra Malmgren utses till ansvarig för Inslaget. 3) beslutsunderlag angående Inslaget bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 20 FS2001 23 BOKEN OM SVEROKS VERKSAMHETER Riksmötet uttryckte önskan om att förbundsstyrelsen ska undersöka möjligheterna att publicera Boken om Sveroks verksamheter. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående boken om spelhobbyns karaktär BESLUT Styrelsen beslutar att 1) alla i förbundsstyrelsen ska ha läst Boken om Sveroks verksamheter till nästa styrelsemöte. 2) uppdra åt Björn von Knorring att se till att alla i förbundsstyrelsen får en papperskopia av Boken om Sveroks verksamheter i god till nästa styrelsemöte. 3) uppdra åt Björn von Knorring att undersöka kostnad för färdigställande och publicering av boken om Sveroks verksamheter. 4) resultatet av undersökningen presenteras på nästa förbundsstyrelsesammanträde. 5) beslutsunderlag angående boken om spelhobbyns karaktär bilägges protokollet 2001-04-08. Expedieras - Henrik Summanen, Alternaliv HB Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 21 FS2001 24 INFORMATIONSBROSCHYRER Informationsbroschyrer om Sverok och olika verksamheter är bra att ha för att informera om förbundet. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående informationsfoldrar BESLUT Styrelsen beslutar att 1) uppdra åt Marcin Kucharski att ansvara för produktion och tryckning av informationsbroschyrer. 2) Sverok betalar Sverok Stockholm för upptryckning av informationsbroschyr om kortspel. 3) beslutsunderlag angående informationsfoldrar bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 22 FS2001 25 SVEROKS IT-GRUPP SIT Sit har tidigare saknat formella regler och riktlinjer för sitt arbete. Förbundsstyrelsen bör på något vis styra upp Sits verksamhet med hjälp av ett måldokument. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående Sit BESLUT Styrelsen beslutar att 1) förbundsstyrelsen definierar Sveroks behov av internettjänster och i samarbete med Sit utvecklar detta till ett måldokument. 2) uppdra åt Björn Flintberg att ansvara för kontakten med Sit. 3) beslutsunderlag angående Sit bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 23 FS2001 26 SAMDISTRIBUTION AV SVEROKS FÖRBUNDSTIDNING OCH CODEX Sverok har av Portal Publishing erbjudits att samdistribuera sin förbundstidning med Codex. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående samdistribution av Sverox och Codex JÄV Björn Flintberg anmäler jäv och lämnar sammanträdet. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) uppdra åt Björn von Knorring att skriva en specifikation för distribution av Sveroks förbundstidning. 2) beslutsunderlag angående samdistribution av Sverox och Codex bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 24 FS2001 27 CODEX TILL FÖRENINGARNA Codex erbjuder Sverok ett uppslag i färg samt en helsida fyrfärgsannons i ett nummer av Codex. Om vi önskar skickas tidningen även ut till våra föreningar Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående Codex till föreningarna JÄV Björn Flintberg anmäler jäv och lämnar sammanträdet. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) avslå beslutsunderlaget, då förbundsstyrelsen önskar vänta med dylika samarbeten tills avtal gällande förbundstidningen och distribution av förbundstidningen är klara. 2) beslutsunderlag angående Codex till föreningarna bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 25 FS2001 28 TRYCKMASKIN En tryckmaskin behövs vid tryck av blanketter och övriga utskick. Tryckmaskinen på kansliet har blivit till åren kommen och kommer troligtvis sluta fungera snart. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående tryckmaskin BESLUT Styrelsen beslutar att 1) kansliet ska köpa in en ny tryckmaskin för högst 70 000 kronor. 2) tryckmaskinen skrivs av på fem år. 3) kostnaden för i år belastar resultatenheten Övrigt och kommande år resultatenheten Kansli. 4) kansliet ges i uppdrag att undersöka kostnad och funktion hos en datorripper. 5) beslutsunderlag angående tryckmaskin bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 26 FS2001 29 KORRIGERING AV BUDGET Budgeten för kansliet har blivit fel på grund av skrivfel samt bortglömda avskrivningar och hyreskostnader. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående korrigering av budget BESLUT Styrelsen beslutar att 1) förändra arbetsbudgeten så kansliets budget ökar med 26 000 kronor till 287 000 kronor. 2) pengarna ska tas från det egna kapitalet. 3) beslutsunderlag angående korrigering av budget bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 27 FS2001 30 HANTERING AV BUDGETFÖRÄNDRINGAR Utfallet stämmer inte alltid med den av riksmötet fastslagna budgeten. Detta bör hanteras på något sätt. Handlingar i ärendet: Beslutsunderlag angående hantering av budgetförändringar BESLUT Styrelsen beslutar att 1) avslå beslutsunderlaget, då förbundsstyrelsen istället väljer att låta den ekonomiska rapporten även innehålla en löpande arbetsbudget. 2) beslutsunderlag angående hantering av budgetförändringar bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 28 FS2001 31 RATIFICERING AV ANTAGNA FÖRENINGAR Handlingar i ärendet: Nyantagna föreningar 2001-02-11 04-05 BESLUT 1) Styrelsen beslutar att ratificera antagna föreningar F000303-8 - F010079-2. 2) Nyantagna föreningar 2001-02-11 04-05 bilägges protokollet 2001-04-08. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 29 FS2001 32 ÖVRIG FRÅGA TILLGÅNG TILL DATORER I STYRELSEN Förutom Marcin och Moa har alla i styrelsen tillgång till datorer och internetuppkoppling. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) uppdra åt Christer Pettersson att undersöka möjligheterna att köpa in en stationär dator till Marcin Kucharski. 2) Petra Malmgren, Andreas Nyström och Moa Hartman skall få bärbara datorer. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 30 FS2001 33 ÖVRIG FRÅGA GOTHCON Hanna Jonsson, Björn Flintberg, Jon Nilsson och Marcin Kucharski ska åka till Gothcon och har möjlighet att sitta i Sverokinformationstältet. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) avslå förslaget att betala inträdet på Gothcon för förbundsstyrelsemedlemmar som kommer att informera om Sverok. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 31 FS2001 34 ÖVRIG FRÅGA DREAMHACK DreamHack är Sveriges största nätverksträff och kommer att hållas i september. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Marcin Kucharski utses att ansvara för fortsatt samarbete med Dreamhack. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 32 FS2001 35 ÖVRIG FRÅGA INVENTARIELISTA För att ha kontroll över förbundets tillgångar behövs en inventarielista. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) Hanna Jonsson utses att ansvara för att en inventarielista över förbundets tillgångar med värde på över 500 kronor. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 33 FS2001 36 ÖVRIG FRÅGA ERSÄTTNING FÖR FÖRLORAD ARBETSINKOMST Förbundsstyrelseverksamhet så som styrelsemöte, mässor och riksmöte kan för arbetande ledamöter innebära förlorad inkomst. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) bordlägga frågan om ersättning för förlorad arbetsinkomst till nästa förbundsstyrelsesammanträde. Expedieras - Andreas Nyström Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 34 FS2001 37 ÖVRIG FRÅGA MOBILTELEFONER Styrelsen diskuterar mobiltelefontillgången inom styrelsen. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 35 FS2001 38 ÖVRIG FRÅGA NYTT KANSLI Kansliet på Platensgatan motsvarar inte förbundets behov av kanslilokal. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) uppdra åt Fredrik Bonander att utreda vilken sorts kanslilokal förbundet har behov av. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 36 FS2001 39 ÖVRIG FRÅGA ADRESSHÄFTE För att minska problemen för de aktiva i förbundet att kontakta varandra kan en adresslista upprättas. BESLUT Styrelsen beslutar att 1) uppdra åt Lars Johansson att upprätta ett förslag på adresslista över alla förbundsaktiva. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 37 FS2001 40 ÖVRIG FRÅGA MÖTES-KIT Möten underlättas om man har mötes-kit med för möten lämpligt innehåll i stil med pennor, hålslag, saxar, häftapparater. Beslut Styrelsen beslutar att 1) uppdra åt Moa Hartman att införskaffa nio mötes-kit att ge till distrikten och oss själva. 2) belasta resultatenhet "distrikt" med 5000 kronor. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 38 FS2001 41 ÖVRIG FRÅGA INBJUDAN TILL LINCON Lincongrej Lars Johansson inbjuder förbundsstyrelsen till Lincon. Förbundsstyrelsen tackar för inbjudan. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 39 FS2001 42 ÖVRIG FRÅGA SILVERKORT TILL FÖRBUNDSORDFÖRANDE Hanna informerar att hon planerar att köpa ett SJ-silverkort för 25 000 kronor då man som förbundsordförande åker mycket tåg. Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL 40 ANSVARSLISTA Övergripande ansvarsområden Mötesordförande Mötessekreterare Personalutvecklare Styrelsevård Ekonomi Distrikt Riksmötet IT Utblidnings- och kursansvarig Ringa nya föreningar-samordningar Fitness 2001 Historiska världar Ideell Arena LSU Studiefrämjandet Studieförbund Operation Frispel Nationell spelvecka PR-satsning Vision Värdegrund Boken om Sverok Sverox Organisationsstruktur Arbetsbeskrivningar Grafisk profil/ikonisering Andreas Nyström Petra Malmgren Fredrik Bonander Andreas Nyström Fredrik Bonander Petra Malmgren, Magnus Alm Jon Nilsson, Andreas Nyström Björn Flintberg, Peter Johnels Marcin Kucharski Magnus Alm Fredrik Bonander Hanna Jonsson, Björn Flintberg, Moa Hartman Hanna Jonsson Peter Johnels, Michael Bjurshagen Petra Malmgren Hanna Jonsson Hanna Jonsson, Petra Malmgren Michael Bjurshagen, Jon Nilsson, Magnus Alm Marcin Kucharski, Björn Flintberg Hanna Jonsson, Fredrik Bonander Andreas Nyström Björn von Knorring, Magnus Alm Björn von Knorring, Fredrik Bonander, Peter Johnels Hanna Jonsson, Michael Bjurshagen, Jon Nilsson, Andreas Nyström Jon Nilsson, Marcin Kucharski, Fredrik Bonander Andreas Nyström, Marcin Kucharski, Moa Hartman Uppdrag Arvodera Hanna Kansliupprustning Penningmarknadsfondansvarig Hitta riksmötesstad Distriktens ekonomiska grundgaranti Inslaget Papperskopia av Bokenboken till alla Kostnadsförslag på Bokenboken Informationsfoldrar Måldokument för Sit Specifikation för förbundstidning & distr. Stationär dator till Marcin DreamHack Adresslista Mötes-kit Inventarielista Fredrik Bonander Hanna Jonsson Fredrik Bonander Jon Nilsson Petra Malmgren Petra Malmgren Björn von Knorring Björn von Knorring Marcin Kucharski Björn Flintberg Björn von Knorring Christer Pettersson Marcin Kucharski Lars Johansson Moa Hartman Hanna Jonsson Mötesordförandens signatur Mötessekreterarens signatur Utdragsbestyrkande
Uppsala 2001-03-20 RAPPORT Sveroks förbundsstyrelse Rapport angående distriktsarbetet Under förra styrelseåret sköttes kontakten med distrikten och distriktsarbetet i första hand av Hanna Jonsson, som distriktsrådgivare, och Petra Malmgren. Förutom kontakt med distriktsstyrelser har även arrangerats så kallade Slag - distriktsträffar. Tyvärr har resten av styrelsens intresse och engagemang för distriktsfrågor varit under all kritik, både gällande närvaron på Slag som representation på olika möten. Detta är naturligtvis tråkigt och har gjort att riks nått ut betydligt sämre till distrikten och inte heller haft möjlighet att ställa upp med den hjälp som kanske kunde behövts. Sverok har som bekant åtta distrikt, Övre Norrland, Nedre Norrland, GävleDala, Svealand, Stockholm, Ost, Västra Götaland samt Södra kulturdistriktet (Skud). Engagemang, kontinuiteten och ekonomin i de olika distrikten skiljer sig ganska mycket från varandra. En del distrikt har väl fungerande organisationer med kanslister medan andra knappt fungerat alls. Tyvärr har detta medfört att de distrikt som varit i störst behov av hjälp också har fått mest hjälp. De distrikt som faktiskt har flytande verksamhet får inte så mycket uppmärksamhet eller besök som hade varit önskvärt. Det blir tyvärr lätt så att man koncentrerar sig på brister och icke uppnådda mål istället för vad som faktiskt fungerar. Sverok är faktiskt en exempel organisation som fungerar ovanligt bra och har hög kvalité på möten och övrig struktur. Förhoppningsvis kommer vi kunna bättra oss på detta område inför nästa års arbete. Efter Sammanslaget har årets distriktsarbete trappats ner - åtminstone från riks sida. Istället har det varit än mer aktivitet i distrikten inför årsmöten. För att ge de distrikt som behöver det stöd som behövts för att överhuvudtaget möjliggöra att de skall hålla sina årsmöten har jag varit arvoderad under februari och mars. I huvudsak har arbetet koncentrerats på Nedre Norrland med bokföring två år tillbaka och att åka runt och prata och planera med tilltänkta ordförande i respektive distrikt. Hanna Jonsson förbundsordförande
Sätravallen 2001-04-06 RAPPORT Sveroks förbundsstyrelse Diskussionsunderlag angående LSU Landsrådet för Sveriges Ungdomsorganisationer är en organisation som har till syfte att stödja svenska ungdomsorganisationer och ge dem utbildning samt möjlighet till samarbete och erfarenhetsutbyte. Sverok har tidigare varit aktivt på många sätt, bland annat funnits representerade i alla kommittéer samt i styrelsen och blivit en av LSU:s mest inflytelserika organisationer. Dock har vi inte längre någon LSU-representant i förbundsstyrelsen, vilket vi naturligtvis bör åtgärda. Petra Malmgren styrelseledamot
Uppsala 2001-04-02 RAPPORT Sveroks förbundsstyrelse Rapport angående Ideell Arena Sverok har sedan 1998 varit engagerade i Ideell Arena, ett projekt som skulle löpa under tre års tid. på det senaste "Patrnerskapsmötet" (årsmötet) enades de närvarande organisationerna om att dessa tre år varit mycket givande och det beslöts att förlänga kontraktet. Till projektet ansluter sig ideella organisationer som anser att samarbetet verkar intressant. Beroende på varje organisations omsättning sätts partnerskapsavgift för året. För Sveroks del har det varit 5 000 kronor per år. Ideell Arena är ingen organisation, därför pratar man inte heller om medlemmar, utan om partners. Ideell Arena syftar i korthet till att: "Initiera och utveckla högkvalitativa utvecklingsprogram för ledande förtroendevalda och tjänstemän inom den ideella sektorn för att stärka dess ledarskap" "Främja kunskapsutvecklingen kring den ideella sektorn och dess ledarskap genom att initiera forsknings- och utvecklingsprojekt och verka för ett ökat samarbete mellan forskare, universitet, högskolor, folkbildning och de ideella organisationerna" "Utgöra en mötesplats för erfarenhetsutbyte mellan ledande förtroendevalda och tjänstemän inom ideell sektor" Detta är självklart väldigt viktiga frågor men ligger på samma gång ganska långt ifrån Sveroks normala verksamhet. Det finns dock klara fördelar med ett fortsatt deltagande i projektet. Sverok som relativt ung och oetablerad organisation mår kan dra nytta av äldre organisationers erfarenhet, men framförallt av att synas jämte jättar som BRIS, Hyresgästföreningen, Idrottsförbundet och andra linkande organisationer. Varje gång någon går in på Ideell Arenas hemsida syns Sveroks namn bland de andras, varje gång vi är med på möten står vi ut (mest beroende på ålder). Något som är mycket viktigt i det fortsatta legitimeringsarbetet. Under förra året har Sveroks engagemang och intresse för projektet varit förhållandevis lågt. Vi har haft hand om hemsidan, men inte engagerat oss i vidare aktiviteter. De flesta utbildningar som erbjuds är dyra med Sverokmått mätt, men det finns intressanta seminarier och möten att gå på. Hanna Jonsson förbundsordförande
Linköping 2001-04-08 RAPPORT Sveroks förbundsstyrelse Rapport angående möte med Ideell Arena Jag var på möte med Ideell Arena den 2/4 2001. Till mötet var inbjudna generalsekreterare, kanslichefer eller motsvarande från ett tjugotal organisationer. Målet med mötet var att se på problem och möjligheter i relationen mellan styrelse och anställda, och då främst de "högsta chefen", det vill säga generalsekreterare, kanslichefer eller verkställande direktörer. Allt det vi diskuterade är inte direkt tillämpbart på Sverok, men det är intressanta tankar. Vi har inte riktigt samma begrepp och har till exempel egentligen ingen direkt motsvarighet till generalsekreterare. Det förvånade mig att det fanns så tydliga likheter i relation mellan styrelse och anställda mellan så olika organisationer som Greenpeace, IOGT/NTO och Sverok. Inledningstalare var Per Stenbeck, som är generalsekreterare för Greenpeace i norden. Han började med att tala om varför det är svårare att leda en ideell organisation än ett företag. * Organisationen har svårt att definiera sina mål och mäta om de är uppnådda; ett företag ska tjäna pengar. * Frivilligarbetare har en relation till organisationen som gör det svårt att leda dem; på ett företag är man anställd och får lön * Organisationen drar till sig eldsjälar, vilka är svåra att leda och styra; på ett företag är det ovanligt med eldsjälar. * Det är tuffare konflikter i en organisation; i företag är väldigt mycket avtalsbundet. * Det är en otydlig uppdelning av ansvar mellan styrelse och anställd. På ett företag är detta i allmänhet väldefinierat. Vidare tittade han på vilket uppdrag som styrelsen har. Han ansåg det mycket anmärkningsvärt att gå utanför detta. * Säkerställa den strategiska inriktningen på organisationen. * Rekrytera, stödja, utvärdera (och eventuellt avskeda) generalsekreterare. * Resultatuppföljning. Slutligen talade han om vanliga konfliktanledningar i organisationer. * Talesmannaskapet - vem är talesman? Det är viktigt att ha en klar delegationsordning om detta. I Greenpeace är det generalsekreteraren, medan det i andra organisationer kan vara organisationens ordföranden. Det är viktigt att enas om detta. * När det förekommer direkt kommunikation mellan styrelseledamötet och anställda istället för mellan generalsekreterare/kanslichef och styrelse. Ett exempel på detta var när anställda i en insamlingsorganisation kände sig dominerade av sin chef, så skrev de brev till styrelsen och klagade och bjöd in dem på samtal. Onödiga konflikter uppstår om man faller för detta. Ett korrekt svar på detta är att istället ha ett möte med chefen. (Minna Nyman från LSU berättade att där har varje anställd en styrelsekontakt, från och med i år, vilket är modigt gentemot detta resonemang).
* När styrelsen gör uppdrag inom organisationen som anställda. Det betyder att de endera inte har någon arbetsledning eller är chef åt sin chef. Det är också ett problem i det att man inte hade någon upphandling på tjänsten. * Styrelsen detaljstyr utomstående. Ett exempel var en styrelse som till varje möte fick en lista över beslut som tagits av de anställda, jag tror det var biståndsprojekt som fått avslag. Styrelsen ödslade då tid på att gå igenom dessa och ställde frågor om varför och började detaljstyra den som egentligen hade ansvaret. * Rollen för generalsekreteraren är oklar. Är det en kanslichef med arbetsledande och administrativt ansvar? Är det en VD med verkställande rättigheter och ansvar? Den andra talaren var Torsten Friberg från IOGT/NTO. Han höll ett betydligt kortare anförande som anknöt till det som Per Stenbeck talade om, så jag nöjer mig med att ta upp skillnader och lite mindre generella synsätt. * I många organisationer är "skaffa pengar" en stor uppgift som egentligen skiljer sig från organisationens mål. * Yttre fiender behövs inte, för man är duktig på att ta kål på sig själva genom interna konflikter. * Hjärtat styr i den ideella världen, medan hjärnan styr i den kommersiella. Det är viktigt att alla förtroendevalda får möjlighet att använda hjärtat. * Det är viktigt att markera sin professionalism. Förr var det vanligt med dåligt samvete när det var dags för löneutbetalningar. * Näringslivet kan säkerligen lära sig något av den ideella världen och tvärtom. Efter detta satt vi i mindre grupper och diskuterade. Jag berättade om vår slimmade administration, där vi normalt löser nyrekrytering med effektiviseringar istället. Det mottogs med viss förvåning, eftersom det verkar naturligt att ha många anställda (dock helst inte fler än 10-15 per chef). Jag frågade också hur organisationerna motiverade att anställa "en person till". Jag fick inget bra svar, men Greenpeace hade i alla fall en strategi. De förutsätter att alla anställda är en kraftfull tillgång, och begränsade det genom att inte tillåta att mer än 50% av intäkterna går till anställningar. Ett annat svar jag fick var "annars blir det inte gjort". Christer Pettersson kanslichef
Linköping 2001-04-05 RAPPORT Sveroks förbundsstyrelse Rapport angående kansliets arbetsuppgifter Denna rapport är inte fullständig, utan snabbt skriven strax innan styrelsemötet efter fråga från styrelsen. arbetsuppgifter föreningsbidrag detta är en stor kontinuerlig uppgift. Det handlar om allt från att ta fram aktuella ansökningsblanketter, utskick, inmatningar, kontroller och utbetalningar. bortsett från utskick, utbetalningar och djupare kontroller tar detta 8 timmar per vecka. statsbidrag Samla in underlag, tjata på föreningar, revision av underlagen ihop med revisorn, sammanställning av dokumenten i rekvisitionen och data till den. Dessutom skickas ett liknande dokument in vart tredje år, nämligen ansökan om att kunna få statsbidrag alls. Sammanställning och revision tar cirka två veckor i september. Resten av uppgifterna är fördelade över året. landstingsbidrag Vi har medlemsuppgifter som distrikten behöver för sina respektive ansökningar. Dessa sammanställs, presenteras och skickas ut till distrikten varje år då de ber om det. Uppgifterna fanns i distriktsdatabasen, men den har inte kunnat uppdateras de senaste åren. Detta tar cirka en timme per distrikt, lite beroende på antal län. bokföring, avstämning och redovisning till styrelsen 2-3 dagar per månad betalningar tar 4-8 timmar per vecka, beroende på belastning. Ju mer pengar vi har, desto mer tid tar det. lösa problem för föreningar och distriktare brev, epost, telefonkontakter: Molle 2 timmar per dag, Chrisp: 1 timme per dag. stödja förbundsstyrelsen är med på styrelsemöten (cirka 10-30 timmar per möte, 7-8 ggr per år), coaching (se nedan), tågbiljetter, bussbokningar, lokalbokningar, datahjälp, svara på frågor, remissinstans arkiv Hålla ordning på papper och prylar. lager 6 ton spel! Gamla Sveroxar, kartonger, gamla monitorer och annat junk. remissinstans ungdomsstyrelsen (bidragsfrågor) några timmar per år.
åker på kurser LSU-kurser, organisationsutveckling, ledarutbildningar, fackutbildningar. Normalt ganska lite, cirka 5 dagar per år. Speciellt för Chrisp i år: 10-12 dagar (ockult ledarutbildning). åker på externa möten LSU, ungdomsstyrelsen, folkbildningsrådet, ideell arena. Molle: cirka 10 dagar per år. Chrisp: 2-5 dagar per år. håller i kurser på slag, lsu och liknande Chrisp: 1-2 dagar per år. Molle: 4-5 dagar per år. databasen Fixar, nya layouter, nya beräkningar, blanketter, brev, rutiner, redovisningar. Chrisp: 2-10 timmar per vecka. Molle: 1-2 timmar per vecka. Chrisp nu: 20 timmar per vecka i utveckling av ny databas t.o.m. 30 juni. tryckeriarbeten Molle: 1-2 timmar per vecka. Chrisp 1-2 timmar per månad. informationsmaterial etc 4-5 timmar per månad, t ex riksmöteshandlingar, kring blanketter, röstkort, riksmötesprotokoll. Molle: 2 veckor per år. Chrisp: 1 vecka per år. utskick till föreningar föreningsrapport x 2, riksmöteskallelsen, riksmöteshandlingar, riksmötesprotokoll, nomineringsutskick, antagninsinformation, startainfo, specialutskick ibland t ex nya.närvarokort, bingolottoreklam, sveroxreklam (el motsv) till bibliotek. Stora utskick tar 2-3 dagar. utskick till distrikt och distriktare slag-kallelser, underlag till ansökningar. Tiden varierar efter om vi bara ska skicka, eller om vi ska framställa innehållet. arbetsleder kanslimedhjälpare, informatör, APIpersoner,, arbetsrapporter, etc minne från tidigare styrelser, demokratins väktare anta föreningar sköta kansliets utrustningar kontroller av bidragsansökningar arbetsplanering och rapport: 2-4 timmar per vecka. Inskolning av gruntar: några heldagar i början, sedan 2-4 timmar per vecka. berättar om något strider mot god föreningssed, värdegrund, praxis, jäv, bryter mot stadgar, bryter mot riksmötesbeslut eller lag, ändrar något som tidigare styrelser kämpat för och liknande. Ingår i coachingen av ledamöterna. 30 minuter per styck när det inte är några problem och cirka för var femte 1 timme för de som krånglar (brevväxling, uppföljning, kontroll). Drygt 4 timmar per vecka. kopiator, datorer, skrivare, nätverk, telefoner, tryckmaskin, stolar, kylskåp etc. Normalt nån timme i veckan, mer efter styrelsemöten =) Kontroller finns i tre nivåer. Nivå 1 är
spelar Settlers coachar personer ur styrelsen när de vill (t ex inför möten med media, myndigheter etc) kontohantering, kontakt med banken och posten/postgirot övrigt ställtid kontroll av att saker är rätt ifyllt och rätt underskrivet (cirka 500 föreningar per år). Nivå 2: begär in alla underlag. Nivå 3: kontakta enskilda medlemmar. Nivå 2-3 tar hand om cirka 50% av alla sökta bidrag. Arbetstid, nivå 1: 1 timmer per vecka. Nivå 2: 2 timmar per vecka (cirka 100 per år). Nivå 3: 2-4 timmar kvällstid per förening (cirka 20 per år). cirka 6-7 timmar per månad. (se ovan) 4-5 timmar per månad. diska, städa, handla, beställa kontorsmaterial, byta lampor, etc tid det tar när man byter arbetsuppgifter, eller förbereder sig på nästa uppgift. Allt beror egentligen på hur ostört man kan fokusera på en viss uppgift. Kan variera mellan 20 minuter per dag till fasansfulla 2 timmar. arbetstoppar januari inmatningstopp, bokslut februari mars riksmöte april maj föreningsrapport juni juli semestertid augusti semestertid, inmatningstopp september statsbidragsrekvisition oktober november valsedlar skickas, föreningsrapport december Efter varje arbetstopp släpar det vanliga arbetet efter. I början av varje månad är det bokföring och avstämning. Christer Pettersson EKONOMISK RAPPORT Kvartals- 2001-01-01 rapport (Q1) 2001-03-31 Resultatenhet Nr. Debet Kredit Saldo Budget 2001 Intäkter 100 - kr 2 270 624,75 kr 2 270 624,75 kr 5 559 000,00 kr Bidrag
Bidrag 1999 1999 7 285,00 kr - kr - 7 285,00 kr Bidrag 2000 2000 399 235,00 kr 935,00 kr - 398 300,00 kr Bidrag 2001 2001 20 545,00 kr - kr - 20 545,00 kr - 426 130,00 kr 2 243 000,00 kr Riksmötet (uppskattat) 102 90 500,00 kr - kr - 90 500,00 kr 256 000,00 kr Styrelse & Arbetsgrupp 118 Personalkostnader 58 308,00 kr - kr - 58 308,00 kr 216 000,00 kr Löpande kostnader 23 929,00 kr 1 931,00 kr - 21 998,00 kr 215 000,00 kr Valberedning 119 1 000,00 kr - kr - 1 000,00 kr 20 000,00 kr - 81 306,00 kr 451 000,00 kr Kansli 123 Löpande Kostnader 85 541,75 kr 3 587,00 kr - 81 954,75 kr 261 000,00 kr Personalkostnader 181 151,00 kr - kr - 181 151,00 kr 782 000,00 kr - 263 105,75 kr 1 043 000,00 kr Organisationsutveckling Distrikt & Utbildning 103 Personalkostnader 30 399,00 kr - kr - 30 399,00 kr Löpande Kostnader 15 621,00 kr - kr - 15 621,00 kr - 46 020,00 kr 140 000,00 kr Ekonomisk Grundgaranti 103 - kr - kr - kr 200 000,00 kr Frispel 128 - kr - kr - kr 350 000,00 kr - 92 040,00 kr 690 000,00 kr Kommunikation & PR Information & Tidning 104 Personalkostnader 44 575,00 kr - kr - 44 575,00 kr Löpande Kostnader 27 924,00 kr 2 669,50 kr - 25 254,50 kr - 69 829,50 kr 655 000,00 kr Marknadsföring/PR 110 18 400,00 kr - kr - 18 400,00 kr 300 000,00 kr Nationell Spelvecka 111 - kr - kr - kr 113 000,00 kr - 88 229,50 kr 1 068 000,00 kr SIT/Internet 106 - kr - kr - kr 68 000,00 kr Internationellt 105 - kr - kr - kr 30 000,00 kr Föreningsmedlemsskap 112 3 000,00 kr - kr - 3 000,00 kr 16 000,00 kr Ekonomifunktioner 101 2 680,00 kr - kr - 2 680,00 kr 70 000,00 kr Övrigt 115 13 389,00 kr - kr - 13 389,00 kr 30 000,00 kr Personalköp 121 - kr 8 835,00 kr 8 835,00 kr - kr SUMMA 1 219 079,50 kr - 406 000,00 kr 1 625 079,50 kr
Stockholm 2001-04-17 RAPPORT Sveroks förbundsstyrelse Rapport angående IUK-mässan Vad vi ville uppnå, punkter från mötet då vi 'gjorde' montern: [a] Visa/förklara hobbyn. [b] Skapa förutsättningar för samarbeten. [c] Visa att förbundet finns. [d] Visa SVEROK och hobbyn som en alternativ fritidssysselsättning / alternativ till idrotten. Efter mässan hade vi en diskussion på kansliet kring hur väl vi uppfyllt de här punkterna, vad som var bra/dåligt/neutralt bland de saker vi gjorde, vad vi borde ha gjort och vad vi inte borde ha gjort. Vi pratade också om vad folk frågade, vilket material som folk tog, samt vad man kan dra för slutsatser av det. Avslutlingsvis diskuterade vi vad som hänt under själva mässan, vilka kontakter som knutits och vad det skulle ge för förbundet, vad mässan redan hade gett, och huruvida vi tyckte att det var värt kostnaden. Närvarande under genomgången: Johan Strömquist (sthlm) Magnus Pennebrink (sthlm) Wille Raab (sthlm) Mattias Nilsson (ÖN) Martin Brodén (sthlm) Petra Sahlin (ÖN) Alex?? (sthlm) Niklas Bendelius (SKuD) Kalle Wallin (SKuD) Mikael Enmalm (svealand / informatör) (Teckenförklaring, - = något vi inte uppfyllde eller något som vi såg som sämre utfört, + = något vi tyckte att vi gjorde bra, * = en punkt vi tog upp. ) [a] Visa/förklara hobbyn. * Inget utövande av hobbyn förekom Kommentar: mässans målgrupp var troligen inte så intresserad av att se hobbyn utövas som av att få berättat för sig om SVEROK och hobbyn, och det senare var vårat mål på mässan. Således missade vi på sätt och vis att "visa" hobbyn (genom utövning), men vi visade den på det sätt som vi hade planerat. + Bra förklarande från monterpersonalen - Bildspelet ska genomföras bättre Som det var nu gav det troligen inte så mycket. TVn var kass, bilderna mest ett ihopsläng
(Sigourney Weaver troligen inte SVEROK-medlem?). Till nästa gång ska vi se till att det finns en CD-skiva med bilder i olika kategorier att använda som bildspel direkt, så framtida arrangörer inte behöver ta sig så mycket tid till detta. - Bättre briefing behövs De som arbetade i montern hade behövt få en bättre genomgång av dels vad som fanns i montern, dels av 'mäss-etikett'. Det borde ha hållits ett möte före mässan där man kunde gå igenom vad målet var, och ha en mindre diskussion kring det. Personal som missat briefingen måste även de introduceras i 'vad som gäller' av mässansvarig. - Tryckinventarieförteckning och utställarhäfte behövs Något som efterfrågades, och som också hade varit bra för monterpersonalen, är en förteckning över allt tryckt material som SVEROK har. + Ändamålsenligt + Mapparna tog slut på en gång Många tyckte att mappen var väldigt bra att få materialet samlat i, och det var väldigt synd att de tog slut så fort. Fler mappar åt folket! Övrigt: Det uppstod bland annat en diskussion kring om vi borde haft en dator med ett spel/demo igång för att visa att även den ganska stora hobbyn datorspelande faller in under SVEROKs vingar. Den allmänna åsikten var att det nog inte var en bra sak att ha, eftersom den troligen skulle stjäla en del uppmärksamhet från resten av montern. Samtidigt skulle den troligen suga in folk i montern. Både positivt och negativt med andra ord, och bör bedömas för varje enskild mässa. En diskussion kring påsar. Att ha en SVEROK-påse är en bra sak, även om folk slänger den direkt efter mässan så har påsens tryck synts ett bra tag. Alternativen tyg- resp. pappkasse, i stället för plastpåsar, föreslogs. Troligen skulle de behållas och användas - om man ser till att göra dem bra. [b] Skapa förutsättningar för samarbeten. + Riksteatern (Emil) De höll tydligen på att samla ihop musiker, teaterfolk, lajvare m.fl. till någon form av 'mässa' el dyl, och skulle ta kontakt med SVEROK. + Ungdomsstyrelsen (Niklas) + Museum (Hanna) + Baptistkyrkan (Niklas)... "har gjort lajv". De kommer kontakta riks för framtida samarbete.. + FN-rollspelare (Susanne) + Norsjön / rollspel (Petra) + Kommunmedia (Magnus) Olika kommuner har olika syn på vad som passar att tryckas (i föreningsguiden(?)). + Folkets Hus (Susanne) + Fritid & Kultur (Olle) + Studiefrämjandet (Magnus) + Kommuner (alla) Folk med olika befattning i en mängd olika kommuner har fått upp ögonen för oss, och kommer kontakta antingen riks eller det lokala distriktet. + Vi unga (Mattias)
Övrigt: Personliga kontaktuppgifter måste hanteras bättre än vad som gjordes på IUK-mässan. Istället för att monterpersonalen försvinner med visitkorten borde en kontaktansvarig finnas som kan ta hand om alla dessa, kanske även med en skriftlig blankett om vad för typ av kontakt det rör sig om osv. [c] Visa att förbundet finns. * Förbundet mer än hobbyn. Det var väldigt många som inte kunde skilja på förbundet och utövandet av hobbyn. Förbundet för dem var några personer som spelade rollspel. Den (fel)synen ändrades dock när man sa att förbundet hade i runda slängar 18 000 medlemmar över hela Sverige som sysslade med såväl rollspel, brädspel, datorspel, osv.. * Infomaterial Det är svårt att förutsäga vad som kommer gå åt av det material man har i montern. Främst försvann "Starta förening"-häftet, vi hade ca 100 ex och hade behövt runt 300 ex. SVEROKmappen gick också åt fort, liksom det nytryckta "Kortspel som hobby"-häftet (som inte tog slut, men var väldigt populärt). * Kontaktuppgifter Vi behöver inte bara ta emot kontaktuppgifter, utan även kunna ge besökarna info om hur de kontaktar oss på ett smidigt sätt. Till exempel genom att ha visitkort (kanske kort med enbart hemsideadress och kanslitelefonnummer på). Vi borde även ha en lista över bra personer att kontakta i olika distrikt / riks / ang. olika hobbygrenar, så att man lätt kan 'peta besökaren i rätt riktning'. * Demokrati i SVEROK - vår struktur Det finns för lite tryckt information om hur förbundet funger. Det efterfrågades ett häfte i stil med det tänkta 'Vad är SVEROK'-häftet (i samma serie som "Kortspel som hobby"). Ett blad med fakta/statistik om förbundet behöver också tas fram. * Databasen? Hade vi tillgång till databasen på mässan, så som vi hade tänkt oss? - Kartans placering. Kartan bör placeras bättre i montern, nu satt den i fothöjd och blev inget större blickfång. * Prickig karta En del besökare ansåg sig veta att det inte fanns föreningar nära dem. Eftersom de oftast hade fel skulle en karta med prickar där föreningarna finns vara en bra sak att ta fram. * Frågor som ställdes: "Vad är SVEROK?" "Vad är rollspel?" "Varför så våldsamma?" "Vad gör förbundet?" "Varifrån kommer pengarna?" En del frågor som ställs borde man kunna diskutera svar på under genomgången före mässan, så att man kan bemöta dem på ett bra sätt. Andra (t.ex.: "Vad tycker du om mord?") är svårare att förutse... :) [d] Visa SVEROK och hobbyn som en alternativ fritidssysselsättning/alternativ till idrotten.
Vi presenterade inte förbundet/hobbyn som ett alternativ över huvud taget, vilket är ett avsteg från planen (vi hade tänkt vara ganska direkta och aningen fräcka). Däremot hade vi en monter på mässan, och därmed syntes vi och visade att även våra hobbyer är en fritidssysselsättning. Här uppstod en diskussion kring hur man egentligen kan presentera förbundet/hobbyn som ett alternativ, och vad utövare får genom en 'SVEROK-hobby' som de inte får genom idrott. Det finns mycket gemensamt; gemenskap, delaktighet, att det är kul, samhällelig fostran (efter mycket tankebollande). Saker som motion vs kreativitet (hjärngympa) eller tävling vs lek (idrott har ett större tävlingsmoment än våra hobbyer) var motsatsförhållanden som vi tyckte oss se. Ovanstående är saker man skulle kunna ta upp när man talar med besökare, då helst i diskussionsform snarare än att lägga fram det som fakta för besökaren. Nästa mässa * Hålla föredrag. Där kan man peka lite snällt på saker som t ex de lite småknasiga värderingarna av idrott / annat som finns i bidragsgivandet från staten... "70000 för att få ungdomar till en skola under en helg, medan idrottsförbund får många miljoner för att bygga en egen lokal." * Paneldiskussion Övrigt - Brister i informationsflödet inom förbundet! Delvis, ska väl sägas, med tanke på att det trots allt var folk från fyra (fem?) distrikt samt FS i montern. * TVn var dålig, och av det övriga vi hyrde av mässan var det mycket som var dyrt. Därför funderade vi på ett "mässkit" som kanske borde finnas i distrikten. Det skulle kunna innehålla TV, vitrinskåp, spotlight, broschyrställ samt vikvägg. Det skulle även kunna innehålla ett 'lathund / tänk på detta'-papper där tidigare monterarrangörer har skrivit ned sina erfarenheter (t ex den här rapporten/utvärderingen). Detta ska diskuteras mer, och ett ordentligt förslag tas fram. * 'Tröjprincipen' (bilaga) * Materialet från riks kom fram för sent! Det duger inte att saker kommer till montern efter mässans öppnande, även om det finns orsaker till det. * Projektansvarig - det skulle behövas en person/grupp personer med mer kontroll över situationen, till exempel var folk är under mässan, var man kan ordna fram nytt material, vem som har hand om vad (såväl före, under som efter mässan), vilka saker som kommer varifrån, etc. Dessutom, före mässan hade vissa svårt att hinna med det de skulle ordna till montern, medan andra var färdiga långt i förväg. Det skulle underlättas av att alla rapporterade till en person, som sedan kunde omfördela uppgifterna vid behov. + Lista över monterpersonal / schema - Att det inte fanns en vettig SVEROK-skylt/banderoll i montern Den vi hade var en ihopvikt och upptejpad banderoll, som såg ickeproffsig ut. Var det värt det? Var det bra? En vag uträkning gav att mässan kostade 25000 kr. Alla var eniga om att det var en väldigt bra monter/mässa, och att många kontakter knöts och att förbundet såg bra ut. Många tyckte att det blev lite för dyrt. Med nämnda mässkit skulle man skära ned på kostnaderna till en viss del, även om transporter av mässkitet blir en ny utgiftspost.