Datum: onsdag 2 oktober 2019 Tid: 17:00 21:45 Plats: Elfkungen Justeringsdag: torsdag 10 oktober 2019 Paragrafer: 65-79 Utses att justera: Mats Nilsson (V) Underskrifter: Sekreterare Emma Zetterström Ordförande Justerare Jörgen Andersson (C) Mats Nilsson (V) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits via anslag. Organ Tekniska nämnden Sammanträdesdatum 2019-10-02 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner 2019-10-11 2019-10-28 Förvaringsplats för protokollet: Kommunledningsförvaltningen Underskrift: Emma Zetterström 1
ande Jörgen Andersson (C) Mats Nilsson (V) Lars-Erik Anderström (M) Anna Larsson (MP) 68-79 Andreas Freiholtz (SD) Kjell Johansson (S) Johan Blixth (C) ersättare för Anna Larsson 65-67 Roger Sundström (SD) ersättare för Christer Ädel Övriga närvarande Ersättare David Enlund (S) Anne-Lie Palm (S) Tjänstemän Emma Zetterström, nämndsamordnare Anna Stenlöf, förvaltningschef samhällsbyggnad Anna Berlin, enhetschef Franz Wallebäck, enhetschef Mikael Thomassen, enhetschef Tim Sahlén, verksamhetscontroller Andreas Karlsson, ekonom 2
Innehåll 65 Godkännande av dagordning 66 Anmälan av jäv 67 Information om arbetet med ny delegationsordning för Teknisk nämnd 68 suppföljning Tekniska nämnden september 2019 69 Information om insamlingssystem för förpackningar och returpapper 70 VA-planen status i delprojekt 71 Förvaltningens analys av VA-ekonomin 72 Tertialrapportering Teknisk nämnd 2019 73 Delårsuppföljning internkontroll för Tekniska nämndens verksamheter 74 Nya grävbestämmelser och upplåtelse av kommunal mark 75 Investeringsmedel för avfallsverksamheten 76 Sammanträdesdagar för tekniska nämnden 2020 2019/69 2019/177 2019/363 2019/367 2019/366 2019/161 2019/254 2018/506 2019/362 2019/348 77 Mål och resursplan för tekniska nämnden 2020 78 Anmälan inkomna skrivelser 79 Redovisning av delegeringsbeslut 3
65 Godkännande av dagordning Utgående ärenden Ärende nummer 16, information, i dagordningen utgår och tas upp vid nästa nämnd. Dagordningen med ordförandes tillägg godkänns. 4
66 Anmälan av jäv Ingen anmäler jäv vid dagens sammanträde Tekniska nämnden antecknar informationen 5
67 Information om arbetet med ny delegationsordning för Teknisk nämnd Dnr TN 2019/69 Arbete med att ta fram en ny delegationsordning för teknisk nämnd pågår. Med anledning av detta görs en genomgång för nämndens politiker om vilka möjligheter och begränsningar det finns för nämnden att delegera beslutsrätten i ärenden till förvaltningens handläggare. Förvaltningen önskar i detta skede få ta del av nämndens syn på hur kommande delegationsordning bör se ut. sunderlag Samhällsbyggnadschefens tjänsteskrivelse daterad 2019-09-17 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Tekniska nämnden antecknar informationen. 6
68 suppföljning Tekniska nämnden september 2019 Dnr TN 2019/177 Kommunfullmäktige beslutade 2016-12-07 142 att punkten suppföljning ska vara en punkt på föredragningslistan för styrelse och nämnder. Vid dagens sammanträde redovisas uppdrag från tekniska nämnden fram till dagens datum. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 20 september 2019 suppföljning Tekniska nämnden september 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Tekniska nämnden antecknar informationen. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att följa upp 2019/86 42 tillståndsansökan om vattenuttag Göta älv och hålla nämnden underrättad under projektets gång. et expedieras till Anna Stenlöf, förvaltningschef Tim Sahlén, verksamhetscontroller 7
69 Information om insamlingssystem för förpackningar och returpapper Dnr TN 2019/363 Den 1 januari 2019 trädde en ny förordning (2018:1462) om producentansvar för förpackningar i kraft. Tekniska nämnden informeras om hur Lilla Edets kommun kan komma att beröras av att det från januari år 2021 krävs tillstånd för att samla in förpackningsavfall från hushåll. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 19 september 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Tekniska nämnden antecknar informationen. et expedieras till Mikael Thomassen, enhetschef 8
70 VA-planen status i delprojekt Dnr TN 2019/367 Chefen för va-enheten informerar om arbetet med kommunens va-plan och dess aktiva delprojekt. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-09-20 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Tekniska nämnden antecknar informationen. 9
71 Förvaltningens analys av VA-ekonomin Dnr TN 2019/366 Förvaltningen redogör för sin bedömning av vad som kan förklara varför Lilla Edets vaekonomi ser ut som den gör år 2019. Vi belyser såväl historiska faktorer som framtida förutsättningar och möjligheter. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-09-20 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Tekniska nämnden antecknar informationen. et skickas för kännedom till Jörgen Karlsson, ekonomichef Malin Krantz, kommunchef 10
72 Tertialrapportering Teknisk nämnd 2019 Dnr TN 2019/161 Arbetet med nämndens grunduppdrag löper på i allt väsentligt enligt verksamhetsplan. I några fall saknas personella resurser att driva uppdrag. Inom alla verksamheter görs fortlöpande analyser och åtgärder för att säkra en resurseffektiv produktion och stärka kvaliteten i arbetssätt. Syftet är att bättre kunna trygga ett önskat resultat för kommunens invånare, kunder och abonnenter. En viktig fråga är att optimera resurseffektiva arbetsprocesser. Arbetet är omfattande och tidskrävande. Över tid kommer delresultat av arbetet att redovisas inom respektive verksamhet. Till dags dato har ett antal kvalitetsbristkostnader identifieras bland annat genom insatser för en stärkt intern kontroll. De åtgärder som krävs för att minimera dessa brister kommer att ta tid. Inom ramen för kommunens styrmodell har chefer inom förvaltningen arbetat med utkast till verksamhetsplaner för 2020 inom samtliga verksamheter som tekniska nämnden har ansvar för. Den skattefinansierade tekniska verksamheten visar för perioden en positiv avvikelse gentemot budget på totalt + 2 412 tkr. Prognosen för helåret är dock att detta överskott minskar och för helåret prognosticeras ett överskott på + 917 tkr jämfört med budget. Överskottet som prognosticeras för helåret på + 917 tkr är osäker då verksamheten är händelsestyrd och påverkas av akuta åtgärder. VA-verksamhetens ekonomi är fortsatt ansträngd och prognosen för helåret pekar mot ett fortsatt negativt resultat. För årets andra period redovisas dock ett överskott gentemot budget på + 233 tkr. För helåret är prognosen ett underskott på 773 tkr, vilket är något bättre än prognosen i tertial 1 på 1 140 tkr. Notera att om prognosen för helåret står sig måste tidigare års underskott återställas med skattemedel. En summa om totalt 1 355 tkr. Avfallsverksamheten visar för perioden ett positivt resultat gentemot budget på + 511 tkr. Prognosen för helåret är ett överskott på + 413 tkr. Överskottet kan i princip uteslutande härledas till att kostnaden för projektet matavfallsinsamling försenats och att de mesta av projektkostnaderna kommer uppstå under 2020. En konsekvens av detta är att en del av årets överskott som återförs till det egna kapitalet, kan behöva användas under 2020. Investeringarna för den skattefinansierade verksamheten löper i allt väsentligt på enligt plan, och en stor del av investeringarna beräknas falla ut under den sista perioden 2019. 11
Prognosen är att den totala investeringsramen för VA-verksamheten inte fullt ut kommer att ut nyttjas. Avvikelser noteras framför allt under posten för oförutsedda investeringar samt investeringar på VA-anläggningar. Inom avfallsverksamhetens investeringsbudget är 800 tkr avsatta för införande av matavfall samt digitalisering av ÅVC. Prognosen är att avsatta investeringsmedel inte kommer användas förrän nästkommande år. sunderlag Samhällsbyggnadschefens tjänsteskrivelse daterad 2019-09-09 Tertialrapport 2, Teknisk nämnd 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Tekniska nämnden godkänner tertialrapport 2 för 2019 et skickas för kännedom till Anna Berlin, enhetschef stadsmiljö och trafik Mikael Thomassen, enhetchef avfall och återvinning Franz Wallebäck, enhetschef vatten och avlopp Andreas Karlsson, förvaltningsekonom Tim Sahlén, verksamhetscontroller 12
73 Delårsuppföljning internkontroll för Tekniska nämndens verksamheter Dnr TN 2019/254 Delårsresultatet för förvaltningens arbete med internkontroll enligt fastställd kontrollplan för 2019 visar på flera avvikelser vilka bör åtgärdas. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-09-17 Internkontrollplan Teknisk nämnd 2019-03-06 18 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Tekniska nämnden godkänner delårsredovisning för internkontroll 2019. et expedieras till Anna Stenlöf, förvaltningschef Mikael Thomassen, enhetschef Anna Berlin, enhetschef Franz Wallebäck, enhetschef Andreas Karlsson, ekonom Tim Sahlén, verksamhetscontroller 13
74 Nya grävbestämmelser och upplåtelse av kommunal mark Dnr TN 2018/506 Förvaltningen föreslår att dagens regelverk Bestämmelser för arbete i/på kommunal mark. ersätts av två nya; Grävbestämmelser i Lilla Edets kommun och Allmänna bestämmelser för nyttjande av kommunal mark i Lilla Edets kommun. Utöver detta föreslår förvaltningen en taxa för upplåtelse av offentlig plats samt grävning, trafikanordningsplaner och återställande av ytor. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-09-17 Grävbestämmelser i Lilla Edets kommun Bilaga 1 Tekniska krav vid planering och utförande Bilaga 2 Taxa för upplåtelse av offentlig plats samt grävning, trafikanordningsplaner och återställande av ytor Bilaga 3 Detaljtyplista Bilaga 4 Kontaktlista Allmänna bestämmelser för nyttjande av kommunal mark i Lilla Edets kommun Ekonomiska överväganden och följder av beslut Nya grävbestämmelser och nya bestämmelser för nyttjande av kommunal mark förväntas bidra till minskade kostnader för handläggning och tvister. En egen taxa för upplåtelse av offentlig plats, grävning, trafikanordningsplaner och återställande av ytor förväntas avlasta skattekollektivet och bidra positivt till en ökad kostnadstäckning för nämndens utgifter kopplat till ovan. 14
Tekniska nämnden beslutar - att föreslå Kommunfullmäktige att upphäva Bestämmelser för arbete i/på kommunal mark och att kommunfullmäktige noterar att nämnden har fastslagit nya bestämmelser. - att föreslå Kommunfullmäktige att anta bilaga 2 Taxa för upplåtelse av offentlig plats samt grävning, trafikanordningsplaner och återställande av ytor. - att för egen del fastställa Grävbestämmelser i Lilla Edets kommun med tillhörande bilaga 1 och 2 samt Allmänna bestämmelser för nyttjande av kommunal mark i Lilla Edets kommun. et gäller under förutsättning att Kommunfullmäktige upphäver Bestämmelser för arbete i/på kommunal mark. et expedieras till Förvaltningschef samhällsbyggnad et skickas för kännedom till Kommunchef Ekonomichef 15
75 Investeringsmedel för avfallsverksamheten Dnr TN 2019/362 Planeringsarbetet gällande att införa matavfallsinsamling i Lilla Edets kommun har påbörjats. I samband med detta har det uppmärksammats att de investeringsmedel som är nödvändiga för ett införande inte finns upptagna i den fastställda ramen för investeringsmedel i avfallsverksamheten för år 2020. Avfallsverksamheten har 300 000 kr i allokerade investeringsmedel för matavfallsinsamling år 2019 och inga medel angivna för kommande år. Prognosen är att inga medel kommer användas under år 2019. Införandet av matavfallsinsamling beräknas innebära ett investeringsbehov om drygt 3 300 000 kronor som faller ut under år 2020. Investeringsbehovet består i inköp av kärl för matavfall, inköp av kärl för restavfall samt inköp av påshållare. Beräkningarna som ligger till grund för behovet av investeringsmedel grundar sig delvis i utförd förstudie om insamling av matavfall i Lilla Edets kommun. Detta med hänsyn tagen till idag kända priser i tillgängliga upphandlingar. Utöver detta finns en osäkerhet i hur förändrade beteendemönster hos hushållen vid en implementering av matavfallsinsamling påverkar investeringsbehovet som också måste beaktas. Inköp av kärl för matavfall beräknas uppgå till 2 870 000 kr. I samband med att kärl för matavfall tillhandahålls kan ett ändrat behov hos hushållen uppstå gälande kärl för restavfall. Detta behov är svårt att exakt beräkna men ett antagande har gjorts om att många kärl kan återanvändas. Antagandet är att kärl för restavfall behöver köpas in till en kostnad av 287 000 kr. I systemet för matavfall ingår också påshållare för matavfallspåsarna. Inköp av dessa beräknas kosta 154 000 kr. Totala inköpskostnader blir 3 311 000kr som behöver finansieras med investeringsmedel, förslagsvis genom en omfördelning av investeringsmedel mellan avgiftskollektiven. Detta föreslås ske genom att de för år 2019 allokerade medel om 300 000 kr för matavfallsinsamling flyttas till år 2020. Vidare att 300 000 kr avsatta till digitalisering år 2019 flyttas till år 2020 och omfördelas till matavfallsinsamling. Därutöver uppgår behovet till 2 711 000 kr som föreslås hanteras genom en omfördelning inom ram, mellan avgiftskollektiven. 16
sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2019-09-19 Ekonomiska överväganden och följder av beslut Den ekonomiska konsekvensen av ökade investeringsmedel är att kapitaltjänstkostnader kommer att belasta Avfallsverksamheten. Denna kostnad är redan budgeterad i projektet för matavfallsinsamlingen, och därigenom driftsbudgeten för avfallsverksamheten, vilken finansieras av avfallstaxan. Tekniska nämnden föreslår Kommunfullmäktige att omfördela avsatta investeringsmedel inom befintlig ram mellan avgiftskollektiven till ett belopp av 3 311 000 kr. et expedieras till Kommunfullmäktige delges Anna Stenlöf, förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen Mikael Thomassen, enhetschef Avfall och återvinning et skickas för kännedom till Ulrik Nyström, Produktions- och materialplanerare Avfall och återvinning 17
76 Sammanträdesdagar för tekniska nämnden 2020 Dnr TN 2019/348 Förvaltningen har tagit fram förslag på sammanträdestider för tekniska nämnden 2020, hänsyn är tagen till när nämnden behöver fatta beslut om ekonomiska rapporter. Tekniska nämnden sammanträder onsdagar klockan 17.00 29 januari 4 mars (årsrapport 2019, internkontroll, beslutsuppföljning) 22 april 27 maj (T1, beslutsuppföljning) 26 augusti (taxor och avgifter) 30 september (T2, beslutsuppföljning) 11 november (verksamhetsplan 2021, sammanträdesdagar 2021) 9 december (beslutsuppföljning) sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 9 september 2019 Ekonomiska överväganden och följder av beslut - Tekniska nämnden fastställer ovanstående sammanträdesdagar för 2020. et expedieras till Samtliga ledamöter och ersättare i omsorgsnämnden Förvaltningschef Tim Sahlén, verksamhetscontroller Britt-Inger Norlander, VA-strateg 18
77 Information Förvaltningschef Anna Stenlöf informerar om arbetet med Mål och resursplan 2020. Informationen antecknas till protokollet. Tekniska nämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till formulering för mål och resursplan 19
78 Anmälan av inkomna skrivelser Vid dagens sammanträde redovisas sammanställning av inkomna skrivelser. Kommunstyrelsens protokoll 190827 157 - Riktlinjer för inköp och upphandling Kommunstyrelsens protokoll 190909 95 Program för uppföljning av privata utförare Kommunstyrelsens protokoll 190909 97 - Riktlinjer för bostadsförsörjning Kommunstyrelsens protokoll 190909 98 Investerings- och exploateringsbudget 2020 Kommunstyrelsens protokoll 190909 99 Policy för inköp och upphandling Informationen antecknas till protokollet. 20
79 Anmälan av delegeringsbeslut Tekniska nämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordföranden och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till Tekniska nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Vid dagens sammanträde redovisas följande sammanställning av delegeringsbeslut (se bilaga till ). Datum Beskrivning Paragraf Ärendenummer Avsändare/Mottagare Kategori 2019-08-14 sprotokoll flyttning av fordon TN 2019/314 ***Personuppgift*** 2019-05-10 2019_200 svar TRV 2019/56959 TN 2019/200 Trafikverket Transportdispensenheten Göran Åberg 41/2019 Transportdispenser 2019-05-24 Yttrande över biltävling Göran Åberg 40/2019 TN 2019/193 Länsstyrelsen i Västra Götalands Län Övriga delegeringsbeslut 21
sid- 2-2019-05-27 Svar på ansökan om konsert A210.455/2019 Göran Åberg 39/2019 TN 2019/172 Polismyndigheten Övriga delegeringsbeslut 2019-06-17 2019_248 Färgfestival A313.359/2019 Göran Åberg 42/2019 TN 2019/248 Polisen Övriga delegeringsbeslut 2019-07-05 TN 2019_275 Yttrande cirkusföreställning, polisens dnr A335,495/2019 Göran Åberg 43/2019 TN 2019/275 tillstand.vast@polisen.se Övriga delegeringsbeslut 2019-08-14 Delegeringsbeslut uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam Ida Falkenby 11/2019 TN 2019/299 ***Personuppgift*** Uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam 2019-08-14 Delegeringsbeslut uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam Ida Falkenby 10/2019 TN 2019/300 ***Personuppgift*** Uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam 2019-08-14 Delegeringsbeslut tillstånd delat avfallskärl Ida Falkenby 12/2019 TN 2019/306 ***Personuppgift*** Övriga delegeringsbeslut 22 sid 2/6
sid- 3-2019-08-14 Delegeringsbeslut tillstånd delat avfallskärl Ida Falkenby 13/2019 TN 2019/306 ***Personuppgift*** Övriga delegeringsbeslut 2019-08-20 om grävtillstånd Fuxernavägen 26 - AVSLAG Anna Berlin 10/2019 TN 2019/304 ***Personuppgift*** Grävtillstånd 2019-08-20 om grävtillstånd Klostergatan 4C - AVSLAG Anna Berlin 11/2019 TN 2019/303 ***Personuppgift*** Grävtillstånd 2019-08-20 om grävtillstånd Pilbågsgatan 2 -AVSLAG Anna Berlin 12/2019 TN 2019/309 ***Personuppgift*** Grävtillstånd 2019-08-20 TN 2019_322 Svar till ansökan om filminspelning Göran Åberg 44/2019 TN 2019/322 ***Personuppgift*** Övriga delegeringsbeslut 2019-08-26 Delegeringsbeslut uppehåll i hämtning av hushållsavfall Christin Falkenby 55/2019 TN 2019/274 ***Personuppgift*** Uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam 23 sid 3/6
sid- 4-2019-08-26 Delegeringsbeslut uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam Christin Falkenby 56/2019 TN 2019/320 ***Personuppgift*** Uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam 2019-08-28 TN 2019.330 Transportdispens - TRV 2019/94381 TN 2019/330 Trafikverket Transportdispensenheten Göran Åberg 45/2019 Övriga delegeringsbeslut 2019-08-29 Delegeringsbeslut tillstånd delat avfallskärl Christin Falkenby 58/2019 TN 2019/321 ***Personuppgift*** Övriga delegeringsbeslut 2019-08-29 Delegeringsbeslut tillstånd delat avfallskärl Christin Falkenby 57/2019 TN 2019/321 ***Personuppgift*** Övriga delegeringsbeslut 2019-08-29 Delegeringsbeslut uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam Christin Falkenby 59/2019 TN 2019/325 ***Personuppgift*** Uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam 24 sid 4/6
sid- 5-2019-08-30 TN 2019_331 politisk kamp yttrande A438.845/2019 Göran Åberg 46/2019 TN 2019/331 Polisen Övriga delegeringsbeslut 2019-09-02 TN 2019_333 transportdispens TRV 2019/95506 TN 2019/333 Trafikverket Transportdispensenheten Göran Åberg 47/2019 Transportdispenser 2019-09-09 Delegeringsbeslut uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam Christin Falkenby 60/2019 TN 2019/336 ***Personuppgift*** Uppehåll i hämtning av hushållsavfall och slam 2019-08-13 TN 2019_317 beslutsprotokoll TN 2019/317 Anna Berlin 17/2019 Övriga delegeringsbeslut 2019-09-18 TN 2019_355 transportdispens kran TN 2019/355 Trafikverket Transportdispensenheten Göran Åberg 48/2019 Transportdispenser 25 sid 5/6
sid- 6-2019-09-18 Beviljat Grävtillstånd Anna Berlin 18/2019 TN 2019/358 ***Personuppgift*** Grävtillstånd 2019-09-19 Beviljat grävtillstånd Anna Berlin 19/2019 TN 2019/337 ***Personuppgift*** Grävtillstånd Tekniska nämnden godkänner redovisningen av anmälda delegeringsbeslut. 26 sid 6/6