Protokoll fört vid Styrelsesammanträde Möte Nr 4 2014 i SWB Möte Nr 3 2014 i ASVH Service AB Tid: Tisdagen den 17:e juni 2014 kl. 10.00 Plats: Scandic Star Hotell, Lund Närvarande: Lars Pelin (LP), Per Jansson (PJ), Charlotte Liliemark (CL), Louise Greitze (LG), Ann-Kristin Karlsson (AK), Monika Björkdahl (MB), Olle Kindberg (OK), Eva Salomon (ES) Gabriella Lynghed (GL). Från Kansliet: Karl-Henrik Heimdahl, VD (KHH), Emma Thorén-Hellsten (ETH). Revisor Kristina Andersson 67F- 74F, 54S- 62S 67F 54S Mötets öppnande LP hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat. 68F 55S 69F 56S 70F 57S 71F 58S 72F 59S Val av sekreterare vid mötet Karl-Henrik Heimdahl valdes till sekreterare för mötet Fastställande av dagordning Den föreslagna dagordningen godkändes efter tillägg om val av justeringsman som 70F 57S Val av justeringsman Till justeringsman valdes Ann-Kristin Karlsson Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll har skickats ut per mail. Protokollet godkändes och lades till handlingarna Lägesrapport runt avelssäsongen Elisabeth Ernblad gjorde innan sin semester en statistik för säsongen fram till den 31 maj. Då fanns 300 ston fler anmälda på Språngrulla än vid motsvarande tid föregående år. Idag på morgonen finns på språngrulla 1604 betäckta ston. Rapporterna från seminstationerna säger att åtminstone de stora stationerna märker en påtaglig ökning jmf med 2013. Vi kan med säkerhet säga att den nedåtgående trenden kommer att brytas i år och med all sannolikhet bör vi på nytt komma över gränsen med 3000 betäckta ston under säsongen. Antalet ordinarie och limiterade lösta hingstlicenser är per den 31 maj 20 st färre än 2013 (136 mot 156). Ytterligare några få kan tillkomma. Vi hade då 108 lösta ett-sto licenser, vilket är färre än motsvarande tid förra året. Dock löses det hela tiden fler ett sto licenser så siffran kommer att stiga. I år finns ingen hingst som Canvas Plus som förra året betäckte många ston men enbart via ett-sto licens.
73F 60S 74F 61S 75F 62S Lägesrapport ekonomi Göran har gjort sin sedvanliga sammanställning per den 31/5. ASVH Service AB visar en vinst på 239 000 (207 000 samma tid 2013) och föreningen på 574 000 (578 000 samma tid 2013). Likviditeten är god. Därmed kan konstateras att vi ekonomiskt ligger väl i paritet med budget för 2014. Vi har för närvarande 2771 betalande medlemmar, vilket är ett par hundra mer jmf med 2013. Dock har utfallet av medlemsvärvningskampanjerna varit mindre än vad vi hoppats på. Lägersrapport Collectum Parallellsamordningsprocessen pågår och alla blanketter för all personal som arbetat sedan 2009 har skickats in till Collectum. Resultat av samordningen lär inte var klart förrän efter semestrarna. Momsfrågan Under våren har en hel del kontakter förekommit mellan SWB och våra revisorer vars experter tittat på momssituationen gällande bidragen från HNS för våra olika projekt. LP har även diskuterat frågan med specialister på momsfrågor på juridicum. Alla projekt låg tidigare i Föreningen, men överfördes för ett antal år sedan till Service AB för att där kunna lyfta momsen. Man kan motivera det förfarandet med att HNS kräver en tydlig motprestation från SWB i samband med redovisningen av projekten. Situationen i förhållande till momslagstiftningen är dock svårbedömd och därför föreslås konkret att vi slutför projekten under 2014 i enlighet med tidigare rutiner. Från 2015 återförs alla projekt till föreningen där det då blir en tydligare avgränsning mellan momspliktig och momsfri verksamhet. Observera att alla personalkostnader är momsfria och vi bör därmed vara extra noga med hur vi hanterar våra interna personalkostnader i förhållande till projekten. Beslutades att slutföra 2014 års projekt enligt nuvarande rutiner, samt att VD tar en diskussion med Ann-Charlotte Cadier om hur hon ställer sig till att omvandla sin konsultverksamhet i projekten till projektanställningar. Slutgiltigt beslut om hantering 2015 tas vid nästa möte. I samband med diskussionen lyfte Kristina Andersson frågan om revisionens omfattning framöver. På grund av tidigare oordning i den ekonomiska redovisningen och hanteringen har det varit nödvändigt att under ett antal år göra en mycket grundläggande genomgång av verksamheten ända ner på verifikations nivå. Göran har nu strukturerat upp ekonomihanteringen på ett berömligt sätt och revisorerna känner sig nu trygga i att kunna göra en mera översiktlig revision. Föreslogs att göra en löpande granskning under hösten samt avstämning o revision som skall vara klart till styrelsens möte i mars. Beslutades i enlighet med revisorns förslag.
76F 63S 77F 64S 78F 65S 79F 66S Lägesrapport gällande varumärket SWB Vi har ansökt varumärkesskydd för begreppet SWB men fått avslag på vår ansökan. Det finns dock inga formella hinder att låta föreningen byta namn till SWB. Vi skulle önska komma över domänen swb.se som idag ägs av Katri Wäyrynen. Detta skulle kunna ske genom en överenskommelse med Katri eller eventuellt via ansökan om ett s.k. ATF ärende, där vi hävdar bättre rätt till swb.se domänen än vad Katri har. Beslöts att VD tar kontakt med Katri för att få besked om hon kan tänka sig att avstå från domänen och i så fall under vilka förutsättningar. Rapport från möte i Arvid Aaby Erikssons stiftelse LP, CL och VD träffade för ett par veckor sedan Anders Carlsson, förvaltaren i Aaby stiftelsen vid ett möte på Flyinge. AC föredrog en del om stiftelsens bakgrund och historia, samt uppdaterade deltagarna på den nuvarande placeringen i Stiftelsen Sophiahemmets fond. Det är en blandad fond med relativt låg risknivå. Man har därefter beslutat att inte göra några förändringar i nuvarande placering av fondens medel. AC kommer sannolikt att gå i pension under 2015. Eventuellt skulle stiftelsen därefter kunna förvaltas av SWBs ekonomisansvarige. Frågan tas upp på nytt när den blir mera aktuell. Beslutades att inbjuda Bo Jardby till nästa styrelsemöte för att redogöra mera i detalj för Arvid Aaby Erikssons fond och dess historia för styrelseledamöterna Avtal VD respektive vice VD Ett konkret förslag till en lösning av VD frågan när nuvarande innehavare går ner i tid från 80 % till 40 % den 1:a september har tidigare sänts ut till styrelseledamöterna som bilaga till kallelsen. Styrelsen beslöt i enlighet med det utskickade förslaget att LG anställs som vice VD från den 1:a september 2014 till den 10:e januari 2016. Uppgiften skall vara att handha de frågor som VD inte kan hantera inom sin arbetstid. Till VD instruktionen bör läggas en skrivning om att VD och vice VD fördelar arbetsuppgifterna sinsemellan. VD och LP fick i uppdrag att skriva ett anställningskontrakt med LG. AVN sammansättning suppleanter Till AVNs nuvarande ledamöter behövs fyra suppleanter. ETH framlade följande förslag: Veterinär suppleant Anders Gånheim Suppleant för gångartsdomare Bo Jenå Suppleant för exteriördomare Hans Wallemyr Beslöts att dessa personer utses som suppleanter enligt förslaget. För hoppningen ligger för närvarande inget förslag. Svante Johansson har vidtalats men har precis tackat nej. Diskuterades möjliga namn. KHH får i uppdrag att tala med Björne Carlsson, ETH talar med Lotta Björe. Om ingen av dessa är intresserade tillfrågas Lasse Berglund.
80F 67S Tillsättande av nominerade representanter i utskotten En lista på av medlemskåren nominerade representanter till de olika utskotten har gått ut i samband med kallelsen. Efter diskussion beslöts om följande representanter till utskotten: Avelsutkottet Görel Nyman Sto och unghästutskottet Gun-Britt Pettersson Domarutskottet Eva Gudmundsson Marknadsförings- och kommunikationsutskottet Åsa Blom 81F 68S 82F 69S 83F 70S Lägesrapport Konsumentköplagen På uppdrag av HNS har Elina Sultan skrivit en rapport om problematiken runt konsumentköplagen. Stefan Johansson på HNS har omarbetat delar av rapporten och hans version har bilagts kallelsen till mötet. Beslöts att SWB kan ställa sig bakom rapporten och dess argumentation för att levande djur skall undantas från konsumentköplagen på samma sätt som från konsumenttjänstlagen. Lägesrapport Hästbeskattning Referensgruppen för Hästbeskattning hade möte förra veckan. Skrivelsen från Lars Pelin och Fredrik Rosén behandlades under ett par timmar, och en viss förståelse för skrivelsens innehåll uppstod allteftersom mötet pågick. Som effekt av detta har man bildat en arbetsgrupp med representanter från Skatteverket, Lars Pelin samt Erika Lundgren. Gruppen skall träffas kontinuerligt för att diskutera vidare i dessa frågor. Bl.a. krävs nu att 18 omständigheter skall beaktas när det avgörs om man bedriver näringsverksamhet. Gruppen vill komma ner till kanske 5-6 omständigheter. Man planerar att från Skatteverket komma med en särskild skrivelse som bara behandlar ämnet avel och uppfödning. Rapport från Avelsutskottet ETH rapporterade från Avelsutskottets möte den 10/6. En genomgång med revision av avelsplanen har påbörjats. På förslag av Avelsrådet beslöts en del mindre förändringar i hingstregelverket för 2015: Hingstar som enbart gjort 30-dagarsprov som 3-åring i Tyskland och sen tävlat: SWB följer de Tyska nationella bestämmelserna för vidare godkännande med undantag för i fälttävlan. Hingstar med G2 vid bruksprov som 4-åringar måste genomgå veterinärbesiktning, motsvarande tävlings-vet-check före den obligatoriska visningen vid bruksprovet som 5-åring. Samma skall även gälla för hingstar som deltar enbart i hingsttävlingarna
Hingstar som godkänts vid Oldenburger Verbands Sattelkörung får lösa ett-sto-licens 2014, förutsatt att hälsokrav uppfylls. Fr.o.m. 2015 kan dessa få G1, förutsatt att exteriör beskrivning kan ordnas och hälsokrav uppfylls. Vilka poängnivåer som skall krävas utreds under hösten. Avelsvärderade fullblodshingstar är inte berättigade till att lösa ett-sto-licens 51 % av årets treårskull har i år visats vid treårstest. Detta är högsta visningsandelen någonsin, vilket är mycket roligt. Det har förekommit en del kritik mot domarnas muntliga kritik av hästarna. Inte alltid har den verbala kritiken stämt överrens med de siffror hästarna har fått. Det är svårt att ge kritik utifrån det linjära protokollet och kritiken kan ibland bli för influerad av mindre avvikelser från det normala. Problemet tas upp på nytt vid domarutbildningarna. 84F 71S 85F 72S 86F 73S 87F 74S Rapport från Sto- och Unghästutskottet Utskottet har inte haft något möte Rapport från Marknads- och Kommunikationsutskottet Utskottet har varit mkt aktivt och hade sitt senaste möte den 3/6. Protokoll som visar alla aktiviteter och arbetsuppgifter som nu är under bearbetning delades ut till styrelsemedlemmarna. Hittills under året har mkt arbete varit ren hands on verksamhet, och förhoppningsvis skall utskottet kunna fokusera mer på strategifrågor under hösten. Nästa stora aktivitet är montern vid Falsterbo Horse Show. LG gick igenom tankarna och upplägget med montern som kommer att ha som huvuduppgift att profilera SWB mot ryttare, hästägare och uppfödare på plats i Falsterbo. Priser kommer att delas ut till framgångsrika SWB hästar och montern skall fungera som mötesplats för ovan nämnda kategorier. KH visade senaste produkterna i profilsortimentet i form av ridhandskar och ny piké tröja. Likaså visades fölplansch som skickats ut till aktiva seminstationer tillsammans med medlemsfoldern för att påminna om vikten att registrera fölen i SWB. Planschen skall även skickas till Regionala föreningar, djursjukhus etc. Rapport från Domarutskottet Fölkurs kommer att hållas hos Gustaf Johansson den 27/7. AGRIA har avsatt 50 000 kr som bidrag för våra domare att gå kurs i linjär bedömning i samband med unghästchampionaten i Ermelo, Holland. Erbjudandet har gått ut till domarkåren. Var och en får anmäla sig självt och får efter uppvisande av kvitto på kursavgiften del av ett bidrag på 5 000 kr per domare. Rapport från Ungdomsutskottet Man har precis hållit en mycket uppskattad tvådags kurs hos Sissi Lilja i Mantorp med 15-tal deltagare. Flera ungdomar kommer att delta i monterarbetet i samband med Falsterbo, och promota ungdomsmedlemskapet och ungdomsaktiviteterna.
88F 75S 89F, 76S 90F, 77S 91F 78S Rapport från SwedeHorse SwedeHorse har haft årsmöte med nyval av styrelse. Nytt från oss är att Magdalena Hermelin ersätter Ann Westling som SWB representant under hennes sjukdom. Rapporterades om problem att få nytt kontrakt med Flyinge där Flyinge AB tar ett större totalansvar för evenemanget, varför man ser sig om efter möjliga alternativ till Flyinge som plats för Avelschampionatet. Diskussioner med Elmia har hållits, och de har även lämnat ett samarbetsförslag. Avelschampionatet 2014 kommer att hållas i enlighet med gällande kontrakt med Flyinge AB. Genomgång av SWBs rutiner och policyer Denna punkt skall enligt styrelsens arbetsordning finnas med vid första sammanträdet efter det konstituerande mötet. Konstaterades att få skriftliga policyer finns dokumenterade. Beslöts att varje utskott går igenom vilka policyer inom deras områden som behöver dokumenteras och presenterar dem vid nästa styrelsemöte Övriga frågor Nästa styrelsemöte var preliminärt satt till den 8-9/9. Eftersom detta krockar med WEG i Normandie beslöts att istället hålla mötet på Flyinge från fm. den 12/9 till lunch den 13/9. De som önskar kan sedan stanna på ELIT-fölauktionen som börjar kl 13 den 13/9 Diskuterades tidpunkt för nästa Ordförandekonferens. Arbetet med uppdatering av avelsplanen kommer att vara huvudtemat. För att ev beslut skall kunna fattas och implementeras i början av 2015 beslöts att hålla Ordförandekonferensen i Stockholmsområdet från eftermiddagen den 5/12 till eftermiddagen den 6/12. Beslöts även att december månads styrelsemöte skulle läggas i anslutning till konferensen, dvs förmiddagen den 5/12. KHH undersöker om Nova Park i Knivsta skulle kunna vara en lämplig plats för dessa möten. Ordföranden förklarade mötet avslutat Vid protokollet: Karl-Henrik Heimdahl Sekreterare
Justeras: Ann-Kristin Karlsson Justeringsman Lars Pelin Ordförande