Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 1 (10) Bilaga 8 till Anvisningar 10MILA Skapad av Lars Gerhardsson Ändrad av Senast ändrad 2009-05-11 EXEMPEL CHECKLISTA - ANSVARSFÖRDELNING Rev. 2009-05-11/Ger OK = klart P= Pågår OK = klart P= Pågår 100 ORGANISATION Planering 2.1 101 Organisationsplan Aktuell 2.1 102 Funktionsschema Upprätta 2.1 103 Adresslista Aktuell 2.1 104 Mötesprotokoll Ansvar 2.1 105 Budget Aktuell 2.1 106 Arbetsfördelning klubbar Förslag 2.1 107 Lokala klubbar Avtal 2.1 108 Samordningsmöte klubbar på TC Genomföra 2.1 109 Funktionärskläder Anskaffa 2.1 Sponsorstöd förutsätts 110 SOFT Sanktion 2.1 111 Stockholms OF Medverkan 2.1 112 Kvalitetsansvarig Uppföljning 2.1 113 Analys av kristiska punkter Genomförande 2.1 114 Utveckling Kontakter 2.1 115 Försäkring Avtal 2.1 200 KOMMUN Planering 2.1 201 Kommuntjänster Medverkan 2.1 202 Material Avtal 2.1 204 Brandkår Godkännande 2.1 205 Renhållning / toa Avtal 2.1 Kollar kapacitet/tömning med kommunen 300 FÖRSVARSMAKTEN Planering 2.1 301 Planeringsmöte Medverkan 2.1 Materielbeställning 302 Avtal Avtal 2.1 303 Fördelningskontrakt Genomföra 2.1 304 Samordningsmöte Genomföra 2.1 400 SPONSORER Planering 2.7 401 Sponsorkontakter Genomföra / Plane 2.7 402 Sponsorer Avtal 2.7 403 Samarbete Planering 2.7 404 Sponsorträffar Genomförande 2.7 405 Banderoller Anskaffa 2.7 406 Reklamutskick Genomföra 2.7 407 P-Biljetter, matkuponger, program Genomföra 2.7 408 Värdskap Genomföra 2.7 410 VIP-PROGRAM planera 2.7 411 Inbjudan Genomföra 2.7 412 Mottagning Genomföra 2.7
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 2 (10) 413 Skogsbesök Genomföra 2.7 414 P-Biljetter, matkuponger, program Genomföra 2.7 415 Värdskap Genomföra 2.7
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 3 (10) 500 MEDIA, PRESS, RADIO, TV 2.5 510 Radio Medverkan 2.5 520 TV Medverkan 2.5 530 Press mediaguide Upprätta 2.5 531 Presskonferenser Planering 2.5 532 Ljud&Radio Planering / avtal 2.5 533 Kopiatorer Anskaffning 2.5 600 BANLÄGGNING 2.6 601 Karta Avtal 2.1 602 Markägare / skog Tillstånd 2.1 603 Jaktinnehavare Tillstånd 2.1 604 Skogssport Avlysning 2.1 605 Banor Skisser 2.6 606 Banlängder Skiss / fastlagda 2.6 607 Tidplan / löptider Förslag 2.6 608 Karttryck / upphandling Förslag 2.6 609 Karttryck / kontroll Medverkan 2.6 610 Kontrollpunkter Uppmärkning 2.6 610B Kontrollutsättarbanor Genomförande 2.6 611 Bankontroll Genomförande 2.6 612 Provlöpning Genomförande 2.6 613 Kontrollområden Arbetsfördelning 2.6 614 PM för skogsfunktionärer Upprätta 2.6 615 Kontrollställningar Byggnation 2.6 615B Utsättning fästplattor Genomförande 616 Skärmar Anskaffning 2.6 617 Reflexstavar Anskaffning 2.6 618 Vätskekontroller Planering 2.6 619 Radiokontroller Planering 2.6 620 Storbildsskärmkontroller Planering 2.6 621 Radiosportkontroller Planering/besök 2.6 622 TV-kontroller Planering/besök 2.6 623 Presskontroller Planering 2.6 624 Viltavdrivning / skallgång Planering 2.6 625 Brobygge skogen Bygga 2.6 626 Passeringar i skogen Planering 2.6 630 Kartsortering 2.6 631 Kartsortering Lokal 632 Kartförvaring Lokal 2.6 633 Plastfordral Anskaffning 2.6 634 Kartsortering Genomförande 2.6 635 Presskartor Tryck 2.6 636 Lagkartor efter tävling Tryck 2.6 637 Reservkartor Kartplanket 2.6 638 Kartor / Skogssport Medverkan 2.6
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 4 (10) 700 TÄVLINGSCENTRUM 2.3 701 TC-mark Avtal 2.1 702 Dispositionsplan Upprätta 2.3 703 Detaljplan Upprätta 2.3 704 El-plan Upprätta 2.3 705 Programskiss Upprätta 2.3 706 Interna vägar Planering 2.3 707 Vägbyggnad Genomförande 2.3 708 Bodar Anskaffning 2.3 709 Bodar Transporter 2.3 710 Byggmaterial Anskaffning 2.3 711 Vagnar Anskaffning 2.3 712 Belysning Planering 2.3 713 Tält TC Upphandla 2.3 714 Tält skogsbesök Genomföra 2.3 715 Tält /bodar för exp. Genomföra 2.3 716 Tält för uthyrning klubbar Genomföra 2.3 717 Tält för VIP Genomföra 2.3 718 Tält för Sponsorer Genomföra 2.3 719 Kartplanksvagn Anskaffning 2.3 720 Trall/golv Anskaffning 2.3 721 Övriga tält/bodar/vagnar Anskaffning 2.3 722 Flaggstänger/flaggor Anskaffning 2.3 723 Högtalarstolpar Anskaffning 2.3 730 BYGGNATION Planering 2.3 731 Byggnation Arbetsfördelning 2.3 732 Måltribun/ speakerutrymme Genomförande 2.3 733 Målportal Genomförande 2.3 734 Växlingsfållor Genomförande 2.3 735 Resultattavlor Genomförande 2.3 736 Kartplank Genomförande 2.3 737 Startplats Genomförande 2.3 738 Presstält Genomförande 2.3 739 Bodar Genomförande 2.3 740 Övriga tält Genomförande 2.3 741 Ceremoniplats Genomförande 2.3 742 Vatten Genomförande 2.3 743 Skyltpåle Genomförande 2.3 744 Skyltar Anskaffning 2.3 745 Skyltning Uppsättning 2.3 746 Reklamskyltar Uppsättning 2.3 747 Reklamskyltar Hämtning 2.7 748 Bord och stolar Anskaffning 2.3
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 5 (10) 750 TOALETTER Planering 2.3 751 Toaletter Anskaffning 2.3 752 Service under tävling Planera 2.3 753 Tvättmöjlighet Planering 2.3 754 Tömningar Planering 2.3 755 Toapapper Anskaffning 2.3 760 DUSCHAR/BASTU Planering 2.3 761 Duschar Anskaffning 2.3 762 Bastu Byggnation 2.3 763 Tält Anskaffning 2.3 764 Värme Anskaffning 2.3 765 Trall / Golv Anskaffning 2.3 766 Vatten / slang Anskaffning 2.3 770 RENHÅLLNING Planering 2.3 771 Renhållning Planering 2.3 772 Container, etc Anskaffning 2.3 773 Sopsäckar / plast Anskaffning 2.3 774 Sopställningar Uppsättning 2.3 775 Transporter Planera 2.3 776 Städområden Planering 2.3 780 TRANSPORTER Planering 2.3 781 Transporter Planering 2.3 782 till TC Samordning 2.3 783 inom TC Planering 2.3 790 EL Planering 2.3 791 Elkraft Avtal 2.3 792 Elbehörighet Dokumentation 2.3 793 Elcentraler Genomförande 2.3 794 Elkablar Genomförande 2.3 795 Elstolpar Genomförande 2.3 796 Belysning Genomförande 2.3 797 Jourservice Avtal 2.3 798 Stolpskor Anskaffning 799 Reservkraft Anskaffa 2.3
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 6 (10) 800 FÖRLÄGGNING Planering 2.3 801 Lokaler Bokning 2.3 802 Militärtält Anskaffning 2.3 803 Militärtält Upp/ned mont. 2.3 804 Vatten Byggnation 2.3 805 Ved Anskaffning 2.3 806 Tältområde Planering 2.3 807 Informationstavla Upprättande 2.3 808 Finsk tolk Anskaffning 2.3 809 Vindskydd Planering 2.3 810 Vindskydd / uppmärkning Genomförande 2.3 811 Utrymmning Planering 2.3 811B Brandkåren Godkännande 2.3 812 Husvagnar Planering 2.3 813 Husvagnar / uppmärkning Genomförande 2.3 814 Funktionärer Anskaffning 2.3 815 Kommunikation Anskaffning 2.3 816 Förläggning IT-personal mfl enligt avtal Anskaffning 2.3 900 TRAFIK Planering 2.3 901 Polis Tillstånd 2.1 902 Parkeringsplatser bilar Planering/märkn 2.3 903 Parkeringsplatser husvagnar Planering/märkn 2.3 904 Parkering bussar Planering/märkn 2.3 905 Tillstånd Ansökan 2.3 906 Skyltar Anskaffning 2.3 907 Skyltar Upp/ned mont 2.3 908 Polis Samordning 2.3 909 Militär Samordning 2.3 910 Vägverket Medverkan 2.1 911 Helikopter Planering 2.3 912 Trafikvästar Anskaffning 2.3 913 P-biljetter/matbiljetter Tryck 914 Kommunikation Anskaffning 2.3
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 7 (10) 1000 SEKRETARIAT Planering 2.2 1001 INFORMATION Planering 2.2 1002 Förhandsinbjudan Upprätta 2.2 1003 Inbjudan Upprätta 2.2 1004 Hemsida www.10mila.se Uppdatera 2.2 1005 Tävlings-PM Upprätta 2.2 1006 Utsändning Tävlings-PM Genomföra 2.2 1007 Information tävlingscentrum Plan / genomföra 2.2 1008 P-biljetter/matbiljetter Ordna/trycka 2.2 1010 ANMÄLNINGAR Planering 2.2 1011 Anmälningar Planering 2.2 1012 Registrering / startlista Genomföra 2.2 1013 Lagsammansättning Mottagn / registr. 2.2 1014 Lagkuvert I plockning 2.2 1015 Utbildning av personal Genomföra 2.2 1016 Formulär hemsida Upprätta 2.2 1017 Faxmottagning Utreda 2.2 1018 Efteranmälningar Planera 2.2 1019 SI-pinnar-hyrda registrera ut/in 2.2 1019B SI-pinnar-hyrda Avregistrera 1020 Nummerlappar Anskaffa 2.2 1021 Plastfodral för resultatlistor Anskaffa 2.2 1030 PROGRAMBOK Planering 2.2 1031 Tidplan Upprätta 2.2 1032 Innehåll Planera / förslag 2.2 1033 Tryckeri Avtal 2.2 1034 Annonser Avtal 2.2 1035 Utdelning Plan / genomföra 2.2 1036 Produktion av programboken Avtal 2.2 1037 Mediaguide Upprätta 2.2 1038 Presskonferenser Planering 2.2 1040 TÄVLINGSEXPEDITION 2.2 1041 Arbetsuppgifter Planering 2.2 1042 Material, kartor etc Anskaffning 2.2 1042B Papper till kopiatorer,press,skrivare Anskaffning 2.2 1043 Utbildning Plan / genomföra 2.2 1044 Presskartor Utdelning 2.2 1045 Deltagarkartor Utdelning 2.2 1047 SI-pinnar Avregistrera 1046 Resultat Anslå 2.2 1060 FUNKTIONÄRER 2.2 1061 Parkering Planera 2.2 1062 Förläggningsområde Planera 2.2 1063 Förtäringsbiljetter Anskaffa 2.2 1064 Namnbrickor,kepsar Anskaffa 2.2 1065 Funktionärs-PM Upprätta 2.2
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 8 (10) 1300 SPEAKERFUNKTIONEN Planering 2.8 1301 Ljudanläggning Avtal 2.1 1302 Finsk speaker Planera / avtal 2.8 1303 SR-sporten Samordning 2.8 1304 Tidschema Samordning 2.8 1305 Samband Samordning 2.8 1306 Bredband Anskaffning 2.8 1307 Storbildskärm se 2200 2.1 1400 TEKNIK Planering 2.8 1401 Data / nätverk Planering 2.8 1402 Programvara Utveckling 2.8 1403 Material Anskaffning 2.8 1404 Datorer Anskaffning 2.8 1404B UPS:er data 2.3 1405 Hemsida Aktuell 2.1 1406 Skrivare Anskaffning 2.8 1407 Förvarning Anskaffa 2.8 1408 Displayer/Fållaräknare Anskaffning 2.8 1408B Displayer/klockor Anskaffa 2.8 1409 Resultat på tävling Planera+M230 2.8 1410 Officiell resultatlista Publicera/utskick 2.8 1411 Stämplingssystem Avtal 2.1 1411B Stämplingssystem Utbildning 2.8 1412 Kontrollenheter Beställning 2.8 1413 Sportidentpinnar uthyrning Beställning 2.8 1413B Sportidentpinnar-registrering 2.8 1414 Tele/Data Planering 2.8 1415 Militärkabel 1000DL Anskaffa 2.8 1416 Till/fråntransport Data/IT-mtrl Transporter 2.8 1417 Till/fråntransport SI-mtrlSthlm-TC Transporter 2.8 1418 ONLINE-kontroller o GPS-Tracking Rekognoscering 2.8 1419 Röd utgång 2.8 TELEFONER Planering 2.8 1421 Telefoner Anskaffning 2.8 1422 Faxar Anskaffning 2.8 1423 Bredband Anskaffning 2.8 1430 SAMBAND Planering 2.8 1431 TeliaSonera Medverkan 2.1 1432 Internt samband, tävlingsledning Genomföra 2.8 1433 Sändningsprov,frekvens mätning Genomföra 2.8 1434 Telefonlistor Upprätta 2.8 1435 Hemsida WEB Genomföra 2.8
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 9 (10) 1500 START, VÄXLAR, MÅL Planering 2.2 1501 Målområde / fållor / kartplank Planera 2.2 1502 Kartmontering Genomföra 2.2 1503 Starter Genomföra 2.2 1503B Incheckning Genomföra 2.2 1504 Startskott Utförande 2.2 1505 Avspärrningar Genomföra 2.2 1506 Omstarter Plan. / genomföra 2.2 1510 Växlar 2.2 1503C Incheckning Genomföra 2.2 1511 tidur Anskaffa 2.2 1512 kartbackar Anskaffa 2.2 1513 Kartinsamling / backup system Plan / genomföra 2.2 1514 Utcheckning Genomföra 2.2 1520 Mål 2.2 1521 Mottagare/kranskullor Utse 2.2 1522 Segerkransar Anskaffa 2.2 1523 Budskap Uppläsare 2.2 1524 Kavlar Utdela 2.2 1525 Byggnation mållinje Genomföra 2.3 1526 Måldomare Utse / genomföra 2.2 1527 Utbildning Plan / genomföra 2.2 1600 MARKETENTERI 2.3 1601 Miljöförvaltning Tillstånd 2.1 1602 Upphandling sport Avtal 2.1 1603 Upphandling övrigt Avtal 2.3 1604 Prissättning Förslag 2.3 1605 Tält Anskaffa 2.3 1606 Bord Anskaffa 2.3 1607 Köksutrustning Anskaffa 2.3 1608 Vatten Plan / anskaffa 2.3 1609 Avlopp Plan / genomföra 2.3 1610 Kärl vätskekontroller Genomföra 2.3 1611 Funktionärsbiljetter Valör 2.3 1612 Post service Vid behov 2.1 1613 Bankservice Transporter 2.1 1700 SJUKVÅRD Planering 2.3 1701 Sjukvård Avtal 2.1 1702 Sjukvård Planera/genomf. 2.3 1703 Sjukhus Kontakta 2.3 1704 Läkare Anskaffa 2.3 1705 Ambulans Anskaffa 2.3 1706 Sjukvård / skogen Planera/genomf. 2.3 1707 Apotek Kontakta 2.3 1708 Sjukmaterial Anskaffning 2.6
Bilaga 8 Exempel på checklista och ansvarsfördelning Anvisningar 10MILA 10 (10) 1800 CEREMONIER/PRISER Planering 2.7 1801 Ceremonier Planering 2.7 1802 Budskap Föreslå 2.7 1803 Plaketter Anskaffa 2.7 1804 Klubbnålar Infordra 2.7 1805 Pristavlor Anskaffa 2.7 1806 Lagpriser Anskaffa 2.7 1807 Prisutdelare Kontakta 2.7 1808 Blommor Anskaffa 2.7 1809 Träbudkavlar Anskaffa 2.7 1810 Musikinslag (fanfar) Ordna 2.7 1900 AVSLUTNINGSFEST Planering 2.1 1901 Avslutningsfest Inbjudan 2.1 1902 Lokal Bokning 2.1 1903 Transport Bokning 2.1 1904 Hedersbetygelser Anskaffa 2.1 2000 TACK Planering 2.1 2001 Sponsorer, partners Ansvara 2.1 2002 Markägare Ansvara 2.1 2003 Kontaktpersoner Ansvara 2.1 2004 Övriga 10MILA-klubbar Ansvara 2.1 2100 ÖVRIGT Planering 2.1 2101 Samord.möte Speakerteam Genomföra 2.1 2102 Samord.möte Försvarsmakten Genomföra 2.1 2103 Samord.möte TC Genomföra 2.1 2104 Samordn. 10MILA-klubbarna Kontakter 2.1 2105 Tävlingsjury Kontakta 2.1 2106 Tävlingsrapport / tävlingsavgift Genomföra 2.1 2200 STORBILDSSKÄRM Planering 2.8 2201 Storbildsskärm Upphandling 2.8 2202 Storbildsskärm kontroller Banläggare / rek 2.8 2203 Storbildsskärm master Planering 2.8 2204 Storbildsskärm ledningsdragning Genomförande 2.8 2205 TV-utsändning -SVT Planering 2.8 2206 TV-utsänding - egen Planering 2.8 2207 Storbildsskärm -redaktion Bemanning 2.8 2208 GPS-Tracking Avtala/genomföra 2.8