Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 1(88) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: 2008-07-11--13 Föregående möte: 2007-05-23--25 Vid protokollet, Justeras, Karolina Staël Mötessekreterare Aimée Kreuger Justerare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 2(88) Bilaga: Dagordning 1. Formalia... 3 Intern Organisation... 7 2. Beslut: Sverokakademin... 8 3. Beslut: Öppen preliminär dagordning... 12 4. Beslut: Styrelsevalsystem... 14 5. Diskussion: Förbundsträffar... 18 6. Diskussion: Vilka är våra aktiva... 20 7. Diskussion: Kommunikationsplan... 22 8. Diskussion: Sverokbibliotek... 32 Administration... 34 9. Beslut: Styrdokument: Ledamot i Sverok... 35 7. Beslut: Driftsstopp av midas.sverok.se pga säkerhetsproblem... 41 10. Beslut: Gör om, gör rätt med Midas... 43 11. Beslut: Detaljbudget 2008... 45 12. Diskussion: Förbundskansliet... 50 13. Rapport: Ekonomiteamet... 53 14. Slutrapport: Midasprojektet... 58 Profil... 72 Spel... 73 15. Rapport: Spelveckans Arbetsgrupp... 74 Föreningarna... 76 16. Beslut: Sverok på turné... 77 17. Beslut: Nätkraft... 80

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 3(88) 1. Formalia Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. 6...lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2).

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 4(88) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Aimée Kreuger, förbundsordförande Andreas Ekeroot, ledamot Christoffer Fogelström, ledamot Erik Hedberg, ledamot Jesper Berglund, ledamot Karolina Staël, ledamot, förbundssekreterare Karoline Jonasson, ledamot Åsa Roos, ledamot Frånvarande Andreas Granander, vice ordförande

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 5(88) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Jesper Berglund Mötessekreterare Karolina Staël Justerare Aimée Kreuger

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 6(88) Bilaga: Adjungeringar Andreas Brodin, verksamhetsrevisor i Sverok, funktionär Calle Dickfeldt, gruppledare för internationella arbetsgruppen, sakkunnig Lars Johansson, verksamhetsutvecklare, sakkunnig Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 7(88) Intern Organisation

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 8(88) 2. Beslut: Sverokakademin Mötet beslutade att 1...delegera till Andreas Ekeroot att bestämma om Sverokakademin utifrån styrelsens synpunkter som uppkommit under detta förbundsstyrelsemöte. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Sverokakademin Projektdirektiv: Sverokakademin

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 9(88) Beslutsunderlag: Sverokakademin Av Andreas Ekeroot, Nina Högberg och Daniel Andersson Inledning I dagsläget lider Sverok brist på kompetens inom en rad nyckelområden. Detta beror till stor del på att de personer som skulle kunna stå för den kompetensen antingen hittar en roligare fritidsaktivitet än att engagera sig inom Sverok eller att de aldrig utvecklar den kompetensen. Vårt förslag ämnar råda bot på delproblem nummer två. Vi vill göra detta genom ett nätverk som pågår på försök under ett år. Nätverket består huvudsakligen av två delar, kursverksamhet och mentorer. Under de intensiva kurstillfällena kommer deltagarna att få utbildning inom områden som ledarskap, kommunikation och projektledning med professionella föreläsare, och vid sidan av det kommer erfarna Sverokare att stå till förfogande som stöd. Genom att ge verktygen för att kunna uträtta stordåd hoppas vi på att detta även tar hand om delproblem nummer ett, så att personer med potential och engagemang ser en möjlighet att utvecklas och förverkliga sina idéer i Sverok. Behov I dag upplever många att Sverok saknar spetskompetens inom viktiga områden. Detta speglas i att få personer är beredda att ta på sig ledande roller och att initiativförmågan till projekt är lägre än vad man skulle kunna önska. Förvisso är idérikedomen hög, men alldeles för få goda idéer förverkligas i dagens Sverok. Även distrikten saknar på många håll ledarpersoner och inom distriktsstyrelserna är ambitionsnivåena väldigt varierande. Vi har många engagerade men få med kombinationen av drivkraft och rätt verktyg för att kunna driva effektivt. Det här leder till att förbundet stannar av och våra aktiva har inte möjlighet att utvecklas genom att uppleva. En alldeles för stor del av våra förtroendevalda har en passiv roll idag. Med fler duktiga ledare skulle vi få fler aktivt engagerade under dem, vilket även ger dem rum att utvecklas i sina förtroendeposter. För att få ett Sverok med potential att driva fler och bättre projekt, kommunicera vårt budskap om spelande till allmänheten och låta ideella växa i sin roll behöver Sverok ett strukturerat kompetensutvecklingsprogram som ger de kompetensmässiga förutsättningarna för detta arbete. Kurser eller mentorer Under de diskussioner som föregått underlaget har två huvudförslag till upplägg stått mot varandra: 1. Ett slutet nätverk med fokus på kurser och med mentorsskap som komplement 2. Ett slutet nätverk med fokus på mentorsskap, med öppna utbildningsträffar som komplement. Vi har valt att arbeta vidare på det första alternativet. Det finns ett behov av ett mentorsstöd, men i dagsläget behöver vi främst utveckling inom sakkompetensområdet. Mentorer är ett värdefullt stöd för att ge reflektion och stöd i det dagliga arbetet och främja lärande i den egna lärandemiljön, men målgruppen är idag inte involverad i projekt eller ledarsammanhang i tillräcklig omfattning för att vara den form som kan ge bäst stöd till målgruppen. Genomförandekapacitet Projektet kan tyckas omfattande. Det bör därför nämnas att flera i normala fall ganska energikrävande uppgifter inte är ett problem i det här projektet. Ofta är de tre stora planeringsutmaningarna, främst energimässigt, att ordna lokal, föreläsare och kost. För Akademins del är lokal löst i och med tillgången till förbundskansliet, kost löses genom de kringliggande restaurangerna och när det gäller föreläsare finns det i kontaktnätet ett stort antal personer med kompetens inom de aktuella områdena. Ansträngningen för att starta projektet är därmed betydligt lägre än vad det hade kunnat vara i en annan situation. Vi föreslår förbundsstyrelsen besluta att 1...fastställa Projektdirektiv: Sverokakademin

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 10(88) Projektdirektiv: Sverokakademin Syfte Öka tillgången på lednings- och organisationskompetens inom Sverok och spelhobbyn. (Att minska snacket och öka verkstaden inom Sverok!) Mål Åtta personer ska under året delta i nätverket. Femhundra studietimmar ska äga rum. Kursmaterial ska kunna användas även i andra Sveroksammanhang. Organisation Projektet kommer att ledas av en projektgrupp bestående av Nina Högberg och Daniel Andersson, med Andreas Ekeroot som projektledare. Beslut i projektgruppen fattas med majoritetsbeslut. Genomförande Kursträffar Akademins kärna är kursträffar. Under fyra tillfällen ska deltagarna träffas. De områden som huvudsakligen ska tas upp är ledarskap, projektledning och kommunikation. Till varje kurstillfälle ska en eller flera personer med kompetens inom området bjudas in för att hålla i kurspassen, såväl gamla Sverokare som externa personer. Fokus ska ligga på konkret kunskap. Mellan träffarna Mellan träffarna ska deltagarna ges caseuppgifter kopplade till verksamheten. Uppgifterna ska inte vara så omfattande att det har nämnvärd inverkan på deltagarnas Sverokengagemang i övrigt. Mentorer Varje deltagare ska tilldelas en mentor. Förhoppningen är att alla ska träffa sin mentor åtminstone en gång, men coachningen kan ske över till exempel MSN eller telefon om det är vad som passar bäst. Personer som har eller har haft ledande uppdrag inom Sverok ska rekryteras till mentorer. Kursmaterial Alla deltagare ska få med sig material som de kan använda i sitt Sverokarbete. Detta ska vara enkelt och lättillgängligt men ett värdefullt stöd. Materialet ska vara indelat i tre kategorier: 1. Sammanfattningar av föreläsningarna i kom ihåg-syfte. 2. Dokumentmallar, checklistor och andra redskap för praktiskt arbete. 3. Referenslitteratur, t.ex. Ordförandehandboken och Westanders PR-handbok. Urval Personer till nätverket väljs ut enligt följande: 1. Personer kan själva anmäla sig, eller nomineras av någon annan, genom förbundets hemsida. 2. Ansökande person skriver om sin Sverokbakgrund och motivering till varför man ska få delta i akademin. 3. Baserat på personens bakgrund och motivering väljs de åtta personerna ut. 4. Kriterier ska vara tydliga och en motivering till urvalet ska dokumenteras. För att få delta bör man uppfylla följande krav: Ha en riktning, man ska vilja något med sitt engagemang i Sverok. Ha en hastighet, man ska kunna genomföra sin vilja, eller åtminstone försöka genomföra sin vilja. Genom sitt Sverokengagemang ha visat prov på ovanstående. Tidsplan Juli 08 Kursdeltagare, mentorer och föreläsare rekryteras

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 11(88) Augusti 08 Oktober 08 Juni 09 Augusti 09 September 09 Beslut i projektgruppen om utbildningsprogrammet ska startas eller ej Första kurstillfället Sista kurstillfället Utvärdering Slutrapport presenteras för förbundsstyrelsen Budget 2008 30 000 2009 95 000 Resor 45 000 Kost & logi 35 000 Föreläsare 45 000 Summa 125 000

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 12(88) 3. Beslut: Öppen preliminär dagordning Mötet beslutade att 1...information om mötespunkter inför kommande förbundsstyrelsemöten postas löpande på Insidan. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Öppen preliminär dagordning

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 13(88) Beslutsunderlag: Öppen preliminär dagordning Av Jesper Berglund och Andreas Ekeroot Sveroks förbundsstyrelse är oerhört kompetent. Väldigt mycket kompetens finns inom vår församling, men det finns betydligt mycket mer kompetens i Sverok i stort. Det kan därför finnas goda skäl att, likt vi i efterhand gör med protokollen, i förväg offentliggöra dagordning och underlag för förbundsstyrelsemöten för våra medlemmar. Detta förslagsvis genom forumet så att eventuella kommentarer kan inkomma därigenom. Förbundsstyrelsen kan därefter välja att följa eventuella goda råd eller fatta egna bättre beslut. Invändningar kan finnas mot att offentliggöra känsliga ärenden som FS eventuellt kommer att vilja sekretessbelägga vid förbundsstyrelsemöte. Vårt förslag på lösning av detta problem är att personen som är ansvarig för beslutsunderlag eller diskussionsunderlag kan säga till vid inskickning att underlaget inte ska vara med i de offentliga handlingarna. Vi yrkar att 1...dagordning och möteshandlingar inför förbundsstyrelsemöten görs tillgängliga på Sveroks forum i samband med att de skickas ut till förbundsstyrelsen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 14(88) 4. Beslut: Styrelsevalsystem Mötet beslutade att 1...delegera beslutet kring utredningen om styrelsevalsystem till förbundsordföranden. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Styrelsevalsystem Styrelsevalsystem - uppdragsbeskrivning

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 15(88) Beslutsunderlag: Styrelsevalsystem Av verksamhetsutvecklare Lars Molle Johansson Bakgrund Jag fick uppdrag av styrelsen att ta fram förslag på hur vi löser problematiken med att valberedningen i princip väljer styrelse i Sveroksammanhang. Problematiken är mångfacetterad och i underlagets bilaga finns en uppdragsbeskrvining som är tänkt att ges ut till olika uppdragstagare såsom någon tankesmedja, en eller flera statsvetarproffessorer eller instutitioner på universiteten och kanske några andra konsulter/ instanser Problembilden Problemet vi vill lösa är det faktum att valberedningens förslag på styrelse är svårt att ifrågasätta, svårt att ändra i på själva Riksmötet samt det demokratiska vacuum somuppstår då/om ett valberedningsförslag faller. Hur ska ett sittande Riksmöte då vaska fram ett nytt förslag? Hur kan man påverka och förändra ett komplett förslag från valberedningen? Denna diskussion Vi behöver i förbundsstyrelsen diskutera och prioritera hur vi går vidare med frågan. Dels behöver jag input från er om hur vi går vidare, dels behöver det tilldelas pengar och dels kan styrelsen ha fler åsikter och synpunkter. Hur går vi vidare Planen går alltså ut på att försöka få ïn tillräckligt intressanta uppslag, idéer, stadgeändringsförslag och nya koncept så att vi kan skriva en motion om förändringar till nästa Riksmöte. Tidsplan Målet är att jag ska komma igång med arbetet så snabbt som möjligt efter semestrarna (tillbaka i augusti) Augusti Hitta intressenter som kan jobba vidare utifrån uppdragsbeskrivningen September Få in resultat och sammanställa dessa 3:e oktober, styrelsemöte Rapport och BU till förbundsstyrelsen om nytt styrelsevalsystem 17:e oktober, motionsstopp Färdig motion till Riksmötet Riksmötet Tar beslut i motionen, eventuella stadgeförändringsförslag. Om direktjustering av protokollet sker kan vi börja använda de nya förslagen direkt. Alternativt blir det Riksmötet 2009 som kan anamma systemet. Allt detta beror såklart på hur förslagen kommer att se ut och hur det presenteras på Riksmötet. Jag föreslår därför att 1...Verksamhetsutvecklaren får i uppdrag att fortsätta arbeta enligt tidsplanen ovan 2...Verksamhetsutvecklaren rapporterar löpande till och jobbar med X i förbundsstyrelsen 3...Att X kronor tillförs för upphandling av olika uppdragstagare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 16(88) Bilaga: Styrelsevalsystem - uppdragsbeskrivning Av verksamhetsutvecklare Lars Molle Johansson Om Sverok Sverok är Sveriges största ideella ungdomsförbund som organiserar spelföreningar i Sverige. Varje år hålls ett årsmöte, kallat Riksmötet, där 101 ombud från föreningarna väljer förbundsstyrelse för ett år frammåt. Riksmötet hålls i november/december varje år och ny förbundsstyrelse tillträder vid årsskiftet varvid viss överlämning kan ske mellan Riksmötet och årsmötet av den avgående förbundsstyrelsen. Det finns dock ett stadgemässigt vacuum kring valet av förbundsstyrelse som vi vill ha hjälp med att lösa på ett demokratiskt och bra sätt. Bakgrund Historiskt har val av styrelse genomförts på en rad olika sätt i Sverok. Dels har det varit i form av skönhetstävling, där kandidtarer ställts upp på rad och fått förklara för sittande ombudsförsamling varför man ska bli invald i styrelsen, därefter har ombuden fått rösta på 9-12 personer som de ansåg skulle ingå i förbundsstyrelsen. Vid ett tillfälle fanns två styrelseförslag funnits som ombuden sedan valt mellan. De senaste åren har paketlösningar föreslagits av valberedningen. Dessa paketlösningar har ibland ombuden velat modifiera under pågående Riksmöte, då en eller två bytts ut mot andra personer och sedan har två paketlösningar fått stå mot varandra i val hos ombuden. Vad säger stadgarna? Dessa paragrafer är intressanta i sammanhanget: 68 Förbundsstyrelsen utses inför varje verksamhetsår av Riksmöte. Riksmötet utser minst fem (5) och max tio (10) ledamöter, en (1) förbundsordförande samt en (1) vice förbundsordförande. 69 Valbar till förbundsstyrelsen är föreningsmedlem bosatt i Sverige. 76 Valberedningens uppgift är att nominera komplett förbundsstyrelse, komplett valberedning och revisorer jämte personliga ersättare. Nomineringen skall finnas riksmötet skriftligen tillhanda. Traditionellt väljs först förbundets ordförande separat, även om detta inte regleras i stadgan. Valberedningen presenterar då sin kandidat och därefter får eventuellt andra nominerade också en presentation. Förbundsstyrelsen föreslås sedan i klump av valberedningen, dvs ett komplett förslag. Andra nominerade presenteras endast om de är på plats och ställer upp som alternativ till någon/några i valberedningens förslag, dvs då det finns ett alternativt förslag att ta ställning till. Faktorer som kan vara påverkande Styrelseformer Man kan i olika förbund ha olika syn på hur en styrelse ska utformas och på vilka mandat ledamöter sitter i en styrelse. I Sverok har den rådande bilden de senaste åren varit att man sitter i förbundsstyrelsen på eget personligt mandat. Man har inte velat se ledamöterna som representer för någon av hobbygrenarna eller någon geografisk region, även om man gör försök att få folk från olika landsändar och hobbygrenar i samma styrelse för att få större täckning av hobbyn och medlemskåren. Ord som samvetsnorrlänning och lajvrepresentanten har här förekommit. Målet för valberedningarna har ofta kännetecknats av att hitta en välbalanserad styrelse med flera typer av människor som tillsammans kompletterar varandra och förbundsordföranden. Man har alltså hellre valt ett bra team för bra samarbete framför representanter. I Sverok strävar vi efter en förbundsstyrelse som arbetar strategiskt och långsiktigt, men sanningen är snarare att det handlar om en arbetande styrelse där massor med tid läggs ned på helgmöten en gång i månaden och mycket ideellt arbete däremellan på fritiden av mer praktisk karaktär såsom layouta häfte, mässdeltagande etc.. Behovet av

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 17(88) teamwork och laganda samt hjälpsamhet inom förbundsstyrelsen är därför stor. Vår ambition har de senaste åren varit att få fram mer strategiska styrelser än arbetande styrelser. Valberedningen En faktor i sammanhanget är förstås valberedningen som föreslår styrelserna. Under året tar valberedningen via epost och via hemsidan emot förslag och kandidater till kommande Riksmöte. För att öka kvalitén på valberedandet fick valberedningen för några år sedan en egen budgetpost på 20.000-30.000 kr för sitt arbete. Valberedningsarbetet har därefter markant ökat i kvalité, då de under året kan åka land ocks rike runt till föreningar, distrikt, spelkonvent, lajv etc för att leta och hitta egna bra kandidater. Nackdelen har dock blivit att valberedningens makt också ökat då deras kompletta styrelseförslag ofta är bra, genomarbetade med intervjuer och från ett stort urval av kandidater. Det förslag som de då föreslår är förstås svårt att motarbeta eller hitta bättre alternativ. Argument som att alternativa förslag är hafsverk, inte genomtänkta och så vidare har framförts på riksmötena för att minska möjligheterna för alternativen. Detta är förstås inte heller bra. Avgående/sittande förbundsordförande Genom åren har förbundsordföranden varit heltidsarvoderad. Detta faktum är också en faktor i sammanhanget då valberedningarna förstås varit intresserade av att hitta en styrelse som kan samarbeta bra med förbundsordföranden. Då förbundsordföranden ställt upp för omval har denne också varit aktiv att föreslå och påverka valberedningen för att få till en bra kommande styrelse. Problembilden Valberedningen förslår alltså en förbundsordförande, en förbundssekreterare samt komplett styrelse. Det är i läget då alternativt nominerade ledamöter dyker upp som viss förvirrning, osäkerhet och tvekan uppstår på Riksmötet. Stadgans 76 förordar att valberedningen ska nominera ett komplett förslag. Hur ska man då behandla enskilt nominerade som inte ingår i det kompletta förslaget? Detta har tolkats olika från år till år, men den rådande tolkningen de senaste åren är att om någon vill ha ett alternativ till valberedningens kompletta förslag, så ska alternativen till valberedninges förslag också vara kompletta förslag. Detta försvårar förstås möjligheterna att skapa kompletta nya förslag då man i princip behöver utgå från valberedningens förslag och byta ut några mot den/de alternativa för att få till ett nytt komplett förslag. Denna process är speciellt svår när detta ska ske under pågående Riksmöte. Det har i denna process också hänt att en person som ingått i ett valberednings förslag vägrat ställa upp i vissa alternativa förslag och kombinationer på styrelser och därmed har man ytterligare miskat möjligheterna att sy ihop kompletta alternativa förslag till styrelser. I praktiken har detta betytt att valberedningen valt styrelse i Sverok de senaste åren och detta är förstås inte en situation som medlemmarna är nöjda med. Vad vill vi ha hjälp med? Vi vill hitta en bättre process och lösa dessa problem genom andra former och sätt att bilda och välja styrelser i Sverok. Vi är absolut inte främmande för att ändra i stadgar för att uppnå bättre demokraitsk process i styrelsevalen om det behövs. Demokrati ska sättas i främsta rummet men möjligheten att få till bra och genomtänkta förslag på styrelser är också viktigt då styrelserna har mycket samarbete och lägger ned stort ideellt engagemang under ett helt år, varför de bör kunna fungera bra tillsammans. Vi undrar därför om ni kan/vill hjälpa oss att ta fram förslag på lösningar eller annorlunda process för val av styrelse.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 18(88) 5. Diskussion: Förbundsträffar Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Förbundsträffar

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 19(88) Diskussionsunderlag: Förbundsträffar Av Karoline Jonasson Den senaste träffen gick inte helt som beräknat och jag tycker att det är dags att stanna upp och kolla över vad träffarna är till för. Arbetet har gått ut på att hitta något annat än det som fanns tidigare men i processen har vi missat vad det ska vara i stället. Innan arbetet fortsätter inför eventuella kommande träffar vill jag att förbundsstyrelsen tar ställning till en del frågor. Varför har vi träffar för vissa i Sverok? Vilka ska få komma? Vilket innehåll ska finns på träffarna? Finns det något helt annat vi egentligen borde satsa på?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 20(88) 6. Diskussion: Vilka är våra aktiva Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Vilka är våra aktiva

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 21(88) Diskussionsunderlag: Vilka är våra aktiva Av Karoline Jonasson I många sammanhang används begreppet sverokaktiva. Vi säger bland annat att förbundsträffarna är öppna för aktiva i Sverok. Det är också aktiva som uppmanas att utbilda sig för att lättare klara sitt engagemang. Vilka är det som menas med det uttrycket? Vilka lyssnar vi mest på i Sverok? Vilka borde få mer utrymme? Hur tar vi till oss "förbundets" åsikter? Vill vi definiera vilka som är våra aktiva eller är det öppet för tolkning varje gång uttrycket används?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 22(88) 7. Diskussion: Kommunikationsplan Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Kommunikationsplan Information inom Sverok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 23(88) Diskussionsunderlag: Kommunikationsplan Av: Erik Hedberg Under förra året så skrev jag en liten analys av de problem som finns kring förmedlandet av information i Sverok. De idéer jag tagit upp där går jag inte igenom igen, utan bifogar dokumentet. Diskussionen Syfte med planen Vad är det kommunikationsplanen ska råda bot på? Jag ser två problem: Det är oklart vilka kanaler som finns, vilken status de har och hur man använder dem. De kanaler som finns är jobbiga att använda eller helt enkelt otillräckliga. Jag tror inte det är klokt att i nuläget både försöka klara ut läget och samtidigt försöka lägga till/ändra kanaler, och har främst fokuserat mig på den första punkten. Är det rätt? Hur hjälper planen till? Det är lite oklart vad en kommunikationsplan är, men jag tänker mig den som ett dokument som beskriver hur kommunikationen sker / ska ske mellan olika delar av organisationen. Det kommer förmodligen också att uppkomma förslag på åtgärder som kan ses som en plan, med risk för att virra till det, men i min värld är planen ett beskrivande och till viss del normerande dokument. Är det inte lite lamt att bara skriva ett dokument om hur det ligger till, kommer det verkligen hjälpa? Det beror på, om man lyckas hitta en form som gör att folk faktiskt kastar ett öga på planen så tror jag att det kan bli riktigt bra. Problemet brukar ju inte vara att de dokument som skrivs inte är bra, utan att det är svårt att få någon att läsa dem. Det ofta är väldigt svårt att få en överblick över hur saker fungerar i Sverok, något som leder till massvis med förslösad energi och avtända ideella, så allt som minskar den alldeles för stora förvirringen är bra! Alltså: Genom att tydligt beskriva och till viss del bestämma hur kommunikationen ska gå till underlättar planen för de som engagerar sig i Sverok. Eller? Utförande & utformande En av mina största farhågor är att lägga ytterligare massvis med arbete på ett vackert men i slutändan oläst dokument. Därför har jag försökt hitta en form som gör att den blir lätt att ta till sig och förhoppningsvis kan fortsätta att användas. Det jag tänker mig är att den till stora delar ska vara visuell, och att den ska innehålla olika gruppers perspektiv. På så vis kan det räcka med att en ny arbetsgruppsmedlem kastar en blick på ett A4 för att få en hygglig uppfattning om hur det ligger till. En viktig fråga när man skriver planen är vad och hur mycket man ska försöka förbättra genom att fastslå rätt och fel. Skapar man allt för mycket regler kommer folk inte orka bry sig och hela idén faller platt. Här tänker jag mig att planen kan utgöra en bas för framtida ändringar, men att man ska ta det lugnt i dagsläget. Framförallt se till att involvera berörda parter. Men I vissa lägen är det förmodligen bäst att bara fastslå. I det här sammanhanget är det viktigt att förbundsstyrelsen som förebild är konsekvent och följer planen. Att införa nya strukturer i det allmänna medvetandet tar lång tid.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 24(88) Efter diskussionen Det jag känner att jag vill ha ut av diskussionen är främst synpunkter på upplägg och tillvägagångssätt, jag har medvetet valt att inte diskutera specifika kanaler. Dels p.g.a. tidsbrist men också för att det är något jag tror det är en diskussion som kan föras löpande, och som inte behöver sluta när första versionen av planen blir klar. Bilagor Förutom Information i Sverok så har jag även bifogat några skisser på hur jag tänker mig att olika delar av planen kan se ut. Den tredje skissen är ett exempel på hur ett tidigare nämnt gruppspecifikt utdrag skulle kunna se ut. Den fjärde föreställer en avancerad version av grupperspektivet som kan användas om man vill rita ut de olika kanalerna och den interna hanteringen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 25(88) En visualisering av de olika grupperna. De streckade linjerna visar vilka delar som inte ingår i förbundsnivån. Används med fördel för att skissa. Revisorer Kansliet Medlemsföreningar Valberedning Förbundsstyrelsen Singalerredaktionen Arbetsgrupper Individuella medlemmar Intresserade hangarounds Distrikt

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 26(88) De kritiska kopplingarna för att Sverok ska fungera. Revisorer Kansliet Valberedning Förbundsstyrelsen Medlemsföreningar Signalerredaktionen Arbetsgrupper Individuella medlemmar Intresserade hangarounds Distrikt

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 27(88) <bra namn & beskrivning> Kontaktuppgifter och utförligare information kan du hitta på Insidan (insidan.sverok.se). Kansliet När kansliet har material till distrikten kommer de i första hand skicka post, och i viss utsträckning e-posta. För att få hjälp från kansliet går det bra att e-posta eller ringa. Det ingår inte i kansliets arbetsuppgifter att läsa och svara på forumet. Tänk på att rapportera nya kontaktuppgifter till kansliet! Förbundstyrelsen E-post är den huvudsakliga kanalen. Formell information som t.ex. beslut eller ansökningar skickas med vanlig post. Är det inte viktigt eller tidsbundet så kan det läggas upp på Insidan utan annan underrättelse. Närvaron på forumet varierar, ta kontakt direkt för att vara säker på att få svar. Distrikt Medlemsföreningar För att göra utskick kan man få adressuppgifter från kansliet. De kan även i viss mån ordna med utskick. Det går t.ex. att få egna trycksaker utskickade tillsammans med Signaler. Signalerredaktionen E-post eller telefon är det som gäller. Tänk på att vara ute i god tid om ni vill ha med något i tidningen. Intresserade hangarounds Forumet har traditionellt varit den kanal som intresserade personer kunnat hålla sig uppdaterade genom, tanken är att Insidan ska ta över det mesta av den funktionen. Sverok är restriktiva med att göra e-post- och brevutskick, så för det finns inga rutiner.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-07-11--13 28(88) Direktkontakt Direktkontakt Ordförande Kansliet Brev, E-post Brev Postmottagare Kansliet Brev, E-post Förbundstyrelsen E-post, Insidan Epost Epost Förbundstyrelsen E-post, Insidan Forum GävleDala Forum Signaler Medlemsföreningar Signaler, gd. sverok.se Insidan Insidan Webbmaster, Sekreterare Mötessekreterarens signatur Garanterad kanal Justerarens Signatur Utdragsbestyrkande Kanal Sekundär kanal gd.sverok.se Intresserade hangarounds Insidan, Forum, gd.sverok.se

29(88) Information inom Sverok Av: Erik Hedberg Sverok har ett stort problem i bristen på tydlig information internt. Många av de problem som finns inom Sverok beror på eller förvärras avsevärt av denna brist. Vad bristen beror på, vad den får för verkningar och hur man bör åtgärda den kan man lägga hur mycket tid som helst på att dissekera, men mitt mål med det här dokumentet är inte att vara uttömmande, utan att kort beskriva problemet på några punkter och vad man kan göra åt det. Problemet Som jag se det man kan dela upp problemet i två delar: Brist på aktuell information Det är svårt att få reda på vad som händer i Sverok, information når sällan särskilt långt utanför ursprungsgruppen. Den huvudsakliga anledningen till att vi inte informerar varandra tror jag är att det är för svårt. Det är svårt för den som vill informera att hitta en enkel väg som når rätt målgrupp på rätt sätt. Ofta vet man heller inte vilka som kan tänkas vara intresserade. Brist på långsiktig information Det är svårt att ta reda på hur organisationen fungerar, vilka regler och förutsättningar som finns. Det jag vill peka ut som den största orsaken till det är bristen på förvaringsplatser för sådan information. I princip är det bara FS- och RM-protokollen som utgör någon slags säker förvaringsplats i nuläget, vilket självklart inte gör det särskilt lätt att hitta det man vill veta. Informationen Grupper Vilka olika grupper kan man dela in Sverok i när det gälller informationsbehov? Förbundsstyrelsen Distriktsstyrelser Personalen Arbetsgrupper, Valberedning, Revisorer Intresserade hangarounds Signalerredaktionen Kontaktvägar Hur kan man nå ut just nu? Direkt kommunikation (IM, telefon, IRC) E-post / vanlig post Möten (arbetsgruppsmöten, FS-möten, slag, riksmöten) Forum (allmänna forumet, gruppforum, FS-forum) Hemsidan Signaler från Sverok När man tittar på ovanstående och tänker på hur de fungerar idag så inser man att de inte utgör den fungerande helhet de gör, eller åtminstone kan göra, på pappret. Hemsidan och Signaler är inte lämpade för intern information, de finns få möten där olika grupper möts, forumet kräver för mycket för att kunna nå alla och den direkta