STRATEGISK POLICY ETT EFFEKTIVT SÄTT ATT STYRA? Betänkande av Policyutredningen Stockholm 2009 Styrelsens strategiska utredningar U 2009:7
Till förbundsstyrelsen för Förbundet Unga Forskare Förbundsstyrelsen beslutade den 14 juni 2009 att tillsätta en utredning med uppdrag att se över Förbundet Unga Forskares policys samt ge förslag på hur förbundet ska använda sig policys. Speciellt har utredningen fått två frågeställningar att besvara: Vad borde förbundets policy har för syfte? Vilka policydokument bör upprättas och hur skulle dessa kunna se ut? Till utredare förordnade förbundsstyrelsen vice ordförande Alexander Sehlström (sammankallande utredningen), styrelseledamot Andreas Svensson och styrelseledamot Johannes Z Wolff. Utredningen har under sitt arbete haft stor hjälp med genomläsning och feedback från förbundsordförande Anders Lundberg, förbundsstyrelseledamöterna Daniel Langkilde och Sara Magnusson, generalsekreterare Theresia Silander Hagström samt projekteldarna David Ebbevi, David Larsson, Johan Boström och Rikard Ahrgren. För hjälpen är utredningen mycket tacksam. Utredningen har antagit namnet Policyutredningen. Utredningen överlämnar betänkandet Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? (U 2009:7) till förbundsstyrelsen samt rekomenderar styrelsen besluta följande: att att att ersätta Förbundet Unga Forskares befintliga policys med policyn i bilaga 1. fastställa följande prioritetsordning för Förbundet Unga Forskares styrdokument: (1) Stadgar, (2) Policys, (3) Delegationsordning och (4) Arbetsordningar och jämförbara styrdokument. utveckla kompetensutvecklingsmodellen i syfte att göra den mer Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 2
lättillgänglig. Utredningen uppmanar dessutom styrelsen att snarast revidera den befintliga delegationsordningen för att säkerställa att den stämmer överens med rådande överordnade styrdokument samt följer önskade beslutsvägar. Uppdraget anses härmed slutfört. Stockholm i september, 2009 Alexander Sehlström Johannes Z Wolff Andreas Svensson Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 3
Innehåll Till förbundsstyrelsen för Förbundet Unga Forskare 2 Innehåll 4 Ordkonvention 7 Sammanfattning 8 1 Vad borde förbundets policy ha för syfte? 9 1.1 Omvärldsanalys 9 1.2 Nulägesanalys 9 1.2.1 Momentananalys 9 1.2.2 Ökad decentralisering av beslut 10 1.3 Trendmatchning 11 1.4 Strategiformulering 11 1.4.1 Vad är en värdering? 11 1.4.2 Policyns syfte och målgrupp 12 2 Vilka policydokument bör upprättas? 13 2.1 Omvärldsanalys 13 2.2 Nulägesanalys 14 2.3 Strategiformulering 14 2.3.1 Förslag på kapitel 14 3 Hur skulle föreslagna kapitel kunna kunna se ut? 16 3.1 Tolkning av stadgarna 16 Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 4
3.2 Organisationens struktur 17 3.2.1 Övergripande 17 3.2.2 Riksstämman 18 3.2.3 Förbundsstyrelsen 19 3.2.4 Verkställande utskottet 19 3.2.5 Generalsekreteraren 20 3.2.6 Kansliet 20 3.3 Grundläggande principer 21 3.3.1 Unga för unga 21 3.3.2 En ideell organisation 21 3.3.3 En lärande organisation 22 3.3.4 Öppenhet och tillgänglighet 22 3.4 Ideella uppdragstagare 23 3.4.1 Grundläggande kring ideella uppdragstagare 23 3.4.2 Organisation och arbetsledning 25 3.5 Personal 26 3.6 Medlemmar 27 3.7 Distrikt 27 3.8 Riktlinjer för kommunikation 28 3.8.1 Förbundets syn på kommunikation 28 3.8.2 Grundläggande principer för kommunikation 29 3.8.3 Förbundets namn och förkortningar 29 3.8.4 Intern kommunikation 30 3.8.5 Extern kommunikation 31 3.8.6 Kommunikationsansvar 33 3.9 Riktliner för kompetensutveckling 34 3.10 Riktlinjer för ekonomiarbetet 34 3.10.1 Vad handlar ekonomiarbetet om? 34 3.10.2 Grundläggande principer för ekonomi 35 3.10.3 Förvaltning av tillgångar 36 3.10.4 Hantering av värdehandlingar och tillgångar 37 3.10.5 Budget 37 3.10.6 Redovisning och bokföring 39 3.10.7 Gåvor till Förbundet Unga Forskare 40 3.10.8 Representation 40 3.10.9 Ekonomiansvar 41 3.11 Riktlinjer för samarbeten och sponsring 42 3.11.1 Företagspartners 43 Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 5
3.11.2 Sponsring 43 3.11.3 Ansvarsfördelning 44 3.12 Riktlinjer IT 45 3.12.1 IT som princip 45 3.12.2 IT och säkerhet 45 3.12.3 Förbundets närvaro på Internet 46 3.13 Alkohol och droger 47 3.14 Miljö och omvärld 47 3.15 Säkerhet och krishantering 48 3.16 Förankring av policyn 49 3.17 Policyändringar och ikraftträdande 49 Bilagor 51 Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 6
Ordkonvention Utredningen använder sig av ord och fraser på följande sätt med tillhörande betydelse. Förbundet Unga Forskare Inledningsvis per stycke/moment används Förbundet Unga Forskare och där efter förbundet. Ideellt aktiva Ideellt aktiva, alternativt aktiva, är benämning på de personer som på uppdrag av förbundsstyrelsen arbetar ideellt för att uppfylla Förbundet Unga Forskares uppdrag. Medlemmar och medlemsorganisationer Förbundet Unga Forskares medlemmar, även kallade medlemsorganisationer, är föreningar och projektgrupper anslutna till Förbundet Unga Forskare. Medlemmar i medlemsorganisationerna benämns som föreningar och projektgruppers medlemmar. Unga Forskare Hela organisationen (förbund, distrikt, förening och individ) benämns Unga Forskare. Uppdragstagare Uppdragstagare är ett samlingsnamn för såväl ideella uppdragstagare som för personal (anställda uppdragstagare). Riksstämman Stavas med stor begynnelsebokstav. Förbundsstyrelsen, verkställande utskottet och generalsekreteraren Stavas med liten begynnelsebokstav. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 7
Sammanfattning Utredningen har funnit att Förbundet Unga Forskares policy bör syfta till att internt kommunicera organisationens grundläggande värderingar och principer samt skapa goda förutsättningar för en tydlig identitet och enhetlighet, vägleda och stötta uppdragstagare i förbundet i deras respektive uppdrag, skapa tydlighet kring organisationens struktur och beslutsvägar samt tydliggöra ansvarsfrågor. För att uppfylla det föreslagna syftet har utredningen gett förslag på 17 nya kapitel att ersätta Förbundet Unga Forskares nuvarande policy med. Förslagen basseras dels på dagens policys, diskussioner om hur man önskar det ska vara samt på andra organisationers policydokument (se bilaga 2). Förslagen bygger på principen att texten i första hand ska vara vägledande och endast undantagsvis regelliknande. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 8
1 Vad borde förbundets policy ha för syfte? 1.1 Omvärldsanalys Utredningen kan se ett ökat intresse för Förbundet Unga Forskare och dess verksamhet från externa parter, detta dels genom att antalet individer som är samlade i medlemsorganisationerna de senaste åren har ökat, dels genom et ökat kontaktsökande från externa organisationer. 1.2 Nulägesanalys 1.2.1 Momentananalys I dagsläget finns tre policydokument: 1. 2. 3. Policy för Förbundet Unga Forskare - FS 08-3 Policy för Förbundet Unga Forskare - Personal Policy för Förbundet Unga Forskare - Kompetens Policy 1 är senast reviderad vid FS 08-3, men har funnits i närmast oförändrad version sedan våren år 2007. Policyn har inget tydligt syfte beskrivet och dess innehåll har mycket olika nivåer på vad som komuniceras; från rena värderingar till mer eller mindre kompletta manualer för utförande av olika uppgifter. Spannet för mottagare av informationen är därför mycket stort och sträcker sig från styrelsen ner till aktiva i verksamhetsgrupper. Policy 2 antogs på FS 09-1 efter inrådan av utredning U 2009:1 Perso- Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 9
nalpolicy. Policyns syfte är väl definierat och vem som är mottagare av informationen lika så: Förbundets personalarbete regleras i Förbundet Unga Forskares policy och ska vara vägledande för personalchef/generalsekreterare. Policyn kommunicerar värderingar som personalchefen skall beakta i sitt arbete med Förbundet Unga Forskares personal. Policy 3 antogs på FS 09-2 efter inrådan av Guncha Welsapar. Policyns syfte är väl definierat och vem som är mottagare av informationen lika så. Policyn kommunicerar värderingar som generalsekreteraren skall beakta i sitt arbete med Förbundet Unga Forskares uppdragstagare. Det kan, trots att policy 2 och 3 i sig har tydliga syften, inte finns ett övergripande syfte med policydokumenten. 1.2.2 Ökad decentralisering av beslut Förbundsstyrelsen har tydligt tagit riktning mot att bli en strategisk styrelse. Styrelsen har lämnat rent operativa frågor och har delvis gjort det samma med taktiska frågor. Som en konsekvens av detta har styrelsens direkta inblandning i de diskussioner där merparten av besluten i organisationen tas minskat. Detta har lett till ett ökat ledarskapsfokus i organisationen och mer och mer ansvar läggs direkt på de ideella uppdragstagarna. Styrelsen har gott förtroende för att deras förmåga att fatta kloka besluts. Mottrend Styrelsens minskade närvaro där besluten fattas i kombination med otydliga styrdokument leder dock till problem ibland. De ideella saknar vägledning uppifrån och fattar därför ibland beslut efter sina egna värderingar, och inte organisationens. Drivkrafter Styrelsen driver på decentralisering av besluten i sin strävan att bli strategisk. Utveckling Trenden bedöms hålla i sig och möjligen förstärkas. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 10
1.3 Trendmatchning Intern trend Extern trend Intern trend 0 +1 Extern trend +3 0 Tabell 1. Trendmatchning av tidigare beskrivna trender. I tabell 1 kan man utläsa att en ökad decentralisering av beslut i kombination med ett ökat intresse för Unga Forskare och den verksamhet organisationen bedriver starkt påverkar varandra. Behovet av lika värderingar rakt igenom organisationen ökar med andra ord i takt med att intresset för organisationen ökar samt om organisationen växer. 1.4 Strategiformulering Vad borde då Förbundet Unga Forskares policy ha för syfte? Sett endast till de interna trenderna blir det uppenbart att policyn skulle kunna användas för att förmedla styrelsens värderingar i syfte att vägleda och stödja de aktiva i deras arbete. Genom att alla får ta del av samma värderingar och får samma vägledning skapas förutsättningar för att göra Förbundet Unga Forskare än mer enhetligt som organisation och skapa en starkare identitet. Tittar man till de externa trenderna är syftet någorlunda det samma, det vill säga ett fokus på att skapa en enhetlighet och tydlig identitet. Oavsett vem du frågar i organisationen kommer svaret att vara baserat på samma grund. 1.4.1 Vad är en värdering? En direkt följdfråga som uppstår är vad som avses med värderingar. För att besvara det kan man utgå från den interna trenden där det är tydligt att mer och mer ansvar och tillit läggs på de ideellt aktiva. Rimligt vore det därför om de värderingar som policyn komuniceras är skrivna på ett sådant sätt att de inte förminskar de aktivas ansvar eller tillit till att de kan fatta goda beslut själva. En värdering i det avseende som nu diskuteras handlar alltså inte pri- Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 11
märtom regler och förordningar, utan ska ses som vägledande och utgöra ett effektivt hjälpmedel. Med värdering avses dessutom grundläggande förutsättningar som organisationen skall bedriva sin verksamhet utefter. Det kan handla om att förmedla styrelsens tolkning av stadgarna i vissa avseenden, hur förbundets beslutsprocesser fungerar och liknande. 1.4.2 Policyns syfte och målgrupp Med detta som bakgrund föreslår utredningen att syftet med Förbundet Unga Forskares policy bör formuleras enligt följande: Policyns syfte och målgrupp Syfte Förbundet Unga Forskares policy syftar till att internt kommunicera organisationens grundläggande värderingar och principer samt skapa goda förutsättningar för en tydlig identitet och enhetlighet vägleda och stötta uppdragstagare i förbundet i deras respektive uppdrag skapa tydlighet kring organisationens struktur och beslutsvägar tydliggöra ansvarsfrågor. Målgrupp Policyn riktar sig till alla som är med och bedriver sådan verksamhet som förbundsstyrelsen svarar inför Riksstämman för. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 12
2 Vilka policydokument bör upprättas? 2.1 Omvärldsanalys Omvärldsanalysen har bestått i att läsa och förstå hur andra organisationer har valt att författa sina policys. Primärt har utredningen riktat in sig på följande organisationsformer i detta arbete: Ideella organisationer Paraplyorganisationer Universitet och högskolor De flesta organisationer har någon form av styrdokument sanktionerade av styrelsen i syfte att reglera och vägleda organisationen på något sätt. Dock är det få som har styrdokument som vars upplägg stämmer överens med det syfte för policyn som utredningen föreslår. Av de undersökta organisationerna var universitet och högskolor i särklass bäst på att författa policys och i många fall stämde dessa överens med föreslaget syfte för policyn. Ideella organisationer, speciellt ungdomsorganisationer, tycks inte ha lagt så omfattande tankar och arbete vid sina policys. På sin höjd fanns något enstaka kapitel författat som, närmast uteslutande, förmedlar vad man skulle kunna klassa som politiskt korrekta åsikter och värderingar. I bilaga 2 återfinns en sammanställning över den dokumentation som utredningen har tagit del av. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 13
2.2 Nulägesanalys Som noterat i nulägesanalysen tidigare har Förbundet Unga Forskare idag tre policydokument. Utredningen bedömmer policy 2 och 3 stämma överens med det föreslagna syftet för policyn. Policy 1 är däremot till största del författad utan att stämma överens med föreslaget syfte. Därmed inte sagt att den behandlar oviktiga frågor. Utredningen har i policy identifierat att det idag finns mer eller mindre välskrivna tankar som kan utvecklas till fullgoda policys på följande områden: Personal Kompetens Alkohol och droger Miljö Externa relationer Ekonomi 2.3 Strategiformulering Utifrån analyserna ovan föreslår utredningen dels en norm för hur policyn författas och dels förslag på kapitel som bör upprättas. För att underlätta för mottagare av policyn att ta till sig den och för att undvika att delar inte kommer bort bör alla policyns delar vara samlade i ett dokument. 2.3.1 Förslag på kapitel Utredningen föreslår att följande kapitel upprättas i policyn: 1. 2. 3. Policyns syfte och målgrupp Tolkning av stadgarna Organisationsstruktur Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 14
4. 5. 6. 7. 8. 9. Grundläggande principer Ideella uppdragstagare Personal (likt befintlig policy 2) Riktlinjer för förbundets arbete med medlemmar Riktlinjer för förbundets arbete med distrikten Riktlinjer för kommunikation 10. Riktlinjer för kompetensutveckling (likt befintlig policy 3) 11. Riktlinjer för ekonomiarbetet 12. Riktlinjer för samarbeten 13. Riktlinjer för IT 14. Alkohol och droger 15. Miljö och omvärld 16. Säkerhet och krishantering 17. Förankring av policyn 18. Policyändringar samt ikraftträdande Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 15
3 Hur skulle föreslagna kapitel kunna kunna se ut? 3.1 Tolkning av stadgarna Allt förbundet gör måste förhålla sig till förbundets stadga. Det kan dock uppstå tveksamheter kring hur stadgan skall tolkas. En tolkningssvårighet som är väl värd att nämna är den om organisationens syfte vars tolkning har varit uppe för diskussion många gånger. Utredningen föreslår att det i policyns inledande delar fastslås vad som generellt gäller kring tolkning av stadgan, samt att de kända tolkningssvårigheter som finns diskuteras mer noggrant. Tanken är att dokumentet ska kompletteras allt eftersom fler betydande tolkningar av tvetydigheter i stadgarna görs. Utredningen föreslår därför följande text i policyn: Tolkning av stadgarna Tolkningsrätt av stadgar Förbundsstyrelsen äger tolkningsrätten för stadgarna mellan två Riksstämmor. Förtydligande av Förbundet Unga Forskares syfte Förbundet Unga Forskares syfte är enligt stadgarna 1.2. följande: Förbundets syfte är att genom organiserad fritidsverksamhet främja ungdomars intresse för naturvetenskap och teknik, samt dess roll i samhället. Förbundet Unga Forskares verksamhet ska bedrivas utifrån tolkningen nedan: Förbundets syfte är att utveckla ungas intresse för naturvetenskap och teknik samt tydliggöra ungas roll inom naturvetenskapens och teknikens utvecklande av världen. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 16
3.2 Organisationens struktur Förbundet Unga Forskares organisationsstruktur bör beskrivas i policyn i syfte att ge alla läsare av policyn samma bild av förbundets grundläggande uppbyggnad samt sätta gemensamma namn på olika delar av organisationen. Att visa på vilken organisationsstruktur förbundet har förtydligar dessutom beslutsvägar och övergripande ansvarssituation. 3.2.1 Övergripande Utredningen föreslår följande text angående Förbundet Unga Forskares övergripande organisationsstruktur: Organisationsstruktur Övergripande Förbundet Unga Forskare arbetar på tre nivåer: Strategiskt val av syften och mål Taktiskt val av metod och planering Operativt genomförande Förbundet Unga Forskares utskott och grupper bör ha en arbetsordning. Förbundet Unga Forskares organisationsstruktur och beslutsvägar beskrivs schematiskt av följande organisationsträd. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 17
Medlemmar Distrikt Riksstämman Revisorer Förbundsstyrelsen Valberedning Gundel Cornelias Stipendiefond för Unga Forsakre Påverkansarbete Verkställande utskott. Generalsekreteraren Kansliet Administrativ verksamhet Värdestödjande verksamhet Värdeskapande verksamhet 3.2.2 Riksstämman Givet från Förbundet Unga Forskares stadgar är att Riksstämman är förbundets högsta beslutande organ. Riksstämman utgörs dels av representanter för förbundets alla medlemmar samt en representant från vardera av förbundets distrikt. Givet från stadgarna är bland annat att Riksstämman tillsätter en förbundsstyrelse, en valberedning samt revisorer. Utöver det stadgereglerade uppdraget för Riksstämman bör Riksstämman vara upplagd på så sätt så att det främjar diskussion och utveckling av hela Unga Forskare, inte bara förbundet. Riksstämman Riksstämman är Förbundet Unga Forskares högsta beslutande organ och bör förutom sitt stadgereglerade uppdrag utformas så att det främjar diskussion och utveckling av hela Unga Forskare, inte bara förbundet. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 18
3.2.3 Förbundsstyrelsen I förbundets stadgar står det i 5.5 Styrelsen ansvarar för den centrala verksamheten. Förbundets verksamhet och storlek är så pass omfattande att styrelsen inte kan genomföra verksamheten på egen hand. Utredningen föreslår att det av den anledningen inte sker någon ändring i frågan om styrelsens arbetssätt. Styrelsen bör med andra ord fortsätta arbeta närmast uteslutande med strategiska och långsiktiga frågor och delegera genomförandet av den operativa och i de flesta fall även taktiska verksamheten till en generalsekreterare. Från gåvobrevet för Gundel Cornelias stipendiefond för Unga Forskare framgår det dessutom att förbundsstyrelsen är förvaltare av den nämnda stiftelsen. Förbundsstyrelsen Förbundsstyrelsen bör uteslutande arbeta med strategiska frågor rörande hela Förbundet Unga Forskare. Arbetet ska präglas av långsiktighet och beslut skall fattas på välgrundade underlag. Taktiska och operativa frågor bör delegeras i största möjliga utsträckning. Utredningen föreslår därtill att förbundsstyrelsen åläggs huvudansvaret för Förbundet Unga Forskares påverkansarbete riktat mot politiker, myndigheter andra liknande organisationer. Påverkansarbetet bör vara målinriktat samt styrt av det åsiktsdokument Riksstämman förväntas anta år 2010. Förbundsstyrelsen ansvarar för Förbundet Unga Forskares påverkansarbete riktat mot politiker och opinionsbildare. Påverkansarbetet ska ske i enlighet förbundets åsiktsdokument. 3.2.4 Verkställande utskottet Utredningen föreslår att verkställande utskottet behålls som en förlängning av förbundsstyrelsen för att möjliggöra för att formella styrelsebeslut kan fattas mellan förbundsstyrelsen sammanträden. Verkställande utskottet Verkställande utskottet bör endast behandla frågor som är delegerade av förbundsstyrelsen samt taktiska frågor som inte kan behandlas Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 19
av generalsekreteraren. Utskottet bör alltid hantera förbundsstyrelsens frågor om personval. 3.2.5 Generalsekreteraren Förbundet Unga Forskare har en generalsekreterare vars uppdrag kan jämställas med en verkställande direktörs uppdrag i ett bolag, det vill säga leda organisationen utefter de ramar som styrelsen ger. Generalsekreteraren Generalsekreteraren är Förbundet Unga Forskares högsta tjänsteman och är övergripande ansvarig för förbundets taktiska och operativa verksamhet. Generalsekreteraren arbetar på direkt uppdrag av förbundsstyrelsen att verkställa styrelsens beslut och fungerar som en länk mellan förbundsstyrelsen och verksamheten. 3.2.6 Kansliet Till kansliet räknas idag främst administrativa uppdrag så som ekonomioch medlemsadministration. Den faktiska verksamheten kan sägas fungera som en egen del i organisationen, även om den till största del utgår och leds från kansliet. Utredningen ser här ett behov av att förändra synen på förbundets organisationsstruktur och göra det tydligt att såväl administration som verksamhet är en del av kansliet. Anledningen är att skapa ökad tydlighet om att all verksamhet är del av ett förbund Förbundet Unga Forskare där all verksamhet syftar till att nå samma övergripande mål och där alla delar är lika viktiga för att uppnå detta samt att ingen verksamhet i sig är oberoende av varandra. Kansliet Kansliet leds av förbundets generalsekreterare. Kansliets arbete delas in i följande verksamheter: Värdeskapande verksamhet Värdestödjande verksamhet Administrativ verksamhet Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 20
Värdeskapande verksamhet Den verksamhet som direkt syftar till att nå förbundets mål och syfte kallas värdeskapande verksamhet. Värdestödjande verksamhet Den verksamhet som i andra led syftar till att nå förbundets mål och syfte genom att stötta den värdeskapande verksamheten på olika sätt kallas värdestödjande verksamhet. Administrativ verksamhet Funktioner som servar såväl den värdeskapande och den värdestödjande verksamheten med olika rent administrativa uppgifter kallas administrativ verksamhet. 3.3 Grundläggande principer I policyns första kapitel som förmedlar värderingar bör grundläggande principer fastslås som förbundet arbetar utefter: 3.3.1 Unga för unga En av de viktigaste principerna för hur förbundet bedriver sin verksamhet är att den bedrivs av unga och att den är till för unga. Principen har funnits länge och bör nedtecknas i policyn: Grundläggande principer Unga för unga Förbundet Unga Forskare är ett ungdomsförbund och allt förbundet gör ska genomföras med mottot unga för unga. Med detta menas att både mottagare och sändare i största möjliga utsträckning ska utgöras av unga personer. 3.3.2 En ideell organisation Förbundet Unga Forskare bygger på ideellt engagemang, vilket är en Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 21
sedan länge outtalad princip och som fastslogs redan i den existerande personalpolicyn. Att därför betala ideella uppdragstagare, det vill säga arvodera, för deras arbete ser utredningen som mycket motsägelsefullt. Arvodering kan även leda till att det ideella engagemanget ifrågasätts och att ingen vill göra något utan ersättning. Detta ser utredningen som en farlig väg som kan äventyra förbundets möjlighet att bedriva verskamhet då de ekonomiska möjligheterna att arvodera är små. Utredningen föreslår med given bakgrund följande formulering: En ideell organisation Förbundet Unga Forskare är en ideell organisation där det ideella engagemanget värdestätts mycket högt. Det ideella engagemanget är inte bara en metod för att genomföra verksamhet utan också ett utmärkt sätt att låta unga människor växa och utvecklas genom sina uppdrag. Engagemanget ska, så långt det är möjligt, vara ideellt. Endast när mycket särskilda förutsättningar föreligger kan arvodering utgå. 3.3.3 En lärande organisation Hur förbundet bör arbeta för att bevara och utveckla den kunskap som förbundets uppdragstagare har är viktigt att förmedla i policyn anser utredningen: En lärande organisation För att på bästa sätt arbeta för organisationens uppdrag strävar Förbundet Unga Forskare efter att vara en lärande organisation. Genom att ta till vara på erfarenheter och lärdomar både inom och utanför organisationen har vi goda förutsättningar att hitta effektiva lösningar och för att anpassa oss efter förändrade förutsättningar. Vi ser motgångar som positiva i den bemärkelse att vi får tillfälle att lära oss av våra misstag, och det är en självklarhet att vi tar till vara på dessa tillfällen. Lärandet ska ske på alla nivåer i organisationer och utövas av alla uppdragstagare. Detta skapar förutsättningar för samtidig utveckling av förbundet. 3.3.4 Öppenhet och tillgänglighet Att förbundet är öppet för alla i målgruppen har det aldrig funnits någon tvekan om, och att då nedteckna detta i policyn torde vara klokt. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 22
Öppenhet och tillgänglighet Förbundet Unga Forskare är en öppen organisation, och all vår verksamhet ska vara tillgänglig för alla i vår målgrupp Det är en självklarhet för oss att ingen diskriminering tolereras. 3.4 Ideella uppdragstagare Kapitlet handlar om våra ideella uppdragstagare. Det viktigaste och mest centrala kring dessa är att det är de som utgör förbundets kärna. Utan förbundets ideella uppdragstagare skulle inte förbundet existera, och det är viktigt att göra klart denna centrala roll. Därför föreslår utredningen följande text: Ideella uppdragstagare Ideella uppdragstagare i Förbundet Unga Forskare De ideella uppdragstagarna är Förbundet Unga Forskares viktigaste tillgång. Förbundets verksamhet bedrivs i så stor utsträckning som möjligt utifrån ideella insatser. Det är självklart att förbundets ideella uppdragstagare ska ha en central och betydelsefull plats i organisationen. Personal bör alltid ses som ett komplement och stöd till de ideella uppdragstagarna, och inte tvärtom. 3.4.1 Grundläggande kring ideella uppdragstagare Det finns mycket att säga kring våra ideella uppdragstagare som kan vara till hjälp exempelvis i generalsekreterarens arbete kring dessa. Utredningen föreslår därför att följande värderingar tas med i policyn: Att våra ideella uppdragstagare är medlemmar i någon av Förbundet Unga Forskares medlemsorganisationer anser utredningen borde vara en självklarhet: Grundläggande värderingar kring ideella uppdragstagare Det är en självklarhet att man som ideell uppdragstagare är medlem i Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 23
någon av Förbundet Unga Forskares medlemsorganisationer. Våra ideella uppdragstagare utgör med sin centrala roll, som tidigare fastslagits, förbundets ansikte. Det är därför viktigt att de då också känner till det, och kan representera förbundet: Förbundet Unga Forskares ideella uppdragstagare är i många fall förbundets ansikte, såväl utåt som inåt. Det är därför mycket viktigt att alla ideella uppdragstagare har en grundläggande kännedom om hela förbundet och kan representera organisationen på ett tillfredsställande sätt. Kompetensutvecklingspolicyn svarar på hur kompetensutveckling ska gå till, men det vore klokt att här fastslå att de ideella uppdragstagarna ska ta del av denna, och vem som ansvarar för detta: De ideella uppdragstagarna bör vid behov genomgå fortbildning för att utvecklas mot att bättre kunna genomföra sina respektive uppdrag. För detta ansvarar respektive arbetsledare. Med erfarenheter och viss eftertanke inses att det inte är särskilt klokt att överbelasta och riskera att bränna ut våra ideella uppdragstagare: Det är viktigt att alla ideella uppdragstagare har en sund arbetsbelastning och det uppmuntras att det ständigt förs en öppen diskussion kring arbetsbelastning och hälsa. Arbetsbelastningen får aldrig äventyra den ideella uppdragstagarens välbefinnande och ej heller kvaliteten i verksamheten. Det är viktigt att eftersträva transparens i organisationen, för att inte de ideella uppdragstagarnas förtroende ska undergrävas, samt att det är viktigt att alltid utgå från en så stor rekryteringsbas som möjligt för att kunna hitta de mest lämpade ideella uppdragstagarna. Därför föreslås följande: Förbundet Unga Forskares alla projektledaruppdrag ska utlysas så att alla förbundets medlemmar enkelt ska kunna nå dem. Respektive arbetsledare ansvarar för utlysning av uppdraget. Det är eftersträvansvärt att så även sker för övriga ideella uppdrag. Ideella uppdragstagare är individer, som kan må bra av uppmuntran och viss kritik ibland. Därav följande förslag: De ideella uppdragstagarnas arbete ska kontinuerligt utvärderas och framgångar bör uppmuntras, speciellt efter fullgjort uppdrag. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 24
Att de ideella uppdragstagarnas arbetsmiljö diskuteras är viktigt för att öka kvaliteten på det utförda arbetet och bädda för ett fortsatt engagemang i förbundet. Det är även viktigt att ideella uppdragstagare känner ansvar för sitt arbete, och att målen nås: Det bör alltid föras en diskussion med arbetsledaren kring arbetsförhållanden och ansvar, samt inflytandet kring detta. Det är viktigt att de uppsatta målen nås, och att alla ideella uppdragstagares åsikter blir hörda. Självgående ideella uppdragstagare kräver mindre arbetsledning, och kan bidra till en ökad ansvarskänsla, vilket ses som positivt. För att behålla kunskaper och erfarenheter inom förbundet, är det viktigt att det sker bra överlämningar: Det är alltid viktigt att överlämningar mellan avgående och tillträdande uppdragstagare sköts på ett bra sätt, så att kunskaper och erfarenheter kan tas tillvara. 3.4.2 Organisation och arbetsledning Hur organisationen och ansvaret ser ut kring våra ideella uppdragstagare är viktigt för alla berörda att känna till och vara överens om. Följande består av en nedteckning av hur organisationen ser ut idag, samt de värderingar kring denna som utredning uppfattat idag redan existerar: Organisation och arbetsledning Det övergripande ansvaret för Förbundet Unga Forskares ideella uppdragstagare åläggs generalsekreteraren, som även ansvarar för all rapportering om måluppfyllelse till förbundsstyrelsen. De ideella uppdragen kan delas in i följande: Projektledare - leder en verksamhet Verksamhetsaktiv - genomför verksamhet Reseledare - ansvarar för planering och genomförande av en stipendieresa Projektledare Projektledare ansvarar för en särskild verksamhet, och leder ofta en därtill hörande verksamhetsgrupp bestående av verksamhetsaktiva. Strategisk policy - ett effektivt sätt att styra? 25