VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 1 Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 394, textläsning ur Joh. 10:11-16 och bönen Fader Vår. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 58 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 12/15. Val av två protokolljusterare 59 Förslag: Till protokolljusterare väljs Björn Björklund och Olle Victorzon. Till protokolljusterare valdes Björn Björklund och Olle Victorzon. Godkännande av föredragningslistan 60 Föredragningslistan godkändes efter komplettering av två anmälningsärenden. Protokoll från Sundom kapellförsamling 61 Protokoll från Sundom kapellförsamlings sammanträde 20.3.2013. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga 62 Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga 1/2013, 2.4.2013 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Protokoll från diakonidirektionen 63 Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 2/2013, 3.4.2013 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 2 Praktikplats inom diakonin Ann-Sofi Bäcklund 64 Ann-Sofi Bäcklund studerar missbrukarvård vid Yrkesakademin i Vasa. Hon kommer på inlärning i arbete till Vasa svenska församling 22.4-5.5.2013. Temat för praktiken är kristet arbete bland missbrukare. Arbetet bland missbrukare är i Vasa svenska församling integrerat i det övriga diakoniarbetet. Därför kommer praktikanten att under praktikperioden få följa med det dagliga diakoniarbetet för aktuella veckorna; mottagningsverksamhet, diakonilunch, pensionärsgrupper, hembesök och ett fängelsebesök. Ann-Sofi Bäcklund får lunchen i personalmatsalen som naturaförmån. Kostnaderna tas från diakonins verksamhetsanslag. Emma Villman kommer att fungera som handledare. Beslutsförslag: Ann-Sofi Bäcklund utför sitt praktikarbete i Vasa svenska församling 22.4-5.5.2013. Lunchkostnaderna tas från diakonins verksamhetsmedel. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget med tillägget att till handledaren betalas ersättning för uppgiften enligt praxis. Anställning av sommarteologer 65 Två personer har meddelat intresse för uppgiften som sommarteolog i Vasa svenska församling: Teol.stud. Mattias Boije anställs för tiden 1.6-31.7.2013. Till hans huvudsakliga arbetsuppgifter hör planering och medverkan vid konfirmandläger 4-10.6 och 4-10.7 på Alskat lägergård och konfirmationerna i Trefaldighetskyrkan. Även andra uppgifter kan anvisas. Mattias Boije är fjärde årets studerande vid teologiska fakulteteten vid Åbo Akademi. Lönen fastställs till euro 1.604,15/månaden. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. Teol.stud. Marco Harju anställs för tiden 10.6-9.8.2013. Till hans huvudsakliga arbetsuppgifter hör planering och medverkan vid konfirmandläger 13-19.6 och 15-21.7 på Alskat lägergård och konfirmationerna i Trefaldighetskyrkan. Även andra uppgifter kan anvisas. Marco Harju är fjärde årets studerande vid teologiska fakulteteten vid Åbo Akademi. Lönen fastställs till euro 1.604,15/månaden. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. I årets budget har reserverats 7.000 euro för sommarteologpraktikanter på moment och kostnadsställe 4044.223501.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 3 Beslutsförslag: Församlingsrådet anställer teol.stud. Mattias Boije för tiden 1.6-31.7.2013. Lön 1.604,15euro/månad utbetalas. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. Teol.stud. Marco Harju anställs för tiden 10.6-9.8.2013. Lön 1.604,15 euro/månad utbetalas. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. I årets budget har reserverats 7.000 euro för sommarteologpraktikanter på moment och kostnadsställe 4044.223501. Anhållan om ekonomiskt understöd 66 Församlingsrådet utsåg vid sitt sammanträde 13.2.2013/ 36 följande arbetsgrupp att bereda ärendet om ekonomiskt understöd: Marit Nilsson-Väre, sammankallare, Johanna Ulrika Söderholm och Sven Lindholm. Förslaget har utarbetats av arbetsgruppen, bilaga 1. Beslutsförslag: Församlingsrådet besluter enligt arbetsgruppens förslag i bilaga 1. John Åsvik anmälde jäv och avlägsnade sig. Frontveteranföreningen Kamraterna r.f:s anhållan 67 Frontveteranföreningen Kamraterna r.f. anhåller om att medel reserveras för traditionell julfest på trettondagen nästa år och i samma tappning som senast. Alternativt i samarbete med andra krigsveteranföreningar. Församlingsrådet beslöt att Vasa svenska församling meddelar till Frontveteranföreningen Kamraterna r.f. att Vasa svenska församling står som garant för arrangemanget. Föreningen avgör storleken av festen. Följande arbetsgrupp utsågs: Marit Nilsson-Väre, sammankallare, John Åsvik, Britha Antila, Johanna Ulrika Söderholm och Anders Lindberg.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 4 Ledaren för barnverksamheten Susanna Backs anhållan 68 Församlingsrådet beviljade vid sitt sammanträde 10.10.2012/ 172 ledaren för barnverksamheten Susanna Back rätt att arbeta på 80% under tiden 1.1 31.5 2013. Susanna Back meddelar i sitt brev per 3.4.2013 att hon anhåller om att få fortsatt rätt att arbeta på 80% under tiden 1.6.2013 1.5.2014. Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar ledaren för barnverksamheten Susanna Back rätt att arbeta på 80 % under tiden 1.6.2013 1.5.2014. Ungdomsarbetsledare Sofie Björkgren-Näses anhållan om avsked 69 Ungdomsarbetsledare Sofie Björkgren-Näse har per brev 19.3.2013 lämnat in sin avskedsansökan från sin tjänst som ungdomsarbetsledare i Vasa svenska församling fr.o.m. 1.8.2013. Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar Sofie Björkgren-Näse avsked från sin tjänst som ungdomsarbetsledare i Vasa svenska församling från 1.8.2013. Daniel Djupsjöbacka fick i uppgift att avtacka Sofie Björkgren-Näse på bästa sätt. Alternativt kunde hon avtackas tillsammans med andra avgående kollegor i samband med högmässan i Trefaldighetskyrkan 26.5.2013 kl. 13.00. Lediganslående av en ungdomsarbetsledartjänst och ett ungdomsarbetsledarvikariat i Vasa svenska församling 70 Direktionen förordar att församlingsrådet lediganslår en ungdomsarbetsledartjänst. Annonsen kommer i Vasabladet söndagen den 21 april 2013. Tidningsannonsen är relativt kortfattad, en längre annons sätts på församlingens webb-sida. Annonsering görs även på jobben.fi och på mol.fi. Ansökningstiden går ut fredagen den 17.5.2013 kl. 16.00. Ungdomsarbetsledarvikariatet annonseras på församlingens officiella anslagstavla. För vikariatet gäller samma ansökningstid som för tjänsten. En arbetsgrupp bestående av Anna-Karin Lärka, sammankallare, kyrkoherden, en ledamot från församlingsrådet och en medlem från direktionen sköter ärendet. Församlingsrådet får mera information om de sökande och om arbetsgruppens förslag vid sitt sammanträde 12.6.2013. Direktionen tar del av arbetsgruppens förslag vid direktionsmötet dagen innan, 11.6.2013. Ungdomsarbetsledartjänsten kan besättas från och med den 1.8.2013 och gäller tills vidare, efter en prövotid på 4 månader. För behörighet krävs lämplig examen på institutnivå eller högskoleexamen i enlighet med Kyrkans allmänna tjänste- och arbetskollektivavtal samt fullständiga muntliga och skriftliga kunskaper i svenska språket och nöjaktig förmåga att använda finska i tal och skrift. Till tjänsteuppgifterna
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 5 hör ungdomsarbete, konfirmandarbete och arbete bland juniorer. Avlagd instruktörskurs för Bibeläventyret är till fördel. Vikariatet som ungdomsarbetsledare kan likaledes besättas från och med den 1.8.2013 och sträcker sig fram till den 4.1.2014 med en sannolik förlängning till den 31.7.2014. Här gäller samma kompetenskrav som ovan. Direktionen ger Camilla Särs förtroendet att i samråd med Anna-Karin Lärka och församlingens informatör Johanna Backman utforma annonsen så att församlingsrådet kan godkänna den vid sitt sammanträde den 17.4.2013. Beslutsförslag: Församlingsrådet lediganslår en tjänst som ungdomsarbetsledare i Vasa svenska församling enligt ovan nämnda principer. Församlingsrådet omfattar direktionens för kristen fostran bland unga förslag gällande utannonsering av vikariatet. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget med kompletteringen att språkkraven enligt språkstadgan sänktes. Följande arbetsgrupp utsågs: Anna-Karin Lärka, sammankallare, kyrkoherde Anders Kronlund, Daniel Djupsjöbacka representerar församlingsrådet och Heidi Mäkelä representerar direktionen för kristen fostran bland unga. Paragrafen justerades genast. Anhållan om att hjälpledarnas arvoden höjs så att samma arvoden betalas till hjälpledare i hela samfälligheten 71 Vasa finska församlings ungdomsarbetsledare Sanna Rahko har tagit initiativ till att höja hjälpledarnas arvoden då de deltar i skriftskolläger. Anledningen är att hjälpledarna i Lillkyro får lite högre ersättning än vad hjälpledarna brukar få i våra församlingar. Hjälpledarna får ett förhållandevis lågt arvode, de ersätts endast med ett skattefritt dagtraktamente på 11,50 /lägerdag eller 14,20 /dag för hjälpledare med ett års erfarenhet. Denna ersättning har varit densamma åtminstone sedan år 2007. I Lillkyro har man betalat hjälpledarna 15 /lägerdag och de hjälpledare som haft ett eller flera års erfarenhet har fått 18 /dag. Under år 2012 betalades 1190,30 i ersättningar till de 14 hjälpledare som deltog i läger. Om ersättningarna hade varit 15 /18 skulle summan ha blivit 1527. Direktionen för kristen fostran bland unga förordar att församlingsrådet höjer Hjälpledarnas arvoden så att samma arvoden betalas till hjälpledare i hela samfälligheten. Beslutsförslag: Församlingsrådet förordar att höja arvodena till 15 respektive 18. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget och för ärendet till gemensamma kyrkorådet. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 6 Anhållan om deltagande i FMS:s missionsfest i Helsingfors 7-9.6.2013 72 Missionskurser och missionsfester fungerar som en inspirationsspruta och informationskälla för missionssekreteraren. Vasa svenska församling har missionsavtal med FMS och Svenska lutherska evangeliföreningen (SLEF). Missionssekreterare Martin Sandberg anhåller om att få delta i följande tillfällen inom ramen för sin tjänst och få utgifterna ersatta. Kostnaderna torde bli 160 för hotell (fre och lö; 2 x 80 ), 133,35 för tåg samt 72 i dagtraktamenten (2x36 ). Totalt 365,35. Kostnaden tas från kostnadsstället 4380.226001; Missionsarbete/personalens reseersättning. Denna post innehåller 700 för år 2013. Därifrån betalas både fortbildning och löpande km-ersättning. Till förfogande för missionsfester och kurser finns uppskattningsvis 550 varav dryga 350 är tillgängliga för missionsfesten ovan. Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar missionssekreterare Martin Sandbergs anhållan att delta i FMS:s missionsfest i Helsingfors 7-9.6.2013. Kostnaderna på 365,35 tas från kostnadsstället 4380.226001. Anhållan om medel för Vasa svenska församlings representanter till Finska Missionssällskapets fest och årsmöte i Helsingfors 7-9.6.2013 73 Enligt Församlingsrådets protokoll 2/2013 (13.2.2013, 30b) valdes Johanna Ulrika Söderholm och John Åsvik till församlingens representanter vid FMS:s årsmöte i Helsingfors 8.6.2013. Representanterna får med fördel delta i hela missionsfesten (7-9.6.2013) på församlingens bekostnad. Programbladet bifogas. Representanterna är aktiva för Vasa svenska församlings intressen på årsmötet och ger efteråt muntlig rapport från festen till missionsdirektionen. Kostnaderna för en person torde bli 240 för hotell (to, fr, lö; 3*80 ), 133,35 för tåg samt 108 i dagtraktamenten (3*36 ) vilket ger en summa på 481,35 /person och därmed 962,70 för två personer. Kostnaderna delas mellan 4381.226001/Missionsarbete och 4381.227501/Övrigt församlingsarbete. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner totala kostnaderna på 962,70 för två representanter på FMS:s fest och årsmöte i Helsingfors 7-9.6.2013. Kostnaderna delas mellan kostnadsställena 4381.2260001/Missionsarbete och 4381.227501/Övrigt församlingsarbete. John Åsvik anmälde jäv och avlägsnade sig. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 7 Representant från Vasa svenska församling till Kran r.f:s vårmöte i Helsingfors 74 Styrelsen kallar till Kran r.f:s stadgeenliga vårmöte torsdag 25.4.2013 kl. 10.00 samt vårseminarium kl. 13.00 16.00 vid Balders lilla sal, Alexandersgatan 12 i Helsingfors. Vid förbundets vårmöte äger rätt att delta: - Två befullmäktigade representanter för envar till förbundet anslutna sammanslutningar vars verksamhetsområde omfattar hela landet. - en befullmäktigad representant för envar till förbundet ansluten församling envar av andra än ovan nämnda sammanslutningar, samt - förbundets samtliga understödjande medlemmar. Vid förbundets möten har varje officiell representant för ordinarie medlem en röst, understödjande medlemmar har endast yttranderätt. Besluten fattas med enkel röstmajoritet. Vid lika röstetal avgör den mening mötets ordförande företrätt, vid val avgör lotten. Beslutsförslag: Församlingsrådet utser Susanne Blomqvist som församlingens representant vid Kran r.f:s vårmöte 25.4.2013 kl. 10.00 samt vårseminarium kl. 13.00 16.00 i Helsingfors. Resekostnaden på 120 euro betalas från diakonins verksamhetsmedel. Paragrafen justerades genast. Diakoniassistent Birgitta Åsviks anhållan om befrielse från tjänst p.g.a. pensionering 75 Diakoniassistent Birgitta Åsvik anhåller i ett brev per 27.03.2013 om befrielse från sin befattning som diakoniassistent i Vasa svenska församling fr.o.m. 01.11.2013 på grund av pensionering. Hon önskar ta ut resterande semester 12.08 31.10.2013. Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner Birgitta Åsviks anhållan om befrielse från sin befattning som diakoniassistent i Vasa svenska församling fr.o.m. 01.11.2013 på grund av pensionering. Birgitta Åsvik håller sin semester 12.08 31.10.2013. John Åsvik anmälde jäv och avlägsnade sig. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 8 Prästernas och kantorernas fridagsplan 76 Prästernas semester- och fridagsplan och kantorernas fridagsplan för perioden maj till september 2013 företes församlingsrådet, bilagor 2-3. Beslutsförslag: Församlingsrådet tar del av prästernas semester- och fridagsplan och godkänner kantorernas fridagsplan enligt bilagor 2-3. Församlingsrådet tog del av prästernas semester- och fridagsplan och godkände kantorernas fridagsplan enligt bilagor 2-3. Anmälningsärenden 77 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 33-45/2013. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. b) För kännedom: Inspirationsdag för församlingens förtroendevalda Förtroendeforum lördagen den 18 maj 2013 i Vasa. Anmälan senast 10.5.2013, se bilaga 5. c) För kännedom: Stiftsdagarna i Borgå stift hålls 15-17.11.2013. Mera information om dagarna ges på församlingsrådets sammanträde 22.5.2013. d) Församlingsrådet tackade för statistikuppgifterna. Församlingsrådet riktade ett tack till diakonin för den kompletterade verksamhetsberättelsen för 2012. Församlingsrådet tog del av anmälningsärendena. Övriga ärenden 78 Inget övrigt ärende. På mötet väckt ärende 79a Björn Björklund väckte följande ärende: bänkarna i gravkapellet är för låga och därför blir det svårt för besökare att stiga upp i bänken. Församlingsrådet för ärendet till gemensamma kyrkorådet. b) Britha Antila väckte följande ärende: Historik över Haga Prästgård kunde finnas att läsas i Prästgården. Församlingsrådet för ärendet till fastighetsdirektionen och arkitekt Gunilla Lång- Kivilinna. c) Frivilligutbildningen lyftes upp som en viktig resurs i församlingen. Församlingsrådet understöder initiativet.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2013 9 Rättelseyrkande och besvärsanvisning 80 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 4 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 81 Sammanträdet avslutades kl. 20.10 med nedkallande av Herrens välsignelse.