Personalenhetens verksamhetsplan 2013-2015 Kortversion Yvonne Andersson, Personalchef
Umeå universitet som arbetsgivare Umeå universitet kommer de närmaste åren att möta en ökad konkurrens om personal både från andra lärosäten och från andra arbetsgivare. Vi måste därför prioritera vårt arbete med en väl genomtänkt arbetsgivarpolitik och strategier för arbetet med Human Resources (HR). Autonomireformen som infördes 2010 ger Sveriges lärosäten större möjligheter att skapa lokala förutsättningar med attraktiva och internationellt konkurrenskraftiga anställningsförhållanden och karriärvägar. Den ger oss också nya möjligheter att på ett effektivt sätt kombinera ett mer strategiskt ledarskap med den inre organisationen. Universitetsledningen har inlett ett långsiktigt arbete med att öka de attraktiva förutsättningarna i lärarbefattningarna. I detta ingår även utveckling av karriärvägar pedagogiska och konstnärliga samt för samverkan. I Förvaltningens kundenkäter har det framkommit behov från administrativ personal och chefer om ökade möjligheter till kompetensutveckling. Medarbetarundersökningen 2011 visade att Umeå universitet behöver ta fram åtgärder för att minska arbetsbelastningen, fortsätta att utveckla former för inflytande och delaktighet samt ge ökad tro på framtiden när det gäller den egna arbetssituationen. Sammantaget har vi på Umeå universitet höga krav på oss att stärka vårt varumärke som arbetsgivare under de närmaste åren. Vi rekryterar cirka 500 medarbetare varje år, och konkurrensen om arbetskraft är både nationell och internationell. Ett starkt varumärke som arbetsgivare kräver att vi fortsätter att utveckla den inre kulturen och förutsättningarna i arbetsmiljön, men också att vi aktivt marknadsför oss som arbetsgivare utåt. Ett jämställt, inkluderande universitet med likabehandling är den grund som all vår verksamhet ska bygga på.
Sammanfattning av verksamhetsplaneringen för personalenheten I arbetet med verksamhetsplaneringen har vi utgått från Umeå universitets Vision 2020 och Verksamhetsplan för 2013-2015. Personalenhetens stödjande funktion har stor betydelse i arbetet med och genomförandet av universitetets övergripande mål och delmål. Av universitetets 41 delmål är 17 stycken direkt riktade till arbetsgivaransvaret och därmed personalenhetens uppdrag. De delmålen kommer därför att ha stor inverkan på Personalenhetens verksamhetsplanering och prioritering de närmaste åren. Arbetet med delmålen pågår under våren 2013, och våra utvecklingsuppdrag kan därför behöva omprioriteras. Under perioden 2013-2015 behöver vi öka insatserna inom följande områden: Strategisk kompetensförsörjning - Utveckla förutsättningar för olika befattningar och karriärvägar. - Utveckla ändamålsenliga löne- och anställningsvillkor. - Stödja individuell utveckling. - Stödja prefekter och chefer i deras arbete med strategisk kompetensförsörjning. Starkt strategiskt ledarskap - Öka det administrativa stödet till akademiska ledare. - Erbjuda olika former av ledarutvecklingsinsatser. Utvecklat medarbetarskap - Främja delaktighet och inflytande, hälsa Hälsofrämjande insatser - Möta kvinnors och yngre medarbetares ökade ohälsa. - Öka ledares kompetens inom arbetsmiljöansvar och risk-och friskfaktorer i arbetslivet. - Insatser för att främja delaktighet och inflytande. Professionellt och kvalitetssäkert HR-stöd - Göra ansvars- och arbetsfördelningen tydlig. - Säkerställa rätt kompetens - Kvalitetssäkra och effektivisera personalprocesserna. Under 2013 påbörjas ett intranätprojet inom Umeå universitet, vilket innebär arbete med att föra över och utveckla informationen från den nuvarande anställdawebben. Ett införande av ett nytt intranät innebär ett stort arbete för hela personalenheten då vi har ansvar för över 200 sidor på den nuvarande anställda- och chefswebben. Vi måste även fortsätta arbetet med att öka informationen på engelska. Förbättringsarbetet att kvalitetssäkra och effektivisera löne- och personalprocesserna fortsätter. Detta är en del i det utvecklingsarbete som vi inledde 2011, HR i förvandling. Utöver arbetet med processerna arbetar vi med att utveckla stödet till chefer i HR-frågor. Det sker exempelvis genom att tydliggöra universitetets HR-stöd, dess roller och uppdrag, samt att öka information och kompetensutveckling till HR-stödet. Den löneadministrativa avdelningen (LA) berörs av den nationella servicecenterutredningen, vilket ger ett ökat behov av att vi mäter effektiviteten och kvaliteten i löneadministrationen.
Enhetens verksamhet och personalsammansättning Personalenheten består av två avdelningar: löneadministration (LA) och personal-och organisationsutveckling (POU). Våra arbetsområden är - verksamhets- och kompetensutveckling - arbetsmiljö och hälsa - ledar- och medarbetarutveckling - omställning/avveckling - jämställdhet och likabehandling - grupp- och organisationsutveckling - personaladministrativa system - pensions- och löneadministration - arbetsrättsliga frågor - avtals- och samverkansfrågor - lönebildningsfrågor Inom alla arbetsområden har vi ansvar för att löpande uppdatera information på anställda- och chefswebben. Vi har även uppgiften att informera och utbilda chefer, medarbetare, personalfunktioner och arbetsmiljöombud för både anställda och studenter. I december 2012 var vi totalt 25 personer anställda vid enheten (23,95 tjänster). Av dessa arbetade 12 medarbetare (10,95 årsarbetare) inom löneadministration, och 11 medarbetare (11 årsarbetare) inom personal- och organisationsutveckling. Vi har 1 chef för personalenheten och 1 områdeschef för löneadministrationen. Utöver de 25 anställda har vi också haft 4 personer inhyrda (1,7 årsarbetare) för olika projekt. Av medarbetarna är 28 procent män och 72 procent kvinnor. Medelåldern är 50 år och 3 personer finns i åldersgruppen 60-64 år. Under 2012 introducerades också 3 nya medarbetare på enheten: 1 löneadministratör och 2 utvecklingskonsulter. Under 2013 kommer vi att introducera 2 nya utvecklingskonsulter.
Uppdrag Personalenheten har ansvar för Umeå universitets arbetsgivarpolitiska arbete. Vårt arbete ska se till att Umeå universitetet kan attrahera, rekrytera, behålla och utveckla samt avveckla kompetens. Utöver det arbetsgivarpolitiska ansvaret har enheten också ansvar för utbildning och samverkan med studenter i frågor kring lika villkor och psykosocial arbetsmiljö. Vårt uppdrag är att driva, samordna och stödja utvecklingen av Umeå universitets arbetsgivarpolitik och personalprocesser. Allt HR-arbete syftar till att stärka verksamhetens kvalitet och konkurrenskraft samt att göra universitetet till en attraktiv arbetsgivare. Det betyder att vi ska - skapa förutsättningar för en samordnad arbetsgivarfunktion - utveckla arbetsgivarpolitiska styrdokument - arbeta med övergripande frågor inom området personal- och organisationsutveckling - ansvara för löne-, system- och pensionsadministration. - Vi ska arbeta för att universitetet är en attraktiv och självklar samarbetspartner för det omgivande samhället och för andra universitet och högskolor. - Vårt arbete grundar sig på helhetssyn och verksamhetsperspektiv, professionalism och framförhållning. Vision - Vi är en enhet som tillsammans känner stolthet, lust och glädje. Vi är efterfrågade och en nationell förebild. - Våra chefer och vår ledning vet vad vi kan stödja dem med, förstår hur vi gör det och varför vi gör det. - Genom vårt sätt att arbeta med Human Resources (HR), bidrar vi till att Umeå universitet är en attraktiv arbetsgivare och har en framgångsrik verksamhet. Uppdraget utför vi genom operativt och strategiskt stöd till chefer och universitetsledning. Verksamhetsidé - Vi ska inleda, utveckla, genomföra och stödja policyer inom det personalpolitiska området. Vi ska också stödja genomförandet av universitetets vision, allt i syfte att stärka kvalitet och konkurrenskraft. - Vi ska arbeta för att rätt kompetens finns för rätt uppgift vid rätt tillfälle. - Vi ska arbeta för att universitetet uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och en attraktiv arbetsplats.
Utmaningar och strategiska prioriteringar de närmaste åren Nedan beskrivs de närmaste årens utmaningar och strategiska prioriteringar. I samtliga utmaningar krävs ett utvecklat arbete med jämställdhet och likabehandling för att universitetet ska bli framgångsrik i att möta utmaningarna. Strategisk kompetensförsörjning för framgångsrik verksamhet En ökande konkurrens om nationell och internationell arbetskraft ökar kraven på oss att utveckla och förbättra vårt arbete med strategisk kompetensförsörjning. Utvecklingsarbetet sker delvis genom att vi bygger och utvecklar vårt varumärke som arbetsgivare, men också genom att säkerställa att vi har rätt kompentens på rätt plats nu och i framtiden. Vi måste fortsätta att utveckla förutsättningar för olika befattningar och karriärvägar och stödja individuell utveckling. Andra viktiga utvecklingsområden är ändamålsenliga löne- och anställningsvillkor och att stödja prefekter och chefer i deras arbete med strategisk kompetensförsörjning. arbetsgivarföreträdare. Ökad konkurrens mellan högskolor ökar kraven på strategiskt ledarskap och att utveckla de olika ledaruppdragens roller och ansvar inom institutionen. Det blir viktigt för ledare att ta med både verksamhetens utveckling och kompetensbehov vid planering inför framtiden. Ledares ansvar för och arbete med det systematiska arbetsmiljöarbetet är av stor vikt för att en framgångsrik verksamhet. Utmaningar de närmaste åren blir att ge ett ökat administrativt stöd till ledare, samt att hitta former för ledarutvecklingsinsatser som stärker den strategiska rollen och tillgodoser olika ledaruppdrag. Professionellt och kvalitetssäkert HR-stöd Vi ska utveckla och förbättra vårt HR-stöd genom att göra ansvars- och arbetsfördelning mer tydlig och säkerställa bra kompetens för HRstödet inom universitetet. Vårt HR-stöd ska kännetecknas av kvalitet, kontinuitet, lösningsfokus och flexibilitet. Det fortsatta arbetet med utveckling och uppföljning av universitetets personalprocesser kommer att vara en bidragande faktor i arbetet med att professionalisera och kvalitetssäkra stödet. Teknikutvecklingen ger också möjlighet till ökad effektivitet, service och flexibla arbetsformer för HR-stödet. Universitetet har idag en stor etnisk mångfald, vilken förväntas öka med en ökad internationalisering. Detta medför bland annat krav på oss att kommunicera på både svenska och engelska i både tal och skrift. Starkt strategiskt ledarskap Kontinuerlig verksamhetsutveckling kräver chefer som kan leda i förändring, som kan vara både skickliga verksamhetsledare och
Utvecklat medarbetarskap Våra medarbetare ska känna att de har möjlighet att medverka i utvecklingen av verksamheten och sin egen kompetens. De ska känna ett engagemang som kännetecknas av kreativitet, trovärdighet och samarbetsvilja. Våra fortsatta utmaningar de närmaste åren är att stödja delaktighet och inflytande, karriär- och kompetensutveckling och hälsa. Hälsofrämjande arbetsplatser Kreativa arbetsplatser och lärandemiljöer förutsätter en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. De kräver en arbetsmiljö som skapar framgång och konkurrenskraft, bidrar till god hälsa och hög trivsel. En snabb teknikutveckling bidrar till nya lösningar, men kan också påverka den psykosociala arbetsmiljön negativt om medarbetarna ständigt är eller förväntas vara nåbara. Det är en utmaning att hitta en balans i arbetet som bidrar till att alla trivs, presterar och mår bra. Dagens arbetsliv kräver ökad medvetenhet, kompetens och engagemang hos chefer och medarbetare för att de tillsammans ska kunna skapa och främja hälsosamma arbetsplatser. Medarbetarundersökningen och andra analyser visar att vi riskerar en betydligt ökande ohälsa. För att möta detta måste vi under de kommande åren genomföra hälsofrämjande och förebyggande insatser. Kvinnor och yngre medarbetare är grupper som vi behöver fokusera på särskilt i det förebyggande arbetet.
Enhetens mål för 2015 - Vårt arbete har stärkt Umeå universitet som attraktiv arbetsgivare och bidragit till verksamhetsnyttan. - Vi är universitetets experter inom HR-området och vår kunskap är efterfrågad. - Vi på personalenheten har fungerande arbetsformer och roller gentemot universitetsledningen och verksamheten så att vi bidrar till att uppnå verksamhetsmålen. - Vi har processer och rutiner som är effektiva och kvalitetssäkrade. - Vi påverkar utvecklingen av universitetets HR-system så att de är ett bra stöd för verksamheten. - Chefer, HR-stödet i verksamheten och medarbetare är nöjda med vårt stöd och vårt bemötande och har förtroende för oss. - Jämställdhet och likabehandling är integrerade och tydliga delar i vårt HR-arbete.
Enhetens strategier för att nå målen Strategier för avdelningen personal- och organisationsutveckling - Vi arbetar för att HR-strategier ska vara en integrerad del i universitetets och institutioners/enheters arbete med planering, utveckling och uppföljning. - Vi utvecklar dialog och arbetsformer tillsammans med verksamheten och universitetsledning för att stärka det strategiska och operativa HR-arbetet. - I syfte att kvalitetssäkra vår arbetsgivarpolitik genomför vi olika åtgärder för att säkerställa ett professionellt stöd till prefekter/chefer i de olika delprocesserna och för områdena arbetsmiljö och lika villkor. - Alla medarbetare inom avdelningen har grundläggande kunskap om diskrimineringslagen och Umeå universitets plan för lika villkor. De har också kunskap om risk- och friskfaktorer för en hälsofrämjande arbetsplats och allt detta genomsyrar HR-arbetet. Strategier för avdelningen löneadministration (LA) - Vi stärker vår kompetens inom avtal, försäkringar och pensionsfrågor med anledning av generationsväxling. Vi har kontinuerliga diskussioner kring instruktioner för löneadministratörer. - Vi säkerställer våra rutiner och vårt stöd till medarbetare och chefer för att göra de löneadministrativa processerna mer effektiva. - Vi ökar kunddialogen för att få mer information om förbättringsåtgärder. - Vi ser över och utvecklar våra utbildningar och vår information för att öka kvaliteten i löneadministrativa processer. - Vi ökar vår kompetens inom systemadministration för att minska beroendet av systemadministratörer utanför enheten. - Vi utvecklar formerna för våra utbildningar och ser till att all vår skriftliga information är målgruppsanpassad och finns på både svenska och engelska.
Prioriterade aktiviteter under 2013 Arbetsmiljö: Utveckla digitala nätverk och utbildning, ny arbetsmiljöpolicy Förebyggande hälsoprojekt för fysiskt tunga arbeten HR i förvandling Utveckling av HR-stödet inom Umeå universitet Fortsatt implementering av anställningsordningen Införande av karriärcoachning Utveckling av lönebildning: Lönepolicy, översyn av vissa befattningar och lönstrukturer, lönekartläggning. Framtagande av planer för Umeå universitet: o för lika villkor o för strategisk kompetensförsörjning o revidera åtgärdsprogram för trakasserier/kränkningar Utbildning för ledare: Revidering UCL, utbildning för forskningsledare Utveckling av systemstöd för: o bemanningsplanering och bemanningsärenden o e- rekrytering o nytt intranät där personalsidor omarbetas o Adato - dokumentation av rehabilitering Översyn rehabiliteringsprocess och omställningsprocess Revidera samverkansavtal