Ärende 10 Struktur för Karlskoga kommuns styrdokument
Tjänsteskrivelse 2013-05-15 KS 2012.0294 Handläggare: Anette Jonson Kommunstyrelsen Struktur för Karlskoga kommuns styrdokument Sammanfattning Idag saknas en enhetlig struktur för kommunens styrdokument (planer, program, policydokument, riktlinjer etc). Detta medför en osäkerhet kring dokumentens innehåll och syfte samt vilken dignitet de olika dokumenten har. Revidering av dokumenten sker i många fall slumpmässigt och oftast på en enskild tjänstemans initiativ någon fastställd systematik finns inte. Med detta som utgångspunkt samt revisionsrapport från 2009 har ett projekt genomförts i syfte att få en tydlig struktur för kommunens styrdokument. Projektet har genom diskussioner, omvärldsbevakning och förankring i kommunens förvaltningar/olika ledningsgrupper kommit fram till förslag till definitioner av olika typer av styrdokument, till en strukturmodell (pyramid) samt, om beslut fattas av KS, också förslag till mallar samt implementering. Projektgruppen föreslår kommunstyrelsens att fastställa definitioner samt struktur. Beslutsunderlag Slutrapport från Projekt styrdokument Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen fastställer definitioner för egenproducerade styrdokument (enligt rapportens bilaga 4.1) 2. Kommunstyrelsen fastställer strukturen (pyramiden) för Karlskoga kommuns styrdokument (enligt rapportens bilaga 4.2) Anette Jonson kanslichef Expedieras till kansliavdelningen c:\temp\ajon97qfu3.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kommunstyrelsen@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan 2-4 202 71 MALMÖ 0586-530 50 www.karlskoga.se 212000-1991
KS 2012.0294 Ansvarig organisationsenhet: Kansliavdelningen Slutrapport Projekt Styrdokument c:\temp\ajon97qg33.doc
PROJEKTRAPPORT 2 (7) KS 2012.0294 Sammanfattning Idag saknas en enhetlig struktur för kommunens styrdokument (planer, program, policydokument, riktlinjer etc). Detta medför en osäkerhet kring dokumentens innehåll och syfte samt vilken dignitet de olika dokumenten har. Revidering av dokumenten sker i många fall slumpmässigt och oftast på en enskild tjänstemans initiativ någon fastställd systematik finns inte. Med detta som utgångspunkt samt revisionsrapport från 2009 har ett projekt startats i syfte att få en tydlig struktur för kommunens styrdokument. Projektet har genom diskussioner, omvärldsbevakning och förankring i kommunens förvaltningar/olika ledningsgrupper kommit fram till förslag till definitioner av olika typer av styrdokument, till en strukturmodell (pyramid) samt, om beslut fattas av KS, också förslag till mallar samt implementering. Rekommendation till beslut Projektgruppen föreslår kommunstyrelsen besluta att 1) Fastställa definitioner av egenproducerade styrdokument 2) Fastställa strukturen (pyramiden) för Karlskoga kommuns styrdokument. Under förutsättning att KS fattar ovanstående beslut fastställer kommundirektören de mallar som ska användas och finnas i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem.
PROJEKTRAPPORT 3 (7) KS 2012.0294 1. INLEDNING Redan 2008 startade i Karlskoga kommun ett arbete kring modell/struktur för styrdokument, vilket beskrivs i rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av hantering av policydokument. Arbetet har därefter fortsatt med varierande framgång. Det har också stundtals varit vilande då kansliavdelningen haft stor personalomsättning och ärendet har fallit mellan stolarna. Under år 2012 lyfte verksamhetscontrollern frågan igen, bl a då man vid publicering av styrdokument på webben insett att avsaknaden av struktur och tydliga riktlinjer medfört problem att leva upp till det KS-beslut som fattades 2010-02-12 innebärande att en förteckning skulle tas fram för samtliga gällande styrdokument samt publicering på webben. Kanslichefen fick den 7 september 2012 i uppdrag att via projektarbetsformen leda arbetet med att skapa en enhetlig och gemensam struktur samt mallar för kommunens egenproducerade styrdokument. Projektgruppen har nu tagit fram förslag till struktur för kommunens styrdokument, förslag till mallar samt implementering av desamma. 1.1 Bakgrund Idag saknas en enhetlig struktur för kommunens styrdokument (planer, program, policydokument, riktlinjer etc). Detta medför en osäkerhet kring dokumentens innehåll och syfte samt vilken dignitet de olika dokumenten har. Revidering av dokumenten sker i många fall slumpmässigt och oftast på en enskild tjänstemans initiativ någon fastställd systematik finns inte. Med detta som utgångspunkt samt revisionsrapport från 2009 har ett projekt startats i syfte att få en tydlig struktur för kommunens styrdokument. 1.2 Omfattning Projektet omfattar att ta fram struktur för kommunens styrdokument både innehållsmässigt och utseendemässigt. Struktur och mallar ska tydliggöra vilka dokument som är interna, dvs vänder sig inåt i organisationen och vilka som är av publikt intresse, dvs vänder sig till kommunens invånare, företagare och så vidare. Under projektets gång har också lagts till önskemål om förslag på implementering av ett nytt arbetssätt. 1.2.1 Avgränsning Projektet har inte haft till uppgift att ta fram nya styrdokument eller konvertera gamla dokument till ny modell.
PROJEKTRAPPORT 4 (7) KS 2012.0294 1.3 Förväntad effekt En enhetlig, gemensam struktur för kommunens styrdokument kommer att öka tillgängligheten till dokumenten och skapa EN tydlig avsändare. 1.4 Mål Karlskoga kommun ska ha en tydlig struktur för kommunens styrdokument vad avser såväl innehåll som form; detta för att underlätta för såväl medarbetare som ska ta fram styrdokument som för medborgarna att ta del av och förstå kommunens styrdokument. 1.5 Projektresurser Projektledare har varit kommunens kanslichef Anette Jonson. Projektdeltagare har varit Brittmari Ahlm KS ledningskontor, verksamhetscontroller Ylva Elofsson KS ledningskontor, kommunikationschef Anna Haglund KS ledningskontor, personalspecialist Kristin Södergren Samhällsbyggnadsförvaltningen Stina Desroses Folkhälsoförvaltningen Informatörer och IT-avdelningen har deltagit vid behov. 1.6 Metodik Projektgruppen har haft ett tiotal möten, (projektmöten samt rena arbetsmöten) samt studerat andra kommuners och företags styrdokument samt webbpubliceringar. Förslagen till nya mallar och struktur har presenterats och förankrats hos KS ledningskontors ledningsgrupp, kommunens övergripande ledningsgrupp, förvaltningar som ingått i projektgruppen samt på kansliavdelningens APT. 2. ANALYS Projektet har haft till uppgift att analysera vilka typer av dokument vi ska ha, på vilka nivåer samt vilka beslutsinstanser som gäller för de olika typerna. Projektet ska också definiera vilka administrativa uppgifter som ska anges och på vilket sätt. Den grafiska mallen ska tydligt ange vem som är avsändare och understödja vilken ton och vilket budskap vi har. 2.1 Nyttoanalys Idag ser kommunens styrdokument (policydokument, program, planer, riktlinjer etc) ut på olika vis. Det råder oklarheter kring dokumentens dignitet, vilken instans som ska besluta och när revideringar ska ske.
PROJEKTRAPPORT 5 (7) KS 2012.0294 Vissa styrdokument återfinns endast inuti tjänsteskrivelser och det är oklart om beslut verkligen har fattats i frågan. Det är svårt för medborgarna att se en tydlig avsändare av de olika dokumenten. 2.2 Behovsanalys Verksamheterna (förvaltningarna) har vid ett flertal tillfällen efterlyst mallar för just styrdokument då det funnits stora oklarheter kring hur dokumenten ska utformas. Då tydliga riktlinjer har saknats har man varje gång fått uppfinna hjulet med varierande resultat. Ibland har viktiga administrativa uppgifter (diarienummer, vem som fattat beslut, datum för revidering etc) saknats helt eller delvis. Mycket tid och kraft har m a o ägnats åt detta i onödan. Bra och tydliga instruktioner och mallar innebär ett stort stöd för handläggarna när man ska ta fram kommunens styrdokument. Vi säkerställer också att kommunen uppfattas som en avsändare, att viktiga administrativa uppgifter alltid finns med och att man följer kommunens grafiska profil. 3. RESULTAT Definitioner - Projektgruppen startade arbetet med att fastställa definitioner av olika styrdokument, se bilaga 1. Detta är inte helt enkelt då det inte finns något rätt eller fel olika kommuner och företag definierar samma begrepp på olika vis. Det kan också finnas fastställda definitioner (statliga dokument, begrepp i Plan- och bygglagen etc) som inte passar in på våra egenproducerade dokument. Projektgruppen har dock beslutat sig för att föreslå definitioner som ska gälla för egenproducerade dokument; väl medvetna om att undantag kan behöva göras. Det känns dock angeläget att inte fastna i detta skede vilket fallet varit tidigare. Projektet har valt att samla de olika dokumenten i huvudgrupper enligt följande: Riktningsdokument (vision, mål- och budget, program, policy) Regeldokument (riktlinjer) samt Hjälpdokument (handlingsplaner, rutiner, instruktioner, checklistor). Riktningsdokument skall beslutas av KF medan regeldokument och hjälpdokument som regel fattas på förvaltningsnivå. Projektgruppen har valt att avstå från begreppet strategidokument då detta, inte bara här utan hos alla de kommuner/företag vi studerat, vållat mest bekymmer. Olika tolkningar görs och som tidigare beskrivits finns inget entydigt rätt eller fel. Mallar Projektet har tagit fram förslag till mallar som följer kommunens grafiska profil. Dokumenten ska tydligt visa på vem som är avsändare, vilket typ av dokument det rör sig om, dokumentets dignitet
PROJEKTRAPPORT 6 (7) KS 2012.0294 samt ska vissa fastställda administrativa uppgifter alltid anges. Häri ingår diarienummer, vem som fastställt dokumentet samt när det ska revideras. Genom att de administrativa uppgifterna finns med i mallarna säkerställer vi att dessa inte missas eller glöms bort. Vi får en systematisk revidering oavsett vilken tjänsteman som för tillfället ansvarar för ärendet. I vissa mallar kommer också en startruta att finnas som hänvisar till Vision 2020 alternativt till kommunens gemensamma värderingar detta för att visa på en röd tråd inom kommunen och för att säkerställa att våra styrdokument kopplas till vår vision/värdegrund. Revideringar projektet föreslår att samtliga styrdokument ska revideras minst en gång varje mandatperiod. En uppmaning om revidering betyder inte att dokumentet per automatik måste göras om; om dokumentet fortfarande väl uppfyller sitt syfte kan det fortsätta att gälla men har ändå varit föremål för en granskning. På så sätt undviker vi också att kommunen har ett antal obsoleta dokument vilket är fallet idag. Implementering projektgruppen föreslår att utbildning i de nya mallarna och var de kan hittas etc hålls för berörda handläggare inklusive förvaltningssekreterare och informatörer samt chefer när beslut har fattats. Därefter ansvarar varje chef precis som tidigare för att kommunens dokument- och ärendehanteringssystem används. 3.1 Slutsats Projektet har genom diskussioner, omvärldsbevakning och förankring i kommunens förvaltningar/olika ledningsgrupper kommit fram till förslag till definitioner av olika typer av styrdokument, till en strukturmodell (pyramid) samt, om beslut fattas av KS, också förslag till mallar samt implementering. Eftersom arbetet pågått sedan 2008 utan att komma i mål är det angeläget att denna gång fatta beslut och prova modellen. En utvärdering bör ske efter ett antal år detta för att ett antal styrdokument ska hinna produceras. 3.2 Rekommendation till beslut Projektgruppen föreslår kommunstyrelsen besluta att 1. Fastställa definitioner av egenproducerade styrdokument 2. Fastställa strukturen (pyramiden) för Karlskoga kommuns styrdokument. Under förutsättning att KS fattar ovanstående beslut fastställer kommundirektören de mallar som ska användas och finnas i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem. 4. BILAGOR 4.1 Begreppsdefinitioner 4.2 Styrmodell 4.3 Exempel på mallar
PROJEKTRAPPORT 7 (7) KS 2012.0294 STYRDOKUMENT - definition av begrepp Bil 4.1 Vision beslutas av: KF Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision Vision 2020. Mål och budget - beslutas av: KF Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till verksamheternas förfogande. Mål och resultat följs upp tre gånger om året efter april, augusti och december. Program beslutas av: KF En översiktlig politisk viljeinriktning inom ett sakområde. Särskild definition i Plan- och byggsammanhang eller annat. Policy beslutas av: KF Kommunens grundläggande förhållningssätt/ värderingar och vägledande principer. Riktlinje beslutas av: förvaltning, kan vara kommunövergripande Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor bör hanteras och genomföras. Handlingsplan (kallas även åtgärdsplan, arbetsplan, verksamhetsplan) beslutas av: förvaltning En detaljerad beskrivning av sammanhängande aktiviteter som tillsammans förutses leda till att ett eller flera mål uppnås inom de närmaste åren. En handlingsplan ska som minst innehålla - Vad som ska göras - Vem som ansvarar - När det ska vara gjort Rutiner/instruktioner/checklistor beslutas av: förvaltning/avdelning/arbetsgrupp Verksamhets- eller systemstödsspecifika hjälpdokument.
KARLSKOGA KOMMUNS STYRDOKUMENT Riktningsdokument Övergripande mål Kommunens förhållningssätt Vision Mål och budget Program Policy Regeldokument Beskriver hur vi agerar Hjälpdokument Stöddokument för att omsätta riktningsoch regeldokument i handling (vem, vad, när, hur ) Riktlinjer Handlingsplaner Rutiner, instruktioner, checklistor 2013-03-11
Mål och budget Underrubrik lorem ipsum Fastställd av: KF x 2012 Revideras senast: xxxx
Innehåll Mål och budget... 3 Lorem ipsum... 3 Lorem ipsum... 3 Lorem ipsum... 3 Lorem ipsum... 3 Angränsande dokument... 3 Vision. Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision Vision 2020. Mål och budget. Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till verksamheternas förfogande. Mål och resultat följs upp tre gånger om året efter april, augusti och december Program. En översiktlig politisk viljeriktning inom ett sakområde. Särskild definition i plan- och byggsammanhang. Policy. Kommunens grundläggande förhållningssätt/värderingar och vägledande principer. Diarienummer: xx xxxx.xxxx Ansvarig enhet: xxxxxxxxxxx Riktlinje. Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor bör hanteras och genomföras.
Mål och budget År 2020 är Karlskoga känt som möjligheternas stad, där du som enskild individ, oavsett bakgrund eller kön, kan göra skillnad, får lyckas och enkelt kan samverka med andra. Det finns en stark vi-anda mellan individer, aktörer och samhällets sektorer. Det är självklart att vi drar nytta av varandras styrkor och kompetenser. Ur Vision 2020 Lorem ipsum Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis at vero eros et accumsan et iusto odio dignissim qui blandit praesent luptatum zzril delenit augue duis dolore te feugait nulla facilisi. Lorem ipsum Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis at vero eros et accumsan et iusto odio dignissim qui blandit praesent luptatum zzril delenit augue duis dolore te feugait nulla facilisi. Lorem ipsum Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis at vero eros et accumsan et iusto odio dignissim qui blandit praesent luptatum zzril delenit augue duis dolore te feugait nulla facilisi. Lorem ipsum Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis at vero eros et accumsan et iusto odio dignissim qui blandit praesent luptatum zzril delenit augue duis dolore te feugait nulla facilisi. Nam liber tempor cum soluta nobis eleifend option congue nihil imperdiet doming id quod mazim placerat facer possim assum. Typi non habent claritatem insitam; est usus legentis in iis qui facit eorum claritatem. Investigationes demonstraverunt lectores legere me lius quod ii legunt saepius. Claritas est etiam processus Angränsande dokument Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip ex ea commodo consequat.