Handling 2015 nr 69 Policy och riktlinje för försäljning och återbruk av lös egendom i Göteborgs Stads verksamheter Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 7 april 2015 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. Policy och riktlinjer för försäljning och återbruk av lös egendom i enlighet med bilagan till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande antas. 2. Regler för försäljning av lös egendom, H 1994:256, P1994-11-03, 16, upphör att gälla. Göteborg den 22 april 2015 Göteborgs kommunstyrelse Anneli Hulthén Jonas Andrén 1(1)
Tjänsteutlåtande Utfärdat 2015-04-07 Diarienummer 0767/14 Repronummer rnr 92/15 Specialiststaben, juridiska avdelningen Juridiska enheten Linda Widenström Telefon 031-3680404 E-post: linda.widenstrom@stadshuset.goteborg.se Policy och riktlinje för försäljning och återbruk av lös egendom i Göteborgs Stads verksamheter Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Policy och riktlinjer för försäljning och återbruk av lös egendom i enlighet med bilagan till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande antas. 2. Regler för försäljning av lös egendom, H 1994:256, P1994-11-03, 16, upphör att gälla. Sammanfattning Vid översyn av stadens styrande dokument har uppmärksammats att dokumentet benämnt Regler för försäljning av lös egendom behöver uppdateras och förtydligas. Juridiska avdelningen vid stadsledningskontoret har därför utarbetat ett nytt dokument benämnt Policy och riktlinje för försäljning och återbruk av lös egendom i Göteborgs stads verksamheter. Dokumentet omfattar policy och riktlinjer för försäljning och återbruk internt och externt för stadens verksamheter. Dokumentet har utformats efter avstämning med Upphandlingsbolaget samt Förvaltningen kretslopp och vatten i Göteborgs Stad. Ekonomiska konsekvenser Förslaget antas inte innebära några ekonomiska konsekvenser i form av kostnader för Göteborgs Stad. Tydigare gemensamma regler för försäljning och återbruk kan sannolikt innebära vissa besparingar för stadens verksamheter. Barnperspektivet Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Jämställdhetsperspektivet Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. 1 (8)
2(8) Mångfaldsperspektivet Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljöperspektivet En gemensam tydlig policy och riktlinjer för försäljning och återbruk av lös egendom kan antas bidra till ett en ökad miljömedvetenhet i stadens verksamheter och därmed medföra positiva effekter. Omvärldsperspektivet Dokument av liknande karaktär som det föreslagna finns i ett antal kommuner, ibland inom ramen för en större inköps- och upphandlingspolicy eller liknande. Stadsledningskontoret anser att det finns en pedagogisk vinst med att behandla vardagliga frågor om försäljning och återbruk av lös egendom i ett särskilt, kortfattat och tydligt dokument som är lätt tillgängligt för stadens verksamheter. Bilaga Förslag till policy och riktlinjer för försäljning och återbruk av lös egendom i Göteborgs stads verksamheter 2(8)
3(8) Ärendet Vid översyn av stadens styrande dokument har uppmärksammats att dokumentet benämnt Regler för försäljning av lös egendom behöver uppdateras och förtydligas. Juridiska avdelningen vid stadsledningskontoret har därför utarbetat ett nytt dokument benämnt Policy och riktlinje för försäljning och återbruk av lös egendom i Göteborgs stads verksamheter. Dokumentet omfattar policy och riktlinjer för försäljning och återbruk internt och externt för stadens verksamheter. Dokumentet har utformats efter avstämning med Upphandlingsbolaget samt Förvaltningen kretslopp och vatten i Göteborgs Stad. Bakgrund Många förvaltningar och bolag vill återanvända mer: Skänka, ta emot, köpa och sälja begagnade men fullt fungerande saker. För att underlätta detta har stadsledningskontoret utformat policy och riktlinjer vad gäller försäljning och återbruk av lös egendom. Avsikten är att dokumentet ska omfatta samtliga Göteborgs Stads verksamheter. Det är uppdelat på två övergripande avsnitt, det ena rörande intern försäljning och återbruk, det andra rörande extern försäljning och återbruk. I dokumentet aktualiseras bl.a. upphandlingsrättsliga och kommunalrättsliga frågeställningar. Målsättningen är emellertid att dokumentet ska vara kortfattat och användbart i den praktiska verksamheten. Om mer verksamhetsspecifika eller komplicerade frågor skulle uppstå har den berörda verksamheten möjlighet att vända sig till juridiska avdelningen, Upphandlingsbolaget, Förvaltningen för Kretslopp och vatten eller annan expertis för rådgivning. Detta framgår av policy och riktlinje. Stadsledningskontoret Intern försäljning och köp av lös egendom Köp och försäljningar av lös egendom mellan förvaltningar och bolag eller mellan bolag i staden är tillåtna upp till gränsvärdet för direktupphandling (505 800 kr per år 2014). Detta värde ändras vartannat år. Över detta belopp inträder en skyldighet att upphandla. Undantag från upphandlingsskyldigheten kan därvid ändå aktualiseras med stöd av det s k in house (Teckal)-undantaget. Regeln trädde i kraft den 1 januari 2013 och gäller vid inköp från en leverantör som är en juridisk person eller en gemensam nämnd och som den upphandlande myndigheten äger eller är medlem i (t ex ett aktiebolag). För att undantaget från upphandlingsskyldighet ska gälla måste två förutsättningar vara uppfyllda samtidigt, dels det sk kontrollkriteriet, dels det sk verksamhetskriteriet. Återbruk internt Skänka och ta emot lös egendom mellan Göteborgs Stads förvaltningar är tillåtet oavsett om egendomen har ett kommersiellt värde eller inte. Vad avser stadens bolag kan konkurrensrättsliga regler eller regler om statsstöd aktualiseras om tillgångar skänks bort eller säljs till underpris. Därmed finns anledning att iaktta försiktighet och noggrant utreda förutsättningarna för att skänka bort egendom och liknande i dessa fall. 3(8)
4(8) Göteborgs Stad har en webbsida för internt återbruk samt möjligheter att skänka via Kretsloppsparken. Extern försäljning av lös egendom Vid extern försäljning av lös egendom ska objektet först värderas. Värderingen ska göras på objektiva grunder. Om utomstående ska anlitas för värderingen ska ramavtal användas om sådant finns. Finns inget ramavtal kan upphandling bli aktuellt. Utomstående kan även användas för själva försäljningen. Objektet ska därefter annonseras och säljas till högstbjudande. Flera anbud ska infordras och konkurrensmöjligheter, affärsmässighet och objektivitet ska iakttas och anbudsprövning ske. Försäljning till underpris, det vill säga under marknadsmässigt pris, kan leda till att 2 kap 8 kommunallagen (1991:900) aktualiseras då det kan ses som otillbörligt gynnande av enskild näringsidkare. Återbruk externt Samma regler gäller när man köper begagnat som när man köper nytt, det vill säga upphandlade ramavtal ska tillämpas. Göteborgs Stad saknar dock i dagsläget ramavtal för begagnade produkter. Begagnade varor är inte i sig undantagna upphandlingsplikt. Direktupphandling får då istället tillämpas. Se Göteborgs Stads upphandlingspolicy om detta skulle vara aktuellt. Det är tillåtet för förvaltning eller bolag att skänka bort saker som saknar värde till externa parter, exempelvis välgörenhetsorganisationer. Det är viktigt att organisationens syfte överensstämmer med stadens grundläggande värderingar, vilket den aktuella förvaltningen eller bolaget bör överväga innan beslut fattas. Har objekten ett värde kan kommunallagens begränsning av stöd till enskild näringsidkare aktualiseras. Förvaltningen eller bolaget kan själva göra en egen bedömning om det/de aktuella objekten saknar värde. Om objektet kostar mer att sälja än försäljningen ger får det anses sakna värde och kan skänkas. Vid osäkerhet gällande värdet kan man ta kontakt med något av de företag som vidaresäljer begagnade objekt som staden har ramavtal med. Stadsledningskontoret Linda Widenström Stadsjurist Markus Landahl Tf förste stadsjurist 4(8)
5(8) Dokumentansvarig (ange befattning och enhet): Förste Stadsjurist, juridiska enheten Upprättad av (ange enhet): Juridiska enheten Beslutad av: Kommunstyrelse eller Kommunfullmäktige Senast uppdaterad (ange beslutsdatum): 2014-xxxx Gäller för: Stadens nämnder och styrelser Giltighetstid: Tills vidare Policy för försäljning och återbruk av lös egendom inom Göteborgs Stad Policyn innebär att Köp och försäljningar av lös egendom mellan stadens förvaltningar och bolag får ske upp till ett värde motsvarande gränsvärdet för direktupphandling. Utöver detta belopp gäller det sk in-house-undantaget. Vid extern försäljning ska objektet värderas, annonseras och säljas till högstbjudande. Försäljning till underpris är inte tillåten. Det är möjligt att skänka saker som saknar värde till externa parter. För internationellt bistånd gäller särskilda regler. Verksamheter som bedriver näringsverksamhet och/eller verksamheter utsatta för konkurrens ska iaktta extra försiktighet mot bakgrund av reglerna om snedvridning av konkurrens och statsstöd. Detta gäller såväl bolag som nämnder. 5(8)
Riktlinje för försäljning och återbruk av lös egendom inom Göteborgs Stad 1. Inledning Denna riktlinje syftar till att konkretisera policyn. 2. Omfattning Policyn och riktlinjen omfattar Göteborgs Stads förvaltningar, bolag, ekonomiska föreningar, stiftelser och andra associationer där Göteborgs Stad är förvaltare eller utser majoriteten av styrelsen samt anställda och förtroendevalda i dessa verksamheter. 3. Bakgrund Många förvaltningar och bolag vill återanvända mer: Skänka, ta emot, köpa, sälja och designa om begagnade men fullt fungerande saker. Att göra det istället för att köpa nytt ger förutom en vinst för miljön ofta också en ekonomisk vinst. Samtidigt bidrar vi till att nå både Göteborgs och Sveriges miljömål. För att göra detta enklare följer här riktlinjer vad gäller försäljning och återanvändning av lös egendom på olika sätt. 4. Riktlinjer internt Försäljning av lös egendom Köp och försäljningar av lös egendom mellan förvaltningar och stadens bolag eller mellan bolagen får ske upp till ett värde motsvarande gränsvärdet för direktupphandling. 1 Över detta belopp träder en upphandlingsskyldighet in. Det finns ett undantag från denna skyldighet, det så kallade in house-undantaget. 2 Undantaget innebär att köp mellan stadens verksamheter får göras utan upphandling under förutsättning att kontroll- och verksamhetskriterierna är uppfyllda. 3 1 Gränsvärdet för direktupphandling från 1 juli 2014 är 505 800 kr per år. Gränsvärdet är max 28 % av det sk. tröskelvärdet. Observera att tröskelvärdet ändras vartannat år och att detta påverkar gränsvärdet. 2 2 kap 10 a LOU (2007:1091). 3 Kontrollkriteriet innebär att den lokala myndigheten ska utöva en kontroll över den ifrågavarande fristående juridiska personen motsvarande den som den utövar över sin egen förvaltning. Detta innebär bland annat att myndigheten kan påverka sådana beslut som den fristående enheten fattar, alltså en möjlighet att utöva ett bestämmande inflytande. Kontrollkriteriet anses inte uppfyllt endast på den grunden att myndigheten utser styrelseledamöter. Verksamhetskriteriet innebär att den juridiska personen ska bedriva huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den eller de myndigheter som innehar den. Det krävs för att uppfylla kriteriet att verksamheten och styrningen av enheten (bolaget) är utformad på ett sådant sätt att ägaren eller ägarna är tillförsäkrade tillräckligt inflytande. Båda kriterierna ska vara uppfyllda för att upphandlingsskyldighet inte ska föreligga. 6(8)
Återbruk- skänka och ta emot för återanvändning inom staden Förvaltningar inom Göteborgs Stad kan utan juridiska hinder skänka överblivna saker och inventarier, exempelvis möbler, till andra förvaltningar inom staden. Att skänka och ta emot kan ske oavsett om sakerna har ett kommersiellt värde eller ej. Vad gäller de verksamheter inom staden som bedriver näringsverksamhet kan regler om snedvridning av konkurrens och statsstöd bli tillämpliga om man skänker tillgångar till underpris. Här måste således försiktighet iakttas. Ett enkelt sätt att skänka och ta emot saker intern inom staden är att använda stadens interna återbrukssida som finns på intranätet. 5. Riktlinjer externt Försäljning av lös egendom Vid försäljning av lös egendom externt ska objektet först värderas. Om objektet uppenbart saknar värde, se vad som gäller för att skänka lös egendom. Värderingen ska göras på objektiva grunder, man kan jämföra med liknande föremål till exempel på internet eller anlita någon för värderingen. Anlitas utomstående ska ramavtal följas om sådant finns. Finns inget ramavtal kan upphandling bli aktuellt. Utomstående kan även användas för själva försäljningen. Objektet ska annonseras och säljas till högstbjudande. Flera anbud ska infordras och konkurrensmöjligheter, affärsmässighet och objektivitet ska iakttas och anbudsprövning ske. Försäljning till underpris, det vill säga under marknadsmässigt pris, kan leda till att 2 kap 8 kommunallagen (1991:900) aktualiseras då det kan ses som otillbörligt gynnande av enskild näringsidkare. För att inte riskera att detta blir aktuellt ska kriterierna ovan följas. Återbruk- skänka för återanvändning till externa parter Att som förvaltning eller bolag skänka bort saker som saknar värde till externa parter, exempelvis välgörenhetsorganisationer, är tillåtet. Organisationens syfte ska överensstämma med stadens grundläggande värderingar. Har sakerna som man vill skänka ett värde kan kommunallagens begränsning av stöd till enskild näringsidkare aktualiseras. Förvaltningen eller bolaget kan själva göra en egen bedömning om det/de aktuella objekten saknar värde. Om objektet kostar mer att sälja än försäljningen ger får det anses sakna värde och kan skänkas. 7(8)
Vid osäkerhet gällande värdet kan man ta kontakt med något av de företag som vidaresäljer begagnade objekt och som staden har ramavtal med. Skänka begagnat till internationellt bistånd Enligt lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter får kommuner lämna bistånd i form av till exempel utrustning den inte längre behöver som internationellt bistånd till utlandet. Observera att det som skänks inte får vara klassat som avfall. Ta emot gåvor För frågor om stadens mottagande av gåvor, se Riktlinjer för Göteborgs Stads mottagande av donationer, H 2006:16 P 2006-02-23 25. Köpa begagnat Samma regler gäller när man köper begagnat som när man köper nytt, det vill säga reglerna om offentlig upphandling ska iakttas, se Göteborgs Stads upphandlingspolicy. 6. Vägledning och avsteg Eventuella undantag från dessa riktlinjer beslutas av respektive nämnd eller styrelse och ska dokumenteras särskilt. Frågor Om frågor uppstår, kontakta i första hand juridiska avdelningen på Stadsledningskontoret (juridik), Upphandlingsbolaget (upphandling) eller Förvaltningen Kretslopp och vattens avfallsavdelning (avfall och återanvändning). 8(8)