INTERN FÖRESKRIFT Nr D-LFV 2009-017929 Ver. 01.00 Fastställd av Gd Datum 2009-04-01 Ansvarig enhet Koncerninfrastruktur Handläggare Håkan Jonforsen Ersätter: D-LFV 2006-000287, D-LFV 2006-014136 och D-LFV 2007-053708 Sida: 1 (8) LFVS BILAR OCH BILRESOR. MILJÖ- OCH TRAFIKSÄKERHETSKRAV SAMT ADMINISTRATIVA REGLER 1 Introduktion Denna föreskrift gäller för LFVs köp och leasing av bilar samt för hyrbilar och upphandlade taxiresor. Föreskriften baseras vad gäller miljö- och trafiksäkerhetskrav på Förordning om miljöoch trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor (SFS 2009:1) med ikraftträdande 2009-02-01. I förordningen ställs krav på årlig rapportering enligt punkt 9 nedan. 2 Tekniska krav 2.1 Personbilar 2.1.1 Miljökrav De personbilar som LFV köper in eller ingår leasingavtal om ska vara miljöbilar som uppfyller kraven i SFS 2009:1 5-9. Om det finns särskilda skäl att frångå kraven ska detta godkännas av divisionschefen/enhetschefen och motiveras skriftligt i rapporteringen enligt punkt 9 nedan. 2.1.2 Trafiksäkerhetskrav och övriga krav 2.1.2.1 Alkolås Personbilar som LFV köper eller ingår leasingavtal om ska utrustas med alkolås. Kravet gäller inte utryckningsfordon. I första hand ska alkolås som upphandlas av LFV centralt användas och värderas mot att motsvarande funktion tillhandahålls från billeverantören. 2.1.2.2 Krockskydd De personbilar som LFV köper in eller ingår leasingavtal om ska uppfylla kraven i SFS 2009:1 18-21.
2 (8) 2.1.2.3 Övriga krav De personbilar som LFV köper in eller ingår leasingavtal om ha antisladdsystem samt vara utrustade klimatanläggning system för att hjälpa föraren att hålla hastigheten (ISA-system) färddator som hjälper föraren köra ekonomiskt vinterhjul däck som alltid har ett mönsterdjup på minst fyra millimeter och som inte är mer än fem år gamla. Däckens slitbanegummi skall vara fritt från märkningspliktig olja. 2.2 Lätta lastbilar 2.2.1 Miljökrav De bilar som LFV köper in eller ingår leasingavtal om ska uppfylla kraven i SFS 2009:1 10-13. Om det finns särskilda skäl att frångå kraven ska detta godkännas av divisionschefen/enhetschefen och motiveras skriftligt i rapporteringen enligt punkt x nedan. 2.2.2 Trafiksäkerhetskrav och övriga krav 2.2.2.1 Alkolås De lätta lastbilar som LFV köper eller ingår leasingavtal om ska utrustas med alkolås. Kravet gäller inte utryckningsfordon. I första hand ska alkolås som upphandlas av LFV centralt användas och värderas mot att motsvarande funktion tillhandahålls från billeverantören. 2.2.2.2 Övriga krav De lätta lastbilar som LFV köper in eller ingår leasingavtal om ska ha antisladdsystem samt vara utrustade krockkudde på förarplatsen eluppvärmd förarstol nackstöd och bilbälten på samtliga platser samt vara utrustade med system för att påminna om bilbältet klimatanläggning (AC eller ACC) vinterhjul däck som alltid har ett mönsterdjup på minst fyra millimeter och som inte är mer än fem år gamla. Däckens slitbanegummi skall vara fritt från märkningspliktig olja.
3 (8) 2.3 Tunga bilar Med tunga bilar avses buss- och lastbilschassier med totalvikt över 3,5 ton. 2.3.1 Miljökrav När LFV köper tunga fordon ska fordonet vid anskaffningstillfället uppfylla för fordonstypen den högsta av gällande EURO-klass eller svensk miljöklass. Om beslut finns om högre klass från ett visst framtida datum ska denna klass om möjligt väljas, t ex avgasnorm EURO 5 f r o m denna föreskrifts ikraftträdande. För att minimera miljöpåverkan och bränsleförbrukningen ska även fordonets motoreffekt vara väl anpassad till dess huvudsakliga användning. Fordonet bör om möjligt vara utrustat med motor/motorer som även medger drift med förnybara bränslen såsom syntetiskt framställd diesel. 2.3.2 Trafiksäkerhetskrav och övriga krav 2.3.2.1 Alkolås De tunga bilar som LFV köper ska utrustas med alkolås. Kravet gäller inte utryckningsfordon. I första hand ska alkolås som upphandlas av LFV centralt användas och värderas mot att motsvarande funktion tillhandahålls från billeverantören. 2.3.2.2 Övriga krav De tunga bilar som nyttjas i flygplatsdriften ska vara utrustade med krockkudde på förarplatsen system för att påminna om bilbältet fjädrad eluppvärmd förarstol elektriskt uppvärmda och elektriskt justerbara yttre backspeglar färdbromsar utrustade med system för låsningsfrihet ett instrument (tex. varvräknare) som hjälper föraren att utnyttja motorn på optimerat sätt hjälpstartuttag motor- och kupévärmare samt någon form av klimatanläggning (AC alt ACC) för sin huvudsakliga arbetsuppgift anpassade däck på respektive axlar och med ett mönsterdjup på minst tre millimeter. Däckens slitbanegummi skall vara fritt från märkningspliktig olja. Dessutom bör påbyggnationer på tunga bilar vara CE-märkta. Om fordonet ska användas på airside ska konstruktionen dessutom vara säkerhetsbevisad enligt Transportstyrelsens riktlinjer.
4 (8) 3 Drivmedel Bilar som är utrustade med teknik för drift helt eller delvis med förnybara bränslen ska i största möjliga utsträckning drivas med sådana bränslen. 4 Administrativa regler Alla bilar som LFV köper eller ingår leasingavtal om ska registreras i LFVs anläggningsregister (IFS). Där ska framgå vilka bilar som är miljöbilar och vilken teknik för drift som miljöbilarna är utrustade med samt eventuell extrautrustning. Ansvaret för registrering åligger koncernenheterna. Detta gäller även begagnade bilar som köps av LFV. Försäljning av äldre bilar ska ske genom utsedd person på LFV Upphandling med hjälp av ett kontrakterat externt företag. För bilar med värde mindre än 3000 kronor kan försäljningsansvaret delegeras till berörd koncernenhet. 4.1 Förmånsbilar För förmånsbilar gäller även de administrativa regler som finns i intern föreskrift IF D- LFV 2006-286, Bilförmån i LFV-koncernen. 4.1.1 Anskaffning och finansiering Förmånsbilar finansieras genom LFVs ramavtal för fordonsleasing. Statens avropsavtal ska nyttjas. Den operativt fordonsansvariga på LFV Support svarar för avrop av bilarna. 4.2 Tjänstebilar Begreppet tjänstebilar omfattar personbilar, skåpbilar och lätta lastbilar med en totalvikt understigande 3 500 kg samt jeepar som används i tjänsten för persontransporter, arbetsredskap, kontroller och jour-/beredskap i tjänsten. 4.2.1 Anskaffning och finansiering Beslut om anskaffning av tjänstebilar fattas av respektive koncernenhetschef. Tjänstebilar upphandlas av LFV Upphandling. Statens avropsavtal eller alternativt befintliga ramavtal med fordonsleverantörer ska användas vid anskaffning av tjänstebilar. Personbilar finansieras genom LFVs ramavtal för fordonsleasing. För skåpbilar och lätta lastbilar som anpassas till LFVs specifika krav kan en annan form än leasingfinansiering övervägas. 4.2.2 Ansvar för nyttjandet mm 4.2.2.1 Koncernenhetschef Koncernenhetschefen ska säkerställa ett effektivt utnyttjande av enhetens tjänstebilar och ansvarar för att utveckla interna direktiv, riktlinjer och hanteringsrutiner i enlighet med denna föreskrift för bruket av bilarna. Till varje fordon ska koncernenheten utse en fordonsansvarig.
5 (8) 4.2.2.2 Fordonsansvarig Den fordonsansvarige ansvarar för att förare av fordonet informeras om förarens ansvar enligt punkt 4.2.2.3 och 4.2.2.4 nedan fordonet hålls i gott skick service utförs enligt av tillverkaren rekommenderade serviceintervaller skador/brister som uppkommer på fordonet eller i dess trafiksäkerhetsfunktion omedelbart åtgärdas rutiner finns när det gäller åtkomst till fordonet för förare/brukare blankett för skadeanmälan finns i fordonet en aktuell version av koncernenhetens hanteringsrutiner för förare finns i fordonet en körjournal finns i fordonet och som ska fyllas i då fordonet används. Journalen ska visa tid och datum, ort eller plats, syfte med användningen, körsträcka/mätarställning och vem som nyttjat fordonet (förare). Därjämte ska uppgifter om tankning, service och övrigt som är relaterat till fordonets drift registreras. Alternativt kan en elektronisk körjournal baserad på GPS-teknik och med lagring av data till ett minneskort användas. 4.2.2.3 Förare Förarens ansvar ska framgå av Hanteringsrutin för fordonet som ska finnas i fordonet, se förslag Bilaga 1, modell för hanteringsrutiner. 4.2.2.4 Bruk av tjänstebilen Tjänstebilar ska primärt användas för transport av personal, gods och andra uppdrag inom flygplatsens område eller i dess omedelbara närhet. Tjänstebilar får också användas för transport av anställda tillsammans med nödvändig utrustning mellan arbetsplatsen och förrättningsplatser vid en tjänsteresa samt mellan en tillfällig övernattningsbostad och förrättningsplatsen. Tjänstebilen får även användas mellan arbetsplatsen och den anställdes bostad i samband med tjänsteresa om resan påbörjas från bostaden morgonen därpå. Detsamma gäller även på kvällen vid tjänsteresans slut om arbetsplatsen först inte har passerats eller om personen i fråga har beredskapstjänstgöring (jour). All annan körning med tjänstebilar är att betrakta som privat körning och får inte förekomma. Mer information om nyttjande av tjänstebilar finns på LFV-nätet i HR-Direkt. 5 Försäkringar LFV har hos Kammarkollegiet tecknat dels en trafikförsäkring (som är en samlingsförsäkring) dels sedan den 1 juli 2008 ytterligare en samlingsförsäkring bestående av vagnskadeförsäkring och delkaskoförsäkring. Vagnskadeförsäkringen och delkaskoförsäkringen gäller vid varje tillfälle för samtliga på LFV registrerade fordon medan trafikförsäkringen gäller för LFVs samtliga motordrivna fordon som omfattas av trafikskadelagen (såväl registrerade som oregistrerade sådana).
6 (8) 6 Ansvar för uppföljning och rapportering Samtliga förmånsbilar och tjänstebilar som är leasingfinansierade ska anslutas till den fordonsadministration som det av LFV använda leasingföretaget tillhandahåller. För uppföljning av förmånsbilar svarar den operativt fordonsansvariga på LFV Support. För tjänstebilar och tunga fordon ska koncernenhetschefen utse en rapporteringsansvarig för enhetens bilar. Varje koncernenhet bestämmer själv formerna för den interna rapporteringen inom koncernenheten. Ansvariga svarar för rapportering enligt punkt 9 nedan. 7 Hyrbilar Vid upphandling av hyra av personbilar och lätta lastbilar ska LFV uppfylla de krav som finns i SFS 2009:1 23-25. 8 Taxiresor Vid upphandling av taxiresor ska LFV uppfylla de krav som finns i SFS 2009:1 26-29. 9 Rapportering Enligt SFS 2009:1 ska LFV årligen senast 1 mars till Transportstyrelsen redovisa nedanstående data för bilarna i LFV. Den operativt fordonsansvariga på LFV Support svarar för rapportering av punkterna 1-3 samt punkterna 4 och 5 vad avser förmånsbilar samt sammanställning av avsteg enligt punkt 6. De rapporteringsansvariga på respektive koncernenhet svarar för rapportering av punkterna 4 och 5. Rapportering ska ske kvartalsvis i samband med kvartalsrapporteringen till miljösamordnaren på LFV Support. 1. Hur många bilar som köpts in och leasats under året, fördelat på fordonsslag, 2. med vilken teknik för drift som inköpta och leasade bilar är utrustade, 3. hur många av de inköpta och leasade personbilarna och lätta lastbilarna som är utryckningsfordon eller som är särskilt anpassade för personskydd 4. hur stor den sammanlagda volymen av förbrukat bränsle är, fördelat på slag av bränslen och fordonsslag, 5. hur stor andel av de inköpta och leasade bilarna och av de bilar som LFV äger eller leasar som är utrustade med alkolås, och 6. vilka avsteg som koncernenheten har gjort från bestämmelserna i SFS 2009:1 med stöd av 5 tredje stycket, 9, 12, 20 andra stycket, 22 andra stycket, 25 eller 28, samt vilka särskilda skäl som har motiverat dessa avsteg. Därjämte ska LFV Upphandling årligen i samband med årsbokslutet rapportera hur många upphandlingar av bilhyra och taxiresor som har gjorts under året samt hur stor del av dessa som innehåller miljökrav som uppfyller kraven i SFS 2009:1.
7 (8) Modell för hanteringsrutiner Bilaga 1 HANTERINGSRUTINER FÖR FÖRARE Skall förvaras i fordonet Fordonsansvarig för detta fordon är Körjournal Fordonets körjournal ska fyllas i vid varje användning av detta fordon i tjänsten utanför airside-området. Det åligger föraren att registrera de uppgifter som framgår av körjournalen. Om en elektronisk körjournal används skall motsvarande uppgifter matas in i denna. Faktureringskort för drivmedel och övriga driftkostnader Till detta fordon hör ett faktureringskort som ska användas för inköp av drivmedel, olja, tvätt, biltillbehör, etc., samt som betalningsmedel vid verkstads- och servicebesök. Kortet är kopplat till detta fordon och får ej användas till annat fordon. Kortet är en värdehandling som ska förvaras säkert. Eventuell kod ska hållas skild från kontokortet och kontonummer. Förlorat kort anmäls till den fordonsansvarige och till leasingföretaget. Rutiner vid service och underhåll Föraren ska anmäla till den fordonsansvarige när det är dags för service enligt de serviceintervaller som tillverkaren rekommenderar samt anmäla skador/brister som uppkommer på bilen eller i dess trafiksäkerhetsfunktion. För service, reparation och underhåll av bilen ska sådan auktoriserad verkstad anlitas som LFV har serviceavtal med. Det åligger den förare som avhämtar fordonet att kontrollera det utförda arbetet. Som bekräftelse på utfört arbete ska bilverkstadens arbetsorder kvitteras. Det faktureringskort som hör till fordonet ska användas som betalningsmedel. Körsäkerhet Det åligger föraren att följa de gällande trafikreglerna och att köra med medvetet iakttagen försiktighet med hänsyn till egen och andras säkerhet. För undvikande av whiplash-skador ska nackskyddens övre kant vara i samma höjd som huvudets högsta punkt och befinna sig så nära huvudet som möjligt. Föraren ska se till att samtliga passagerare använder säkerhetsbälte. Försäkring Bilen är trafikförsäkrad via LFVs samlingsförsäkring hos Kammarkollegiet. Vid stöld ersätts inte privata ägodelar som förvaras i bilen. En blankett för skadeanmälan ska finnas i bilen. Om en skada inträffar ska en skadeanmälan alltid skrivas tillsammans med den eventuella motparten. Se till att motparten lämnar namn, personnummer/körkortsnummer, registreringsnummer på bilen samt att skadeanmälan skrivs under! Parterna ska ha en
8 (8) kopia var av skadeanmälan. Den ifyllda och underskrivna skadeanmälan lämnas till den fordonsansvarige som hanterar försäkringsärenden vidare inom koncernenheten. Nya skadeanmälansblanketter kan rekvireras från den fordonsansvarige. Böter och eventuella andra kostnader Kostnader som uppkommer genom förarens åsidosättande av lagar och förordningar ska betalas av föraren privat. Övrigt I övrigt gäller koncernenhetens interna direktiv samt riktlinjer enligt den interna föreskriften "LFVs bilar och bilresor".