Stadsledningskontoret Tjänsteutlåtande Utfärdat 2018-10-08 Diarienummer 1473/18 Handläggare Helena Österlind Telefon:031-368 0228 E-post: helena.osterlind@stadsledningskonoret.goteborg.se Begäran om revidering av riktlinjer för Göteborgsförslag Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Nämnden för konsument- och medborgarservice får i uppdrag att återkomma med ett förslag på reviderade riktlinjer för Göteborgsförslaget. Sammanfattning Nämnden för konsument och medborgarservice beslutade den 25 september 2018, 79, att tillskriva kommunstyrelsen med en begäran om en revidering av de gällande riktlinjerna för Göteborgsförslaget. Anledningen till begäraran är den utvärderingen nämnden genomfört 2018, i enlighet med beslut i kommunstyrelsen den 25 maj 2016. Utvärderingen visar, bland annat, behov av tydligare regler för intern hantering samt en större samsyn kring hur nämnder och förvaltningar ska hantera förslagen. Stadsledningskontoret stöder nämndens begäran och bedömer att tydligare riktlinjer, tillsammans med stadenövergripande anvisningar, bör tas fram av nämnden för konsument och medborgarservice för att säkerställa en likvärdig och effektiv hantering av Göteborgsförslagen i stadens alla nämnder och bolag. Ekonomiska konsekvenser En tydligare reglering av hur Göteborgsförslaget ska hanteras av nämnder och styrelse bedöms effektivisera processen. I övrigt har stadsledningskontoret inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Barnperspektivet Rätten att lämna Göteborgsförslag innefattar även barn. En tydligare reglering av hur förslagen ska hanteras av nämnder och styrelser bedöms stärka även barnens möjlighet till att uttrycka sin mening och få den respekterad. Mångfaldsperspektivet Stadsledningskontoret bedömer att ett tydligare regelverk kring hanteringen av Göteborgsförslaget i staden gynnar samtliga förslagsställare. Jämställdhetsperspektivet Stadsledningskontoret bedömer att ett tydligare regelverk kring hanteringen av Göteborgsförslaget i staden gynnar samtliga förslagsställare. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 1 (4)
Miljöperspektivet Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Omvärldsperspektivet Att digitalt kunna påverka de kommunala beslutsprocesserna är ett utvecklingsområde för de flesta av Sveriges kommuner och utvecklas även internationellt genom olika verktyg. Ett 40-tal kommuner i Sverige har infört möjligheter att lämna e-förslag, däribland Malmö, Västerås och Karlstad. Inför en revidering av regelverk för Göteborgsförslaget är det viktigt att ta in erfarenheter från andra kommuner. Bilagor 1. Nämnden för konsument och medborgarservice protokollsutdrag, 2018-09- 25 79 2. Tjänsteutlåtande från nämnden för konsument och medborgarservice, utfärdat 2018-06-28 Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2 (4)
Ärendet Nämnden för konsument- och medborgarservice beslutade den 25 september 2018, 79, att tillskriva kommunstyrelsen om en revidering av de gällande riktlinjerna för Göteborgsförslaget. Stadsledningskontoret bedömer att en revidering av regelverket är nödvändig för att säkerställa effektivitet och likvärdighet och föreslår att kommunstyrelsen ger nämnden för Konsument- och medborgarservice ett igångsättningsbeslut. Det reviderade regelverket ska sedan lämnas till kommunfullmäktige för antagande. Beskrivning av ärendet Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade om riktlinjer för Göteborgsförslaget den 25 maj 2016. Ansvaret för införandet av och handläggning lades på nämnden för Konsument- och medborgarservice och sedan januari 2017 har Göteborgsförslaget varit ett verktyg för invånare, besökare och företagare att påverka utvecklingen i staden. I samband med antagande av riktlinjer uppdrogs åt Konsument- och medborgarservice att utvärdera Göteborgsförslaget när det varit i bruk ett år. En utvärdering genomfördes våren 2018 tillsammans med förslagsställare, tjänstemän och förtroendevalda i staden. I tjänsteutlåtande från Konsument- och medborgarservice redogörs för de centrala dragen i utvärderingen. Utvärderingen visar på ett behov av tydligare styrning för intern hantering av förslagen samt en större samsyn kring hur nämnder och förvaltningar ska hantera förslagen. Nämnden för konsument och medborgarservice har den 25 september 2018 beslutat att tillskriva kommunstyrelsen med en begäran om att uppdatera riktlinjerna för Göteborgsförslaget. Om Göteborgsförslaget Göteborgsförslaget är Göteborgs stads namn på det som vanligtvis kallas e-förslag. Det är ett verktyg för att utveckla den lokala demokratin och ett sätt att förbättra medborgarnas inflytande och delaktighet i staden. Göteborgsförslaget innebär att medborgarna, boende, besökare och företagare kan lämna förslag på hur staden kan utvecklas till stadens politiker genom ett digitalt system. Förslaget läggs ut på kommunens webbplats och görs då tillgängligt för en bred allmänhet så att andra kan ansluta sig och visa sitt stöd genom att signera förslaget. Förslagen ger också de förtroendevalda en ökad kunskap och förståelse om vad som engagerar allmänheten. Göteborgsförslaget administreras och modereras av nämnden för konsument och medborgarservice som har ansvar att vidarebefordra förslagen till berörd nämnd/styrelse i det fall förslaget uppnår 200 röster inom tre månader. Då övergår ansvaret för hantering av förslaget till respektive mottagare. Nuvarande riktlinjer Nuvarande riktlinjer för Göteborgsförslaget arbetades fram av stadsledningskontoret och antogs den 25 maj 2016 av kommunstyrelsen och redovisas i bilaga 2. Enligt Göteborgs stads riktlinje för styrande dokument är riktlinjer av reglerande karaktär ska visa hur uppgifter ska utföras men lämnar visst utrymme för verksamheten att själva utforma detaljerna i arbetet. Riktlinjer ska reglera handlandet i den befintliga Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3 (4)
verksamheten så att den bedrivs effektivt, rättssäkert och med kvalitet och även säkrar en likvärdig och icke-diskriminerande verksamhet. Utvärderingen av första året med Göteborgsförslaget visar att det finns behov av tydligare riktlinjer för att säkerställa att förslagsställarna får en likvärdig service samt att hanteringen av förslagen sker effektivt och rättssäkert. Utvärderingen visar även att det finns behov av en gemensam anvisning som beskriver på vilket sätt Göteborgsförslagen ska hanteras och innehåller konkret vägledning om hur förvaltningar och bolag ska genomföra handläggningen. Förslag på anvisning bör tas fram av nämnden för konsument och medborgarservice, tillsammans med Stadsledningskontoret och en referensgrupp av övriga förvaltningar, och sedan beslutas av respektive nämnd. Stadsledningskontorets bedömning Stadsledningskontoret bedömer, liksom nämnden för konsument och medborgarservice, att riktlinjerna för göteborgsförslaget behöver revideras för att säkerställa en tydligare hantering i staden. Det är av stor vikt att stadens demokratiska verktyg hanteras effektivt och med likvärdiga förutsättningar för alla förslagsställare. Nämnden för konsument och medborgarservice har sedan beslutet om att införa e-förslag ansvarat för hantering, moderering och utvärdering. Det bedöms således rimligt att nämnden, utifrån den samlade kompetensen om verktyget och dess effekter, får i uppdrag att revidera riktlinjerna. Revideringen bör utgå från resultatet i utvärderingen och göras i samverkan med stadsledningskontoret. Syftet med revideringen och tillkommande anvisning ska vara att tydliggöra styrningen av Göteborgsförslaget och skapa större samsyn i stadens alla nämnder och bolag för att på så sätt utveckla medborgares möjligheter att vara delaktiga i stadens beslutsprocesser. Helena Österlind Helena Mehner Demokratistrateg Kommunikationsdirektör Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4 (4)
Riktlinjer e-förslag Riktlinjer e-förslag för Göteborgs stad Beslutades av kommunstyrelsen 2016-05-18 1. Inledning Denna riktlinje syftar till att konkretisera hur e-förslag och processen runt detta ska hanteras i Göteborgs Stad. Riktlinjen vänder sig även till de som kan tänkas lägga ett E-förslag för att tydliggöra vad de kan göra och förvänta sig. 2. Omfattning Riktlinjen omfattar e-förslag och hur dessa ska hanteras i Göteborgs Stad. 2.1 Bakgrund Kommunfullmäktige behandlade 2014-04-24 21, ärendet Fördjupa demokratin genom att öka medborgarnas möjligheter till inflytande, starkare inflytande för stadsdelsnämnderna i stadsplaneringen samt förslag på e-demokratilösningar. Som en del av demokratibeslutet slogs det fast att Göteborgs Stad ska införa e-förslag. 2.2 Riktlinjerna Ett e-förslag är en idé eller ett förslag från medborgarna till stadens politiker. Förslaget läggs ut på kommunens hemsida där andra kan föra dialog om det och stödja förslaget genom att skriva under det. Syfte E-förslag är en metod för att utveckla medborgardialogen och ett steg i arbetet att förbättra medborgarnas möjlighet till inflytande och delaktighet i kommunen. E-förslag är också ett verktyg för demokratiutveckling. Förslagen ger de förtroendevalda ökad kunskap om och förståelse för vad som engagerar allmänheten. Vem får lämna förslag? Alla som är intresserade av Göteborgs Stads utveckling får lämna e-förslag, såväl medborgare i Göteborgs kommun som andra. Det finns ingen åldersbegränsning vilket innebär att barn och ungdomar också kan skicka in och skriva under förslag. Det enda som krävs är att man loggar in via ett konto där man är registrerad med namn och kontaktuppgifter. Juridiska personer såsom företag, ideella organisationer och föreningar kan inte lämna e-förslag. Lämna ett e-förslag För att underlätta så att förslagen blir enkla och tydliga finns det en mall med färdiga rubriker. Detta för att säkerställa att det ser liknande ut och att det viktigaste finns med. I övrigt är det upp till förslagsställaren att utforma förslagen.
Riktlinjer e-förslag Publicering Innan förslagen publiceras kommer de att granskas av en moderator. Förslag som bryter mot lagen, kommunens policy eller inte berör kommunens verksamhet kommer inte att publiceras. Godkända e-förslag publiceras och alla förslagsställare samt berörd nämnd informeras. Från det att förslagsställaren lagt sitt förslag ska det skyndsamt publiceras. Om det tar längre tid till publicering än två veckor ska förslagsställaren kontaktas och få en återkoppling om vad som händer med dennes förslag. Digitalt E-förslag kan enbart lämnas in digitalt, inte via papper. För de som ej har tillgång till digitala verktyg finns det en möjlighet att gå till stadens medborgarkontor. På medborgarkontoren kan man få hjälp att lägga in sitt förslag digitalt. Stöd ett e-förslag När förslaget är publicerat ligger det aktivt för dialog och underskrifter i 90 dagar. Därefter arkiveras alla förslag i ett sökbart arkiv. Det krävs en inloggning via ett konto där man är registrerad med namn och kontaktuppgifter för att kunna skriva under ett förslag. Det ska också finnas en möjlighet att ta tillbaka sin underskrift inom de 90 dagarna förslaget ligger aktivt. Detta kräver att man loggar in via samma konto som när man skrev under. Om minst 200 personer skriver under ett förslag under den aktiva perioden på 90 dagar tas ärendet upp i enlighet med nedanstående. E-förslag som får 200 eller fler underskrifter Om ett e-förslag fått 200 eller fler underskrifter när förslaget blir inaktivt (när 90 dagar passerat) så kommer det skickas vidare för handläggning till berörd nämnd som ett informationsärende. Budgetpåverkande förslag hanteras i ordinarie budgetprocess. Förslaget ska behandlas skyndsamt, på nästa möjliga nämndsammanträde. Återkoppling Nämnden för konsument- och medborgarservice har i uppdrag att återkoppla till förslagsställaren efter de 90 dagarna om hur förslaget vidare hanteras. Om förslaget går vidare till annan nämnd, övertas ansvaret för den fortsatt återkopplingen av denna nämnd. Kommunfullmäktige Två gånger per år redovisas aktuella e-förslag till kommunfullmäktige. Länk till kommunfullmäktiges beslut 2014 Länk till kommunstyrelsens beslut 2016, inkl Riktlinjer för e-förslag
Konsument och medborgarservice Utdrag ur Protokoll Sammanträdesdatum: 2018-09-25 Begäran revidering av riktlinjer för Göteborgsförslaget 79, N043-0205/18 Beslut Nämnden för konsument- och medborgarservice tillskriver kommunstyrelsen att uppdatera riktlinjerna för Göteborgsförslaget i syfte att skapa en tydligare hantering i staden. Handling Förvaltningen har 2018-06-28 upprättat ett tjänsteutlåtande i rubricerat ärende. Dag för justering 2018-10-05 Vid protokollet Sekreterare Nicklas Kristiansson Ordförande Caterina Franceschi Justerande Björn Jedvert Göteborgs Stad [Konsument och medborgarservice], protokollsutdrag 1 (1)
Konsument- och medborgarservice Tjänsteutlåtande Utfärdat 2018-06-28 Diarienummer N043-0205/18 Handläggare Stefan Lydén Telefon: 031-365 09 38 E-post: stefan.lyden@kom.goteborg.se Begäran revidering av riktlinjer för Göteborgsförslaget Förslag till beslut Nämnden för konsument- och medborgarservice tillskriver kommunstyrelsen att uppdatera riktlinjerna för Göteborgsförslaget i syfte att skapa en tydligare hantering i staden. Sammanfattning Förvaltningen för konsument- och medborgarservice har utvärderat Göteborgsförslaget. Utvärderingen visar, bland annat, behov av tydligare regler för intern hantering samt en större samsyn kring hur nämnder och förvaltningar ska hantera förslagen. För att detta ska kunna ske behöver nämnden för konsument- och medborgarservice tillskriva Kommunstyrelsen om att revidera de gällande riktlinjerna. Ekonomiska konsekvenser Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Barnperspektivet Alla som vill kan lämna in ett göteborgsförslag. Det finns inte någon övre eller undre åldersgräns för att lämna förslag. Huvudsaken är att förslaget handlar om hur det är möjligt att utveckla Göteborg. Detta betyder att även unga personer och barn kan lämna förslag till kommunen. Jämställdhetsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Omvärldsperspektivet Motsvarigheter till Göteborgsförslaget finns i ett 40-tal andra kommuner och landsting. Ibland kallas verktyget för initiativ och andra gånger för e-förslag. Mångfaldsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljöperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Göteborgs Stad [Konsument och medborgarservice], tjänsteutlåtande 1 (3)
Ärendet Förvaltningen för konsument- och medborgarservice har i uppdrag att utvärdera Göteborgsförslaget. En utvärdering har genomförts som visar på behov av tydligare regler för intern hantering av förslagen samt en större samsyn kring hur nämnder och förvaltningar ska hantera förslagen. För att detta ska kunna ske behöver nämnden för konsument- och medborgarservice tillskriva Kommunstyrelsen om att revidera de gällande riktlinjerna. Beskrivning av ärendet 2014 behandlade Kommunfullmäktige ärendet Fördjupa demokratin genom att öka medborgarnas möjligheter till inflytande, starkare inflytande för stadsdelsnämnderna i stadsplaneringen samt förslag på e-demokratilösningar. Som en del av beslutet slogs det fast att Göteborgs Stad ska införa e-förslag, och sedan januari 2017 har det digitala verktyget Göteborgsförslaget varit i bruk. Ett Göteborgsförslag är en idé eller ett förslag från medborgarna till stadens förtroendevalda. Förslaget läggs ut på hemsidan där andra kan föra dialog och stödja förslaget genom att skriva under (signera) det. Göteborgsförslaget är en metod för att utveckla medborgardialogen och ett steg i arbetet att förbättra medborgarnas möjlighet till inflytande och delaktighet i kommunen. Göteborgsförslaget är också ett verktyg för demokratiutveckling. Förslagen ger de förtroendevalda ökad kunskap om och förståelse för vad som engagerar allmänheten. Konsument- och medborgarservice har ett uppdrag att utvärdera verktyget och ta reda på hur det har använts och fungerat under den första tiden. I linje med detta utreds vad som skulle behöva utvecklas både utifrån erfarenheten av de som lämnat förslag, men också utifrån hur tjänstepersoner och förtroendevalda har upplevt att det varit att hantera och besluta kring de förslag som kommit in. Utvärderingens innehåll Metod Utvärderingen av Göteborgsförslaget har genomförts av företaget Scandinfo som utfört djupintervjuer av förtroendevalda och tjänstepersoner inom kommunen. Utöver detta har en digital enkät skickats ut till de medborgare som under 2017 lämnat förslag på Göteborgsförslagets webbsida och där uppgett en e-postadress. Nedan redovisas de stora dragen för utvärderingens innehåll. Resultat Grundtanken med Göteborgsförslaget, att medborgarna ska kunna vara mer delaktiga kring vad som bör utvecklas i Göteborg och ges en möjlighet till att kunna påverka politiken, ses som positiv både bland förtroendevalda och tjänstepersoner. Göteborgs Stad [Konsument och medborgarservice], tjänsteutlåtande 2 (3)
De förtroendevalda menar att även förslag som inte går vidare genererar nya idéer och tankar som kanske inte hade kommit fram annars. Svarande tjänstepersoner upplever att det saknas samsyn kring hur förslagen ska hanteras, vilket kan göra det svårhanterligt och tidskrävande. Det upplevs vidare att förslagen bollas fram och tillbaka mellan nämnder/förvaltningar och konsument- och medborgarservice (KoM) för att man inte är klar över vem som är mottagare. En del av förslagslämnarna uppger att man fått vänta länge innan de får besked om vilket beslut som tagits kring deras förslag vilket innebär en risk för att medborgarna/förslagslämnarna blir missnöjda och får en misstro mot politiken och staden. Medborgarna/användarna efterfrågar lite tydligare regler kring vilken typ av förslag som kan lämnas samt ett tydliggörande kring hur processen ser ut avseende hantering av de förslag som kommer in. När det kommer till sådana Göteborgsförslag som rör hela staden uppger svarande tjänstepersoner ett behov av större tydlighet kring vilka nämnder och styrelser som ska hantera dessa förslag och hur det ska gå till. Förvaltningens/bolagets bedömning Förvaltningen bedömer att riktlinjerna för Göteborgsförslaget behöver revideras. En uppdatering i enlighet med de slutsatser som görs i utvärderingen av Göteborgsförslaget kommer att medföra en tydligare hantering inom staden. Det är ett steg i arbetet med att förbättra medborgarnas möjligheter till inflytande och delaktighet i kommunen. I enlighet med ovanstående behöver därför nämnden för konsument- och medborgarservice tillskriva kommunstyrelsen om att revidera riktlinjerna. Rigmor von Zweigbergk Stina Hall Hellqvist Förvaltningsdirektör Avdelningschef kommunikation och demokrati Göteborgs Stad [Konsument och medborgarservice], tjänsteutlåtande 3 (3)