1(22) Drvisionen för offentlig I nformationshantering 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 Ändring av RA-FS 2004:3 om gallring och utlån ay räkenskapshandlingar Vissa ändringar fikeslås i rubricerade föreskrifier. Den främsta anledningen är en framställning från Ekonornist yrningsverket. se avsnitt 1.2.3. En bredare inventering av eventuella behon ändringar har dock genomförts. föranledd av bade interna uppfoljningar och externa forhällanden. En svaghet är dock att tillämpningen RA-FS 2004:3 hos mvndigheter inte har utvärderats. RA-FS 2004:3 med ändringar i RA-FS 2012:1 återfinns på Riksarkivets webbplats. De materiella ffirslagen som rör gallring efter skanning av pappersfakturor och konvertering av elektroniska fakturor bedöms inte äventyra arkivlagens bevarandemäl. att arkiven är en del av kulturarvet oeh ska tillgodose insvn. rättssäkerhet och forskning. 1 detta fall är det huvudsakligen ränssäkerheten som berörs och som enligt Ekonomistymingsx erkets och Bokforingsnämndens bedömningar inte äventyras av gallring efier överforing till annat medium eller annan datahärare. De konsekvensandringar som fikesläs torde medfora en tydligare tillämpning av reglerna bl.a. i överensstämmelse med Riksarkivets författningssamling i övrigt. Förslaget internremitterades 2014-09-17 till Riksarkivets divisioner och Tillsynsavdelningell. Tillsvnsm delningen lämnade 2014-10-03 formella synpunkter Förslag till ändringsföreskrifter bifogas. För konsekvensutredning, se avsnitt 4.1. 1 Behov av ändringar av författningen De områden som kommer att inventeras for att ge en bild av vilka ändringar som kan vara aktuella att värdera är de ffiljande. Nya eller ändrade redovisningsregler eller tollmingen av sådana kan ha betydelse. En annan grupp av extem påverkan är inkomna framställningar om ändringar eller frågor om tolkning och tillämpning som kan visa på hrister eller svarigheter med forfattningen. men även leveranser filer fran redovisningssystem. Riksarkivet har genomfört ett antal översvner av fiirfattningssamlingen dar bl.& RA-FS 2004:3 har berörts. 1.1 Riksarkivets översyner av törfathrngssamlingen (RA-FS) 1.1.1 Förstudie 2009 En arbetsgrupp genomforde ruhricerade forstudie och redovisade resultatet i en utkast till slutrapport 2009-11-11. Av de prineiper som framhölls kan nämnas att reglerna forutom att inte vara for omfattande, ska vara enkla, klara och lätta att överblicka samt stabila ö'er tid. De hör även ha en inriktning som främjar hevarande i ursprungligt skick och förmedlar ett strategiskt förhållningssätt och styming under handlingamas hela livscykel.
e Riksarkivet 2(22) Informationshantering 2014-10-14 Dnr RA 22-2013(6824 Mer specifikt angående H.a. RA-FS 2004:3 antörs att tankegängar om ursprungliut skiek delvis frångås genom att vissa specifika handlingstyper fastslås. lirsprungligt skick i förhallande till databaser innebär enhut rapporten att sammanställningar som myndigheten har kunnat gora i sin erksamhet ska kunna återskapas. Därfor ska man inte ta ut fasta handlingstyper som grundar sig på sorteringsordning och begrånsar anvåndningen av uppgifterna. Istället ska grunddata i databaserna med tillhörande dokumentation bevaras utifrån ett arkivrättslim perspektiv och inte fasta produkter lt.ex. PDF A) a uppgifter ur databasen. 1 rapporten framgår dock än en an det då saknades ett bevarandeformat for databaser som tillgodoser erksamhetsnytta. Därfor är man tvingad att överfora uppuifter fran ett kållformat till ett målffirmat och då kan det ursprungliga skicket gå forlorat genom strukturförändringarl 1.1.2 Formellöversvn 2011 1 anslutning till VP 2011 genomfördes en inventering av de fonnella aktualiseringar som förfifitningssamlingen var i behov av. Om RA-FS 2004:3 angavs endast att den fanns upptagen i VP 2011 och avsikten var alltså an den skulle behandlas sårskilt. Redaktionella ändringar gjordes av 1-2 RA-FS 2004:3 genom RA-FS 2012:4. 1.1.3 Översyn 2013 av RA-FS om gallring 1 slutrapport från rubricerade ersam föreslås att foreskrifterna ses o er och så långt möjligt sarnordnas i en enhetlig och sammanhållen foreskrift struktur, dvs, samlas i en forfattning som kompletteras med bilagor alternativt kapitel Rir van och ett av delområdena. För RA-FS 2004:3 noteras vissa ändringar i bokforingsförordningen som bör utredas närmare, men annars har inga ändringar av belydelse noterats.2 Inkomna framställningar rörande RA-FS 2004:3 Ärendena rör tillämpning av RA-FS 2004:3, undantag från bestämmelser oeh ändring. 1.2.1 Tillämpning av RA-FS 2004:3 Ett par organisationer som inte omfattas av RA-FS 2004:3 har inkommit med framställningar om att få tillämpa denna. Riksarkivet har reglerat detta för Sveriges forfattarfond i RA-MS 2005:27 och Första AP-fonden i RA-MS 2010:24. Undanta2 fran bestämmelser Elsäkerhetsverket ansökte 2007 om att få gallra verifikationer två manader innan den tioåriga gallringsfristen inträdde pga. flytt, men drog tillbaka sin framställning varför den aldria ' Dnr RA 22-2009 3423 2 Dnr RA 20-20132252
Ri ksarkivet Divlsionen for offentlig Informationshantenng 2014-10-14 3(22) Dnr RA 22-2013/6824 prövades'. Riksarkivet har RA-MS 2008:39 som har ersatts av RA-MS 2011:7 reelerat att vissa myndiuheter som arn änder fakturaportal för utuående fakturor tår gallra dessa efter framställning av en handling som ersätter den ursprunglica handlinuen Den nya handlingen ska kunna läsas oeh kopieras under hela bevarandetiden. Affårsverket Svenska kratinät ansökte 2012 om an fa gallra pappersfakturor efter att de har diuitaliserats och att få gallra fakturor som inkotnmer som bilagor till e-postmeddelanden i PDF-format efter att de har tolkats och överförts till det ekonomiska redovisningssystemet. Riksarkivel avslog framställningen bl.a. motiverad med att det var lämpligt att avvakta Bokföringsnämndens migaende projekt som väntades klarlägga frågan om arkivering i enlighet med den rekommendation som Sveriges Kommuner oeh Landsting. ESV och Verva lämnat i h andledning,för ni3vdigheters hantering av riins.frågor vid Elektronisk.lakturering (ESV 2007:12y4 Riksarkivet avslog även en framställning från Migrationsverket om gadrinu av pappersfakturor efter skanning. med hänvisning till an frauan skulle behandlas i utredning om en eventuell åndring av RA-FS 2004:33. 1.2.3 Ändrinu in bestämmelser Ekonomistvrninusverket inkom den 18 december 2013 med framställning om att Riksarkivet fattar beslut om direktiv ffir uallring a skarmade fakturor. Verket motiverar sin framställninu utifran två perspektiv. Den ena rör att arkivbestämmelserna bör anpassas vuerlieare till en elektrontsk hanterinu, annars kan effektivitetsvinster försvinna i ökade kosmader for arkixering. Det andra rör att det ur ett redovisninesperspekth inte fmns nagot hinder mot au siahra pappersfakturor efter skannine om myndigheten kan säkerställa att den elektroniska informationen kan lauras ffirändrinusskvddad Fkonominings erket anffir att myndigheten kan bevara informationen som en del a sitt redovisninussystem. sa att det inte leder till ökade kostnader for myndigheten. Ekonomistvrninesverket har även inkommit med framställninu om eallring av transaktionsdatabasen (dnr RA 231-2014 7406 t. 1 3 Forvaltningslogg for RA-FS 2004.3 Sedan författninuen trädde i kraft har en förteekninu förvaltats med upplysningar om de frauor som har väekts och de svar som har lämnats. i vissa fall med hänv isningar till diarieförda ärenden eller andra handlinear hos Riksarkivet. ESV. Bokffiringsnämnden. Radet tör kommunal redovisning. ' Dnr RA 231-2007 2076 4 Dur RA 231-2012 2711 Dur KA 231-20 1158n4
Informationshantering 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 4(22) Frågorna kan grupperas enligt följande: Medium för bevarande (ursprungligt skiek Förlängda bevarandetider pga. EU-regler om revision. Förvaring och annan bearbetning utomlands. Om vissa specifika handlingstyper som t.ex. köpnotor. kontokortsslippar och liknande utgör räkenskapshandling (räkenskapsinformation). Att handlingstypen rättelseposter förekommer i ett ologiskt sammanhang. Att s.k, ordning- och redapärmar för resultatredovisningen saknas. Gallringsfrister för rapporter ur redovisningssystemen. För vägledning av mer generell räckvidd har följande dokument framställts av Riksarkivet: Bevarande av räkenskaper. RA-FS 2004:36. Ayställning av råkenskapshandlingar ur.agresso för bevarande7. Förvaring och bearbetning av allmänna handlingar utanfrir Sveriges. Agresso_RA_ unag'. Inventering rörande digitala Agresso-leveranser for nedlagda myndigheter 2007-10081. Ciallring av --FU-revisionsunderlaic11. Riksarkis et har även medverkat med underlag och synpunkter till vissa as ESV:s rapporter och vägledningar. 1.4 Riksarkivets tillsyn Nagon sammanfattande analvs avseende statliga mvndigheters tillämpning as RA-FS 2004:3 har inte upprättats inom Riksarkis et. 476 inspektionsrapporter och beslut finns för senare år publicerade på hemsidan 12. Många av dessa är a gränsade till objektsinspektioner som avser arkivredovisning. arkivlokaler eller oanmälda inspektioner då gallring inte berördes. En genomgång av övriga rapporter avseende centrala civila statliga myndigheter visar att drygt ett trettiotal har bedömts ha beslutat och dokumenterat den egna tillämpningen i enlighet med RA-FS 2004:3.Knappt ett fvrtiotal myndigheter har dock fått kritik. antingen som törelägganden eller anmärkningar, för brister i dokumentation och tillämpning, Antingen att dokmmentation saknas helt och hållet eller att den behöver aktualiseras. formaliseras eller preciseras. Det kan dock konstateras att vid många inspektioner förefaller författningen förbisais helt och hållet, åtminstone nämns den inte i rapporterna. Riksarbset Rappon 2005:1 Rappon 2005-06-30. Dnr RA 20-2005:85S PM 2006-05-22, Der RA 20-2006:768 Powerpoirapresentation a Eva 1 oller, Riksarkivet. vid ES33-A2ressoråd 711expon frän Agresso till Eseelfiler. 2009-04-16 PM 2009-10-29. Drir RA 20-2009 4430 PM 2011-09-15. Der RA 230-2011 4207 hn : riksarkiverse ins elaionsra oner. asläst 014 9-16
Divisionen för offenthe Informationshantering 5(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 2 Verksamhet och arkivbildning Utgångspunkter för den arkivbildning som regleras i RA-FS 2004:3 är förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. De regler som styr denna arkivbildning kan ha ändrats eller nya regler av betydelse kan ha tillkommit eller tagits bort. Hit kan även indirckt påverkan från bokföringslagen (1999:1078), lagen (1997:614) om kommunal redovisning och Bokfiiringsnämndens vägledningar räknas. En författning i sammanhanget som efter ändringar har fått relevans är förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsulbyte. Enligt 1-3 förordningen (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket, ska verket utveckla och förvalta den ekonomiska styrningen av statlig verksamhet, bl.a. genom att utveekla och förvalta prineiper, regelverk och metoder för en effektiv ekonomisk styrning i staten. Verket ska särskilt utveckla god redovisningssed i staten och ansvara för statsredovisningen, utveckla och förvalta statlig redovisning, finansiell styming och resultatstyrning samt besluta om att inordna myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen. Ekonomistyrningsverket bemyndigas i 31 att meddela föreskrifter om verkställigheten av författningar om den statliga redovisningen. finansiella styrningen och resultatstymingen. 2.1 Förordningen om statliga myndigheters redovisningssystem Efirfattningen har inte ändrats efter att RA-FS 2004:3 trädde i kraft. 2.2 Förordningen om myndigheters bokföring Förordnimfen ändrades 2005-02-01 ]3 genom nya 21 a-e som reglerar transaktionsdatabasen hos ESV som dock upphävdes 2014-04-01 14 med innebörden att databasen avvecklas. 2008-07-01 1' infördes nya 21 f som reglerar att en myndighet ska hantera inkommande och utgäende fakturor elektroniskt, om inte FSN/ har beslutat om undantag från det kravet. Även 1 ändrades 2011-04-01 16 på så sätt att hänvisningen till 45 lagen (1996:1059) om statsbudgeten ersattes av en likalydande hänvisning om god redovisningssed m.m. men nu till 10 kap. 2 budgetlagen (2011:203). 2.3 Förordningen om ärsredovisning och budgetunderlag Förordningen har ändrats ett flertal gånger etler att RA-FS 2004:3 trädde i kraft. r3 2004:1316 och ändring av 21 b genoin 2006/788 14 2014:99 152006:1486 In 2011:224
6(22) Divtsionen för offentlig informationshantenng 2014-10-14 Dnr RA 22-201316824 9 kap. 3 a upphävdes 2005-02-01 så att krav att lämna beräkningsunderlag upphörde17. En ny 3 kap. 3 infordes 2006-01-01 med krav på myndigheterna att redovisa kompetensairsörjningen18. Ändringar genomfördes i 6 kap. 1 och 9 kap. 3 2007-01-01 och avser innehåll i anslagsredovisning respektive budgetunderlag19. 3 kap. 2 ändrades 2007-03-01 med avseende pä återrapportering av årsredovisningen20. 2 kap. 8 ändrades 2008-01-01 med avseende på innehåll i årsredovisningen21 En ny 9 kap 3 a infördes 2007-11-01 avseende innehåll i buduetunderlaget22. Ändringar uenomfördes 2008-02-01 i 1 kap. 1 och 3, 2 kap. 4, 8 kap. 1 och 10 kap. 1-2 huvudsakligen med avseende på innehåll i årsredovisning och delårsrapport23. 3 kap. 1-3 ändrades 2009-01-01 med avseende på innehåll i resultatredovisningen24. Ändringar genomfördes 2011-04-01 i 5 kap. 7, 6 kap. 1 och 9 kap. 3 avseende värdering av aktier och innehåll i anslagsredovisning respektive budgetunderlag25. 2.4 Inforlivandet av faktureringsdirekuvet och mervärdesskattedirektivet 1 lagen (2003:1134) om ändring mervärdesskattelagen (1994:200), lagen (2003:1135) om ändring i bokföringslagen och lagen (2003:1136) om ändring i skattebetalningslagen (1997:483) som samtliga träddei kraft 2004-01-01 införlivades det ändrade fakturcringsdirektivet26. Av tjärde punkten direktivets ingress frameår att detta bl.a. syftar till att fastlägga ett antal gemensamma bestämmelser för användning av elektronisk fakturcring och elektronisk lagrin2 av fakturor. Ändring av mervärdesskattedirektivet22 inforlivades i svensk rätt genom lagen (2012:342) om ändring i mervärdesskattelagen som trädde i kraft 2012-07-01. Skattebetalningslagen hade dessforinnan upphävts 2012-01-01 och berörs inte vidare. Ändringar i bokföringslagen avsåg arkivering av räkenskapsinformation och behandlas i avsnitt 3.2. 17 2004:1306 Is 2005:797 18 2006:1310 2() 3007:4 21 2007:604 22 2007:711 28 2007:1440 84 20081747 25 2011:239 Rådets direktiv 200 bi15/eg av den 20 december om ändring av direktb 77/388TEG i syfte att förenkla. modernisera och harmonisera kraven på fakturerine när det gmler mervärdesskatt. Mervärdesskanedirektivet har omarbetats och införlival faktureringsdirektivet genom RADETS DIREKTIV 20061 12KG den 28 november 2006 om ett gemensamt system for mervärdesskan. Rådets direktiv 2010/45/EU den 13 juli 2010 om ändring av direktiv 2006.212/EG om ett gemensamt system för mervärdesskan vad gilicr regler om fakturering,
Riksarkwet DivLs[onen for offentlp Informationshantenng 2014-10-14 7(22) Dnr RA 22-2013/6824 I 1 kap. 17 mervärdesskattelagen definieras enligt huvudregeln faktura som dokument eller meddelanden i elektronisk form som uppfyller villkoren för fakturor i I 1 kap. samma lag. 1 forarbetena till lagändringen år 2004 framkommer att vad som utgör faktura år inte handlingen i sig utan innehället i faktura. Och bedömningen av om alla krav som ställs på faktura är uppfyllda enligt 11 kap. utesluter inte den omständigheten att innehållet framgår av flera handlingar. Dessutom anges att en ofullständig faktura i de flesta fall torde kunna 'läkas<' genom att den ursprungliga handlingen kompletteras med de saknade uppgifiema.2' 1 1 kap. 17 a tramgår fr.o.m. ändringen 2012-07-01 att med elektronisk faktura avses en faktura enligt 17 j som utfardas och tas emoti ett elektroniskt format. Av fikarbetena framgår att en faktura som utfårdas eller tas emot i ett pappersformat inte utgör en elektronisk faktura, även om fakturan har skapats i ett elektroniskt format. Begreppet elektroniskt format uppges vara vitt och omfatta alla typer av elektroniska format.29 111 kap. Fakturering i mervärdesskattelagen regleras faktureringsskyldighet, dvs, vilka typer av transaktioner som ska faktureras, faktura i elektronisk form, samlingsfaktura. fakturans innehåll, kreditnota och valuta. 1 7 forsta stycket det kapitlet regleras utlärdandet av samlingsfaktura. 1 det andra stycket framgår att då flera fakturor överförs samlat på elektronisk väg till samma mottagare eller ställs till dennes forfogande, behöver gemensamma uppgifter endast anges en gång under förutsättning att alla uppgifter är åtkomliga for varje faktura. 1 förarbetena till ändringen 2012-07-01 framgär att uttrycket ställs till förfogande kan avse när fakturor placeras på en säker webbplats eller webbportal där köparen kan hämta fakturoma30. 1 8 görs en uppräkning av de uppgifier en faktura ska innehålla. I förarbetena till bestämmelsen frameår att det av det ändrade faktureringsdirektivet uttryckfigen framgår att mcdlernsstatema inte tör föreskriva att fakturorna ska undertecknas. 1 protokollet över antagandet av direktivet finns ett uttalande från rådet och kommissionen att bestämmelsen saknar relevans når det gäller elektroniska signaturer på en e-faktura, som enligt uttalandet är att betrakta som en standardiserad säkerhetsåtgärd. Vidare anförs av regeringen att i fall där koder anges istället för klartext på en faktura, förutsätter detta att underlag för koderna har uthytts i förväg mellan parterna och att fakturan kompletteras med denna uppgifi på samma sätt som ska ske med verifikationer enligt bokforingslagens bestämmelser. Slutligen klargörs att de tillämpade koderna och de faktiskt tillämpade nycklarna till dessa koder måste kunna härledas till den enskilda fakturan under hela arkiveringstiden.3] Av 10 följer att om säljaren lämnar nedsättnine av priset under vissa förutsättningar ska han utfarda en handling eller ett meddelande med en särskild och otvetydig ändring av och hänvisning till den ursprungliga fakturan (kreditnota). Av författningskommentaren till denna bestämmelse framgär att det vid kontroll tydligt ska framea att ursprungsfakturan och Prop. 2003104:26 Nya faktureringsregler när det eäller mervärdesskatt, s. 69 11 Prop. 2011 12:94 Nya fakturerinesregler för mervardesskatt mm.. s. 88 3(I Prop. 2011(12:94. s. 92 Prop. 2003/04:26, s. 75 f
Inforrnationshantering 8(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-2013(6824 kreditnotan har samband och avser samma leverans eller tillhandahållande. Annars föreligger det risk att de två dokumenten kan uppfattas som två oberoende fakturor» Vid ändringen av mervärdesskattelagen 2012-07-01 infördes det nya 11 a kap. Bnurande läkruror m.m., som dock endast delvis medförde materiella förändringar33. Av 1-3 framgår att den som är skyldig att utfårda en faktura eller har tagit emot en faktura även är skvldig att säkerställa att ett exemplar av fakturan bevaras. Det framgår att även den som inte är boldöringsskyldie men omfattas av skyldigheten att bevara fakturor. ska tillämpa bestämmelserna om former för bevarande av fakturor i 7 kap. 1 och 6 bokföringslagen. Bevarandet avser från tidpunkten för utfärdandet av fakturan och under hela lagringstiden och avser att säkerställa urspruneets äkthet, innehållets integritet och att uppgifterna är läsbara. Med urspruneets äkthet avses säkerställande av leverantörens. tillhandahållarens eller fakturautfardarens identitet. Med innehållets interitet avses att det innehåll som krävs i fakturan inte har ändrats. Med bevarande av fakturor på elektronisk väg avses att data bevaras med användning av utrustning för elektronisk behandling (inbegripet digital signalkomprimering) och med användning av kabel, radio, optisk teknik eller andra elektromaenetiska hjälpmedel. Av anikel 233 i det ändrade mervärdesskattedirektivet framgår att ursprungets äkthet. innehållets integritel och läsbarheten ska säkerställas oavsett om det gäller en pappersfaktura eller en elektronisk faktura. Det år den beskattningsbara personen som ska fastställa hur detta ska säkerställa antineen genom en tillförlitlig verifieringskedja mellan en faktura och en leverans eller genom att använda en avancerad elektronisk signatur ellet genom elektroniskt datautbyte (EDI) med användning av förfaranden för att säkerställa uppgifternas äkthet och integritet. 2.5 Förordningen om statliga myndigheters elektroniska inforrnafionsutbyte Av 2 i rubricerade förordning frameår att en myndighet i sin verksamhet ska främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsuthyte inom den offentliga förvaltningen. Genom ändringar av 3-4 fro.m. 2006-01-01 bemyndigades Verket för förvaltningsutveckling att meddela föreskrifter om standarder eller krav som ska vara gemensamma för ett sådant informationsutbyte och även att besluta om undantag i enskilda fal134. Föreskrifter meddelades i VERVAFS 2007:1 om statliga mvndigheters clektroniska fakturor. Bestämmelserna i förordningen ändrades fr.o.m. 2012-10-01 då det preciserades ett antal myndigheter som skulle hantera utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Nu bemyndigades Ekonomistyrningsverket att meddela föreskrifter om gemensamma standarder och krav för elektroniskt informationsutbyte i samband med beställning, leverans och fakmrering av varor och tjänster och att i enskilda fall besluta om undantag35. Fr.o.m. 2014-01-01 har 3 ändrats så att rnyndigheter med fler än 50 anställda, Prop. 2003.04:26. s. 121 Prop. 2011 12 94. s. 97 f m 2005:863 " 2012:544
settkh Riksarkivet Dmsionen for offentlig Informationshantenng 2014-10-14 9(22) Dnr RA 22-2013,6824 med vissa specificerade undantag, ska hantera sina utgaende beställningar av varor och tjänster elektroniskt. 2.5.1 Ekonomistvrningsverkets föreskrifter och allmänna råd 1 Ekonomistyrningsverkets foreskrifter och allmänna räd till 3 ffirordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte, meddelas de närmare regler som gäller. 1 den allmänna delen regleras att mvndigheter ska effektivisera sina heställnings-. leverans- och fakturahanteringsprocesser genom att använda il-system som stödjer arbetsflödet. Ett itsystem hör innehålla foljande arbetsfffiden: Hantcra pmduktinfornuniopträn lelgrantören. Siika produkter. Skapa hcskillningsunderlag.codkiinna bestiffining. Skicka I lantera ordcrandringar. Bekröflu Icveransems kralitet. Ilanrera.taktura och Följa upp inköp. För de leverantörer som inte har möjlighet till elektroniskt informationsutbyte avseende produktkatalog, order och faktura ska myndigheter tillhandahälla en leverantörsportal. För denna utredning är det endast arbetsflödet Hantera laktwa som är aktuellt och övriga flöden berörs inte. För fakturors arkivbildning i detta sammanhang gäller enligt Ekonomistymings erkets föreskrifter och allmänna råd ffiljande: Faktura definieras som en sådan handline som tas fram enligt I 1 kapitlet rnervärdesskattelagen vid omsättning av varor och tjänster. En pappersfaktura som skannas och tolkas for vidare behandling i elektronisk form, är inte att betrakta som en elektronisk faktura. För fakturering mellan myndigheter ska hela hanteringen ske elektroniskt. Med dena avses att säljaren ska upprätta en e-faktura i sitt thktureringssvstem och ö erföra denna elektroniskt till mottagaren. Mottagaren ska ta emot fakturan elektroniskt samt registrera. attestera och godkänna fakturan for betalning i ett elektroniskt Eaktureringssystem. För fakturering till utomstallig mottagare ska myndigheten upprätta faktura elektroniskt i sitt faktureringssystem, men överföring i elektronisk form kan endast ske om mottagaren godkänner detta. En inkommen faktura i pappersform frän en utomstatlig fakturautställare ska av mvndigheten h erforas och maskinellt tolkas till elektronisk form samt hanteras i ett elektroniskt fakturahanteringssnstem. En myndighet som endast upprättar ett Fatal kundfakturor far ann ända en s.k. fakturaportal för att skapa och överföra en e-faktura. Fakturor från utlandet ska överforas till elektronisk form men behöver inte tolkas maskinellt. Förenklade fakturor som upprättas eller tas emot i pappersform behöver inte överffiras till elektronisk form. Fakturor från utlandet och forenklade fakturor hör hanteras elektroniskt om \ erksamheten därigenom effektiviseras. 013:784 enaste lydelse i ESV irkulär 20142
Riksarki vet 10(22) Informationshantering 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 Standarder för e-handel och motsvarande preciseras. men det lämnas även en öppning för hantering av bl.a. fakturor med en annan på marknaden etablerad standard för elektroniska meddelanden. 2.5.2 Rarnavtal för e-faktura Ekonomistvrningsverket publicerade år 2007 rägledning infär avrt från ramartalen för e- taktura och Kompletterande information till vägledning inför arrop 8. Av vägledningen framgår att ramavtalen omfattar fakturaväxel, fakturaportal, skanningseentral och elektronisk fakturahantering. Fakturaväxel innefattar tjänster för överföring av elektroniska eller skannade leverantörs- och kundfakturor mellan köpare och säljarc. Konvertering och arkivering ingår som tilläggstjänst. Fakturaportal är en tjänst där en leverantör kan registrera kundfakturor i ett webbformulär som sedan skickas elektroniskt till myndigheten. Skanningscentral är en tjånst för att skanna och tolka leverantörsfakturor och sända dem i elektronisk form till mottagaren, arkivering ingår som tilläggstjänst. Elektronisk fakturahantering omfattar intern distribution av fakturor, kontering, attest och arkivering och levereras antingen som tjänst (BAS-alternativet) eller system (PLUS-alternativet). Av vägledningen framgår vidare att myndighetens hantering av e-fakturor ska beskrivas i systemdokumentation och bchandlingshistorik. Det anförs att det ursprungliga formatet vid konvertering utgör råkenskapshandling och arkiveringen ska följa regelverken inom bokföringsområdet och reghz om arkivering. För skanningen har även återsökning och spårbarhet hanterats genom att varje dokument och bild ges en unik identitet genom stämpelnummer. I den i avsnitt 1.2.2 nämnda handledningen om rättsfrågor redovisas förutom de offentligrättsliga frågorna att det även uppstår civilrättsliga frågor. om t.ex. betalningsskyldighet. ESV har förutom ovan nämnda vägledningar även utfårdat andra vägledningar för hantering av e-faktura39. Genom tilläggsavtal till ramavtal e-fakturering har tilläpstjänst om arkiverine av inkommande och utgående fakturor samt earkiv slutits 9. Den senare tjänsten avser arkivering av fakturabilder i pdf-format och är enbart en stödjande funktion för att t.cx. göra en faktura tillgänglig för privatperson i intemetbank eller för myndigheten själv, som i issa faktureringssystem endast kan se ett inmatningsformulär. Ekonomistymingsverket beslutade att förlänga ramavtalen för e-faktura till och med den 31 mars 2011. Avrop på ramavtal kan som långst omfatta fyra år. Rarnavtalen för e-faktura kan inte förlängas ytterligare. Ekonomistyrningsverket har publicerat en handledning om övergången från e-fakturalösning till e-handelstjänst. Där framgår att när myndighetens avtal om e-faktura upphör så måste ESV 2007:8och Bilaga 4 till ESV 2007:8 3 Exempel: ESV 2007:7Handledning för fakturahantering i staten. ESV 2007:11Handledning för Svefaktura i staten. ESV 2007:29Handledning för mgående e-faktura. ESV 2007:38Handledning för systemdokumentation och hehandlingshistorik för e-fakturalösning oeh ESV 2008:10Handledning IIantera fakturor elektroniskt - Tillämpning av 21 f g förordningen om myndigheten bokföring. Tilläggsaytal 8-9. 11-12Ramavtal e-faktura. ESV dnr 80-10652005
11(22) Informationshantenng 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 informationen som finns i e-fakturalösningen ges beständiebet över tiden. Mvndigheten måste se till art det är möjliet att söka och tolka den lagrade informationen under minst tio år utgangen det kalenderår då råkenskapsaret a slutades. Ekonomistvrningsverket gränsar räkenskapsinformation i e-fakturalösningen enligt följande. Elektronisk räkenskapsinformation: - Elektroniska leverantörsfakturor oeh bilagor. i ursprungligt skick. - Elektroniska kundfakturor och bilagor. i ursprungligt skick. - Skannade och tolkade fitkturor och bilagor. - Behandlinushistorik (systemloggar över transaktionshanteringen ). i ursprunefigt skick. - Utväxlingsloggar i fakturaväxeln (informationen lagras ä-tre månader enligt rarnavtalen). Pappersdokument: - Leverantörsfakturor och bilagor i fysiskt pappersfonnat. som original. övriu räkenskapsinformation. - Systemdokumentation. - Dokumentation behandlingshistoriken. De alternativ som presenteras för mvndigheterna benämns Exil-paket och innebär att beställa skivor med all elektronisk räkenskapsinformation och dokumentation av informationsstrukturen och sökmöjligheterna eller att beställa "fin-behörigher i EFHmodulen som ger tillgång till elektronisk räkenskapsinformation. För pappersdokument som enliat ramavtalen lagras i tio år om inte något annat är erenskommet rekommenderas en fonsatt laurin.11 2.5.3 Rarnavtal för e-handelstjänst De statliga ramavtalen for e-handelstjänst omfanar beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocessen och ersätter ramavtal för e-faktura. Minsta möjliga avrop från ramavtal är e-handelstjänst omfattande delarna Warkilow. Partsintegration, Katalogadministration och Leserantörsportal. Därutöver finns det möjlighet att ropa Skanningvtjiinst och eller Print-Oeinst.42 E-handelstjänst och ekonomisystem ska integreras med arandra. För att hantera beställningar och lev erantörsfakturor behöver c-handelstjänsten bl.a. register om leverantörer. konton, kontosamband. dimensioner, relationer och valutakurser som redan finns i ekonomisystemet. Attestregler administreras dock enklast i e-handelstjänsten. Nyinkomna leverantörsfakturor integreras frän e-handelstjänst till ekonomisystem där de ankomstregistreras. När en faktura är tärdighanterad i e-handelstjänsten ska den intetzreras till ekonomisvstemet för definitivbokföring. Därefter skapas betalninesuppdraget i ekonomisvstemet. För ö erföringen 4 övemång fran eakturalosninu till e-handels0änst. Hannering räkenskapsinformation. Flonomistyrningsverket 2012:31 version 3. s. 12. s. 23. Vitledning Avrop frän stalliga ramaytal 11-handelstpinst, ESY 2011:10. s. 9.
informationshantering 12(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-201306824 av fakturainformation används vanlietvis standardiserade filformat. Optionen Inlegnaion nwd ekonomisvstem omfattar fakturaintegrationema.4 tikomstregistreringar, Definirivhokföring etudna och interna Akruror oeh Makuleringar.43 Optionen Integration med ekonomisvsrem omfattar även anropet 17sa fakturandd Wan ekonornisystem. Fakturahilderna lagras i e-handelstjänsten, men kan anropas direkt från ett verifikat i ekonomisystemet för att visas. E-handelstjänsten skapar det verifikationsnummer som foljer med till ekonomisystemet. Fakturan kan även kompletteras med bilagor. När fakturan är fardighanterad och har en korrekt kontering uppdateras ekonomisvstemet. Med hjälp verifikationsnumret kopplas integrationen med information om definitivhokföring. den tidigare ankomstregistreringen. Kopplingen till fakturabilderna sker med hjälp av verifikationsnumret och visningen sker med bjälp av en bildlänk i den fakturainfonnation som överffirs till ekonomisystemet.44 2.6 Pagående utredningar Redovisningsutredningen har lämnat delbetänkandet (SOU 2014:22) Genomförande av Eld:s nva red(frvisningsdirektiv. som i huvudsak rör företags redovisning. Kommissionen har tillsatt en expertgrupp som har till uppgift att utvärdera IAS-ffirordningen om tillämpningen av internationella redovisningsstandarder inom EU4. Kommissionen har en inlett en konsultation som kan besvaras fram tillden sista oktobert 3 Bevarande och gallring 3.1 Arkivlagen m.m. 1 1 ffirsta stycket ffirordningen om myndigheters bokföring hänvisas till arkivlagen och arkivffirordningen (1991:446) för arkiveringen av räkenskapsinformation. Av 5 fjärde punkten frirordningen om myndigheters bokföring, framgär att en myndighet ska bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i arkivlagen och arkivffirordningen. 1 3 andra stycket arkivlagen 11990:782) slås det fast att myndigheternas arkiv är en del as det nationella kulturanet. 3 tredje stveket arkivlagen framgar att mvndigheternas arkb skall bevaras, hållas ordnade och vårdas, sa an de tillgodoser rätten att ta del a allmänna handlingar behovet av information för rättskipningen och förvaltningen. och Imegralinner mellan e-handelstninst och ekonomisystem. Ekonomistyrningsverket 2011:34. s. 7 f. FAV 2011:34. s. 8 tf., s. 18 110Enttee.euro a.euinternal markettaccounun ntventaneeteommilteesievaluationändex ealmn, avläst 2014-08-20 4!" htt ce.euro Aeu'internal market consultations 2011 ifräindex entum. atläst 2014-08-20
Divisionen frir offentlig Infomiationshantering 13(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 forskningens behov. Av 10 första slyekel arkivlagcn framgår att allmänna handlingar rar gallras endast under beaktande av att arkivet utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstär skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 tredje stycket arkivlagen. Enligt 14 arkivfbrordningen får statliga myndigheter gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Av 4 kap. 3 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, omtryckta RA-FS 1997:4) om arkiv hos statliga myndigheter, framgår att förstöring av den ursprungliga databäraren, efter överföring av handlingar från en databärare till en annan, kan enligt definitionen av gallring (se nedan) utgöra gallring. 1 sådana fall får förstöring endast ske med stöd av eallringsföreskrifter. I allmänna råd till bestämmelsen anges att överfaring av information till en databärare inom samma medium (t.ex. från skivminne till magnethand) i allmänhet inte räknas som gallfine, medan överfaring till en datahärare inom ett annat medium (t.ex. från papper till elektroniska handlingar) alltid råknas som gallrine. 12 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:1 ) om handlingar på papper. definieras begreppet gallra som att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar. förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingamas autenticitet. 3.1.1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3, ändrade RA-FS 2012:4) oni gallring och utlån av räkenskapshandlingar Det kan konstateras att vid ändringen som genomfördes 2012 ändrades inte 4 i enlighet med definitionen av gallra i 2 kap. RA-FS 2006:1 (se ovan). 1nte heller ändrades 9 med hänvisning till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlinear (upptagningar för automatiserad behandling). som ersatte RA-FS 1994:2 som det hänvisas till. Den ändring som menomfördes av 1-2 eenom RA-FS 2012:4 medförde även att hänvisningen i 7 RA-FS 2004:3 till 2 blev felaktig. 3.1.2 Riksarkivets föreskrifter och allmånna råd (RA-FS 1991:6. omtryckta RA-FS 1997:6) om gallfing av handlingar av tillfållig eller rinea betydelse RA-FS 1997:6 innehåller allmänna gallringsregler för statli2a myndigheter och myndigheternas tillämpning ska dokumenteras. Av 7 första stycket författningen följer att myndigheten ska eallra allmänna handlinear av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet under vissa förutsättningar. det andra stycket gäller att för
Doosionen for offentg Informationshantering 14(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 handlinuar som har tillfällig belvdelse genom an innehället har överförts till nva databärare. eller genom att de har ersatts av nva handlingar. far gallras under förutsättning att gallring kan ske utan eller med endast ringa forlust av betydelsebärande uppuifter data. sammanställningsoch sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autentieiteten. Ytterligare en thrutsättning är att de ursprungliga handlingarna inte längre har någon funktion. Av andra slyeket i de allmänna råden till bestämmelsen thamgår att vid tillämpningen av 7 andra stycket bör sårskilt uppmärksammas att förstöring av de ursprungliga handlinuarna efler överföring till annan databärare normalt krä er särskilda myndighetsspecifika gallringsföreskrifter från Riksarkivet. Detta gäller t.ex, vid mikrofilmning. bildfiingst eller utskrift av ADB-register pa papper eller COM-film. 1 bilaga till forfattningen ges exempel pä handlingar som bl.a. år tiliflullig betvdelse. För gallring av utväxlingsloggar i fakturaväxel. som omnämns i avsnitt 2.5.2. konstaterades i e-postkorrespondens 2006-05-05 mellan Peter Noren. ESV. oeh Torbjörn Hörnfeldt. Riksarkhet. an RA-FS 1997:6 möjligen kunde tillampas. 3.2 Bokföringslagen Bokffiringslagen reulerar företagens bokföringsskyldighet. 1 7 kap. reuleras arkä ering av räkenskapsinformation. Vid genomlbrandet av det ändrade faktureringsdirektivet 2004-01-01 tillkom 3 a och ändrades 4. Bäda bestämmelserna rör utomlands placerad utrustning m.m. Ändringar genomfördes 2011-01-01 i 7 kap. 2 och 6 47. Ändringen i 2 innebar att tiden tör bevarande av dokument. mikroskrift och maskinläsbara medier med räkenskapsinformation nedkortades så att de minst ska bevaras t.o.rn, det sjunde året efter utuangen av det kalenderar då räkenskapsåret avslutades. Ändringen i 6 möjliguör att räkenskapsinformation i någon av formerna dokument. mikroskrift eller maskinläsbart medium får förstöras om det på en betryggande sätt har ö erffirts till något annat sådant material. Om materialet har tagits emot fran någon annan får det dock förstöras först fno. m. det fjärde aret efter uteängen av det kalenderår då räkenskapsåret anslutades. Bokffiringsnämnden har utx ecklat innebörden an 6. Enligt nämnden har kravet på bevarande i ursprungligt skiek normalt inte nauon relelans fiär räkenskapsinformation i elektronisk form. Om informationen är knuten till ett fysiskt föremal redan när den tas emot, så år det just det laurim smediet som ska sparas. Om informationen inte har antaeit nagon f sisk forrn när den tas emot. t.ex. uppgifter i pdf-filer, sms. mejl eller på webbplatser. är det tillräckligt att den bevaras i elektronisk form under förutsättning att infonnationsinnehållet år detsamma efter att informationen har flyttats som ffire. Elektroniska fakturor kan behöva konverteras till företagets systern och om uppgifterna inte förändras eller försvinner genom konverteringen får fakturan sparas i det elektroniska format den fick genom konverteringen och i vilken den ska presenteras i foretaget. Om dåremot företaget inte kan säkerställa an uppgifterna är oförändrade efter konverteringen ska räkenskapsinformationen även sparas i det format den tous emot. Den konverterade informationen anses dä ara en hänvisningsverifikation. Uppgifter som en verifikation eller faktura ska innehälla enligt lau och annan ekonomisk 4 2010 1514
Riksarkw et Divisionen fer offentlig Inforrnationshantering 15(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 information som är viktig för en extern granskare eller för företaget självt xid bedömningen av affarshändelsen fär aldrig forändras eller försvinna vid konverteringen. Däremot kan företagslogotyp, personliga hälsningar och reklam inte anses utgöra räkenskapsinformation och får rensas bort från elektronisk räkenskapsinformation. Räkenskapsinformation som både tas emot i elektronisk form och i pappersform behö er bara sparas i den form som företagct har valt för presentation av räkenskapsinfonnation, oavsett vilken som tagits emot först. Detsamma gäller för kundfakturor, det år företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas oeb inte i vilken form kunden får den." Bokföringsnämnden ansvarar för utvecklandet av god redovisningssed och vissa begreppspreciseringar m.m. väsentliga i detta sammanhang återges därför ur Vägledning Bokföring: - Hela registreringen av affårshändelsen i ett bokföringsprogram utgör en bokföringspost (s. 8). - Transaktioner före affärshändelsen, t.ex. en order ska inte bokföras som en affårshändelse (s. 8). - Vid uppenbart grundlösa krav, t.ex. en bluffaktura, uppkommer ingen skuld och därmed ingen affårshändelse (s. 8). - Andra bokföringsposter än affarshändelser är tex. rättelser och bokslutstransaktioner som kan vara avskrivningar och andra periodiseringar (s. 9). - Varaktighet innebär att det som noteras, registreras eller fors in i den löpande bokföringen på annat sätt inte ska kunna raderas eller göras oläsligt. Det är först när notenngen i både grundbokföringen och huvudbokföringen är gjord på ett varaktigt sätt som bokföringen av affårshändelsen år fullgjord. (s. 14) - Presentationen i registreringsordning och i systematisk ordning ska tillsammans göra del möjligt att överblicka verksamhetens förlopp. Bestämmelsen utesluter dock inte att delsystem som tex, kassajournal eller fakturajournal används för presentation i registrerinesordning. Det är dock inte tillåtet att ha flera isolerade delsystem för presentation i systematisk ordning. (s. 15 ff.) - Verifikation avser de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse, bokslutstransaktion eller rättelse. En verifikation ska identifiera en affårshändelse, bevisa att en affarshändelse har inträffat och ge tillförlitlig dokumentation om händelsens innebörd. (s. 44) - Uppgifterna i en verifikation kan användas i bokföringen för presentation i registreringsordning och i systematisk ordning. Registreringen i ett bokföringsprogram görs som regel en gång och sedan sammanställer programmet uppgifier som t.ex. en verifikation eller för presentation i registreringsordning. (s. 45) - Mottagna uppgifier ska alltid användas som verifikation. Vissa uppgifter kan finnas i en faktura och andra i en följesedel, fakturaspecifikation, webbplats om t.ex. gjorda sms- eller internetbetalningar, hyresavtal som det härivisas till m.m. Vid e-fakturcring kan uppgifter både finnas i en elektronisk faktum och i en elektronisk prislista. (s. 46 ff ) - Om sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten kan säkerställas är det tillräckligt att konteringen framgår av bokföringsposten (s. 52). - Krypteringsnyeklar utgör räkenskapsinformation (s. 70). Bokffiringsnämndens Vägledning Bokföring, 2013-12-05, s. 63 fr.
16(22) Informanonshantering 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 3.3 Lagen om kommunal redovisning I lagen om kommunal redovisning regleras räkenskapsinformationens bevarande och arkivering i 2 kap. 10-13. Ändringama i 7 kap. 2 oeh 6 bokforingslagen har dock inte genomtörts i lagen om kommunal redovisning. Det innebär enligt 2 kap. 11 att dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och bevaras minst fram ro.m. det tionde året efter utgåneen av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Och det sägs att i övrigt gäller bestämmelserna i arkivlagen for dessa handlingar. 1 2 kap. 12 regleras att ett maskinläsbart medium som används för att bevara räkenskapsinformation får förstöras om informationen på ett betryggande sätt har överförts till dokument, mikroskrift eller annat maskinläsbart medium. Om räkenskapsinformationen består av uppeifter som har tagits emot från någon annan fär dock det maskinläsbara mediet förstöras först fr.o.m, det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Med stöd av 2 kap. 13 forsta stycket får Skatteverket for visst fall tillåta att dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används for att bevara räkenskapsinformation forstörs fore utgången av den tid som anges i 11. Kommunen kan då med stöd i arkivlagen och sitt arkivreglemente foreskriva om gallring av t.ex. fakturor som har skannats. Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor rekommenderar att även de kommunala foretagen fillämpar den tioåriga bevarandetiden i lagen om kommunal redovisning, istället för den sjuåriga bevarandetiden i bokforingslagen. Ett skäl som anges är att bevarandetiderna i en kommun bör överensstämma oavsett om det är verksamhet bedriven av en myndighet eller ett företag. Ett annat år att preskriptionstiden för grovt mutbrott år tio ar.49 3.4 Överlämnande av arkiv eller delar av arkiv till Riksarkivet Av 11 arkivlagen framgår att en myndighets arkiv ska överlämnas till arkivmyndighet om bäde myndigheten och verksamheten upphör. Om verksamheten överförs till en annan myndighet är det enligt huvudregeln den myndigheten som övertar arkivet. Arkivmyndighet kan doek överta arkiv eller delar av arkiv även i andra situationer. 1 17 arkivforordningen framgår att ett överlämnande av en statlig myndighets arkiv th1riksarkivet sker efter en överenskommelse mellan parterna i vilken bl.a, de ekonomiska villkoren ska regleras. 1 9 kap. RA-FS 1997:4 regleras närmare bl.a, hur en myndighet framställer om överlämnande. 1 e-postmeddelande 2014-04-30 från Mattias Djupdahl, DVS/SAVE, framgår av bilaga att 25 leveranser av filer från redovisningssystemet Agresso har inkommit till Riksarkivet. lle avser t.ex. databasfiler for kolumnbeskrivning, grundbok, huvudbok. reskontra och anläggningsregister. 49 http://wen seiweb/index. h levara-eller- uallya-rad-om- uallrin (.0allrawsrad-tberkonuimnala-verbamheter/ckonom88-nyheer/93-aendrin -i-bokfocrin sla arläst 2014-09-16
Riksark wet Informationshantering 17(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 4 Överväganden Det har skett vissa formella ändringar sedan RA-FS 2004:3 trådde i kraft. 1 forordningen om mvndigheters boktöring regleras from. 2008-0 7-01 att statliga myndigheter ska hantera inkornmande och utgäende fakturor dektroniskt. om inte ESV har beslutat om undantag från det kras et. 1 samma förordning reglerades under perioden 2005-02-01 --20 I 4-03-31 att ESV skulle föra transaktionsdatabasen. Uttednine om gallring databasen hanteras i ärende dnr RA 231-2014 7406. Förordningen om årsredovisning och hudgetunderlag ändrades fr.o.m. 2005-02-01 sa att kra att lämna beräkningsunderlag upphörde. I Riksarkis ets förfatmingssamling har issa ändringar genomforts. En nser definitionen a gallra. som första gången reglerades i RA-FS 2006:1. Och RA-FS 2009:1 har ersatt RA-FS 1994:2 som det hänvisas till i RA-FS 2004:3. Genom RA-FS 2012:4 ändrades 1-2 i RA-ES 2004:3. Även Bokföringsnämndens vägledning om bokföring är i vissa delar a intresse LiNen för den statliga arkivhildningen när det gäller uttolkningen av god redovisningssed. Nagra pagående eller planerade ändringar redok isningsregler med relevans i detta sammanhang har inte paträffats. Det föreslas alt RA-FS 2012:4 upphävs eftersom den ändringen medtörde en fdaktig hänvisning i 7 RA-FS 2004:3. Efier svnpunkt i internremiss föreslås doek att 1-2 RA-ES 2012:4 med vissa redaktionella ändringar släs samman till en nv 1. Etestämmelserna i 4 och 9 RA-FS 2004:3 foreslås ändras med den aktuella definitionen a gallra liksom den aktuella hänvisningen till Riksarkivets föreskrifier oeh allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Kravet på att upprätta beräkningsunderlag upphörde efier kort tid och detta bör framgå av bilagan till RA-FS 2004:3. särskilt som samma heteekning för paragraf senare har återanvänts för andra andamål. I utredningen framgar att faktura respektive verifikation har olika syfien. Likheten mellan begreppen är att de båda syflar pä logiska informationsmängder, som består av uppgifier oeweller olika handlingar. En annan likhet är art en verifikation som regel baseras pa en eller flera fakturor. 1 RA-FS 2004:3 förekommer fakturor indirekt genom begreppet verifikation. 1 den manuella arkivbildningen atskifides verifikationerna från bokföringen då registrering. granskning. attestering och kontering gjordes direkt på fakturan med eventuella bilagor. som genom den behandlingen även transformerades till en verifikation av en bokföringspost. I den elektroniska arkivbildningen kan alla dessa företeelser vara fysiskt separerade men också dubblerade. även om de logiskt kan presenteras var for sig eller sammanlänkade. En hybrid utgör skanningen av pappersfakturor. dä endast den skannade bilden av fakturan kan presenteras direkt elektroniskt medan fakturan kan späras med gemensamma identifieringsteeken. Ekonomistymings erket har nu gjort bedomningen att det ur ett redovisningsperspektiv inte finns något hinder att gallra pappersfakturan efter skanning. under förutsättning att bildfilen fakturan kan lagras förändringsskyddad som en del av myndighetens redox isningssystem. Systembegreppet kan i detta sammanhang uppfattas som bestående an olika delsystem. Innehörden är att fakturabilder kan lagras i tex. ett elektroniskt fakturahanteringssystem eller arbetsfiödet Hantera faktura i en e-handelstjänst som utgör en del a bokföringen.
18(22) Informationshantering 2014-10-14 Dnr RA 22-2013(6824 Även Bokföringsnämnden har gjort bedömningen att en sådan förstöring är i överensstämmelse med god redovisningssed. Av bokföringslagen framgår att förstöring efter överföring rar ske tre år efter utgången av räkenskapsåret om materialet har tagits emot från nåeon annan. Det framgår i utrednineen att lagen om kommunal redovisnin2 inte har ändrats i överensstämmelse med bokföringslagen i nyss nämnda avseende, utan avgrånsar möjligheten till förstöring av maskinläsbara medier efter överföring till t.ex. papper. Skatteverket kan dock i visst fall medge förstöring av t.ex. pappersfakturor efter skanning hos en kommun. Sammanfattningsvis föreslås det regleras i RA-FS 2004:3 att gallring av fakturor efter skanning medges tre år efter utgången av räkenskapsåret. Någon åtskillnad mellan leverantörs- och kundfakturor föreslås inte. Förutsåttningar för gallring föreslås vara att de skannade bilderna ska bevaras som en del av myndighetens redovisningssystem och kunna presenteras vid behov. Framställningen från Affärsverket Svenska kraftnät i den del som avsåg gallring av elektroniska fakturor efter konvertering och som avslogs av Riksarkivet 2012 föreslås nu tillmötesgås. eftersom det ändrade mervärdesskattedirektivet har införts i svensk rätt och Bokföringsnämnden nu har uttolkat bestämmelserna i den riktningen. Regeringen uttalar i förarbetena, vilket framgår i avsnitt 2.4, att begreppet elektronisk faktura är vitt och omfattar alla typer av elektroniska format. Av det ändrade faktureringsdirektivet direktivet framgick att medlemsstaterna inte rar föreskriva att fakturorna ska undertecknas, en eventuell elektronisk signatur ska betraktas som en standardiserad säkerhetsåtgärd. Av det ändrade mervärdesskattedirektivet framgår att en avancerad elektronisk signatur är en metod av flera för att säkerställa ursprungets äkthet, innehållets integritet och läsbarheten. Bokföringsnämnden anser att en konvertering av elektroniska fakturor till ett företags system är i överensstämmelse med god redovisningssed om uppgifterna inte förändras eller försvinner genom konverteringen. De uppeifter som avses är sådana som en faktura ska innehålla enligt lae och annan ekonomisk information som år viktig för en extern granskare eller för företagets självt vid bedömningen av affarshåndelsen. Nämnden menar dock att uppgifter som inte utgör råkenskapsinformation, som t.ex. logotyp, personliga hälsningar och reklam, rar rensas bort. Om däremot en konvertering medför att obligatoriska uppgifter förändraseller försvinner uppstår en hänvisningsverifikation och räkenskapsinformationen måste då även bevaras i det format den togs emot. Bokföringsnåmnden uttalar sig från ett snåvt redovisningsperspektiv om möjligheten till rensning av vissa uppgifter. Ur ett offentlig- och arkivrättsligt perspektiv uppstår dock gallring efter konvertering, eftersom det inte sker med ringa förlust av betydelsebärande uppgifter. De uppeifter som nämnden anser kan rensas kan ha betydelse för att fastställa autenticiteten i vidare mening än äkthet50. Därför är inte 7 RA-FS 1997:6 tillämpli2 utan det föreslås att Riksarkivet reglerar sådan gallring. De förutsättningar som föreslås formuleras som villkor för gallringen är att ursprungets äkthet säkerställs, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte förändras och att uppgifterna är läsbara. 5(I Jfr Riksarkivets yurande över SOU 2008:67 Enklare redovisning. dnr RA 04-2008.2757 th52008.546011)
DhAsionen för offentlig Informationshantering 19(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-2013(6824 Någol förslag lämnas inte om att nedkorta den nu gällande kortaste tioåriga gallringsfristen i RA-FS 20004:3 med anslutning till den kortaste sjuåriga bevarandetiden i hokföringslagen. Ett skäl år an bevarandetiden i lagen om kommunal redovisning inte har nedkortats. Ett annat är att det som regleras i hokföringslagen är den kortaste hevarandetiden. inte en gallringsfrist. Riksarkivet har reglerat ett undantag fran RA-FS 2004:3 i RA-MS 2011:7. Innehörden är att utgående e-fakturor fär gallras efter framställning av en handling som ersätter den ursprungliga handlingen. Möjligheten avser myndigheter som använder fakturaportal för utgående Svefaktura som mottagaren tillhandahäller. Nagon ändring föreslås inte i detta sammanhang, utan undantag fran RA-ES regleras lämpligen i RA-N1S. I Riksarkivets förstudie om förfintningssamlingen 2009 framhölls att reglerna inte ska vara for omfattande, de ska vara enkla, klara. lätta att överblieka oeh stabila över tid. Med detta förslag torde det kunna hävdas att dessa prineiper upprätthålls. I förstudien framförs även att föreskrifterna hör ha en inriktning som främjar bevarande i ursprungligt skick och formedlar ett strategiskt förhallningssätt och stvrning under handlingarnas hela livseykel. RA-FS 2004:3 sägs fråneå bevarande i ursprungligt skick gcnom an vissa fasta handlingstyper (utdatarapporter) fastslås som kan tas ut i PDRA-format. Med föreliggande förslag till ändring av RA-FS 2004:3 frångås ett hevarande i ursprungligt skiek, eftersom det föreslas att pappersfakturor ska få gallras efter skanning och e-fakturor fa callras efier konvertering. Kritiken är därutöver ss arförståelig då RA-FS 2004:3 reglerar ett hevarande av grunddata. Presentationen av hokföring i registreringsordning utgör grunddata oeh de leveranser som har inkommit till Riksarkivet har inkommit i datahasformat, visserligen i ett målformat. Därtör kan det hävdas att RA-FS 2004:3 även förmedlar ett strategiskt förhållningssätt och styrning under handlingarnas hela livseykel. En del as bedämningarna i törstudien förefaller vila på missuppfattningan Det fikeslas att en författning om ändring av RA-ES 2004:3 utfirdas. Det främsta skälet till det är det pågående omstruktureringsarhetet av författningssamlingens gallringsföreskrifter som nämns i avsnitt 1.1.3. Avslutningsvis görs bedömningen att de materiella förslagen som rör gallring ime äventyrar arkivlagens bevarandemal an tillgodose insyn, rättssäkerhet och forskning. Arkiven utgör en del av kuhurand oeh den aspekten kan heröras negativt med avseende på att avbildningar oeh konverteringar inte återger de ursprungliga fakturorna korrekt med avseende på t.ex. lärg oeh logotyper. I avsnitt 2.5 och i RA-MS 2011:7 framgår att regleringen dock varken träffar helheter av pappersfakturor eller e-fakturor. utan okontrollerbara urval arfor konsekvensen gallring far mindre helvdelse. 1 detta fall är det huvudsakligen rättssäkerheten som berörs oeh som enligt Ekonomistvrningss erkets oeh Boktbringsnämndens tolkningar av innebörden god redovisningssed inte äventyras av gallring efter överforing till annat medium eller annan databärare. De konsekvensändringar som föreslås torde medföra en tydligare tillämpnine av reglerna i överensstämmelse med Ha. Riksarkivets författningssamling i övrigt.
Informationshantering 20(22) 2014-10-14 Dnr RA 22-2013/6824 4.1 Konsekvensutredning Enligt förordningen (2007:1244) om konsekvensuftedning vid regelgivning. ska myndigheterna göra en konsekvensutredning innan de beslutar om föreskrifter eller allmänna råd. Konsekvensutredningen ska innehälla en beskrivning av vad man vill uppnå, alternativa lösningan vilka som berörs. bemyndiganden. konsekvenser. förhållande till EU-rätt, tidpunkten för ikraftträdande och behovet av speciella informationsinsatser. Myndigheten får besluta om regler utan an göra en konsekvensuftedning om man bedömer att det saknas skäl att genomfora en sådan. En sådan bedömning ska dokumenteras. Beskrivning av vad som vill uppmis Ekonomistymingsverket har inkommit till Riksarkivet med framställninu om att Riksarkivet fattar beslut om direktiv for gallring av skannade fakturor. 1 utredningen föreslås att tillmötesgå framställningen med innebörden att gallring av en pappersfaktura som har skannats får ske tre år efter utgången av det råkenskapsår som handlingen avser. Verkstållande av gallring förutsätter att de skannade bilderna bevaras som en del myndighetens redovisningssystem och kan presenteras vid behov. Det föreslås även gallring av inkomna e-fakturor efter överforing till myndighetens format för e-faktura, som i ett tidigare ärende har framställts av Affårsverket svenska kraftnät. Verkställande av gallring förutsätter att ursprungets äkthet säkerställs, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte förändras och att upp2ifterna är läsbara. Därutöver föreslås tre konsekvensändringar som syftar till en tydligare tillämpning av reglerna i förhållande till bl.a. författningssamlingen i övrigt och som inte berörs ytterligare. Beskrivning av alternativa lösningar och rffekrerna av att inte reglera Alternativet är ett oförändrat tillstånd. Det innebär att myndigheter måste bevara fakturor parallellt i två olika format. För pappersfakturor i minst sju år och för e-fakturor i minst tio år efter utgången av det räkenskapsår de tillhör. Iilka som herörs av regleringen Det år huvudsakligen de myndigheter som ingår i den statliga redovisningsorganisationen som berörs. Företags arbetsförutsättningar. konkurrensförmåga eller villkor i övrig bedöms inte beröras. varför yttrande enligt förordningen (2011:118) om myndigheters inhämtande av yttrande från Regelråden inte är nödvändigt. Uppgffier om hetnyndiganden 1 1 första stycket förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring hänvisas till arkivlagen (1990:782) och arkivfikordningen (1991:446) för arkiveringen av räkenskapsinformation.