Revisionsrapport Granskning av fastigheters långsiktiga underhållsbehov Trelleborgs kommun Stefan Karlsson Februari 2014
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 4 2 Bakgrund och syfte 5 2.1 Revisionsfråga och kontrollfrågor 5 2.2 Avgränsningar 6 2.3 Metod 6 3 Dokumentation 7 4 Iakttagelser 8 4.1 Servicenämnden 8 4.2 Serviceförvaltningen 8 4.3 Ekonomi 9 4.4 Kommunens fastighetsinnehav och underhållsnivå 10 4.5 Principer för interna hyresavtal 11 4.6 Brukarperspektiv på fastighetsunderhåll 12 5 Granskningsresultat 15 5.1 Är servicenämndens hantering av fastigheters underhållsbehov ändamålsenligt 15 5.1.1 Revisionell bedömning 16 5.2 Servicenämnden har kännedom om underhållsbehovet (både kort- och långsiktigt) 16 5.2.1 Revisionell bedömning 16 5.3 Det finns en ändamålsenlig planering av fastighetsunderhållet (övergripande underhållsplan/prognos) 16 5.3.1 Revisionell bedömning 18 5.4 Det finns ändamålsenliga fastighetsspecifika underhållsplaner (aktuella, relevanta) 18 5.4.1 Revisionell bedömning 18 5.5 Servicenämnden får kontinuerlig information om hur underhållsarbetet fortlöper 19 5.5.1 Revisionell bedömning 19 5.6 Servicenämnden har tillräckliga resurser för fastighetsunderhåll 19 5.6.1 Revisionell bedömning 20 Figur 1. Organisationsplan fastighetsavdelningen inom serviceförvaltningen...9 Figur 2. Fördelning av kommunens lokalbestånd 2012...10 2
1 Sammanfattning Servicenämnden har formulerat mål och direktiv för underhållsarbetet och följer upp resultat och har uttryckt långsiktighet i arbetet med fastighetsunderhåll. Implementering av ett nytt system för fastighetsunderhåll pågår samtidigt med statusbesiktningar. Fastighetschefens bedömning är att det finns vissa eftersläpande underhållsåtgärder, men att det inte finns något underhållsberg. Det pågående arbetet med statusbesiktningar som underlag för indata till det nya underhållssystemet har förutsättningar att ge nämnden en god kännedom om underhållsbehovet även nedbrutet till mindre enheter. Ett flertal åtgärder genomförts för att förbättra fastighetsbeståndet under de senaste åren. Flera av årgärderna har gjorts genom investeringar, andra genom underhållsinsatser, beroende på åtgärdens art. Enligt god redovisningssed är underhållskostnader sådana kostnader som vidtas i syfte att bevara eller återställa en anläggnings tekniska eller funktionella status till den som gällde när anläggningen anskaffades. Åtgärder som leder till standardförbättringar räknas som investeringar. De skall aktiveras och skrivas av under sin ekonomiska livslängd. Systemet för underhållsplanering hanterar fastighetsspecifika underhållsplaner för flera år. För enskilda fastigheter redovisas underhållskostnaderna överskådligt för flera år framåt. Redovisningen sker för varje underhållsområde som t.ex. golv, väggar, dörrar invändigt, målning, installationer etc. Ett datablad för varje fastighet redovisar årsvis i såväl uppställda tabeller som grafiskt. Servicenämnden får fortlöpande information om det pågående arbetet med statusbesiktningar och underhållsplanearbetet. Budgetnivån för underhåll ligger på cirka 148 kr/kvm för egenägda lokaler, varav 106 kr/kvm avser planerat underhåll. Ur budget framgår att resterande underhåll fördelas på förebyggande och akut underhåll. Granskningens samlade bedömning är att servicenämndens hantering av fastigheters underhållsbehov är ändamålsenlig. 4
2 Bakgrund och syfte Kommunens fastigheter och lokaler kräver såväl löpande som periodiskt underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan detta leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder som ackumuleras samt att investerings- och reinvesteringsbehovet måste tidigareläggas. Ytterligare konsekvenser är att fastighetsbeståndet får en försämrad standard vilket leder till en försämrad arbetsoch brukarmiljö. Kommunens fastigheter förvaltas av Servicenämnden vad gäller främst verksamhetsfastigheter. Andra fastigheter förvaltas av bl.a. kommunens bostadsbolag Trelleborgshem AB vad gäller bostäder samt Trelleborgs Hamn AB och Östersjöterminalen AB. Revisorernas granskning avser Servicenämndens fastighetsförvaltning. 2.1 Revisionsfråga och kontrollfrågor Granskningen har genomförts enligt revisorernas formulerade revisionsfråga och revisionskriterier. Är servicenämndens hantering av fastigheters underhållsbehov ändamålsenligt? Granskningen avgränsas till följande revisionskriterier Servicenämnden har kännedom om underhållsbehovet (både kort- och långsiktigt) Det finns en ändamålsenlig planering av fastighetsunderhållet (övergripande underhållsplan/prognos) Det finns ändamålsenliga fastighetsspecifika underhållsplaner (aktuella, relevanta) Servicenämnden får kontinuerlig information om hur underhållsarbetet fortlöper Servicenämnden har tillräckliga resurser för fastighetsunderhåll 5
2.2 Avgränsningar Granskningen avser servicenämndens arbete med fastighetsunderhåll verksamhetsåren 2012 och 2013. Granskningen avser servicenämndens hela fastighetsbestånd. 2.3 Metod Granskningen har genomförts genom en kartläggning av fastighetsbeståndet och vilka resurser som läggs på underhåll. I jämförelser redovisas i tillämpliga delar etablerade nyckeltal för branschen. Granskning av servicenämndens rutiner för inventering av underhållsbehov, planering och uppföljning har genomförts genom intervjuer och dokumentgranskning. Intervjuer/samtal har genomförts med servicenämndens ordförande, vice ordförande och fastighetschefen. Intervjuer har även genomförts med kulturnämndens, bildningsnämndens och fritidsnämndens ordförande. 6
3 Dokumentation Vi har gått igenom bl.a. följande dokumentation: Reglemente för Servicenämnden, beslutat av kommunfullmäktige den 28 februari 2011, 101. Delårsbokslut 2013-01-01 2013-08-31, Servicenämnden 113 Verksamhetsplan för 2013, Servicenämnden 138, 2012-09-11 Verksamhetsplan för 2014, Servicenämnden 102, 2013-09-24 Budget 2014 och flerårsplan för 2015-2016, Servicenämnden 96, 2013-04-02 Budget för 6530 Fastighet 2013 Internkontrollplan för 2013, 138, Servicenämnden 2012-12-11 Principer för interna hyresavtal i Trelleborgs kommun, Dnr: KS 2012.358 Organisationsplan för Serviceförvaltningen Exempel på underhållsplan per fastighet för 10-årsperiod (Ajgeldingerska Villans förskola) RKR:s (rådet för kommunal redovisning) rekommendation nr 11.4 Lag (1997:614) om kommunal redovisning Samtliga protokoll år 2013 vad avser innehåll om fastighetsunderhåll för bildningsnämnden, socialnämnden, fritidsnämnden, kulturnämnden och servicenämnden. Även samtliga protokoll för servicenämnden år 2012. Slutredovisning investeringsprojekt 41750 Flytt av museum. 2013-02-12 Kulturnämnden. Övrig dokumentation Repab faktaserie nyckeltal för kostnader och förbrukningar ISSN 1404-6377. 7
4 Iakttagelser 4.1 Servicenämnden Servicenämndens ansvarsområde framgår ur reglemente för Servicenämnden. Av detta framgår att nämnden ska fullgöra kommunens uppgifter och ansvara för frågor beträffande kommunens fastigheter med lokaler för kommunal verksamhet, den totala lokalförsörjningen till de kommunala verksamheterna samt samordning och verkställighet av kommunens ny-, om- och tillbyggnadsverksamhet. Servicenämnden ska även i övrigt vara kommunens organ för fastighets- och bostadsfrågor. Kommunens hamnområde, specialfastigheter förvaltade av annan nämnd eller kommunstyrelsen, samt de fastigheter som upplåts externt av tekniska nämnden är undantagna från nämndens ansvar. Serviceförvaltningen är den verksamhet som betjänar servicenämnden och fullgör dess verksamhetsansvar. Servicenämnden arbetar med verksamhetsplaner och verksamhetsuppföljning. I granskingen har vi funnit redovisning av arbete med underhållsåtgärder och investeringsarbeten. Servicenämndens internkontrollplan, vad gäller fastighetsavdelningen, redovisar åtgärder av säkerhetskaraktär som kontroller av brandskydd och skydd mot vattenläckor. Nämnden följer verksamheten genom indikatorer och nyckeltalsredovisning. För budgetåret 2013 anges mål för lokaleffektivitet, nöjd-brukar-index, antal skadegörelser och klotter på fastigheterna, energiförbrukning i kommunens fastigheter m.m. 4.2 Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen utför servicetjänster åt kommunens förvaltningar vars verksamhet huvudsakligen är uppdragsstyrd och uppdragsfinansierad. Fastighetsavdelningen svarar för drift och underhåll av kommunens fastighetsbestånd samt byggprojekt. Avdelningen består av cirka 30 medarbetare. Nedanstående figur visar organisationsplan för fastighetsavdelningen. 8
Figur 1. Organisationsplan fastighetsavdelningen inom serviceförvaltningen Fastighetschefen anser att verksamheten har tillräckliga personalresurser för att klara arbetet med underhåll. Den relativt nya organisationen med en samlad fastighetsavdelning, istället för som tidigare en byggprojektavdelning och en driftavdelning, gör att det är lättare att arbeta över gränserna. Det är inte längre skilda uppdrag utan alla berörda handläggare arbetar med såväl drift som nyproduktion. 4.3 Ekonomi Ur delårsbokslutet per den 2013-08-31 framgår att nämnden har en budgetavvikelse med -10,8 Mkr. Helårsprognosen pekar på en negativ avvikelse mot budget med -15 Mkr. Fastighetsavdelningens del av detta prognostiserade resultat är -6,3 Mkr. Ur kommentarerna kan utläsas att det sista tertialet år 2013 förväntas vara oförändrat mot budget genom att åtgärder vidtas för omprioritering av underhållsåtgärder. Underskottet beror enligt nämnden huvudsakligen på ökade fjärrvärmekostnader, ökade nätavgifter för el och gas och att nämnden belastas för kostnader för s.k. utvecklingsfastigheter. Noterbart är att förbrukning av driftmedia inte ökat jämfört med år 2012 och att en omdisponering inom nämndens 9
verksamhetsområde gjordes i början av året då 2 Mkr tillfördes fastighetsverksamheten för att kompensera för ökade driftmediakostnader. 4.4 Kommunens fastighetsinnehav och underhållsnivå Figur 2. Fördelning av kommunens lokalbestånd 2012 Trelleborgs kommun är en stor användare av verksamhetslokaler. Fastighetsytan (BRA = Bruksarea) som förvaltas av Servicenämnden uppgår till totalt cirka 246 774 kvm, varav egenägda fastigheter utgör 184 021 kvm. Lokalernas användning fördelas enligt ovanstående diagram (figur 2). Kostnaden för underhåll ingår i hyran och tas ut med en i förväg fastställd kostnad per kvm och lokaltyp. Det som tillkommer är inventarier och åtgärder vid om- och tillbyggnad. Det finns vissa typer av fastigheter där principen inte fungerar. Det är t.ex. kulturbyggnader där det inte finns några hyresintäkter. Frågan är lyft till kommunstyrelsen för besked om hur underhållskostnaderna för denna typ av byggnader ska hanteras. Serviceförvaltningen arbetar med en underhållsplan. Nyligen har införskaffats ett nytt IT-baserat fastighetssystem som kallas DeDu och som är vanligt förekommande inom kommunal fastighetsförvaltning. Fastighetssystemets delar, som är klara för användning, är hantering av arbetsorder och felanmälan. 10
Applikationen för underhållsplanering är under implementering. Orsaken till att det finns en implementeringsfas är att förvaltningen samtidigt genomför omfattande statusbesiktningar i hela fastighetsbeståndet. Åtgärder för energibesparing, riskkontroller och mindre åtgärder som målning och lagning görs då också. Planerat underhåll uppgår i budget för 2013 till 19,5 Mkr, förebyggande underhåll till 4,8 Mkr och akut underhåll till 2,9 Mkr. Fastighetschefen redovisar att det inte finns något underhållsberg. Viss eftersläpning av en del underhållsarbeten finns, men de har fasats ut efterhand. Verksamheten verkar för att komma i kapp med en del sådana arbeten som avser bl.a. takbyten och omfattande utbyten av ventilationssystem, men där omfattningen varit sådan att det istället för underhåll har varit nödvändigt att göra investeringsarbeten. 4.5 Principer för interna hyresavtal Kommunstyrelsen har beslutat om principer för interna hyresavtal i Trelleborgs kommun (2012-05-28, Dnr 2012.358). Intern hyra avser den ersättning som en brukande enhet betalar till serviceförvaltningen för upplåtelse av en lokal. De komponenter som ingår i hyran är: Kapitalkostnad som utgörs av avskrivning och intern ränta på bokfört värde. Kostnad för mediaförbrukning (uppvärmning, el och vatten). Kostnad för fastighetsskötsel och sophämtning. Planerat underhåll ingår med ett schablonbelopp per kvm/bruksarea som härleds till budgeterad kostnad för planerat underhåll enligt kommunens underhållsplan per objekt/verksamhet. Övriga underhållskostnader som löpande och felavhjälpande underhåll samt akut underhåll och åtgärder efter skadegörelse. Förvaltningsgemensamma kostnader för fastighetsavdelningen enligt en fastställd fördelningsgrund. Kostnader för premier för fastighetsförsäkring. Övriga driftkostnader. 11
4.6 Brukarperspektiv på fastighetsunderhåll Intervjuer har genomförts med ordföranden för kulturnämnden, bildningsnämnden och fritidsnämnden i syfte att få en bild av nämndernas syn på fastighetsunderhållet ur ett brukarperspektiv. De frågor vi ställt till respektive ordföranden är: 1. Anser du som ordförande för en lokalanvändande nämnd att de lokaler som er verksamhet använder har ett tillräckligt underhåll? 2. Om svaret är nej på fråga 1, på vilket sätt har ni kommunicerat det med serviceförvaltningen alternativt KS/KF. 3. Ange konkreta exempel på eftersatt underhåll, kommunikation med serviceförvaltningen och/eller formell hantering genom nämndbeslut som avser fastighetsunderhåll 4. Övriga kommentarer och upplysningar. Fråga 1 Ordföranden för kulturnämnden och bildningsnämnden svarar att de anser att de lokaler de använder har ett tillräckligt underhåll. Fritidsnämndens ordförande anser inte att alla lokaler har tillräckligt underhåll. Kulturnämndens ordförande ger exempel på bibliotek och museum som nyligen renoverats och blivit bra. Han har inte heller uppfattat någon kritik gällande parken eller kulturskolan. När det gäller kulturmagasinet så hyrs det via serviceförvaltningen av en privat fastighetsägare. Det har varit problem under ganska lång tid med att fastighetsunderhåll och investeringsprojekt har dragit ut på tiden. Åtgärder är nu genomförda. Bildningsnämndens ordförande anser att fastighetsunderhållet är bra på ett övergripande plan. På förvaltningen finns en handläggare som kommunicerar med serviceförvaltningen om fastighetsunderhåll. Han anser att det ger rektorer möjlighet att ägna sig åt sitt pedagogiska ledarskap. Fritidsnämndens ordförande anser att fastighetsunderhållet blivit mycket bättre under senare år, men en del lokaler ger problem för verksamheten. 12
Fråga 2 Enligt fritidsnämndens ordförande har inga problem med fastighetsunderhåll varit av sådan art att det krävts något ärende till nämnden. Dialogen förs mellan fritidsförvaltningen och serviceförvaltningen. Ordföranden för kulturnämnden och bildningsnämnden har inga kommentarer till frågan så de svarat ja på fråga 1. Fråga 3 Kulturnämndens ordförande anger att i den formella slutredovisningen av investeringsprojektet för flytt av museum beskrivs fördröjningar av projektet med anledning av oklarheter om kostnadsfördelning mellan kulturförvaltning, serviceförvaltning och privat fastighetsägare. Bildningsnämndens ordförande anger inga exempel Fritidsnämndens ordförande anger skytteverksamheten som har problem med lokaler som behöver åtgärdas. Myndighetsbeslut har stängt skytteverksamheten p.g.a. ljudproblem och klagomål från grannar. Några källarlokaler på Köpingeskolan är inte i tillräckligt bra standard, t.ex. bordtennislokal. Det största problemet med att dessa lokaler inte åtgärdats tillräckligt, är att det tar för lång tid enligt ordföranden. Samtidigt påpekar han att det blivit bättre och att stora underhållsåtgärder, om- och nybyggnader förbättrat situationen under de senaste åren. Fråga 4 Ordföranden för kulturnämnden anser att det förr varit ett stort problem med lokaler och fastighetsunderhåll. Han anser att den nya organisationen med en serviceförvaltning har medfört att många investeringar genomförts och underhållsinsatserna med samtidig genomgång av energisparåtgärder är positivt. Bildningsnämndens ordförande framför att fastighetsunderhåll inte har varit några stora frågor som engagerat allmänhet, elever eller föräldrar inom nämndens område. Däremot vill ordföranden påpeka att han anser att det ökade underhållet och investeringarna lett till för höga lokalkostnader för nämnden. 13
Ordföranden för fritidsnämnden anser att det skett stora förbättringar av fastighetsunderhållet ur ett helhetsperspektiv, men att det kvarstår vissa åtgärder som han anser tar för lång tid. Bl.a. pekar han på åtgärder som kräver bygglov och som tar tid. Det största problemet, anser han, är att organisationen med en serviceförvaltning är för tungrodd och att åtgärder tar för lång tid i jämförelse med den tidigare organisationen när fritidsnämnden själv beslutade om åtgärder. 14
5 Granskningsresultat 5.1 Är servicenämndens hantering av fastigheters underhållsbehov ändamålsenligt Den verksamhetsplan för servicenämnden som är antagen för 2013 beskriver de områden som nämnden prioriterar. Effektmålen anger bl.a. att underhållskostnaderna ska minska genom snabb och bra service. Som indikator för effektmålet anges att 7,0 antal skadetillfällen per 1000 invånare för år 2013 och en minskning med 0,1 per år för de följande två åren. I verksamhetsplanen anges att det långsiktiga arbetet med underhållsplanering ska intensifieras under 2013 samt att arbetet under de kommande åren ska präglas av långsiktiga projekt avseende planerat underhåll men även energibesparing och investerings/byggprojekt. I sammanfattningen för verksamhetsplanen anger nämnden att kommuninterna heltäckande hyresavtal med tydliga principer, planerat underhållssystem för de kommunägda fastigheterna och en lokalförsörjningsprocess med fleråriga fastlagda planer ska vara prioriterade arbetsområden. Verksamhetsplanens mål tillsammans med övrig uppföljning redovisas i delårsrapport och årsredovisning. Den senaste delårsrapporten per den 31 oktober 2013 redovisar viktiga händelser, verksamhetsuppföljning, måluppfyllelse, ekonomi, investeringar och personalredovisning samt förväntad utveckling. För underhållsåtgärder beskrivs det pågående arbetet med implementering av underhållsplan och samtidiga statusbesiktningar. Arbetet med underhållsplanering fortsätter, under året pågår statusbesiktningar som kommer utgöra grund för långsiktigt arbete. Resultatet av besiktningarna implementeras i förvaltningens fastighetssystem för optimal uppföljning. Av intervjuer med ordförande för bildningsnämnden, kulturnämnden och fritidsnämnden framgår att de huvudsakligen anser att de lokaler som verksamheter under deras ansvar använder har ett tillräckligt underhåll. Det anges exempel på enskilda lokaler där de inte är helt nöjda med lokalstandarden, men som helhet framförs att lokalerna blivit mycket bättre under senare år. Ordföranden för fritidsnämnden riktar kritik mot att åtgärderna för några lokaler tar för lång tid. 15
5.1.1 Revisionell bedömning Vår bedömning är att servicenämnden har en tydlig inriktning på att verksamhetens arbete med fastighetsunderhåll prioriteras. Nämnden har formulerat mål och direktiv för underhållsarbetet och följer upp resultat. Nämnden har uttryckt långsiktighet i arbetet med fastighetsunderhåll. Verksamhetens arbete med att genomföra statusbesiktningar av alla byggnader, samtidigt som systemet för underhåll implementeras, är tids- och resurskrävande men har förutsättningar att ge ett bra underlag för det fortsatta arbetet med fastighetsunderhåll. 5.2 Servicenämnden har kännedom om underhållsbehovet (både kort- och långsiktigt) Implementering av ett nytt system för fastighetsunderhåll pågår samtidigt med statusbesiktningar. Fastighetschefens bedömning är att det finns vissa eftersläpande underhållsåtgärder, men att det inte finns något underhållsberg. De budgeterade medel som finns för fastighetsunderhåll och förhållandet mellan planerat underhåll och akut underhåll, tyder på att det huvudsakligen finns kännedom om underhållsbehovet även i nuläget. 5.2.1 Revisionell bedömning Vår bedömning är att servicenämnden i huvudsak har kännedom om underhållsbehovet för kommunens fastigheter. Det pågående arbetet med statusbesiktningar som underlag för indata till det nya underhållssystemet har förutsättningar att ge nämnden en god kännedom om underhållsbehovet även nedbrutet till mindre enheter. 5.3 Det finns en ändamålsenlig planering av fastighetsunderhållet (övergripande underhållsplan/prognos) Serviceförvaltningen har ett nyligen införskaffat IT-baserat fastighetssystem. Det tidigare systemet ansågs ha brister såväl i funktion som för de indata som användes. 16
Det nya systemet är vanligt inom kommunal fastighetsförvaltning och hanterar, utöver underhållsplanering, även felanmälningar och arbetsorder. Serviceförvaltningen implementerar systemet genom att genomföra omfattande statusbesiktningar i hela fastighetsbeståndet för att de underhållsplaner som skapas ska bygga på korrekta indata. Ur intervjuer framgår att ett flertal åtgärder genomförts för att förbättra fastighetsbeståndet under de senaste åren. Flera av årgärderna har gjorts genom investeringar. Under en fastighets livslängd behövs insatser för att behålla anläggningen i dess ursprungliga skick. Det kan också med tiden behövas åtgärder för att förbättra standarden och/eller förändra fastighetens användningsområde. Beroende på åtgärdens art redovisas utgiften som en kostnad för underhåll, något som belastar driften det år åtgärden utförs, eller som en investering, dvs. som en tillgång och där värdeminskningen (avskrivningarna) belastar driften under tillgångens livslängd. Enligt god redovisningssed är underhållskostnader sådana kostnader som vidtas i syfte att bevara eller återställa en anläggnings tekniska eller funktionella status till den som gällde när anläggningen anskaffades. Åtgärder som leder till standardförbättringar räknas som investeringar. De skall aktiveras och skrivas av under sin ekonomiska livslängd. Vid större ombyggnationer eller renoveringar kan det uppstå definitionsproblem om vad som skall räknas som underhållskostnad respektive investering. Ofta måste det ske en fördelning av kostnaderna på underhåll och investering. Bedömning av hur kostnaderna ska bokföras måste ske redan i planeringsstadiet för att få ett rättvisande underlag till investeringsbudgeten. Fastighetschefen har redogjort för att vissa underhållsinsatser visat sig vara så omfattande att det istället varit nödvändigt att vidta en investeringsåtgärd. Sådana exempel avser t.ex. hela utbyten av tak och hela utbyten av ventilationssystem i byggnader. 17
5.3.1 Revisionell bedömning Vår bedömning är att fastighetsavdelningens arbete med underhållsplanering är ändamålsenlig. Pågående statusbesiktningar för att få korrekta indata i systemet ger förutsättningar får planering och prognoser. Vi bedömer också att förvaltningens hantering av underhållskostnader överensstämmer med de definitioner och specifikationer som finns i den kommunala redovisningslagen 1 och i RKR:s (rådet för kommunal redovisning) rekommendation nr 11.4 Materiella anläggningstillgångar 2. 5.4 Det finns ändamålsenliga fastighetsspecifika underhållsplaner (aktuella, relevanta) Systemet för fastighetsspecifika underhållsplaner är under implementering genom kommunens nya fastighetssystem. Samtidigt avhjälps mindre brister och en översyn av behovet av energiåtgärder görs liksom kontroller av risker som kan uppstå för fastigheten. (se även under avsnitt 5.3) Systemet för underhållsplanering hanterar fastighetsspecifika underhållsplaner för flera år. För t.ex. Ajgeldingerska Villans förskola, som vi tagit ut som exempel, redovisas underhållskostnaderna överskådligt för åren 2014 2019. Redovisningen sker för varje underhållsområde som t.ex. golv, väggar, dörrar invändigt, målning, installationer etc. Ett datablad för varje fastighet redovisar årsvis i såväl uppställda tabeller som grafiskt. 5.4.1 Revisionell bedömning Vi bedömer att det finns ändamålsenliga fastighetsspecifika underhållsplaner. Statusbesiktningar för att ge korrekta indata till underhållssystemet ger förutsättningar för att underhållsplaner redovisar underhållsbehov på fastighetsspecifik nivå. 1 Lag (1997:614) om kommunal redovisning 2 Utgifter för reparation och underhåll av en materiell anläggningstillgång som syftar till att vidmakthålla tillgångens egenskaper ska redovisas som en kostnad den period de uppkommer. 18
5.5 Servicenämnden får kontinuerlig information om hur underhållsarbetet fortlöper Under avsnitten 5.1 och 5.2 ovan beskrivs nämnden verksamhetsplanering och uppföljning samt nämndens kännedom om underhållsbehovet. Fastighetschefen anger i intervjuer att nämnden får fortlöpande information om det pågående arbetet med statusbesiktningar och underhållsplanearbetet. 5.5.1 Revisionell bedömning Vår bedömning är att servicenämnden får kontinuerlig information om hur underhållsarbetet fortlöper. 5.6 Servicenämnden har tillräckliga resurser för fastighetsunderhåll I vår intervju med fastighetschefen uppger han att det finns tillräckliga resurser för fastighetsunderhåll. På frågan hur verksamheten skulle hantera frågan om det inte vore så, svarar han att alla resursfrågor hanteras i budgetprocessen. Som tidigare beskrivits pågår ett relativt omfattande arbete med att statusbesiktiga alla byggnader i samband med införande av nytt underhållssystem. Nivån mellan planerat och akut fastighetsunderhåll i budget indikerar inte att onormalt omfattande eftersatt underhåll resulterar i akuta underhållsinsatser. Budgetnivån för underhåll ligger på cirka 148 kr/kvm för egenägda lokaler, varav 106 kr/kvm avser planerat underhåll. Ur budget framgår att resterande underhåll fördelas på förebyggande och akut underhåll. Begreppet förebyggande underhåll används ibland även som planerat underhåll eftersom det anses som tidsplanerat och inte är av akut karaktär. Fördelningen mellan planerat underhåll och akut underhåll bör enligt vanliga branschnyckeltal fördelas 70/30. Generellt kan sägas att ju lägre andel av underhållet som är akut är fördelaktigt eftersom akuta fel ofta är mer kostsamma och orsakar följdskador och störningar i verksamheten. Konsultföretaget REPAB redovisar årligen statistik och beräknar riktvärden för årskostnader rörande kommunal fastighetsförvaltning. Statistiken som presenteras 19
används som vedertagna nyckeltal av såväl privat som offentlig fastighetsförvaltning för jämförelser och statistik. Det genomsnittliga nyckeltal som de anger som riktvärde för underhåll är cirka 155 kr/kvm 3. Det ska observeras att nyckeltalet bygger på insamlade data och statistik. Nyckeltalen är avsedda att användas för budgetarbete, årskostnadsanalyser och projekteringsarbeten m.m. Flera faktorer påverkar avvikelser mot nyckeltalen och bör beaktas. Sådana faktorer är t.ex. omfattning av lokaltyper, gränsdragning för ansvarsfördelning, taxor och ambitionsnivåer hos fastighetsägaren. I granskningen har jämförelsen med nyckeltalen endast till syfte att ge en indikation på omfattningen av underhållskostnaderna. Underhållskostnader beror på flera faktorer som beståndets ålder, kvalitetsval i teknik och naturligtvis ambitionsnivå. 5.6.1 Revisionell bedömning Vår bedömning är att Servicenämnden har tillräckliga resurser för fastighetsunderhåll och att nuvarande budget för underhållsnivå är rimlig. Redovisad underhållskostnad omfattar såväl planerat som akut underhåll. 3 Repab fakta 2013, Nyckeltal för kostnader och förbrukningar Kontor, Förskolor, Vårdbyggnader (avseende omsorgslokaler), Skolor och bostäder. Nyckeltalen är ett genomsnitt av de totala värdena för typfastigheter 1-3 för varje kategori och omräknat med faktor 0,8 till BTA (bruttoarea). Underhållskostnaderna omfattar felavhjälpande underhåll och planerat underhåll för mark, utvändig byggnad, invändig byggnad och installationer. 20
Trelleborg den 11 februari 2014 Stefan Karlsson Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare 21