Välkommen till Institutionen för Pedagogik, didaktik och psykologi!

Välkommen till Institutionen för Pedagogik, didaktik och psykologi! Administrativa rutiner vid institutionen Innehåll: Allmän information Arbetsmoment på institutionskansliet Rutin/Praxis för lärare Rev. av kansliet 2006-05-17/aco

2(16) INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...2 Introduktion...3 Miljö...3 Schemaläggning...4 Bokning av salar...4 Bibliotek...5 Bokbeställning m m...5 Ersättning litteraturkostnader...5 Kursplan...6 Kursvärdering...7 Resor och traktamenten...7 Fakturor/Inköp...8 Representation...8 Kopiering/Utskrifter/Fax/Papper...8 Kontorsmaterial...9 Om du blir sjuk...9 Sjukvårdsersättning...9 Företagshälsovård...9 Bildskärms- och/eller kontorsarbetsglasögon...10 Lön/arvode...10 Arbetstid/semester...10 Timanställning...11 Övrigt...11 Styrdokument...12 Rutinbeskrivning för lärare... Fel! Bokmärket är inte definierat. Utskick... 14 Reservantagning/efterantagning... 14 Registrering... 14 Provrapportering... 14 Särskild studiegång... 15 Provrapportering slutbetyg... 15 Kursbevis... 15 Adressändring... 15 Intyg... 15 Kansliets telefon- och öppettider...15

3(16) Introduktion Ansvarig för introduktion av nyanställd personal, mentorskap etc. är respektive ämnesavdelning och kansli. Nycklar och passerkort Vart du ska sitta och vilka övriga lokaler du ska ha tillträde till bestäms av prefekten. Beställning av nycklar och passerkort görs av prefektens sekreterare. Därefter kvitterar du själv ut nycklar och passerkort hos säkerhet, IT-enheten, Oden plan 5. Nycklar och passerkort är värdehandlingar och ska förvaras på ett betryggande sätt. Vid avslutad anställning ska dessa återlämnas till säkerhet. Telefon, Datorkonto Telefonanknytning och datorkonto beställs genom prefektens sekreterare på institutionskansliet i samråd med ämnesföreträdare. Då du inte finns på ditt arbetsrum bör du antingen koppla på din röstbrevlåda eller hänvisa telefonen i webbparlando (PresentOffice), vilket du når från Högskolans intranät eller via adressen http://hvd.hig.se/pow/ (login=användarnamn+tel.anknyning, 4 siffror) Lathund för hänvisningssystemet webbparlando hittar du på; http://intranet.hig.se/aa/ls/vaxel/rostbrevlada.html. Om du använder röstbrevlådan är det viktigt att du lyssnar av meddelanden snarast. Ring upp röstbrevlådan från din egen anknytning med nummer 8990. Därefter gör du följande (instruktionerna ges även i telefonen): Slå ankn och tryck # (fyrkant) Slå din personliga kod (= ankn), och tryck #. Lathund för röstbrevlåda finns på; http://intranet.hig.se/aa/ls/vaxel/rostbrevlada.html En stor del av all information inom institutionen sker via e-post och det är därför viktigt att du läser din e-post ofta. Mailen är webbaserad och du får din mail via Högskolans intranät, via följande adress https://bardus.hig.se/. Inloggning till ditt e-postkonto är detsamma som inloggningen i högskolans nätverk. Vid problem med din dator vänd dig i första hand till Hans Rosén, IT-tekniker på institutionen anknytning 5097, (mobil: 070-663 01 06) e-post hrn@hig.se Miljö Högskolan i Gävle är miljöcertifierade enligt ISO 14001. Läs mer om högskolans miljöarbete på; http://www.hig.se/miljo/. Alla institutioner har egna detaljerade miljömål, se VP 2005-2007, sid 10. Ett av miljömålen är att kursplaner ska miljögranskas. Läs mer om miljögranskning av kurser via följande länk; http://www.hig.se/miljo/kurser_och_program.htm. Institutionen har haft miljöutbildningar för personalen vid olika tillfällen.

4(16) Samtliga nyanställda på institutionen ska genomgå miljöutbildning. Miljösamordnare på P- institutionen, Mona MA Johansson skickar ut information om miljöutbildning för nyanställda. Det finns även möjlighet att gå miljöutbildning via Blackboard. På Blackboard söker du fram kursen "Miljöutbildning". Eftersom det är en kurs endast för personalen behövs en Access Code: MLS_HiG_04. Schemaläggning Du lägger själv schemat i högskolans bokningssystem NeverLOST, som du når genom HiGs intranät. Inloggning densamma som till högskolans nätverk. Schemaenheten kan hjälpa till att lägga önskat schema, men erfordrar en komplett beställning senast sex veckor före kursstart. Ändringar i schemat kan göras efter kursstart av berörd lärare i samråd med studenterna. Läraren ansvarar också för informationen till studenterna och andra berörda. Detta är mycket viktigt! Schemat med undervisningstider och lokalangivelser ska finnas tillgängligt på Internet senast två veckor före kursens början. Kursansvarig lärare ansvarar för schemaläggning av kurser och tentamina. Kursansvarig/ämnesföreträdare ansvarar för att denna rutin är känd för berörd lärare och läraren ansvarar för att utföra uppgiften. Blanketter och manualer, se http://www.hig.se/sa/schema/blankett.html. Information om hur schemat ska läsas ges till studenterna under introduktionsdagarna. För detta ansvarar schemaenheten. Tider för undervisning Undervisning som sker på dagtid ska i möjligaste mån förläggas mellan kl. 08.15 och 17.00. Följande starttider för lektionsblock ska beaktas: 08.15, 09.00, 10.00, 11.00 osv. till 17.00. För det fall en kurs som utannonserats på dagtid schemaläggs på kvällstid ska det föreligga särskilda skäl och det ska helst ske i samråd med studenterna som informeras om anledningen till detta. Alla dagar i veckan (måndag fredag) måste kunna utnyttjas för undervisning. Undervisningstiderna ska fördelas jämt över förmiddag och eftermiddag. Institutionskansliet skickar ut, tillsammans med övrig kursinformation, scheman till studenterna innan kursstart. Studenterna kan även själva ta ut scheman genom NeverLOST. Tentamenstillfället bokar du när du lägger schema alternativt när schemaläggningen lägger ditt schema, kom ihåg när du bokar tenta måste du sätta ett T i kolumnen för tenta. Bokning av salar Behöver du boka eller boka om salar efter kursstart sker detta via NeverLOST som du når via högskolans intranät. Eftersom vi betalar de salar vi bokar är det viktigt att du avbokar salar du bokat men inte kommer att använda med hjälp av NeverLOST. Ingen kommer åt att förändra eller ta bort bokningen om det är två dagar eller mindre kvar till det tillfälle salen ska användas. M.a.o. om du bokat en sal som ska användas den 21:a så ska du kunna förändra/ tabort den bokningen den 18:de, men inte den 19:de eller 20:de eller 21:a. Undantag om det är

5(16) samma dag som bokningen gjorts. Vid lösbokningar av salar i Neverlost är det viktigt att ange mötets anledning/syfte under moment för att det sedan ska kunna härledas till rätt objekt. P-inst egna salar är 31:111(datalab), 31:217, 31:218 (musiksal), 31:470 (möteslokal) och 51:611 (dramasal). Dessa skall schemaläggas i första hand, i andra hand bokas högskolans övriga lokaler. Bibliotek På högskolans bibliotek finns det möjlighet att låna böcker och läsa tidskrifter. Via bibliotekets hemsida ges tillgång till databaser inom olika ämnesområden samt elektroniska tidskrifter. Kontaktbibliotekarien ger information/undervisning för studenter och personal om hur man på bästa sätt kan dra nytta av bibliotekets resurser. Institutionens kontaktbibliotekarie heter Ann Emilsson och kan nås på tel.nr 64 86 20 eller e-post aem@hig.se. Du är välkommen att beställa tid för en personlig introduktion. Det kan gälla såväl det fysiska biblioteket som de elektroniska resurserna. Inköpsförslag är alltid välkomna. Bokbeställning m m Studenterna får en kursplan med angiven kurslitteratur hemskickad senast två veckor före kursstart. Litteraturlistor skickas av respektive ämnessekreterare till Akademibokhandeln och till biblioteket inför varje termin. Du får inte i något fall beställa litteratur för studenters räkning i högskolans namn eller med angivande av högskolans adress. Studenter har inte rätt att beställa litteratur med angivande av högskolans adress. Undvik insamling av pengar för kompendier. Dela ut ett eller ett par original så att studenterna själva kan sköta kopieringen eller lägg ut informationen på nätet, via Blackboard. OBS! Copyright! Alla böcker som köps in, för t ex utveckling, kurs och forskning tillhör högskolan och ska förses med ämnesavdelningens stämpel som finns hos respektive ämnessekreterare. Ta dessutom en kopia på bokens framsida och sätt in den i litteraturpärmen som finns på institutionskansliet. Vid beställning av böcker uppge ditt namn och begär att fakturan skickas till institutionen för betalning. Högskolans namn ska stå överst på fakturan och därefter ditt namn. OBS! Beställning av böcker görs på www.adlibris.se Ämnesavdelningarna har olika rutiner för bokinköp, prata med din ämnesföreträdare innan beställning görs. Böcker ska om möjligt gå i arv. Byter du kurs ska du lämna böckerna till den som tar över. Ersättning litteraturkostnader Arbetsgivaren (Högskolan centralt) lämnar ett generellt bidrag för kurslitteratur vid genomgången Högskolekurs till fast anställd personal med maximalt 1 000 kr per genomförd 5-poängskurs. Uppkommen litteraturkostnad ska belasta personalenhetens avsatta Medel för kompetensutveckling. För att få denna ersättning skickar du in originalkvitton på dina utlägg för kurslitteraturen till personalenheten. Du ska också bifoga studieintyg på den genomförda/godkända kursen samt kurslitteraturlista där du hänvisar till den inköpta litteraturen. (Kvittona tillsammans med studieintyg och kurslitteraturlista skickas till Kristina Ingvarsson på personalenheten.)

6(16) Sedan kommer dessa utlägg att betalas ut på nästa lön. Kursplan Det är viktigt att undervisningen följer den av institutionsstyrelsen fastställda kursplanen. Alla kursplaner ska vara fastställda av institutionsstyrelsen innan kursstart. Alla kursplaner och litteraturlistor ska, innan de lämnas till institutionsstyrelsen, behandlas av beredningsgruppen för kursplaner och litteraturlistor och därefter tas upp för fastställande i institutionsstyrelsen. Innan kursplaner och litteraturlistor tas upp i beredningsgruppen ska de vara godkända av ämnesföreträdaren. Du kan således inte ändra kursens innehåll och krav strax innan eller under kursens gång. Detta gäller naturligtvis även kurslitteraturen. Studenterna får en fastställd kursplan och litteraturlista i god tid före kursstart dock senast måndag två veckor före angiven vecka för kursstart. Efter detta utskick får kursplan och litteraturlista inte ändras. Aktuella kursplaner finns på institutionens hemsida Tentamen I de fall tentamina används som examinationsform har du skyldighet att ordna en ordinarie tentamen och två omtentamina per kurstillfälle. Omtentamen ska normalt ske 5-6 veckor efter ordinarie tentamen.tentamensschema finns att ta ut från NeverLOST. Kontakta respektive ämnessekreterare om du behöver hjälp med detta. Studenterna anmäler sig till både ordinarie tentamen och omtentamen via Internet (http://tentareg.hig.se/) senast 10 dagar före tentamensdatumet. Senast en vecka före tentamensdagen ska du lämna tentan till ämnessekreteraren. Du bör besöka tentamenslokalen minst en gång under tentamenstiden eller meddela ditt telefonnummer där du är anträffbar under tentamenstiden. Huvudansvaret för tentamensschemat och det praktiska genomförandet av tentamina har personalen på schemaenheten, bl.a. Lotta Innerman Autio, tel 026-64 84 33, e-post lin@hig.se. När du hämtar ut tentamina från institutionskansliet får du också ett rättningsprotokoll. Där fyller du i betyg och eventuellt poäng. Om någon student tenterat men inte finns med på rättningsprotokollet skriver du till namn, personnummer och resultat på listan. Du har sedan max tre veckor (15 arbetsdagar) på dig för rättning. Rättningsprotokollet lämnas in till institutionskansliet som rapporterar in resultatet i LADOK inom tre dagar samt anslår resultaten för studenterna (anslagstavlan i trapphuset, hus 31 vån 4). Tentamensgenomgång ska hållas för studenter senast 3 veckor efter tentamensdatum då tentamen delas ut och eventuella frågor besvaras. Även ett skriftligt lösningsförslag med möjlighet att kontakta examinator för kompletterande upplysningar får anses utgöra en tillfredställande lösning. Tentamina som inte lämnas ut vid tentamensgenomgång lämnas till respektive ämnessekreterare.

7(16) Kursvärdering Alla kurser som ges inom institutionen ska värderas. Syftet är bl. a. att bidra till en långsiktig kvalitativ utveckling av institutionens kurser och ämnen. Den kursansvarige har ansvaret för att värderingar genomförs. Pärmar finns hos ämnessekreteraren på läsårets värderingar. För att kunna följa utvecklingen och göra jämförelser mellan olika terminer ska värderingen dokumenteras och resultaten diskuteras inom ämnesavdelningen och med studenterna. Formerna för detta beslutas inom ämnesavdelningen. Resultatet av värderingarna ska rapporteras till institutionsstyrelsen. Sammanställningen skall innehålla dessa rubriker: Nivå, Poäng, Antal reg, Sammanställt av, Antal inlämnade värderingar, Kvinnor, Män, Examinationsgrad. Sammanställningen får inte innehålla personuppgifter. Sammansällningen av värderingen ska lämnas till ämnessekreteraren för arkivering. En beredningsgrupp för kursvärderingar som ska arbeta med utveckling av institutionens kursvärderingsrutiner ska utses av institutionsstyrelsen. Resor och traktamenten Biljetter beställs på följande inköpsställen: Ark travel Resebyrå (telnr 026-66 31 40) och SJ Resebutik (telnr 026-14 40 56) för att beställa genom SJ så måste du ha en speciell "rosa" blankett och kundnr som tillhandahålls av institutionskansli. På dessa ställen erhåller högskolan olika former av prisreduktion. Du kan även beställa genom www.sj.se. Ramavtal avseende biluthyrning Leverantö r Adress Tel Ramavtalsnummer Avis N. Rådmansgatan 38 (GDG) 026-65 40 00 FM-609235 Europcar S. Kungsgatan 62 (Shell Södertull) 026-62 10 95 FM-609236 Hertz Kungsgatan 61-63 026-65 57 12 FM-609237 OK/Q8 Brynäsgatan 54 026-18 95 01 FM-609239 Resor från högskolan till utlokaliserat arbete redovisas i Tur och retur. Detta program hittar du via Högskolans nätverk på intranätet, via adressen: http://njord.hig.se/tor/index.html (Inloggning är personnummer 10 siffror utan bindestreck, inget lösenord). Innan du använder Tur & Retur för första gången måste du kontakta Margaretha Svensson på personalenheten, msn@hig.se, som lägger upp dig som användare i programmet. Programmet räknar fram eventuellt förrättningstillägg eller traktamente. Beskrivningar och hjälpfunktioner finns inlagda i programmet. Läraren ansvarar själv för att en reseräkning skrivs. Reseräkningen ska utföras omgående efter genomförd resa och ej lämnas in klumpvis. Vid resor utanför Sverige ska blanketten Reseförordnande fyllas i med bland annat budget och kostnadsställe för resan. Blanketten ska godkännas av prefekt och innan resan beställs. Naturligtvis ska resan vara förankrad hos ämnesföreträdaren. (Blanketten hittar du på personalenhetens hemsida på adressen; http://www.hig.se/aa/pa/blanketter.html.)

8(16) Fakturor/Inköp Beställningar görs i högskolans namn och fakturan skickas till Högskolan i Gävle. Uppge alltid institutionens och ditt namn. Görs en beställning till en kurs ska den kursansvarige informeras. Ämnesföreträdaren ansvarar för ämnets budget, därför måste alla expenser i förväg förankras hos denna/denne. När fakturan kommer till institutionen får beställaren kontrollera att uppgifterna stämmer, uppge projekt (kostnadsställe, kurs etc.) och attestera (skriv gärna direkt på fakturan vad den avser). Därefter ska aktuell ämnesföreträdaren attestera. Prefekten ska därefter skriva under utbetalningsorder för att fakturan ska kunna betalas ut. I prefektens frånvaro kan institutionsekonomen i undantagsfall beordra utbetalning. Högskolans inköpspolicy anger att vi på institutionsnivå får göra inköp av litteratur, förbrukningsmaterial i undervisningssyfte, biljetter, hotell, hyrbil samt undervisningstjänster. Övriga inköp ska göras av högskolans inköpsenhet och beställs på härför avsedd blankett som finns på deras hemsida. (Blanketten finns på adressen; http://www.hig.se/allmant/internt/personal/ekonomi/inkop.pdf. ) Prefekt ska genom sin underskrift godkänna inköpet. Läs mer på inköpsenhetens hemsida på adressen; http://www.hig.se/aa/ik/inkop.html. Representation Representationen ska vara återhållsam. Alla deltagares namn ska framgå och vi ska kunna visa att alla kostnader har en klar och tydlig koppling till verksamheten. Representationsmåltid ska i första hand intas på Campusrestaurangen. Om det bedöms önskvärt att representera på annat ställe ska sådan restaurang väljas som gör det möjligt att hålla kostnaderna inom tillåtna beloppstak. Med extern representation avses representation gentemot utomstående kontakter som ett uttryck för sedvanlig gästfrihet. Med intern representation avses representation gentemot högskolans anställda som ett led i att skapa ett trivsamt arbetsklimat. Representation gentemot studenter, t ex fika vid kursstart/seminarier och dylika tillfällen, får aldrig förekomma. Hela Representationspolicyn finns att läsa på Ekonomienhetens hemsida. http://www.hig.se/central/ekonomi/repre96.pdf Kopiering/Utskrifter/Fax/Papper Kopieringsmaskin finns i mitten av plan 4 i hus 31. För att kopiera behöver du ett kopieringskort som erhålls av ämnessekreteraren. Kopieringsmaskinen fungerar även som skrivare. Fax med 64 86 40 finns på samma ställe som kopieringsmaskinen. Så mycket som möjligt bör lämnas till reproavdelningen för tryckning då detta blir billigare. Beställningsblankett ska då fyllas i med objektnr (finns på kansliet). Papper levereras från

9(16) repro till plan 4 hus 31. Meddela repro om papper är slut på telnr 8539 eller maila repro@hig.se. Observera att kopieringsmaskinen på institutionskansliet är avsedd för kansliadministrationen. Kontorsmaterial Kontorsmaterial finns i förrådet med anslutning till lunchrummet där din nyckel passar. På insidan av dörren finns en lista på vad som ska finnas. Om något saknas anmäler du till institutionskansliet, i första hand prefektens sekreterare. Du kan naturligtvis också själv hämta direkt hos serviceenheten om behov av visst material är akut. Om du blir sjuk Blir du sjuk meddelar du institutionskansliet, i första hand till prefektens sekreterare. Meddela studenterna på lämpligt sätt. Du beslutar därefter i samråd med studenterna när ni lämpligast tar igen förlorad tid. Boka då ny lokal på sedvanligt sätt. En blankett om Försäkran i samband med sjukdom läggs ut i ditt postfack och fylls i efter återkomsten och återlämnas till prefektens sekreterare på institutionskansliet för vidare befordran till personalenheten. Från den åttonde dagen måste läkarintyg uppvisas. Läkarintyget skickas till Kristina Ingvarsson på personalenheten. Vid utbyte av semester eller annan ledighet mot sjukledighet måste anmälan göras på insjuknandedagen per telefon eller brev, eller e-post. Sjukvårdsersättning En arbetstagare har rätt till ersättning för följande former av sjukvård: Läkarvård, oralkirurgisk behandling eller psykologbehandling med högst 110 kr per besök. Sjukgymnastik med högst 65 kr per besök. Läkemedel på recept, egenavgiften ersätts. Sjukhusvistelse ersätts med högst 80 kr per dag. För att kostnaderna för läkarvård och sjukgymnastik ska ersättas måste dessa styrkas genom uppvisande av originalkvitto samt bevis på att kostnaden registrerats i högkostnadskort (kopia). Om kostnaden inte berättigar till registrering i högkostnadskort erhålls ingen ersättning. För att kostnaden för läkemedel ska ersättas måste receptspecifikationen lämnas. Dessa kvitton sänds till personalenheten för registrering och ersättning utbetalas i samband med lön. Ersättning för läkemedel och sjukvård som betalas av arbetsgivaren beskattas. Ersättning utgår inte för kvitton äldre än två år. Företagshälsovård Previa är högskolans leverantör av företagshälsovård. Vid besvär som upplevs som arbetsrelaterade kan du kontakta Previa, telefon 026-17 63 60 (receptionen) kl. 07.45-16.30. Adress: Staketgatan 32, 3 tr. Gävle. Tidsbokning mellan kl. 08.00-10.00.

10(16) Bildskärms- och/eller kontorsarbetsglasögon Arbetsgivaren bekostar bildskärms-/kontorsarbetsglasögon enligt ramavtal och fastställd prislista. F n gäller enligt ramavtal - Paketpris och Tillägg till bildskärmsglasögon inkl. Dataprogressiva (Datacomfort, TACT) hos Synsam service AB. Arbetstagare som har behov av bildskärms-/kontorsarbetsglasögon anmäler detta till sin närmaste chef. Den anställde ska vid besök hos optiker ta med Remiss till optiker (blanketten finns hos Previa, vår företagshälsa, hämtas vid besök) och inför optikerbesöket mäta upp de olika arbetsavstånden för sitt arbete vid bildskärm respektive skrivbord, se blankett Remiss till optiker. Vanliga progressiva glasögon betalas inte av arbetsgivaren, då dessa glasögon inte är ergonomiskt bra till bildskärmsarbete. Arbetsgivaren betalar inte heller några tillägg i övrigt. Aktuell prislista finns hos prefektens sekreterare. Lön/arvode Lärare med tjänst som överstiger 20 % erhåller månadslön. Kostnaderna för lön fördelas för närvarande efter varje schemaperiod d.v.s. fyra gånger per år. Varje lärare redovisar och signerar genomfört arbete efter varje schemaperiod. Forskningsmedel fördelas schablonmässigt ut med 1/12 per månad om ej annat överenskommits. Avstämning sker vid tjänstefördelningsredovisningen efter varje schemaperiod. För detta finns blanketten Bokföringsunderlag för lärares arbetstid. Denna tillhandahålls av ämnesekonomen/inst.sekreteraren som även meddelar inlämningsdatum för blanketten. Planering av lärarnas tjänster sker i samråd med studierektor i resp. ämne och justeras därefter innan bokföring. Lönen sätts in på Nordea personkonto. Om du vill ha lönen insatt på en annan bank måste du själv ta kontakt med din bank för överföring av lönen. Arbetstid/semester Alla arbetstagare har rätt till semester. Antalet semesterdagar för helt kalenderår är till och med det år arbetstagare fyller 29 från och med det år arbetstagaren fyller 30 från och med det år arbetstagaren fyller 40 28 dagar 31 dagar 35 dagar Sommarsemesteransökan ska lämnas senast 15/4 till prefektens sekreterare. (Semesteransökan hittar du på personalenhetens hemsida på adressen; http://www.hig.se/aa/pa/blanketter.html.) Prefekt beslutar om semester och kopia på beslutet delges sökande. Originalet sänds till personalenheten. Minst 20 dagars semester måste tas ut årligen. Sparas semesterdagar förutsätts att motsvarande antal dagar redovisas som tjänstgöring. Årsarbetstiden för lärare är 249 dagar inklusive 28, 31 eller 35 dagars semester, beroende på ålder (se ovan).

11(16) För teknisk- administrativ personal (TA-personal) gäller 39.45 timmars arbetsvecka (7.57 tim/dag). Flextid mellan kl.07-18. Obligatorisk närvaro mellan kl 9-15. Avdrag för lunch görs med 30 minuter per dag. Månadsvis tidrapport lämnas till kansliföreträdaren för attest. Timanställning Om timanställd personal anlitas ska detta i förväg förankras hos prefekt och ämnesföreträdare. Blanketten Anställningsavtal för timanställda ska vara ifylld och undertecknad av prefekt och arbetstagare innan arbetet påbörjas. (Blanketten hittar du på personalenhetens hemsida på adressen; http://www.hig.se/aa/pa/blanketter.html.) Lista för ersättningsnivåer finns hos ekonomerna. Detta underlag ska vara prefektens sekreterare till handa senast den sista vardagen i månaden för att lönen ska kunna betalas ut den 25:e i följande månad. (Observera att om timanställd har F-skattesedel och vill ha summan fakturerat i stället utbetalt via lön så ska ekonomerna kontaktas och ej anställningsavtal för timanställda fyllas i.) Det är särskilda regler avseende timanställningar för föreläsare som är bosatta utomlands. Föreläsare som ej är bosatta i Sverige måste fylla i Skatteverkets blankett om särskild inkomstskatt och lämna in denna samt kopia av passet i samband med att blanketten för timanställningen lämnas in till institutionen. Övrigt Postfack för personalen finns på plan 4 utanför institutionskansliet i rum 31:439. Där finns även fack för utgående post externt och internt. Posten hämtas och lämnas en gång per dag, cirka klockan 11 00. Om utgående post behöver gå iväg efter detta, kan var och en själv lämna post vid vaktmästeriet i hus Oden innan klockan 16.30. Kontakta kansliet om du ska skicka paket. (Adressetiketter och dylikt tas ut från postens hemsida www.posten.se). Kuvert finns i skåpet under postfacken. Skicka så mycket som möjligt med B-post. Du bör om möjligt även använda dig av Blackboard i stället för att göra stora utskick till studenterna. Kaffeautomat, fikarum och lunchrum finns på plan 4 hus 31 där du har tillgång till kyl, frys, micro och kokplatta. Tisdagar och torsdagar serverar institutionen fruktkorg i fikarummet. Restaurang Campus serverar dagens lunch dagligen där man även kan inköpa lunchkuponger. Kafeteria finns i ljusgången.

12(16) Styrdokument Följande dokument finns att hämta på högskolans hemsida www.hig.se/web/styrdokument.html. (2006-05-17) Anställningsordning för högskolans personal Antagningsordning Arbetsmiljöpolicy Arbetsordning för styrelsen Forskningsstrategi Handlingsplan för breddad rekrytering 2006-2008 Handlingsplan för krissituationer Högskoleförordningen Internationaliseringspolicy IT-policy Jämställdhetsplan 2004-2006 Jämställdhetspolicy Kanslibeslut Lokala föreskrifter till examensordningen Marknadsföringsplan 2005-2007 Miljöpolicy för Högskolan i Gävle Organisation för HiG med ansvarsfördelning och beslutsordning Organisation för HiG - tillämpning på miljöledningssystemet Planeringskalender för 2005/2006 Plan för likabehandling av studenter Rehabilitering Hanteringsanvisning Riktlinjer för examination Studieadministrativa rutiner - riktlinjer Tentamensföreskrifter Tillgänglighetsplan Upphandlingspolicy Verksamhetsmål för högskolan 2006-2008 Vision Vision för flexibel utbildning på distans Åtgärdsplan mot trakasserier - anställda Åtgärdsplan vid alkohol- och drogproblem Åtgärdsplan mot trakasserier - studenter Övergripande miljömål 2003-2005 Övertalighet Hanteringsanvisning Övrigt Arbetet med bolognaprocessen, se http://www.hig.se/bologna/

13(16) Kvalitetsarbete Kvalitetsutvecklingsprogram 2006-2008 Frankingrapport från HiG 2003-03-14 Självvärderingsrapporter, ämnen och program Självvärderingsrapport - kvalitetsarbete

14(16) Övrigt Utskick Det material som ska skickas ut till studenterna inför kursstart, välkomstbrev med mera lämnas till respektive ämnessekreterare i god tid innan utskicket ska postas. Studenterna ska ha materialet senast två veckor innan kursstart. Materialet lämnas via e-post, bifogat dokument. Välkomstbrev ska vara skrivna i högskolans brevmall, se http://intranet.hig.se/web/service.html, och ska innehålla nödvändiga uppgifter inför kursstart, tid och plats för första tillfälle, eventuell litteratur som det är bra att börja med (ska naturligtvis finnas med på litteraturlistan) samt kursens upplägg i övrigt. Till detta bifogar ämnessekreteraren kursplan, litteraturlista och schema. Reservantagning/efterantagning Om plats finns på kursen kan naturligtvis fler antas länge kursansvarig anser att det är möjligt. Vi måste vara noga med att den som kommer och vill gå kursen verkligen har sökt kursen och är behörig (eller har fått dispens). Antalet deltagare är kopplat till budget, få deltagare ger liten budgetram exempelvis. Registrering Kursansvarig ser till att upprop hålls och prickar av de närvarande samt skriver sin signatur på de registreringsunderlag som institutionskansliet tillhandahållit. Efter kursstarten lämnas registreringsunderlaget omedelbart till institutionskansliet för inregistrering eftersom studenten ofta är beroende av studiemedel från CSN. Eventuellt nytillkomna studenter meddelas till institutionskansliet. Vid omregistrering av studenter som tidigare gått kursen tar den studerande själv kontakt med kursansvarig som meddelar om det finns plats på kursen samt upplyser om eventuella förändringar i kursplan eller uppläggning sedan personen läste tidigare. Observera: man får inte tentera/läsa för högre betyg på en kurs (plussning). Ämnessekreteraren tar ut deltagar-, grupp- och adresslistor ur LADOK. Provrapportering Efter examination lämnas ett underlag med studentens resultat till respektive institutionssekreterare för inmatning i Ladok. Var noga med att ange rätt examinationsdatum! Rättningsprotokoll erhålles från respektive ämnessekreterare. Underlag lämnas automatiskt till läraren efter tentamen där vi vet tentamensdatum. I annat fall får läraren höra av sig när det finns något resultat att rapportera. Om det är enstaka personer som har gjort klart t ex en restuppgift, ta kontakt med ämnessekreteraren Kursansvarig kontrollerar att det är rätt grupp av studenter, rätt prov och provbenämning samt skriver datum. En arkivlista tas ut och lämnas till examinator för provet/momentet för

15(16) underskrift. Den underskrivna listan lämnas till respektive institutionssekreterare för arkivering. Särskild studiegång Vid särskild studiegång måste det göras upp mellan studenten och berörd lärare innan studenten påbörjar sin utbildning och den ska skrivas ner på ett papper som sedan ska lämnas in till respektive ämnessekreterare för att kunna registrera och rapporterar betyg. Provrapportering slutbetyg När en kurs är avslutad, dvs. när alla provresultat som ingår i kursen är överförda, tar institutionssekreteraren ut ett underlag för slutbetyg. Detta lämnas till examinator för sammanvägning av slutbetyg. Examinator lämnar tillbaka underlaget med slutbetyg till institutionssekreteraren som lägger in resultatet. Därefter tas en arkivlista ut som lämnas till examinator för kontroll och underskrift. Kursbevis När slutbetyg är överfört kan kursbevis skrivas ut på begäran av studenten efter kontroll av betald kåravgift. Kursbevis lämnas bara ut till studenten om denne erlagt erforderlig kåravgift. Ämnessekreterarna kontrollerar detta med studentkåren. Eftersom många programstudenter läser fristående kurser som de vill räkna in i sin examen, och därför vill ha examensbevis istället för kursbevis, skickar vi numera inte ut kursbevis utan särskild begäran. Kursbevis skrivs under av sekreteraren. Adressändring Genom HIG Student kan de studerande kontrollera sina personuppgifter och skicka ändringar avseende telefon och tidsbegränsad adress. Intyg Studerande kan begära intyg för olika ändamål, t ex A-kassa, studiemedel. Dessa tas ut ur LADOK. Kansliets telefon- och öppettider Öppettider: måndag-onsdag samt fredag kl 09.00-12.00 torsdag kl 13.00-15.00

16(16) Personalförteckning - kansli Prefekt för institutionen Lennart S Öhlund, telefon 026-64 86 42, e-post lod@hig.se. Agneta Carlsson, ämnessekreterare i ämnesavdelningen för psykologi. Telefon 026-64 89 48, e-post aco@hig.se. Helena Fors, institutionssekreterare, prefektens sekreterare, institutionsstyrelsens sekreterare. Telefon 026-64 84 90, e-post hpo@hig.se Tjänstledig till hösten 2007. Ann Gerhartz-Fa, institutionssekreterare, (vikarie för Helena Fors) prefektens sekreterare, institutionsstyrelsens sekreterare. Telefon 026-64 84 90, e-post aga@hig.se. Annette Gustafsson, ämnessekreterare i ämnesavdelningen för pedagogik. Telefon 026-64 85 22, e-post agn@hig.se. Camilla Gustafsson, institutionssekreterare och professorssekreterare. Telefon 026-64 86 30, e-post cgo@hig.se. Jörgen Karlsson, institutionsekonom. Telefon 026-64 85 44, e-post jkn@hig.se. (Tjänstledig t.o.m. 2006-06-30). Hans Rosén, It-tekniker. Telefon 026-64 50 97, 070-663 01 06, e-post hrn@hig.se. Lena Thavelin, ämnessekreterare i ämnesavdelningen för didaktik. Telefon 026-64 85 25, e-post ltn@hig.se. Martin Wagner, ämnesekonom. Telefon 026-64 84 41, e-post mwr@hig.se.