I ärendet presenteras årsbokslut med förvaltningsberättelse för 2014.

Handläggare: Lillemor Humlekil PAN 2015-02-03 P 3 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-16 1 (2) PaN A1501-00011-43 Årsbokslut 2014 Ärendet I ärendet presenteras årsbokslut med förvaltningsberättelse för 2014. Trots en kraftig kostnadsökning inom stödpersonsverksamheten kan förvaltningen vid årets slut redovisa ett 0 resultat vilket är i överrensstämmelse med landstingets krav om en ekonomi i balans. Under 2014 ökade våra ärenden rörande klagomål och patientsynpunkter med 11 % jämfört med året innan. Det finns flera tänkbara förklaringar till denna ökning. Länets befolkning växer med ökat antal kontakter mellan patienter och vårdgivare, patienter och allmänheten skaffar sig på egen hand bättre kunskap om medicinska problem och att patientnämndens verksamhet blivit mera känd både hos patienter och inom vården. Stödpersonsförordnanden ökade med 26 %. Förklaringen till denna är att vården blivit betydligt bättre att informera tvångsvårdade patienter om sin rättighet att få en stödperson samt ett resultat av de informationsinsatser som förvaltningen genomfört mot de vårdenheter som bedriver tvångsvård. Förvaltningens informationsinsatser till vården och allmänheten ligger alltjämt på en hög nivå. Genförda enkäter 2014 visar att såväl anmälare som vårdgivare uppskattar förvaltningens arbete. Vi har under året också vidareutvecklat vårt kvalitets- och miljöarbete. Att vi trots en mycket ansträngd arbetssituation under året genomfört det vi förutsatt oss får tillskrivas medarbetarnas stora engagemang för vår verksamhet. Patientnämndens förvaltning Box 17535, 118 91 Stockholm Hornsgatan 15 Telefon: 08-690 67 00 Fax: 08-690 67 18 E-post: registrator@pan.sll.se www.patientnamndenstockholm.se

2 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-16 PaN A1501-00011-43 Förslag till beslut Nämnden föreslås besluta att - anta årsbokslut för 2014 - insända handlingarna i ärendet till SLL Ekonomi, landstingsrevisorerna och registrator vid LSF Staffan Blom Förvaltningschef Bilaga 1/ Årsbokslut 2014 med bilagor Patientnämndens förvaltning Box 17535, 118 91 Stockholm Hornsgatan 15 Telefon: 08-690 67 00 Fax: 08-690 67 18 E-post: registrator@pan.sll.se www.patientnamndenstockholm.se

FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Patientnämnden Förvaltningsberättelse 2014

2 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 2014 och förväntad utveckling 2015... 4 1.1 Sammanfattning 2014... 4 1.2 Ledningens åtgärder under 2014... 5 1.3 Förväntad utveckling 2015... 6 2. Styrning... 6 2.1 Verksamhetens uppdrag och omfattning... 6 2.2 Styrning av verksamheten... 7 2.2.1 Lagar... 7 2.2.2 Reglemente... 7 2.2.3 Lokala mål... 8 2.3 Måluppföljning... 9 2.3.1 En ekonomi i balans... 9 2.3.2 Hållbar tillväxt och utveckling... 10 2.3.3 Attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare... 10 2.3.4 Lokala mål... 10 2.4 Uppföljning av uppdrag... 11 2.4.1 Uppdrag givna i budget 2012, 2013 och 2014... 11 2.5 Internkontroll... 11 2.6 Efterlevnad av styrande dokument... 11 2.6.1 Uppföljning styrande dokument... 11 3. Patientnämndens verksamhet... 11 3.1 Produktion... 11 3.1.1 Patientärenden - klagomål på hälso- och sjukvården... 11 3.1.2 Stödpersonsverksamheten... 14 3.1.3 Statistik... 16 3.1.4 Information... 17 3.1.5 Förebyggande arbete... 17 3.1.6 Patientsäkerhet... 18 3.1.7 Övrigt... 19 4. Verksamhetsstöd... 19 4.1 Förvaltning/bolag som arbetsgivare... 19 4.1.1 Personalpolicy... 19 4.1.2 Verksamhetsförändringar och omstruktureringar... 20

3 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 4.1.3 Bemanning... 20 4.1.4 Kompetensförsörjning... 21 4.1.5 Chef- och ledarskap... 22 4.1.6 Hälsofrämjande arbetsmiljö... 22 4.1.7 Sjukfrånvaro... 22 4.1.8 Jämställdhet och mångfald... 22 4.2 Miljö... 23 4.2.1 Miljöutmaning 2016... 23 4.2.2 Klimatneutrala tjänster... 23 4.2.3 Ekologiska livsmedel... 23 4.2.4 Ledningssystem... 24 4.2.5 Energi... 24 4.2.6 Läkemedel... 24 4.2.7 Kemikalier/farligt avfall... 24 4.2.8 Matavfall... 25 4.2.9 Produkter... 25 4.2.10 Kommunikation... 26 4.3 Socialt ansvarstagande... 26 4.3.1 Likvärdig behandling av alla invånare... 26 4.3.2 Delaktighet för personer med funktionsnedsättning... 27 4.4 Säkra processer... 28 4.4.1 Informationssäkerhet... 28 4.4.2 Säkerhet... 28 4.5 Folkhälsoarbetet... 29 4.6 Upphandling och inköp... 29 5. Ekonomi... 30 5.1 Årets resultat... 30 5.1.1 Externa intäkter och kostnader... 31 5.1.2 Övriga kostnadsslag, avskrivningar och finansnetto... 31 5.2 Resultatdisposition... 32 5.3 Investeringar... 32 5.4 Balansräkning... 32 5.5 Kassaflödesanalys...33 5.6 Landstingets finanspolicy...33 6. Övrigt...33 7. Styrelsebehandling...33

4 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 1. Sammanfattning 2014 och förväntad utveckling 2015 1.1 Sammanfattning 2014 (Mkr) 0,9 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0-0,1-0,2 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Utfall 2013 Utfall 2014 Budget 2014 Fg mån PR Patientnämndens resultat för 2014 är 0 mkr jämfört med plus 0,1 mkr för föregående år. Resultatet överensstämmer med 2014 års budget. Under 2014 mottog förvaltningen 6 033 ärenden, vilket var 11 procent fler än föregående år. Ärenden kan inkomma i form av skrivelser, telefonsamtal eller e-postbrev samt vid personliga besök. De skriftliga ärendena, som vanligtvis är mer komplexa än övriga, har ökat kontinuerligt de senaste åren och mer än fördubblats sedan 2005. Under 2014 uppgick de till 2 091, vilket var en ökning med 11 procent. I 7 procent av ärendena lämnade förvaltningen rådgivning, information och hänvisning utan att något problem eller klagomål framförts. I vissa fall kan dock ett problem ligga bakom anmälarens önskan om information Som tidigare utgjorde klagomål på akutsjukhus, primärvård och psykiatrisk vård de största grupperna, med 33, 24 respektive 16 procent av samtliga ärenden. Ökningar sågs för samtliga stora vårdtyper. Den var tydligast för primärvård där den uppgick till 18 procent. Därefter följde specialistvård utanför akutsjukhus med 17 och akutsjukhus (exklusive geriatrik) med 10 procent.

5 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Under våren 2014 genomförde förvaltningen en enkätundersökning riktad till ledningen för vårdenheter som under 2013 hade minst två skriftliga ärenden. Undersökningen syftade till att få kunskap om hur förvaltningens arbete uppfattas och därmed ge underlag till kvalitetsförbättringar i handläggningen av patientärenden. Under 2014 behandlade nämnden sju principärenden. Flera av dessa innehöll flera vårdgivare och vårdtyper samt gällde flera patienter. Synpunkterna avsåg flertalet vårdtyper. Ärendena avsåg bland annat svårigheter för patienter att välja psykiatrisk mottagning, remisshantering på närakut, införande av spärrar enligt patientdatalagen, bristande samverkan och patient bortglömd på akutmottagning. Förvaltningen följer förbättringsåtgärder i vården i skriftliga ärenden. Dessa kan avse en övergripande nivå eller endast det enskilda ärendet. Åtgärder hade vidtagits i 395 skriftliga ärenden som avslutades under 2014, vilket var 13 procent färre än föregående år då de uppgick till 454. I 269 ärenden hade åtgärder vidtagits på en övergripande nivå och 190 hade föranlett åtgärder för att rätta till misstag i det enskilda ärendet. Då båda typerna av åtgärder kan förekomma samtidigt var antalet åtgärder större än antalet ärenden. Under 2014 förordnades 378 stödpersoner till patienter som tvångsvårdades i psykiatrin eller var isolerade enligt smittskyddslagen, vilket var 25 procent fler än föregående år. Efterfrågan på statistiska sammanställningar av förvaltningens patientärenden har ökat kontinuerligt. Under 2012 utvecklade förvaltningen ett system som automatiskt sammanställer och skickar rapporter via e-post såväl varje månad som på årsbasis. Dessa har drygt 750 mottagare. Därutöver tillkom cirka 100 sammanställningar som har expedierats manuellt. 1.2 Ledningens åtgärder under 2014 En av förvaltningens uppgifter är att förordna stödpersoner till patienter som tvångsvårdas enligt lagen om psykiatrisk 400 tvångsvård eller lagom om rättspsykiatrisk vård alternativt smittskyddslagen. 300 Denna del av verksamheten har expanderat kraftigt. Rätten till stödperson 200 regleras i rättighetslagar och verksamheten är därmed omöjlig att styra, såväl 100 0 vad gäller volym som fördelning över tid. Det är således inte möjligt att begränsa denna del av verksamheten. Förvaltningen är skyldig att skyndsamt tillhandahålla stödpersoner i den utsträckning de efterfrågas och resurser för detta måste alltid prioriteras, vilket under 2014 medfört att resurser måst överföras från annan verksamhet, varvid resurserna för handläggning Antal stödpersonförordnanden per år 2010 2011 2012 2013 2014

6 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 av ärenden som avser klagomål och synpunkter på hälso- och sjukvården har minskat i motsvarande utsträckning. 1.3 Förväntad utveckling 2015 Nämnden finner det inte troligt att antalet patientärenden eller ansökningar om stödperson kommer att minska. Även om vissa typer av problem kan minska som en följd av nämndens och vårdens förebyggande insatser tyder andra faktorer på en utveckling i motsatt riktning. Dels leder sjukvårdens utveckling till att nya problem uppstår, dels medför den växande befolkningen i länet att ett ökande antal patienter kommer att söka vård, vilket sammantaget torde medföra en ökning av ärendemängden. I princip finns inga möjligheter att påverka omfattningen av de olika verksamhetsdelarna då de som har synpunkter på vården, ansöker om stödperson eller önskar statistiska sammanställningar kontaktar förvaltningen utifrån egna behov och önskemål. Förvaltningen kommer även fortsättningsvis att vara mycket aktiv i sina informationsinsatser riktade till vården. Under 2014 genomfördes 66 sådana insatser. Antalet ansökningar om stödpersoner kommer att även fortsättningsvis att följas och särskilda informationsinsatser kommer att riktas till de verksamheter som bedriver tvångsvård. 2. Styrning 2.1 Verksamhetens uppdrag och omfattning Patientnämnden fullgör landstingets skyldighet att bedriva patientnämndsverksamhet och fungerar som en objektiv instans för kontakt med både patienter och personal. Utifrån inkomna klagomål och synpunkter samt annan information förvaltningen får görs utredningar och framställningar till ansvariga nämnder inom landstinget och till andra berörda organ. I förebyggande syfte gör nämnden uttalanden när det gäller generella iakttagelser och tendenser som kräver vårdpersonalens uppmärksamhet. De brister som utreds av förvaltningen utgör underlag för kvalitetsförbättringar hos såväl berörda vårdenheter som vården i helhet. Då nämnden lägger särskilt stor vikt vid ärenden som rör patientsäkerhet identifieras brister inom detta område, varvid vården ges möjlighet att vidta lämpliga åtgärder. De personer som kontaktar förvaltningen har på olika sätt råkat illa ut och tappat förtroendet för vården. Det är därför angeläget att återställa detta genom ett professionellt bemötande och högkvalitativ handläggning av deras ärenden. Därigenom kan i många fall en kostbar rundgång i vården förebyggas. Att förvaltningen erbjuder god tillgänglighet och gott omhändertagande är således kostnadseffektivt då det leder till nöjda anmälare med återupprättat förtroende för vården som känner att deras problem tagits på allvar, vilket sammantaget torde innebära en besparing för vården som helhet.

7 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Det kan även antas att förvaltningens ärendehantering i sig innebär en tidsbesparing för vården. Flertalet av de händelser som kommer till förvaltningens kännedom kan smidigt lösas genom telefonkontakter, varvid vården ges möjlighet att vidta lämpliga åtgärder. Enligt lag om patientnämndsverksamhet m m ska nämnden rapporter iakttagelser och avvikelser av betydelse för patienterna till vårdgivare och vårdenheter. Enligt landstingsstyrelsens reglemente åligger det nämnden bland annat att uppmärksamma ansvariga nämnden och förvaltningar på risker eller otillfredsställande vård och behandling samt att verka för kvalitetssäkring och hög patientsäkerhet i länets hälso- och sjukvård. Förvaltningen sammanställer ett mycket stort antal statistiska rapporter som sänds till vården på månads- respektive årsbasis. Nämnden har också en uppgift av myndighetskaraktär, att förordna stödpersoner till patienter som tvångsvårdas i psykiatrin eller isoleras enligt smittskyddslagen. Denna verksamhet regleras i rättighetslagar och är därmed omöjlig att styra, såväl vad gäller volym som fördelning över tid. 2.2 Styrning av verksamheten Utöver vad som beskrivs nedan styrs verksamheten av mål och riktlinjer som framkommer i ett stort antal dokument av olika slag, såväl landstingets olika policyer och riktlinjer som internt framtagna dokument som intern kontrollplan, kvalitets- och miljömål med mera. 2.2.1 Lagar Patientnämndens uppdrag utgår främst från lag (1998:1656) om patientnämndsverksamhet m.m., lag (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård, lag (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård, smittskyddslagen (2004:168), förvaltningslagen (1968:223), personuppgiftslagen (1998:204) samt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 2.2.2 Reglemente Enligt det reglemente som landstingsfullmäktige fastställt åligger det verksamheten 1. att verka för att patienternas intressen tas tillvara och att deras integritet skyddas samt att verka för att dessa frågor förankras i den löpande verksamheten 2. att verka för att en god kontakt och kontinuitet upprätthålls mellan vårdpersonalen och patienterna, bland annat genom information och utbildning 3. att hjälpa och stödja patienter och anhöriga samt att ta emot och vid behov förmedla förslag, idéer och synpunkter rörande landstingets hälso- och sjukvård 4. att informera patienter och deras anhöriga om de möjligheter och rättigheter som patientförsäkringen, läkemedelsförsäkringen och rättshjälpen innefattar 5. att informera klagande om möjligheten att vända sig till Inspektionen för vård och omsorg, Socialstyrelsen, riksdagens ombudsmän och

8 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 andra prövningsinstanser och myndigheter samt vid behov förmedla kontakter med dessa 6. att informera personalen inom landstingets hälso- och sjukvård om dels möjligheten att vända sig till nämnden för att lämna förslag till förbättringar i vården, dels genom nämnden få hjälp och stöd i patientarbetet 7. att informera allmänheten, hälso- och sjukvårdspersonalen och andra berörda om sin verksamhet 8. att med anledning av hänvändelser, framställda klagomål och annan information som nämnden får göra de utredningar och de framställningar till ansvariga nämnder inom landstinget och till andra berörda organ vilka är påkallade 9. att i förebyggande syfte verka för att sådana förhållanden vilka kan innefatta risker för felaktig eller otillfredsställande vård eller behandling uppmärksammas av ansvariga nämnder och förvaltningar samt att i övrigt verka för kvalitetssäkring och hög patientsäkerhet inom landstingets hälso- och sjukvård 10. att vidareutveckla analyserna av inkomna klagomål och intensifiera det förebyggande arbetet 11. att årligen återföra nämndens ärenden till respektive sjukhus och berörda nämnder och styrelser som ett underlag för kvalitetsutvecklingsarbete i vården 12. att senast den sista februari varje år till Inspektionen för vård och omsorg och Socialstyrelsen lämna en redogörelse över patientnämndsverksamheten under föregående år 13. att göra Inspektionen för vård och omsorg uppmärksam på förhållanden som omfattas av myndighetens tillsyn 14. att rekrytera, utbilda och förordna stödpersoner till patienter som tvångsvårdas inom psykiatrin eller tvångsisoleras med stöd av smittskyddslagen. 2.2.3 Lokala mål Verksamheten ska prioritera följande inriktningsmål fastställda av landstingsfullmäktige: Kunskapen om patientnämnden bland allmänhet och personal ska öka. Klagomålen ska analyseras och följas upp. Det förebyggande arbetet ska intensifieras. Ovan nämnda lagar, reglemente och inriktningsmål definierar fem verksamhetsområden: patientärenden, stödpersonsverksamhet, förebyggande arbete, öka kunskap hos vårdpersonal och patienter/allmänhet samt främja kontakter. Uppdraget kan sammanfattas och konkretiseras i två punkter: Med utgångspunkt i de klagomål, synpunkter och frågeställningar som inkommer ska förvaltningen, på ett opartiskt sätt och oavsett huvudman, utreda enskilda patientärenden samt bidra till kvalitetsutveckling genom

9 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 att återföra de slutsatser som kan dras till vården. När så erfordras ska förvaltningen lämna information om och hänvisa till andra instanser. De som tvångsvårdas i psykiatrin eller isoleras enligt smittskyddslagen ska, om de så önskar, erbjudas hjälp och stöd genom en stödperson. Dessa rekryteras, utbildas och förordnas av förvaltningen. Nämnden har en övergripande kvalitetspolicy (fastställd 2012) samt en treårig plan avseende mål och aktiviteter, se bilaga I. Planen anger mål samt strategier och rutiner för att nå dessa och även uppföljningsmetoder. De rutindokument som anknyter till målen revideras årligen. Målen utgår från de fem identifierade verksamhetsområden som beskrivits ovan. De mål som rör patientärenden avser såväl anmälarnas nöjdhet som vårdens nytta av förvaltningens handläggning av ärenden. För de mål som endast berör förvaltningens verksamhet har angetts att 90 procent av anmälarna/vårdgivarna ska vara nöjda. I de fall förvaltningen inte självständigt kan påverka att målet uppnås har angetts att 80 procent ska vara nöjda. 2.3 Måluppföljning 2.3.1 En ekonomi i balans Mål och indikator Utfall 2013 Mål 2014 Utfall 2014 EKONOMI I BALANS God ekonomisk hushållning Resultat: Ett positivt resultat enligt balanskravet 0,1 mkr 0 mkr 0 Mkr Patientnämnden har, trots kraftigt ökade kostnader för stödpersonsverksamheten en ekonomi i balans. Resultatet är 0 mkr (plus 21 tkr) med en omsättning på ca 21,3 mkr, det vill säga överskottet är ca en promille av omsättningen.

10 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 2.3.2 Hållbar tillväxt och utveckling Förvaltningens miljöarbete beskrivs i avsnitt 4.2. Mål och indikator Utfall 2013 Mål 2014 Utfall 2014 HÅLLBAR TILLVÄXT OCH UTVECKLING Effektivt miljöarbete Energianvändningen i verksamhetslokaler: 206 206 206 energianvändning per kvadratmeter (kwh/m2) Andel ekologiska livsmedel 30 % 30 % 30 % Klimatpåverkan från medicinska gaser: kg CO2-ekvivalenter per invånare 0 0 0 2.3.3 Attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Mål och indikator Utfall 2013 Mål 2014 Utfall 2014 ATTRAKTIV OCH KONKURRENSKRAFTIG ARBETSGIVARE Stolta medarbetare AKA-index: Uppföljning av landstingets personalpolicy i medarbetarenkäten som består av aktivt ansvarstagande, kund- och resultatfokus, förändring och utveckling, jämlikhetsindex, hälso- och stressindex samt motivationsindex. Skala 1 100. 83 76 76 2.3.4 Lokala mål De mål som anges i nämndens mål och handlingsplan följs upp bland annat genom enkätundersökningar minst vart tredje år. Resultatet av den undersökning som genomförder under hösten 2013 och riktade sig till 300 anmälare som haft skriftliga ärenden hos förvaltningen redovisas i bilaga J. Under våren 2014 genomfördes en undersökning riktad till drygt 300 vården-

11 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 heter som hade två eller fler skriftliga ärenden under 2013. Resultatet av denna redovisas i bilaga K. 2.4 Uppföljning av uppdrag 2.4.1 Uppdrag givna i budget 2012, 2013 och 2014 Patientnämnden har inga uppdrag som fastställts i landstingsfullmäktiges beslut om budget 2014 eller genom generella och specifika ägardirektiv. 2.5 Internkontroll Nämnden har en intern kontrollplan som följs upp och uppdateras årligen. Uppföljningen har visat att den interna kontrollen varit god. Samtliga identifierade risker har följts upp och kontrollerats enligt planen. För närvarande finns inga risker som behöver åtgärdas, det vill säga som är gula eller röda enligt trafikljusmodellen. Uppföljningen av riskerna för 2014 framgår av planen för 2015. Planerna bifogas som bilaga L respektive M. 2.6 Efterlevnad av styrande dokument 2.6.1 Uppföljning styrande dokument Samtliga mål som anges i styrande dokument följs upp enligt rutiner i respektive dokument. Uppföljningen under 2014 har visat att förvaltningen inte har några avvikelser rörande detta. Nämnden följer landstingets finanspolicy. 3. Patientnämndens verksamhet Nämndens olika verksamhetsområden beskrivs nedan. 3.1 Produktion 3.1.1 Patientärenden - klagomål på hälso- och sjukvården Under 2014 inkom 6 033 ärenden till förvaltningen, vilket var 11 procent fler än föregående år. Av ärendena avsåg 7 procent rådgivning, information och hänvisning. I dessa fall har anmälaren kontaktat förvaltningen för att få information utan att något klagomål framförts. I en del fall kan ett problem ligga bakom kontakten, men anmälaren har önskat information om vilka rättigheter man som patient har i en specifik fråga eller hur hon/han själv kan gå tillväga för att lösa problemet. Ärenden kan inkomma i form av skrivelser, telefonsamtal eller e-postbrev samt vid personliga besök. De skriftliga ärendena, som vanligtvis är mer komplexa än övriga, har ökat kontinuerligt de senaste åren och mer än fördubblats sedan 2005. Under 2014 ökade de med 11 procent. I 52 procent av de skriftliga ärendena hade kontakten med förvaltningen inletts med ett telefonsamtal eller ett e-postbrev. I de fall anmälaren önskar att förvaltningen utreder ärendet ändras registreringen till skrivelse. Ärenden som hanterades enbart med e-post ökade med 27 procent och ärenden som hanterades enbart per telefon ökade med 9 procent.

12 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Ärenden per kvinnor och män Under 2014 avsåg 61 procent av ärendena kvinnor, vilket är samma andel som föregående år. Kvinnors och mäns klagomål fördelade sig tämligen likartat mellan problemområdena. Vård- och behandlingsrelaterade problem var vanligast för båda könen, männens andel var här marginellt större än kvinnornas. Kvinnor klagade något mer på kommunikationsbrister, vilket innefattar bemötande, delaktighet och information. I övrigt var skillnaderna små, vilket framgår av nedanstående diagram. 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kvinna Man Även vad gällde kvinnors och mäns klagomål på vårdtyper var skillnaderna marginella. Synpunkter på primärvård och specialistvård utanför akutsjukhusen var något vanligare bland kvinnor, medan klagomål på vård vid akutsjukhus och psykiatrisk vård var något vanligare bland män. Ärendenas fördelning mellan olika vårdtyper framgår av tabellen nedan. Ärenden per vårdtyp 2014 2013-2014 Vårdtyp Antal Förändring, % Akutsjukhus* 1949 + 10 Primärvård 1450 + 18 Psykiatrisk vård 935 + 9 Specialistvård** 690 + 17 Tandvård 323 + 3 Geriatrik 80-9 Kommunal vård 63 - Habilitering 26 - Övrig vård 513 + 12 Utom SLL, avtal 4 - Totalt 6 033 + 11

13 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 * exklusive geriatrik ** utanför akutsjukhus I förvaltningens statistikprogram kan två klagomål/synpunkter registreras i samma ärende, vilket var fallet i 23 procent av ärendena under 2014. Klagomålen i dessa ärenden avser alltid samma vårdgivare. Ärenden av detta slag är vanligtvis mer komplicerade och kräver mer utredningsresurser än ärenden som endast innehåller ett klagomål. Jämfört med 2013 sågs en ökning av antalet ärenden med två klagomål/synpunkter med 32 procent. Akutsjukhus I 33 procent av samtliga ärenden framfördes klagomål på vård vid akutsjukhus, vilket var 10 procent fler än föregående år. Klagomål avseende vård och behandling ökade med 15 procent och utgjorde 53 procent av samtliga ärenden som avsåg akutsjukhus. Klagomål avseende kommunikation, till exempel bemötande, information och samverkan med patient/anmälare, minskade marginellt och utgjorde 15 procent av samtliga ärenden som avsåg akutsjukhus. Klagomål på organisation, till exempel tillgänglighet och valfrihet, ökade med 13 procent och utgjorde 10 procent av samtliga ärenden som avsåg akutsjukhus. Primärvård Totalt 24 procent av ärendena avsåg primärvård. Dessa minskade successivt under en följd av år, men har nu, med undantag av en liten minskning 2013, ökat sedan 2010. Jämfört med 2013 sågs 18 procent fler ärenden. Ökningen skulle kunna förklaras med att många nya mottagningar tillkommit under de senaste åren samt att länets befolkning ökat. 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 Antal ärenden rörande primärvård per år 0 2010 2011 2012 2013 2014 Ökningar sågs för samtliga problemområden. De var tydligast för administrativ hantering som ökade med drygt 50 procent. Bristerna här avsåg i stor utsträckning hantering av remisser, intyg och prover/provsvar.

14 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Ärenden avseende kommunikation, patientjournal och sekretess samt organisation och tillgänglighet ökade med 28, 21 respektive 20 procent. Psykiatrisk vård 16 procent av ärendena avsåg psykiatrisk vård. Efter ett par år med ett något minskat antal ärenden sågs för 2013 en ökning med 3 procent. Ökningen har fortgått under 2014 då den uppgick till 9 procent. Ärenden avseende vård och behandling ökade med 16 procent. Ärenden rörande vårdansvar ökade markant, med 26 procent, här var dock det totala antalet ärenden inte så stort. Specialistvård utanför akutsjukhus Ärenden avseende specialistvård utanför akutsjukhusen avser ett stort antal större och mindre mottagningar. De utgjorde 11 procent av samtliga ärenden och ökade med 17 procent. Det vanligaste klagomålet avsåg vård och behandling, vilket ökade med 7 procent jämfört med föregående år. Ärenden avseende administrativ hantering mer än fördubblades. Dock var det totala antalet ärenden begränsat. I 20 procent av ärendena hade anmälarna synpunkter på ortopedisk vård, vilket i likhet med tidigare år var den vanligaste specialiteten. Tandvård Antalet ärenden som avsåg tandvård ökade med 3 procent jämfört med föregående år. De utgjorde 5 procent av nämndens samtliga ärenden. 37 procent avsåg vård och behandling och 36 procent ekonomiska frågeställningar. Inga markanta skillnader sågs jämfört med föregående år. Övrig vård I 9 procent av ärendena framfördes klagomål på övrig vård. Dessa ökade med 12 procent jämfört med föregående år. Här registreras ärenden som avser landstingsövergripande frågor samt bland annat ambulanssjukvård, medicinsk fotvård, hjälpmedel och syncentraler. 3.1.2 Stödpersonsverksamheten Patientnämndens förvaltning har enligt 30 och 31 lag (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård (LPT) en skyldighet att förordna stödpersoner för patienter som tvångsvårdas inom psykiatrin. Det gäller även patienter som vårdas enligt lag (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård (LRV) eller isoleras enligt smittskyddslagen (2004:168). Rätten till stödperson regleras i rättighetslagar. Verksamheten är därmed omöjlig att styra, vad gäller såväl volym som fördelning över tid. Denna del av verksamheten måste alltid prioriteras, vilket under 2014 medfört att resurser måst överföras från annan verksamhet, varvid resurserna för handläggning av ärenden som avser klagomål och synpunkter på hälso- och sjukvården minskat i motsvarande utsträckning. Antalet ansökningar om att få en stödperson har ökat dramatiskt de senaste åren. Under 2013 ökade antalet genomförda förordnanden av stödpersoner med 43 procent. Ökningen fortgick under 2014 då den uppgick till 25 procent. 378 patienter fick stödperson under 2014, vilket vida överstiger samtliga tidigare år. Den sista december 2014 hade 185 personer stödperson, vilket var 19 procent fler än samma datum föregående år.

15 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Diagrammen nedan visar utvecklingen per år sedan 2010 respektive antalet förordnanden per månad under 2013 och 2014. 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Antal stödpersonsförordnanden per år 2010 2011 2012 2013 2014 50 40 30 20 10 0 Antal stödpersonsförordnanden per månad 2013 2014 Det ökande antalet förordnanden av stödpersoner har medfört kostnader av flera slag: Arvode och kostnadsersättning till stödpersonerna. Varje förordnande medför en kostnad om minst 1 500 kr per månad. Därutöver kan reseersättning i samband med besök hos patienterna tillkomma. Ökade handläggarresurser för att administrera den expanderande verksamheten. Detta kan i viss utsträckning kompenseras genom fortsatt utveckling av förvaltningens ärendehanteringssystem i syfte att förenkla ärendehanteringen, vilket medför ytterligare kostnader. Åtgärder för att rekrytera fler stödpersoner, till exempel annonsering, informationsmaterial, och -insatser. Förvaltningen behöver ha en beredskap att skyndsamt kunna tillhandahålla lämpliga stödpersoner. Utbildning för nya stödpersoner.

16 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 För helåret uppgick merkostnaden, som är relaterad till det ökade antalet förordnanden, till 500 tkr jämfört med 2013. Trots detta var nämndens ekonomi i balans vid årets slut. För att klara de ökade kostnaderna för stödpersonsverksamheten har nämnden beviljats utökade resurser utöver det tidigare budgeterade landstingsbidraget från och med 2015. Under 2014 genomfördes två utbildningar för blivande stödpersoner, omfattande cirka 30 personer. Utbildningen omfattar tre gånger tre timmar på kvällstid och utvärderingar har visat på mycket positiva omdömen från de blivande stödpersonerna. För att göra stödpersonerna väl förberedda inför sina uppdrag ingår bland annat basal kunskap om psykiska sjukdomar, föreläsning av en tidigare tvångsvårdad patient och viss juridisk kunskap om tvångslagar m. m i utbildningen. Därutöver har ett fortbildningstillfälle, där cirka 50 stödpersoner deltog, anordnats. Förvaltningen har tidigare utvecklat sitt ärendehanteringsprogram i syfte att underlätta handläggningen av ärenden. Mindre kompletteringar av detta arbete har genomförts under 2014. Inom ramen för förvaltningens kvalitetsplan för 2014 har stödpersonsverksamheten följts upp vad gäller utvalda indikatorer och fastställda mål. Detta visade att verksamheten i stort lever upp till fastställda mål och kriterier. I vissa fall saknades dock riskbedömningar som stödpersonerna behöver ha kännedom om när de besöker sina patienter. I en del fall saknades även beskrivningar av patientens tillstånd och information om intressen etc som en vikarierande handläggare skulle behöva för att kunna hantera ärendet på bästa möjliga sätt. 3.1.3 Statistik Data sammanställs rutinmässigt på årsbasis i en rapport som tillställs Socialstyrelsen/IVO och övriga som är intresserade. Den anmäls också i landstingsfullmäktige. Ett ökande antal av länets vårdgivare följer regelbundet sina ärenden hos förvaltningen och tillsänds rapporter över dessa varje månad respektive år. Inte minst när det gäller det ökande intresset för patientsäkerhet har vårdgivarna stor nytta av att ta del av förvaltningens erfarenheter. Därutöver efterfrågas erfarenheterna av Hälso- och sjukvårdsnämnden i samband med nyteckning och förlängning av avtal med vårdgivare samt av de tre sjukvårdsstyrelserna. Sedan våren 2012 sammanställs dessa rapporter och skickas automatiskt med e-post. Månadsrapporterna har drygt 750 mottagare och årsrapporterna knappt 800. Den kunskap om vården i länet som förvaltningens ärendehantering genererar efterfrågas även av andra enheter, såväl inom som utanför landstinget. Under 2014 expedierades utöver ovanstående automatiska rapporter ett drygt hundratal manuellt framtagna sammanställningar.

17 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 3.1.4 Information Förutom framtagande och sammanställning av data enligt ovan har förvaltningens personal gjort besök hos ett stort antal vårdgivare samt patientoch intresseföreningar för att informera om ärenden som varit aktuella. Personalen föreläser även vid utbildningstillfällen för utländska läkare, kuratorer, undersköterskor, medicinska sekreterare och vid grundutbildningar för blivande tandläkare, arbetsterapeuter och sjuksköterskor. Sammanlagt har 66 sådana informationstillfällen genomförts under 2014. En omfattande insats genomfördes på Danderyds sjukhus i början av juni, då också ett nämndsammanträde förlades till sjukhuset. Särskilda informationsinsatser har genomförts gällande stödpersonsverksamheten i syfte att säkerställa att vårdenheter som bedriver tvångsvård dels informerar aktuella patienter om rättigheten att få en stödperson, dels informerar förval. 3.1.5 Förebyggande arbete Genom sitt förebyggande arbete bidrar patientnämnden till ökad kvalitet i hälso- och sjukvården. Nämnden föreslår förbättringsåtgärder i så kallade principärenden. Detta är ärenden av allvarlig karaktär eller sådana som får allvarliga följder. Det kan också vara ärenden rörande ett vanligt förekommande eller aktuellt problem. Under 2014 behandlade nämnden sju principärenden. Flera av dessa innehöll flera vårdgivare och vårdtyper samt gällde flera patienter. Ärendena avsåg: svårigheter för patienter att välja psykiatrisk mottagning remisshantering på närakut införande av spärrar enligt patientdatalagen ofullständigt adresserade försändelser bristande samverkan problem att få remissvar vid införd spärr i journalsystemen patient bortglömd på akutmottagning. Därutöver har återföring rörande vidtagna eller planerade förbättringsåtgärder inkommit i 12 principärenden: bristande information om avgifter avgift för journalkopia väntat åtta år på operation nedgång av stödpersonsansökningar tillgång till vård inom vårdgarantin bristande information gällande privat taxa filmsekvens med patient bemötande bristande information efter fotoperation brister i remissbevakning svårighet för patient att välja psykiatrisk mottagning införande av spärrar enligt patientdatalagen

18 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Förvaltningen kan genom sitt ärendehanteringsprogram enkelt följa olika typer av problem som bedöms vara av speciellt intresse eller särskilt allvarliga och vidta lämpliga åtgärder för att uppmärksamma vården på missförhållanden. Förvaltningen följer kontinuerligt de förbättringsåtgärder som dokumenteras i yttranden från vårdgivare. Åtgärderna kan avse en övergripande nivå eller endast det enskilda ärendet. Förbättringsåtgärder hade vidtagits i 395 skriftliga ärenden som avslutades under 2014, vilket var 13 procent färre än föregående år då de uppgick till 454. I 269 ärenden hade åtgärder vidtagits på en övergripande nivå och 190 hade föranlett åtgärder för att rätta till misstag i det enskilda ärendet. Då båda typerna av åtgärder kan förekomma samtidigt var antalet åtgärder större än antalet ärenden. 3.1.6 Patientsäkerhet De ärenden som inkommer till patientnämndens förvaltning utgör en värdefull kunskapskälla och det är angeläget att erfarenheterna tas tillvara i vårdens patientsäkerhetsarbete. Patientsäkerhetsaspekter finns med i många av nämndens ärenden avseende alla former av hälso- och sjukvård och på alla nivåer. I förvaltningens utredningar av ärenden uppmärksammas bakomliggande problem och faktorer. Förvaltningen har i många fall kunnat bidra till att rutiner i vården förbättrats, vilket i sin tur lett till ökad patientsäkerhet. Sveriges kommuner och landsting har utarbetat åtta åtgärdspaket omfattande vanliga vårdskador. Dessa innehåller information till vården bland annat om vilka rutiner som ska följas och beskrivningar av dessa. Förvaltningen följer ärenden avseende: vårdrelaterade infektioner fall och fallskador trycksår undernäring läkemedelsfel i vårdens övergångar läkemedelsrelaterade problem. I en del fall kan förvaltningen följa ärenden rörande dessa områden flera år bakåt i tiden, i andra fall endast sedan 2014. Vårdrelaterade infektioner Ärendena ökade kraftigt jämfört med föregående år, från 16 till 49. De flesta avsåg akutsjukhus och klagomålet avsåg huvudsakligen vård och behandling. Ett mindre antal ärenden avsåg omvårdnad. Fall och fallskador Under 2014 inkom 16 ärenden avseende omvårdnadsrelaterade fall och fallskador, vilket var ett färre än föregående år. Ärendena avsåg till största delen akutsjukhus och kommunal vård. Trycksår

19 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 I 17 ärenden framfördes klagomål på att patienten fått trycksår under vårdtiden. Dessa avsåg huvudsakligen äldre patienter som vårdades på akutsjukhus. Undernäring I sju ärenden framfördes synpunkter relaterade till undernäring. De avsåg med något undantag äldre patienter som vårdades vid akutsjukhus eller i kommunala boenden. Därutöver förekom klagomål av annat slag på kost, till exempel rörande allergiska patienter som inte erbjöds mat de kunde äta trots att de informerat personalen. Läkemedelsrelaterade ärenden Förvaltningen kan inte särskilja ärenden rörande läkemedelsfel i vårdens övergångar från övriga läkemedelsrelaterade problem. Ärenden avseende läkemedelsproblem ökade med 27 procent 2014. Totalt hanterade förvaltningen 674 sådana ärenden under 2014. Den oväntat stora ökningen skulle kunna förklaras med att förvaltningen under året haft en bättre uppföljning av dessa ärenden. 36 procent av ärendena avsåg primärvård, 24 procent psykiatrisk vård och 23 procent vård vid akutsjukhus. 3.1.7 Övrigt Efterfrågan på förvaltningens erfarenheter har successivt ökat. Personalen deltar ofta vid utbildningar och konferenser rörande patientsäkerhet som anordnas inom länets sjukvård. Under hösten 2014 ledde förvaltningen ett seminarium om patientupplevd vårdskada vid den nationella patientsäkerhetskonferensen. För att ytterligare möjliggöra att erfarenheterna tas tillvara är förvaltningen knuten till landstingets centrala patientsäkerhetskommitté. Medarbetarna bevakar kontinuerligt olika områden och medverkar i och med detta vid seminarier och konferenser. Därutöver har nämnden och förvaltningen representerats vid den internationella patientsäkerhetskonferensen, International Forum on Quality and Safety in Health Care, i Paris i april. Enligt lag (1998:1656) om patientnämndsverksamhet m.m. ska patientnämnden göra Inspektionen för vård och omsorg (IVO) uppmärksam på förhållanden som omfattas av myndighetens tillsyn. Därför gör förvaltningen minst varje kvartal en avstämning i ärendedatabasen för att utröna om det föreligger behov av att överväga att vidarebefordra information till IVO på en övergripande nivå. Under 2014 har en sådan överföring varit aktuell. 4. Verksamhetsstöd 4.1 Förvaltning/bolag som arbetsgivare 4.1.1 Personalpolicy Förvaltningen arbetar för att vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare som kan rekrytera, behålla och utveckla medarbetare. Som framgår av nedanstående sammanställning av medarbetarenkäten 2014 har för-

20 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 sämringar skett inom samtliga områden. I två fall, avseende Företag respektive Situation, ligger dock resultaten fortfarande på respektivfe över 70, vilket indikerar att edarbetarna i stor utsträckning är nöjda. Förvaltningen kommer att vidta särskilda åtgärder för att förbättra index för Grupp. 4.1.2 Verksamhetsförändringar och omstruktureringar Inga förändringar rörande verksamhetsens innehåll eller uppdrag har skett under 2014. Dock har de enskilda verksamhetsdelarna expanderat under de senaste åren, vilket framgått ovan. På sikt förväntas antalet patientärenden öka väsentligt och medföra behov ytterligare handläggarresurser. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har i en promemoria till Socialdepartementet framfört önskemål om att i större utsträckning än vad som för närvarande är fallet få överlämna klagomål på hälso- och sjukvården till berörd patientnämnd eller vårdgivare för åtgärd. För närvarande pågår en utredning av detta. Utredarens förslag väntas i slutet av 2015. 4.1.3 Bemanning Förvaltningen utgjordes under 2014 av 20 personer, varav en förvaltningschef, 17 kvalificerade handläggare med social, juridisk eller samhällsvetenskaplig kompetens samt legitimerad vårdpersonal inom hälso- och sjukvård respektive tandvård samt två administratörer. Ytterligare en person har varit korttidsanställd för särskilda uppgifter. Inhyrd personal har inte förekommit.

21 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Bemanningskostnader Mkr Bokslut 2014 Bokslut 2013 Förändr % Budget 2014 Avvik Bokslut- Bu Summa personalkostnader 18,0 16,8 17,5 varav förändring sem- och löneskuld 0,0 0,0 0,0 0,0 varav lönekostnad 18,0 16,8 7% 17,5 0,5 varav pensionskostnad 0,0 Inhyrd personal varav övrig personal 0,0 Summa bemanningskostnad 18,0 16,8 7% 17,5-0,5 Sjukfrånvaromått Bokslut 2014 Bokslut 2013 Förändr %-enh Budget 2014 Avvik %-enh Procentuell sjukfrånvaro 3,4 4,1-17% 340,0% Lönekostnaderna, vilka utgör den största delkomponenten av personalkostnaderna, har ökat med 7 %, dvs. med 1,2 mkr mkr jämfört med årsbokslut 2013. Lönekostnadsökningen består av en volymförändring inom stödpersonsverksamheten motsvarande 4,8 % och en löneökning på2,2 %. Utveckling helårsarbete samt verksamhetsförändringars effekt Personalvolym/helårsarbete Antal Bokslut 2014 Budget 2014 Avvik Bokslut- Bu Bokslut 2013 Förändr % Helårsarbeten exkl. extratid (personalvolym) 20 20 0 20,5-2,4% Förändring ZZ Totalt förändring 0 0 LF/LS/HS N beslut (Ja/Nej) Antal anställda minskade marginellt med 0,5 2014 jämfört bokslut 2013. 4.1.4 Kompetensförsörjning Förvaltningen har såväl en övergripande kompetensutvecklingsplan som individuella planer för samtliga medarbetare. Arbetet med dessa sker enligt KOLL-modellens årscykel. Då förvaltningen är liten, med totalt 20 anställda, bedöms detta vara tillfyllest. Förvaltningens kompetensförsörjningsplan bifogas som bilaga D2. Personalomsättningen är relativt liten och orsakas huvudsakligen av pensionsavgångar. Sedan våren 2012 har fyra handläggare och en administratör anställts. Förvaltningen har inte, vid dessa eller tidigare tillfällen, upplevt

22 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 några svårigheter att rekrytera personal med rätt kompetens. Från och med den 1 februari 2015 överförs en tjänst som kommunikatör från LSF. Under 2014 har personalgruppen utökats med en handläggartjänst från och med februari. En administratör har avgått med pension och ersatts. 4.1.5 Chef- och ledarskap Förvaltningen har en platt organisation med en förvaltningschef samt en biträdande chef som träder in vid ordinarie chefs frånvaro. Förvaltningschefen kommer att avgå med pension under 2015. En rekryteringsprocess har inletts. Något övrigt arbete för chefsrekrytering bedöms inte behövas. 4.1.6 Hälsofrämjande arbetsmiljö Inga åtgärder för rehabilitering är aktuella. Problem med alkohol och droger har inte förekommit. Förvaltningen har avtal med företagshälsovård som upphandlats av landstinget. Samtliga arbetsplatser är ergonomiskt utformade. Anmälningar om arbetsskador har inte förekommit. Personalen har vid behov möjlighet till handledning. Planeringssamtal hålls regelbundet med alla medarbetare. Samtliga erbjuds årlig influensavaccination. En timme av veckoarbetstiden kan användas för friskvård. Därutöver utgår viss ersättning för till exempel träningskort. Förvaltningen deltar årligen i landstingets medarbetarundersökning. Som framgått under 4.1.1 har samtliga index sjunkit jämfört med 2013. Förvaltningen har planer för ett arbete för att förbättra indexet för Grupp under 2015. 4.1.7 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron är generellt låg, några könsskillnader kan inte ses, åtgärder för att sänka densamma är inte aktuella. 4.1.8 Jämställdhet och mångfald Nämnden har en jämställdhets- och mångfaldsplan enligt landstingsets riktlinjer samt även en handlingsplan för HBT-frågor. Enligt denna ska samtliga klagomålsärenden med HBT-relaterad problematik redovisas för samtliga medarbetare. Aktuella ärenden beskrivs även i ett särskilt avsnitt i förvaltningens årliga rapport. Förvaltningen strävar efter mångfald i såväl personalgruppen som vid rekrytering av stödpersoner. Detta bidrar till kompetenta utredningar av patientärenden och adekvat stöd till de patienter som har stödperson. Varje år deltar två medarbetare i landstingets certifierade jämställdhetsoch mångfaldsutbildning. Sammantaget har hittills åtta handläggare och förvaltningschefen genomgått utbildningen. Förvaltningens lokaler är tillgängliga och arbetsmiljön bedöms lämplig för personer med funktionsnedsättning. Dock saknas toalett som rymmer en rullstol. Sådana finns dock på flera andra våningsplan i fastigheten. Möjlighet till ombyggnad av förvaltningens toaletter finns. Samtlig personal har

23 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 genomfört de webbaserade utbildningarna inom mångfaldsområdet respektive Att undanröja hinder. Förvaltningen har tydliga rutiner för rekrytering. Vid lika meriter ges företräde för manliga sökande, yngre samt personer med annan etnisk bakgrund än svensk. Planen utvidgas från och med 2015 så att företräde även ges till personer med funktionshinder. 4.2 Miljö Patientnämndens förvaltning har ett miljöledningssystem och är sedan 2004 miljöcertifierad enligt ISO 14001. Sedan slutet av 2013 ingår förvaltningen i ett gemensamt miljöledningssystem (GemMLS) tillsammans med LSF, Stockholm Care, Kulturförvaltningen och AB SLL Intern Finans. Uppföljande revisioner genomförs regelbundet. En gemensam utvidgad certifiering genomfördes i slutet av februari med syfte att erhålla ett gemensamt certifikat för alla enheter som ingår i GemMLS. Miljödialog har hållits med miljöstrategen för det gemensamma miljöledningssystemet och det kunde konstateras att förvaltningen var välinsatt i arbetet med det gemensamma miljöledningssystemet. 4.2.1 Miljöutmaning 2016 Förvaltningen har lokala och gemensamma miljömål tillsammans med de andra enheterna som ingår i GemMLS och arbetar aktivt med miljöfrågor genom att följa Miljöutmaning 2016 och uppfylla de krav som är relevanta för verksamheten. Uppföljande interna och externa revisioner genomförs regelbundet. Miljöhänsyn tas i varje handling och beslut för att minimera eventuell miljöbelastning och verkar på så sätt för en ekologisk hållbar utveckling. Enligt landstingets miljöpolitiska program Miljöutmaning 2016 som gäller för tidsperioden 2012-2016 lämnas nedanstående redovisning för förvaltningens miljöarbete. 4.2.2 Klimatneutrala tjänster Personalen reser med kollektiva transportmedel. De fåtaliga taxiresorna görs företrädesvis med bilar som använder förnybara bränslen. Tåg är alltid ett förstahandsalternativ vid inrikesresor. Enligt gemensamma mål- och handlingsplanen för GemMLS ska förvaltningar och bolag minska resandet med flyg till Malmö, Göteborg och Sundsvall och i stället använda mera klimatneutral färdmedel. Under 2013 gjorde förvaltningen 8 flygresor till eller ifrån Göteborg. Under 2014 har det inte gjorts några flygresor till eller ifrån Malmö, Göteborg, Sundsvall. Patientnämndens förvaltning har nått målet avseende minskning av klimatpåverkande resor. 4.2.3 Ekologiska livsmedel Vid patientnämndens förvaltning tillhandahålls endast te och kaffe ur automat till personalen. I denna används ekologiskt kaffe och ekologisk mjölk. Någon fruktkorg finns inte. Förvaltningen uppnår målet om att 30 procent av måltiderna som serveras inom landstinget ska vara ekologiska.

24 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 4.2.4 Ledningssystem Förvaltningens miljöarbete integreras i den ordinarie verksamheten genom att knyta an till kvalitetsarbetet och budgetprocessen. Särskild rutin för miljökonsekvensbedömning finns. Hänsyn tas till resultatet av de eventuella miljökonsekvensbedömningar som görs vid ombyggnationer eller större investeringar. Detta har tidigare gjorts vid ombyggnationer av kontorsutrymmen, tänkt anskaffning av rörelsestyrd belysning i våtutrymmen och en tidigare mål- och handlingsplan. Förvaltningen har börjat integrera alla processer för att ytterligare knyta ihop sambandet mellan miljö, ekonomi och kvalitet. Arbetet kommer att fortskrida som en ständigt pågående process inte minst då den kommande omarbetade ISO-standarden kräver detta. För övrigt är förvaltningens miljösamordnare diplomerad internrevisor för integrerade ledningssystem. Målen som finns i den övergripande, gemensamma mål- och handlingsplanen tar sikte på att införa det gemensamma ledningssystemet med återkommande interna och externa tematiska revisioner. Årets revision präglades av chefernas ansvar för miljöarbetet. Ett annat mål handlar om att utreda våra konsekvensbedömningar. Detta arbete har ännu inte påbörjats. 4.2.5 Energi Förvaltningen har införskaffat avstängningsbara kopplingsdosor för att säkerställa att alla elektroniska apparater är avstängda och att eventuella adaptrar inte drar ström när datorer och dylikt är i viloläge. I dagsläget går det inte få fram uppgifter för den egna elförbrukningen då det inte finns en separat elmätare för förvaltningen. Dessutom ingår kostnad för el och uppvärmning i månadshyran. Förvaltningen har en annan hyresvärd än Locum. Under året har rörelsestyrt lyse installerats i förvaltningens toalettutrymmen vilket också satts som mål i den lokala miljöhandlingsplanen som satts att gälla till och med utgången av 2014. 4.2.6 Läkemedel Patientnämndens förvaltning använder varken lustgas eller läkemedel i sin verksamhet, men uppmärksammar om det i inkommande ärenden finns frågor som berör läkemedel och miljö. Förvaltningen registrerar patientärenden som handlar om vårdrelaterade infektioner som lett till onödigt ökade antibiotikaförbrukning. Förvaltningen började hösten 2013 att registrera ärenden där patienter ådragit sig vårdrelaterade infektioner som vården hade kunnat undvika som dessvärre har lett till ökad antibiotikaförbrukning och längre vårdtider. Förvaltningen har registrerat 48 ärenden under 2014. 60 procent av dessa ärenden rörde akutsjukhus. 4.2.7 Kemikalier/farligt avfall Förvaltningen använder inte kemikalier i sin kärnverksamhet. De kemikalier som används är maskindiskmedel samt de medel som används vid städning. Hyresvärden, KLF Fastighets AB, som är miljöcertifierad, ansvarar för upphandling av städtjänst. Förvaltningen har införskaffat laddningsbara batterier för att få ner antalet förbrukade batterier. Som utgångsvärde används antal förbrukade batterier under 2012. Batteriförbrukningen har minskat med 36 procent jämför med

25 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 utgångsvärdet. Detta medför en minskad miljöbelastning genom minskad batterianvändning vilket innebär mindre kadmiumutsläpp. Förvaltningen har uppnått uppsatt lokalt miljömål. Diagrammet nedan visar förvaltningens kasserade elektroniska och farliga avfall. Antal kaserade artiklar Batterier 34 27 Glödlampor konvetionell Halogen 15 Lågnergi 21 10 3 11 Kablar och headset elektriska apparater tonerkassetter 4.2.8 Matavfall Förvaltningen har ännu inte påbörjat att avskilja komposterbart matavfall. 4.2.9 Produkter Förvaltningen gör till övervägande delen sina inköp med hjälp av landstingets upphandlingar, huvudsakligen genom Medicarrier. Miljökonsekvensbedömning görs vid behov och resurssnålhet och kretsloppstänkande beaktas så långt det är möjligt. I dagsläget är det inte realistiskt att målsätta pappersförbrukningen. Såväl förvaltningens stödpersonsverksamhet som handlingar till nämndens sammanträden kräver mycket administration med stor pappersåtgång. Under det gånga året har det heller inte varit aktuellt att införa läsplattor för nämndens ledamöter, vilket kommer att ske från och med 2015. Förvaltningen bevakar dock pappersförbrukningen, då detta har den enskilt största miljöeffekten, för att se om det är möjligt att vidta åtgärder för att hålla den nere. Det kan åter konstateras att pappersförbrukningen gått upp vilket beror på ökningar av såväl patientärenden som ansökningar om stödpersoner. Kopiatorerna är inställda på dubbelsidig kopiering av kvalitetsskäl för att kunna säkerställa att alla sidor av en skrivelse blir kopierade.

26 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Diagrammet nedan visar pappersförbrukningen de senaste sex åren. Pappersförbrukning 140000 120000 100000 80000 60000 40000 20000 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 4.2.10 Kommunikation En handlingsplan för kommunikation finns. Alla tjänstemäns e-postsignaturer har kompletterats med en uppmaning att tänka på miljön innan man skriver ut ett meddelande. Miljöfrågorna kommuniceras vid APT, mail och Intranät. Alla nämndens tjänsteutlåtanden konsekvensbedöms utifrån miljö, patientsäkerhet och jämnställd vård. Åtta anställda har under året fått grundläggande miljöutbildning och förvaltningens miljösamordnare har deltagit i miljöfrukostar och möten för det gemensamma miljöledningssystemet GemMLS. Dessvärre har förvaltningens anställda inte hunnit med att göra den elektroniska miljöutbildningen vilket var ett uppsatt lokalt miljömål. Webbutbildningen kommer i stället att genomföras under vårvintern 2015. 4.3 Socialt ansvarstagande 4.3.1 Likvärdig behandling av alla invånare Alla medborgare har, oavsett ålder och kön, sexuell läggning, etnicitet med mera samma möjligheter att vända sig till patientnämndens förvaltning. De som har synpunkter på vården eller ansöker om stödperson kontaktar förvaltningen utifrån egna behov och önskemål. Förvaltningen har informationsbroschyrer på totalt 15 språk. Vid kontakter med anmälare som inte kan kommunicera på svenska används tolk och skrivelser mellan förvaltningen och anmälaren översätts. Förvaltningen kan inte se annat än att alla har samma möjligheter till kontakt och bemöts enligt de behov som finns i varje enskilt ärende.

27 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Könsuppdelad statistik JA Metoder och verktyg finns och används för analys av all köns-uppdelad statistik, samt för att vidta åtgärder vid ojämställdhet. X DELVIS Metoder och verktyg finns och används för analys av viss köns-uppdelad statistik. Nej Metoder och verktyg finns inte för systematisk analys av könsuppdelad statistik. Förvaltningens databas innehåller för närvarande drygt 63 000 ärenden. Vid registrering anges bland annat anmälarens/patientens kön samt ålder i tioårsintervaller. I 27 procent av ärendena 2014 var patientens ålder dock okänd, vilket var en förbättring jämfört med föregående år då motsvarande andel uppgick till 33 procent. I dessa fall har ärendet inte utretts gentemot vården, då personnummer vanligen behövs för att anmälaren ska få svar på sina frågor, utan enbart handlagts genom kontakt med förvaltningen. För att göra statistiken fullständig har samtliga handläggare uppmanats att efterfråga anmälarens ålder även i dessa fall. I ett fåtal ärenden är patientens kön inte känt. Vanligen har kontakten i dessa ärenden skett helt med e-post. Ibland har anmälarens namn inte framgått, ibland har det inte varit möjligt att avgöra könet även om namnet angetts. Anmälarnas kön och ålder följs och analyseras årligen samt redovisas i ett särskilt avsnitt i nämndens årsrapport samt i andra redovisande dokument. Nationella minoriteter och minoritetsspråk JA Metoder och verktyg är införda fullt ut enligt beskrivning DELVIS Metoder och verktyg är delvis införda enligt beskrivning. Nej Metoder och verktyg är inte införda alls enligt beskrivning X Förvaltningen har informationsbroschyrer på sammanlagt 15 olika språk, bland dem samtliga minoritetsspråk. Hemsidan har information på finska och engelska. Skrivelser översätts och tolk används vid behov. 4.3.2 Delaktighet för personer med funktionsnedsättning Funktionsnedsatta som inte har möjlighet att själva göra en skriftlig anmälan till förvaltningen får hjälp med detta. För att underlätta för synskadade att finna informationsmaterial i t ex väntrum har samtliga broschyrer en karaktäristisk utformning. På nämndens hemsida finns möjlighet till såväl teckentolkning som uppläsning av texten. Förvaltningen har få besök. Lokalerna är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. Dock saknas toalett med utrymme för rullstol. Sådana finns dock på flera andra våningsplan i fastigheten. Förvaltningen har regelbundna möten med Handikappförbundens samarbetsorganisation (HSO) och representanter för Synskadades riksförbund

28 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 och De neurologiskt handikappades riksförbund. I samarbetet identifieras frågor som berör funktionshindrade. Förvaltningen uppfyller beskrivningen för systematiskt arbete i Mer än bara trösklar gällande områdena bemötande, kommunikativ tillgänglighet och fysisk tillgänglighet. 4.4 Säkra processer 4.4.1 Informationssäkerhet JA Metoder och verktyg är införda fullt ut enligt beskrivning X DELVIS Metoder och verktyg är delvis införda enligt beskrivning. Nej Metoder och verktyg är inte införda alls enligt beskrivning Nämnden har lokala styrdokument i enlighet med gällande riktlinjer och IT-stöd för systematiska säkerhetsgranskningar. Samtlig personal har genomgått DISA-utbildningen. I nämndens interna kontrollplan redovisas informationssäkerhetsriskerna med avseende på sekretess/konfidentialitet, korrekt registrering i förvaltningens ärendehanteringssystem samt bevarande av data i databasen. Se punkterna 2.12 till 2.14 i bilaga M. 4.4.2 Säkerhet JA Metoder och verktyg är införda fullt ut enligt beskrivning X DELVIS Metoder och verktyg är delvis införda enligt beskrivning. Nej Metoder och verktyg är inte införda alls enligt beskrivning För att förhindra att personalen utsätts för risker har förvaltningen detaljerade rutiner för hur hot och våld ska bemötas och hanteras samt för hur besök i lokalerna ska organiseras. Dessa rutiner följer landstingets riktlinjer.

29 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 4.5 Folkhälsoarbetet Har förvaltningen/bolaget under året: - antagit, uppdaterat eller reviderat en egen handlingsplan för arbete med hälsofrämjande och/eller folkhälsans förbättring i linje med landstingets folkhälsopolicy? Ja Nej Kommentar X Ej relevant med hänsyn till nämndens uppdrag och verksamhet. Mycket av förvaltningens arbete ansluter till eller har indirekt bäring på landstingets folkhälsopolicy trots avsaknad av egen plan. - haft en anställd med särskilt ansvar för folkhälsofrågor och/eller folkhälsoarbete? Ja Nej Kommentar X Ej relevant med hänsyn till nämndens uppdrag och verksamhet. - fattat beslut som ligger i linje med landstingets folkhälsopolicy eller på annat sätt verkat för att genomföra policyn? Ja Nej Kommentar - Om ja, ge gärna exempel X Ej relevant med hänsyn till nämndens uppdrag och verksamhet. - utfört annat folkhälsoarbete utöver det som redan nämnts? Om ja, exemplifiera. 1 Ja Nej Kommentar - Om ja, ge gärna exempel på sådant arbete X Ej relevant med hänsyn till nämndens uppdrag och verksamhet. 4.6 Upphandling och inköp Förvaltningen gör inga upphandlingar. Relevant frågor i bilaga F7 har besvarats.

30 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 5. Ekonomi Resultaträkning Mkr Bokslut 2014 Bokslut 2013 Förändr % Budget 2014 Avvik Bokslut-Bu Fsg av övriga tjänster 1,5 1,5 0,0% 1,5 0,0 Landstingsbidrag 19,8 19,2 3,1% 19,8 0,0 Övriga intäkter 0,0 Verksamhetens intäkter 21,3 20,7 2,9% 21,3 0,0 Pers kostnader -18,0-16,8 7,1% -17,5-0,5 Kostn f verks ankn tj -0,1 0,0-0,1 0,0 Lokal- o fast kostnader -1,8-1,8 0,0% -1,7-0,1 Övriga kostnader -1,3-1,9-31,6% -1,9 0,6 Verksamhetens kostnader -21,2-20,5 3,4% -21,2 0,0 Avskrivningar -0,1-0,1 0,0% -0,1 0,0 Finansnetto 0,0 Resultat före bokslutsdispositioner och skatt 0,0 0,1 0,0 0,0 Erhållna koncernbidrag (komp) 0,0 Lämnade koncernbidrag (komp) 0,0 Justerat resultat 0,0 0,1 0,0 0,0 Lämnade koncernbidrag (skatt) 0,0 Överavskrivningar 0,0 Resultat efter bokslutsdispositioner och skatt 0,0 0,1 0,0 0,0 5.1 Årets resultat Orsak avvikelse jämfört med budget textkommentar, tkr Intäkt Avvik Bokslut-Bu Kostnad Avvik Bokslut-Bu Resultat Avvik Bokslut-Bu Beslut av LF/LS/HSN (Belopp) Intäkter 3 0 3 0 Pers kostnader,stödpersonsverksamheten 0-505 -505 Verks ankn tj, översättningar -32-32 Lokalkostnader -74-74 Övr kostnader, inform och PR 142 142 Övr kostnader, övr tjänster 402 402 Övr kostnader, minskade IT-kostnader 184 184 Övr kostnader, porto, kontmtrl mm -68-68 Avskrivningar -19-19 Finansnetto -5-7 -12 Ev ej analyserad restpost 0 Summa avvikelse -2 23 21 0

31 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Orsak förändring jämfört med föregående år textkommentar Intäkt Förändr 2014-2013 Kostnad Förändr 2014-2013 Resultat Förändr 2014-2013 Beslut av LF/LS/HSN (Belopp) Intäkter, minskad vidarefaktureing -65 0-65 0 Landstingsbidrag 600 0 600 0 Pers kostnader, ökad volym stödpersonsverks 0-500 -500 0 Pers kostnader, lönerörelse anställda -684-684 Övr kostnader, minskade itkostnader 0 417 417 Övr kostnader, övrigt, avskr, finansnetto 253 253 Ev ej analyserad restpost 0 Summa avvikelse 535-514 21 0 De övervägande förändringarna mellan 2013 och 2014 års resultat är volymförändringen i stödpersonsverksamheten, vilket innebar ökade kostnader från 3,1 mkr till 3,6 mkr. Samtidigt minskade IT-kostnaderna i motsvarande mån genom att ett IT-projekt övergick från utvecklingsfas till förvaltningsfas. 5.1.1 Externa intäkter och kostnader SLL-extern resultaträkning Mkr SLL-externt Bokslut 2014 SLL-externt Bokslut 2013 Förändr % SLL-externt Budget 2014 Avvik Bokslut-Bu Verksamhetens intäkter 1,5 1,6-6,3% 1,5 0,0 Verksamhetens kostnader -16,3-15,8 3,2% -16,0-0,3 Avskrivningar 0,0 Finansnetto 0,0 Resultat -14,8-14,2 4,2% -14,5-0,3 5.1.2 Övriga kostnadsslag, avskrivningar och finansnetto Konsultkostnader Konsultarvoden uppgår till 11 tkr och avser kostnad för medarbetarenkät. IT-tjänster uppgår till 273 tkr varav 229 tkr avser externa IT-tjänster. Avskrivningar och finansnetto Avskrivningarna uppgick till 116 tkr, kommer att minska under 2015. Finansnettot är minus 12 tkr beroende på fortsatt minskade ränteintäkter.

32 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 5.2 Resultatdisposition Det egna kapitalet består av följande Årets resultat Lokalt eget kapital Totalt eget kapital 21 tkr 458 tkr 479 tkr Enligt landstingsstyrelsens beslut 2000-01-18, 7 (LS9807-0594) föreslås resultatdisposition så att 2014 års resultat plus 21 tkr förs mot koncernfinansiering. 5.3 Investeringar Investeringar Mkr Bokslut 2014 Nuvarande status Budget LF 2014 Avvik Bokslut-Bu Objekt 2 etc. 0 Övriga ospecificerade ojbekt 0 Totalt investeringar 0 0 0 0 Patientnämnden har under 2014 köpt 2 datorer för sammanlagt ca 6 tkr. 5.4 Balansräkning Balansräkning Mkr 2014-12-31 2013-12-31 Förändring Tillgångar Anläggningstillgångar 0,1 0,2-0,1 Omsättningstillgångar 2,0 2,4-0,4 varav kassa och bank 1,4 1,7-0,3 SUMMA TILLGÅNGAR 2,1 2,6-0,5 Eget kapital 0,5 0,6-0,1 Avsättningar (samt ev. minoritetsintresse) 0,0 Skulder 1,6 2,0-0,4 Långfristiga skulder 0,0 Kortfristiga skulder 1,6 2,0-0,4 SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL 2,1 2,6-0,5 Tillgångarna har minskat med 0,5 mkr, varav anläggningstillgångarna med 0,1 mkr och kassa och bank med 0,3 mkr från 2013 års bokslut till 2014 års bokslut. Eget kapital har minskat med minus 0,1 mkr beroende på att 2014 års resultat var när 0 medan 2013 års resultat var plus 0,1 mkr. Skulderna har minskat med från 2 mkr i 2013 års bokslut till 1,6 mkr i 2014 års bokslut beroende på minskad leverantörsskuld.

33 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 5.5 Kassaflödesanalys Kassaflödesanalys Mkr 2014-12-31 Den löpande verksamheten Kassaflöde från den löpande verksamheten -0,1 Investeringsverksamheten Kassaflöde från investeringsverksamheten -0,1 Finansieringsverksamheten Kassaflöde från finansieringsverksamheten -0,1 Årets kassaflöde -0,3 Kassaflödet under 2014 innebar att likvida medel minskade från 1,7 till 1,4 mkr. 5.6 Landstingets finanspolicy SLL:s finanspolicy har följts. 6. Övrigt Samma redovisningsprinciper har använts som i senaste årsrapport. 7. Styrelsebehandling Denna förvaltningsberättelse för helåret 2014 har nämndbehandlats 2015-02-03. 2015-02-19 Staffan Blom Förvaltningschef

34 (34) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE A1401-00005-55 Bilagor: C1 Investeringar vård inkl byggnader annan verksamhet D2 Kompetensförsörjningsplan F1 Efterlevnad av policyer och andra dokument F2 Styrningsrapport förvaltning F4 Försäkran internkontroll F5 Uppföljning funktionsnedsättning F6 Uppföljning finanspolicy F7 Frågeformulär upphandling I Kvalitet: Mål, aktiviteter och handlingsplan 2014-2016 J Rapport patientenkät 2013 K Rapport vårdgivarenkät 2014 L Intern kontrollplan 2014 M Intern kontrollplan 2015