Lokala regler för indragning av doktorands resurser Fastställd 2014-10-06 av Rektor Gäller från 2014-10-06
Innehåll Inledning 3 Innebörden av beslut om indragning av resurser 3 Handledning och individuell studieplan 4 Formella möten och revidering av individuell studieplan 4 Beslut om indragning av doktorands resurser 5 Ansökan om att återfå resurser 6 Rätt att överklaga beslut 6 2 (6)
Inledning Syftet med dessa regler är att klargöra tillvägagångssätt och kriterier som gäller för beslut om indragning av doktorands resurser. Dessa regler ersätter Handläggningsordning vid indragning av doktorands resurser, fastställd av rektor 2013-05-13, dnr ST 2013/156 1.1. Högskoleförordningen 6 kap 30 Om en doktorand i väsentlig utsträckning åsidosätter sina åtaganden enligt den individuella studieplanen, ska rektor besluta att doktoranden inte längre ska ha rätt till handledning och andra resurser för utbildningen. Innan ett sådant beslut fattas ska doktoranden och hans eller hennes handledare ges möjlighet att yttra sig. Prövningen ska göras på grundval av deras redogörelser och annan utredning som är tillgänglig. Vid bedömningen ska det vägas in om högskolan har fullgjort sina egna åtaganden enligt den individuella studieplanen. Beslutet ska vara skriftligt och motiverat. Resurserna får inte dras in för den tid då doktoranden är anställd som doktorand eller får utbildningsbidrag för doktorander. 31 Om resurserna för utbildningen har dragits in enligt 30 kan doktoranden efter ansökan hos rektor få tillbaka sin rätt till handledning och andra resurser. Doktoranden måste då genom att visa upp ett tillkommande studieresultat av beaktansvärd kvalitet och omfattning eller på något annat sätt göra sannolikt att han eller hon kan fullgöra sina återstående åtaganden enligt den individuella studieplanen. 36 Rektor får inte delegera beslut enligt 30 och 31. Innebörden av beslut om indragning av resurser De resurser som avses är handledarresurser, arbetsplats, tillgång till undervisningsresurser med mera, som universitetet tillhandahåller. Indragning av resurser enligt HF 30 omfattar inte avskiljande av doktorand från doktorandanställning eller indragning av finansiering av anställningen. Regelverket som berör procedurer och villkor för uppsägning på grund av personliga skäl respektive avsked finns i Lag om anställningsskydd (LAS). Normalt förlängs en doktorandanställning med ett år i taget efter prövning om doktoranden fullgjort sina åtaganden. De omständigheter som läggs till grund för ett beslut om indragning av resurser kan alltså indirekt också komma att innebära att doktorandanställningen inte förlängs. Sjukskrivning, föräldraledighet eller annan ledighet med stöd av centralt eller lokalt villkorsavtal ska ej ligga till grund för indragning av resurser. 3 (6)
Indragning av resurser innebär inte att doktoranden är avskild från sin utbildningsplats. Däremot har doktoranden inte längre rätt till handledning, arbetsplats, att delta i kurser och seminarier eller till studiefinansiering via universitetet. Efter beslut om indragning av resurser kan doktoranden endast avlägga prov på redan genomgången kurs respektive lägga fram uppsats för licentiatexamen eller doktorsavhandling. Den som uppfyller fordringarna för licentiat- respektive doktorsexamen kan också få examensbevis. Handledning och individuell studieplan I den individuella studieplanen ska doktorandens och handledarnas åtaganden dokumenteras. Den individuella studieplanen ska följas upp och revideras minst en gång om året. Handledaren ska kontinuerligt följa upp och stämma av doktorandens resultat mot den individuella studieplanen. Om resultaten anses väsentligen otillräckliga ska handledaren uppmärksamma doktoranden på detta. Uppföljning av tidigare planering samt planering inför ny period ska dokumenteras i en reviderad individuell studieplan tillsammans med skälen för revideringen. Studieplanen fastställs i enlighet med universitetets besluts- och delegationsordningar. Formella möten och revidering av individuell studieplan Om handledaren anser att doktoranden väsentligen åsidosatt sina åtaganden ska denne kalla till ett formellt möte med syfte att diskutera doktorandens situation och se över och revidera den individuella studieplanen. Tydliga, kortsiktiga delmål ska införas. Till ett sådant möte ska handledaren kalla doktoranden och annan person än handledare som har insikt i doktorandens arbete, till exempel prefekt. Att ha en person med under mötet som inte är direkt involverad i doktorandens arbete kan vara en fördel om det uppstår oenighet mellan doktorand och handledare. Doktoranden ska innan mötet informeras om sin rätt till ombud eller biträde. Ombud eller biträde har rätt att närvara vid de formella mötena och ombudet får därvid föra doktorandens talan. Ombud eller biträde kan till exempel vara facklig representant. Universitetets personalutvecklingssektion tillhandahåller också sådana resurser under en resursindragningsprocess. Mötet och eventuell revidering av studieplanen ska dokumenteras skriftligt. Dokumentationen från mötet ska undertecknas av både doktorand och handledare, och med underskrifterna intygar de att dokumentationen speglar innehållet i mötet. Det är viktigt att skälen för revideringen framgår så att en fullständig uppföljning blir möjlig. Eventuellt kan även anges hur man överenskommit att hantera de tidigare problem som lett fram till revideringen av studieplanen. Handledaren ska efter det formella mötet kontinuerligt följa upp doktorandens resultat och stämma av huruvida de kortsiktiga delmålen uppfylls. Denna uppföljning ska dokumenteras skriftligt. Som riktmärke bör doktoranden ges minst sex månader för att förbättra sina resultat. Om doktorandens resultat efter denna tid 4 (6)
inte anses tillräckliga i förhållande till den individuella studieplanen, ska handledaren på nytt kalla till ett formellt möte. Syftet med ett andra möte är att diskutera doktorandens framsteg och att göra eventuella ytterligare revideringar av studieplanen. Det andra mötets formalia ska vara densamma som för det första mötet, men till ett andra möte bör även berörd dekan kallas. 1 Om dekanen är involverad i samma ämne/miljö som handledaren eller doktoranden, kan dekanen utse en annan representant från fakultetsnivån att närvara. Det är viktigt att handledare och/eller dekan senast under det andra mötet tydliggör för doktoranden att ett fortsatt tillkortakommande i förhållande till den individuella studieplanen kan komma att leda till att resurserna dras in. Denna information ska ingå den skriftliga dokumentationen av mötet som delges doktoranden och undertecknas av denne. Om handledaren efter en förnyad uppföljningsperiod om minst sex månader från det andra formella mötet, fortfarande anser att doktorandens framskridanden inte är tillräckliga utan menar att doktoranden väsentligen åsidosatt sina åtaganden ska detta anmälas till berörd dekan. Om det är uppenbart och dokumenterat att doktoranden inte bidrar till deltagande i formella möten och revidering av individuell studieplan, kan riktmärket till tid för förbättring av resultat kortas ned. Alla steg i processen ska dock genomgås och dokumenteras så som det beskrivs ovan. Beslut om indragning av doktorands resurser Dekanen (eller den person som dekanen utsett) ska efter inkommen anmälan från handledaren genomföra en utredning för att avgöra om en prövning av indragning av resurser ska göras. Utredningen genomförs med stöd av universitetets juridiska kompetens. Dekanen sammanställer det material som ligger till grund för prövningen. Doktoranden och samtliga handledare ska delges sammanställningen och ges möjlighet att skriftligen yttra sig över den. Om dekanen anser det nödvändigt ska handledare och doktorand ges möjlighet att bemöta varandras yttranden. Följande dokument bör ligga till grund för prövning av ärendet: individuella studieplaner, från den ursprungliga till den senast fastställda dokumentation från de formella mötena beskrivning av andra åtgärder, utöver de som finns angivna i de individuella studieplanerna, som prövats eller övervägts för att lösa situationen samtliga handledares och examinatorers bedömningar av doktorandens nuvarande resultat och möjlighet att fullgöra sina åtaganden, och eventuellt övriga yttranden från handledare doktorandens yttranden i ärendet eventuella ytterligare dokument som doktorand eller handledare åberopar 1 Om doktoranden är antagen i ämne med didaktisk eller utbildningsvetenskaplig inriktning bör även dekan för nämnden för lärarutbildningen kallas. 5 (6)
Dekanen ska vid prövningen bedöma hur universitetet, institutionen och handledarna fullgjort sina åtaganden gentemot doktoranden och dokumentera denna bedömning i ett skriftligt yttrande som ska utmynna i en skriftlig rekommendation om beslut till rektor och där material som utgjort grund för prövningen biläggs. Efter dekanens föredragning fattar Rektor beslut om doktorandens resurser ska dras in eller ej. Beslutet ska motiveras och meddelas doktoranden skriftligen. Om beslutet innebär att resurser dras in, ska det även innehålla information om doktorandens om möjligheter att överklaga beslutet och att ansöka om att återfå indragna resurser. Ansökan om att återfå resurser Doktoranden kan ansöka om att återfå tidigare indragna resurser. Berörd dekan 2 ska efter inkommen ansökan från doktoranden, och med stöd av universitetets juridiska kompetens, ta fram relevant beslutsunderlag och sammanställa det material som ska ligga till grund för beslut. Beslutsunderlag och förslag av berörd dekan tillställs Rektor som efter dekanens föredragning fattar beslut. Beslutet ska skriftligen motiveras och, vid avslag, innehålla information till doktoranden om möjligheterna att överklaga beslutet. Rätt att överklaga beslut Beslut att dra in resurser för en doktorands utbildning på forskarnivå och beslut att en doktorand inte ska få tillbaka resurserna kan överklagas till Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH). Besluten ska innehålla besvärshänvisning med information om hur överklagande kan ske. 2 Berörd dekan i samråd med dekanen för Nämnden för lärarutbildning om det gäller en doktorand antagen i ett ämne med utbildningsvetenskaplig eller didaktisk inriktning. 6 (6)