Riktlinjer för hantering av tillgänglighet inom specialiserad somatisk vård i Östergötland

Riktlinjer för hantering av tillgänglighet inom specialiserad somatisk vård i Östergötland Handläggare: Hälso- och sjukvårdsenheten Verksamhet: Ledningsstaben Datum: Mars 2019 www.regionostergotland.se

Innehåll 1. Inledning.1 2. Vårdgarantin och patientlagen 1 3. Grundläggande uppföljningsmodell i Östergötland.2 4. Nybesök eller återbesök..2 5. Registrering som väntande på behandling.4 6. Tillgänglighet på telefon....4 7. Erbjuden eller överenskommen tid.4 8. Sena remisser och uteblivna patienter.5 9. Tidig och tydlig information till patienterna.5 10. Erbjudande direkt 5 11. Mätpunkter i väntetidsuppföljningen 5 12. Registrering av patientvald väntan och medicinskt orsakad väntan 6 13. Genomförande 9

1. Inledning Detta dokument innehåller riktlinjer för verksamheternas förhållningssätt och agerande gentemot patienter som remitterats för besök och/eller ska behandlas. Vidare beskrivs när patientvald och medicinskt orsakad väntetid kan och inte kan registreras. 2. Vårdgarantin och Patientlagen För folkbokförda patienter i Östergötland gäller tidsgränsen 60 dagar enligt beslut från Hälso- och sjukvårdsnämnden(hsn). Det betyder att när en klinik i Östergötland inte kan erbjuda vårdkontakt inom högst 60 dagar, ska kliniken tillfråga patienten om intresse finns av vårdkontakt hos annan vårdgivare med kortare väntetid förutsatt att sådan vårdgivare finns i Östergötland eller i annat län. Den nationella vårdgarantin innebär att när en vårdbegäran beskriver ett vårdbehov, som kliniken normalt hanterar, ska patienten erbjudas vårdkontakt. Kan kliniken inte erbjuda vårdkontakt inom vårdgarantins tidsgräns 90 dagar, ska kliniken aktivt tillfråga patienten om intresse av vårdkontakt hos annan vårdgivare med kortare väntetid. Det innebär att om bedömning görs redan när vårdbegäran inkommer att väntetiden kommer att överstiga tidsgränsen, ska patienten tillfrågas i detta tidiga läge. Patienter från Region Kalmar eller Region Jönköping med vårdbegäran om regionsjuk vård, ska erbjudas besök och/eller behandling vid annat universitetssjukhus när vårdgarantins 90- dagarsgräns inte kan hållas i Linköping - förutsatt att sådant finns. För patienter från övriga landet behöver kliniken inte erbjuda besök/behandling på annat sjukhus utanför eller i Östergötland. Tabell 1. Patientens hemort Region Kalmar/Jönköping (Sydöstra sjukvårdsregionen). Annan sjukvårdsregion i landet. Vårdnivå i Östergötland Regionsjukvård Länssjukvård Regionsjukvård Länssjukvård Krav på remissmottagande klinik i Östergötland när besök och/eller behandling inte kan erbjudas inom 90 dagar Remissmottagande klinik ska erbjuda och betala vård på annat universitetssjukhus 1) Remissmottagande klinik i Östergötland ansvarar inte för att erbjuda vård på annat sjukhus utanför länet. 1) förutsatt att annat universitetssjukhus har möjlighet att ta emot patienten inom 90 dagar för besök och/eller behandling Om patienten önskar vårdkontakt hos annan vårdgivare med kortare väntetid, ska kliniken ta kontakt med aktuell klinik och ordna tid till patienten. Kliniken får inte lägga över ansvaret på patienten genom att hänvisa till annan vårdgivare eller valfriheten. Om patienten uttryckligen inte vill ha vårdkontakt hos annan vårdgivare och därmed accepterar något längre väntetid i Östergötland - ska detta noteras i journalen och så kallad patientvald väntan vilket registreras i bokningsunderlag (se tabell 4.). Patientlagen ger patienten rätt att fritt söka offentligt finansierad öppen vård (gäller även privat vårdgivare med vårdavtal med någon region). Rätten att fritt söka öppen vård gäller även regionsjukvård. Om patienten uppfyller indikationerna för nybesök, utredning och/eller behandling ska det medicinska behovet avgöra om vård kontakt erbjuds med kortare eller längre väntetid. Var i landet patienten är folkbokförd spelar ingen roll. Det är inte tillåtet att avvisa professionell eller privat vårdbegäran (egenremiss) med hänvisning till resursbrist. 1

3. Grundläggande uppföljningsmodell i Östergötland Målet i Östergötland är att nybesök och/eller behandling vardera sker inom högst 60 dagar, vilket kan jämföras med vårdgarantins 90 dagar. Följande figur ger en förenklad bild av de olika stegen. Bild 1. Riktlinjerna i detta dokument avser all specialiserad somatisk vård med några undantag. För enheter som tar emot barn- och ungdomar med psykisk ohälsa liksom enheter inom vuxenpsykiatri, beroendevård, habilitering, och ätstörningsverksamhet gäller delvis andra riktlinjer (redovisas inte här). 4. Nybesök eller återbesök Nybesök registreras i följande situationer: Tabell 2. NYBESÖK - Vårdsituation Kommentar 1. Patienten remitteras eller söker själv för ett nytt medicinskt problem. Markera kryssrutan Första kontakt i 2. Patienten remitteras eller söker själv för en oväntad eller kraftig väntetidsuppföljning i bokningsunderlaget. förändring/försämring av känt hälsoproblem. 3. Patient som tidigare färdigbehandlats på den egna kliniken, remiteras eller söker själv för återfall, komplikation eller utebliven behandlingseffekt. 4. Den egna kliniken får en remiss från annan klinik med begäran om utredning och/eller behandling (t.ex. vårdbegäran från gastroenterologisk enhet till kirurgi till kirurgklinik). 5. Patienten har remitterats eller själv sökt för onkogenetisk utredning. Markera kryssrutan Första kontakt i väntetidsuppföljning i bokningsunderlaget. Registrera även medicinskt orsakad väntan (MoV) om nybesöket inte kan genomföras inom 60 dagar se sidan 8. 6. Vårdbegäran om utredning och fortsatt handläggning där mottagande Registrera patienten som väntande på nybesök och klinik vid remissgranskning beslutar om att som första åtgärd genom- kryssa beslut om behandling i bokningsunderlag föra en särskild undersökning på egen klinik (t.ex. endoskopi). (markera behandling i särskild ruta, beslutsdatum, en diagnos- och en åtgärdskod). 7. Vid planerat nybesök hos t.ex. sjuksköterska ska patienten därefter samma dag träffa en läkare på samma klinik för samma medicinska problem (besök hos sjuksköterska = nybesök; besök hos läkare = återbesök). Om läkarbesöket planeras ske dagar eller veckor efter nybesöket hos t.ex. sjuksköterska registreras även läkarbesöket som nybesök. 2

Återbesök följs upp med frågeställningen om det genomfördes inom registrerat bevakningsdatum (medicinskt måldatum). Den nationella definitionen är att bevakningsdatum/medicinskt måldatum är det bortre medicinskt acceptabla tidpunkt då återbesöket senast ska genomföras. Återbesök som genomförs efter det datumet betraktas som för sent genomförda. Återbesök registreras i följande situationer: Tabell 3. ÅTERBESÖK - Vårdsituation Kommentar 1. Patienten är utredd av kliniken och beslut om behandling tas. Planerad behandling som föregåtts av nybesök ska registreras som planerat återbesök med markering av behandling i särskild ruta, beslutsdatum, en diagnos- och en åtgärdskod. 2. Patienten genomför återkommande kontroller på den egna kliniken. 3. Vårdbegäran om återbesök/kontroll från primärvård eller annan klinik för att följa ett sjukdomsförlopp eller resultat av tidigare behandling (t.ex. halvårskontroll). 4. Patient på väntelista söker akut under väntetiden för samma Besöket efter tidigare akutbesök registreras som problem. Patienten kallas senare till tidigare planerad mottagningsbesök. planerat återbesök. 5. Ungdom som haft vårdkontakt på annan klinik uppnår vuxen ålder och behöver fortsatt kontroll/uppföljning den egna kliniken t.ex. från barn- och ungdomsklinik till medicinklinik; från BUP till Vuxenpsykiatri. 6. Nyinflyttad patient från annan länsdel eller annan region/landsting i behov av fortsatt kontroll/uppföljning. 7. Lågprioriterade intyg (t.ex. intyg till försäkringsbolag, körkortsintyg och liknande). Kan uppfattas som nybesök för mottagande klinik, men patienten omfattas inte av tidsgränsen 60 dagar - varför återbesök måste registreras. 3

5. Registrering som väntande på behandling När kliniken tillsammans med patienten beslutar om behandling på den egna kliniken, ska följande registreras i bokningsunderlaget. - markerad kryssruta beslut om behandling i bokningsunderlaget - datum för beslutet - en (1) diagnoskod (ICD-10) - en (1) åtgärdskod (KVÅ) För patienter som behöver utredas och bedömas av kliniken innan beslut kan tas om behandling, kan flera återbesök behövas efter nybesöket (se bild 1). Det förekommer också att patienten ska genomgå t.ex. onkologisk behandling före kirurgisk behandling. Så länge patienten inte är färdigutredd eller ska genomgå behandling på annan klinik före kirurgi, ska den opererande kliniken inte registrera patienten som väntande. För att ändå få med patienten på planeringslistan, kan alla uppgifter registreras i bokningsunderlaget utom datum för beslut om behandling. Datum för behandlingsbeslut registreras först när patienten är optimal för planerad behandling vid aktuell klinik. Verksamheten kan inte avvakta med att registrera patienten som väntande med hänvisning till kapacitetsbrist. Patienter som ska genomgå diagnostisk endoskopi registreras som väntande på behandling på samma sätt som patienter som väntar på operativt ingrepp (med ifylld kryssruta behandling, besluts datum, diagnos- och åtgärdskod). Sådan registrering ska inte ske när patienten ska genomgå för endoskopisk kontroll/uppföljning. Kontroll/uppföljningsbesök ska i stället registreras som återbesök utan registring av behandling som ovan. Däremot kan lämplig notering ske i bokningsunderlagets kategori 1 eller 2. 6. Tillgänglighet på telefon Det ska vara lätt att få kontakt med enheten. De patienter som ringer ska bara behöva ringa en gång ett samtal ska räcka och de ska bli uppringda samma dag. Även patient som använder enhetens e- tjänster och vill bli kontaktad, ska så långt som möjligt få kontakt samma dag. Efter det att enheten stängt ner talsvarssystemet för dagen är det inte tillåtet att i inspelat meddelande hänvisa till 1177 Vårdguiden på telefon, eftersom 1177 inte kan boka besökstider på vårdcentralen. Vid hänvisning till annan enhet ska patienten erhålla information om vem de kan vända sig till och kontaktuppgifter. Överenskommelse har träffats med den specialiserade vården om att alla enheter ska ha öppen telefontid minst fem timmar varje helgfri vardag antingen bemannad telefon eller via talsvarssystem. Vid användning av talsvarssystem ska återuppringning ske samma dag. Med hänsyn till kravet på återuppringning samma dag är telefonsvarare där patienten rings upp någon/några dagar senare olämpligt. 7. Erbjuden eller överenskommen tid Tid för vårdkontakt kan antingen erbjudas via kallelse erbjuden tid eller genom direktkontakt med patienten överenskommen tid. Med överenskommen tid menas att kliniken och patienten vid direktkontakt kommer överens om datum och klockslag för vårdkontakt. Även bokning via webben (t.ex. 1177 e-tjänster) räknas som överenskommen tid. Så länge tidpunkt för vårdkontakt ges som erbjuden tid finns ingen gräns för hur många gånger patienten kan omboka tiden. Patientvald väntan kan inte registreras vid ombokning av erbjuden tid - även om tidsgränsen därmed överskrids. När patienten avbokar erbjuden tid via TeleQ eller 1177 e-tjänster, rekommenderas att kliniken ringer upp patienten i stället för att skicka ny kallelse. 4

Om kliniken och patienten kommer fram till en överenskommen tid, rekommenderas högst två ombokningar - det vill säga tre tider med ursprungligt erbjuden tid inräknad. Därefter kan medicinskt ansvarig besluta att vårdbegäran återsänds till remittenten under förutsättning att patientens medicinska behov eller autonomi inte gör en återremittering olämplig. 8. Sena remisser och uteblivna patienter Vårdbegäran som anländer dagar eller veckor efter remissdatum får aldrig returneras till remittenten med begäran om en nydaterad vårdbegäran. Däremot ska remittenten informeras om att verksamhetens möjligheter att erbjuda vård i rimlig tid påverkas negativt när vårdbegäran skickas med fördröjning. Omvänt gäller att rutiner ska finnas som säkrar att den egna verksamheten inom högst en vecka signerar remisser som ska skickas till andra vårdgivare. Patienter som uteblir från erbjuden tid eller överenskommen tid utan att ha meddelat förhinder i förväg bör kontaktas per telefon för överenskommelse om ny tid. Samtidigt ska patienten informeras om att vid ett nästa oanmält uteblivande, kan kliniken komma att återsända vårdbegäran till remittenten. Ansvarig läkare måste ta hänsyn till patientens medicinska tillstånd och/eller autonomi innan beslut om retur av vårdbegäran tas. Det kan även finnas särskilda omständigheter till uteblivande som bör beaktas innan vårdbegäran returneras (t.ex. inställda kommunikationer, akut sjukdom m.m.). 9. Tidig och tydlig information till patienterna Patienten ska ges tidig information om vad som ska hända härnäst, var och när. Det gäller inte bara när remiss mottagits och accepterats eller när beslut om behandling tas. Tidig och tydlig information ska ges under hela vårdprocessen. Det är också angeläget att - när patientens vårdprocess avslutas - informera om vart patienten ska vända sig vid återfall, komplikation eller oväntad försämring. 10. Erbjudande direkt Enligt Hälso- och sjukvårdsnämndens avtal och överenskommelser med vårdgivarna ska erbjudande direkt tillämpas av alla vårdgivare. Det betyder att samtliga enheter ska ge patienten besked inom högst 14 kalenderdagar efter remissankomst med erbjudande om datum och klockslag för vårdkontakt. Detta gäller oavsett om vårdkontakten kan ske inom eller över tidsgränsen 60 dagar. Likaså ska patienten inom högst 14 kalenderdagar, räknat från beslutsdatum, erbjudas datum för behandling. Beskedet om datum och klockslag ges antingen i form av en erbjuden tid i kallelse eller ännu hellre genom direktkontakt där patienten och kliniken kommer enas om en överenskommen tid. 11. Mätpunkter i väntetidsuppföljningen Väntetid till nybesök räknas från remissdatum eller när patienten själv tar kontakt (egenremiss/ privat vårdbegäran) till datum för genomfört nybesök. Väntetid till behandling räknas från datum för klinikens behandlingsbeslut till datum för påbörjad behandling. 5

Bild 2. När vårdbegäran accepteras av mottagande klinik skapas ett så kallat vårdåtagande i journalsystemet. Vårdåtagandet ska inte avslutas förrän patientens vårdprocess avslutas, vilket i enskilda fall kan dröja längre tid. 12. Registrering av patientvald väntan och medicinskt orsakad väntan Tillgänglighetsuppföljningen fokuserar på patienternas tid till nybesök respektive behandling. Den vanligaste orsaken är att verksamheten inte har tillräcklig kapacitet för att ta emot patienten inom 60 dagar, det vill säga verksamheten är orsaken till fördröjningen. Längre väntetider kan också bero på omständigheter som kliniken inte är orsak till. Sådana avvikelser benämns patientvald väntan (PvV) eller medicinskt orsakad väntan (MoV). Patienter som själva är orsaken till fördröjningen (PvV) ska inte nedprioriteras. När fördröjningen innebär att redan erbjuden tid eller överenskommen tid inte kan genomföras, ska patienten erbjudas ny tid snarast möjligt ännu hellre ska kliniken och patienten enas om en överenskommen tid. Antalet avvikelseregistrerade patienter redovisas separat för att möjliggöra dialog med kliniker med högfrekventa registreringar. På sidan 9 finns en bild för registrering av patientvald väntan vid vidareremittering till annan vårdgivare när tidsgränsen inte kan uppfyllas för patienter i Östergötland. Bilden inkluderar även patienter från Region Kalmar och Region Jönköping som är i behov av regionsjukvård. Bilden på sidan 9 visar också PvV-registrering när patienten inte kan erbjudas nybesök eller behandling inom tidsgränsen och därför ska tillfrågas om intresse av annan vårdgivare med kortare väntetid (förutsatt att sådan vårdgivare finns i regionen eller annan region). I tabell 4 och 5 ges olika exempel när patientvald väntan (PvV) och medicinskt orsakad väntan (MoV) ska registreras respektive inte ska registreras. 6

Patientvald väntan (PvV) Tabell 4. Vårdsituation PvV Kommentar Patienten avstår från vårdkontakt inom tidsgränsen 1. Kliniken kan inte erbjuda vårdkontakt inom 60 dagar och frågar patienten om det passar att komma om t.ex. fyra månader vilket patienten inte motsätter sig. 2. Kliniken kan inte erbjuda nybesök eller behandling inom 60 dagar och patienten tillfrågas om intresse av vårdkontakt hos annan vårdgivare med kortare väntetid. Om patienten uttryckligen tackar nej till vårdkontakt hos annan vårdgivare - och därmed accepterar att vänta över tidsgränsen - ska PvV registreras 3. Kliniken kan inte erbjuda nybesök eller behandling inom 60 dagar och patienten tillfrågas om intresse av vårdkontakt hos annan vårdgivare med kortare väntetid. Om patienten uttryckligen tackar nej till vårdkontakt hos annan vårdgivare - och därmed accepterar att vänta över tidsgränsen - ska PvV registreras. 4. Kliniken kan erbjuda vårdkontakt inom 60 dagar, men patienten vill uttryckligen vänta längre tid till nybesök eller behandling. JA JA PvV får inte registreras när patienten erbjuds vårdkontakt efter tidsgränsen utan att ha informerats om intresse av vård på annat håll även om patienten godtar längre väntan. Om patienten är intresserad av vårdkontakt på annan klinik med kortare väntetid, ska kliniken ordna detta åt patienten. Enligt Vårdgarantin tillåts inte klinikerna att be patienten själv ta kontakt med annan vårdgivare. Om patienten tillfrågas om intresse av kortare väntetid på annat håll men inte svarar, kan PvV inte registreras. 5. Patienten vill träffa annan läkare än den man erbjuds JA träffa. Önskad läkare kan inte ta emot inom 60 dagar. Ombokning och uteblivande 6. Patienten vill omboka i kallelse erbjuden tid. Patienten kan omboka i kallelse erbjuden tid hur många gånger som helst. 7. Patienten vill omboka överenskommentid. JA Om ombokning innebär att tidsgränsen därmed överskrids, registreras PvV. När patienten vill omboka, ge alternativa nya tider vid direktkontakt. 8. Patienten uteblir från erbjuden tid (via kallelse). Enheten kan inte erbjuda ny tid inom 60 dagar. Patienten glömde bort tiden, patienten ville inte komma o.s.v. 9. Patienten uteblir från överenskommen tid. Enheten kan inte erbjuda ny vårdkontakt inom 60 dagar. JA 10. Kliniken har mottagit en remiss, men patienten går inte att nå via brev eller telefon trots upprepade försök (inklusive patienter med skyddad identitet/adress). Webbokning 11. Kliniken erbjuder bokning via webben (1177 e-tjänster) och det finns lediga tider inom tidsgränsen 60 dagar som patienten kan välja. Patienten väljer dock en tid som ligger utanför tidsgränsen. 12. Kliniken erbjuder bokning via webben (1177 e-tjänster) och det finns inga lediga tider inom tidsgränsen 60 dagar som patienten kan välja. Patienten väljer dock en tid som ligger utanför tidsgränsen. 13. Patienten ombeds i brev att boka besökstid via webben, men gör inte det varför tidsgränsen överskrids. - Överväg om remissen kan makuleras och informera eventuell remittent. JA Överväg att begränsa möjligheten att välja besökstid som överskrider tidsgränsen. Ring upp patienten och boka tid. 7

Medicinskt orsakad väntan (MoV) Följande riktlinjer baseras på principen att patienten ska vara optimal för nybesök eller behandling innan registrering som väntande sker. Tabell 5. Vårdsituation MoV Kommentar 1. Tillfällig sjukdom av relativt övergående slag som kliniken bedömer hindrar planerad vårdkontakt. Kliniken kan erbjuda ny tid inom tidsgränsen 60 dagar. 2. Tillfällig sjukdom av relativt övergående slag som kliniken bedömer hindrar planerad vårdkontakt. Ny tid inom tidsgränsen 60 dagar kan inte erbjudas. 3. En bakomliggande allvarlig sjukdom upptäcks under väntetiden (t.ex. vid preoperativ bedömning) som bedöms avsevärt förlänga väntetiden till behandling. 4. Insatt eller utsatt läkemedel (t.ex. hypertonibehandling, utsättning av Waranbehandling m.m.) måste ha effekt före planerad behandling. 5. Planerad behandling förutsätter åtgärder från patientens sida t.ex. viktnedgång, rökstopp m m. 6. Patienten ska genomgå en seriebehandling (t.ex. läpp/gomspaltoperation, vissa rekonstruktioner). Den inledande åtgärden registreras på vanligt sätt i bokningsunderlag. Väntan på näst- följande behandlingar registreras inte förrän kliniken bedömt att patienten är optimal för planerad fortsatt behandling. JA Ta bort registrerat datum för beslut om behandling i bokningsunderlaget, men behåll övriga registrerade uppgifter (kryssruta behandling, diagnos och åtgärdskod). Registrera nytt beslutsdatum när patienten är optimal för planerad åtgärd. Notera inte patienten som väntande på behandling förrän patientens förutsättningar för planerad åtgärd är optimal. Efterföljande steg i en seriebehandling förutsätter inte sällan en bedömning av genomgången läkningsprocess och status inför nästa steg. Efterföljande steg registreras som en ny åtgärd när patienten är optimal och registreras på vanligt sätt i bokningsunderlaget. 7. Patientens problem kräver särskild medicinsk kompetens eller utrustning, men sådan finns inte tillgänglig inom tidsgränsen. 8. Annan åtgärd ska ske på egen eller annan klinik före planerat nybesök (t.ex. radiologisk undersökning, ultraljudsundersökning, arbets EKG), vilket leder till att tidsgränsen överskrids. 9. Patienten ska genomgå onkogenetisk utredning. Innan utredning påbörjas inhämtas släktingars godkännande att kliniken tillåts rekvirera journalkopior med mera, vilket leder till att tidsgränsen överskrids. Lång väntetid på grund av kapacitets eller kompetensbrist inom egen eller annan klinik kan aldrig registreras med medicinskt orsakad väntetid. JA Om vissa genomförda undersökningar är en förutsättning för nybesök, bör överenskommelser träffas med remittenterna om vilka undersökningar som ska ha gjorts före remittering. MoV registreras när den administrativa proceduren leder till att tidsgränsen för nybesök överskrids inte annars. 8

Registrering av patientvald väntan när tidsgränsen inte kan uppfyllas för patienter i Östergötland respektive patienter i behov av regionsjukvård från Region Kalmar eller Region Jönköping. Bild 3 Kravet på att tillfråga patienten om intresse av besök och/eller behandling hos annan vårdgivare (vårdgivare kan även vara privata vårdgivare med vårdavtal) med kortare väntetid gäller inte när sådan vårdgivare saknas i landet. Patienter från Östergötland ska tillfrågas om intresse av vård på annat håll när tidsgränsen 60 dagar inte kan hållas. Förfrågan ska göras tidigt i vårdprocessen. Patienter från Region Kalmar eller Region Jönköping som är i behov av regionsjukvård ska tillfrågas om intresse av vård på annat håll när tidsgränsen 90 dagar inte kan hållas. Patienter från övriga Sverige behöver aldrig tillfrågas om vidareremittering oavsett väntetid. Vårdgarantin gäller bara i den region patienten är bosatt. 13. Genomförande Riktlinjerna i detta dokument gäller tills vidare. Centrumchefen/motsvarande och verksamhetschefen ansvarar för att riktlinjerna blir kända och tillämpas av alla berörda medarbetare. Lena Lundgren Hälso- och sjukvårdsdirektör 9