GÖTEBORGS UNIVERSITET FÖRSLAG Avd. f. personal och organisationsutveckling 2003-01-28 F1 4375/02 Ulf Broberg, Hilding Sjödén TJÄNSTLEDIGHETSPOLICY 1 Regelsystemet Rätten resp. möjligheten till tjänstledighet regleras i ett antal lagar, förordningar och avtal 1.1 Regler enligt lag eller förordning - Semesterlagen - Förordning om friåret (2001:1300) - Lag (1974:981) om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning - Föräldraledighetslag (1995:584) - Lag (1988:1465) om ersättning och ledighet för närståendevård - Lag (1997:1293) om rätt till ledighet för att bedriva näringsverksamhet - Lag (1998:209) om rätt till ledighet av trängande familjeskäl - Anställningsförordning (1994:373) - annan anställning för fullmaktsanställd, 19 - Tjänstledighetsförordning (1984:111) - utlandstjänstgöring, 5-7b - föräldraledighet, 8-9 - vissa kommunala uppdrag, 10 - facklig anställning, 10a - annan ledighet, 10b - Lag (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen - ledighet för det fackliga uppdraget, 6 - Lag (1979:1184) om rätt till ledighet för vissa föreningsuppdrag inom skolan, m.m. - Regeringsformen - uppdrag som riksdagsledamot, 4 kap 6 - Kommunallagen (1991:900) - kommunalt förtroendeuppdrag, 4 kap 11, 32 - Arbetsmiljölagen (1977:1160) - för att fullgöra uppgifter som skyddsombud eller ledamot av skyddskommitté, 6 kap 5, 16 - Lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet - för att deltaga i förhandling, 17, 4 kap 11, 32 - Lagen (1997:1293) om rätt till ledighet för svenskundervisning för invandrare
1.2 Regler i kollektivavtal - Allmänt löne- och förmånsavtal (ALFA) - semester, 5 kap - innehav av flera anställningar, 1 kap 9-14 - läkar- eller tandläkarbesök, 9 kap 1 - allvarligt sjukdomsfall, dödsfall, begravning, bouppteckning inom egen familj eller den närmaste släktkretsen, 9 kap 2 - flyttning, 9 kap 2 - fackligt uppdrag, 9 kap 2 - examen och tentamen, 9 kap 2 - studier, 9 kap 3 - tjänstgöring i totalförsvaret, 9 kap 4-7 - riksdagsledamotskap, 9 kap 9 - Trygghetsavtalet, TA - ledighet under uppsägning Rätten till tjänstledighet är således, liksom villkoren för densamma, i hög grad författnings- och avtalsreglerad. I många fall är reglerna tvingande för arbetsgivaren. I andra fall lämnas utrymme för arbetsgivarens skälighetsbedömningar. De senare fallen aktualiserar frågan om en arbetsgivarpolicy. I första hand gäller detta - tjänstledighet för friår - tjänstledighet för annan anställning utöver den ledighet som skall beviljas enligt föreskrift i ALFA, kap 1 - ledighet för att bedriva näringsverksamhet utöver den rätt som enligt lag tillkommer arbetstagare - ledighet i andra fall med stöd av Tjänstledighetsförordningen, 10b 2 Bedömning och bedömningsgrunder Den försöksverksamhet med friår, som för närvarande bedrivs i ett antal kommuner, varav Göteborg är en, och vilken kan förväntas bli utsträckt till att omfatta hela landet, är en av statsmakterna beslutad arbetsmarknadspolitisk åtgärd innebärande möjligheter för de anställda att under en period om minst tre månader och högst ett år vara tjänstlediga för personlig utveckling eller kompetensutveckling. Under friåret utgår aktivitetsstöd. Det är mot den angivna bakgrunden rimligt att myndigheten intar en så generös attityd till tjänstledighet för friår, som verksamheten medger. Det kan för övrigt framhållas att endast ett begränsat antal anställda kan komma i åtnjutande av friårsledighet, då de till länsarbetsnämndens förfogande stående medlen för ändamålet är begränsade. Vad avser ledighet för annan anställning gäller enligt ALFA, 1 kap 10, att ledighet skall beviljas den som har en tillsvidareanställning, som omfattas av avtalet, för att inneha visstidsanställning, som likaledes omfattas av avtalet. Sådan ledighet beviljas längst tre år. Denna tidsbegränsning gäller emellertid inte ledighet för 2
att inneha sådan anställning som enligt högskoleförordningen får tidsbegränsas för längre tid än tre år. Om arbetsgivaren finner att särskilda skäl föreligger kan längre ledighet än tre år beviljas även för annan visstidsanställning, som omfattas av ALFA. Enligt ALFA, 1 kap 11, får en arbetstagare vara ledig för att ha annan anställning även i andra fall än de som anges i 10, om arbetsgivaren så medger. En sådan ledighet får omfatta högst sex månader, om inte arbetsgivaren finner särskilda skäl för längre ledighet vara för handen. Denna sistnämnda typ av ledighet är förhållandevis vanlig. Det är också förhållandevis vanligt att ledighet beviljas för längre perioder än sex månader, något som i allmänhet torde förklaras av att man från arbetsgivarsidan sett fördelar i att en arbetstagare skaffat sig erfarenheter från andra delar av samhällslivet erfarenheter vilka kommer verksamheten till godo när arbetstagaren återgår i tjänst. För att sådana för verksamheten positiva effekter skall uppnås förutsätts emellertid att tjänstledigheten inte sträcker sig över så lång tid att arbetstagaren mer eller mindre förlorar kontakten med sin ordinarie arbetsplats och den verksamhet som där bedrivs. Man kan heller inte bortse från de personalplaneringsproblem, som är förenade med tjänstledigheter och då inte minst upprepade förlängningar av desamma. Ytterligare ett, hittills oftast förbisett, problem rör personalkostnaderna. Också för arbetstagare, som är tjänstlediga för annat arbete utanför det statliga området, erlägger universitetet premier för statens avtalsförsäkringar, något som medför betydande kostnader för myndigheten. Även om det finns skäl för arbetsgivaren att i många fall intaga en generös attityd till ledighet för att inneha annan anställning, finns således också skäl för att i vissa fall intaga ett mer restriktivt förhållningssätt. Utgångspunkten för arbetsgivarens bedömning av ansökningar om ledighet för annat arbete, utöver den som arbetstagaren enligt avtal har rätt till, bör i första hand vara verksamhetsperspektivet, d.v.s. dels om ledigheten kan ske utan olägenheter för verksamheten, dels om den på sikt kan ha positiva effekter för verksamheten genom t. ex. det kompetenstillskott som tillförs verksamheten när arbetstagaren återgår i tjänst. För partiella tjänstledigheter finns i vissa fall starka skäl för att bevilja förhållandevis långa ledigheter för annat arbete. Detta gäller främst när verksamheten har ett direkt intresse av att ha personal med förankring i såväl universitetets verksamhet som i verksamhet utanför universitetet. I särskilt hög grad är detta fallet för professionsutbildningar. Lärares yrkesverksamhet vid sidan av universitetsanställningen kan i sådana fall vara ett led i att utveckla och säkra utbildningarnas kvalitet. En speciell problematik är knuten till "internrekrytering" mellan enheter inom universitetet. Inte sällan förekommer att anställda vid viss institution (motsv.) erbjuds möjlighet att arbeta på visstidsanställningar inom andra delar av universitetet och därvid åtnjuter tjänstledighet från grundanställningen. I många fall 3
handlar det om arbetsuppgifter som till sin karaktär är sådana att de innehållsligt skulle ha kunnat utföras inom ramen för tillsvidareanställningen. Det bör i sådana fall i första hand övervägas att ingå avtal mellan berörda institutioner (motsv.) om att arbetet skall utföras inom ramen för tillsvidareanställningen. Arbetstagare har under vissa förutsättningar rätt till ledighet för att bedriva näringsverksamhet. Verksamheten får dock inte konkurrera med arbetsgivarens verksamhet. Ledigheten får inte heller innebära väsentlig olägenhet för arbetsgivarens verksamhet. Rätten till ledighet är begränsad till högst sex månader. Någon föreskrift om möjlighet till förlängning under förutsättning av arbetsgivarens medgivande finns inte i den lag, som reglerar denna typ av ledighet. Däremot kan förlängd ledighet ges med stöd av Tjänstledighetsförordningen, 10b (se nedan). Bedömningen av förlängd ledighet bör ske utifrån samma utgångspunkt som för ledighet för att inneha annan anställning utanför ALFA:s tillämpningsområde. Vad gäller beviljande av annan ledighet enligt Tjänstledighetsförordningen 10b bör allmänt sett restriktivitet iakttas, dock med beaktande av vad som i paragrafens andra stycke sägs om hänsynstagande till den anställdes familjesociala situation vid prövning av frågor om partiell tjänstledighet. I övrigt bör även i dessa fall verksamhetsperspektivet vara utgångspunkten för bedömningen, såvida inte synnerliga skäl föreligger för prövning utifrån andra grunder. 2.1 Riktlinjer Med hänvisning till det ovan anförda skall följande riktlinjer gälla för tjänstledighet utöver sådan ledighet som enligt lag, förordning eller avtal skall medges: a) ledighet för friår skall beviljas såvida den inte medför synnerlig olägenhet för verksamheten b) ledighet för annat arbete utanför ALFA:s tillämpningområde skall beviljas för sex månader, såvida detta inte medför synnerlig olägenhet för verksamheten. Ledigheten får under samma förutsättning förlängas ytterligare sex månader om särskilda skäl föreligger. Som särskilda skäl räknas då bland annat sådana för verksamheten positiva effekter, som kan bli följden av de erfarenheter arbetstagaren förvärvar från andra delar av samhällslivet. Ledigheten kan, om synnerliga skäl föreligger, förlängas ytterligare. Den sammanlagda ledighetsperioden för annat arbete får dock inte överstiga två år. Vad avser partiell tjänstledighet omfattande högst 50% av heltidstjänstgöring för verksamhet inom område med praxis-koppling till den verksamhet vid universitetet inom vilken den tjänstledige är verksam får emellertid också tvåårsgränsen överskridas. c) ledighet för att bedriva näringsverksamhet, utöver de sex månader som arbetstagaren enligt lag har rätt till, prövas utifrån samma utgångspunkter som dem som enligt punkt b gäller för ledighet för annat arbete. d) annan ledighet enligt Tjänstledighetsförordningen 10b beviljas normalt endast för enstaka kortare perioder såvida inte synnerliga skäl för att medge längre ledighet är för handen. Ett undantag är emellertid partiell tjänstledighet för vilken särskilda skäl avseende arbetstagarens familjesociala förhållanden kan åberopas. I sådana fall skall ledighet normalt beviljas. 4
e) Vid internrekrytering av tillsvidareanställd personal till tidsbegränsat arbete vid annan enhet än den där den anställde har sin tillsvidareanställning skall, i de fall arbetsuppgifterna är av liknande karaktär som dem, som är förenade med tillsvidareanställningen, i första hand övervägas att ingå avtal mellan berörda enheter om att arbetet skall utföras inom ramen för tillsvidareanställningen. Visstidsanställning bör komma i fråga först i de fall arbetsuppgifternas karaktär tydligt skiljer sig från dem, som ingår i tillsvidareanställningen. Undantag från riktlinjerna kan, efter särskild framställning, medges i undantagsfall. 3 Handläggningsfrågor För anställda vid universitetet gäller att ansökan om tjänstledighet skall vara skriftlig och ange åberopad ledighetsorsak. Det åligger den, som beviljats ledighet, att snarast meddela arbetsgivaren förändrade förhållanden avseende ledighetsorsaken. Ansökan om förlängning av ledighet eller om ny ledighet, vilken inges under en pågående ledighetsperiod om minst tre månader, skall normalt tillställas arbetsgivaren senast en månad före utgången av pågående ledighet. Beslut om ledighet skall vara skriftligt. Den, som fattar beslutet, skall vara väl insatt i de lagar och andra författningar, som reglerar arbetstagares rätt till ledighet. Om ansökan avslås skall beslutet motiveras. Arbetstagaren skall vidare underrättas om hur beslutet kan överprövas. (Myndighets beslut i ärenden om tjänstledighet enligt Tjänstledighetsförordningen kan inte överklagas. Talan mot sådana beslut förs enligt lagen om rättegången i arbetstvister.) Om en arbetstagare begärt ledighet för en viss tidsperiod och i en viss omfattning får arbetsgivaren inte besluta om ledighet för annan period eller i annan omfattning än den begärda. Dock gäller att om på varandra följande ledighetsperioder, som grundas på samma omständigheter, åtskils endast av tjänstgöringsfria dagar skall också de mellanliggande dagarna räknas in i ledigheten. Om arbetsgivaren gör bedömningen att den ledighet, som ansökan avser, bör omfatta annan tidperiod eller ha annan omfattning än den önskade, skall frågan diskuteras med arbetstagaren. Om denne inte är beredd att ändra ansökan skall denna antingen avslås eller beviljas för begärd tid och i önskad omfattning. Med få undantag föreligger ingen rätt för arbetstagare att byta ut ledighet av en orsak mot ledighet av en annan orsak. Arbetsgivaren prövar i det enskilda fallet om utbyte får göras. Ett av undantagen från huvudregeln gäller arbetstagarens rätt att byta semester mot ledighet för sjukdom eller annan semesterlönegrundande ledighet. Andra undantag gäller rätt att i vissa fall byta ledighet med föräldrapenning mot ledighet med tillfällig föräldrapenning resp. mot sjukpenning. I dessa fall är det emellertid försäkringskassan, som fattar beslut. 5
Ledighet skall tidsbegränsas. Endast undantagsvis och om synnerliga skäl föreligger får ledighet beviljas tills vidare. Vid tidsbegränsad ledighet finns, med vissa undantag, ingen rätt för arbetstagaren att avbryta ledigheten. Undantagen återfinns i studieledighetslagen, föräldraledighetslagen, lagen om rätt till ledighet för att bedriva näringsverksamhet samt lagen om ersättning och ledighet för närståendevård. Enligt de tre förstnämnda lagarna är dock vissa villkor om varseltid m.m. förenade med denna rätt. Det föreligger inte heller någon rätt för arbetsgivaren att upphäva ledigheten mot arbetstagarens vilja, såvida det inte framstår som uppenbart att orsaken till ledigheten upphört. I de flesta fall krävs således att arbetsgivare och arbetstagare är överens om att ledigheten skall avbrytas. Innan beslut om tjänstledighet för längre perioder än tre månader fattas skall arbetstagare och arbetsgivare ingå överenskommelse om de villkor som skall gälla för att få avbryta ledigheten i förtid. Om en arbetstagare beviljats ledighet tills vidare föreligger rätt för båda parter att avbryta ledigheten. Om arbetstagaren begär att få återgå i tjänst är det emellertid arbetsgivaren, som prövar när detta får ske. 6