TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-09-15 1 (2) Kommunstyrelsen Regler för handläggning av motioner och medborgarförslag KS2017/214/01 Förslag till beslut 1 Det upprättade förslaget till regler för handläggning av motioner och medborgarförslag antas. 2 Vid nästa översyn av kommunfullmäktiges arbetsordning görs de revideringar som behövs med anledning av beslutet i punkt 1. Sammanfattning av ärendet Det finns ett behov av enhetliga regler för handläggning och beslut av motioner och medborgarförslag. Både motioner och medborgarförslag är enskilda personers möjlighet att göra sin röst hörd i kommunens högst beslutande organ kommunfullmäktige. Det är viktigt att alla motioner och medborgarförslag blir behandlade på ett rättssäkert och likvärdigt sätt. Med anledning av detta har ett förslag till regler för handläggning av motioner och medborgarförslag upprättats. Reglerna har reviderats efter diskussion i kommunstyrelsen och i enlighet med synpunkter från fullmäktiges presidium. Bland annat kommer en redovisning av ej färdigbehandlade motioner och medborgarförslag att göras två gånger per år istället för som nu en gång per år. Även en uppföljning av antagna motioner ska göras i fortsättningen. Utredning av ärendet En eller flera fullmäktigeledamöter eller tjänstgörande ersättare har rätt att lämna motioner i ärenden som rör kommunens befogenhetsområde. Motsvarande rättighet har kommunens medborgare att lämna medborgarförslag under förutsättning att kommunfullmäktige medgett detta. Både motioner och medborgarförslag ska behandlas politiskt och anses därför ha högre dignitet än vanliga förslag som kan bli avgjorda på tjänstemannanivå. I Sunne kommun infördes möjligheten att lämna medborgarförslag efter att en motion om förslag på ökat medborgarinflytande bifallits. Efter en Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Kommunchef 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Kommunchef Kvarngatan 4 0565-160 06 direkt gunilla.nystrom@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 0565-160 01 fax
2 (2) försöksperiod på ett år fastställdes rätten att lämna medborgarförslag av fullmäktige 2004-09-27, 68. Alla motioner och medborgarförslag ska först tas upp av kommunfullmäktige innan de utreds och bereds av tjänsteman inom det verksamhetsområde, som berörs av förslaget. För motioner gäller att de alltid ska avgöras av kommunfullmäktige efter förslag från förvaltningen och kommunstyrelsen. För medborgarförslag har rätten till förenklad hantering införts, vilket betyder att fullmäktige kan bestämma att ett visst medborgarförslag får beslutas av kommunstyrelsen efter beredning av förvaltningen. När en motion eller ett medborgarförslag slutligt behandlas finns 3 alternativ: - Motionen/medborarförslaget antas - Motionen/medborgarförslaget avslås - Motionen/medborgarförslag anses besvarad/besvarat Beslutsunderlag Kommunsekreterarens tjänsteskrivelse 2017-09-15 Kommunstyrelsen 2017-08-22, 156 Berit Westergren Kommunchef Gunilla Nyström Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Samtliga verksamhetschefer Ekonomichefen Personalchefen
Datum 2017-09-15 1 (7) Regler för handläggning av motioner och medborgarförslag KS2017/214/01 Antagna av kommunfullmäktige Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Kommunhuset 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1.Kommunkansliet Kvarngatan 4 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne
2 (7)
3 (7) Innehållsförteckning 1 Inledning...4 1.1 Kommunallagen...4 1.2 Kommunfullmäktiges arbetsordning - motioner...4 1.3 Kommunfullmäktiges arbetsordning - medborgarförslag...4 2 Syfte...5 3 Regler...5 3.1 Beredning...5 3.2 Handläggning...5 3.3 Förslag till beslut Kommunstyrelsen har att avge förslag till beslut på en motion alternativt besluta om ett medborgarförslag enligt följande:...6 3.4 Kommunicering och beslut...6 3.5 Uppföljning av beslut...7
4 (7) 1 Inledning Den grundläggande principen i svensk demokrati vilar på regeringsreformen, som tillförsäkrar alla medborgare vissa grundläggande rättigheter. En av grundstenarna är att alla medborgare har rätt att framföra sin mening, yttrandefriheten, och att alla medborgare har samma värde. Rättigheten och möjligheten att väcka motioner och medborgarförslag i kommunens högst beslutande församling är en viktig del av vår demokrati. 1.1 Kommunallagen Ledamöterna i kommunfullmäktige har rätt att väcka motioner enligt 4 kap 16 kommunallagen (KL). En fullmäktigeledamot får väcka en motion även om ledamoten inte är närvarande vid fullmäktigesammanträdet. Däremot får en ersättare enbart lämna motion när ersättaren tjänstgör. Motionsrätten tillkommer den enskilde ledamoten och inte partiet. Rättsligt sett binder en partimotion enbart de ledamöter som skrivit under motionen. Ledamöter från olika partier kan väcka en motion om samtliga undertecknar denna. En kommuninvånare, som är folkbokförd i kommunen, kan väcka ett ärende i kommunfullmäktige genom ett så kallat medborgarförslag under förutsättning att fullmäktige tidigare beslutat om denna möjlighet enligt 5 kap 23 p 5 KL. KL anger i 5 kap 33 att motioner och medborgarförslag bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen/medborgarförslaget väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, ska detta och vad som framkommit vid beredningen anmälas till kommunfullmäktige inom denna tid. Fullmäktige får då avskriva motionen/medborgarförslaget från vidare handläggning. 1.2 Kommunfullmäktiges arbetsordning - motioner I kommunfullmäktiges arbetsordning finns närmare angivet hur motioner/medborgarförslag ska väckas och beredas. Enligt 29 i arbetsordningen ska en motion - vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter - innehålla enbart ett ämne per motion - väckas genom att den ges in till kommunkansliet eller lämnas vid ett fullmäktigesammanträde. 1.3 Kommunfullmäktiges arbetsordning - medborgarförslag Enligt 30 i arbetsordningen ska ett medborgarförslag - väckas av en eller flera personer som är folkbokförda i kommunen - vara skriftligt - ha beteckningen medborgarförslag - innehålla namnförtydligande, adress och telefonnummer I en särskild bilaga till arbetsordningen finns ytterligare regler för medborgarförslag. Dessa är: - Ett medborgarförslag kan bara sakbehandlas om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde - Ett medborgarförslag får inte röra myndighetsutövning, ha odemokratisk innebörd eller innebära någon form av diskriminering. Sådana förslag avslås efter beredning.
5 (7) - Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma medborgarförslag. - Ett medborgarförslag väcks genom att det lämnas in till kommunkansliet minst tre dagar före fullmäktiges sammanträde. - Kommunkansliet kontrollerar att förslagsställaren är den person som står bakom förslaget. - Fullmäktige kan överlåta till kommunstyrelsen eller nämnd att besluta om medborgarförslaget så kallad förenklad hantering. Denna möjlighet tas upp i varje enskilt ärende. I de fall förenklad hantering medges ska förslagsställaren underrättas om vilken nämnd som i fortsättningen kommer att handlägga ärendet. 2 Syfte Syftet med dessa regler är att säkerställa en rättssäker och effektiv handläggning av motioner och medborgarförslag för att trygga den demokratiska processen. Reglerna ska således medföra att handläggningen blir enhetlig och demokratisk samt att kommunens resurser utnyttjas på ett effektivt sätt. 3 Regler 3.1 Beredning Rätten att lämna en motion är ett viktigt verktyg i den enskilde fullmäktigeledamotens politiska arbete och särskilt för de ledamöter som har få mandat i kommunfullmäktige. På motsvarande sätt är medborgarförslagen viktiga för medborgarnas möjligheter att delta i den kommunala demokratin. Det är angeläget att svar på motioner/medborgarförslag sker så snabbt som möjligt innan frågan blir inaktuell. Kommunstyrelsens förvaltning har uppdraget att utreda och lämna förslag till svar på motioner/ medborgarförslag. Beroende på förslagets innehåll avgör kommunstyrelsens allmänna utskott beredningens omfattning. Motioner och medborgarförslag ska beredas så att fullmäktige, kommunstyrelsen eller den nämnd som beslutanderätten överlåtits till kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes. Förvaltningen bör ta kontakt med motionären/förslagsställaren inför arbetet med att utarbeta förslag till beslut, så att hen får tillfälle att utveckla sin motion/medborgarförslag. 3.2 Handläggning Under handläggning av motion/medborgarförslag ska samtliga aspekter på förslaget utredas, för att kunna se vilka konsekvenser och eventuella kostnader som förslaget medför. Den som har huvudansvaret för motionen/medborgarförslaget ska ta in synpunkter från övriga tjänstemän med särskild kompetens för att få en helhetssyn på ärendet. I kommunstyrelsens och förvaltningens handläggning ska följande följas: Svar efter en mindre utredning Efter en mindre utredning av ärendet kan styrelsen föreslå/alternativt besluta att motionen/medborgarförslaget ska antas, avslås eller besvaras.
6 (7) a) Om kommunstyrelsen följer motionens/medborgarförslagets förslag föreslår/beslutar kommunstyrelsen att motionen/medborgarförslaget antas. b) Om kommunstyrelsen inte delar motionens/medborgarförslagets förslag eller inte kan prioritera förslaget inom givna ekonomiska ramar ska styrelsen föreslå/besluta att motionen/medborgarförslaget avslås. Det kan vara aktuellt att föreslå att vissa delar av motionen/medborgarförslaget antas. Det ska då klart framgå vilka delar som kommunstyrelsen föreslår/beslutar ska antas respektive avslås. c) Om motionens/medborgarförslagets förslag ligger helt i linje med ett arbete som redan pågår kan kommunstyrelsen föreslå/besluta att motionen/medborgarförslaget ska anses besvarad/besvarat. Detta uttryck används när arbete eller utredning pågår i enlighet med ett tidigare beslut/uppdrag inom kommunstyrelsens verksamhet. Svar som kräver en större utredning - Om motionen/medborgarförslaget är av den karaktären att en omfattande utredning behöver göras ska kommunstyrelsens svar innehålla en beskrivning av det utredningsarbete som krävs och ett förslag om kommunstyrelsen anser att utredningen ska göras. - Om kommunfullmäktige beslutar att utredningen inte ska göras innebär det ett avslag på motionen/medborgarförslaget. - Om kommunfullmäktige beslutar att utredningen ska göras ska motionen/medborgarförslaget under utredningstiden vara kvar som en motion/medborgarförslag under beredning, som redovisas till fullmäktige två gånger per år. Det är kommunstyrelsens ansvar att upprätta en uppdragsbeskrivning för utredningen. När kommunstyrelsen redovisar utredningen ska yttrandet innehålla förslag om motionen/medborgarförslaget ska antas eller avslås. 3.3 Förslag till beslut Kommunstyrelsen har att avge förslag till beslut på en motion alternativt besluta om ett medborgarförslag enligt följande: Motionen/medborgarförslaget antas Motionen/medborgarförslaget avslås Motionen/medborgarförslaget anses besvarad/besvarat Det tredje alternativet bör endas användas i undantagsfall i enlighet med ovan angivna regler. 3.4 Kommunicering och beslut En ersättare som väckt en motion har rätt att delta i överläggningen om motionen även om hen inte tjänstgör vid det sammanträdet. När ett medborgarförslag beretts färdigt ska förslagsställaren underrättas och få ta del av beslutsunderlaget. Förslagsställaren bjuds in till det sammanträde när beslut i ärendet ska tas. Den som har väckt ett medborgarförslag har rätt att yttra sig i fullmäktige när förslaget behandlas, endast om ordföranden så medger. När kommunstyrelse eller nämnd ska behandla ett medborgarförslag har den som väckt ärendet rätt att närvara och delta i överläggningarna, med undantag av ärenden där uppgifter förekommer som omfattas av sekretess.
7 (7) 3.5 Uppföljning av beslut Kommunstyrelsen och nämnderna redovisar till fullmäktige två gånger per år de motioner och medborgarförslag som inte har beretts färdigt. Samtidigt ska en uppföljning göras av de motioner och medborgarförslag som antagits. I samband med detta kan kontakt tas med motionär/förslagsställare för att få veta om hen är nöjd med verkställigheten av motionen/medborgarförslaget. Kommunstyrelsen och nämnderna ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats med anledning av inkomna medborgarförslag.