BRF Reimer teknisk förvaltning FÖRSLAG UPPDRAG Jag har fått styrelsens uppdrag att ta fram ett förslag när det gäller BRF Reimers (fortsatt kallad föreningen) tekniska förvaltning. Så här har uppdraget formulerats av ordf.: "Styrelsens samlade bedömning är att det blir alltmer orealistiskt att styrelsen själv fullt ut ska handlägga den ökande tekniska förvaltningen. Detta primärt på grund av att arbetet är alltmer tidskrävande. En fördel vore en lösning där behövlig kontinuitet och därmed kunskap kan garanteras när styrelsen så ofta byter skepnad. Oavsett vilken lösning som slutligen förordas av medlemmarna, så kommer konsulthjälp i någon form även fortsättningsvis att behöva upphandlas. Styrelsen kommer fram till årsmötet i maj 2013 ytterligare undersöka olika möjligheter för att avlasta styrelsen vissa delar av den tekniska förvaltningen. Vid årsmötet 2013 kommer ett förslag från styrelsen att framläggas årsstämman för beslut." UNDERLAG Som underlag för uppdraget har jag utgått från Redovisning av stämmouppdrag 2011-10-06: Framtida fastighetsförvaltning som föreningens styrelse redovisade vid den extra stämman den 29 oktober 2012. Jag har även översiktligt tagit del av flera tidigare inhämtade handlingar i frågan: 1. Förslag till kontrakt 2011 mellan Fastighetsägarna och BRF Reimer om administrativ teknisk förvaltning och tillhörande gränsdragningslista, 2. Riksbyggens anbud 2011-10-05 till BRF Reimer ang. Teknisk administrativ förvaltning (och gränsdragningslista) och 3. Britt Montis Sammanställning över inkomna anbud 2011 förvaltning och fastighetsskötsel. Jag har också haft möten med Marianne Upmark, Peter Moureau, Manne Schmitz, Eva-Britt Henmark och Agneta Modig Tham som alla generöst bidragit med kloka kommentarer i den aktuella frågan. SLUTSATSER Förslaget grundar sig på tre primära slutsatser: 1. Föreningen behöver förstärka sin kompetens när det gäller teknisk förvaltning. 2. Styrelsens arbete behöver begränsas så att det blir en rimlig uppgift för varje ledamot att delta och så att rekryteringen av nya styrelseledamöter blir god. 3. Med tanke på fastigheternas stora värde bör föreningen ha mycket att tjäna på att ha garanterad kompetens strategisk, teknisk och ekonomisk inom fastighetsförvaltning för att säkerställa en fortsatt god ekonomi. FÖRSLAG TILL FRAMTIDA FASTIGHETSFÖRVALTNING Roller och ansvarsfördelning Avgörande för om vår tekniska förvaltning ska kunna fungera väl är en tydlig fördelning av de roller och det ansvar som är aktuellt i de komplexa insatser som föreningen har att svara för. Idag har vi en sedan lång tid anställd fastighetsskötare, en person med stor kunskap om våra fastigheter vilket jag bedömer som en stor tillgång. Styrelsen har ett stort ansvar när det gäller att säkerställa att vi har tillgång till rätt kompetens. Det handlar om många olika saker som ska tas fram i olika skeden: kompetenta underlag, väl förankrade beslut tagna av rätt aktör liksom beställning, genomförande, kontroll, uppföljning av olika åtgärder alltsammans komplexa frågor som har både tekniska och ekonomiska dimensioner. En huvudfråga är hur vi säkrar att vi har kompetenta underlag för att kunna bedöma fastigheternas behov. Det är också viktigt att skapa en organisation där kontinuitet och kunskapsöverföring fungerar bra. Fastighetsskötare
Jag föreslår att vi utgår från det beslut styrelsen fattat när det gäller vår fastighetsskötares anställning och dennes arbetsuppgifter som de tidigare beskrivits i bilaga till skrivelse om fastighetsskötsel 1 daterad 4 november 2012. Det är viktigt att vår fastighetsskötare och vår förvaltare kan ha en bra kontakt och tydlig rollfördelning. Detta är en grundförutsättning vid upphandling av förvaltare vilket bör framgå av förfrågningsunderlaget. Idag fungerar någon styrelseledamot som arbetsledare för fastighetsskötaren. Jag bedömer det som viktigt att vi skapar en bra rutin för den rollen, ev. kan den utföras av någon utanför styrelsen t.ex. en ny förvaltare. Styrelsen föreslås, om ett sådant upplägg väljs, givetvis ha fortsatt kontakt med vår fastighetsskötare i en del löpande frågor. Jour-företag Jag föreslår också att föreningens nuvarande ordning med en extern jourtjänst (idag genom HSB) för akuta byggnadstekniska händelser ska finnas kvar. Fastighetsförvaltning Jag föreslår att föreningen upphandlar ett förvaltningsföretag. Jag bedömer att det ter sig ekonomiskt och innehållsligt fördelaktigt att ha ett löpande avtal som inkluderar vissa regelbundna uppgifter och därtill möjlighet att beställa tilläggstjänster vid behov. Det är viktigt att ta fram en väl avgränsad beskrivning av rollen som förvaltare. Att skapa ett bra samarbete med fastighetsskötaren är en nyckelfråga. Som jag uppfattat vårt behov är följande huvuduppgifter mest angelägna: Det ordinära och planerade: ta ansvar för beställning av tjänster och varor, uppföljning och besiktning av de vanligen förekommande större byggnadstekniska åtgärderna enl. den i särskild ordning fastställda underhållsplanen. Det extraordinära och oplanerade: vid behov företräda föreningen vid akuta eller extraordinära händelser i fastigheterna samt ge styrelsen och fastighetsskötaren kompetenta råd i sådana fall. Strategisk rådgivning: Fungera som stöd och expert till styrelsen när det gäller fastigheternas förvaltning och utveckling. T.ex. när det gäller energifrågor och lag- eller myndighetskrav på våra fastigheter (bl.a. funktion, tillgänglighet, arbetsmiljö, brandskydd och andra säkerhetsfrågor.) Skapa ett bra samarbete med fastighetsskötaren. Jag föreslår att styrelsen tar fram ett förfrågningsunderlag som beskriver rollerna ovan och relationen till andra ansvariga i föreningen och genomför en upphandling så snart det finns ett väl förankrat förslag rörande fastighetsförvaltningen som beslutats av årsstämman. Inledande sonderingar av företag som kan vara lämpliga att tillfråga kan starta tidigare. I nästa steg blir det en viktig uppgift att styrelsen i samråd med fastighetsskötaren och den fastighetsförvaltare som styrelsen upphandlar noggrant preciserar dessas roller och ansvar innan avtal ingås. För att kommentera de senaste årens utveckling i föreningen när det gäller teknisk förvaltning vill jag lyfta fram två aspekter: 1. I de tidigare kontakterna med några stora fastighetsförvaltare diskuterades möjligheten att de skulle överta arbetsgivaransvaret för vår fastighetsskötare och därmed svara för allt inom fastighetsskötsel och fastighetsförvaltning. Det upplägget är inte aktuellt idag. 2. Den andra aspekten rör betydelsen av att vi själva preciserar det behov vi ser genom att formulera ett tydligt förfrågningsunderlag. De tidigare anbuden har inkommit utan sådant varför det varit mycket svårt för att inte säga omöjligt att värdera de olika offerterna. 1 Skrivelsen med bilaga utdelad till samtliga hushåll i samband med kallelse till extra stämman november 2012.
(Jag har uppfattat att ett gediget arbete med underhållsplanering har påbörjats och att detta har ett bra och genomtänkt samband med vår digitaliserade ekonomihantering vilket verkar bra. Jag har därför inte fördjupat mig i den delen.) Styrelsen Jag föreslår att styrelsens uppdrag fokuseras och begränsas till dels det ansvar som framgår av föreningens gällande stadgar, dels till andra löpande och akuta uppgifter där det fordras åtgärd/beslut som inte förvaltare eller anställd/annan externt anlitad person handlägger liksom att företräda föreningen i skilda sammanhang. I styrelsens stadgar anges bl.a. följande rörande styrelsens ansvar och skyldigheter: Styrelsen är skyldig att snarast, normalt inom en månad från det att skriftlig ansökan om medlemskap kom in till föreningen, avgöra frågan om medlemskap. ( 5) Styrelsen avlämnar årsredovisning och kallar till föreningsstämma. ( 8-9) Styrelsen behandlar motioner från medlemmar. ( 10) Styrelsen eller firmatecknare får inte utan föreningsstämmans bemyndigande avhända föreningen dess fasta egendom eller tomträtt. Styrelsen eller firmatecknare får inte heller riva eller besluta om väsentliga förändringar av föreningens hus eller mark såsom väsentliga till-, ny- och ombyggnader av sådan egendom. ( 19) Insats och årsavgift för lägenhet fastställs av styrelsen ( 21) Styrelsen skall upprätta underhållsplan för genomförande av underhållet av föreningens hus och årligen budgetera samt genom beslut om årsavgiftens storlek säkerställa erforderliga medel för att trygga underhållet av föreningens hus. Styrelsen skall varje år tillse att föreningens egendom besiktigas i lämplig omfattning och i enlighet med föreningens underhållsplan. ( 23) Till styrelsens löpande uppgifter hör att styra arbetet i föreningen. Det finns också en rad andra uppgifter som ligger på styrelsen, t.ex. medlemskontakter och medlemsärenden som inte är rutinartade och kan hanteras av annan, kontakter med HSB, anställningsärenden och givetvis beslut om fastigheternas underhåll och förvaltning. Styrelsen har också en viktig uppgift när det gäller att svara för intern information (till medlemmarna) och för extern information. Styrelsen har också initierat ett antal arbetsgrupper där styrelseledamöter och medlemmar arbetar. Det är t.ex. Trädgårdsgruppen, Belysningsgruppen och Plangruppen. Föreningsvärd / Husvärd Föreningen har tidigare försökt införa en ordning där varje hus har en värd med viss kunskap om husens tekniska system och en roll som mottagare av akuta frågor som kan bli aktuella. Det har varit svårt att få det systemet att fungera väl men jag ser det ändå som relevant att se om detta skulle kunna bidra till en bättre helhetslösning i föreningen. Styrelsen har idag alltför betungande löpande uppgifter som borde kunna utföras av en föreningsvärd, en person i föreningen som mot ett mindre arvode skulle kunna fungera som styrelsens förlängda arm. Till de uppgifter som styrelsen i första hand skulle vilja se utförda på detta sätt hör: att bemanna expeditionen under expeditionstid för att ta emot frågor från medlemmar, handlägga överlåtelser och frågor i samband därmed (år 2012 hade vi 18 överlåtelser och trenden är att antalet stiger), att handlägga och följa upp andrahandsuthyrningar och att lämna förslag till beslut till styrelsen i båda dessa typer av ärenden. En annan uppgift skulle kunna vara att fungera som en sluss för medlemmar vid akuta tekniska problem i
fastigheterna. Då handlar det om att, utifrån en grundläggande kännedom om fastigheternas tekniska system, kunna ta ställning till om ett ärende ska anmälas till HSB-jouren eller annan lämpligt företag och att fungera som en första mottagare av ev. försäkringsärenden där föreningen är en part. Som jag bedömer detta behov bör det klarläggas ytterligare hur en roll som föreningsvärd skulle kunna avgränsas mot och fungera bra tillsammans med styrelsen, vår fastighetsskötare resp. den föreslagna fastighetsförvaltaren. Stämman Större beslut om fastigheternas ev. förändringar ska beslutas av stämman. Detta framgår av våra stadgar: Styrelsen eller firmatecknare får inte utan föreningsstämmans bemyndigande avhända föreningen dess fasta egendom eller tomträtt. Styrelsen eller firmatecknare får inte heller riva eller besluta om väsentliga förändringar av föreningens hus eller mark såsom väsentliga till-, ny- och ombyggnader av sådan egendom. Samverkan med andra föreningar på Reimersholme Jag föreslår att föreningen vid kommande möten med övriga föreningar på Reimersholme diskuterar möjligheten att gå samman om vissa uppdrag i framtiden. 2 EKONOMI Föreningens fasta egendom har ett taxerat värde på drygt 212 miljoner kronor. Av detta är byggnadsvärdet drygt 87 miljoner kronor och markvärdet drygt 125 miljoner kronor. År 2012 hade föreningen en total omsättning på 6,8 miljoner kronor. Driftskostnaderna uppgick då till 4,8 miljoner kronor och den största posten handlar om byggnadernas uppvärmning (ca 1,9 miljoner kronor). Jag bedömer att vi med energiteknisk kompetens på sikt borde kunna sänka de kostnaderna. Jag har inte haft tillfälle att göra någon mer grundlig bedömning av förslagets kostnadsmässiga konsekvenser. Sammantaget finns här kostnader som behöver tas inledningsvis men jag ser också besparingar i sikte. Det handlar framför allt om våra större upphandlingar och beställningar, att ha kompetens att följa upp kostnader och utförande samt att ställa relevanta kvalitetskrav på de tjänster och varor vi köper. Vi bör alltså enligt min mening se anlitandet av en fastighetsförvaltare som en investering i syfte att säkerställa fastigheternas värde. Med utgångspunkt i de offerter och anbud som inhämtades 2011 och vissa upplysningar från andra föreningar bedömer jag att ett förvaltningsavtal om ca 200 000 kronor per år skulle ge oss en bra bas för det löpande arbete som våra fastigheter kräver. Till det skulle vissa extra kostnader, t.ex. vid specifika större upphandlingar, skador etc. kunna budgeteras till ca 60 000 kronor årligen. Det skulle sammantaget alltså röra sig om en kostnad på kring 260 000 kronor årligen. För att ha viss marginal bör vi kanske beräkna 300 000 kronor per år (exkl. moms). Denna kostnad kan t.ex. sättas i relation till föreningens resultat under de senaste verksamhetsåren: 2012 var föreningens balanserade resultat 1 713 079 kronor, 2011 var föreningens balanserade resultat 2 123 877 kronor, 2010 var föreningens balanserade resultat 2 143 213 kronor, 2009 var föreningens balanserade resultat 2 854 135 kronor. 2 I dag har Brf Pålsundet, Mälaren och Bränneriet samtliga har någon form av avtal om fasta tekniska förvaltningstjänster med HSB. Brf Musteriet upphandlar dock endast, liksom vår egen förening, ekonomiska förvaltningstjänster.