ARMA 2000 - the Future is Now Arkivkonferens i Las Vegas 21-26/10-2000

ARMA 2000 - the Future is Now Arkivkonferens i Las Vegas 21-26/10-2000 Reseberättelsen upprättad av: Cecilia Dahlin, administrativa avd. Stockholms gatu- och fastighetstkontor

Inledning Som arkivarie i en kommunal förvaltning, som dessutom endast verkar i Stockholmsområdet, finns det få möjligheter att delta i internationella konferenser rörande arkivfrågor. I oktober fick jag dock möjlighet att bevista ARMA:s konferens i Las Vegas tack vare ett frikostigt stipendium från Arkivrådet AAS som täckte mina resekostnader samt uppehälle. Konferensavgiften betalade min arbetsgivare, gatu och fastighetskontoret. Om ARMA... ARMA är en amerikansk förening för yrkesverksamma inom informations- och dokumentsektorn, dit bl.a. arkivarier, bibliotekarier och s k recordsmanagers hör. Föreningen har ca 10 000 medlemmar, främst amerikaner och kanadensare, men också internationella medlemmar från över 30 andra länder. Syftet med ARMA är bl.a. att sprida information och kunskap om dokumenthanteringsfrågor samt skapa nätverk mellan yrkesverksamma inom verksamhetsområdet. Om ARMA 2000, Las Vegas ARMA arrangerar årligen en internationell konferens, som vanligtvis äger rum i olika amerikanska städer. I år hade Las Vegas utsetts som konferensstad och platsen för evenemanget var hotell Hilton. Över 2500 medlemmar deltog i konferensen samt utställare från närmare 200 företag. Konferensen pågick den 23-26 oktober men redan under helgen påbörjades en förkonferens i form av seminarier och deltagarmöten. Under konferensdagarna anordnades ett 70-tal seminarier, varav många pågick parallellt. Merparten av seminarierna behandlade olika aspekter av hantering av elektroniska handlingar men det förekom också mer allmänna seminarier om ledarskap, hur man driver projekt etc. Allmänna reflektioner över Las Vegas Jag landade i Las Vegas lördag eftermiddag efter 15 timmars flygresa, inklusive byte i Chicago. Vädret var varmt och soligt men efter att ha varit vaken i över ett dygn orkade jag knappt vistas ute utan ville bara sova. Jag hann dock med en rekogniseringstur till hotell Hilton, där konferensen skulle äga rum. Hilton visade sig vara ett typiskt Las Vegas hotell, dvs. gigantiskt till formatet, en lyxig framtoning, affärer i bottenvåningen samt ett casino som utgjorde hotellets hjärta. I Las Vegas domineras en stor del av staden av spektakulära hotell, uppbyggda kring olika teman. I exempelvis hotellet Paris kretsar allt, liksom namnet antyder, kring Frankrikes huvudstad. Då man befinner sig i bottenvåningen promenerar man runt i en något mindre upplaga av kvarteren i Paris. Restaurangerna serverar rätter från det franska köket och utanför hotellet står ett Eiffeltorn som till formatet är halvskaligt jämfört med det riktiga. Det finns också ett hotell med temat New York (naturligtvis med Frihetsgudinnan som hotellets portalfigur), en pyramid med en sfinx framför, en medeltida borg och ett sjörövarnäste.

Många av stadens intressantaste affärer är belägna i hotellen men eftersom stadens casinon utgör centrum i varje hotell kan man inte shoppa utan att passera spelborden och de enarmade banditerna. Allt i Las Vegas är uppbyggt kring spelande. De enda stolar som förekommer i hotellen, förutom de som finns i restaurangerna, är belägna framför spelautomaterna. Det förekommer inga fönster eller klockor i spelhallarna. Syftet med detta är att vi skall glömma tid och rum och förlora mer pengar... Alla casinon har dessutom värdinnor som går runt och serverar gratis drinkar, allt för att man inte skall ta paus från spelandet. Efter ett par dagars ofrivilligt vistande i casinon kände jag mig otroligt trött på alla blinkande lampor och plingande ljud från spelautomaterna. Mitt eget spelande inskränkte sig därför till en dollar, vilket alltså motsvarade ett spel i en automat. Jag förlorade......dessutom är trafiksituationen i Las Vegas ohållbar... Las Vegas är uppbyggt mitt ute i öknen. Den grönska som finns ger en känsla av konstgjordhet vilket också är mitt allmänna intryck av staden. Enligt en taxichaufför har Las Vegas ca 12 regndagar om året, varav jag lyckades pricka in 4. Om konferensprogrammet... Internationellt gruppmöte Hela söndagen deltog jag i ett internationellt gruppmöte, där ett 40-tal deltagare från länder utanför USA och Kanada samlades för en diskussion. Deltagarna utgjordes av arkivarier, records managers samt bibliotekarier från bl.a. Turkiet, Italien, Japan, Malta, Australien, Jamaica och Filippinerna. Vi var också tre nordbor, två svenskar och en islänning (för övrigt de enda nordborna på hela konferensen!). Förmiddagens diskussioner kretsade kring de problem som uppstår kring arkivfrågor i olika länder. Många problem är likartade i de flesta länder, exempelvis lagring av elektroniska handlingar, men det förekommer också olikheter beroende på kulturella orsaker, sociala skillnader, varierande lagstiftningar samt olikartade organisationer och strukturer. Brasiliens problem med korruption och stenhård byråkrati kändes främmande för min del liksom flera länders strävan efter att hemlighålla myndigheternas handlingar. Diskussionerna kom också att fokuseras kring ett ämne, som för oss i Sverige är helt obekant, nämligen skillnaden mellan arkivarier och records managers. I många länder, bl.a. USA, har man gjort en uppdelning av arkivarieyrket (som det ser ut i Sverige) i två olika yrken.

Arkivarierna är oftast universitetsutbildade med inriktning på historia. Det material de hanterar är också historiskt, dvs. inaktuellt. Records managers är oftast administratörer som når yrket via en mer affärsinriktad karriär. De hanterar aktuella, juridiskt giltiga handlingar, vilket också inkluderar digitalt upprättade handlingar, bl.a. dataregister och e-post. Brasilien, som också har denna uppdelning av arkivarieyrket, ansåg att detta utgör ett problem, bl.a. på grund av att det förekommer stora status- och budgetskillnader mellan yrkesgrupperna. Att hantera elektroniska arkiv anses i Brasilien som finare, vilket innebär att en records manager får en högre status och vanligtvis också tillgång till en större budget än en arkivarie. Efter en gemensam lunch ägnades eftermiddagen främst åt föredrag rörande hantering av elektroniska handlingar. Ett par japanska deltagare diskuterade kring temat Beyond records management och en nederländsk arkivarie visade ett föredrag om elektronisk dokumenthantering Gruppmöte för arkivarier Måndag förmiddag anordnades ett antal gruppmöten för olika yrkesgrupper och branscher. Själv deltog jag i en gruppdiskussion om arkivfrågor. Det var tänkt att deltagarna skulle framföra sina problem och diskutera dem i gruppen, vilket misslyckades totalt p g a en nonchalant seminarieledare. Efter en diskussion om mikrofilmning kontra skanning avslutades debatten och alla störtade iväg till den gemensamma lunchen i utställningshallen. Utställningen Närmare 200 företag deltog i utställningen. De flesta företag var amerikanska, varav endast ett fåtal finns etablerade i Sverige. Trots att produkterna bygger på en amerikansk standard fanns det en hel del intressant att se, framför allt en del förslag på hur man kan lösa olika förvaringsproblem. Arrangören hade på ett listigt sätt löst det vanligt förekommande problemet med att få konferensdeltagarna att närma sig utställningsbåsen. Alla deltagare tilldelades ett särskilt kort i vilket man skulle samla ett antal stämplar, som tillhandahölls av företagen. Den sista konferensdagen samlades alla kort in och man deltog därmed i en tävling där första pris var en resa till Hawaii. Detta arrangemang gjorde att man på ett naturligt sätt blev tvungen att gå fram till företagsrepresentanterna som då fick chansen att göra reklam för sina produkter. Då jag bevistar utställningar i Sverige går jag ofta förbi vissa montrar, exempelvis där olika typer av programvara till datorer säljs eftersom det är svårt att snabbt se vilken funktion produkten har. Mer än en gång har jag råkat ut för en tidsödande demonstration av ett dataprogram som överhuvudtaget inte intresserar mig. Genom detta arrangemang kunde man på ett smidigt sätt gå nära ett utställningsbås och snabbt orientera sig om produkten utan att bli påtvingad en demonstration. Kodak hade funnit en egen lösning på hur man fångar åhörarnas intresse. En gång i timmen visades en 10 minuters show och då denna var slut lottades en skanner ut. Hantering av webbaserad information Jag deltog i ett seminarium rörande hantering av webbaserad information; Recordkeeping and the Web: Challenges for records managers and archivists. Detta ämne intresserade mig eftersom stadsarkivet har drivit samma diskussion inom Stockholms stad, dvs. hur förvaltningarna och bolagen skall kunna bevara sina hemsidor för eftervärlden. Jag hade förväntat mig att föredragshållaren skulle erbjuda en lösning hur man kan lagra websidorna

digitalt men istället blev det en presentation av de problem en digital lagring innebär samt en redovisning av en genomförd undersökning hur de amerikanska universiteten hanterar frågan. XML Tisdag eftermiddag inleddes med ett föredrag om det webbaserade programspråket XML. Liksom alla andra arkivarier som har gått företagsuniversitets kurs har jag under ett par års tid fått XML presenterat som en möjlig lösning för ett framtida bevarande av digitala handlingar. Jag var därför nyfiken på att höra hur XML presenteras i amerikanska arkivsammanhang. Föredraget fokuserades kring en presentation av XML och dess styrka, dvs att programspråket ger oss möjlighet att använda samma översättning oavsett vilken programvara vi än använder, vilket gör lagringen systemoberoende. Föredraget gav mig egentligen inget nytt men blev en bra repetition för min del och jag kunde också konstatera att presentationen av XML görs på samma sätt i USA som i Sverige. Yrkesroller Jag bevistade seminariet Flourishing in the future: The information profession in the 21 st century, som handlade om hur yrkesrollerna inom informations- och dokumenthanteringsområdet har förändrats. Från att ha hanterat i arkiv i pappersform har vi fått nya sorters medier där handlingar framställs, vilket också har medfört att arkivarieyrket idag ser annorlunda ut jämfört med 30 år sedan. Som arkivarie ställs man inför en helt annan typ av frågeställningar då man hanterar digitala handlingar än då arkiven är pappersbaserade. Föredragshållaren gav olika förslag på hur framtiden kommer att se ut och olika exempel på hur yrkesrollerna kommer att förändras ytterligare och vad vi själva kan göra för att förbereda oss såväl mentalt som utbildningsmässigt. Under konferensdagarna hölls flera föredrag om arkivariens respektive records managerns yrkesroller, vilka eventuella problem uppdelningen innebär etc. Mellan föredragen deltog jag också i flera diskussioner rörande ämnet och fick bekräftat från flera amerikanska arkivarier att uppdelningen på många sätt utgör ett problem. Seminariet The partnership between records management and archives behandlade frågan ingående och gav en historisk återblick av varför det är olika yrkesgrupper som hanterar historiska respektive aktuella, juridiskt giltiga dokument och hur man skall verka för ett samarbete mellan yrkesgrupperna. I egenskap av svensk arkivarie har jag svårt att förstå att man gör en uppdelning av vem som skall hantera handlingen utifrån dess status i livscykeln vilket också gjorde det svårt att förstå hur dessa yrkesgrupper arbetar i praktiken. IT-projekt Det enda mer allmänt hållna seminarium jag besökte var From data mapping to reconciliation: A guide to working successfully with IT som handlade om hur man som arkivarie eller motsvarande driver ett IT-projekt på ett framgångsrikt sätt. Föredragshållaren gjorde en genomgång av olika databegrepp som man bör känna till, exempelvis skillnader mellan olika typer av databaser och gick också igenom ett antal punkter vad man bör tänka på som projektledare. Även detta föredrag visade sig överensstämma innehållsmässigt med det jag har lärt mig om detta ämne i Sverige.

Om banketten... Tisdag kväll var det dags för den stora ARMA-banketten. Att amerikaner är förtjusta i prisutdelningar har jag förstått redan tidigare men jag visste inte att det är så utbrett i alla yrkeskategorier. Under kvällens lopp delades det ut ett otal priser; för årets bästa chapter (dvs geografiskt delområde inom ARMA), årets bästa medlemmar inom respektive chapter, bästa hemsida, bästa artikel, bästa företag etc. Inom varje kategori delades dessutom ut 6 olika priser, beroende på de geografiska delområdenas storlek och antal medlemmar och inom varje kategori lästes dessutom ett antal hederomnämnanden upp! Varje pristagare fick också en möjlighet att äntra scenen och hålla tacktal, ledsadgade av lättklädda damer. Kvällens höjdpunkt under prisutdelningen var när årets hedersmedlemmar utsågs som får ingå i ARMA:s Company of fellows. Pristagarna var rörda till tårar och höll långa tal. Återigen kände jag av de kulturella skillnaderna. I Sverige skulle denna typ av tillställning vara omöjlig att genomföra. Jag pratade också med en av ARMA:s brittiska medlemmar som berättade att man i en engelsk arkivförening hade infört ett pris som årligen skulle delas ut till en medlem som hade utmärkt sig inom yrket. Priset blev dock kortlivat då medlemmarna tyckte att det var obehagligt att själva behöva arbeta för att bli nominerade. Prisutdelningen pågick åtminstone till elvatiden på kvällen, då jag gav upp och gick hem till hotellet. För min del blev det lite väl många priser som delades ut och också väl många tårdrypande tacktal. Problemet med prisutdelningen var också att den försvårade kontakterna med andra bankettgäster. Ingen ville störa ceremonin som pågick uppe på scenen vilket gjorde att man satt tyst hela kvällen, istället för att umgås med sina bordsgrannar. Det förekom också uppträdande i annan form under kvällen, som var betydligt mer underhållande. Under prisutdelningen gjordes det avbrott för framträdanden av s k look-alikes i skepnad av Cher, Tina Turner, Jay Leno och Blues brothers som alla var mycket professionella och dessutom liknade sina förlagor såväl utseendesom röstmässigt. Allmänna synpunkter Allmänna synpunkter Samtliga seminarier jag bevistade var intressanta och väl genomförda av föredragshållarna, som var vältaliga och professionella. Däremot blev jag förvånad över hur lite jag egentligen lärde mig under själva seminarierna. -What s love got to do with it?? Jag kunde snabbt konstatera att det är likartade diskussioner som förs i USA och Sverige och konferenser som genomförs i de båda länderna behandlar också samma ämnen.. Eftersom USA i många fall anses som ett föregångsland, bl.a. vad det gäller ny teknik, hade jag förväntat mig mer långtgående diskussioner och lösningar än vad som presenterades men det kändes samtidigt tryggt att veta att Sverige ligger långt framme i dessa sammanhang.

Ett irritationsmoment var att ARMA-konferensen, som utgav sig för att vara internationell, trots detta hela tiden vände sig till de amerikanska deltagarna och endast belyste amerikanska förhållanden. Konferensen hade blivit betydligt mer givande om de internationella deltagarnas hade fått möjlighet att föra fram sina erfarenheter från respektive hemland. Det mest givande med konferensen var de diskussioner jag förde mellan seminarierna med deltagare från andra länder. Att få chans att diskutera skillnader och likheter mellan de olika länderna gör att man ser på sin egen verksamhet med nya ögon. Jag hade bl.a. en intressant diskussion om bevarande av ritningar med en arkivarie på ett amerikansk byggföretag med internationella förgreningar. Hon informerade mig om att de sparar sina relationsritningar i 15 år, även då det gäller fastigheter de själva äger! En viss skillnad jämfört med Sverige där ritningarna åtminstone bevaras så länge som byggnaden finns kvar och oftast även längre än så. Jag fick också veta att man nyligen hade hittat bortglömda ritningar över amerikanska lansortskyrkor som hade byggts i slutet av 1800-talet. Trots att dessa ritningar sedda med amerikanska ögon anses som mycket gamla hade i stort sett alla gallrats, endast ett fåtal plockades undan för bevarande. Konferensen var på många sätt välorganiserad och bra men det fanns också åtskilliga saker att kritisera. Det som förvånade mig mest var att konferensdeltagarna kom och gick hur de ville under föredragen, vilket var mycket störande. Då föredragshållarna var färdiga och det var dags för frågestund reste sig mer än hälften av deltagarna och lämnade lokalen, vilket gav en ljudnivå som medförde att vi som stannade kvar knappt uppfattade den fortsatta diskussionen. Första seminariet jag deltog i trodde jag att detta var en engångsföreteelse men tyvärr kom detta beteende att upprepas på samtliga föredrag jag deltog i. Under konferensdagarna hölls sammanlagt ett 70-tal seminarier och oftast pågick uppemot 10 seminarier samtidigt. Däremellan hade vi kafferaster som varade närmare en timme och dessutom extratimmar då företagen som deltog i utställningen fick tillfälle att demonstrera sina produkter. För min del kändes det som onödigt mycket pauser, utställningen hann man med att besöka ändå. Jag hade hellre velat ha möjlighet att delta i fler seminarier. Dokumentationen från föredragen hanterades på ett bra sätt. I samband med att man registrerade sig fick man en CD-romskiva med föredragshållarnas overheadbilder. Innan föredragen började delades dessutom en papperskopia ut, som man kunde föra anteckningar på. Efter konferensens slut lades alla bilder från föredragen ut på ARMA:s hemsida, vilket också gav oss deltagarna en möjlighet att läsa dokumentationen från alla de föredrag man aldrig hann gå på. (Just dokumentationsbiten är enligt min åsikt ofta bristfällig på svenska konferenser och här har vi något att lära från USA). Däremot kändes den skriftliga information som ARMA spred innan konferensen, exempelvis på sin hemsida, som både otillräcklig och förvirrande. Som internationell deltagare dök det upp många frågor när man läste hemsidan, som man sedan fick besvarade först då konferensen började. Mitt allmänna intryck av konferensen var att den var mycket välorganiserad och intressant. Även servering av kaffe och luncher gick oväntat smidigt trots att köerna hade en tendens att bli oroväckande långa. Lokalerna var fräscha och rymliga och trots det stora antalet deltagare fanns det sittplatser till alla. Föredragshållarnas bilder syntes bra och ljudmässigt fungerade allt också bra. Det var endast ett föredrag som hölls i en lokal i närheten av den sal där banketten skulle äga rum som utsattes för ljudproblem. Mitt under föredraget genomfördes en högljudd soundcheck som tvingade föredragshållaren att sluta innan det egentligen var dags.

Även om jag inte lärde mig särskilt mycket av själva seminarierna tyckte jag ändå att konferensen var mycket givande, framför allt genom kontakterna med andra arkivarier och yrkesverksamma inom samma verksamhetsområde. Att se hur andra länder arbetar fick mig att ifrågasätta mitt eget arbetssätt och även den verksamhet jag arbetar i. Vid Hoover Dammen. Det är väldigt högt...