Kiito-finansiering Godtagbara kostnader och projektuppföljning Finansieringsvillkoren: De minimis-stöd för företag 5.5.2017 Copyright Tekes
Ansvarig projektledare: Läs noggrant igenom finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren och eventuella särskilda villkor så att du kan agera i enlighet med dem. Gå igenom beslutet och villkoren med ekonomiförvaltningen/revisionsbyrån och skicka beslut och villkoren för kännedom också till revisorn Ge en fullmakt för rapportering och redovisning till de personer som kommer att sköta frågor om projektet i Tekes-nätservice Rådgivningstjänsten hjälper dig, tfn 029 505 5051 Anvisning för rapportering i nätservicen Sänd meddelande om godkännande av finansieringsbeslutet via Tekes nätservice Ordna projektbokföringen och uppföljning av arbetstiden genast när projektet har inletts
Projektbokföring Finansieringsmottagaren ska ordna sin bokföring så, att de kostnader som orsakas av projektet kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras. Uppföljning av arbetstiden är en del av projektbokföringen (se följande diabild.) Projekthandlingarna och övrigt material (inkl. den personliga arbetstidsuppföljningen) som behövs för kontrollen och revisionen av projektet ska förvaras i minst tio år från den sista betalningsposten för projektet.
Arbetstid som använts för projektet Alla som arbetar för projektet ska föra en arbetstidsuppföljning på timnivå över det arbete som utförts för projektet (blankettmall på Tekes webbplats) Utöver projekttimmarna ska även den totala arbetstiden följas upp, om arbetstidslagen inte tillämpas på personen eller om en arbetstid inte har fastställts för personen Utförda arbetstimmar ska hänföras till de dagar då arbetet utfördes Den ansvariga projektledaren eller den anställdas chef ska bestyrka arbetstimmarna minst en gång per månad Bekräftelsen ska noteras i uppföljningssystemet Material om arbetstidsuppföljning, timspecifik uppföljningsrapport samt fastställda månatliga sammandrag, ska förvaras i tio år från och med utbetalningen av projektets sista betalningspost. Tekes har rätt att låta bli att godkänna penninglöner delvis eller helt, om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats enligt de allmänna villkoren
Allmänna redovisningsprinciper Den uppdaterade projektplanen utgör en del av finansieringsbeslutet och fungerar som grund för godkännandet av kostnaderna Projektets ansvariga ledare rapporterar om projektets framskridande och ansvarar för att de kostnader som redovisas hänför sig till projektet, är i enlighet med projektplanen och har uppkommit under den projektperiod som nämns i finansieringsbeslutet De godtagbara kostnaderna ska vara nettokostnader och exklusive moms och i finansieringsmottagarens bokföring Lönerna och de köpta tjänsterna ska vara betalda i pengar innan de redovisas En utgift som baserar sig på en beställning gjord innan projektperioden kan inte riktas till projektet utom i fall där beställningen har en avbokningsmöjlighet som kopplats till projektinledningen Verifikationerna behöver inte lämnas in. Tekes begär vid behov ytterligare information beträffande kostnaderna
Godkänd kostnadskalkyl Penninglöner för effektiv arbetstid Lönebikostnaderna (högst 50 % av lönerna) Köpta tjänster (specificeras i innehållsrapporten i punkten Resurser och samarbete: leverantörens namn och FO-nummer) Övriga kostnader (kalkylerat belopp, högst 20 % av det sammanlagda beloppet av penninglöner och köpta tjänster) Innehållet i övriga kostnader behöver inte rapporteras och de behöver inte ingå i projektbokföringen
Penninglöner Utbetalda penninglöner för effektiv arbetstid i projektet som omfattas av förskottsinnehållning Högst 11 mån/år/pers. Eventuell gräns i euro som ställts för ägarföretagaren i finansieringsbeslutets specialvillkor Arbetstagaren ska själv göra arbetstidsuppföljning på timnivå Lön betalas för den totala arbetstiden, Andel som hör till projektet redovisas till Tekes Vid redovisning av löner ska lönespecifikationsblanketten bifogas (Y4)
Lönebikostnader Procentandelen av penninglöner för effektiv arbetstid enligt kostnadskalkylen, högst 50 % Om en person inte betalas lön under semester är lönebikostnaden 30 % Tekes har rätt att låta kontrollera beloppet av de i kostnadskalkylen godkända lönebikostnaderna om det är fråga om sådana anställningsförhållanden där lönebikostnaderna inte är de samma som för normala anställningsförhållanden anställningsförhållande på vilket arbetstidslagen inte tillämpas (delägare i ledande ställning) personer som kommer från utlandet till Finland och personer som arbetar utomlands Lönebikostnader är bl.a. frånvaro med lön: lön under semester och sjukledighet löner för söckenhelgdagar + semesterpenning socialskyddsavgifter övriga arbetskraftskostnader (t.ex. naturaförmåner, rekryteringskostnader, utbildning av personal)
Tjänster som köps 1/2 Godkänns som tjänster enligt projektplanen och faktureringen; kan innehålla bl.a. Projektets revision Insamling av information Ansökan om industriella rättigheter Kostnader som hänför sig till stora företags industriella rättigheter enligt EU-definitionen godkänns inte Köp av licens med undantag för programvarulicenser Donationer och stipendier samt finansieringsmottagarens finansieringsandelar i ett projekt som verkställs i en av Tekes finansierad forskningsorganisation är inte godtagbara kostnader
Tjänster som köps 2/2 Finansieringsmottagaren specificerar köpta tjänster i innehållsrapporten i punkten Resurser och samarbete Leverantörens namn och FO-nummer Poster som ingår i övriga kostnader kan inte redovisas i köpta tjänster (resekostnader och kostnader för material och förnödenheter samt kostnader för utrustning och omkostnader) Köpta tjänster från intressebolag Köpta tjänster inom den egna koncernen godkänns i enlighet med faktura En separat intresseredovisning behöver inte göras Övriga intresseköp godkänns inte
Övriga kostnader Högst 20 % av den sammanlagda summan av redovisade penninglöner och köpta tjänster se kostnadskalkyl för finansieringsbeslut Den kalkylmässiga koefficienten omfattar omkostnader, resekostnader och kostnader för material och förnödenheter samt inköp av utrustning, utrustningsavskrivningar och hyra av utrustning och molntjänster Dessa kostnader kan inte redovisas som löner eller som köpta tjänster Innehållet i kostnaderna behöver inte rapporteras till Tekes och de behöver inte ingå i projektbokföringen.
Kostnader som inte godtas Verksamhet som hänför sig till export, dvs. löpande kostnader som hänför sig direkt till exportmängderna, etablering av ett distributionsnät och dess verksamhet eller till övrig exportverksamhet Representationskostnader, donationer och stipendier Kostnader relaterade till produktion, reklam, marknadsföring eller försäljning, exempelvis kostnader för resor, broschyrer, annonser eller mässor Finansiella kostnader Kostnader relaterade till stora företags industriella rättigheter Finansieringsmottagarens eget bidrag till ett projekt som genomförs av en forskningsorganisation Kostnader som inte är föremål för sådant offentligt stöd, vars villkor förbjuder annat offentligt stöd Köpta tjänster från intressebolag, med undantag för bolag i samma koncern Kostnader som inte hör till projektplanen
Upphandling När finansieringsmottagaren är en offentlig upphandlingsenhet eller om ett företag får stöd på över 50 % från Tekes och i form av annat offentligt stöd för sin upphandling, ska finansieringsmottagaren följa lagen om offentlig upphandling (1397/2016) Upphandlingen ska konkurrensutsättas som offentlig upphandling när dess totala värde exklusive moms uppgår till 60 000 euro eller mer (Gränsen för konkurrensutsättning av anskaffningar som gjorts före den 1 januari 2017 är 30 000 euro) Om en offentlig upphandlingsenhet har gjort en upphandling i strid med bestämmelserna om upphandling är upphandlingen inte en godtagbar kostnad. För ett företag kan andelen bidrag för upphandling som inte har konkurrensutsatts uppgå till högst 50 % Anbudsförfarandet ska påvisas genom att till redovisningen bifoga en kopia av den upphandlingsannons som publicerats i HILMA (hankintailmoitukset.fi) eller presentera grunderna för direkt upphandling Mer information om lagen om offentlig upphandling på Tekes webbplats
Projektändringar Skriftlig ansökan om ändring inklusive motivering till Tekes i förväg De vanligaste projektändringarna: Ändringar i kostnadsslagen Ändringar av tidsplan Flyttning av rapporteringsdatum Byte av ansvarig projektledare Betydande ändringar i projektplanen Ändringar i bankkontouppgifterna Blankett för ansökan om ändring finns på Tekes webbsida http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Skickas till Tekes via skyddad e- postanslutninghttps://asiointi.tekes.fi/suojaposti
Projektrevisorns revisionsrapport Slutrapporten ska göras inom fyra månader efter att projektet avslutats, och den gäller hela projektperioden och alla kostnader som redovisats Till slutredovisningen bifogas en formbunden revisionsrapport av en oberoende revisor finns på Tekes webbplats Revisorn granskar särskilt att projektbokföringen och arbetstidsuppföljningen har skett enligt finansieringsbeslutets allmänna villkor och att spårningskedjan är homogen Behöver inte ta ställning till kostnader som omfattas av faktorn för Övriga kostnaderna Kostnaden för granskningsrapporten kan godkännas för projektet Fakturakopia och betalningsverifikation bifogas redovisningen som skickas till Tekes
Rapportering i nätservicen Projektets framskridande rapporteras i Tekes nätservice. Rapporten består av delar som lämnas in som separata funktioner innehållsrapport om hur projektet framskrider kostnadsredovisning för de kostnader som hänförts till projektet såväl rapporten som redovisningen får endast skickas av den ansvarige ledaren Blanketterna finns på Tekes webbplats Instruktioner om rapportering hittar du på Tekes webbplats
Ta även i beaktande: Alla kostnader enligt projektplanen rapporteras och redovisas till Tekes Om de maximala beloppen per kostnadsslag i kostnadskalkylen överskrids ska ansökan om ändring av kostnadskalkylen göras (se Projektändringar, diabild 15) Kostnaderna godkänns för projektet först efter att revisorns revisionsrapport har lämnats in Efter att slutrapporten och -redovisningen har godkänts kan inga kostnader längre redovisas för projektet Faktura för arbete som utförts under projektets gång kan betalas när projektet redan har avslutats Kom ihåg att spara projektets handlingar och övrigt material i tio år från projektets sista betalningspost för en eventuell granskning