Förfrågningsunderlag. Hemtjänst i Borgholms kommun enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV)

Förfrågningsunderlag Hemtjänst i Borgholms kommun enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV)

Sida: 2 (24) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Allmän orientering... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Befolkningsunderlag och behovsanalys... 4 1.3 Beskrivning av uppdraget... 4 1.4 Uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser... 4 1.5 Uppdrag B. Enbart serviceinsatser... 5 2 Omfattning... 6 2.1 Ansökningsområden... 6 2.2 Tidpunkter för uppdragens utförande... 6 2.3 Skyldighet att ta emot uppdrag... 6 2.4 Kapacitetstak... 6 2.5 Beställning, bekräftelse och påbörjande av uppdrag... 7 2.6 Förändringar av brukarens behov... 7 2.7 Utskrivningsklar brukare från sjukvården... 7 3 Information och val i ett valfrihetssystem... 8 3.1 Information till brukare om godkända leverantörer... 8 3.2 Val av utförare... 8 3.3 Ickevalsalternativ... 8 3.4 Byte av utförare... 8 4 Administrativa krav... 9 4.1 Ansökans form och innehåll... 9 4.2 Frågor och svar... 9 4.3 Öppnande och kontroll av ansökan... 9 4.4 Godkännande... 9 4.5 Handläggningstid och underrättelse om beslut... 9 4.6 Informationsmöte... 10 4.7 Undertecknande av avtal... 10 4.8 Vad det innebär att bli godkänd utförare... 10 4.9 Om ansökan inte godkänns... 10 4.10 Ansökan om rättelse... 10 4.11 Information till enskilda... 10 5 Krav på utförare... 11 5.1 Uteslutning av utförare enligt 7 kap. 1 LOV... 11 5.2 Ekonomisk och finansiell ställning... 11 5.3 Teknisk och yrkesmässig kapacitet... 11 5.4 Beskrivning av utförarens företag... 11 5.5 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete... 11 5.6 Underleverantör... 11 5.7 Sociala krav... 12 5.8 Särskilda villkor... 12 6 Krav på personal och kompetens... 13 6.1 Krav på personal och kompetens; Uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser... 13 6.2 Krav på personal och kompetens; Uppdrag B. Enbart serviceinsatser... 14 6.3 Personalförteckning... 14

Sida: 3 (24) 6.4 Introduktion av nyanställda... 14 6.5 Registerkontroll... 14 6.6 Kompetensutveckling... 14 7 Krav på uppdraget... 15 7.1 Syfte och mål... 15 7.2 Lagar, förordningar och föreskrifter... 15 7.3 Värdegrund och värdighetsgarantier... 15 7.4 Självbestämmande och integritet... 15 7.5 Helhetssyn och samordning... 16 7.6 Trygghet och säkerhet... 16 7.7 Genomförandeplan... 16 7.8 Övrig dokumentation... 17 7.9 Bemanning... 17 7.10 Avvikelsehantering... 17 7.11 Mat och måltider... 18 7.12 Tillgänglighet... 18 7.13 IT-system och telefoni... 18 7.14 Lokal kris- och katastroforganisation... 19 8 Avtal... 20 8.1 Avtalsform och avtalstid... 20 8.2 Ändringar och tillägg till avtalet... 20 8.3 Allmänhetens rätt till insyn... 20 8.4 Meddelarfrihet... 20 8.5 Kollektivavtal... 20 8.6 Sekretess och tystnadsplikt... 20 8.7 Arbetsgivaransvar... 20 8.8 Verksamhetschef... 21 8.9 Ersättning... 21 8.10 Betalningsvillkor... 21 8.11 Uppföljning... 22 8.12 Vite vid fel och brister... 22 8.13 Skadestånd... 22 8.14 Ansvar och försäkringar... 22 8.15 Force Majeure... 23 8.16 Avtalsöverlåtelse och ägarbyte... 23 8.17 Hävning av avtal... 23 8.18 Uppsägning av avtal vid extraordinär brist hos utföraren... 23 8.19 Tvistlösning... 23 9 Bilagor... 24

Sida: 4 (24) INBJUDAN Välkommen att ansöka om att bli utförare i Borgholms kommuns valfrihetssystem för hemtjänst. Upphandling sker enligt detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor. Ansökan får lämnas in löpande så länge som förfrågningsunderlaget är annonserat på den nationella annonsplatsen för valfrihetssystem - Valfrihetswebben www.valfrihetswebben.se 1 Allmän orientering I underlaget benämns Borgholms kommun som kommunen och sökanden som utförare. I underlaget omnämns både den enskilde och brukare, båda har samma betydelse. 1.1 Bakgrund Kommunfullmäktige i Borgholms kommun har beslutat att tillämpa lagen om valfrihetssystem (LOV) gällande hemtjänst för personer som bor i ordinärt boende (med ordinärt boende avses boende som inte är individuellt behovsprövat boende som ges med stöd av socialtjänstlagen). Valfriheten innebär att personer som bor eller vistas i Borgholms kommun och som har beviljats hemtjänst, biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen (SoL), har rätt att välja vem som ska utföra insatserna. Syftet är att öka den enskildes valfrihet, delaktighet och inflytande. 1.2 Befolkningsunderlag och behovsanalys Borgholms kommun har cirka 10 700 invånare. Av dessa är cirka 2 540 personer mellan 65-79 år och cirka 860 personer är 80 år och äldre. Detta innebär att 32 % av invånarna är 65 år och äldre, vilket gör att kommunen tillhör de kommuner i landet som har en hög andel äldre personer av sina invånare. Den närmaste femårsperioden beräknas andelen äldre personer öka något i kommunen. Av kommunens invånare har cirka 280 personer biståndsbeslut om hemtjänst. Totalt beviljas cirka 9 700 hemtjänsttimmar per månad i kommunen. 1.3 Beskrivning av uppdraget Utföraren ska för kommunens räkning utföra hemtjänst hos personer som bor i ordinärt boende och som har fått biståndsbeslut enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen (SoL) om hemtjänst samt i förekommande fall även uttryckning och åtgärder efter trygghetslarm. Innehållet i hemtjänsten delas in i A. Personlig omvårdnad med delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser samt serviceinsatser B. Serviceinsatser I fortsättningen i detta förfrågningsunderlag kommer benämningarna A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser och B. Enbart serviceinsatser att användas. 1.4 Uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser Med personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser avses insatser som behövs för att tillgodose fysiska, psykiska eller sociala behov samt hjälp vid larm. Insatserna kan omfatta hjälp för att kunna äta och dricka, klä sig, förflytta sig, sköta personlig hygien samt i övrigt insatser för att bryta isolering och för att känna trygghet och säkerhet i det egna hemmet.

Sida: 5 (24) Utföraren ska även, i förekommande fall, utföra hälso- och sjukvårdsinsatser som delegerats av kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal till brukare som beviljats hemtjänst enligt SoL. Utföraren ska även, i förekommande fall, assistera brukaren vid egenvård. 1.4.1 Mottagande av larmanrop samt utryckning efter larmanrop Trygghetslarmet i kommunen är anslutet till en larmcentral som tar emot larmanrop och som vid behov kontaktar utföraren. Utföraren ska svara för mottagande av larmanrop från larmcentralen samt utryckning efter larmanrop mellan kl. 07:00-22:00 för de brukare som har personlig omvårdnad. För utförare som ansvarar för B. Enbart serviceinsatser ingår det inte i uppdraget att svara på larmanrop eller rycka ut efter larmanrop. 1.4.2 Hälso- och sjukvårdsinsatser Hälso- och sjukvårdsinsatser som kan utföras efter delegering av kommunens sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast ska ingå i uppdraget hos de brukare som beviljats hemtjänst avseende personlig omvårdnad enligt SoL. Kommunens medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) ansvarar för att kommunens hälso- och sjukvårdsansvar sköts enligt gällande styrdokument: lagar, regler och författningar som finns för hälso- och sjukvården. MAS är knuten till socialnämnden och innehar en kontroll- och stödfunktion för verksamheten, inkluderat externa utförare. Utföraren ska ansvara för att följa gällande styrdokument. Utföraren ska ansvara för att all personal i vård- och omsorgsarbete konsekvent tillämpar basala hygienrutiner enligt SKL, www.vardhandboken.se. Kommunen ansvarar för hjälpmedel, förbandsmaterial samt förbrukningsartiklar som behövs vid inkontinens då brukaren är inskriven i hemsjukvården. Kommunen ansvarar för att informera utföraren vilken hälso- och sjukvårdspersonal som är knuten till utförarens område och hur man får kontakt med dem. För brukare som inte är inskrivna i hemsjukvården och/eller har insatser från kommunrehab ska utföraren ansvara för att det finns rutiner för att ta kontakt med läkare eller annan hälso- och sjukvårdspersonal. 1.5 Uppdrag B. Enbart serviceinsatser Med uppdrag B. Enbart serviceinsatser avses praktisk hjälp med hemmets skötsel i form av matlagning, städning, hjälp med tvätt och klädvård, hjälp med inköp och andra ärenden. Utföraren ska ansvara för att all personal i vård- och omsorgsarbete konsekvent tillämpar basala hygienrutiner enligt SKL, www.vardhandboken.se.

Sida: 6 (24) 2 Omfattning Uppdragen gäller för brukare i ordinärt boende i Borgholms kommun som har beviljats hemtjänst; A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser respektive B. Enbart serviceinsatser. Därutöver gäller uppdragen även brukare som har beviljats hemtjänst i sin hemkommun och som har ett fritidsboende (visstidsboende) i Borgholms kommun. Detta gäller främst perioden april till oktober. I september 2014 är det 278 personer i kommunen som beviljats hemtjänst. Dessa fördelas per hemtjänstområde enligt följande Hemtjänst Norr = 73 personer Hemtjänst Mellersta = 93 personer Hemtjänst Centrum = 112 personer 2.1 Ansökningsområden Utförare kan ansöka om att utföra hemtjänstinsatser i Borgholms kommun enligt nedan A. 1. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser för Hemtjänst Norr A. 2. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser för Hemtjänst Mellersta A. 3. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser för Hemtjänst Centrum B. 1. Enbart serviceinsatser för Hemtjänst Norr B. 2. Enbart serviceinsatser för Hemtjänst Mellersta B. 3. Enbart serviceinsatser för Hemtjänst Centrum Ansökan kan göras för ett eller flera av de geografiska områdena om att utföra uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser eller om att utföra uppdrag B. Enbart serviceinsatser. Karta som visar de geografiska områdena, se bilaga 1. 2.2 Tidpunkter för uppdragens utförande Uppdragen ska utföras mellan klockan 07:00-22:00 under årets samtliga dagar. Uttryckning efter larmanrop från trygghetslarm ska ske snarast möjligt. 2.3 Skyldighet att ta emot uppdrag Utföraren ska kunna ta emot alla brukare som väljer utföraren. Utföraren får inte tacka nej till nya uppdrag annat än om utförarens i anbudet angivna kapacitetstak har nåtts. Utföraren ska även då vara beredd att utöver sitt kapacitetstak ta emot mindre utökningar av insatser, om det skulle behövas för att upprätthålla kontinuiteten för brukaren. Utföraren ska utföra alla insatser som brukaren blivit beviljad. 2.4 Kapacitetstak Möjlighet finns att begränsa sitt åtagande genom att ange ett så kallat kapacitetstak inom varje ansökningsområde. Det innebär att utföraren anger maximalt antal timmar som kan utföras under en månad för aktuellt ansökningsområde. Då behovet av hemtjänst för fritidsboende (visstidsboende) är större under perioden april - oktober kan kapacitetstaket även anges i två nivåer; för november till mars respektive april - oktober. Om utförare vill höja eller sänka sitt kapacitetstak kan detta ske genom anmälan till kommunen. Vid utökning av kapaciteten träder det nya kapacitetstaket i kraft efter att anmälan om ändringen registrerats. Vid minskning av kapaciteten är utföraren inte valbar för nya brukare förrän de nått under önskad kapacitetsnivå. Utföraren ska behålla befintliga brukarna när insatserna utökas, även om det innebär att kapacitetstaket överskrids. Detta gäller under förutsättning att brukaren inte väljer att byta utförare.

Sida: 7 (24) 2.5 Beställning, bekräftelse och påbörjande av uppdrag Kommunen är huvudman och ytterst ansvarigför hemtjänsten och beslutar i alla frågor som omfattar myndighetsutövning. Det är biståndshandläggaren som utreder, bedömer och fattar biståndsbeslut om hemtjänst utifrån gällande lagstiftning och riktlinjer. Av biståndsbeslutet framgår vilka insatser som brukaren är beviljad. Biståndsbeslut är en förutsättning för beställning. När brukaren valt utförare skickar biståndshandläggaren en beställning, via Procapita, till utföraren. Av beställningen framgår schablontid för uppdraget. Utföraren ska dagligen bevaka Procapita. Verkställighet av insatser ska kunna påbörjas efter 48 timmar från det att beställningen är mottagen i Procapita. Vid akuta ärenden ska insatser kunna påbörjas omgående. Samma dag som verkställigheten inleds ska utföraren bekräfta beställningen i Procapita. 2.6 Förändringar av brukarens behov Utföraren ska omgående kontakta kommunens ansvariga biståndshandläggare när oförutsedda utökade behov av stöd och omsorg uppstår som inte omfattas av biståndsbeslutet om brukarens behov av hemtjänst ökar eller minskar i sådan omfattning att biståndsbeslutet behöver omprövas om brukaren inte längre önskar beviljad insats om brukaren har avlidit Utföraren ska informera kommunens hälso- och sjukvårdspersonal; sjuksköterska och/eller sjukgymnast/arbetsterapeut vid förändring avseende brukarens behov i innevarande hemsjukvårdsuppdrag. Frånvaro ska registreras i Procapitas frånvaromodul. 2.6.1 Brukarens oförutsedda utökade behov Utföraren ska tillgodose brukarens oförutsedda utökade behov av stöd och omsorg som inte omfattas av biståndsbeslutet eller i väntan på ett sådant. Sådana behov kan till exempel uppstå vid akut sjukdom, olycksfall och vak vid vård i livets slut. Utföraren ska tillgodose dessa behov även om utförarens eventuella kapacitetstak är nått. 2.7 Utskrivningsklar brukare från sjukvården Utföraren ska ta emot utskrivningsklar brukare från sjukvården och ansvara för att brukaren ska kunna återvända till sin bostad, enligt överenskommelse som kommunens biståndshandläggare gjort med företrädare för sjukvården. I de fall utföraren inte kan åta sig uppdraget inom föreskriven tid ska utföraren ha betalningsansvaret.

Sida: 8 (24) 3 Information och val i ett valfrihetssystem 3.1 Information till brukare om godkända leverantörer Kommunen ansvarar för att lämna information till brukare om samtliga utförare som kommunen tecknat avtal med. Informationen ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig. Utföraren får inte tillämpa egen marknadsföring som strider mot marknadsföringslagen eller som kan uppfattas som påträngande av brukaren. 3.2 Val av utförare Det är brukaren som väljer utförare. Målsättningen är att varje brukare eller dennes företrädare ska kunna göra ett eget aktivt val. Biståndshandläggaren har en neutral och vägledande roll för att hjälpa brukaren i valet av utförare. Efter beslut om hemtjänst väljer brukaren utifrån aktuell förteckning och information om godkända utförare vem som ska utföra tjänsten. Biståndshandläggaren beställer därefter insatsen hos vald utförare. 3.3 Ickevalsalternativ För brukare som inte kan eller vill välja utförare tillämpas ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet innebär i ett inledande skede, innan någon kvalitetsuppföljning är genomförd, att kommunen utför hemtjänstinsatserna. Efter en första kvalitetsuppföljning av kommunens hemtjänst i egen regi och de utförare som kommunen har avtal med tillämpas ickevalsalternativet enligt resultat i kvalitetsuppföljningen. Detta innebär att för brukare som inte kan eller vill välja utförare beställer biståndshandläggaren insatsen hos extern utförare eller intern utförare (kommunens hemtjänst i egen regi) som har uppnått högst kvalitet. Biståndshandläggaren kommer vid uppföljningsmöten hos brukare som redan har pågående hemtjänstinsatser som utförs av kommunen ge information om valfrihetssystemet och brukarens möjligheter att välja utförare för beviljade hemtjänstinsatser. 3.4 Byte av utförare Brukaren har alltid rätt att byta till en annan utförare. Vid byte av utförare är uppsägningstiden fjorton (14) dagar för brukaren. Om brukaren önskar välja en annan utförare ska brukaren ta kontakt med sin biståndshandläggare. Biståndshandläggaren meddelar den ursprungliga utföraren och den nya utföraren. Den ursprungliga utföraren får ersättning tills dess att bytet av utförare är genomfört. Vid byte av utförare ska den ursprungliga utföraren lämna den dokumentation i ärendet, som inte redan finns i Procapita, till biståndshandläggaren.

Sida: 9 (24) 4 Administrativa krav 4.1 Ansökans form och innehåll För att effektivisera och säkra upphandlingsförfarandet i valfrihetssystemet använder sig kommunen av det elektroniska upphandlingsverktyget TendSign. Ansökan görs direkt via upphandlingssystemet TendSign. Ansökan kan lämnas för följande insatser och geografiska områden: A. 1. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser för Hemtjänst Norr A. 2. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser för Hemtjänst Mellersta A. 3. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser för Hemtjänst Centrum B. 1. Enbart serviceinsatser för Hemtjänst Norr B. 2. Enbart serviceinsatser för Hemtjänst Mellersta B. 3. Enbart serviceinsatser för Hemtjänst Centrum Det ska tydligt framgå av ansökan vilken hemtjänstinsats utföraren ansöker om samt vilket geografiskt område/vilka geografiska områden utföraren ansöker om. Sökande ska bekräfta att redovisade krav är uppfyllda och/eller kommer att uppfyllas. Samtliga begärda bilagor ska bifogas ansökan. 4.2 Frågor och svar Frågor avseende förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen via TendSign och kommer enbart att besvaras där. Endast skriftlig uppgift lämnad av ansvariga handläggare i TendSign är bindande för både kommunen och sökande. 4.2.1 Kontaktperson Kommunens kontaktperson avseende hemtjänst i Borgholms kommun enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV) är Yvonne Berneke, Socialt ansvarig samordnare (SAS). tel 0485-882 44 e-post yvonne.berneke@borgholm.se 4.3 Öppnande och kontroll av ansökan Inkommen ansökan via TendSign öppnas och registreras inom två (2) arbetsdagar. Därefter görs kontroll att sökande uppfyller samtliga ställda krav för uppdraget. Samtliga sökande som uppfyller kvalificeringskraven samt accepterar krav på uppdragen och avtalsvillkor kommer att godkännas som utförare. 4.4 Godkännande Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal krav. Kraven som är obligatoriska och ingår i kvalificeringsfasen ska vara besvarade och uppfyllda för att ansökan ska kunna godkännas. 4.5 Handläggningstid och underrättelse om beslut Beslut meddelas inom 8-12 veckor efter inkommen ansökan. Under semesterperioden kan dock handläggningstiden vara längre. Efter beslut om godkännande eller inte underrättas utförare skriftligt om skälen till beslutet.

Sida: 10 (24) 4.6 Informationsmöte Innan avtal tecknas, ska utförare som fått sin ansökan beviljad delta i ett informationsmöte. På informationsmötet görs en genomgång av uppdraget och vad som kommer att avtalas. Syftet med informationsmötet är att ge utföraren en introduktion inför sitt uppdrag samt kvalitetssäkra att uppdraget kommer att genomföras på ett bra sätt. 4.7 Undertecknande av avtal När utföraren blivit godkänd att delta i valfrihetssystemet undertecknas ett skriftligt avtal mellan båda parter. 4.8 Vad det innebär att bli godkänd utförare Att bli godkänd utförare i Borgholms kommun innebär att få utföra hemtjänstinsatser inom ramen för valfrihetssystemet. Ett godkännande innebär dock inte att utföraren garanteras några uppdrag. 4.9 Om ansökan inte godkänns Om sökande inte har godkänts finns möjlighet att ansöka igen när punkter som inte godkänts åtgärdats. 4.10 Ansökan om rättelse Om sökande inte blir godkänd kan denne ansöka om rättelse hos allmän förvaltningsdomstol enligt 8 kap 2 3 st och 10 kap 1-4 LOV. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen inom tre (3) veckor från det att underrättelse om beslut lämnats. 4.11 Information till enskilda Kommunen kommer att informera om utförarnas verksamhet via kommunens webbplats. Informationen om utföraren ska utformas enligt kommunens standard samt vara objektiv och saklig. Utföraren ska hålla informationen uppdaterad och korrekt enligt kommunens rutiner. Sker inte detta lämnas inte information ut till den enskilde. Uppgifter till denna information ska vid ansökan vara ifylld enligt kommunens standardmall, enligt bilaga 2.

Sida: 11 (24) 5 Krav på utförare 5.1 Uteslutning av utförare enligt 7 kap. 1 LOV Om omständighet som anges i 7 kap. 1 LOV föreligger avseende en utförare kommer dennes ansökan att förkastas. 5.2 Ekonomisk och finansiell ställning Utföraren ska ha en stabil ekonomi så att ett långsiktigt avtal med kommunen kan upprätthållas. Utförarens kreditomdöme ska innebära riskklass tre (3) eller bättre hos Upplysningscentralen (UC) eller motsvarande omdöme hos annat kreditinstitut. Kommunen kommer att inhämta kreditupplysning. I de fall lägre riskklassificering redovisats eller att utföraren inte omfattas av ratingsystemet kan utföraren ändå anses uppfylla dessa krav om utförarens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att utföraren innehar ekonomisk stabilitet. Intyg bör bifogas med ansökan. En särskild prövning av utföraren med sådan förklaring kommer att genomföras. För nybildade företag som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, ska i ansökan lämnas intyg till exempel genom bank- eller koncerngaranti som visar att utföraren kan fullgöra sina åtaganden. Intyg ska vara undertecknat av moderbolagets/garantens firmatecknare. Garanten ska ha en stabil ekonomisk ställning. Detta ska på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne. 5.3 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Utföraren ska ha tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet för att klara av det efterfrågade uppdraget. Utföraren ska ange två (2) referensuppdrag. Referensuppdragen ska vara likvärdiga med aktuellt uppdrag och ska haft en varaktighet om minst ett (1) år. Uppdragen får inte vara utförda längre tillbaka i tiden än tre (3) år. Nystartade företag kan istället ange två (2) referensuppdrag som chef i ledande ställning (ex. verksamhetschef/platschef) haft ansvar för i tidigare anställning. Referensuppdragen ska även då vara likvärdiga med aktuellt uppdrag och ska haft en varaktighet om minst ett (1) år. Uppdragen får inte vara utförda längre tillbaka i tiden än tre (3) år. Referenterna ska kunna intyga att utföraren genomfört sina uppdrag med godkänt och förväntat resultat. 5.4 Beskrivning av utförarens företag Utföraren ska i sin ansökan beskriva sitt företag. Beskrivningen bör till exempel innehålla uppgifter om affärsidé, verksamhet, organisation, eventuella underleverantörer, resurser och personalstyrka. 5.5 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Utföraren ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, och kunna visa hur det är uppbyggt med processer och rutiner i den egna verksamheten. Utföraren har möjlighet att använda sig av processer och rutiner i socialförvaltningens kvalitetsledningssystem som underlag för att ta fram anpassade processer och rutiner för systematiskt kvalitetsarbete för den egna verksamheten. 5.6 Underleverantör Kommunen ska godkänna eventuell underleverantör innan denne får utföra uppdrag enligt denna upphandling.

Sida: 12 (24) 5.7 Sociala krav Utföraren ska följa de deklarationer och konventioner som undertecknats av Sverige inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt och miljöhänsyn. 5.8 Särskilda villkor Utföraren eller underleverantör som denne anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av till exempel kön, etnicitet, trosbekännelse, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande.

Sida: 13 (24) 6 Krav på personal och kompetens 6.1 Krav på personal och kompetens; Uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser För de utförare som ansöker om uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser gäller följande krav på personal och kompetens. 6.1.1 Verksamhetschef Utföraren ska ha en person som är ansvarig för verksamheten (verksamhetschef). Verksamhetschef ska ha adekvat högskoleexamen som exempelvis socionom, sjuksköterska, beteendevetare eller annan jämförbar utbildning. Vid examen från annat land ska den vara validerad i Sverige ha minst 12 månaders praktisk erfarenhet av budget-, personal- och arbetsmiljöansvar inom omsorgsverksamhet. Erfarenheten ska vara förvärvad under de senaste sex (6) åren räknat från ansökningsåret och bakåt ha ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, allmänna råd och nationella handlingsprogram ha dokumenterad erfarenhet av administration och datorvana behärska svenska språket i tal och skrift 6.1.2 Ansvarig för den dagliga driften Utföraren ska ha en person tillgänglig för att ansvara för den dagliga driften. Ansvarig för den dagliga driften ska ha adekvat högskoleexamen som exempelvis socionom, sjuksköterska beteendevetare eller annan jämförbar utbildning. Vid examen från annat land ska den vara validerad i Sverige ha minst 24 månaders erfarenhet inom äldreomsorgen med utgångspunkt från socialtjänstlagen varav minst 12 månaders sammanhängande praktisk erfarenhet av arbetsledning. Erfarenheten ska vara förvärvad under de senaste sex (6) åren räknat från ansökningsåret och bakåt ha ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd ha erfarenhet av administration och datorvana behärska svenska i tal och i skrift 6.1.3 Övrig personal Minst 55 % av all personal, som utför uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser, ska ha gymnasieutbildning från vård- och omsorgsprogrammet eller annan jämförbar utbildning, t.ex. vårdlinje, social servicelinje eller omvårdnadsprogrammet inom ett (1) år efter avtalets ingång. Vid nyanställning av personal ska utföraren i första hand anställa personer med slutförd gymnasieutbildning från vård- och omsorgsprogrammet eller annan jämförbar utbildning. Detta gäller även semestervikarier och vikarier för kortare sjukfrånvaro. All personal, inklusive vikarier, ska behärska svenska i tal och skrift.

Sida: 14 (24) 6.2 Krav på personal och kompetens; Uppdrag B. Enbart serviceinsatser För de utförare som ansöker om uppdrag B. Enbart Serviceinsatser gäller följande krav på personal och kompetens. 6.2.1 Verksamhetschef och ansvarig för den dagliga driften Utföraren ska ha en person som är ansvarig för verksamheten (verksamhetschef)och samtidigt är tillgänglig för att ansvara för den dagliga driften. Verksamhetschef/ansvarig ska ha adekvat erfarenhet/utbildning inom verksamhetsområdet ha minst 12 månaders praktisk erfarenhet av budget-, personal- och arbetsmiljöansvar inom verksamhetsområdet. Erfarenheten ska vara förvärvad under de senaste sex (6) åren räknat från ansökningsåret och bakåt ha ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd ha erfarenhet av administration och datorvana behärska svenska i tal och skrift 6.2.2 Övrig personal All övrig personal ska ha adekvat erfarenhet/utbildning inom verksamhetsområdet. All personal, inklusive vikarier, ska behärska svenska språket i tal och skrift. 6.3 Personalförteckning Utföraren ska senast tio (10) arbetsdagar efter avtalsstart överlämna en komplett personalförteckning innehållande namn och personnummer med utbildning/erfarenhet på samtliga anställda som utföraren avser använda för uppdrag inom detta avtal. Personalförteckningen ska uppdateras vid varaktiga förändringar över tre (3) månader och skickas till kommunens kontaktperson. 6.4 Introduktion av nyanställda Utföraren ska ha ett introduktionsprogram för nyanställd personal. Utföraren har möjlighet att använda sig av kommunens introduktionsprogram som underlag för sitt program. 6.5 Registerkontroll Utförare ska ansvara för och garantera att det inte finns någon personal i verksamheten som dömts för brott mot minderårig eller sexualbrott. Utförare ska ansvara för och garantera att ledning och personal inte varit dömda för brott i yrkesutövning, våldsbrott eller narkotikabrott under de senaste fem (5) åren. Utförare som får sin ansökan beviljad ska innan avtalstecknandet garantera att all personal uppvisat registerutdrag från belastningsregistret och att de inte har någon belastning enligt ovan. 6.6 Kompetensutveckling Utföraren ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde vad gäller lagstiftning och metodutveckling samt inom kompetensutveckling och handledning ansvara för att personalen har aktuell kunskap. Utföraren ska ha skriftliga, generella och individuella, kompetensutvecklingsplaner för personalen. Utföraren har möjlighet att köpa utbildningsinsatser från kommunen. Utföraren kan även ha möjlighet att köpa platser på kommunens egna utbildningar, i mån av plats.

Sida: 15 (24) 7 Krav på uppdraget Kommunen ansvarar för att meddela utföraren när för uppdraget relevanta rutiner fastställs eller uppdateras. Utföraren ska då ta fram nya rutiner/uppdatera sina befintliga rutiner för uppdraget så att de överensstämmer med kommunens rutiner samt skicka dessa rutiner till kommunens kontaktperson. 7.1 Syfte och mål Syftet och målet med insatserna för brukaren är att underlätta den dagliga livsföringen och möjliggöra kvarboende i ordinärt boende. Brukaren ska kunna uppleva trygghet med den personal och de insatser som utförs. Brukaren ska kunna lita på att hans eller hennes behov av service, vård och omsorg blir tillgodosedda. En viktig förutsättning för att brukaren ska kunna uppleva trygghet är kontinuitet när det gäller service, vård och omsorg. 7.2 Lagar, förordningar och föreskrifter Utföraren ska vara förtrogen med och ansvara för att uppdraget utförs i enlighet med de mål och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, patientsäkerhetslagen, arbetsmiljölagen samt alla andra vid varje tillfälle tillämpliga lagar och förordningar. Vidare ska verksamheten bedrivas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. 7.3 Värdegrund och värdighetsgarantier Utföraren ska arbeta utifrån socialnämndens värdegrund, se kommunens webbplats http://www.borgholm.se/vardegrund/. Värdegrunden tydliggörs i Borgholms kommuns lokala värdighetsgarantier, fastställda av socialnämnden för kommunens äldreomsorg, se kommunens webbplats http://www.borgholm.se/vardighetsgarantier/. Syftet med lokala värdighetsgarantier är att höja kvalitén inom äldreomsorgen genom att värna om den äldres perspektiv och önskemål samt bidra till att skapa bättre förutsättningar för ett värdigt liv och välbefinnande. Syftet är också att tydliggöra för de som behöver insatser och för deras anhöriga vad de kan förvänta sig av äldreomsorgen. Målet med de lokala värdighetsgarantierna är att de som berörs ska vara nöjda med omsorg, service och tjänster som erbjuds i kommunen. Garantierna ska säkerställa att omsorgen ges enligt den nationella värdegrunden. Utföraren ska arbeta för att uppfylla värdighetsgarantierna för brukare i ordinärt boende med hemtjänstinsatser. 7.4 Självbestämmande och integritet Självbestämmande och integritet innebär att brukaren ska vara delaktig, ha inflytande och ges möjlighet till egna val. Utföraren ska värna och respektera brukarens rätt till privatliv och kroppslig integritet, självbestämmande, delaktighet och individanpassning (5 kap. 4-5 SoL). Detta innebär att utföraren ska anpassa arbetssätt, planering och genomförande av insatser till brukaren så att brukaren får ett gott bemötande. 7.4.1 Bemötande och förhållningssätt Utföraren ska arbeta utifrån ett rehabiliterande förhållningssätt, vilket innebär att stärka det friska hos brukaren för att på bästa sätt förebygga och skjuta upp omfattande vård- och omsorgsbehov. Det praktiska arbetet utifrån ett rehabiliterande förhållningssätt genomförs genom att brukaren är delaktig personalen har en stödjande och inte hjälpande inriktning personalen utgår från brukarens förmåga att vara aktiv

Sida: 16 (24) 7.5 Helhetssyn och samordning Helhetssyn ska utgå från brukarens samlade livssituation. Då brukaren har behov av tjänster som bedrivs inom olika verksamheter eller av olika utförare och professioner ska dessa samordnas. Det ska finnas en tydlig ansvarsfördelning. Hemtjänstinsatserna ska präglas av kontinuitet enligt kommunens rutin, se bilaga 3. Utföraren ska ansvara för att brukaren garanteras en kontaktman inom en (1) vecka. Utföraren ska ha en skriftlig rutin för kontaktmannens uppgift och ansvar. Utförarens rutin ska överensstämma med kommunens rutin, se bilaga 4. 7.5.1 Nationella kvalitetsregister Utförare som utför hemtjänstinsatser för A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser ska ansluta sig till de nationella kvalitetsregister som kommunen använder samt samverka med kommunen i arbetet med dessa. 7.5.2 Möten Utföraren ska delta i de möten som kommunen kallar till. 7.6 Trygghet och säkerhet Trygghet och säkerhet innebär att tjänsterna utförs enligt gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Tjänsterna ska vara transparanta vilket innebär förutsägbarhet och möjlighet till insyn. Utföraren ska förhindra risk för kränkning, försummelse, fysisk eller psykisk skada genom förebyggande arbete. 7.6.1 Identifikation Utföraren ska ansvara för att anställda och eventuella underleverantörer alltid bär identifikation på ett sådant sätt att den är väl synlig för brukaren. På identifikationen ska finnas foto och namn på den anställde. Identifikationen ska, så snart det är möjligt, bestå av s.k. SITHS-kort. Kommunen utfärdar SITHS-kort, företagskort, till utförare som inte redan har SITHS-kort utfärdade inom sin organisation. Vid beställning av SITHS-kort ska utförare använda kommunens blankett för ansökan om SITHS-kort, se bilaga 5. Då användaren erhåller SITHS-kortet får denne också skriftlig information om korthantering, se bilaga 6. 7.6.2 Nyckelhantering Utföraren ska ha rutin för säker nyckelhantering. Kommunen tillhandahåller nyckelskåp hos brukaren. 7.6.3 Hantering av brukares kontanta medel Utföraren ska ha en skriftlig rutin för säker hantering av brukares kontanta medel. 7.6.4 När brukaren inte är hemma Utföraren ska ha en skriftlig rutin för hur utföraren ska agera om brukaren inte är hemma på överenskommen tid. Utförarens rutin ska överensstämma med kommunens rutin, se bilaga 7. 7.7 Genomförandeplan Utföraren ska ha en skriftlig rutin för hur en genomförandeplan upprättas. Utförarens rutin ska överensstämma med kommunens rutin, se bilaga 8.

Sida: 17 (24) Utföraren ska upprätta en genomförandeplan tillsammans med brukaren, där genomförandet av hemtjänstinsatsen beskrivs. Genomförandeplanen ska upprättas inom två (2) veckor från det att uppdraget startar. Genomförandeplanen ska skrivas in i Procapita. 7.8 Övrig dokumentation Utföraren ska följa Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 2006:5 avseende dokumentation i samband med genomförande av insatser. Dokumentation ska ske i kommunens dokumentationssystem Procapita. Utföraren ska, såvitt inte annat följer av lag, snarast efter det att brukaren inte längre är aktuell för insatser vid verksamheten eller efter begäran från Inspektionen för vård och omsorg (IVO), lämna över all dokumentation om brukaren, utöver den som finns i Procapita, till kommunen. 7.9 Bemanning Utföraren ansvarar för att ha erforderlig personal för uppgiften. Personalbemanningen ska vid varje tillfälle vara anpassad så att samtliga brukare får den service och omvårdnad som anges i uppdrag och genomförandeplaner. Endast de personer som har legitim anledning får vara med när uppdraget utförs. Brukaren ska informeras och godkänna i förväg om praktikant kan närvara när uppdraget utförs. Utföraren ska ha en skriftlig rutin för vikariehantering vid kort- och långtidsfrånvaro. 7.9.1 Bemanning; Uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser För de utförare som ansöker om att utföra hemtjänstinsatser för uppdrag A. Personlig omvårdnad inklusive serviceinsatser gäller följande krav på bemanning: Verksamhetsansvarig och/eller ansvarig för den dagliga driften ska finnas tillgänglig på plats eller genom jour/beredskap kl. 07:00 22:00 årets samtliga dagar för att utförarens personal alltid ska ha någon ansvarig med ledningsfunktion att vända sig. 7.10 Avvikelsehantering Utföraren ska ha skriftliga rutiner för avvikelsehantering Utförarens rutiner ska överensstämma med kommunens rutiner, se bilagor 9, 10, 11. 7.10.1 Rapporteringsskyldighet Lex Sarah Utföraren ska ha en skriftlig rutin för att rapportera och hantera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden (Lex Sarah) enligt Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 2011:5 samt ändringsförfattning SOSFS 2013:16 Rapporter, utredningar och andra handlingar rörande Lex Sarah-ärenden, som inte redan finns i Procapita, ska utföraren överlämna till kommunen vid detta avtals upphörande, eller senast när gallringsskyldigheten inträder. 7.10.2 Rapporteringsskyldighet Lex Maria Utföraren ska ha en skriftlig rutin för att anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (Lex Maria) till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria SOSFS 2005:28. Rapporter, utredningar och andra handlingar rörande Lex Maria-ärenden, som inte redan finns i Procapita, ska utföraren överlämna till kommunen vid detta avtals upphörande, eller senast när gallringsskyldigheten inträder.

Sida: 18 (24) 7.10.3 Rapporteringsskyldighet anmälan till tillsynsmyndigheten Utföraren ska informera kommunens kontaktperson utan dröjsmål via Mina meddelanden i Procapita, när utföraren gjort en anmälan till tillsynsmyndigheten - Inspektionen för vård och omsorg (IVO), samt lämna kopia på anmälan med tillhörande bilagor till kommunen. 7.10.4 Klagomål och synpunkter Utföraren ska ha en skriftlig rutin för att ta emot och utreda klagomål och synpunkter från brukare och anhöriga. Utförarens rutin ska överensstämma med kommunens rutin, se bilaga 12. 7.10.5 Sammanställning och analys Utföraren ska två gånger per år ammanställa och analysera inkomna rapporter, klagomål och synpunkter, i syfte att kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Analysresultatet samt åtgärder relaterat till analysresultatet ska redovisas skriftligt till kommunens kontaktperson. Information ska finnas hos utföraren om möjligheten för brukare/anhöriga att även lämna synpunkter på utförarens verksamhet till kommunen, via kommunens webbplats. Synpunkter som kommer till kommunen på detta sätt tar kommunen hand om för att sedan följa upp med utföraren. 7.11 Mat och måltider Utföraren ska känna till och observera tillstånd hos brukaren som i förlängningen kan leda till undernäring, exempelvis förändringar i matintag, nedsatt aptit, tugg- och sväljproblem eller viktnedgång. Brukarens nutritionsproblem ska, då brukaren är inskriven i hemsjukvården, vidarerapporteras till ansvarig sjuksköterska. 7.11.1 Tillagning av mat Utföraren ska ha baskunskaper i matlagning för att kunna tillaga enkla, aptitliga och näringsmässigt bra måltider, frukost, lunch och kvällsmål, utifrån brukarens behov och önskemål. 7.12 Tillgänglighet Utföraren ska vara tillgänglig per telefon under motsvarande tider som hemtjänst ska utföras. Kontakter med utföraren via brev, e-post, sms eller dylikt ska besvaras snarast. 7.13 IT-system och telefoni Utföraren ska ha fungerande fast telefon, telefonsvarare, mobiler, datorer och e-posthantering. Löpande kostnader för telefoni och datakommunikation ska bekostas av utföraren. Utföraren ska använda verksamhetssystemet Procapita för att hantera beslut/beställningar, dokumentation, kommunikation med biståndshandläggare, hälso- och sjukvårdspersonal och andra meddelanden som rör uppdraget. Kommunen ansvarar för att utföraren får tillgång till, och support på, aktuella system enligt kommunens rutin, se bilaga 13. Utföraren debiteras självkostnadspris för de kostnader kommunen har för att göra detta möjligt. Kommunens systemförvaltare skapar användarkonton och svarar för behörighetstilldelning för utförare. I takt med kommunens införande av mobilt stöd i hemtjänsten ska även utföraren använda detta och följa kommunens rutiner för detsamma. Utföraren ska använda mobiltelefon för mottagande av larmanrop.

Sida: 19 (24) Kommunen ansvarar för att ge utbildning och support avseende Procapita, larmtelefon och mobilt stöd. Utföraren och dess personal ska delta i anordnade utbildningar. Utföraren debiteras självkostnadspris för utbildning och support. 7.14 Lokal kris- och katastroforganisation Utföraren ska inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt vid större olyckor eller i händelse av katastrof inordna sin verksamhet under kommunens krisledning. Med extraordinär händelse avses en händelse som avviker från det normala och innebär en allvarlig störning, eller överhängande risk för en allvarlig störning, i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. Exempel på extraordinära händelser är långvarigt strömavbrott, extrema väderförhållanden, olycka med farligt gods, störning i dricksvattenförsörjning eller avloppssystem, pandemi, olycka med radioaktiva ämnen eller terroristhandling. Om en händelse är att anse som extraordinär fastslås av ordföranden i kommunens krisledningsnämnd.

Sida: 20 (24) 8 Avtal 8.1 Avtalsform och avtalstid Ramavtal tecknas med de utförare som godkänts och som deltagit i kommunens informationsmöte, se punkt 4.6. Avtalstiden är tre (3) år från och med det datum då avtalet undertecknats. Därefter förlängs avtalet automatiskt med ett (1) år i taget om inte någon part har sagt upp avtalet senast tre (3) månader innan avtalstidens slut. Förlängningen av avtalet kan ske högst två (2) gånger. Utföraren kan under avtalstiden säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid. När avtalet träder i kraft ska utföraren vara beredd att ta emot brukare. 8.2 Ändringar och tillägg till avtalet Eventuella ändringar och tillägg till avtalet ska accepteras skriftligen av båda parter. 8.3 Allmänhetens rätt till insyn På begäran av kommunen ska utföraren tillhandahålla uppgifter som gör det möjligt för kommunen att ge allmänheten insyn i utförarens verksamhet i enlighet med 3 kap. 19 a kommunallagen. Utföraren är gentemot kommunen lika ansvarig för sina underleverantörers arbete och handlingar som för sina egna. Försummelse från underleverantör fritar inte utföraren från hans åtagande enligt tecknat avtal. 8.4 Meddelarfrihet Utföraren ska förbinda sig att på motsvarande sätt som gäller för offentligt anställda enligt regler i Tryckfrihetsordningen och Yttrandefrihetsförordningen tillåta meddelarfrihet för sina anställda och inte efterforska vem som har lämnat ett meddelande med stöd av meddelarfriheten. Meddelarfriheten begränsas emellertid av bestämmelsen om tystnadsplikt enligt 15 kap. 1 SoL och tystnadsplikt avseende hälso- och sjukvård enligt 6 kap. 12, 13, 14, 15 och 16 patientsäkerhetslagen. 8.5 Kollektivavtal Utföraren är skyldig att ansvara för att gällande svenska kollektivavtal för arbetet följs. Om utföraren inte tecknat svenska kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för utförarens anställda. 8.6 Sekretess och tystnadsplikt Utföraren omfattas av tystnadsplikt avseende vård och omsorg enligt 15 kap. 1 socialtjänstlagen (SoL) och tystnadsplikt avseende hälso- och sjukvård enligt 6 kap. 12, 13, 14, 15 och 16 patientsäkerhetslagen. Utföraren ska ansvara för att all dess personal har kunskap om lagstiftningen gällande tystnadsplikten och att alla lyder den. Utföraren ansvarar för att dess personal skriver under kommunens egen sekretessförsäkran. 8.7 Arbetsgivaransvar Utföraren ska inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivaransvaret. Utföraren är ensam ansvarig arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Utföraren ska anställa och ansvara för personal i egenskap av arbetsgivare med beaktande av vid var tid gällande lagar och avtal. Utföraren ska inte vidta åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lagar eller kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom utförarens verksamhetsområde. Anlitar utföraren underleverantör ska utföraren av denne avkräva motsvarande utfästelse.