HÖGSKOLAN DALARNA BESLUT DUC 2011/1165/10 Rektor 2011-08-15 Handläggningsordning för internationella avtal Ärendet Högskolan Dalarna har ett stort antal internationella avtal som reglerar student- och personalutbyten mellan lärosätena. En handläggningsordning har tagits fram för att förtydliga rutinerna kring tecknande och uppföljning av avtalen. Beslut Rektor beslutar att Fastställa bilagda Handläggningsordning för internationella avtal Ärendet föredrogs av internationaliseringssamordnare Susanne Corrigox. Vid beslutet närvarade chefen för Utbildnings- och forskningskansliet. I den slutliga handläggningen har Internationella Rådet deltagit. Marita Hilliges Rektor Susanne Corrigox Internationaliseringssamordnare Bilaga Handläggningsordning för internationella avtal Delges Ledningsrådet Akademiernas avdelningschefer Internationella rådet Huvudregistrator 1
Handläggningsordning för internationella avtal Beslut: Rektor 2011-08-15 Revidering: - Dnr: DUC 2011/1165/10 Gäller fr o m: 2011-08-15 Ersätter: - Relaterade dokument: Ansvarig för uppdatering: Internationaliseringssamordnare vid Utbildnings- och forskningskansliet 1
Handläggningsordning för internationella avtal Bakgrund Ett av Högskolan Dalarnas mål för internationalisering är att underlätta och öka antalet utbyten mellan lärosäten av studenter, lärare och övrig personal 1 Givet 60 % av Högskolan Dalarnas studenter idag studerar via nätet och att vi varje år tar emot hundratals unga utländska studenter som nästan alltid befinner sig på campus, präglar de internationella studenterna högst påtagligt campusmiljön såväl i Falun som i Borlänge. Detta ger utomordentliga förutsättningar för alla våra studenter att umgås och knyta varaktiga kontakter med varandra. De internationella utbytesavtalen, vilka reglerar student- och personalutbyten mellan lärosätena är således ett viktigt hjälpmedel för att underlätta kontaktskapande och internationaliseringen av campus. Samtidigt ger utbytesavtalen våra egna studenter möjlighet att på ett okomplicerat sätt kunna studera en period utomlands. Högskolan Dalarna har ett stort antal internationella avtal, merparten knutna till ett specifikt ämnesområde med europeiska lärosäten inom ramen för Erasmusprogrammet. HDa har även bilaterala avtal (högskoleövergripande) med Kina, USA, Kanada, Australien, Ryssland, och Japan. Bilaterala avtal är öppna för alla studenter oavsett akademitillhörighet. För information om HDa:s internationella avtal med partneruniversitet, se http://www.du.se/utbytesavtal Nedan beskrivs en handläggningsordning för internationella avtal mellan HDa och partneruniversitet. Följande delar beskrivs: Utbytesavtalens betydelse Rutin vid tecknande av avtal med internationella partneruniversitet Uppföljning och utvärdering av avtalen Utbytesavtalens betydelse Avtalsstudenter intar en särställning bland studenter - de kan söka till kurser en månad senare än de ordinarie ansökningstillfällena, de kan byta kurser enklare och är garanterade en bostad. De är garanterade överföring av akademiska poäng genom ett trepartsavtal (Learning Agreement, LA). Utbytesstudier inom ramen för ett balanserat avtal är normalt avgiftsbefriade. Utbytesstudenter nomineras ofta till sin utbytesplats i hård konkurrens, de är ambitiösa studenter och ser möjligheten att vistas i ett annat land som en stor förmån. Högskolan arrangerar tillsammans med Kåren sociala aktiviteter och fadderprogram för att stödja avtalsstudenter under deras vistelse. Det är viktigt att man vid utbildningsplanering tar hänsyn till inresande avtalsstudenter och att relevanta kurser finns tillgängliga för dem, såsom följer av avtalen vi ingått. 2
Avtalen är bilaterala och bygger på en ömsesidig överenskommelse. Våra utresande studenter och personal har på så sätt också stora möjligheter att tillbringa en utbytesperiod vid ett partneruniversitet. Avtalens giltighet Erasmusavtalen är giltiga fram till och med 2013, därefter påbörjas en ny 7-årig projektperiod och i samband med detta ska alla Erasmusavtal förnyas eller avvecklas. Bilaterala avtal löper oftast tillsvidare. Projekt löper under projekttiden. Definition olika typer av avtal Avtalstyp Definition Kommentar Erasmusavtal Bilaterala utbytesavtal inom och utanför Europa Memorandum of Understanding (MoU) Nordplussamarbeten Är giltiga mellan 1-7 år och tecknas mellan två lärosäten. Erasmusstipendier för mobiliteten utgår alltid för studenter och personal Omfattar ofta både studentoch personalutbyte samt forsknings- och annat nätverksarbete, t ex kursutveckling. Kan också innebära double degreeöverenskommelser Benämns också Letter of Intent Linneaus- Palmesamarbeten Avtal inom EU:s Life Long Learningprogram -Erasmus Avtal med internationella lärosäten Avsiktsförklaring, en löst formulerad överenskommelse om samarbete Nordiska Ministerrådets samarbetsprojekt mellan nordiska lärosäten Student- och personalutbyte mellan HDa och ett lärosäte i utvecklingsländer Bedrivs i projektform, innehåller alltid ett Letter of Intent. En koordinator utses vid HDa av projektägaren. Innebär student-och personalutbyten samt ofta kursutvecklingssamarbeten Kräver mobilitet vilket finansieras genom projektet med hjälp av stipendier till deltagarna. En koordinator vid akademin ansvarar för ansökan och uppföljning. 3
Rutin för tecknande av avtal Utbildnings- och forskningskansliet utgör stödfunktion för akademierna och rektor i handläggningen av internationella avtal. Typ av avtal Organisatorisk hemvist Beredning Beslut Uppföljning Bilaterala Internationella Rådet Internationella Rådet i dialog med berörda akademier Rektor Internationella Rådet Memorandum of Understanding/ Letter of Intent Akademi Akademichef Rektor Akademi Erasmusavtal Akademi Avdelningschef Akademichef /Rektor Linneaus-Palme Akademi Avdelningschef Akademichef /Rektor Nordplus Akademi Avdelningschef Akademichef /Rektor Avdelning Akademi Akademi Kontakt kan etableras mellan HDa och ett internationellt universitet på olika sätt, via lärare, studenter, forskare, internationell handläggare o s v. Därefter sker en beredning av ärendet på någon av nivåerna: avdelning akademi Internationella Rådet I samtliga fall förutsätts en dialog mellan beredande part och avdelning/ämne. Alla erasmusavtal ska dessutom ha en ansvarig lärare som fungerar som kontaktperson. Bilaterala och Erasmus-avtal 1. Avtalsunderlaget bereds i UFK av internationaliseringssamordnaren som ser till att avtalet är förankrat hos bägge parter. 2. Två exemplar i original sänds till beslutsfattaren, enligt tabellen ovan, som signerar och skickar tillbaka till UFK så snart som möjligt. 3. Avtalen skickas till motparten, som undertecknar och återsänder till HDa. 4. Avtalet diarieförs, kopior skickas till internationella handläggarna och kontaktpersonen vid HDa. 5. Avtalen publiceras på websidorna, se länk ovan Linneaus Palme-projekt Instruktioner kring ansökningsförfarandet meddelas i god tid innan deadline. LP - projekt kräver akademichefens godkännande. 4
1. Ansökan sker online till Programkontoret. Ett exemplar ska undertecknas av den sökande och akademichefen och sändas till UFK. 2. HDa:s samlade ramansökan bereds i UFK och föredras rektor som undertecknar detsamma. Diarieföring Avtalen ska diarieföras Erasmusavtal ska vara sökbara på Erasmuskod, bilaterala avtal på lärosätets namn, projekt på projektnamnet. Uppföljning och utvärdering av existerande avtal En granskning av kvaliteten och aktiviteten inom respektive avtal är viktig för att säkerställa en god kvalitet i löpande utbyten men kan också användas för att vitalisera och utveckla existerande avtal eller användas som grund för att säga upp ett slumrande avtal. Uppföljningen av avtalen skiljer sig åt beroende på typ av avtal: 1. Avtal inom Erasmus, Nordplusprogrammen och Linnaeus-Palme avslutas eller förlängs när kontraktstiden löper ut. 2. Bilaterala avtal ska följas upp av respektive part. Avtalen löper tillsvidare till dess någon part vill revidera avtalet. Det är viktigt att det sker regelbundna uppföljningar av hur utbytesavtalen utnyttjas och utvärderingar av utbytenas kvalitet, med tanke på reciprocitetskravet och studieavgifterna. För internationella sökande till Sverige gäller att: den är befriad från anmälningsavgift som är student vid en utländsk högskola men genomför en begränsad del av sin utbildning vid en svensk högskola inom ramen för ett utbytesavtal som innebär att studieavgift inte ska tas ut av den mottagande högskolan 1. Det betyder att avtalsstudenter är befriade även från studieavgifter så länge det finns relativ utbytesbalans över tid. Ansvaret för uppföljning/utvärdering ligger på den aktör som tecknat avtalet I samband med att avtalet undertecknas bör därför också fastställas: när ska uppföljning ske? hur definieras aktivitet och kvalitet i utbytet? vilka nyckeltal för mobilitet föreskriver avtalet? vilka åtgärder vidtas om balans inte uppnås? Betalande utbytesstudenter 1. Studieavgiftsskyldiga HDa- studenter kan antas till utbytesstudier under förutsättning att de inte avslutat sina studier vid HDa vid utresan. Studieavgift erläggs till hemuniversitetet. 2. Om utbytesavtalen inte är balanserade gäller följande: 1 SFS 2010:543 ( 2 punkt 7) 5
HDa:s utresande studenter kan i vissa fall antas som betalande utbytesstudenter och betalar då reducerad studieavgift som fastställs av mottagande lärosäte, s k interstate tuition (till exempel till USA och Australien) Högskolan Dalarna har inte samma möjlighet att reducera studieavgiften för inresande studenter som söker via avtalspartners, då full kostnadstäckning måste uppnås. HDa debiterar den sökande hela studieavgiften och informerar om möjligheten att ansöka om stipendier för hela eller delar av utbildningskostnaden. I första hand ska de som söker via avtalspartners anmäla sig genom www.studera.nu, lokal antagning kan bara förekomma i undantagsfall, och då gäller samma regler för betalning som för den som ansöker genom studera.nu. Dessa studenter har rätt till samma service som icke-betalande utbytesstudenter. Uppsägning av avtal HDa har hittills mycket sällan sagt upp ingångna avtal med partneruniversitet. Det har däremot inträffat att partneruniversitet sagt upp avtal, då på grund av bristande reciprocitet. Eftersom studentavgifter förekommer vid flera partneruniversitet, inklusive vårt eget, är det angeläget att utbytet är balanserat. Det betyder att inbyggda kontrollstationer bör finns inlagda i avtalen, för att möjliggöra utvärdering och uppföljning. Sammanfattning Ett av verktygen på vägen mot målet att internationalisera Högskolan är utbytesverksamheten. Det internationella utbytesavtalet är ett ömsesidigt åtagande att möjliggöra för studenter, lärare, forskare och administrativ personal att under en viss tid studera, forska eller arbeta vid ett partneruniversitet. Syftet är att båda parter skall leva upp till det som finns reglerat i avtalet, varje avtal bör därför vara väl genomtänkt och förankrat i verksamheten. Uppföljning av avtalen är speciellt viktigt då det finns krav på balans vid utomeuropeiska samarbeten. Det bör finnas tydliga kontrollstationer för att underlätta utvärdering inför beslut om förlängning eller uppsägning. Beslut om avtal ska genomföras så nära de berörda som möjligt. Avdelningschefen ansvarar för beredning av Erasmusavtal, Nordplussamarbeten och LP-projekt och ser till att det finns en lärare som fungerar som kontaktperson. Rektor undertecknar samtliga avtal efter att akademichef godkänt desamma. Ansvaret för uppföljning och utvärdering ligger på den nivå som beslutat om avtalet. UFK erbjuder råd, stöd och hjälp i arbetet med utbytesavtalen. Internationaliseringssamordnaren har exempel på tidigare tecknade avtal och ansvarar för att avtalen sammanställs och registreras i de administrativa systemen. 6