Digital dokumenthantering
Skanning av inkommande dokument Lösning: En bordskanner med god arkmatning (80 ark/min). En skanner per registrator Mjukvara som hanterar flera moment i samma skanning (inläsning, ocr-tolkning, namngivning, nedsparning i pdf/aformat) för att minska förvanskningsrisken Kalibrering av bildskärmar (optisk bedömning mot orginalet) Syftar till: Förberedelse för överlämnande till ett långtidsbevarande digitalt arkiv Underlättar och höjer kvalitén på handläggningen genom att samtliga dokument finns tillgängliga i ärendehanteringssystemet
Skanning av inkommande dokument Utreder nu: Kalibrering till en optimerad digital profil Testar nu: Digitala stämplar för att vidimera dokumenten Framtid: Skapa rutiner för kvalitetssäkring av skannade dokument med slumpvisa kontroller Utforma och genomföra en studie för att jämföra en central skanningslösning mot dagens lokala skanningslösning Fastställa format för långtidsbevaring avseende filer av annan karaktär än kontorsdokument (t.ex. ritningar, foton, filmer och ljud)
Digitala stämplar
Svårigheter Förvaltningen skannar in alla in-och utgående handlingar som genereras i eller inkommer till förvaltningen sedan 2009-01-01 Eftersom inga riktlinjer för hur dessa filer ska genreras och hanteras utifrån upplösning, komprimering, färghantering, ljushet och kontrast så skannas dessa in i en relativ hög upplösning om 300 dpi i 24-bitars färg Detta genererar stora filer på ca. 10 Mb per sida. Dessa tar stort utrymme i anspråk på de lagringsytorsom förvaltningen förfogar över Dessutom tar det lång tid att öppna filerna från den databas (ByggMiljöReda) där vi idag samlar dem Begränsningen på 10 Mb per bilaga omöjliggör att vi kan bifoga dem vid e-postkommunicering Ibland förekommer det också att riktigt stora filer inte kan kopplas in i databasen.
Vår lösning av stora filer Vi behandlar alla inskannade filer som masterfiler Vi låter dessa vara intakta och okomprimerade Vi väljer att spara dessa i en filstruktur Den yta som vi sparar till är inställd så att inga raderingar, flyttningar och överskrivningar av filerna tillåts dessutom måste filerna speglas, helst på en annan databärare placerad på en geografiskt skild plats.
Vår lösning av stora filer (forts) Veckovis optimering av inskannade filer Masterfilen byts ut mot den optimerade filen i databasen Masterfilen flyttas till filsystemet och länkas in i ByggMiljöReda
Viktiga förutsättningar En tydlig dokumentation som beskriver handhavandet så att förståelsen över att filerna finns i två varianter klargörs i samband med överlämnande till arkivfunktionen Masterfilnamnetbör vara exakt samma som den optimerade filen med undantag av tillägget innan extensionen
Inkorg Utkorg Scan2011.Ma.0013.5.pdf Opt_Scan2011.Ma.0013.5.pdf
Digitala blanketter Lösning: I dag är samtliga MBN:sblanketter digitalt ifyllbara med möjlighet till digital signering på kommunernas hemsidor En del av Tekniska förvaltningens, Socialförvaltningens och Utvecklingsenhetens blanketter är av samma kvalité Även andras blanketter har tagits fram Teknik och kompetens för att distribuera digitala enkäter och formulär för automatisk sammanställning i databas eller excel-ark finns i dag framtagen i förvaltningen Syftar till: En smidigare, snabbare och säkrare hantering för den sökande och förvaltningen
Problem som till viss del lösts Digitala blanketter Läsordningsformatering och informationstexter för grafiska objekt ur ett tillgänglighetsperspektiv Hantering av inkomna digitala blanketter som inte låter sig konverteras till ett långtidsbevarande format Framtid: Ta fram rutiner och instruktioner för att skapa och hantera digitala blanketter bl.a. i Smartass Kunskapsöverföring via utbildningar och instruktioner
Automatiserade arbetsmetoder Lösning Användande av makron som automatiserar en flerstegsprocess (t.ex. konvertering av wordfiler till pdf/a) Syftar till: En smidigare, snabbare hantering för personalen och en effektivare och säkrare lösning för förvaltningarna
Arkiv Utreder nu: Lösningar för ett digitalt arkiv Sambruk, Arkivgruppen Skaraborg, SKL Processorienterad dokumenthanteringsplan Klar för MBN under 2013 Framtid: Anpassa verksamheten efter arkivmyndighetens krav på överlämnandeformat och innehåll (struktur och metadata) Ärendehanteringssystemen ska kunna erbjuda ett långtidsbevarande överlämnandeformat till det digitala arkivet
Det självständiga e-arkivet Det digitala centralarkivet Granskning av överlämnandeformat Verksamhetssystem Databaser Digitala handlingar Kravställning på överlämnandeformat Mottagning Lagring Åtkomst Regelbunden kontroll Manuell och automatisk tillgänglighet WWW Förvaltning Medborgare
Fördelar Alla till ärendet hörande dokument finns på ett ställe Dokumenten sparas i ett långtidsbevarande format görs så nära händelsen som möjligt Även de handlingar som kommer in i pappersformat går att fritextsöka Vi kan lämna över efterfrågade handlingar på ett snabbare och smidigare sätt Vi kan leva upp till kraven i vårt arkivreglemente Mindre fysiska arkivutrymmen Ökad åtkomlighet och tillgänglighet Ersätta nuvarande arkivtjänster