www.pwc.se Revisionsrapport Marie Lindblad Certifierad kommunal revisor ErikJansen Revisionskonsult mars 2017 pwc
Innehåll 1. Inlediting... 2 1.1. Inledande information om organisationsförändring... 2 1.2. Bakgrund... 2 1.3. Syfte och Revisionsfråga... 2 1.4. Revisionskriterier... 2 1.5. Kontrollfrågor... 3 i.6. Avgränsning... 3 i.7. Metod... 3 2. Iakttagelser och bedömningar... 4 2.1. Verksamhetsplan... 4 2.1.1. Iakttagelser... 4 2.1.2. Bedömning... 4 2.2. Verksamhetsrapportens upprättande och överlämnande... 5 2.2.t. Iakttagelser......... 5 2.2.2. Bedömning...... 5 2.3. Verksamhetsrapportens innehåll... 5 2.3.1. Iakttagelser...... 5 2.3.2. Bedömning... 6 2.4. Redovisning av ekonomiskt utfall... 6 2.4.1. Iakttagelser... 6 2.4.2. Bedömning... 7 3. Bedömningar mot kontrollmål... 8 3.i. Revisionen bedömning... 8 3.2. Rekommendation... 9 2017-03-23 Marie Lindblad Certifierad kommunal revisor Projektledare Uppdragsledare 1av9
1. Inledning 1.1. Inledande information om organisationsjörändring Vi inleder denna granskning med följande förtydligande information: Riksdagen röstade i oktober 2016 igenom regeringens förslag att skriva in Norrbotten i den lag som reglerar det regionala utvecklingsansvaret. bytte den 1 januari namn till Region Norrbotten. Detta innebär att från den 1 januari 2017 betecknas landstingsfullmäktige och landstingsstyrelsen i stället region.fullmäktige och regionstyrelsen. Denna granskning genomfördes inom ramen för 2016 års revision, innan ovan beskrivet lagrum trätt i kraft. Med anledning av detta används benämningen landsting, och inte region, i denna granskningsrapport. 1.2. Bakgrund Landstingsfullmäktiges beredningar utses av landstingsfullmäktige. Samtliga beredningar har ett grunduppdrag som specificeras för varje verksamhetsår. I grunduppdragen finns angivet att beredningarna ska ha ett -, patient- och närståendeperspektiv avseende hälsooch sjukvård. För verksamhetsåret 2016 skall samtliga fullmäktigeberedningar arbeta utifrån den grundläggande frågan kring vilket behov norrbottningarna har av dialog med landstingspolitikerna. Beredningens rapport ska redovisa utvecklingsområden för landstingets patientdialog i enlighet med följande inriktning: Programberedningen ska ur ett patient- och närståendeperspektiv inrikta sig på frågan om medborgardialog gentemot patientgrupper, verksamhet, och andra samarbetsparter. Om fullmäktigeberedningarna inte skulle genomföra uppdragen på ett tillfredsställande sätt kan det innebära svårigheter för landstingsstyrelsen att använda fullmäktigeberedningarnas arbete i den fortsatta beredningen av den strategiska planen. Skulle fullmäktigeberedningarna inte utföra sina uppdrag tillfredsställande kan detta även innebära väsentlig skada för den politiska trovärdigheten. 1.3. Syfte och Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om programberedningen för verksamhetsåret 2016 utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll. 1.4. Revisions kriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. 2 av 9
I Revisionskriterierna kan ofta hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Revisionskriterierna kan också ha sin grund ijämförbar praxis. 1 Kommunallag Landstingsfullmäktiges reglemente för fullmäktigeberedningarna Beredningarnas uppdragsbeskrivning för 2016 1.5. Kontrollfrågor Har programberedningen innan utgången av november fastställt en verksamhetsplan innehällandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkommande år samt budget för beredningen? Har programberedningen, innan utgången av november, upprättat en verksamhetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige? Redovisar programberedningens verksamhetsrapport patienters- och närståendes behov inom det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt? Redovisar programberedningens verksamhetsrapport ekonomiskt utfall i förhållande till budget? 1.6. Avgränsning Granskningen avser verksamhetsåret 2016 och är översiktlig till sin karaktär. 1.7. Metod Granskningen introducerades genom möte mellan revisionens ordförande och programberedningens ordförande. Genomgång av beredningens verksamhetsplan, protokoll/ minnesanteckningar och verksamhetsrapport för verksamhetsåret 2016. Sakgranskning Innan granskningsrapporten fastställts har beredningens ledamöter fått tillfälle att sakgranska rapporten. 1 https://www.skyrev.se/sites/default/files/files/rek/r.4-revisionsrapport.pdf 3 av 9
2. 2.1. 2.1.1. Iakttagelser och bedömningar Verksamhetsplan Iakttagelser Enligt reglementet för programberedningen skall beredningen under november fastställa verksamhetsplan för nästkommande år. Verksamhetsplanen skall innehålla såväl verksamhetsinriktning som handlingsplan. I verksamhetsplanen skall även budget framgå. Verksamhetsplanen ligger till grund för beredningens kommande arbete. I sammanhanget skall nämnas att beredningens uppdrag för verksamhetsåret 2016 återremitterades i fullmäktige den 14 oktober 2016 till den 23-24 november 2016. Detta innebär att beredningen fick sitt uppdrag mer än en månad efter ordinarie utsatt tid. Landstingsfullmäktige fattade inte beslut om att förlänga tiden för när beredningens verksamhetsplan skulle fastställas, varigenom reglementets angivelse om att verksamhetsplanen skall fastställas under november alltjämt var styrande. Programberedningen tog den 13 januari 2016 beslut om att fastställa verksamhetsplan för kommande år (det vill säga för 2016). I verksamhetsplanen framgår vilken verksamhetsinriktning som programberedningen skall under verksamhetsåret 2016, samt även handlingsplan med specificering för beredningen arbetsmetoder. Programberedningens verksamhetsplan redovisar även beredningen budget för år 2016. Vid träff med företrädare ur beredningen framkommer att beredningens reglemente inte på ett strukturerat och tydligt sätt används för att planera och bedriva beredningens verksamhet. 2.1.2. Bedömning Kontrollfrågan om programberedningen innan utgången av november fastställt en verksamhetsplan innehållandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkommande år samt budget för beredningen, bedöms i begränsad utsträckning vara uppfyllt. Vår bedömning baseras på att programberedningen fastställt en verksamhetsplan med det innehåll som reglementet förpliktigar. Samtidigt fastställdes verksamhetsplanen inte inom den tidsplan som reglementet förpliktigar. Även om vi noterar att fullmäktige återremitterade beredningens uppdrag från oktober till november 2015, kom verksamhetsplanen först att fastställas i januari 2016. Detta utan att landstingsfullmäktige förlängt tidsplanen för när beredningens verksamhetsplan skall fastställas. Vi bedömer att en ökad kännedom inom beredningen om reglementets innehåll hade stärkt beredningens möjlighet att fullfölja reglementets skrivningar. 4 av 9
2.2. Verksamhetsrapportens upprättande och överlämnande 2.2.1. Iakttagelser Enligt reglementet för programberedningen skall beredningen senast i november överlämna sin verksamhetsrapport till fullmäktige. För verksamhetsåret 2016 valde landstingsfullmäktiges sex beredningar (programberedningen, regionala beredningen samt hälso- och sjukvårdsberedningarna nord, mitt, syd, öst) att lämna en gemensam verksamhetsrapport till fullmäktige för uppdraget gällande: Vilket behov har norrbottningarna av dialog med landstingspolitikerna? Programberedningen fastställde sin verksamhetsrapport genom sammanträde den 4 oktober 2016. Verksamhetsrapporten överlämnades sedan till landstingsfullmäktige sammanträde den 19 oktober 2016. Verksamhetsrapporten är till sin disposition uppdelad med respektive berednings iakttagelser i egna avsnitt. Från sidan 11-14 framgår programberedningens upprättade verksamhetsrapport. 2.2.2. Bedömning Kontrollfrågan, om programberedningen, innan utgången av november, har upprättat en verksamhetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige, bedöms som uppfyllt. Vår bedömning baseras på att programberedningen den 4 oktober 2106 fastställde sin upprättade verksamhetsrapport. Programberedningen överlämnade sedan, tillsammans med övriga fullmäktigeberedningar, den 19 oktober 2 016 en gemensam rapport till landstingsfullmäktige, där programberedningens verksamhetsrapport kring uppdraget framgår. Verksamhetsrapportens innehåll Iakttagelser I programberedningens reglemente anges i 6 följande avseende verksamhetsrapportens innehåll: Programberedningens uppgift, som omfattar hela länet, är att utifrån ett patient- och närståendeperspektiv på verksamhetens innehåll: Öka kunskapen om patienters och närståendes behov Verka för bättre förståelse och ökad samverkan mellan verksamhetsansvariga och förtroendevalda. Programberedningen har ett särskilt ansvar för att i sitt arbete bevaka och belysa aktuella etik- och prioriteringsfrågor inom det aktuella uppdraget. Härutöver skall programberedningen, enligt reglementet, även: Redovisa medborgarnas behov inom det aktuella uppdraget. Underlag inför styrelsens beredning av den strategiska planen. Mars 201 7 5 av 9
Enligt programberedningens verksamhetsplan för 2016 anges att: Ledamöterna arbetar aktivt för att sprida dialogtillfällena geografiskt. I programberedningens verksamhetsrapport finns en angivelse om hur urvalet av dialogpartner sett ut. Av metodbeskrivningen framgår att programberedningen arbetat för att möta patienter via brukarorganisationer, befintliga kontaktnät samt lokalkännedom. Härutöver har även annonsering skett i lokala annonsblad. Programberedningen har besökt de flesta av länets kommuner, samt tre hälsocentraler. Programberedningen redovisar inte vilka kommuner som uteslutits för dialogtillfällen sett till den geografiska spridning som ledamöterna i beredningen aktivt skall arbeta för enligt beredningens verksamhetsplan. I metodbeskrivningen framgår hur patientgrupper och samarbetspartners valts ut. Metodbeskrivningen redovisar inte vilken metod beredningen använt för att öka kunskapen kring närståendes behov. Programberedningens verksamhetsrapport redovisar i allt väsentligt analys, etiska frågor inom beredningen uppdrag: Vilket behov har norrbottningarna av dialog med landstingspolitikerna? 2.3.2. Bedömning Kontrollfrågan, om programberedningens verksamhetsrapport redovisar patienters- och närståendes behov inom det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt, bedöms till övervägande del vara uppfyllt. Vår bedömning är att programberedningens verksamhetsrapport till övervägande del redovisar sitt uppdrag utifrån vad beredningens reglemente föreskriver. Vår bedömning är dock att det inte står helt klart hur, samt om, programberedningen via sin dialog även verkat för att öka kunskapen gällande närståendes behov. Slutligen noterar vi att då programberedningen inte redovisar geografiskt urval kan detta påverka representationen i det underlag som landstingsstyrelsen fortsatt skall bereda. Redovisning av ekonomiskt utfall Iakttagelser I programberedningens reglemente anges att verksamhetsplanerna ska innehålla: Verksamhetsinriktning och handlingsplan för nästkommande år. Budget för beredningen. Reglementet föreskriver härigenom att beredningen skall ange budget i sin verksamhetsplan. Detta är, vilket framgår av avsnitt 2.1 i denna rapport, uppfyllt för beredningen. Programberedningens reglemente anger att beredningen i sin verksamhetsrapport skall redovisa: 6 av 9
Ekonomiskt utfall i förhållande till budget. I den gemensamt skrivna rapport som samtliga fullmäktigeberedningar överlämnat till landstingsfullmäktige finns, på sidan 3, en ekonomisk redovisning. Denna redovisar dock samtliga sex fullmäktigeberedningars, som alla är enskilda beredningar, gemensamma årsbudget, utfall och resultat. Programberedningen redovisar inte sitt ekonomiska utfall i förhållande till budget. I tabell 1 nedan har vi hämtat ekonomiskt utfall för programberedningen från landstingets ekonomisystem, datalagret, för att kunna besvara hur det ekonomiska utfallet sett ut. Detta då det inte varit möjligt att spåra programberedningens ekonomiska utfall i det underlag som överlämnats till landstingsfullmäktige. Enligt vad som framgår av tabellen har programberedningen bedrivit sin verksamhet inom budget, samt även med en positiv avvikelse på helåret. Beredning Budget Utfall Avvikelse Programberedningen 1 011 661 486 067 525 594 2.4.2. Bedömning Kontrollfrågan, om programberedningens verksamhetsrapport redovisar ekonomiskt utfall i förhållande till budget, bedöms inte vara uppfyllt. Vår bedömning baseras på att programberedningens inte redovisar beredningens ekonomiska utfall i förhållande till budget. Istället redovisas samtliga sex fullmäktigeberedningar, som alla är enskilda beredningar, ett samfällt ekonomiskt resultat. För att kunna svara för programberedningens ekonomiska tillfredsställelse har vi dock, genom uttag ur landstingets ekonomisystem, kunnat konstatera att beredningen genomfört sitt uppdrag på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. 7 av 9
3. Bedömningar mot kontrollmål I vår granskning har följande bedömningar gjorts kopplade mot granskningens kontrollfrågor. Kontrollfrågor Har programberedningen innan utgången av november fastställt en verksamhetsplan innehållandes en verksamhetsinriktning, handlingsplan för nästkommande år samt budget för beredningen? Har programberedningen, innan utgången av november, upprättat en verksamhetsrapport och överlämnat denna till fullmäktige? Redovisar programberedningens verksamhetsrapport patienters- och närståendes behov inom det aktuella uppdraget på ett tillfredsställande sätt? Redovisar programberedningens verksamhetsrapport ekonomiskt utfall i förhällande till budget? Bedömning Kontrollfrågan bedöms i begränsad utsträckning vara uppfylld. Kontrollfrågan bedöms uppfylld. Kontrollfrågan bedöms till övervägande del vara uppfylld. Kontrollfrågan bedöms inte vara uppfylld. 3.1. Revisionell bedömning Denna granskning har syftat till att bedöma om: Programberedningen för verksamhetsåret 2016 utfört sitt uppdrag på ett ändamälsenligt sätt. Programberedningen för verksamhetsäret 2016, utfört sitt uppdrag på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Programberedningen har en tillräcklig intern kontroll. Vär sammanfattande revisionella bedömning är att programberedningen har bedrivit sin verksamhet på ett ändamälsenligt och från ekonomiskt synpunkt tillfredsställande sätt, samtidigt som den interna kontrollen är delvis bristande. Vår bedömning baseras på att programberedningen upprättat och redovisat sitt uppdrag i verksamhetsrapport till fullmäktige. Vär bedömning baseras vidare på att vi, efter att på egen hand tagit fram ekonomiskt utfall för programberedningen, ser att beredningen bedrivit sin verksamhet på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. 8 av 9
I Avslutningsvis grundar sig vår bedömning kring den interna kontrollen i att programberedningen inte uppfyllt reglementets krav om tidsplan samt redovisning av ekonomiskt utfall. Bedömningen baseras även på att beredningen förvisso har kännedom om sitt reglementes existens, samtidigt som reglementet inte uppges utgöra underlag för beredningen i planeringen och driften av den årliga verksamheten. Rekommendation Vi noterar att fullmäktige från verksamhetsåret 2017 har fem nya beredningar. Vår rekommendation är att dessa säkerställer att: Verksamheten bedrivs i enlighet med det av fullmäktige fastställda reglementet för beredningarna. I det fall avvikelse eventuellt sker från reglementet ska detta kunna spåras i beslut i fullmäktige. 9 av 9