Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda Gäller från och med 2006-04-15
Beslut Dnr: 1782/06-200 2006-04-05 Rektor Regler för ersättning/bidrag till icke anställda Karolinska Institutets verksamhet utbildning, forskning, forskarutbildning och samverkan med det omgivande samhället utförs normalt av KI:s medarbetare och då är ersättningsfrågorna reglerade genom olika typer av avtal och regelverk. Det finns dock tillfällen då kontanta ersättningar eller bidrag till andra än anställda kan bidra till utveckling av KI:s verksamhet. För att sådana ersättningar skall hanteras på ett korrekt sätt, bland annat utifrån skattemässiga aspekter har regler för ersättningar/bidrag till icke anställda utarbetats, vilka framgår av bilaga. Reglerna fastställs att gälla från och med 2006-04-15. Beslut i detta ärende har fattats av rektor Harriet Wallberg-Henriksson i närvaro av universitetsdirektör Rune Fransson efter föredragning av AU-chef Marie Tell. I beredningen har också deltagit lönechef Anne-Marie Hagberg, tf ekonomichef Ingrid Palmér samt KI:s internrevisorer. Därutöver har Skatteverkets expertis konsulterats. Harriet Wallberg-Henriksson Marie Tell Bilaga: Regler för ersättning/bidrag till icke anställda Postadress Handläggare Telefon E-post Karolinska Institutet AU-chef 08-524 800 00, vx marie.tell@ki.se 171 77 STOCKHOLM Marie Tell 08-524 863 73, dir Webb Fax Ki.se Org.nr 202100 2973 08-31 84 06
Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda Dnr 1782/06-200 INNEHÅLL 1 Grundläggande förutsättningar...1 1.1 Aktivitet som utgör KI:s verksamhet...1 1.2 Ersättning för utfört arbete eller på annan grund?...1 1.3 Bosatt i Sverige eller i utlandet?...1 2 Ersättningar till icke anställda, bosatta i Sverige, som utför arbete för KI...2 2.1 Kostnadsersättningar allmänt...2 2.2 Icke anställda med verksamhet förlagd till KI...2 2.3 Externa föreläsare...2 2.3.1 Tjänsteställe i bostaden...2 2.3.2 Tjänsteställe vid KI...2 2.3.3 Tjänsteställe vid annat universitet, myndighet eller dylikt...2 2.4 Externa ledamöter i styrelser och nämnder...3 2.5 Opponenter och sakkunniga...3 2.6 Försökspersoner...3 2.7 Ledsagare till försökspersoner...3 3 Ersättningar till icke anställda, bosatta i utlandet, som utför arbete för KI...3 3.1 Kostnadsersättningar till utomlands bosatta personer...3 3.1.1 Kortare vistelsetid än 6 månader...4 3.1.2 Längre vistelsetid än 6 månader...4 4 Ersättningar till icke anställda som inte utför arbete för KI...4 4.1 Presumtiva anställda...4 4.2 Studenter och post docs...4 4.2.1 Resebidrag till grundutbildningsstudenter...5 4.2.2 Resebidrag till andra, icke anställda, personer...5 4.2.3 Vistelsebidrag för studiebesök/konferensdeltagare...5 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Frågor kring dessa regler besvaras av lönechefen
Karolinska Institutet - Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda 1 (1) Reglerna fastställda av rektor för tillämpning från och med 2006-04-15. 1 Grundläggande förutsättningar Handläggningen av ersättningar och bidrag till privatpersoner beror bland annat på huruvida preliminärskatt och sociala avgifter behöver erläggas. Karolinska Institutets interna regelverk är således styrt av skattelagstiftningen. Avgörande för skattemässig hantering är om ersättningen eller bidraget avser aktivitet som utgör KI:s verksamhet utbetalning baseras på utfört arbete eller på annan grund och om personen är stadigvarande bosatt i Sverige eller i utlandet 1.1 Aktivitet som utgör KI:s verksamhet KI:s uppdrag är att bedriva grundutbildning, forskning och forskarutbildning samt samverka med det omgivande samhället. Normalt utförs verksamheten av KI:s egna medarbetare och då regleras ersättningar genom avtal och interna regelverk. Det finns dock tillfällen där kontanta ersättningar eller bidrag till andra än anställda kan bidra till utveckling av KI:s verksamhet. Det kan t ex vara att stödja internationaliseringen av grundutbildningen genom resebidrag till studenter eller vistelsebidrag för personer i samband med kunskapsutbyte med andra länder. 1.2 Ersättning för utfört arbete eller på annan grund? Definitionen av utfört arbete är enligt skattelagstiftningen förknippad med vilken verksamhet organisationen bedriver. Det innebär t ex att om det är ett arbete vid KI att handleda forskarstuderande, så är det också ett arbete när en besökande vid KI handleder en doktorand vid KI. 1.3 Bosatt i Sverige eller i utlandet? För utfört arbete skall ekonomisk ersättning till, i Sverige stadigvarande bosatta personer, utbetalas som skattepliktig ersättning och KI skall betala sociala avgifter. Vid ersättning för utfört arbete till personer, stadigvarande bosatta i utlandet, skall KI ansöka om SINK-skatt. Denna skatt innebär att preliminärskatten ersätts av en definitiv skatt om 25 %, i vissa fall 0 %. Individen behöver inte lämna någon inkomstdeklaration i Sverige. Fulla sociala avgifter skall erläggas av KI. Utförligare beskrivning av SINK-skatt finns under p 3.
Karolinska Institutet - Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda 2 (2) 2 Ersättningar till icke anställda, bosatta i Sverige, som utför arbete för KI 2.1 Kostnadsersättningar allmänt Avgörande för hur kostnadsersättningar till externa föreläsare, försökspersoner m fl skall behandlas skattemässigt är om personen utför eller kommer att utföra arbete för KI och var personen anses ha sitt tjänsteställe. Anspråk på ersättning skall alltid styrkas med en korrekt och godkänd reseräkning/utläggsersättning. Se också KI:s resereglemente. 2.2 Icke anställda med verksamhet förlagd till KI Inom denna kategori återfinns personer som inte är anställda vid KI, men med forskningsmedel förvaltade av KI, t ex SLL-anställda, professorer emeriti m fl. För att kunna bedriva verksamhet vid KI skall ett avtal upprättas mellan berörd person och institutionen. (För tillgång till IT-resurser mm krävs dessutom ett s k Anknytningsbeslut). För dessa personer gäller samma regler som för anställda avseende ersättningar för resekostnader och utlägg. 2.3 Externa föreläsare 2.3.1 Tjänsteställe i bostaden Självständiga/inhyrda föreläsare anses ha sitt tjänsteställe i bostaden under förutsättning att övervägande delen av arbetet, såsom förberedelser och framtagande av material sker i bostaden. Resekostnadsersättning och ev traktamente vid resa och förrättning vid KI är då skatte- och avgiftsfria enligt samma regler som för anställda. 2.3.2 Tjänsteställe vid KI Självständiga/inhyrda föreläsare anses ha sitt tjänsteställe vid KI om den huvudsakliga delen av arbetet i samband med förrättningen vid KI utförs där. Resorna till och från KI betraktas då som resor till och från arbetet och ev ersättning för dessa blir skattepliktiga för föreläsaren och avgiftspliktiga för KI. Ev traktamente likställs med lön. 2.3.3 Tjänsteställe vid annat universitet, myndighet eller dylikt För externa föreläsare från andra universitet, myndigheter eller annan organisation/annat företag etc bör KI avtala om fakturering från respektive organisation. Därmed behöver inte KI avgöra var personen skattemässigt anses ha sitt tjänsteställe.
Karolinska Institutet - Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda 3 (3) 2.4 Externa ledamöter i styrelser och nämnder Externa ledamöter och deltagare i KI:s styrelser och nämnder anses ha sitt tjänsteställe i bostaden eftersom övervägande delen av arbetet i form av förberedelser sker där. Resekostnadsersättning och ev traktamenten i samband med förrättning vid KI är därmed skatte- och avgiftsfria. 2.5 Opponenter och sakkunniga Opponenter och sakkunniga anses ha sitt tjänsteställe i bostaden under förutsättning att merparten av arbetet, såsom förberedelser etc, ej utförs vid KI. Resekostnadsersättning och ev traktamenten i samband med förrättning vid KI är därmed skatte- och avgiftsfria. 2.6 Försökspersoner Försökspersoner anses normalt ha KI som tjänsteställe. Ersättning för resor till och från KI är därmed skattepliktiga för försökspersonen och avgiftspliktiga för KI. Eventuellt traktamente likställs med lön. Undantag Om försökspersonen kallas till annan plats än KI och KI där utför försöket, anses bostaden vara tjänsteställe. I detta fall föreligger varken skatte- eller avgiftsplikt för resekostnadsersättning. Under förutsättning att ingen annan ersättning utgår, är resekostnadsersättning skatte- och avgiftsfri vid s k inställelseresa. För personer som lämnar prov på t ex vävnad är såväl ersättning som resekostnadsersättning och ev traktamente skatte- och avgiftsfria då detta inte jämställs med utfört arbete i skattemässig mening (till skillnad från att besvara en enkät, att genomföra ett arbetsprov e dyl). 2.7 Ledsagare till försökspersoner Ledsagare till försökspersoner anses normalt inte ha KI som tjänsteställe, förutsatt att inte KI beordrat ledsagaren att följa med försökspersonen. Resekostnadsersättning och ev traktamente är därmed i normalfallen skatte- och avgiftsfria. 3 Ersättningar till icke anställda, bosatta i utlandet, som utför arbete för KI 3.1 Kostnadsersättningar till utomlands bosatta personer Personer som stadigvarande är bosatta i utlandet och som skall utföra arbete för KI behandlas skattemässigt olika beroende på vistelsetiden i Sverige.
Karolinska Institutet - Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda 4 (4) 3.1.1 Kortare vistelsetid än 6 månader Utomlands bosatt person, som skall vistas i Sverige kortare tid än 6 månader omfattas av reglerna om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta SINK. SINK är en definitiv källskatt om 25 %, som förutom på lön/arvode, också skall tas ut på reskostnadsersättning och traktamente vid tjänsteresa, se dock undantag nedan. I vissa fall kan SINK-skatten efter beslut av skattemyndigheten vara 0 %. Att SINK är en definitiv källskatt innebär att inkomstdeklaration ej skall lämnas i Sverige. Beslut om SINK fattas av skattemyndigheten efter ansökan av institution vid KI. Beslutet om SINK berör inte sociala avgifter, utan KI skall erlägga fulla sociala avgifter på aktuella belopp. Reskostnadsersättning för resa till och från Sverige i samband med anställningens/uppdragets början respektive slut är skatte- och avgiftsfri. Skälig bostadskostnad betald av KI är också skatte- och avgiftsfri under kortare tid än 6 månader. Om vistelsetiden förlängs och sammanlagt varar mer än 6 månader under en 12- månadersperiod blir både resekostnadsersättning i samband med anställningens/uppdragets början respektive slut och den skattefria bostadskostnaden retroaktivt skattepliktig från vistelsens första dag. Likaså faller då grunden för SINKskatt. 3.1.2 Längre vistelsetid än 6 månader Personer som är stadigvarande bosatta utomlands och som skall utföra arbete för KI och skall vistas i Sverige under längre tid än 6 månader behandlas med avseende på förmåner och skatter på samma sätt som en i Sverige stadigvarande bosatt KI-anställd. KI betalar fulla sociala avgifter i Sverige, såvida inte person som kommer från EU/EES-land, visar upp blankett E101 Intyg om tillämplig lagstiftning, som säger att KI skall erlägga sociala avgifter i annat land än Sverige. 4 Ersättningar till icke anställda på annan grund än utfört arbete för KI 4.1 Presumtiva anställda Samma regler avseende resekostnadsersättning som för anställda, gäller för personer som kallats till anställningsintervju vid KI och som rest mellan två platser inom EU. Ingen annan ersättning får utgå. 4.2 Studenter och post docs Kriterier som skall vara uppfyllda för utbetalning av utbildningsstipendier för studenter i grundutbildning eller post doc-studier återfinns i separat regelverk, se Stipendieregler, dnr 4913/04-200.
Karolinska Institutet - Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda 5 (5) 4.2.1 Resebidrag till grundutbildningsstudenter Resebidrag till grundutbildningsstudenter utges som ett led i internationaliseringen av KI:s utbildningar. Enligt KI:s uppdrag skall studentutbytet, både inom Europa och med övriga världen, främjas, vilket bland annat kan ske genom ett kontant bidrag för att stimulera den enskilde studenten till att förlägga en del av sin studietid till annan plats i världen. Resebidraget är avsett att vara ett bidrag till kostnader i samband med utlandsvistelsen och skall återbetalas om kostnaden understiger utbetalt bidrag alt om resan inte företas. Normer för resebidrag fastställs av styrelsen för utbildning och återfinns på http://intra.ki.se/education_research/international/dokument/policy_admin_rutin er_2004.pdf 4.2.2 Resebidrag till andra, icke anställda personer Resebidrag kan också utges via t ex KI:s fonder och stiftelser till andra än anställda och studenter i grund- eller forskarutbildning, t ex personer med forskningsverksamhet förlagd till KI. Liksom vid resebidrag till grundutbildningsstudenter gäller att eventuellt överskjutande belopp skall återbetalas. Ytterligare information om resebidrag från KI:s fonder och stiftelser återfinns på http://fonder.ki.se/ansokan/index.htm 4.2.3 Vistelsebidrag för studiebesök/konferensdeltagare KI tar i stor omfattning emot besökande från både Sverige och utlandet. För vissa av dessa besökare kan det vara befogat att KI bidrar till vistelsen med ett kontant bidrag, ett s k vistelsebidrag. Ett motiv kan vara att KI skall kunna uppfylla den s k tredje uppgiften att samverka med det omgivande samhället. Vistelsebidraget är avsett att vara ett kontant bidrag under kort tid, i samband med att en person kommer till KI i annat syfte än att tillföra KI ett mervärde som skulle betecknas som utfört arbete om det utfördes av en anställd. Kontanta bidrag kan lämnas vid nedanstående tillfällen och är då skatte- och avgiftsfria. Deltagande i studiebesök vid KI. För att kunna verifieras som ett studiebesök i skattemässigt hänseende skall det finnas en skriftlig plan över studiebesöket, som visar att deltagaren inte gör något annat än förkovrar sig själv under besöket. Planen skall ha en sådan detaljnivå att det inte råder något tvivel om att besöket är ett studiebesök Deltagande i föreläsning/seminarium/konferens vid KI För att, i skattemässigt hänseende, kunna verifieras som ett deltagande skall det finnas ett skriftligt program för föreläsningen/seminariet/konferensen som visar att deltagaren inte deltar i annat syfte än att förkovra sig själv. Programmet skall kompletteras med tider för ankomst och avresa och det skall framgå att tid utanför programmet är fritid eller används för studiebesök enl ovan. Vistelsebidrag kan utbetalas direkt till den besökande med 200:- per dygn. Ersättningen får inte utgå under en sammanhängande tid om mer än 4 veckor per rullande 12 månaders period.
Karolinska Institutet - Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda 6 (6) Därutöver kan KI betala den direkta kostnaden för resa till och från Sverige samt kostnaden för bostad under vistelsen. Vistelsebidraget skall godkännas av institutionens prefekt. Exempel på aktiviteter som betraktas som arbete och för vilka vistelsebidrag därmed inte kan lämnas: Handledning av forskarstuderande Planering av ev kommande forskningssamarbete Planering av ev kommande utbildningssamarbete. Föreläsning/seminarieledning Samtliga ovanstående aktiviteter ingår i KI:s ordinarie verksamhet och utförs normalt av anställda vid KI