Sammanträdestid Tisda gen den 14.8.2012 kl 19.00 21.15 Sammanträdesplats Kommunkansli, Överby F Ö R E D R A G N I N G S L I S T A 1. Kst 172 Kallelse och beslutförhet. 2. Kst 173 Val av protokolljusterare, tid och plats. 3. Kst 174 Godkännande och komplettering av föredragningslistan 4. Kst 175 Anhållan om vårdledigt, Björnhuvud 5. Kst 176 Anställning av vikarierande socialsekretera re 6. Kst 177 Uppdatering av kommunens hemsida 7. Kst 178 Ansö kan om jordförvärv, Kaipe 8. Kst 179 Uppdatering av förvaltningsstadgan 10. Kst 180 Anhållan om vägnamn, Saltkrå kevägen 11. Kst 181 Klarering av merarbetstid, M.Häggblom 12. Kst 182 Arbetsfördelning i kommunkansli 13. Kst 183 Budgetdirektiv 2013 14. Kst 184 Anhållan om ändring av byggnadsplan, Österängen 15. Kst 185 Tillbyggnad av daghemmet Ecke rö den 9.8.2012 Rune Söderlund, Kommunstyrelseordförande
SAMMANTRÄDESPRO TOKOLL Sammanträdesdatum Nr KOMMUNS TYRELSEN 14.8.2012 11 Plats och tid Kommunkansli i Överby tisdagen 14.8.2012 kl 19.00 21.15 Beslutande Rune Söderlund John Hilander, frånv. Kerstin Wi kgren Jan-Anders Ö ström Christina Jansson Vice ordf. Magnus Jansson, ers. ledm ledm ledm Föredragande Kennet Lundström Kommundirektör Öv riga närvarande Paragrafer 172 185 Underskrifter Ordförande Sekreterare Rune Söderlund Kennet Lundström Protokolljustering Ort och tid Ecke rö tisdag 14.8.2012 kl 21.20 Kerstin Wikgren Christina Jansson. Plats och tid Kommunkansliet i Överby den 15.8. 2012 kl 15.00. Intygar Kennet Lundström Utdra gets riktighet bestyrks Ort och tid Underskrift
2 KOMMUNS TY RELSEN 172-174 14.8.2012 KALLELSE OCH BESLUTFÖRHET Kst 172 KD-FÖ RSLAG: Mötet konstatera s lagenligt sammankallat och beslutfört. Kallelsen skicka s enbart på e-post. BESLUT: Enligt förslag. VAL AV PRO TO KOLLJ USTERARE, TID OCH PLATS. Kst 173 KD-FÖ RSLAG: Till protokolljusterare väljs Kerstin Wikgren och Chri stina Jansson. Protokolljustering i kommunkansli, Eckerö efter mötet. BESLUT: Enligt förslag. GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTE RING AV FÖRE DRAGNINGSLISTAN Kst 174 KD-FÖ RSLAG: Föredragningslistan godkänns. BESLUT: Enligt förslag.
3 KOMMUNS TY RELSEN 175 14.8.2012 Kst 175 ANSÖKAN OM VÅRDLEDIGT, BJÖRNHUVUD Andrea Björnhuvud ansö ker om vårdledigt från sin tjänst som socialsekreterare vid Eckerö kommun 23.11.2012 31.1.2014 för vård av barn fött 30.1.2012. Andreas beviljade moderskapsledighet slutar 20.10.2012. Hon har ansö kt om semeste r 8.10 22.11.2012 och eftersom hennes man tar ut faderskapsledigt så inleds Andreas semester tidigare. KD-FÖ RSLAG Andrea Björnhuvud beviljas vårdledigt enligt anhållan. BESLUT: Enligt förslag.
4 KOMMUNS TY RELSEN 176 14.8.2012 Kst 176 ANS TÄLLNING AV VIKARIERANDE SOCIALSEKRE TARE Med anledning av Andrea Bjönhuvuds vårdledighet anställs vikarierade socialsekreterare. Jonna Granberg har skött tjänsten och är intresserad av att fortsätta. KD-FÖRSL AG Jonna Granberg anställs som vikarierande socialsekreterare under Andrea Björnhuvuds moderskapsledighet 21.10.2012 31.1.2014. BE SLUT : Enligt förslag. Lön enligt tidigare överenskommelse.
5 KOMMUNS TY RELSEN 177 14.8.2012 UPPDATERING AV KOMMUNENS HEMSIDA Kst 177 KD har begärt att alla enhetschefer kontrollerar de uppgifter som finns för respektive enhet på kommunens hemsida. Vik. Socialsekreterare Jonna Granberg har gjort uppdateringar och presenterat en modell för ny utformning av kommunens hemsida. Offert har begärts av MajActive för en re-design av hemsidan. Offerten i bilaga till kallelsen. De flesta kommuner på Åland håller som bäst på att uppdatera sina hemsidor och det är nu angeläget att uppdatera hemsidorna eftersom det är kommunens ansikte utåt. KD-FÖRSL AG MajActive anlitas enligt offert för re-design av hemsidan. BE SLUT : Enligt förslag.
6 KOMMUNS TY RELSEN 178 14.8.2012 ANSÖ KAN OM JORDFÖ RVÄRV, KAIPE Kst 178 Ålands landskap sregering begär Eckerö kommuns utlåtande över Camilla Kaipes ansö kan om rätt att förvärva och besitta fast egendom. Utlåtandet bör vara landskap sregeringen tillhanda 17.8.2012. Sökande anhåller om att beviljas tillstånd att äga fastigheten Söderberg i Eckerö, Torp 43-407-2-16. (Bilaga till kallelsen) Kaipe är född och uppvuxen i landskapet och markområdet understiger 4000 m2 och gränsar inte till strand. Kraven i 4 2 mom, pt 7 i landskapsföro rdning om jordförvärsstillstånd uppfylls. KOMMUNDIREKTÖRE NS FÖRSLAG Kommunstyrelsen förordar ansö kan. BESLUT: Enligt förslag.
7 KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSEN 155 174 190 339 179 21.06.2011 16.08.2011 29.08.2011 13.12.2011 14.8.2012 UPPDATERING AV FÖ RVALTNINGSS TADG AN Kst 155 Kommunstyrelsen har under 2010 inlett revideringen av kommunens Förvaltningsstadga. Såsom ett sidouppdrag har en översyn gjorts av kommunens nämndstru ktur. De till denna del framtagna remissvaren från kommunens nämnder, redovisa s i bilagor till detta ärende och behandlas som ett skilt ärende inför tillsättande av nämnder för den nya mandatperioden. Jomala kommun har därutöver föreslagit att den gemensamma räddningsnämnden indrages och ersättes av referensgrupp varvid kommunstyrelsen i Eckerö kommun skulle ersätta nämnden som lagstadgad räddningsmyndighet från och med 2012. KOMMUNDIREKTÖRE NS FÖRSLAG Kommunstyrelsen inleder behandlingen av förslag till reviderad Förvaltningsstadga för Eckerö kommun avseende kapitel 1-4. Ny eller reviderad text är angiven i kursiv stil. BESLUT Kommunstyrelsen återupptager behandlingen av förslag till reviderad Förvaltningsstadga vid påföljande sammanträden. Parallellt med denna kapitelvisa granskning av förslaget till den nya Förvaltningsstadgan, fullföljs beredningen av den kommunala nämndstruktu ren efter det att remissförfarandet till kommunala nämnder i Eckerö kommun samt kommunstyrelsen i Hammarlands kommun, har slutförts och redovisats.
8 KOMMUNS TYRELSEN KOMMUNS TYRELSEN KOMMUNS TYRELSEN KOMMUNS TYRELSEN KOMMUNS TYRELSEN 155 174 190 339 179 21.06.2011 16.08.2011 29.08.2011 13.12.2011 14.8.2012 Kst 174 Förslag till kapitel 5-7 i Förvaltningsstadga för Ecke rö kommun medföljer utskicket. BESLUT Kommunstyrelsen fortsatte gran skningen av framlagda förslag till kapitel 5-7 i den reviderade Förvaltningsstadgan. Behandlingen avslutas vid påföljande sammanträde med återstående kapitel i Förvaltningsstadgan. Kst 190 Förslag till kapitel 8-12 i Förvaltningsstadga för Eckerö kommun medföljer utskicket. KOMMUNDIREKTÖRE NS FÖRSLAG Kommunstyrelsen vidtager ett remissförfarande av det samlade förslaget till kommunala nämnder samt personalgruppen på centralförvaltningen för att både förankra förslaget och för att fullt ut kunna tillgodose ett prakti skt och sammanhängande regelverk. Det är angeläget att redan på detta stadium kan ta hänsyn till, och väga in, nämndernas synpunkter. BESLUT Kommunstyrelsen beslutade att inleda ett internt remissförfarande bland ledande tjänstemän och personalen på kommunkansliet samt övriga anställda, avdelningschefer och föreståndare som har uppgifter som föredragande och se kreterare i kommunala nämnder. Detta remissförfarande pågår fram till den 30 september 2011. Kompletterande synpun kter eller korrigeringar som föranleds av detta remissförfa rande återförs därefter till kommunstyrelsen för en avslutande behandling av det samlade förslaget till ny Förvaltningsstadga.
9 KOMMUNS TYRELSEN KOMMUNS TYRELSEN KOMMUNS TYRELSEN KOMMUNS TYRELSEN KOMUNS TYRELSE N 155 174 190 339 179 21.06.2011 16.08.2011 29.08.2011 13.12.2011 14.8.2012 Kst 190 forts. Den reviderade förvaltningsstadgan tillförs de av kommunfullmäktige fastställda principerna för ekonomistyrning i Eckerö kommun. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige om en ny nämndstruktur i Eckerö kommun föregår kommunfullmäktiges behandling av den reviderade Förvaltningsstadgan. Kst 339 Förvaltningsstadgan har nu behandlats i styrelsen 21.6, 16.8 och 29.8. De önskade ändringarna och kompletteringarna är nu, enligt Jörgen Lundqvist, införda i den senaste versionen. Förvaltningsstadgan i bilaga till kallelsen. KD-förslag Styrelsen godkänner förvaltningsstadgan och förelägger den för kommunfullmäktige. BESLUT: Styrelsen godkände, efter att korrigeringar beaktats, sa kinnehållet i förvaltningsstadgan och förelägger den för kommunfullmäktige för slutligt fastställande. Kst 179 KD-förslag Styrelsen godkänner förvaltningsstadgan och förelägger den för kommunfullmäktige. BESLUT: Enligt förslag.
10 KOMMUNS TY RELSEN 180 14.8.2012 ANHÅLLAN OM VÄGNAMN, SALTKRÅKEVÄGE N Kst 180 T orvald Eriksson har anhållit att namn på en väg i Eckerö, Torp. Vägen är 600 m lång och går österut och nordost från Österängsvägen. Uppgifter i bilaga till kallelsen. Önskat namn på vägen är Saltkråkevägen. KD-förslag Kommunstyrelsen godkänner namnförslaget Saltkråkevägen och förordar ärendet för kommunfullmäktige. BE SLUT : Ärendet remitteras till närings- och kulturnämnden för beredning. Även rågrannarna bör höras.
11 KOMMUNS TY RELSEN 181 14.8.2012 KLARERING AV MERARBE TS TID, MAGGI HÄGGBLOM Kst 181 Maggi Häggblom anhåller om att hennes inarbetade timmar fortsättningsvis betalas som heltidslön t.o.m 31.12.2012. Hon anhåller också om att lönetillägget utbetalas fortsättningsvis. Kommunstyrelsen beslöt 23.11.2010 297 att fastställa arbetstider och flextider för personalen på kommunkansliet enligt följande: O rdinarie daglig arbetstid 08.00 16.00, 7,5 h, september maj 08.00 15.00, 6,6 h, juni-augusti Fast arbetstid 09.00 15.00 Måltidsrast Daglig lunchrast på minst 30 min ingår inte i arbetstiden och skall förläggas mellan klockan 11.30 12.30. Flextid Flextid tillämpas mellan klockan 07.00 09.00, 11.30 12.30 och 15.00 18.00. Arbetstiderna tillämpades fr.o.m. 1.12.2010 och gäller för kan slipersonalen. Maggi Häggblom har ännu 140 h merarbetstid som enligt plan bör kunna klareras inom detta år så att hon arbetar 80% men får lön för 100%.
12 KOMMUNS TY RELSEN 181 14.8.2012 Kst 181 forts. Kanslipersonalen bör kunna klarera sin merarbetstid varje månad och merarbetstiden ska inte överstiga 15 h i vanliga fall. Av särskilda orsa ker kan beviljas rätt att tillfälligt arbeta mera än 15 h merarbetstid/månad. Detta diskutera s i så fall i förväg med KD. Om arbetsuppgifterna kräver mera tid omfördelas arbetsuppgifterna i kansli. Enligt AKTA bör individuell lönesättning tillämpas redan nu. Eckerö kommun har ännu inte infört detta. Under hösten 2012 fastställs kan slipersonalens individuella lön utgående från prestation och arbetets svårighetsgrad. M. Häggbloms lönetillägg fastställdes då arbetssituationen var en annan i kansli. KD-förslag Hälften av M.Häggbloms merarbetstid utbetalas som lön och resten klarera s med lediga dagar. Det beviljade lönetillägget utbetalas tills arbetsfördelningen i kansli ändrats och kan slipersonalens individuella lön fastställts. Arbetet bör vara klart inom 2012. BESLUT: Enligt förslag.
13 KOMMUNS TY RELSEN 182 14.8.2012 ARBE TSFÖRDELNING I KANSLI Kst 182 Arbetsfördelningen i kansli har diskuterats och bör omfördelas för att arbetet ska löpa smidigt och kostnadseffektiv samt att kunna erbjuda bästa möjliga service för kommuninvånarna. Detta förslag till arbetsfördelning minskar sårbarheten i kansli eftersom flera personer lär sig uppgifterna. Håkan Häggblom och Sirkka-Liisa Nordström arbetar i team med lönerna och kan fungera som back-up åt varandra. Häggblom ansvarar dock fortsättningsvis i första hand för Eckerö-löner och Nordström ansvarar för Hammarlands löner men på så sätt att Häggblom sköter de löner som ska betalas 30:e varje månad och Nordström de löner som ska betalas 15:e varje månad. Nordström sköter också månadsredovisningen i samar bete med kommunekonomen. Håkan Häggblom får ytterligare uppgifter med att hjälpa till med beredning av styrelse och fullmäktige och dessutom ansvarar för arkiv, postning och diarie inom KommunOffice-programmet som introduceras un der hösten 2012. Häggblom och Nordström har också aviserat intresse för att hjälpa till med bokföring och fakturering. Dvs de uppgifter som M.Häggblom nu sköter och för dessa uppgifter finns för tillfället ingen back-up. Det är en stor fördel om flera personer lär sig bokförings- och fakturerings-programmet och i mån av möjlighet kommer också kanslist Agneta Överström att introduceras i faktureringsprogrammet. Den nya fördelningen påbörjas så fort det är möjligt med beaktande av införandet av KommunOfficeoch pågår under ett år som försöksperiod varefter arrangemanget utvärderas. Övriga uppgifter i kansli ändras inte i detta skede. KD-förslag Kommunstyrelsen godkänner arbetsföredelningen i enlighet med beredningen och KD uppgör avtal med kanslipersonalen.
14 KOMMUNS TY RELSEN 183 14.8.2012 BUDGE TDIREKTIV 2013 Kst 183 Budgetdirektiv presenteras för Eckerö kommuns nämnder, förvaltningar och verksamheter inför beredning av budgeten för år 2013 samt tillhörande rambudgetering på nämnd- och förvaltningsnivå. (bilaga presenteras på mötet). Eckerö kommun godkänner en generell kostnadsuppräkning med 2% för budgetåret 2013. I denna ingår personalkostnader. En specificerad lönebudgetering kommer att framläggas för nämnder och förvaltningar. Ekonomichefen och kommundirektören utgår i samråd från ekonomiplanens prognosticerade inkomster från avloppsanslutningar år 2013. KD-förslag Kommunstyrelsen godkänner förslag till budgetdirektiv och rambudgetering för budgetåret 2013 som tillställs kommunens nämnder, förvaltningar och verksamheter. Nämndernas budgetförslag skall vara kommunstyrelsen till handa 14.10.2012. BESLUT : Enligt förslag.
15 BYGGNADS - OCH MILJÖNÄMNDEN KOMMUNS TY RELSEN KOMMUNS TY RELSEN 66 161 184 19.06.2012 26.6.2012 14.8.2012 ANSÖ KAN OM ÄNDRING AV BYGG NADSPLAN, ÖS TE RÄNGEN. BMN 66 Kst 161 Fastighetsts Ab Österängen, genom Harry Sjöblom ansöker om fastställelse av ändrad byggnadsplan för del av fastigheten Österängen RNr 4:42 i Torp by i Eckerö kommun. Bilaga 3/4 Reviderad byggnadsplan daterad den 15.06.2012. Bilaga 4/4. FÖRSLAG: Byggnads- och miljönämnden besluter att föreslå för kommunstyrelse och kommunfullmäktige att fastställa Fastighets Ab Österängen, genom Harry Sjöbloms ansö kan om fastställelse av ändrad byggnadsplan för del av fastigheten Österängen RNr 4:42 i Torp by i Eckerö kommun. BESLUT: Byggnads- och miljönämnden beslöt att föreslå för kommunstyrelse och kommunfullmäktige att fastställa Fastighets Ab Österängen, genom Harry Sjöbloms ansö kan om fastställelse av ändrad byggnadsplan för del av fastigheten Österängen RNr 4:42 i Torp by i Eckerö kommun. KD-FÖ RSLAG Kommunstyrelsen föreslår för kommunfullmäktige att Fastighets Ab Österängen, genom Harry Sjöbloms ansö kan om fastställelse av ändrad byggnadsplan för del av fastigheten Österängen RNr 4:42 i Torp by i Ecke rö kommun fastställs.
16 BYGGNADS - OCH MILJÖNÄMNDEN KOMMUNS TY RELSEN KOMMUNS TY RELSEN 66 161 184 19.06.2012 26.6.2012 14.8.2012 BESLUT: Förslaget till ändring av byggnadsplan ställs ut till offentligt och eventuella kommentarer behandlas i kommunstyrelsen innan fullmäktiges behandling i augusti. Kst 184 Förslag till ändring av byggnadsplan har ställts ut till offentligt under juli månad på kommunens anslagstavla. Kungörelse också ingått i båda lokaltidningarna. Inga kommentar har inkommit. KD-FÖ RSLAG Kommunstyrelsen föreslår för kommunfullmäktige att Fastighets Ab Österängen, genom Harry Sjöbloms ansö kan om fastställelse av ändrad byggnadsplan för del av fastigheten Österängen RNr 4:42 i Torp by i Ecke rö kommun godkänns enligt bilaga. BESLUT: Enligt förslag.
17 KOMMUNS TY RELSEN 185 14.8.2012 TILLBYG GNAD AV DAG HEMMET Kst 185 Kommunens fastighetsgrupp beslöt på mötet 28.6.2012 att föreslå för kommunstyrelsen projektering av tillbyggnad för daghemmet Nyckelpigan för att få plats för småbarnsavdelningen. Dagens behov av nya utrymmen är ca 120 m2. En preliminär kalkyl av kostnader för nybygge är 2000 2500 /m2. (240.000 300.000 ). Nuvarande hyra är 1440 /mån för Småpigorna. Preliminär lånekalkyl för 300.000 på 20 år, 5 % ränta är 1979/månad. KD-förslag Projektering för tillbyggnaden bör göras så fort som möjligt och senast beaktas i tekniska nämndens budgetförslag 2013. Utlåtande begär s av socialnämnden. Jan-Anders Öström föreslog, understödd av Magnus Jansson att ärendet remitteras till socialnämnden för beredning. Kerstin Wikgren understödde kommundirektörens förslag. Efter avslutad disk ussion konstaterade ordförande att det finns två understödda förslag varför omröstning verkställs. Omröstningsproportionen fastställdes så att den som röstar för föredragandes förslag säger JA och den som röstar för Öströms förslag säger NEJ. För föredragandes förslag röstade Kerstin Wikgren och för Öströms förslag röstade Magnus Jansson, Christina Jansson, Jan-Anders Öström och Rune Sö derlun d. BE SLUT : Ärendet remitteras till socialnämnden för beredning.
18