Plats och tid Styrelserummet kl. 09:00-12:00 ande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Robert Hamberg (M) (Ordförande) Björn Hammarberg (M) (Krokoms kommun) Therese Kärngard (S) (Bergs kommun) Jörgen Persson (S) (Bräcke kommun) Daniel Danielsson (C) (Åre kommun) Anders Häggkvist (C) (Härjedalens kommun) Mikael Westin (C) (Ragunda kommun) Li Zakrisson (E-stateg) Jessica Hådell (Sekreterare) Anders Byström (Regional utvecklingsdirektör) Maria Nordström (Ekonom) 24 Emma Borg (Handläggare) 26 Jörgen Persson Justeringens plats och tid Regionens hus, 2019-09-19 15:00 Protokollet omfattar 21-26 Underskrifter Sekreterare... Jessica Hådell Ordförande.... Robert Hamberg Justerande.... Jörgen Persson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ samt specialistfunktioner Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2019-09-20 Datum för anslags nedtagande Regionens hus... Jessica Hådell 2019-10-14 1
ÄRENDELISTA 21 Fastställande av föredragningslista 22 Information om tjänst som gemensamt dataskyddsombud 23 Projekt Digital transformation 24 Delårsrapport augusti 2019 25 Verksamhetsplan 2020 för gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling 26 Sammanslagning av gemensamma nämnder 2
21 Fastställande av föredragningslista I enlighet med nämndens reglemente har preliminär föredragningslista över de ärenden som avses bli behandlade sänts ut till ledamöter och ersättare. Förslag till beslut Preliminär föredragningslista fastställs som slutgiltig föredragningslista. Preliminär föredragningslista fastställs som slutgiltig föredragningslista. 3
22 Information om tjänst som gemensamt dataskyddsombud (GNS/11/2018) Gemensamma nämnden för samverkan samt specialistfunktioner beslutade på sitt sammanträde den 5 april 2019 att anställa ett gemensamt dataskyddsombud med inriktning tillsyn genom ett samverkansavtal mellan de parter som vill ingå avtalet. I samband med avtalsformuleringar för tjänsten uppstod en diskussion på tjänstemannasidan kring tolkning av arbetsgivaransvar sett till nämndens reglemente och samarbetsöverenskommelse. I och med att nämnden inte är en egen juridisk person bör det klargöras att det i detta fall blir Region Jämtland Härjedalen som blir arbetsgivare. Dataskyddsombudet kommer att arbeta inom de organisationer som ingår i samverkansavtalet. Med anledning av detta informeras nämnden för att ges förutsättningar att hantera eventuellt liknande situationer längre fram. Nämndens ledamöter har tagit del av informationen, ställt frågor och fått svar. 4
23 Projekt Digital transformation (GNS/8/2019) Behovet av stärkt digital kompetens och arbete med e-tjänster samt e-förvaltning inom de offentliga verksamheterna är stort. Därför beslutade nämnden på sitt sammanträde i juni att skriva fram en projektansökan till Tillväxtverkets EU-program för Mellersta Norrland. Projektet Digital transformation skulle syfta till att öka tillgången till och användningen av och kvaliteten på informations- och kommunikationsteknik. Genom projektet vill man påbörja en gemensam digital transformation. E-strategen fick i uppdrag att skriva fram en projektansökan samt säkerställa medfinansiering. Kommunstyrelseordförandena skulle lämna inspel till ansökan efter sitt sammanträde den 28 juni. Då ingen återkoppling skedde kunde inte ansökan färdigställas och den skickades således aldrig in. En ny utlysningsperiod öppnar i december, men då det inte finns någon verksamhetsförankring för projektet så är förslaget att ingen ny projektansökan skrivs fram. Förslag till beslut Ingen ny projektansökan skrivs fram och ärendet avslutas. --------------------------------------------------------------------------- Yrkanden Therese Kärngard (S) yrkar följande: "Behovet av stärkt digital kompetens och arbete med e-tjänster samt e-förvaltning inom de offentliga verksamheterna är stort. Det var olyckligt att ansökan inte kunde färdigställas och skickas in i tid utifrån olika anledningar, men det är fortsatt viktigt att vi kommer framåt i den här utvecklingen. Därför yrkar jag på följande beslutspunkter: 1. Nämndens respektive part i får i uppdrag att förankra projektet i sin kommun, samt fatta beslut om medfinansiering. 2. E-strateg får i uppdrag att skriva fram ett förslag till projektansökan till sammanträdet den 11 oktober. 5
Propositionsordning Ordförande ställer proposition på Therese Kärngards (S) yrkande och finner det antaget. 1. Nämndens respektive part i får i uppdrag att förankra projektet i sin kommun, samt fatta beslut om medfinansiering. 2. E-strateg får i uppdrag att skriva fram ett förslag till projektansökan till sammanträdet den 11 oktober. 6
24 Delårsrapport augusti 2019 (GNS/10/2019) Den gemensamma nämnden för samverkan samt specialistfunktioner har upprättat en delårsrapport per augusti 2019. Den gemensamma nämndens uppgift är att för de samverkande parterna utföra särskilda, specificerade uppdrag bestående av intern service och stöd, utvecklingsinsatser till de samverkande parterna. Befintlig verksamhet i nämnden är som tidigare år serverdrift av Åre kommuns servrar och driftverksamheten fungerar enligt plan. Införandeprojektet Cosmic-Link avslutas september. Utöver det pågår 2 olika förstudier, Outsourcing löneadministration samt Gemensam ITserverdrift. Ackumulerat utfall per augusti 2019 är: -424 tkr Förslag till beslut Delårsrapport per augusti 2019 för gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling godkänns. Delårsrapport per augusti 2019 för gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling godkänns. sunderlag Tjänsteskrivelse Delårsrapport augusti 2019 Delarsrapport augusti 2019 (Gemensam namnd fo (1).docx 7
25 Verksamhetsplan 2020 för gemensam nämnd för samverkan inom drift och service, utveckling (GNS/9/2019) Utifrån diskussioner om den gemensamma nämnden för samverkans arbetsformer sedan den bildades i sin nuvarande form, samt frågan om sammanslagning av de tre befintliga gemensamma nämnderna flyttar nämndens ledamöter frågan om verksamhetsplan för år 2020 till nästa sammanträde den 16 oktober. 8
26 Sammanslagning av gemensamma nämnder (GNS/11/2019) På gemensamma nämndens sammanträde i juni gavs regionens samverkansråd i uppdrag att hantera en utredning av en eventuell sammanslagning av de tre gemensamma nämnderna som finns idag. Ett underlag har tagits fram och kommer att beredas på regionens samverkansråds sammanträde den 2 september för att sedan skickas ut till respektive nämnd samt till alla kommunstyrelser i länet. Gemensamma nämnden för samverkan skriver fram ett svar till regionens samverkansråd till nästa sammanträde den 11 oktober. sunderlag PM Sammanslagning av gemensamma nämnder 9