Video- och distansmöten Webbenkät till användare December 2012 1
Om undersökningen 2
Om undersökningen Syftet med undersökningen är att mäta åsikter om videomöten hos användare av video inom landstingen. Undersökningen bygger på en webbenkät bestående av 17 frågor. Frågorna har tagits fram i nära samarbete med Emma Enström som är tjänsteansvarig för video och distansmöten på Inera. Inera har även bistått med urvalet dvs. mailadresser till den aktuella målgruppen. En länk till webbenkäten har skickats ut via till 1527 användare av videomöten i 18 landsting/regioner. Enkäten skickades ut 10 december 2012. Två påminnelser har gått ut till de som inte har svarat, 14 och 17 december. 8 januari stängdes undersökningen. Under februari kompletterades undersökningen med ett utskick till Region Halland även detta med två påminnelser och en månads fälttid. 769 personer har svarat på enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 50 %. 3
Vem har svarat på webbenkäten? Kön Av de 769 användarna som har svarat är 58 % kvinnor och 42 % män. Ålder 25 % är under 45 år, 37 % 46-55 år och 38 % är över 56 år. Yrkeskategori Merparten är administrativ personal (38 %) och Teknisk/IT-personal (24 %). 15 % av de svarande är läkare, 5 % sjuksköterskor och 18 % annan personal. Landsting/Region Vi har fått in 12-60 svar per landsting/region. Svar saknas helt från Landstingen i Kalmar, Kronoberg och Värmland. Från landstingen i Västmanland (11st), Blekinge (20st) och Jämtland (21st) samt från Region Gotland (14st) har vi ett mycket lågt antal svar vilket man bör beakta i alla analyser. Erfarenhet från videomöten 97 % har deltagit i videomöten under de senaste två åren. 71 % har vid något eller flera tillfällen varit arrangörer/ansvariga för videomöten. 29 % deltar i videomöten någon gång per vecka eller mer ofta. 41 % deltar i videomöten en eller ett par gånger per månad, övriga mer sällan.
5
6
Resultat 7
Vem har du videomöten med? Strax över 50 % har videomöten med personer både inom och utanför eget landsting/region. Jämtland, Jönköping och Västerbotten i högre utsträckning än övriga landsting/regioner. Cirka 40 % har bara möten med personer inom sitt eget landsting/region Gävleborg, Halland och Stockholm i högre utsträckning än andra landsting/regioner. Ett fåtal har endast möten med personer utanför sin egen organisation Gotland och Uppsala i högre utsträckning än övriga. Vissa yrkeskategorier t.ex. läkare har i högre utsträckning än övriga möten enbart utanför sin egen organisation. Sjuksköterskor har i högre utsträckning möten enbart inom sitt eget landsting/region. Administrativa videomöten hålls i högre utsträckning med personer inom samma landsting/region medans videomöten med kliniska tillämpningar är mer vanliga utanför den egna organisationen.
9
Vad använder du videomöten till? 77 % använder videomöten till administrativa möten. Bara 11 % anger att de använder videomöten till kliniska tillämpningar som t.ex. konsultation, rond och/eller behandling. Av de 12 % som svarat att de använder videomöten till annat uppger de bland annat: Processmöten, yrkesmöten, ledningsgrupp, patientsäkerhet, APT, istället för bil vid dåligt väder, beslutsmöten, konsultation, utbildning, handledning, utbildning, projektmöten, upphandlingsärenden, projektmöten, seminarium, arbetsmöten, arbetsplatsträff, diskussionsmöten, rapporteringar, beslut, för att ge underlag, fackliga möten, fortbildning, informationsöverföring, workshops, snabba avstämningar i pågående arbete, referens- och beslutsgruppsmöten, lärarmöten, forskningsträffar, framtagande av vårdriktlinjer, multidisciplinära teamkonferenser, undervisning, nätverksmöten, gruppkonferenser, regional samverkan, lokal samverkan, nationell FoU-samverkan, forskarmöten, vårdplanering
11
Skulle du vilja använda video mer än du gör idag? 12
Skulle du vilja använda video mer än du gör idag? 77 % anger att de skulle vilja använda video mer framöver än de gör idag. Västra Götalandsregionen i högre utsträckning än övriga landsting/regioner och där finns även ett större behov av bättre tillgänglighet till videosystem än i övriga landsting/regioner. De som ska vara med på deras möten har inte heller tillgång till video i samma utsträckning som andra regioner/landsting uppger att deras mötesdeltagare har. Av de 23 % som anger att de inte vill använda sig av mer videomöten är anledningarna bland annat följande: Video kan inte helt ersätta fysiska möten men är ett bra komplement. Videokonferens ersätts av system som är mer lättillgängligt. Finns i egen dator. Om lokal finns tillgänglig. Använder redan video i alla sammanhang där det är praktiskt möjligt. Vissa möten där praktiska inslag finns med måste/vill man vara närvarande fysiskt. Det är inte bara positivt. Stjäl tid, minskar kontakt med patienter och kollegor. Telefonkonferens är oftast helt ok, man behöver inte se varandra. Tycker att det är svårt att känna riktig delaktighet i mötet via video.
Skulle du vilja använda video mer än du gör idag? Bra sätt att kunna mötas utan att behöva resa. Det ger snabb och tydlig information med känslan av personliga kontakter. Bättre alternativ än telefonmöten. Minska långa resvägar både för miljö och enskild individ. Effektivare, nyttjar resurserna bättre. Sparar pengar och tid. Fler kan delta. Möjliggör flera snabba avstämningar vilket gör det effektivt. De regionala och nationella samverkansytorna ökar. Det handlar för min del mest om att ha det med i bakhuvudet vid mötesplanering så att man inte på rutin alltid bokar fysiska möten trots att det innebär resor. Det är ett "nytt" arbetssätt som måste sätta sig innan det används optimalt. 14
Skulle du vilja använda video mer än du gör idag? Det spar min tid, gör att jag kan vara effektivare och möjliggör kontakt ansikte mot ansikte som annars inte skulle bli av. Ett effektivt och rationellt sätt att nyttja teknik samtidigt sparar det på våra resurser. Det finns flera av mina uppgifter som kan lösa på smart sätt med hjälp av denna teknik när tillgängligheten och trygghet att använda tekniken finns hos flera av mötesdeltagarna. För att frigöra resurser som kan användas till andra nyttor som kan gynna vårdtagaren. För att kunna öka kvalité och effektivisera mitt arbete genom att kunna avsätta kortare tider vid fler tillfällen för möten. För att slippa resor och bokning av konferenslokaler. Vore bra att kunna starta upp onlinemöte direkt via min dator istället. Gärna mer med SKL. Upplever ett motstånd där. Kan inte ersätta personlig möten utan bör kombineras. 15
Ser du andra användningsområden av video som ditt landsting/region skulle kunna använda video i? Alla möten med restid som inte kräver kroppslig närvaro. De flesta möten går att använda sig utav denna teknik. När man använt denna teknik ett tag vänjer man sig! Potentialen är ju stor bara tillgängligheten ökar och kanske kostnaden minskar. De flesta typer av möten som annars kräver resor. Sparar både tid och pengar. Dock kan mänskliga möten inte ersättas helt. Andra/fler möten än vad vi gör idag. Men man måste ha träffats i verkliga livet först. Deltagande i stora nationella eller internationella konferenser. Använda videokonferenser i utbildningssyfte så att fler kan delta utan att resa. Dagliga avstämningsmöten med verksamheter som finns på olika orter. 16
Vad är den största nyttan med video? 17
Vad är den största nyttan med video? 1. Spara tid - 87 % 2. Minska resandet 84 % 3. Bra för miljön 72 % 4. Spara pengar 65 % 5. Nyttjar våra resurser bättre 64 % 6. Ett bra alternativ till telefonmöte 47 % 7. Ökar kvalitén på möten då rätt personer kan delta vid ett och samma tillfälle 34 % 8. Videomöten är ofta effektivare än vanliga möten 24 % 9. Skapar högre tillgänglighet till vården för patienter 21 % 10. Använda det i våra kliniska tillämpningar 17 % 18
Vad är den största nyttan med video? De som deltar i videomöten flera gånger i veckan är generellt mer positiva och ser fler fördelar och mer nytta än de som deltar mer sällan. De som arrangerar och ansvarar för videomöten ser större nytta än övriga med att de Nyttjar våra resurser bättre och Videomöten är ofta effektivare än vanliga möten. För de som använder videomöten för administrativa möten är det främst för att spara tid medans de som använder videomöten för klinisk tillämpning även ser stor nytta i att skapa högre tillgänglighet till vården för patienterna. Landstinget i Sörmland ser nyttan med att spara tid som en större fördel än de inom övriga landsting. Västernorrland tycker i högre utsträckning än de övriga att spara pengar och bra för miljön är starka skäl till videomöten. I Uppsala är den ökade tillgängligheten för patienter till vården samt möjligheten att använda videomöten i kliniska tillämpningar större argument än för övriga landsting.
Vad är den största nyttan med video? Öppna svar Att slippa resor är bra både för miljö och arbetsmiljö. Fler kan delta plus att det ger möjlighet till fler möten. Helt fantastiskt att kunna "träffa" folk hela tiden utan att träffas i verkliga livet... Inte bara ett bra alternativ till telefonmöte utan överlägset bättre då kommunikationen förbättras avsevärt när kroppsspråk kan förtydliga. Möten som aldrig skulle kunna genomföras i praktiken kan bli av genom videokontakt. Spara pengar vet vi inte ännu, däremot sparar det pengar ur ett samhällsperspektiv. Framförallt för patienter som har långt till vård 10-15 mil som slipper resa och ta ledig en hel dag från arbetet för att besöka vården. 20
Vad kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? 21
Vad kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? 1. Alla som ska vara med på mötet har inte tillgång till videomöten 50 % 2. Föredrar personliga möten 39 % 3. Känner inte till att det finns möjlighet till videomöten 34 % 4. Svårt att hitta ledig lokal 32 % 5. Tekniken känns inte tillräckligt trygg 27 % 6. Svårt att få support om det uppstår problem 27 % 7. Det finns inga rutiner kring hur video ska användas i vårt arbetssätt 25 % 8. Svårt att använda 19 % 9. Otydliga anvisningar (manualer) 18 % 10. Svårt att boka lokal 14 % 22
Vad kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? Hälften av de svarande anser att det hämmar användningen av video att alla som ska vara med på mötet inte har tillgång till video. Många, nästan 40 % tror att det faktum att många föredrar personliga möten har en hämmande effekt. Även det faktum att alla inte känner till det faktum att möjligheten till videomöten finns är en hämmande orsak (34 %). Det är viktigt att tekniken känns trygg och att det finns tillgång till support om problem skulle uppstå för att få fler att använda videomöten. Den Tekniska/IT-personal som deltagit i undersökningen anser i högre utsträckning än övriga att okunskap om möjligheten att ha videomöten samt att det är svårt att boka samt hitta en ledig lokal hämmar användandet. Även bland de som använder sig frekvent av videomöten i dagsläget (varje dag, flera gånger i veckan och 2-3 gånger per månad) är bristen på lediga lokaler samt att det är svårt att boka lokal orsaker som de tror hämmar användandet.
Vad kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? Landstingen i Västmanland, Östergötland, Örebro samt Gävleborg är det signifikant fler som tror att okunskapen om möjligheten till videomöten hämmar användandet. I Jämtland och Jönköping är det fler som tror att anledningen beror på att man tycker att det är svårt att använda samt att det är svårt att få support om det uppstår problem. I Västra Götalandregionen och Örebro läns landsting är det fler än i övriga landsting/regioner som anser att det faktum att alla som ska vara med på mötet inte har tillgång till video har en stor hämmande effekt på användandet. I Region Halland är det signifikant fler som anser att det faktum att det är svårt att hitta en ledig lokal kan hämma användandet av video.
Vad tror du kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? Öppna svar Att användarna tror att det är svårt att använda (det är inte svårt). Att användarna tror att tekniken inte är trygg måste vara patientsäkert. (Tekniken fungerar hos oss). Att alla inte har tillgång till rätt teknik. Bristande ekonomiska resurser för uppgraderingar av befintliga system. Dagens kostnader för leasing av utrustningen. Brist på lämpliga lokaler och bristfälliga rutiner för bokning av dessa. I hemmet inkräktar på patientens privata sfär. Brister i bild och ljud. 25
Vad tror du kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? Öppna svar Kulturen måste bli mer "videopositiv Rutiner och tydlig mötesdisciplin så att mötet blir utan skrap/oljud och prat i mun på varandra. Det är ibland väldigt störande med ljud omkring, prasslande med papper, telefoner som ringer och skrapande med stolen. Används fel i viss utsträckning - många personer framför samma kamera där deltagarna hamnar så långt bort att enskilt ansikte inte kan urskiljas. Då finns ingen vinst jämfört med telefonkonferens. Lågt intresse för att skaffa sig kunskap i handhavande hos vissa yrkeskategorier, de räknar med att allt ska fixas åt dem. Det saknas landstingsövergripande strategi för hur videomöten ska gå till och vem som äger utrustningen, vilket gör det onödigt krångligt 26
Vad tror du kan hämma användandet av video inom ditt landsting/region? Det finns en gammalmodig inställning hos vissa användare att deltagarna vid ett fysiskt möte skulle vara mer uppmärksamma till mötet, vilket jag tycker är en myt. Det är upp till den mötesansvariga att hålla disciplinen och låta alla deltagare vara aktiva. Det finns en ovilja att använda alternativa mötesformer hos landstingsledningen och på "stora sjukhuset". Man vill att vi som finns ute i länet ska åka till dem! Det finns för många omkopplingsmöjligheter med knappar och sladdar. Ett "superenkelt system" som inte kan fallera är en förutsättning för att mina kollegor skall tycka detta är bra. Kan inte helt ersätta personliga möten; lite svårt att kommunicera, plus att mycket viktigt sägs i pauserna och på den eventuella lunchen. 27
Vad kan öka användandet av video inom ditt landsting/region? 28
Hur bedömer du att användandet av videomöten i din verksamhet kommer att öka/minska framöver? 91 % tror att användandet av videomöten kommer att öka i deras verksamhet, 37 % tror att användandet kommer att öka i mycket hög utsträckning. Inom Västerbotten läns landsting är det signifikant fler som tror att användningen kommer att öka mycket än inom övriga landsting. Det är fler som tror på en stor ökning av användandet inom yrkeskategorin Annan än inom övriga yrkeskategorier dvs. de som inte är sjuksköterskor, läkare, vårdpersonal, administrativ personal eller Teknisk/IT-personal. I denna grupp finner vi många chefer; avdelningschefer, divisionschefer, enhetschefer osv. men även terapeuter, samordnare, projektledare, logopeder, apotekare och sjukgymnaster m.fl. De som arrangerar och är ansvariga för videomöten är mer positiva till en framtida ökning än de som endast deltar på videomöten även om de också tror på en ökning framöver. De som idag använder sig av videomöten mer frekvent än andra är också mer positiva till en framtida ökning av användandet.
30
Vad tror du skulle öka användandet av video inom ditt landsting/region? Runt 60 % anser att bättre kunskap om möjligheterna genom information och utbildning samt bättre tillgänglighet till videosystem skulle öka användandet av video. Sett ur ett landstingsperspektiv är det signifikant fler i Västernorrland, Västmanland och Östergötland som har stort behov av information och utbildning och fler i Västra Götalandsregionen samt Östergötland som anger att Bättre tillgänglighet till videosystem som en förutsättning för ökad användning. 42 % anser att bättre teknik- och användarstöd är en förutsättning för ökad användning och detta är större hos Gotland, Jämtland och Jönköping än hos övriga landsting/regioner. Det är även viktigt att det finns tydliga policys och riktlinjer från ledningen samt att ledningen föregår med gott exempel. I Stockholm är det färre som anger detta som en förutsättning för ökat användande vilket tyder på att detta uppfylls i där högre utsträckning än i övriga landsting/regioner, åtminstone för flertalet av de som deltagit i undersökningen.
Vad tror du skulle öka användandet av video inom ditt landsting/region? Läkarna anger i högre utsträckning än övriga yrkeskategorier att det finns ett behov av bättre teknik och användarstöd. Teknisk/IT-personal tycker att det är viktigt med tydliga policys och riktlinjer från ledningen samt bättre kunskap om möjligheterna genom utbildning och information. Bland de som använder videomöten 2-3 gånger per månad är bättre tillgänglighet till videosystem något som de högre utsträckning än övriga anser vara en viktig förutsättning för ökad användning. Bättre teknik- och användarstöd är en viktig förutsättning för ökad användning anser de som använder videomöten mer sällan (en gång per månad eller bara några gånger per år).
Vad tror du skulle öka användandet av video inom ditt landsting/region? Öppna svar Förstå nyttan. Lyfta fram fördelarna, få igång användningen, visa på bra exempel. Ändrat förhållningssätt. Högsta ledningens attityd. Ledning och politiker måste föregå med gott exempel. Hitta belönings- och ersättningssystem som uppmuntrar användandet. Beslut Krav (inför regler) - Tydligare riktlinjer - Bygga bort valfriheten. Insikt om begränsningarna. Bättre mötesdisciplin. Fler lokaler, bättre lämpade lokaler. Bättre bokningsrutiner. Lägre kostnader för teknik. Bättre teknik (ljud och bild). Enkel funktionalitet. Information, utbildning, hjälp med bokning och administration. 33
Vad tror du skulle öka användandet av video inom ditt landsting/region? Att chefer på hög nivå föregår med gott exempel och vill undvika onödiga transporter och vill jobba för det "goda mötet" på avstånd. Att några börjar prova och sprider goda exempel. Jag tror inte på att utbilda och visa vad som finns längre. Det handlar mer om en mogenhetsgrad i organisationen och att ledningen föregår med gott exempel. Att man i bilpoolen frågar om inte videomöte är att föredra; och att de kan hjälpa till att ordna videolokal istället. Uppdrag till SKL och Socialstyrelsen att från den sidan arrangera möten som videomöten. Bra manualer + mera användning som innebär träning för många av mötesdeltagarna. Bättre teknik och sekretess för att kunna ha patientkonsultationer. Ett stort kommande användningsområde. Det ska vara tillgängligt för alla i verksamheten och lättillgängligt att nå via mina dagliga arbetsverktyg, exempelvis integrerat i e-post, chatt, intranät och ärendehanteringssystemet. 34
Sammanfattning 35
Sammanfattning 77 % anger att de skulle vilja använda video mer framöver än de gör idag. Största nyttan med videomöten: Sparar tid Minskar resandet Bra för både arbetsmiljö och miljön Spara pengar Flera kan delta i de möten som hålls. Ger möjlighet till kortare och fler möten. Orsaker som kan hämma användandet av videomöten: Alla som ska vara med på mötet har inte tillgång till tekniken Föredrar personliga möten Känner inte till att möjligheten finns Svårt att hitta ledig lokal Mer information om möjligheten och utbildning för de som behöver kring tekniken. Det är viktigt att det finns tydliga policys, riktlinjer och rutiner samt att ledningen föregår med gott exempel. 91 % tror att användandet av videomöten kommer att öka i deras verksamhet.
Bilaga - Antal svarande per landsting/region 37
Antal svar från respektive landsting region: 20 Landstinget i Blekinge 53 Landstinget i Dalarna 14 Region Gotland 52 Landstinget i Gävleborg 50 Region Halland 21 Jämtlands läns landsting 43 Landstinget i Jönköpings län (0 Landstinget i Kalmar län) (0 Landstinget i Kronoberg) 57 Norrbottens läns landsting 39 Region Skåne 36 Stockholms läns landsting 58 Landstinget i Sörmland 47 Landstinget i Uppsala län (0 Landstinget i Värmland) 54 Västerbottens läns landsting 59 Landstinget i Västernorrland 11 Landstinget i Västmanland 45 Västra Götalandsregionen 48 Örebro läns landsting 45 Landstinget i Östergötland 38