Kallelse skickades ut en vecka innan mötet. För kallelse se bilaga. Kårstyrelsen beslutar att finna mötet behörigt utlyst.

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 1(! 10) PROTOKOLL Kårstyrelsemöte 6 13/14 Måndagen den 4 november 2013 klockan 18.00 Gröten, Nymble *= bilaga finnes.! Närvarande Anna Johansson Kim Westin Denise Fuglesang Emma Fogelström Kim Öberg Victor Olsson Nina Nilsson Charlotte Permin-Fager Alexander Arozin Sara Olsson Martin Koskela Emilia Wallin och Pontus Gard Beatrice Swensson Jerry Pal Christian Virtala Ivy Wang Hugi Ásgeirson Martin Ekberg! Formalia Ordförande Vice Ordförande Kårstyrelseledamot Kårstyrelseledamot Kårstyrelseledamot Kårstyrelseledamot Kårstyrelseledamot Kanslichef LG: Kommunikation LG: Näringsliv LG: Armada LG: CFU LG: Studiesocialt LG: Evenemangschef LG: Mottagningsansvarig LG: Head of THSI LG: Osqledaren Maskin 1. Mötets öppnande Mötesordföranden Denise Fuglesang förklarar mötet öppnat kl 18.09 2. Mötets behöriga utlysande* Kallelse skickades ut en vecka innan mötet. För kallelse se bilaga. Kårstyrelsen beslutar att finna mötet behörigt utlyst. 3. Val av mötesordförande Denise Fuglesang nomineras till mötesordförande. Kårstyrelsen beslutar att välja Denise Fuglesang till mötesordförande.

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 2(! 10) 4. Val av sekreterare Denise Fuglesang nominerar Victor Olsson till sekreterare. Kårstyrelsen beslutar att välja Victor Olsson till mötessekreterare. 5. Val av justerare Denise Fuglesang nominerar Anna Johansson till justerare. Kårstyrelsen beslutar att välja Anna Johansson till mötesjusterare. 6. Anmälda förhinder Fabian har anmält förhinder. 7. Adjungeringar Emma yrkar att Martin Ekberg ska ha yttranderätt. Kårstyrelsen beslutar att bifalla Emmas yrkande 8. Fastställande av föredragningslista Anna tillägga övriga punkter: 6.1.1 Studentbostäder 6.1.2 Vinteröverlämning 9. Föregående protokoll Justerat men ej underskrivet. 10. Anmälningsärenden Inga anmälningsärenden. 2. Rapport 2.1. Matrisen Ledningsgruppen har under ledning av kårpresidiet haft en genomgång och diskussion av verksamhetsplanen. Anna: LG har haft en verksamhetsplansgenomgång. Näringsliv

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 3(! 10) Arbetet med näringslivsfrågorna går framåt. Det som behöver tas tag i och som Ledningsgruppen ska fortsätta att diskutera framöver är uppdragen kopplade till mål 2.1: att KTH:s utbildningar har en tydlig näringslivsanknytning. Ledningsgruppen bad även om ett förtydligande kring vad styrelsen förväntade sig få ut av uppdrag 2.1.2 KTH:s strategiska partners med svaret att det fortfarande är oklart hur vi kan dra nytta av KTH:s strategiska partners, varför Ledningsgruppen får undersöka vad som är möjliga utfall och sedan återkoppla på det. Martin: Det känns bra, 3 av 4. Anna: Vi måste förtydliga. Vill fortsätta att diskutera Näringsliv och utbildning och vad vi vill ha från KTHs strategiska partners. Emma: Styrelsen vet inte riktigt hur vi kan ta nytta och därför delegerat. Martin: Så vi ska kolla och undersöka när KTH har bestämt sig av vad de vill. Denise: Kolla med Vice rektor som är ansvarig. Martin: Vi har blivit inbjudna till gruppen med alla kontakt personer till företagen. Sara: Tycker att det är kul. Utbildning Cheferna för utbildningsinflytande, CFU, berättade att det kommer vara svårt att hinna med både uppdrag 1.2.1 anonyma examinationsformer och 1.2.3 utfärdande av examinationsrätt då båda dessa är uppdrag som ska drivas i utbildingsutskottet. Det behövs alltså en prioritering och styrelsen kommer att ta upp det på nästkommande Kårfullmäktige för prioritering från chefen. Styrelsen frågade även CFU vad de själva tycker, och de berättade att uppdraget som behandlar anonyma examinationsformer kan komma att underlättas då KTH arbetar med att införa tentaskanning. Det är en process som kommer att kunna underlätta anonyma examinationsformer, varför det kan vara värt att vänta in den processen. CFU berättade även att det är svårt att genomföra uppdrag 1.5.3 som handlar om tvåvägskommunikation med de skolspecifika doktorandråden, då det är svårt att få kontakt med sagda råd.anna: Utbildning. 3 kanske av 5. Vissa saker kommer inte göras i år men vi vet redan nu som anonyma examinationsformer. Emilia: Vi kommer inte hinna med allt då vi har redan mycket att driva med utbildningsutskottet. Det skulle vara bra att gå till KF och förklara vad de innebär och be dem prioritera. Denise: Vilket av dessa skulle ni vilja driva. Pontus: Det har redan tagits upp och om det har beslutats så kommer det komma av sig själv med tentaskanning. Anna: Kan vara dåligt om vi bestämmer oss för andra typer av examination. Anna: Dr-råd är svåra att kontakta och då kommer den punkten inte avklaras i år. Studiesocialt Evenemangschefen berättade att uppdrag 4.4.1 fortsatt arbete med pubmästarrådet börjar närma sig ett avslut men att det är svårt att veta hur det ska användas. Evenemangschefen frågade också mer tydlig styrning i verksamhetsplanen vad gäller fest- och eventverksamheten. Mottagningssamordnare och Eventchef ville även lyfta fram att mottagningen som verksamhet bör inkluderas mer i arbetet kring verksamhetsplanen och även i uppdragen i verksamhetsplanen. Syftet med att sätta tydligare riktlinjer i verksamhetsplanen för festverksamheten och mottagningsverksamheten skulle i så fall vara att tydliggöra riktlinjer för verksamheterna och att tydliggöra att ett utvecklingsarbete sker inom verksamheterna samt att skapa bättre förutsättningar för att ledningsgruppen ska känna ägandeskap i verksamhetsplanen. Studiesocialt ansvarig berättade att det kommer att bli svårt att genomföra alla uppdrag i verksamhetsplanen ordentligt, även om det kommer att gå att genomföra något på alla uppdrag. Studiesocialt ansvarig bad även styrelsen att prioritera mellan att utveckla THS JML-arbete och att utveckla THS Idrottsverksamhet, en fråga som styrelsen tar med till nästkommande Kårfullmäktige. Styrelsen poängterar också att det är bra att ledningsgruppen tar upp frågor med styrelsen, även om det gärna får gå via kårpresidiet först.

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 4(! 10) Studiesocialt ansvarig lyfte även upp att det var svårt att genomföra uppdrag 3.2.1 och 3.2.2 som handlar om att ta fram underlag för antalet lunch- och studieplatser på KTH:s campi. En stor del av problematiken är att det är svårt att få kontakt på KTH:s ortscampi. Styrelsen tydliggjorde att det inte handlade om att gå runt och räkna platser utan att utnyttja lokalrådet och att skapa förutsättningar. Styrelsen frågade även hur arbetet går med idrottsgruppen, på vilket studiesocialt svarar att det har kommit igång, men att det har varit tentaecka. Anna. Studiesocialt och event. Generellt få uppdrag med tydliga ägandeskap. Jerry: Ja, Pubrådet är typ klar men hur ska det användas? Skulle vilja se att fortsätta med festverksamhet i verksamhetsplanen och sen dela upp i mindre delar. Eller att Restaurangen och Event slås ihop eller hur event ska jobba mer i andra delar av THS. Känner mig inte så delaktig. Denise: Glöm inte att skriva ner dessa. Anna: Restaurang och Eventkonceptet är oklar då vi gör det på ett sätt under året och på ett annat sätt under mottagningen. Jerry: Skulle vilja se mer av min verksamhet i verksamhetsplanen. Emma: Vi måste tänka på att det finns en skillnad på löpande verksamhet och VP punkter. Anna: Vi kanske måste ha en reviderade verksamhetsplan till nästa halvår.! Hugi kommer in kl18.32 Anna: Mottagningen. Christian: Jag var väldigt medveten att jag inte är delaktig i verksamhetsplanen och det känns inte så kul. Det synliggörs inte med verksamhetsplanen. Anna: Vi skulle kunna göra så lite att lägga till en rad för att det skulle synas. Christian: Ja och många frågar vad vi gör. Emma: Vi kanske måste lyfta den löpande verksamheten än att ändra verksamhetsplanen helt och hållet. Hugi: vill bara lyfta nyckeltal tex att vi använder det som ett verktyg om det vi gör när verksamhetsplanen borde vara det vi borde fokusera på i stället. Christian: Verksamhetsplanen blir inte ett verktyg för mig och bara att lägga till en rad om mottagningen. Denise: Glöm inte att ni är alla del av verksamheten som helhet. Anna: Studiesocialt vardag & fritid. Beatrice: Jag har väldigt många punkter och om jag inte kan få någon slags prioritering kommer jag bara kunna göra lite med allt och inte göra klart någon. Hur ska jag tänka? Emma: Utnyttja presidiet mer och sedan med styrelsen om det inte finns ett rapportmöte. Bea: ja och därför vill jag ta upp detta med er eftersom ni är en länk till KF. Nina: det är bra att upp saker med KF för att de ska förstå mer av verksamheten och kanske vi behöver flera som jobbar med dessa saker. Denise: Det är bra att du tar upp detta och hör med oss i Kårstyrelsen. Internationellt Head of THS International berättade om känslan att en post gör allt och att det är svårt att veta var man ska börja. Ledningsgruppen berättade även gemensamt om att arbetet går framåt med att integrera den internationella mottagningen under mottagningssamordnaren och att de studiesociala delarna till allt större grad görs för internationella och svenska studenter tillsammans. Anna: International. Ivy: Man har många uppdrag och vet inte riktigt vart man ska börjar. Med jag sitter på den här posten men det känns inte som vi skulle kunna dela upp min post som en del till utbildning och en till studiesocialt. Christian: Vi märker hela tiden att det går att dela upp det som tex. att ansvarig för internationella mottagningen kan ligga under mig. Bea: Jag och då finns det mycket man skulle kunna göra med svenska och internationella. Emma: Ni är delaktiga när alla diskuterar verksamhetsplanen. Kommunikation

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 5(! 10) Kommunikationschefen berättar om arbetet med att försöka slutföra de projekt som släpar från förra året, framförallt hemsidan, som tar upp mycket tid och kraft från att kunna arbeta med verksamhetsplanen. Förhoppningsvis kommer arbetet med verksamhetsplanen att tas upp efter jul. Kommunikationschefen berättade även att han inte kommer att hinna genomföra uppdrag 5.1.2 och översätta alla relevanta styrdokument, vilket styrelsen besvarade med att tanken är att ta in en konsult som gör det jobbet, samt att det kommer att vara svårt att genomföra uppdrag 5.4.1 att koppla THS namn tydligare till KTH. Anna: Känns inte så kul. Mycket kvar från förra året, hemsidan etc. Har inte kunna ta tag i verksamhetsplanen p.g.a. detta. Kanske efter jul. Alex: Känns som att det finns för mycket att göra som jag inte kommer att hinna med som tex. översättning eller hur jag ska kolla för och nackdelar med att koppla THS och KTHs namn. Jag försöker att delegera stora grejer men det går sådär. Presidiet Presidiet berättade att det är två uppdrag som kommer att vara svåra att genomföra, uppdrag 4.5.2 att skapa verktyg för god balans mellan engagemang och studier hos samtliga engagerade och 4.5.3 att skapa verktyg för att förbättra överlämnings på lokal nivå. Styrelsen frågade om det finns någon hjälp att få från andra kårer och organisationer, eller från professionella externa parter. Anna: Presidiet. Kim: Det finns två stora uppdrag som vi inte vet om det kommer att hinna med allt. Kommer mig delaktig i alla punkter. Anna: Integreringen känns klurig. Vi inte om jag kommer kunna fokusera på medvetenhet för god balans etc. Nina: På de stora uppdrag som finns, finns det inte något vi kan få från andra kårer eller organisationer? Emma: tänkte på hur vi kan ta in kompetens från professionella externa parter som många punkar skulle kunna lösa. Emma: punkten kring studieplatser, det handlar inte om att gå runt och räkna platser. Om lokalrådet fungerar och har tid så handlar det om att skapa förutsättningar. Bea: Det är också väldigt svårt när det behövs mycket förarbete som tex. att ha kontakt person på ortscampi. Emma: Fabian, kommenterade om 2.1.1. Martin: Det var bara ett förslag och det har inte kommit så långt. Emma: Hur går det med idrottsgruppen. Bea: Ja det ha kommit igång men det har varit tentavecka. Denise: Bra att ni gjorde denna utvärdering. 2.2. Kanslichef* Charlotte Permin-Fager Emma: Bra och kul att det händer mycket. Varför är plan 3 projektet vilande? Charlotte: Det ligger lägre prioritering hos mig men inte vilande då vi har mycket med Puben fram till januari. Denise: Något särskilt kring mottagning till nästa år med restaurangen? Charlotte: Det är en utvärdering som Johan, Jerry och Christian gör för att se hur vi kan bli bättre. Denise: Jag gillar projekt på gång. Charlotte: det är viktigt att ni kan se vad som händer i huset. 19:10 Charlotte lämnar mötet. 2.3. Ordförande* Anna Johansson Anna: Det är mycket som har hänt. Emma: Det har med sektionslokalen, har vi fått vara med i den pucken? Anna: Vi ska vara med på mötet innan minglet om sektionslokalen. Bea: Vi har inte fått vara

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 6(! 10) med och inte nöjda, det är vanligt MBA möte som Anna kommer vara med på. Anna: Vi har pratat med Arkitekt och Data/Media för att ha mer att säga. Emma: Mycket bra hur ni hantera sektionslokals-frågan. Men vi måste lyfta den större frågan om hur vi inte har varit med i processen i huvudtagen och måste ta den vidare upp mot KTH. Denise: viktigt att få dem att förstå att vi kan lyfta blicken och inte är låsta med hur det är. Bea: ja, det är en viktigt fråga och vi jobbar med det. Denise: SFS, hur går det? Anna: Johan Alvfors kom på möte och SFS har kollat på läsårsindelning men kommer inte kunna göra det just nu men vi ska inte sluta trycka på det. SFS kanske ska bli sin egen organ mer än påverkansarbete. 2.4. Vice ordförande* Kim Westin Kim: Anna kommer ha mer med sektionslokalsfrågan. Mecenat var också på möte och det mycket bra som kommer. Emma: Kul att Jenny i KårX har varit med medlemskaps systemfrågor. 2.5. Kommunikationschef* Alexander Arozin Emma: Du verkar vara medveten att du har mycket små saker men kolla på vad kan skäras bort. Man kan säga nej. Denise: Jag blir frustrerad att det är alltid kommunikationschefen som får massa små saker. Varför inte köpa in en affisch kurs så att det inte bli samma personer som kommer in hela tiden? Alex: Det handlar främst att folk inte har mjukvaran. Hugi: Det går att köpa mjukvaran per månad. Emma: Glöm inte att vi har budget för att arvodera en webmaster. Denise: Det gäller alla, vi har tillgångar som ska utnyttjas. Denise: BrandBooken, bra att tänka långsiktigt. Alex: Det är en puck som jag har jobbat med och försöker göra den mer flexibelt att använda då den är restriktiv. Denise: Tänk på hur du vill utnyttja KTH och ställa krav från dem. Alex: Ja, ibland är det bra men ibland vet jag inte vad jag göra där. Emma: Be om dagordningar så du kan avgöra om du vill gå eller inte. 19:32 möte adjungeras 19:44 möte återupptas 2.6. Näringslivschef* Sara Olsson Sara: Jag har lunchföreläsningar men vet inte exakt vilka företag. Kim Ö: Kul med kickoff! Säljutbildning med Talent Eye, jätte bra. Emma: Bra att det är så mycket fokus på din grupp och att dem är nöjda. Anna: Kul med TEDx. Sara: Det är inget vi arrangera men samarbeta. Denise: Hur går tankar med enkäten tillsammans med ChS. Sara: Jag har sammanställt och börjat skicka till sektionerna. Tanken är att använda det som ett verktyg. Vi kommer att utvärdera om vi kommer att fortsätta med det. 2.7. Projektledare THS Armada* Martin Koskela Martin: Arbetet med nya anmälningssystemet är på gång. Emma: Hur känns det? Martin: Det går i vågor, bra förra veckan mindre bra denna. Emma: Kommer det lösa sig? Martin: Ja det hoppas jag.

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 7(! 10) Denise: Kul med att eventen har blivit mer lockande. Finns det några lärdomar? Martin: Vi vet inte riktigt men våra kampanjer har hängt ihop mycket mer men det är svårt att säga. Vi ska försöka ta redan på det men det är svårt på öppna event. Denise: Vore mycket bra att kunna ta lärdomar till nästa år. Vad är samarbetet med KTH? Martin: främst eventkalender men vi väntar på att vår hemsida kommer upp. Sara: Jag har börjat skicka till företag och de blir överlyckliga. 2.8. Head of THS International* Ivy Wang Nina: Det med integrering, står att du har pratat med internationella representanter, har du pratat med de som inte har några? Ivy: Har pratat men det vet inte hur det ska göra. Vi tittar på dokumentation som de kan använda för att ta frågan vidare. Nina: Använd pengar för översättning, det finns även en hemsida (volontärsbyrå) som man skulle kunna titta på. Denise: Det här med kommande Arrival Day, det är problematisk att det kommer mitt under tentaveckan. Hur blir det? Ivy: Ja, KTH sitter också under en klurig situation där de har studenter som kommer och studenter som fortfarande är här. Denise: Bra hur du jobbar med integrering. Hur kändes det med KTH Global? Ivy: Det de gjorde här, var inte så givande. Däremot var de givande att gå till föreläsningar att förklara hur man kan engagera sig här på kåren som internationell. 2.9. CFU* Emilia Wallin Pontus Gard Kim Ö: Bra med informationsmöte om KTH för bristande kvalité. Hur har det kommit ut? Emilia: Hemsidan, Facebook och via KTH hemsidan (lite). Men det kommer att vara mer information än diskussion. Emma: Känns att många inte tycker att det är så allvarligt, vad tycker ni? Emilia: Det är inte så bra att visa utbildning var undermåliga men det är mycket kritik kring utvärderingens kvalité. Men det pratar mycket om det internt. Kim Ö: Väldigt nyfiken om enkäten som ni kommer att publicera. Hur sammansatts gruppen om JML? Emilia: ett gäng som var intresserade, via JML-rådet och liknande. Kim Ö: lobbas det för att alla sektioner ska ha representanter för JML. Emilia: vi jobbar på det via ordförande så att sektionerna skickar representanter. 2.10. Studiesocialt ansvarig* Beatrice Swensson Emma: JML-arbete, det måste finnas många böcker och underlag att tillgå till. Och om det finns att köpa, gör det. Bea: Ja det kollar vi på. Nina: Det är bra att du vill bygga kunskap och tycker inte att det är bara en person som ska jobba med det men att det ska genomsyra hela organisationen. Bea: ja, det är kanske så att vi måste jobba med det centralt innan vi kan trycka på sektionerna. Emma: Köp utbildning. Hugi: Jag känner folk som är utbildade inom området. Bea: Det finns mycket att göras inom området men vi vet inte riktigt hur vi ska göra med KTH. Men det är tiden som brister. 2.11. Evenemangschef* Jerry Pal Jerry: Jag har också jobbat med Quarnevalen med Kim W. Vi har också skapat en grupp att göra gratis event, där företag som vill göra event, mer som en diskussions forum. Emma: Sjukt kul att det går bra för Marknadsföringsgruppen. Du skrev att RNs prisbild var för låg. Jerry: Ja, generellt. Tex. en kabel kostar 10kr. Emma: Spontant tycker jag det inte är de interna priser som är för låga, snarare externa. Jerry: Ja. Denise: Är det så att marknadsföringsgruppen är med i rekryteringsprocess? Värt att lyfta. Hur gick tentapuben? Jerry: Bra.

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 8(! 10) 2.12. Mottagningssamordnare* Christian Virtala Christian: Jag kommer att skicka ut enkäten snart. Jag håller på att göra en överlämningsdokument för MR. Planerar utbildning till MR. Sista mottagningsaktivitet i veckan. Emma: Kan inte vi bjuda in skolorna till utvärdering? Christian: Jag jobbar på det. Internatet ska jag jobba på det nästa veckan. Nästa MR kommer jag fråga hur det vill har catering i Nymble. Denise: Det är roligt att läsa dina utvecklingstankar. Christian: För att vara helt ärligt att jag inte har varit vissa gånger som jag har varit trött på mottagningen. Kim Ö: Bra med reflektionssamtal i stället för en enkät. 2.13. Osqledarens chefredaktör Hugí Asgeirson Hugi: En kul grej med JML arbetet via OL och det är att vi har blivit kontaktad efter vi har skrivit som det. Tidigare har OL haft studenter som säljer med provision och vi får göra det även om vi har avtal med News Factory då det skulle vara internt. Anna: Känns det bra med resa till Norge? Hugi: Ja vi ska ha möte snart. Emma: Ni har blivit bättre med deadline hantering, vad beror det? Hugi: Ja, jag har inte upplevt det som Axel hade problem med men jag sätter folks deadlines mycket längre fram än mina egna med trycket av tidningen. Hugi: Annonsförsäljningen totalt från byrå har nästan nått det vi har budgeterat men det mesta kom från Tomat. Så News Factory har inte över presterat men vi kommer nå budget. Jag kommer ha möte med dem och kommer ställa krav. Emma: Bra att du är kritisk. 3. Beslutsuppföljning 3.1. Styrelsebeslut* De som är markerade Ej klara skall vara klara. 3.2. Styrelse action points 4. Stadfästelse av delegationsbeslut 4.1. Stadfästelse av eventuella presidiebeslut* Anna Johansson, Kim Westin Kårstyrelsen beslutar att stadfästa Presidiebeslut-004 5. Beslut 5.1. Tillsättning av utredningsgrupp* Fabian Wahlgren Emma yrkar att:

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 9(! 10) - styrelsen beslutar att tillsätta en utredningsgrupp om 5-8 personer varav en sammankallande med ansvar för rapportering till styrelsen. - tillsättning av gruppen görs genom öppen ansökan genom THS hemsida mellan 11e till 23e november. Gruppens slutgiltiga storlek och konstellation beslutas av kårstyrelsen. - 5 000 kr av styrelsens dispositionsfond sätts till gruppens förfogande Kårstyrelsen beslutar att bifalla Emmas Fogelströms yrkande 6. Övrigt!! 6.1. Övriga frågor 6.1.1. Studentbostäder Anna: Ett företag vill att vi ska förmedla att de har studentbostäder då SSSB tar bara in bostäder som de förvaltar och KTH vill bara ha bostäder för internationella. Emma: Vi kan nog inte säga något tills ni har haft ett första möte. 6.1.2. Vinter överlämning Anna: Ska ha överlämningsmiddag under 20 december. Vill flytta Kårstyrelsekonferens under december. 6.2. Sammanfattning till hemsidan Victor ordnar. 6.3. Nästa möte 11 november, kl18 6.4. Val av nästkommande mötesordförande Denise Fuglesang nominerar sig själv. Kårstyrelsen beslutar att välja Denise Fuglesang till mötesordförande. 6.5. Mötets avslutande Mötet avslutas kl 20:50 av mötesordförande Denise Fuglesang. Vid protokollet!

Protokoll Kårstyrelsemöte KSm 6 13/14 2013-11-04 Sid! 10(! 10) Victor Olsson Mötessekreterare! Justeras! Denise Fuglesang Mötesordförande Anna Johansson Justerare

Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm6 13/14 2013-10-31 Sid 2013-10-31 1(2) Sid 1(2) FÖREDRAGNINGSLISTA Kårstyrelsemöte 6 13/14 Måndagen den 4 november 2013 klockan 18.00 Gröten, Nymble * = bilaga finnes. 1. Formalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Mötets behöriga utlysande* 1.3. Val av mötesordförande 1.4. Val av sekreterare 1.5. Val av justerare 1.6. Anmälda förhinder 1.7. Adjungeringar 1.8. Fastställande av föredragningslista 1.9. Föregående protokoll 1.10. Anmälningsärenden 2. Rapport 2.1. Verksamhetsplan matris* Ledningsgruppen 2.2. Kanslichef* Charlotte Permin-Fager 2.3. Ordförande* Anna Johansson 2.4. Vice Ordförande* Kim Westin 2.5. Kommunikationschef* Alexander Arozin 2.6. Näringslivschef* Sara Olsson 2.7. Projektledare THS Armada* Martin Koskela 2.8. Head of THS International* Ivy Wang 2.9. Cheferna för Utbildningsinflytande* Emilia Wallin och Pontus Gard 2.10. Studiesocialtansvarig* Beatrice Swensson 2.11. Evenemangschef* Jerry Pal

Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm6 13/14 2013-10-31 Sid 2013-10-31 2(2) Sid 2(2) 2.12. Mottagningssamordnare* Christian Virtala 2.13. Chefredaktör för Osqledaren* Hugi Ásgeirsson 3. Beslutsuppföljning 3.1. Styrelsebeslut* 3.2. Styrelse action points 4. Stadfästelse av delegationsbeslut 4.1. Stadfästelse av eventuella presidiebeslut* Anna Johansson, Kim Westin 5. Beslut 5.1. Tillsättning av utredningsgrupp* Fabian Wahlgren 6. Övrigt 6.1. Övriga frågor 6.2. Sammanfattning till hemsidan 6.3. Nästa möte 6.4. Val av nästkommande mötesordförande 6.5. Mötets avslutande

Till: THS styrelse För kännedom: THS medlemmar THS arvoderade THS sakrevisorer THS Valberedning THS personal Inspektor KALLELSE Kårstyrelsemöte 6 13/14 Måndagen den 4 november 2013 kl. 18.00, Gröten plan 2, Nymble På akademikersvenska Nu är det dags för verksamhetsårets sjätte styrelsemöte. Detta möte är ett rapportmöte där THS Ledningsgrupp och THS Kanslichef rapporterar på det löpande arbetet. Styrelsen kommer även att svara på eventuella motioner som inkommit. På ett mer begripligt sätt På måndag är det dags för Tekniska Högskolans Studentkårs, THS, styrelse att ha sitt sjätte möte för verksamhetsåret. Styrelsens uppdrag är att se till att verkställa de uppdrag som medlemmarna beslutade om i verksamhetsplanen. På det här mötet kommer därför THS Ledningsgrupp samt THS Kanslichef att rapportera om hur arbetet fortskrider. Sedan kommer styrelsen att ta vidare rapporteringen från ledningsgruppen och kanslichefen till Kårfullmäktige 2 som inträffar nästa vecka (14/11). Kårfullmäktige är THS högst beslutande organ och består av medlemmarnas framröstade representanter. Alla medlemmar är välkomna att delta på detta möte. Välkomna! Stockholm, den 28 oktober 2013 Anna Johansson Ordförande 2013/2014 Tekniska Högskolans Studentkår Välkommen!

To: THS Board For Information: THS Members THS Management Team THS Auditor THS Election Committee THS Personnel Inspector SUMMONS THS Board meeting 6 13/14 Monday, November 4 th 2013 18.00, Gröten 2 nd floor, Nymble In a more strict way It s time for the sixth meeting for the student union board. During the meeting THS Management Team will report on the organizational plan for the year. The board will also answers to eventual motions from members In a more understandable way On Monday the board for the student union at KTH (called Tekniska Högskolans Studentkår, THS) will have its sixth meeting for this semester. The board s mission is to execute the will of the members. On this meeting there are going to be reports on the work progression from the people who works with the organizational plan on a daily basis. After the meeting, the board will bring the reports to the Union Council that occurs next week (November 14 th ). The Union Council, which consists of representatives for the members of the union, is the highest decision-making body at the union and all big decisions are made there. All members are welcome at the union board meetings. Welcome! Stockholm, October 28 th 2013 Anna Johansson President 2013/2014 Tekniska Högskolans Studentkår Welcome!

Uppdrag sid. 1 av 6 Uppdaterat 1 1.1 Uppdrag Status Aktivitet Kommentar Nyckeltal U!! Utbildning: Alla studenter ska känna att sin utbildning är relevant under och efter sin studietid KTH utvecklar sina utbildningar med pedagogik i fokus Ej påbörjad Pågående Uppföljning Försenat Avklarat Utvärdering * 1.1.1 Aktivt delta i KTH:s utvärdering av läsårsindelningen och vad ändringarna fått för konsekvenser Har kollat på läsårsindelning för 14/15, men utvärderingen av läsårsindelningen har inte börjat än. 1.1.2 Bevaka KTH:s vidarearbete med pedagogisk portfölj, samt aktivt driva utvecklingen av konceptet "pedagogisk akademi" eller alternativa former av pedagogisk meritering Någon arbetsgrupp kring pedagogisk akademi har ännu inte startat, men just nu är arbetet igång med KTHs pedagogiska program som har med området att göra. 1.2 KTH:s examination är rättssäker och rättvis * 1.2.1 Aktivt driva införande av anonyma examinationsformer i linje med THS Åsikter Man inför just nu ett nytt system med tentascanning på KTH som kommer leda till ökad rättssäkerhet, med mindre risk att tentor tappas bort. Detta system skapar även förutsättningar för att införa anonymiserad examination vid tentamen. När CFU presenterade THS verksamhetsplan på Fakultetsrådet i oktober fördes en hel del diskutioner om just denna fråga. 1.2.2 Driva på implementeringen av målrelaterade betygskriterier på KTH 1.3 1.2.3 Verka för att en utredning gällande krav för utfärdande av examinationsrätt genomförs på KTH Examensarbeten håller hög kvalitet och jämn nivå mellan utbildningar * 1.3.1 Aktivt delta i KTH:s analys av Universitetskanslerämbetets (UKÄ) utvärderingsresultat, och prioritering av åtgärder Vi har haft möten med KTH kring kommunikation av resultaten. Samt sitter med i en arbetsgrupp som jobbar med handlingsplanen. Deltagit vid möte kring förhandsbesked varefter arbetet med analysering drog igång. 1.4 KTH:s studenter vill påverka sin utbildning och vet hur man gör det * 1.4.1 Bredda sätten att kommunicera utbildningspåverkan för att attrahera och engagera en större andel av KTH:s studenter Fler Utbildningsartiklar på osqledarens hemsida och inlägg på facebook. 1.5 THS utbildningspåverkan är samstämd och enad - både på grund- och forskarutbildningsnivå * 1.5.1 Ta fram ett koncept för att utbilda THS studeranderepresentanter för att effektivisera påverkansarbetet och hålla jämn nivå mellan skolor Utbildning för TFN-representanter har hållts och vi har börjat planera för en utbildning i studenträtt för utbildningsrådet. * 1.5.2 Färdigställa processer för påverkansarbete, generellt och specifikt mot olika delar av KTH U! Klar KS kan kolla om de är tillfredställda 1.5.3 Ta fram en modell för tvåvägskommunikation med de skolspecifika Doktorandråden 1.5.4 Fortsatt utveckla THS Utbildning för att samla all utbildningspåverkan under gemensam fana UR kick-off där även studeranderepresentanter i CTFN, DN ochau bjöds in. Avstämnings möte med CTFN och vi kommer ha månatliga lunchmöten med CTFN och AU. 2 2.1 Framtid: Alla studenter är medvetna om sin unika kompetens och sina karriärmöjligheter KTH:s utbildningar har tydlig näringslivsanknytning * 2.1.1 Utreda hur man på bästa sätt jobbar med näringslivsinriktad utbildningspåverkan gentemot KTH Skoda är intresserad av att ordna studieresa till sin fabrik i Tjeckien.

Uppdrag sid. 2 av 6 Uppdaterat Uppdrag Status Aktivitet Kommentar Nyckeltal Ej påbörjad Pågående Uppföljning Försenat Avklarat Utvärdering U!! * 2.1.2 Undersöka möjligheten att dra nytta av KTH:s strategiska partners inom industri och forskning, för att kunna belysa karriärmöjligheter Möte med Vattenfall angående hur de ser på att vara strategisk partner till KTH. Fler möten med strategiska partner. Möte med KTH Näringslivssamverkan med enskilda partnerkontakter samt angående hela partnergruppen. Vattenfall ser det som ett sätt att säkra kompetens hos framtida rekryter. Syftet är varierat för olika företag, men det finns från vissa, ett visat intresse för att vara partner till KTH även vara partner till THS. KTH Näringslivssamverkan är positiva till att bjuda in THS representanter 2 ggr/år till partnergruppen, där partnerskapen diskuteras. 2.2 KTH:s studenter är medvetna om vilka forum som erbjuds för att forma sin framtid och utnyttjar dem * 2.2.1 Fortsätta att utvärdera vilken typ av event som studenter är mest intresserade av och utifrån denna undersökning utveckla attraktiva koncept Diskussioner om hur intervjuer med slumpmässigt valda deltagare är inbokade med THS Näringslivsgrupp. Standarder för utvärdering före och efter event inom THS Näringsliv ska tas fram. Både mot företag och studenter. Ska bjuda in slumpmässigt valda studenter från spridda utbildningsprogram till gruppsamtal om 10 pers. * 2.2.2 Verka för att öka intresset och uppslutning på näringslivsevent Ökad marknadsföring under rekryteringen. För att detta ska uppnås krävs att THS Näringsliv blir ett känt THS Armada har namn på campus. Därav ska fler dubblat antalet och större anmälningar till markandsföringskampanjer för sina event. THS Näringsliv genomföras väl utspritt under året. Kalendern färdig och presenterad på NR. Ska bara publiceras på nya hemsidan. * 2.2.3 Samla alla näringslivsevenemang, centralt som lokalt, i en gemensam kalender U Väntar på att hemsidan ska bli Ska presenteras vid ett inplanerat klar. möte med övriga externa projekt på KTH. Hur arbetet gått med kalendern gått ska presenteras för KTH Näringslivssamverkan i december. 2.3 THS näringslivsverksamhet håller hög kvalitet och utvecklas ständigt * 2.3.1 Utveckla standarder för återkommande evenemang för att i förlängningen kunna kvalitetssäkra allt näringslivsarbete på THS, centralt som lokalt Prissättning och vad som ingår i priset diskuterades på NR1. Ytterligare och djupare diskussioner om detta på NR efter jul. 2.4 2.3.2 * 2.4.1 Utvärdera och definiera syftet med THS centrala näringslivsverksamhet THS erbjuder KTH:s studenter verktyg och kompetensutveckling som rustar dem inför arbetslivet Skapa och erbjuda verktyg som gör att studenter får ut mer av näringslivsevent och annan kontakt med företag Diskussioner om hur dessa verktyg kan utformas är inbokade med THS Näringsliv. * 2.4.2 Skapa färdighetsfokuserade event och/eller utbildningstillfällen En Linkedin-workshop med Academic Work håller på att planeras in. Microsoft ska ha CV- och intervju-workshop när de är här i oktober. Vi har etablerat en kontakt med representant från LinkedIn som ska komma hit och prata. Karriärdag med Sveriges Ingenjörer i december. Diskussioner om hur vi kan ta fram en plan för hur sådana event kan läggas upp under året är inbokade med THS Näringsliv. Tankar på ett tydligare samarbete med Sveriges Ingenjörer när de har sina karriärevent ska koordineras efter THS Näringslivs och THS Armadas kalendrar. 3 Studiesocial vardag: Alla studenter har en problemfri vardag 3.1 KTH:s studenter mår bra och har möjlighet till friskvård * 3.1.1 Verka för att KTH-Hallen sänker sina priser för studenter i allmänhet och THS medlemmar i synnerhet Påbörjad diskussion internt, möte bokat, har stått lite still pga att stiftelsen saknat ordförande.

Uppdrag sid. 3 av 6 Uppdaterat * 3.1.2 Uppdrag Status Aktivitet Kommentar Nyckeltal Ur "Hur mår teknologen" identifiera riskområden för KTH:s studenters välbefinnande och ta med sig detta i KTH:s projekt för förbättrad psykosocial miljö Ej påbörjad Pågående Uppföljning Försenat Avklarat Utvärdering U!! Arbetet med sammanställning pågår, HMT-deadline inom STORK satt till februari. * 3.1.3 Utveckla samarbetet med Studenthälsan för att genomföra gemensamma satsningar med fokus på hälsa på alla KTH:s campi 3.2 KTH:s lokaler möter studenternas dagliga behov och främjar studenternas inlärning Ta fram underlag för hur många lunchplatser KTH 3.2.1 tillhandahåller per student och använda detta i U påverkansarbetet mot KTH Haft möte med studenthälsan, diskuterat samarbete. Genomfört under våren, arbetet med sektionslokalerna igång. 3.2.2 * 3.2.3 I förhållande till THS Åsikter undersöka studieplatser till antal och kvalitet på alla KTH:s campi I samarbete med THS Lokalt göra en utredning av föreläsningssalar på KTH:s campi, och lyfta fram de lokaler man finner undermåliga till KTH Kommer igång med studiemiljörådet. Påbörjat projekt med Projektkontoret där vi ska utreda KTHs lokaler tillsammans med THS Lokalt. Tillsammans med KTH följa upp åtgärder för 3.2.4 upplåtelseavtal för sektionslokaler 3.3 KTH och THS värnar om jämlikhet, mångfald och likabehandling bland studenter och anställda * 3.3.1 Utreda intresse på lokal nivå att starta upp JML-rådet 3.3.2 Färdigställa en plan för THS JML-arbete' Konstant kontakt med MBA. Intresse finns, håller på att startas upp. Vi behöver utbildning innan vi kan lägga upp en plan (utbildning är egentligen första delen i planen). * 3.3.3 Undersöka arbetssätt för påverkansarbete i JML-frågor gentemot KTH Haft möten med KTHs anställda som arbetar med JML. 3.4 Kurslitteratur på KTH är lättillgänglig och konkurrenskraftigt prissatt * 3.4.1 Genom kårbokhandeln undersöka och aktivt driva möjligheten till samarbeten med externaparter för att sänka priset på kurslitteratur genom subventioner Fokus har varit på framtiden för kårbokhandeln i Kista Steg 1: Genom kårbokhandeln undersöka nuvarande och påbörjade sammarbeten * 3.4.2 Mot KTH driva frågan att samla kurskompendier på Kårbokhandeln, för kurser som ges vid KTH Vallhallavägen Fokus har varit på framtiden för kårbokhandeln i Kista Steg 1: Genom kårbokhandeln sammanställa nuvarande kontaktpersoner vid KTH och hur argumentationen förts. 3.5 KTH:s studenter har råd och möjlighet att bo och studera i Stockholmsregionen På SSCOs konferens verkade THS för att SSCO ska fortsätta fokusera på bostadsfrågan. * 3.5.1 Genom SSCO verka för att fler studentbostäder byggs i Stockholmsregionen, och att SSCO:s heltidsarvoderades tid primärt fokuseras till denna fråga 130901 Konferens SSCO 131003 - Styrelsem. SSCO 131008 - Paneldebatt 131107 - Styrelsem. SSCO Deltagande i en paneldebatt för studiesituationen i Stockholm. Valt fokus: studentbostäder och studentliv i Sthlm Nästa steg: Påverka SSCO inför valet 2014 * 3.5.2 Genom SFS verka för att studiemedel inte används för att styra lärosätenas upplägg av undervisningen 130924 - Möte ang upplägg 130930 - Ta fram diskussionsunderlag 131005 - Diskussion på KSK2 131104 - Möte med SFS kontaktperson Vi ser över hur vi kan påverka SFS under året och hur våra dokument kring nationellt påverkansarbete ser ut. * 3.5.3 Undersöka möjligheten att öppna KTH Bostad för samtliga studenter vid KTH 130819 Lyfte frågan på möte KTH Rektorsgrupp 131025 - Spadtag för nya studentbostäder på KTH Spadtag för nya studentbostäder på KTH, ordf agerade moderator och bla bostadsminister var närvarande. Det framgick att det inte kommer att gå att öppna upp KTH bostad för alla studenter innan KTH själva har tillräckligt med bostäder. Slutsats: Nej, det kommer inte gå med dagens bostadsbestånd. 4 Studiesocial fritid: Alla studenter har möjlighet att delta i meningsfulla och utvecklande fritidsaktiviteter

Uppdrag sid. 4 av 6 Uppdaterat 4.1 Uppdrag Status Aktivitet Kommentar Nyckeltal U!! Studerande vid KTH:s campi har bred möjlighet till idrottsengagemang 4.1.1 4.1.2 Ta fram en plan och en organisationsstruktur för THS idrottsverksamhet Utöka förutsättningarna för bildande och vidareutveckling av idrottsföreningar inom THS Ej påbörjad Pågående Uppföljning Försenat Avklarat Utvärdering Planerat idrottsgruppen Idrottsgruppen samt stöd till idrottsföreningarna. Genom bred kommunikation tillgängliggöra THSmästerskapen 4.1.3 till alla KTH:s studerande, svenska som internationella på alla KTH:s campi 4.2 THS har ett mångfacetterat och rikt studentliv 4.2.1 Öka medvetenheten för möjligheterna till föreningsengagemang vid THS * 4.2.2 Se över definitionen av och riktlinjer för olika föreningstyper vid THS Söket till IG finns uppe på både svenska och engelska. Strategisk punkt som jag inte hunnit till än. 130927 - Möte Ordf + SS Handlingsplan framtagen 4.2.3 Öka mångfalden i de evenemang THS centralt erbjuder Matlagningskurs! 4.3 Alla studenter får ett välkomnande bemötande till KTH * 4.3.1 Utforma en process och en tidsplan för hur THS kvalitetssäkrar mottagningen, lokalt som centralt, för svenska och internationella studenter på förberedande, grund- och forskningsnivå 130902 Möte med mina mottagningsansvariga angående intern utvärdering av internationella mottagningen. 130928 Delmål upplagt för denna uppdrag tillsammans med mottagningssamordnare 4.3.2 Innan höstrekryteringen av LG 2014, utvärdera mottagningssamordnarens heltidsarvodering * 4.3.3 På lokal nivå utreda tillvägagångssätt att integrera internationella studenter i THS i stort 131023 Sammanställa dokumentet för sektionsindelningar samt kontaktpersoner på sektionerna. 131105 - Möte med THSI Plan framtagen. Diskussionen inkluderas även i diskussionen om THS Organisationsstruktur där två workshops har hållits. 121- Så många Genom att visa vilken program erbjuder sektionstillhörighet de KTH. internationella studenterna har kan både studenterna och sektionerna hitta varandra på ett enklare sätt. 4.4 KTH:s campi har en levande pubkultur och festverksamhet med studenten i fokus * 4.4.1 Fortsätta arbetet med pubmästarrådet genom att bland annat definiera dess syfte samt sätt att öka samarbete och kommunikation mellan sektioner 131014 - Pubråd med besök från Coca-Cola Har pratat en del med Klubbmästarna om hur de vill att Pubrådet ska utnyttjas. Jobbar 4 sektioner har även med ett samarbetsavtal skickat uppgifter. med Coca-Cola för sektionerna för att sänkar deras kostnader. 4.4.2 Fortsätta arbetet med THS Event- och restaurangkoncept 130911 - Diskussion på programgruppsmötet Evenemangschefen ska bli en tydligare kommunikationskanal för studenterna. 4.5 THS erbjuder ett utvecklande och balanserat engagemang 4.5.1 4.5.2 4.5.3 Standardisera vilka utbildningar THS bör erbjuda sina engagerade Skapa medvetenhet och ge verktyg för en god balans mellan engagemang och studier hos samtliga engagerade, centralt som lokalt Skapa verktyg för att förbättra och underlätta för överlämning på lokal nivå 5 Fundament: THS verksamhet vilar på en stark organisation 5.1 Alla KTH:s studenter vet vad THS är och gör * 5.1.1 Centralt kommunicera på svenska och engelska samt uppmana THS Lokalt att göra detsamma!! Kallelser till KSm går ut på svenska och engelska 130926 - KF hölls delvis på engelska Några utbildningar har redan genomförts och andra kommer snart att genomföras. Kör på gamla vanor just nu men ska gås igenom ordentligt och standardiseras. Inte påbörjats ännu. Kommer att vara svårt att hinna ta fram verktyg. Inte påbörjats ännu. Kommer att vara svårt att hinna ta fram verktyg. En ordlista för kårord sve-eng har fåtts från Uppsala Teknolog- och Naturvetarkår. Nästa steg: Ta fram en egen, THSanpassad och sedan ta fram en handlingsplan för hur vi ska gå tillväga.

Uppdrag sid. 5 av 6 Uppdaterat 5.1.2 Uppdrag Status Aktivitet Kommentar Nyckeltal Översätta relevanta styrdokument till engelska samt etablera riktlinjer för hur dessa underhålls Ej påbörjad Pågående Uppföljning Försenat Avklarat Utvärdering U!! * 5.1.3 I samråd med ortssektioner, ta fram rutiner för tvåvägskommunikations med ortscampi, genom att använda resultaten från undersökningen som gjordes under 12/13 CFU och KomC har börjat lägga en plan Arbetar på en tydligare kommunikation med dem. 5.1.4 Utreda verksamhetsspråk och hur ett eventuellt byte kan påverka organisationen Inte påbörjats ännu. Hör dock ihop med uppdrag 5.1.1 5.1.5 Etablera Osqledaren som en välkänd plattform för debatt och tvåvägskommunikation samt expandera till fler mediekanaler I påbörjansstadiet Obama eventet samt diskussioner på THS-hemsida har vart ämnen OL belyst samt skapat debatt om. lite åt de hållet vi vill arbeta. 5.2 THS är en enad studentkår med tydlig förankring i den lokala verksamheten * 5.2.1 I samråd med sektionerna tydliggöra och synliggöra THS Centralt och THS Lokalts respektive roller i olika verksamheter 131010 - Diskussion i OR 131017 - Diskussion med KF Frågan är lyft som en del av 5.2.3. I utredningen som görs kommer THS C och THS L respektive syfte och roller att utredas för att sedan kunna tydliggöras och synliggöras. 5.2.2 Utveckla de råd som under 12/13 efterfrågats av sektionerna Idrott och JML är under uppsegling genom studiesocialt ansvarig. * 5.2.3 Involvera sektionerna i en utredning om sektionsantal och sektionsindelning 130905 Fråga på OR 130920 - Handlingsplan framtagen för utredning 131005 - Workshop på KSK2 131010 - Workshop på OR 131014 - Workshop med KF Handlingsplanen är framtagen och just nu jobbar vi på workshopnivå där det handlar om att försöka identifiera problemområden som är bakgrund till uppdraget. 5.2.4 Utreda möjligheten att avveckla fria sektionen genom integration av dess medlemmar i övriga sektioner 5.2.5 Tillsammans med sektionerna verka för att öka medlemmarnas medvetenhet om, samt intresse och deltagande i, valet till kårfullmäktige Årets val får först utvärderas innan vi ska ta fram en kommunikationsplan för nästa val. 5.3 THS har en solid, tydlig och effektiv intern organisation * 5.3.1 Sammanställa organisationskartor som är lättillgängliga och användbara för att öka förståelsen av den interna organisationen U! Klar KS kan kolla om de är tillfredställda 5.3.2 Fortsätta utredning från 12/13 om Ledningsgruppen struktur och styrelsens roll i organisationen, med specifikt fokus på posternas verksamhetsår 5.4 5.3.3 Fortsätta utredning från 12/13 om vilka funktioner som bör finnas representerade i fast personal 5.3.4 Ta fram arbetsprinciper för THS Centralt 5.3.5 Uppdatera THS Reglemente THS och KTH drar nytta av och hjälper varandra genom ömsesidigt erkännande och tillhörighet 5.4.1 Utreda för- och nackdelar av att koppla THS namn tydligare till KTH 5.4.2 Undersöka eventuella synergier i visioner som är gemensamma för THS och KTH, för att gemensamt kunna bygga en skolanda samt levande och kreativa campus U 130820 Möte med KTH ang just synergier i visioner 130828 Utkast framtaget 130909 Dokument färdigställt 130910 Dokument skickat till KTH Efter mötet med KTH togs ett dokument fram som utifrån THS Verksamhetsplan belyser synergier i KTHs visioner och THS verksamhetsplan. Väntar uppföljning från KTHs håll. 5.5 Nymble är levande och tillgängligt för THS medlemmar * 5.5.1 Utreda hur man på bästa sätt förvaltar huset samt implementera en strategi för detta WSP arbetar med underhållsplanen. Bidragsunderlag skickat till länstyrelsen. KC arbetar med framtagandetav Vård- och underhållsplaner för huset. Dessa ska ge underlag till en mer långsiktig strategi kring förvaltning.

Uppdrag sid. 6 av 6 Uppdaterat Uppdrag Status Aktivitet Kommentar Nyckeltal Ej påbörjad Pågående Uppföljning Försenat Avklarat Utvärdering U!! * 5.5.2 Fortsätta arbetet med att skapa fler studieplatser i Nymble Projektering pågår! Ett byggprojekt för att omvandla ytor i puben och på plan 3 till bättre studieplatser är initierat. Byggstart beräknad julen 2013. 5.6 THS har ett professionellt, långsiktigt och hållbart arbetssätt i ekonomiska frågor Utreda förhållandet mellan studentnytta och vinstkrav för * 5.6.1 olika verksamheter Projektupplägg har diskuterats i styrelsen Planering av workshop till styrelsekonferens 3 inbokad. * 5.6.2 Utforma prismodeller för olika arrangemang och hyresgäster Diskussion förs om gällande hyrespriser för Osqvik och Nymble Fokus just nu är att ta fram en översikt över vilka som hyr THS lokaler, under vilka villkor och till vilket kostnad. Ägandeskapet bör delas med evenemangschefen som kan fokusera mer mot prismodeller för olika arrangemang. 5.6.3 Undersöka möjligheter för smidiga sätt att betala sitt kårmedlemskap * 5.6.4 Utreda Osqledarens nuvarande och potentiella mervärde för THS, samt dess fullkostnadsmässiga ekonomi i förhållande till övrig kommunikationsverksamhet Diskussion har först med Osqledarens redaktör Nästa steg är att ta fram underlag för utformning av OLs fullkostnadstäckning inför budget 1415. * 5.6.5 Se över hur THS bör arbeta med kostnadsminskningar och andra rabatter Projektgrupper uppstartade En projektgrupp kring hur THSC arbetar med avtal kopplat till kostnadsminskningar och en som arbetar med rabbatter. 5.6.6 Ta fram nyckeltal för verksamheten och visualisera dessa genom lämpliga verktyg Ej påbörjat

Charlotte Permin-Fager Kanslichef Tekniska Högskolans Studentkår 2013-10-28 Sid 1(2) RAPPORT 2013-10-28 ARBETSRAPPORT KANSLICHEF Löpande verksamhet Ekonomi 1. Likviditeten är fortsatt god. Samtliga lån och amorteringar i fas. 2. Bokslut och årsredovisningen är färdigför föregående år. Inväntar nu revisorernas eventuella kommentarer. 3. Uppdateringen av Hogias samtliga system genomfördes och det finns fortfarande felaktigheter som gör det näst intill omöjligt att hantera våra Eurocardfakturor som rundskickas för attest. En sammanställning av alla felaktigheter kommer att skickas till Hogia för åtgärd. 4. Samtliga större projekt kommer särredovisas via projektkonton för att lättare kunna följas. Personal 1. Tjänsten som Doktorandombud är nu tillsatt av Ingrid Iliou som tidigare arbetat på KTH, KI och Unionen. Det är jätteroligt att Ingrid har börjat och vi välkomnar henne till sin nya tjänst! 2. Det har varit en intensiv period för samtliga under terminsstarten men personalgruppen upplevs som både positiv och full med energi. 3. Både Kår-x och Dr.ombudet har fått justerbara skrivbord, vettiga kontorsstolar och bättre belysning vilket känns bra utifrån ett arbetsmiljöhänseende. 4. Vilorummet är äntligen på iordningställt och kan nyttjas av både personal och lg. Detta känns väldigt roligt då det var en av mina prioriteringar när jag kom hit som ny. Vissa saker tar tid. 5. Ljudabsorbenter har installerats i samtliga kontor och vilorummet. Café och Restaurang Restaurangchefen rapporterar: Det börjar lugna ner sig efter en väldigt hektisk höst. Tentaperioden innebär att det är lite lugnare vilket gör att vi kommer ifatt med mycket, eller det är i alla fall planen. 1. Vi har haft väldigt mycket event för olika delar av KTH sista tiden och det kommer bli fler. Direkt man har avslutat ett bra event så får man ett nytt, vilket är positivt. Till exempel så kommer det bli ytterligare ett till Crosstalks i Nymble.. Dessa stora event kräver väldigt mycket planering för att genomföras på ett bra sätt. 2. Vi har fortfarande lite problem med utrymmen. Vilket inte är så kostnadseffektivt då vi får lägga mycket tid på att ta emot leveranser varje dag. Dessutom får vi hela tiden hyra in material istället för att köpa in samma saker som vi kanske använder 6 ggr per år. Att hyra kanske ligger på ½:a priset av att köpa. 3. Johan har lagt ned en hel del tid på planeringen av det nya cafeet som öppnar om ca: 18 månader. Väldigt många involverade i planeringen och det blir mycket struligare än när vi gör något själva. 4. Johan har genomgått en utbildning i arbetsrätt. Frida har också gått utbildning och Anni går just nu en utbildning. 5. Vi håller på att utvärderar mottagningen har också börjat se över mottagningen inför nästa år. 6. Restaurangen och cafét kommer att hålla stängt under jul och ny-år. Stänger den 20 dec och öppnar åter den 12 januari.

Charlotte Permin-Fager Kanslichef Tekniska Högskolans Studentkår 2013-10-28 Sid 2(2) Fastighet 1. Årlig genomgång av brandlarmet är gjort av Siemens. Några punkter att åtgärda är kopplingen till rökluckorna samt nödskyltar. 2. Brandsyn är genomförd i Nymble och glädjande kan vi notera utan större anmärkningar 3. Fastighetsöversyn är genomförd och vi kan konstatera att mycket har åtgärdats över året som gått men det återstår både små och större behov av renovering och kärlek från fastighetsskötaren och vi andra. 4. Har besökt el-mässan i Kista vilket var väldigt intressant och givande. Flera bra lösningar kommer att testas (gratis bla i biblioteket för att sedan utvärderas. Min ambition är att kunna byta ut samtliga glöd och halogenlampor så att vi endast har ett fåtal sorter och då helst ledlampor. Idag har vi ett ofantligt antal sorter vilket kräver både lagerhantering och är högts oekonomiskt då vissa lampor kostar flera hundra och går ofta sönder. Projekt på gång Caféombyggnationen: Konsulterna arbetar med lösningar på ventilationen mm. Flera åtgärder är redan utförda men golvet får åtgärdas ev under julledigheten. Punkten kvarstår Pub/bar ombyggnation: Ett intensivt arbete pågår med ritningar, kalkyler och budgetmöten. Alla konsulter, entreprenad och övriga är väl medvetna om den begränsade tidsramen som vi har. Nymble kommer få en väldigt häftig och väl fungerande bar! Enligt plan kommer allt arbete påbörjas direkt efter att Klubb Nymble stänger den 30 nov. Rivningsarbetet påbörjas måndagen den 2 dec. En gång kommer att skapas för att leda gäster till restaurangen och hyllan. Hela pubområdet kommer att stängas av f o m den 16 dec då gäster hänvisas via entré 19. Plan 3 miljöförbättringar: Akustiker, arkitekten, antikvarie samt länsstyrelsen har samtliga granskat åtgärdsbehovet på plan 3. Vissa förslag har inkommit men vi har fått lagt detta projekt vilande då ombyggnationen av puben har prioritet. Vård och underhållsplan: Flera arbetsmöten är genomförda och WSP håller på med vår underhållsplan medans Claes har skrivit det bidragsunderlag som skickas till Länsstyrelsen. Beslut kommer i januari om hur mycket bidrag vi kommer erhålla. Inforummet: Utformningen av vårt inforum är snart klart. Vi kommer bland annat att sätta upp ljudabsorbenter där vi visar samtliga sektionsloggor längsmed ena väggen. Vi har fått avvakta med detta projekt då pubprojektet har prio. Framtida Samarbetspartners: Diskussioner förs med bla Skoda för att se huruvida ett större samarbete kan inledas. Närvaro på tex Armada, THS idrottsdag mm står på agendan mot att vi kan leasa bilar billigare mm. En projektgrupp har samlats för att diskutera våra idéer och långsiktiga mål med framtida samarbetspartners. Genom att tänka mer långsiktigt blir vi mer kostnadseffektiva. Nästan klara projekt Golvsprickor: Åtgärdades i somras och avstämning kommer ske i vår. Punkt avslutat för nu. Ventilation: Denna punkt kommer revideras när den tekniska genomlysningen är genomförd. Reflektion Det är intensivt men hanterbart tack vare att jag har plockat in Fredrick som assisten, en resurs som glädjer och nyttjas av fler än bara mig!