Gemensam informationspolicy för Linköpings kyrkliga samfällighet Fastställd av kyrkofullmäktige 12 november 2003
Dokument 1: Övergripande mål för informationsverksamheten inom Linköpings kyrkliga samfällighet och dess församlingar Dokument 2: Mål för samfällighetens egen informationsverksamhet Dokument 3: Organisation av samfällighetens informationsverksamhet 1
Dokument 1 Övergripande mål beträffande informationspolicy, gemensamma för Linköpings kyrkliga samfällighet och dess församlingar Församlingarna och samfälligheten ska tillsammans informera om sina verksamheter på ett sätt som ger samtliga kyrkotill-höriga möjlighet att uppfatta sig som delaktiga i kyrkans verksamhet och att delta i ansvarstagandet för församlingarnas och Svenska kyrkans angelägen-heter informera sina förtroendevalda på ett sätt som underlättar väl underbyggda beslut inom ramen för beslutade regelverk och med kännedom om olika nivåers policybeslut informera sina anställda på ett sätt som uppfyller formella krav och rimliga förväntningar på en god arbetsgivare informera samhällsorgan och massmedia på ett sätt som uppfyller formella krav och rimliga förväntningar på en kristen kyrka som arbetar för ett rättvist och öppet samhälle och en fördjupad demokrati samt bidrar till att etablera och behålla tillit och förtroende och medverka vid debatter genom denna information främja solidariteten och sammanhållningen mellan församlingarna i samfälligheten och inom Svenska kyrkan Församlingarnas och samfällighetens information skall vara allsidig, öppen och saklig och ha en tydligt angiven avsändare. 2
Dokument 2 Samfällighetens egen informationsverksamhet 1 Samfälligheten ska informera inom sina egna ansvarsområden till kyrkotillhöriga, förtroendevalda, anställda, samhällsorgan och massmedia på ett sätt som är direkt tillgängligt för alla och stöder församlingarnas information. A Detta innebär bl a att samfälligheten vad gäller arbetsgivaransvaret ska * uppfylla det arbetsrättsliga informationsansvaret, bl a MBL i de delar som åvilar samfälligheten, * informera om anställningsregler och löneavtal, * informera om företagshälsovård och friskvårdsavtal för anställda, * informera om arbetsmiljöfrågor i de delar som åvilar samfälligheten. (Arbetsmiljöansvaret för församlingarna och dess verksamhet åvilar kyrkoherden), * informera om personuppgiftslagen (PUL), * framställa ett internt informationsblad med 8-10 nummer per år. B vad gäller begravningsverksamheten ska * framställa informationsskrifter och informera genom press, radio och TV samt kyrkoförvaltningens hemsida, * samordna kyrkogårdens dag, kyrkogårds- och växtvandringar, C vad gäller det ekonomiska ansvaret ska * framställa och publicera (i tryck och på hemsida) verksamhetsplan, budget, årsredovisning och kassaflödesanalys, * varje år översända en årsredovisning för samfällighetens och församlingarnas verksamhet och ekonomiska resultat till berörda intressenter och massmedia. D vad gäller ansvaret för fastigheterna ska * informera om och redovisa pågående byggprojekt för media och allmänhet och på kyrkoförvaltningens och församlingarnas hemsidor, * i samarbete med församlingarna ge kyrkotillhöriga möjlighet delta med synpunkter och förslag vid kyrkoombyggnad eller ny utsmyckning av kyrka eller församlingsgård. E vad gäller valorganisationen ska * informera om kyrkovalen i press, etermedia, på samfällighetens hemsida, * bistå valfunktionärer och valmedarbetare i församlingar och samfällighet, * före och efter genomfört kyrkoval ansvara för presentationen av kandidater och valda ledamöter i församlingarnas och samfällighetens organ. 3
2 Samfälligheten ska erbjuda församlingarna stöd inom deras egna ansvarsområden. Dessa erbjudanden kan A vad gäller församlingarnas information till sina kyrkotillhöriga och dem som vistas inom församlingen avse bl a * reklam- och marknadsföringsinsatser såsom trycksaker, affischer, annonser och utställningar, * IT-information samt radio- och TV-produktion, * layout och grafiskt arbete vid framställning av original för trycksaker och församlingsblad. till i princip självkostnadspris, * stöd för församlingarnas arkivhantering så att arkiven på ett gott sätt speglar församlingarnas mångsidiga verksamhet och på ett tillfredsställande sätt kan hållas tillgängliga för församlingstillhöriga och allmänhet. B vad gäller församlingarnas information till sina förtroendevalda avse bl a * att framställa ett internt informationsblad med 8-10 nummer per år, * att kontinuerligt lämna information om verksamheten och den ekonomiska ställningen samt förmedla information om policybeslut i Linköpings stift och i Svenska kyrkan, * att erbjuda utbildnings- och informationsdagar som relaterar till uppdraget i församling eller samfällighet. C vad gäller församlingarnas information till sina anställda avse bl a * att framställa ett internt informationsblad med 8-10 nummer per år, * att en gång per år anordna en samfällighetens dag för alla anställda, * att anordna fortbildning inom informationsområdet, t ex grundläggande informationsutbildning, presentationsteknik och digitalkamerateknik, * att anordna fortbildning och information om hanteringen av register och information enligt personuppgiftslagen (PUL). D 2003.11.12 vad gäller församlingarnas information till samhällsorgan och massmedia avse bl a * att bistå när det gäller att ge myndigheter och berörda intressenter den information som bedöms vara av vikt för deras handläggning av olika ärenden, * att bistå vid inbjudan till presskonferenser och utformning av pressinformation. 3 Samfälligheten ska skapa en informationsgrupp inom vilken samfällighetens och församlingarnas informationsverksamhet kan samordnas och stödja varandra samt erbjuda församlingarna att delta i detta arbete. 4 Samfälligheten ska underlätta för alla samfällighetens kyrkotillhöriga, inklusive förtroendevalda och anställda, samt för samhällsorgan och massmedia att få till- gång till information om Linköpings stifts och Svenska kyrkans verksamhet och möjligheter att ge synpunkter och delta i diskussioner i aktuella 4
Dokument 3 Organisation av samfällighetens informationsverksamhet För styrning av samfällighetens egen informationsverksamhet ska finnas en informationskommitté. För samordning av samfällighetens informationsverksamhet med församlin-garnas informationsverksamheter ska finnas en informationsgrupp. Informationskommittén Informationskommittén ansvarar under kyrkonämnden för samfällighetens egen informationsverksamhet och för samordningen av denna med församlingarnas informationsverksamhet. Detta ansvar gäller främst policyfrågor och ansvaret för information till förtroendevalda. Kommittén består av förtroendevalda ledamöter utsedda av kyrkonämnden med representanter för församlingarnas kyrkoråd. Informationssekreteraren är ansvarig tjänsteman. Informationsgruppen Samfälligheten skapar en informationsgrupp med operativt ansvar för att samordna samfällighetens och församlingarnas informationsverksamheter och erbjuda de enskilda församlingarna (och kyrkoförvaltningen) stöd, när de ställs inför svåra informationsuppgifter. Gruppen leds av samfällighetens informationssekreterare. Församlingarna erbjuds att medverka i denna verksamhet genom att utse en eller flera anställda som medlemmar i gruppen. Kyrkoherdarna ansvarar för att sådana församlingsrepresentanter är väl förankrade i församlingarnas informationsverksamhet och genom arbetsplanering och fortbildning får rimliga möjligheter att fullgöra sina informationsuppgifter. Genom denna organisationsform kan församlingarna rådgöra med varandra i informationsfrågor, både gemensamt och speciella för respektive församling. De olika församlingarnas och samfällighetens informationsinsatser kan samordnas, och en enskild församling kan få stöd av andra församlingar och av kyrkoförvaltningen, när den har svårt att klara en informationsuppgift själv. Informationsgruppen ska bl a: - gemensamt planlägga och genomföra både interna och exerna informationsaktiviteter, - vid behov samordna informationsinsatser så att övergripande budskap kan föras ut samtidigt och på ett icke motstridigt sätt, - fungera som samtalspartner och referensgrupp, då kommunikationsfrågor dryftas inom Linköpings kyrkliga samfällighet, - planlägga kommunikationsrelaterade utbildningar och tema-sammankomster, - vid behov adjungera annan specialkompetens. 5