Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2012 Pajala kommun Conny Erkheikki Auktoriserad revisor Anna Carlénius Revisionskonsult 17 oktober 2012
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 3 2.3 Revisionskriterier 3 2.4 Metod 4 3 Granskningsresultat 5 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 5 3.2 Resultatanalys 7 3.3 God ekonomisk hushållning 8 3.3.1 Finansiella mål 8 3.3.2 Mål för verksamheten 9 3.4 Nämndernas budgetuppföljning och prognos 10 Pajala kommun
1 Sammanfattande bedömning har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden 2012-01-01 2012-08-31. Uppdraget ingår som en obligatorisk del i revisionsplanen för år 2012. Syftet med denna översiktliga granskning är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Redovisat resultat för perioden är 3,8 mnkr, vilket är 8,8 mnkr sämre än motsvarande period föregående år. AFA Försäkring har i juni 2012 meddelat att man betalar tillbaka premier från 2007 och 2008 med utbetalning i slutet av 2012. AFA-medlen på 9,3 mnkr saknas dock helt i redovisningen per 31/8 men ingår till 7,3 mnkr i helårsprognosen. Prognosen för helåret pekar mot ett överskott på 1 mnkr. Med korrekt belopp på AFA-medel (9,3 mnkr) torde prognosen hamna på 3,0 mnkr. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av kommunens delårsrapport: Att räkenskaperna inte ger en rättvisande bild av periodens resultat och ställning per den 31 augusti 2012. Balanskravsutredningen ger felaktigt en bild av att det finns ett underskott för helår som måste återställas de kommande tre åren. Detta beror på att AFA-medel felaktigt dragits ifrån resultatet. Av de fyra finansiella målen för god ekonomisk hushållning som fullmäktige antagit bedöms i delårsrapporten att tre av dem per augusti är uppfyllda. Det fjärde målet, att stärka det egna kapitalet med 10 Mnkr från 2004 till 2015, har inte kommenterats, men uppfylldes redan tidigare år. Enligt vår mening skall detta kommenteras, då det fortfarande är ett mål som har beslutats i budget 2012. Kommunstyrelsen tar inte ställning till om alla mål nås i prognosen utan kommenterar endast ett av målen. Vi anser dock att kommunen har möjlighet att helt eller delvis uppnå god ekonomisk hushållning i ett finansiellt perspektiv. Av de tre verksamhetsmålen för god ekonomisk hushållning har man per augusti klarat ett, medan två av målen inte har kunnat mätas. Det ena då inga avslutade projekt ännu finns och det andra eftersom lönerörelsen inte var klar per sista augusti. Kommunstyrelsen har inte tagit ställning till om målen bedöms nås i prognosen för helår. Vi bedömer att kommunen har goda förutsättningar att helt eller delvis nå de verksamhetsmässiga målen för god ekonomisk hushållning vid årsskiftet. Pajala kommun 1 av 10
Informationen om den samlade verksamheten inklusive de kommunala bolagen bör utvecklas. Redovisning av ställda panter och ansvarsförbindelser saknas i delårsrapporten. Detta rör bland annat storleken på kommunal borgen och pensionsåtaganden som inte redovisas som skuld. Vi anser vidare att mer arbete bör läggas ner på att kvalitetssäkra delårsrapportens innehåll. Vi har vid tidigare granskningar bland annat påpekat att noter för den sammanställda redovisningen inte redovisar innehållet i posterna utan i stället tar upp vilken juridisk person det avser. Avslutningsvis gör vi den bedömningen att delårsrapporten i dess nuvarande utformning inte uppfyller syftet att ge fullmäktige möjlighet att använda rapporten som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade verksamheten. Pajala kommun 2 av 10
2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner och landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 2.3 Revisionskriterier Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut avseende god ekonomisk hushållning Pajala kommun 3 av 10
2.4 Metod Granskningen har utförts genom: - Analys av relevanta dokument - Granskning av specifikationer och underlag till storleksmässigt mest väsentliga balansposter - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Översiktlig analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen - Intervjuer med berörda tjänstemän - Granskning av om måluppfyllelsen redovisas på ett sådant sätt att den medger att fullmäktige ges tillräckliga förutsättningar för att bedöma periodens måluppfyllelse. Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Rapporten är faktagranskad av personal på ekonomikontoret. Pajala kommun 4 av 10
3 Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti vilket är i överensstämmelse med KRL där det sägs att delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. Pajalas delårsrapport består av en förvaltningsberättelse samt resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys. I delårsrapporten finns inte information och årsprognoser för de helägda bolagen. Resultatet för perioden är positivt och uppgår till 3,8 mnkr, vilket är 8,8 mnkr sämre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett överskott på 1 mnkr. I denna prognos för helår 2012 ingår AFA-medlen med 7,3 mnkr. Med korrekt belopp på AFA-medel (9,3 mnkr) torde prognosen ha hamnat på 3,0 mnkr. Enligt Rådet För Kommunal Redovisnings yttrande med anledning av att AFA Försäkring betalar tillbaka premier från 2007 och 2008, ska de premier som kommer att återbetalas i slutet av 2012 intäktsredovisas som verksamhetens intäkter i resultaträkningen. Detta ska ske så snart beloppet kan beräknas på ett tillförlitligt sätt och det är sannolikt att de ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla kommunen. Enligt brev 2012-06-21 från Fora, som administrerar premierna, är det preliminära beloppet för Pajala kommun 9 290 921 kr. SKL nämner detta 2012-06-14 i cirkulär 12:27 och hänvisar samtidigt till ett yttrande som skall komma från Rådet För Kommunal Redovisning. Detta yttrande kom i juni 2012. Pajala kommun har i delårsrapporten i balanskravutredningen i kolumnen för prognos 2012 tagit upp ett avdrag på 7,3 mnkr för AFA-medel. Beloppet som sådant är dock inte upptaget i resultaträkningen i delårsrapporten. Kommunen vinst i delårsrapporten är 9 290 tkr för låg. Dessutom ska inte beloppet dras ifrån i balanskravsutredningen. Den ska dock klassificeras som en jämförelsestörande post enligt RKR 3:1. Korrekt redovisning av AFA-medel ger inte ett negativt resultat i balanskravsutredningen i delårsrapporten och då uppstår heller inget behov av att återställa resultatet inom 3 år. På grund av att AFA-medlen inte har upptagits i delårsrapporten avviker kommunens resultat så mycket per 2012-08-31 att den rättvisande bilden förändras. Per 2012-08-31 anges i delårsrapporten utfallet till 3,7 mnkr. Budget för samma period ligger på 6,3 mnkr. Hade AFA-medlen tagits med så hade resultatet rätteligen legat på 13,0 mnkr per 2012-08-31. Noteras kan, att detta är en händelse som endast ger effekt under 2012. Pajala kommun 5 av 10
Pajala kommun har enligt köpebrev sålt del av fastigheten Pajala 9:3 för en köpeskilling om 700 tkr. Tillträde sker enligt köpebrevet då den preliminära köpeskillingen har erlagts. Köpeskillingen har erlagts 2012-05-08. Slutlig köpeskilling bestäms efter Lantmäteriets förrättning. Enligt information från Lantmäteriets register fanns ett uppskov till 2012-10-10 för detta. Enligt uppgift från tjänstemän vid kommunen, kan det vid Lantmäteriets förrättning bli någon mindre justering av den avstyckade enheten, varvid kommunen får återbetala några tusen kr. Vår mening är att försäljningen har skett då det finns en lagfart för fastigheten utställd på köparen, även om fastigheten vid kontroll 2012-10-12 ännu inte fått en egen fastighetsbeteckning. Villkoren för att kommunen enligt god redovisningssed skall kunna ta upp försäljningen som en intäkt är dock enligt vår mening uppfyllda. Eventuell justering av köpeskillingen tas upp som en intäkt eller kostnad i den period då beloppet blir känt. Vi har inte kunnat göra en uppskattning om vilken resultateffekt detta skulle ha fått, då vi ännu inte erhållit en beräkning av kommunens anskaffningskostnad för den sålda marken. Uppgifter från intervjuer med tjänstemän pekar dock på att det blir vinst vid försäljningen. Uppgift om ställda panter och ansvarsförbindelser saknas i delårsrapportens balansräkning, noter och redovisningsprinciper. I årsredovisningen för 2011 har dessa redovisats. Det rör sig bland annat om kommunala borgensåtaganden och ansvarsförbindelser för ej bokförda pensionsskulder. Enligt godredovisningssed skall dessa tas upp och redovisas. Av delårsrapporten bör framgå att den avser Pajala kommun. 3.1.1 Sammanställd redovisning De kommunala bolagen Pajala Värmeverk AB och Pajalabostäder AB ingår i den sammanställda redovisningen, men har inte nämnts vid namn i delårsrapporten. Kommentarer rörande verksamheten i de kommunala bolagen, bolagens resultat och ställning samt eventuella väsentliga frågor, saknas helt och hållet. På grund av detta är det svårt att få en bild av den samlade kommunala verksamheten. Med tanke på att Pajala Värmeverk AB fick kapitaltillskott 2011, anser vi att en tydlig redovisning av resultatutveckling, bolagets ställning och vidtagna eller pågående åtgärder, hade varit önskvärd i delårsrapporten. Bedömning I vår översiktliga granskning har det, utöver det som beskrivs ovan, inte framkommit några ytterligare omständigheter som tyder på att kommunens delårsrapport inte i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Beloppsmässigt är dock felet för AFA-medel så stort att det påverkar den rättvisande bilden av kommunens resultat och dess ställning. Kommunens prognos och balansutredning påverkas såtillvida att det tvärtemot vad som står i delårsrapporten, inte uppstår något negativt resultat att återställa. Pajala kommun 6 av 10
3.2 Resultatanalys Prognosen i delårsrapporten för helåret pekar på ett positivt resultat, 1 mnkr, vilket är 1 mnkr bättre än budgeterat. AFA-medlen är inte med i utfall 2012-08-31. I prognos och avvikelse mot budget är AFA-medel upptagna till 7,3 mnkr medan det rätta beloppet är 9,3 mnkr. Avvikelsen beror på: Verksamhetens nettokostnad avviker med 19,6 mnkr mot budget Skatteintäkter och statsbidrag förväntas bli 1,9 mnkr högre än budgeterat Finansnettot ligger i prognosen 0,4 mnkr bättre än budgeterat, framförallt de finansiella kostnaderna förväntas bli högre än budget I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna 2012, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Mnkr UTFALL UTFALL Prognos Avvikelse mot 2011-08-31 2012-08-31 budget Verksamhetens intäkter 63 61,2 95,8 10,7 Verksamhetens kostnader -291,4-300,7-469,8-19,6 Avskrivningar -9,2-8,7-13,2 0,3 Verksamhetens nettokostnader -237,6-248,2-387,2-8,6 Skatteintäkter 147,8 154,2 230,7 1,9 Generella statsbidrag 103,6 99,5 150,6 0 Finansiella intäkter 2,6 1,9 5,1 1,1 Finansiella kostnader -3,9-3,7-5,5-0,7 Årets resultat 12,5 3,7-6,3-6,3 Utbetalning av AFA Försäkring 7,3 7,3 Justerat resultat 1,0 1,0 Pajala kommun 7 av 10
3.3 God ekonomisk hushållning 3.3.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning mot kommunens finansiella mål som fastställts i budget 2012: Finansiellt mål, fastställt av fullmäktige i budget 2012 Ha ett överskott i resultatet mellan 0,25-1,0 % av skatter och bidrag. Detta motsvarar ca 0,9-4,0 mkr. Från 2004 fram till 2015 stärka det egna kapitalet med minst 10 mkr. Stärka likviditeten kontinuerligt genom att ha en ekonomi i balans samt hålla investeringarna på en rimlig nivå. Betalningsberedskapen ska vara minst 30 dagar. Måluppfyllelse, kommunens bedömning Målet uppnått Målet nämns inte i delårsrapporten. Målet är uppfyllt Investeringarna ska som regel finansieras utan upplåning. Om en investering inte ryms inom den investeringsram kommunstyrelsen förfogar över men bedöms ge ett betydande samhällsekonomiskt mervärde på lång sikt kan upplåning ske efter beslut. Vi delar kommunens bedömning att målen kommer att uppnås. Målet uppfyllt, inga lån har tagits för investeringarna. En ökning av investeringarna märks dock vilket på sikt medför att nya lån måste tas för att inte likviditeten ska urholkas. Bedömning Målet att från 2004 till 2015 stärka det egna kapitalet med minst 10 mnkr har inte redovisats i delårsrapporten. Anledningen är att man redan nått målet. Enligt vår mening ska målet redovisas då det antagits i Årsbudget 2012. Ett negativt resultat under året skulle kunna ha den inverkan att målet ej hade nåtts. Vi rekommenderar att detta mål fortsättningsvis följs upp och redovisas. Vår översiktliga granskning tyder på att prognostiserade resultat är förenliga med de finansiella målen som fullmäktige fastställt i budget 2012. Pajala kommun 8 av 10
3.3.2 Mål för verksamheten Verksamhetsmässiga mål Nettokostnadernas andel av skatteintäkter och generella statsbidrag bör ej överstiga 94 %. Måluppfyllelse, kommunens bedömning Målet uppnått Den centrala lönerevisionen ska inte överstiga budgeterade medel. Lönerörelsen är ännu inte klar så målet går inte att prognostisera. Avslutade projekt ska maximalt avvika med 1 % mot projektets totala omslutning. Ännu har inget projekt avslutats. Kommunfullmäktige har fastställt ett måldokument för mandatperioden 2010-2014 innehållande ett antal verksamhetsmål. Dessa mål för verksamheten beskrivs och utvärderas i delårsrapporten. Av de tre verksamhetsmålen för god ekonomisk hushållning har man per augusti klarat ett, två av målen har inte kunnat mätas. Det ena då inga avslutade projekt ännu finns och det andra eftersom lönerörelsen inte var klar per sista augusti. Kommunstyrelsen har inte tagit ställning till om målen bedöms nås i prognosen för helår. Vi bedömer dock att kommunen helt eller delvis kommer att nå de verksamhetsmässiga målen för god ekonomisk hushållning vid årsskiftet. Vi konstaterar att samtliga mål som fullmäktige fastställt följs upp i delårsrapporten. Dock saknas en prognos för året. Vi noterar dock att några av målen samt där till kopplade nyckeltal behöver tydliggöras och konkretiseras för att fullmäktige ska ges möjlighet att bättre förstå och kunna bedöma måluppfyllelsen. Bedömning Vår översiktliga granskning tyder på att måluppfyllelsen avseende verksamheten är delvis förenlig med de av fullmäktige fastställda målen i budget 2012. Då två av målen inte går att mäta kan vi inte bedöma dessa. Pajala kommun 9 av 10
3.4 Nämndernas budgetuppföljning och prognos Prognosen för nämndernas driftredovisning 2012 visas i nedanstående tabell: Driftredovisning per nämnd, mnkr Prognos Budget Utfall Utfall Budget 2012 augusti helår avvikelse Kommunstyrelse 100,3 60,4 100 0,3 Socialnämnden 151,1 104,8 156,9-5,8 Plan- och miljönämnd 6,8 4,4 6,6 0,2 Kultur- och utbildningsnämnd 83,2 56,8 85,8-2,6 Summa nämnderna 341,4 226,4 349,3-7,9 Av tabellen framgår att den avvikelsen i prognosen mot budget är negativ totalt sett. Socialnämnden har den största avvikelsen per augusti. Detta beror på till största delen på underskott inom individ och myndighet, 4,3 mnkr. Inom äldreomsorgen är underskottet 1,3 mnkr till och med augusti månads utgång. Kultur- och utbildningsnämndens prognos visar på ett underskott på 2,6 mnkr. Inom nämnden är det ökade kostnader för barn med särskilda behov. Förskoleklasserna och fritidshemmet i Pajala har ökat, detta har medfört behov av mer personal. Här är det enligt vår bedömning viktigt att det långsiktiga arbetet med att anpassa verksamheten till de ekonomiska ramarna fortsätter inom nämndens verksamheter. Ett enstaka år med negativt resultat kan man klara men i ett längre perspektiv måste budgeten hållas för att de finansiella målen ska nås. 2012-10-17 Conny Erkheikki Projektledare Hans Forsström Uppdragsledare Pajala kommun 10 av 10