ebm-papst uppförandekod Grundprinciper för ansvarsfullt och korrekt beteende
Innehållsförteckning ebm-papst group of companies ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG Bachmühle 2 74673 Mulfingen Germany Phone +49 7938 81-0 Fax +49 7938 81-110 info1@de.ebmpapst.com 4 Bolagsstyrning: Företagsledningens grundprinciper 6 Vi följer alltid lagen. 8 Vi nekar till mutor och korruption. 10 Vi är inga skattesmitare. 12 Vi tror på rättvis konkurrens. 14 Vi följer regler om internationell handel. 16 Vi respekterar materiell egendom. 18 Vi skyddar och respekterar immateriella rättigheter. 20 Vi hanterar personliga uppgifter konfidentiellt. 22 Vi rapporterar all affärsverksamhet korrekt och utan dröjsmål. 24 Vi skyddar människan och miljön. 26 Vi stöder ebm-papst s intressen. 28 Vi respekterar andra kulturer och uppfattningar. 30 Vi kommunicerar samordnat. 32 Slutord 34 Kontaktperson Utgåva oktober 2013 3
Bolagsstyrning: Företagsledningens grundprinciper Bäste medarbetare, ebm-papst är ett speciellt företag. Det beror främst på våra grundläggande värden som vi lever efter sedan över 50 år. En viktig del i vår företagskultur är att vi inte bara baserar vårt beteende på lagen utan också på etiska värden. Vi agerar respektfullt mot våra medmänniskor och mot miljön. Denna uppförandekod är bindande för varje medarbetare och skall hjälpa till att följa våra regler och efterleva våra värden. ebm-papst uppfyller även uppförandekoden i Electronic Industry Citizenship Coalition (EICC ). Denna uppförandekod fastställer normer som skall garantera säkra arbetsförhållanden inom elektronikindustrins inköpsprocess, en respektfull behandling av arbetskraft samt miljövänliga och etiskt försvarbara företagsprocesser. Kontakta din överordnade om frågor uppstår eller om du inte vet hur du skall förhålla dig till uppförandekoden. Rainer Hundsdörfer Chairman of the Board of Directors of the ebm-papst Group 5
Grundprincip Vi anser att det enda rätta är att följa gällande lagar och vi tror på ärlighet. Vi följer gällande lag i länder där vi är aktiva. Olagligt beteende är inte ett alternativ och ligger inte i vårt företags intresse eftersom det är oetiskt, allvarligt skadar vårt rykte och kan leda till åtal, skadestånd och förlorade affärer. Medarbetare som agerar olagligt måste vara medvetna om att de själva riskerar åtal. Att följa gällande lagar är i varje anställds intresse. Vi följer alltid lagen. Varje medarbetare är skyldig att hålla sig informerad om gällande föreskrifter för sitt respektive ansvarsområde. Kontakta överordnad om du är osäker. 6
Mutor, korruption, gåvor, gratifikationer Mutor och korruption är olagligt och oetiskt. Båda innebär höga risker för våra medarbetare och vårt företag. Mutor och korruption riskerar varje företags existens och är därför inget acceptabelt alternativ även om det innebär förlust av affärer. Vi nekar till mutor och korruption. Vi erbjuder inga otillåtna fördelar till våra affärspartners och vi tar inte heller emot sådana. Korrupt beteende är bl.a. involvering av tredje man / förmedlare, betalning av mutor, finansiella efterbetalningar och liknande incitament. Vi är återhållsamma vad gäller att ta emot och erbjuda gåvor och andra gratifikationer (inklusive till exempel måltidsbjudningar eller andra aktiviteter). Alla sådana situationer får absolut inte ligga utanför ramen för normal affärsmässig gästfrihet, sed eller hövlighet. 9
Skatter och subventioner Skattelagstiftningen i varje land är bindande för oss och måste därför följas noggrant. Varje medarbetare måste vara medveten om att skattebrott kan leda till åtal, detta gäller både för företaget och den enskilda medarbetaren. I och med skattemyndigheternas regelbundna och grundliga kontroller är risken stor att skattebrott upptäcks. Misstänkta omständigheter kan snabbt leda till brottsutredningar. Om kunder och leverantörer är inblandade görs korsvisa kontroller med deras skattemyndigheter och vice versa. Vi är inga skattesmitare. Den rättsliga situationen när det gäller skatter och subventioner är ofta mycket svår att bedöma. I tveksamma fall, konsultera en överordnad och / eller klargör med gruppens företagsledning inom finans och administration. 10
Vi tror på rättvis konkurrens. Principen om rättvis konkurrens Konkurrens fungerar endast om den är fri och rättvis. Att göra överenskommelser med konkurrenter för att koordinera marknadsåtgärder skadar konkurrensen. Av den anledningen gör vi inga överenskommelser med konkurrenter om våra affärsmetoder. Vi följer de lagar som skyddar en fri och rättvis konkurrens. Vi förbjuder alla typer av överenskommelser med konkurrenter om priser och villkor, fördelning av marknader och regioner, fördelning av kunder och samordning av offert-, utvecklings- eller produktionsstrategier. Även informationsutbyte med konkurrenter som kan utgöra basen för ett koordinerat beteende (i synnerhet vad gäller priser, kostnader, marginaler, villkor, kunder, offerter, produktutveckling och produktionskapacitet) kan inte tolereras och är strikt förbjudet. Överträdelse av dessa förbud kontrolleras konsekvent av kartellkontrollmyndigheter och kan medföra sanktioner som kan hota vårt företags existens. 13
Internationell handel Internationell handel utgör en avgörande fördel för ebm-papst. Det ligger i vårt eget intresse att stötta och följa relevanta regler. Därför följer vi gällande import- och exportbestämmelser, inhämtar nödvändiga tillstånd och betalar gällande tull och skatt. Myndigheterna kontrollerar regelbundet att dessa bestämmelser följs. Vid överträdelse hotar omfattande sanktioner. Vi följer regler om internationell handel. 14
Vi skyddar egendom tillhörande tredje part Vi hanterar, behandlar och använder vårt företags och andra företags egendom på ett ansvarsfullt sätt. Det innebär också att vi respekterar våra affärspartners integritet. Vi respekterar materiell egendom. 17
Koncept, ideér och konstruktion är alla former av egendom och därför skyddade enligt lag Vi respekterar tredje parts immateriella rättigheter. Som tekniskt företag gör vi stora investeringar i forskning och utveckling och skyddet av uppfinningar och kunskap är av stor vikt för ebm-papst. Därför hanterar vi affärshemligheter med största försiktighet. Det måste säkerställas att konfidentiell information inte når obehöriga. Detta gäller även konfidentiell information från våra affärspartners. Om särskilda omständigheter (t.ex. kunders känsliga utvecklingsprojekt eller företagsförvärv) kräver strikt hemlighållande måste detta upprätthållas, även gentemot kollegor. Vi skyddar och respekterar immateriella rättigheter. 18
Skyddade uppgifter Vi använder endast personuppgifter om våra anställda och affärspartners för de uttryckliga ändamål som de har lämnats och behandlar sådana uppgifter konfidentiellt. ebm-papst följer noga alla lagar om lagrade personuppgifter. Vi hanterar personliga uppgifter konfidentiellt. 21
Affärsrapportering Både interna och externa rapporter måste vara korrekta och fullständiga för att förse mottagaren med relevant information. Vi håller oss till fakta och rapporterar objektivt. Dokument som krävs för löpande eller förväntade interna undersökningar eller officiella utredningar, får inte förstöras, tas bort eller förändras. Vi rapporterar all affärsverksamhet korrekt och utan dröjsmål. 22
Produktsäkerhet, arbetsmiljö och miljöskydd Vi kräver högsta standard på kvalitet och säkerhet för våra produkter och tjänster. Vi övervakar våra produkters kvalitet på marknaden och hjälper kunderna att undvika potentiella faror. Vi skyddar människan och miljön. Vi ser till att arbetsmiljön är säker. Säkerhetsföreskrifter skall följas noga och kontrolleras med hänsyn till deras syfte. Eventuella avvikelser ska rapporteras och åtgärdas omedelbart. Vi arbetar för minimal miljöpåverkan och designar våra produkter på samma sätt (i linje med vår GreenTech företagsfilosofi). Vi undviker allt som är skadligt för miljön. Efterlevnad av alla miljöskyddslagar är en självklarhet för vårt företag. 25
Undvik intressekonflikter Vi skiljer på företagets intressen och privata intressen. ebm-papst måste godkänna affärsmässigt arbete utanför företaget som inte ligger i företagets intresse, kontakta överordnad. Detta gäller i synnerhet arbete för konkurrenter, kunder eller leverantörer till ebm-papst eller finansiell delaktighet hos dessa. Om nära anhörig är delaktig i sådant arbete skall detta meddelas ebm-papst. Vårt arbete hos ebm-papst är inte avsett att få privata fördelar. Inköp för privat bruk via affärspartners ska undvikas. Affärspartners ska inte favoriseras av privata intressen. Vi stöder ebm-papst s intressen. 26
Vi är del i ett globalt samhälle. Respekt för andra kulturer och värdeuppfattningar är därför självklart för oss. Vi behandlar varandra rättvist, respektfullt och öppet. Diskriminering finns inte i vår värld. Vi förhåller oss politiskt neutrala inom företaget. Vi respekterar andra kulturer och uppfattningar. 29
Kommunikation Officiella uttalanden i ebm-papst s namn får endast göras av behöriga personer. Uttalanden som gäller företagsgruppen skall stämmas av med avdelningen Corporate Communications i Mulfingen före offentliggörande. Kontaktperson: Hauke Hannig Pressansvarig ebm-papst gruppen Tel +49 7938 81-7105 Hauke.Hannig@de.ebmpapst.com Vi kommunicerar samordnat. 30
Denna uppförandekod är bindande för alla medarbetare hos ebm-papst. Den kan förtydligas och kompletteras med landsspecifika regler och temautbildningar. Slutord Vår företagsledning har ett särskilt ansvar. De ansvarar för att föregå med gott exempel och efterleva regler och värden i denna uppförandekod för ebm-papst. De är främsta kontaktperson för frågor från medarbetare gällande korrekt beteende. Det är deras uppgift att säkerställa att denna kod följs inom respektive ansvarsområde. Frågor om uppförandekod eller korrekt beteende besvaras av din överordnade eller av företagsledningen alternativt av Managing Director Finance & Administration i Mulfingen. Överträdelse gentemot denna uppförandekod accepteras inte och kan medföra avsked eller rättsliga åtgärder. 33
Kontaktperson Ansvarsområde Compliance Hans Peter Fuchs Managing Director Finance & Administration ebm-papst gruppen Bachmühle 2 74673 Mulfingen Tyskland Vid angelägenhet och frågor som gäller uppförandekoden, kontakta: compliance@de.ebmpapst.com Mer information: 34 www.ebmpapst.com/compliance
www.ebmpapst.com 50025-7-8811 PRCO - 10/13-100 ebm-papst group of companies ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG Bachmühle 2 74673 Mulfingen Germany Phone +49 7938 81-0 Fax +49 7938 81-110 info1@de.ebmpapst.com