Riktlinjer för upphandling och inköp. Stenungsunds kommun

Transkript

1 Riktlinjer för upphandling och inköp Stenungsunds kommun Typ av dokument Dokumentägare Stöd och Service / Upphandling Beslutat av Kommunstyrelsen Giltighetstid Översyn varje mandatperiod Beslutsdatum KS Framtagen av Tillfällig beredning Dnr 0762/11 Reviderad

2 1 Syfte Ansvar Tillämpliga regler och lagstiftning Omfattning Affärsmässighet Social, etisk samt miljöhänsyn vid upphandling Social och etisk hänsyn Miljöhänsyn I vilka former skall inköpen ske? Allmänt Direktupphandling Kontanta inköp Ramavtal Specifika köp Tjänstekoncessioner Hur går en upphandling till? Allmänt Den enskilde beställarens ansvar Beställarutbildning Inköpssamverkan Köp från kommunala bolag Leasing Specialreglerade områden Köp av konst Köp av försäkringar Köp av IT-utrustning och telefonabonnemang Användning av underleverantörer Uppföljning av upphandling Försäljning av varor Vid misstanke om oegentligheter Revision av riktlinjer för upphandling och inköp

3 1 Syfte Syftet med Stenungsunds kommuns inköps- och upphandlingsreglemente är att med kommunens inköpspolicy som grund reglera hur anskaffning och försäljning av kommunens varor och tjänster praktiskt skall bedrivas. 2 Ansvar Ansvar för att reglerna i denna policy följs vid anskaffning av varor och tjänster ligger på respektive verksamhet i egenskap av beställare. Vid anlitande av konsulter i inköpsfrågor är det den beställande enhetens ansvar att tillse att konsulten är informerad om och förbinder sig att efterleva kommunens policy och riktlinjer för upphandling och inköp. 3 Tillämpliga regler och lagstiftning Vid varje upphandling skall tillämplig lagstiftning på upphandlingsområdet samt interna riktlinjer för upphandling och inköp beaktas. Det är också av stor vikt att övrig lagstiftning som reglerar det aktuella föremålet för upphandlingen beaktas. 4 Omfattning Dessa riktlinjer omfattar alla inköp och försäljningar av lös egendom och tjänster samt tjänstekoncessioner som sker inom Stenungsunds kommun. Den omfattar även leasing och hyresförhållanden. 5 Affärsmässighet Den som genomför inköp för Stenungsunds kommuns räkning, eller deltar i arbetet med att ta fram ett upphandlingsunderlag skall iakta en hög grad av etik. Inriktningen skall alltid vara att tillvarata och företräda kommunens intressen. Samma förhållningssätt skall gälla oavsett om arbetsuppgifterna utförs av kommunens egna medarbetare, eller av externt anlitade konsulter. Det är den beställande verksamhetens ansvar att tillse att konsulter som bistår kommunen i inköpsfrågor är informerade om och förbinder sig att efterleva kommunens riktlinjer i inköpsfrågor. Försäljare som vänder sig till kommunens verksamheter skall hänvisas till kommunens upphandlingsenhet. Ett mutbrott föreligger om en arbetstagare tar emot eller begär en muta eller otillbörlig förmån för sin tjänsteutövning. Det skall alltså finnas en avsikt, antingen uttryckt eller underförstådd att låta sig påverkas eller gynna någon vid sin tjänsteutövning. Det krävs inte att mottagaren anser sig ha blivit gynnad av gåvan eller förmånen utan det är 3

4 tillräckligt att mottagaren objektivt sett kan anses vara gynnad. Ett mutbrott kan ske före tiden för anställningen, under tiden eller efter. Om den anställdes närstående gynnas av mutan/förmånen anses den anställde indirekt ha gynnats på ett sådant sätt att en brottslig handling kan anses ha begåtts. Vidare information om lagstiftning och praxis avseende affärsmässigt uppträdande kan erhållas från upphandlingsenheten och finns även på Lotsen. 6 Social, etisk samt miljöhänsyn vid upphandling 6.1 Social och etisk hänsyn Enligt kommunens upphandlingspolicy skall social och etisk hänsyn tas i den mån upphandlingens art möjliggör detta. Vid bedömningen av huruvida detta bör ske, och i så fall i vilken utsträckning, bör hänsyn tas till branschförhållanden, antal möjliga leverantörer, kostnadskonsekvenser etc. När sociala krav utformas är det viktigt att EG-rättsliga principer upprätthålls samt att affärsmässighet och konkurrens upprätthålls. Sociala hänsyn vid upphandling kan t ex ske genom krav på anställningsvillkor, krav på tillgänglighet och användbarhet för personer med funktionsnedsättning samt även viss standard på arbetsmiljön och möjliggörande av praktikplatser. Dessutom kan sammansättningen av personalen rymmas i sociala hänsyn exempelvis viss andel funktionsnedsatta, långtidsarbetslösa eller att anbudsgivaren vid utförandet av arbetet aktivt gör något för att främja jämlikhet eller mångfald. Enligt kommunens inköps- och upphandlingspolicy anges att villkor som ställs vid upphandlingar i Stenungsunds kommuns regi alltid skall vara kollektivavtalsenliga. Vid framtagande av sociala krav vid all upphandling skall alltid en avstämning ske med upphandlingsenheten. 6.2 Miljöhänsyn Enligt kommunens inköps- och upphandlingspolicy bör miljöhänsyn tas vid upphandling om upphandlingens art möjliggör detta. Detta framgår också av LOU 1 kap 9 där en upphandlande myndighet åläggs att överväga om miljöhänsyn skall tas vid varje upphandling som genomförs. Liksom vid uppställande av sociala krav enligt ovan gäller vid miljöhänsyn att hänsyn tas till branschförhållanden, antal möjliga leverantörer, kostnadskonsekvenser etc. När miljökrav utformas är det viktigt att EG-rättsliga principer upprätthålls samt att affärsmässighet och konkurrens upprätthålls. 4

5 7 I vilka former skall inköpen ske? 7.1 Allmänt När det gäller hur inköp kan ske i enlighet med LOU finns det ett antal olika former beroende på vad som upphandlas och till vilket värde upphandlingen sker. 7.2 Direktupphandling Direktupphandling är upphandling utan krav på anbudsförfarande enligt upphandlingslagstiftningen. Direktupphandling kan endast ske om värdet av det som skall upphandlas är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Synnerliga skäl kan vara hög grad av brådska som orsakats av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande myndigheten. Det är således inte ett synnerligt skäl om brådskan uppkommit till följd av bristande planering. Inom kommunen anses lågt belopp vara ett belopp som understiger 25 tkr. Vid enskilda köp som överstiger 25 tkr skall avstämning alltid ske med upphandlingsenheten. I de fall det rör sig om återkommande köp oavsett slag så skall kontakt tas med upphandlingsenheten för att stämma av huruvida ett ramavtal för den aktuella varan eller tjänsten bör eftersträvas. Detta gör att verksamheten alltid skall informera upphandlingsenheten i de fall de samlade direktupphandlingarna under ett år av en vara eller tjänst överstiger 75 tkr. När en direktupphandling sker skall oavsett belopp de grundläggande principerna i LOU beaktas, dvs även när det rör sig om köp under 25 tkr. Detta innebär att inköpen alltid skall ske på ett affärsmässigt utan att ovidkommande hänsyn tas. Vidare bör alltid en konkurrensutsättning i någon form ske t.ex. kan det röra sig om att pris skall jämföras mellan minst tre leverantörer. Det offertförfarande som föregått valet av leverantör skall dokumenteras i Gasell i anslutning till att fakturan erhålls och kontrolleras. Detta för att attestanten skall kunna kontrollera att upphandlingen föregåtts av en adekvat konkurrensutsättning. Vid direktupphandling skall dessutom alltid en kontroll ske av nya leverantörer för att tillse att leverantören har F-skattsedel, har betalat sina skatter och avgifter och inte är i konkurs. All direktupphandling under 25 tkr skall dokumenteras och dokumentationen skall lämnas till upphandlingschef för information. 7.3 Kontanta inköp Vid direktupphandling skall beställaren tillse att leverantören fakturerar kommunen. Att beställaren betalar kontant och sedan ersätts av kommunen får endast förekomma om synnerliga skäl för detta föreligger. I de fall så sker skall attesterande chef till 5

6 utanordningsblanketten foga en kommentar till varför synnerliga skäl bedömts föreligga i det enskilda fallet. Det är förknippat med stora administrativa kostnader för kommunen att handlägga manuella utanordningar och dessutom minskar kommunens kontroll över vilka leverantörer som används varför detta som princip inte får förekomma. Inköp mot kontant betalning får endast förekomma om synnerliga skäl föreligger. Direktupphandlingar i enlighet med dessa riktlinjer och som understiger 25 tkr kan göras av verksamheten på egen hand, detta skall dock ske i de undantagsfall, huvudregeln är att avrop skall ske från ramavtal i första hand. Återkommande direktupphandlingar av varor eller tjänster av samma slag skall kommuniceras till upphandlingsenheten i de fall det samlade värdet på årsbasis överstiger 75 tkr. 7.4 Ramavtal Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan en upphandlande myndighet/enhet och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod (2 kap. 15 i lagen om offentlig upphandling). Om kommunen har ramavtal med flera leverantörer avseende samma produkt eller tjänst skall leverantörerna erbjudas kontraktet i enlighet med den rangordning som skedde i samband med den aktuella upphandlingen. Har kommunen ett ramavtal med en leverantör skall detta avtal alltid användas. I enskilda fall kan den aktuella varan eller tjänsten hittas till ett lägre pris hos en icke avtalad leverantör. Liksom ovan konstaterats gäller dock att kommunens inköpsverksamhet skall sträva efter bästa möjliga totalekonomi för kommunen som helhet även om detta i det enskilda fallet kan medföra en viss fördyring. Det är dessutom så att i och med att kommunen tecknat ett ramavtal med en leverantör, har denna leverantör i konkurrens med den resterande marknaden visat sig dels kunna uppfylla de krav vi ställer på samtliga de varor kommunen efterfrågat och dels har villkoren för den affärsmässiga relationen fastställts. Detta gör att kommunen inte kan välja att avropa vissa av de upphandlade produkterna men i andra fall då en konkurrent i ett enskilt fall kan erbjuda ett lägre pris kan bortse från ramavtalet. Vidare förbättras kommunens möjlighet att få till stånd fördelaktiga avtal om vi mot marknaden kan visa upp en god avtalstrohet. Med anledning av detta är beställare inom Stenungsunds Kommun skyldiga att i den mån ett ramavtal finns avropa från detta vid anskaffning av varor och tjänster. Eventuella avsteg från detta kan vid synnerliga skäl beviljas av kommunens upphandlingschef. 6

7 I de fall ramavtal saknas och det rör sig om en vara eller tjänst som köps vid upprepade tillfällen skall som regel ett ramavtal försöka upprättas med en eller flera leverantörer av den aktuella varan eller tjänsten. Om denna situation uppstår skall därför kontakt alltid tas med upphandlingsenheten. För att undersöka huruvida kommunen har ramavtal avseende en viss vara eller tjänst skall alltid före ett inköp en kontroll ske med hjälp av upphandlingsenhetens elektroniska avtalskatalog på Lotsen. 7.5 Specifika köp Då inget ramavtal finns och en direktupphandling inte är lämplig pga inköpets storlek eller av andra skäl kan en upphandling avseende ett specifikt köp göras. Detta innebär att verksamheten tillsammans med upphandlingsenheten gör en analys av verksamhetens behov och sedan handlas den aktuella varan eller tjänsten upp i enlighet med det förfarande som är tillämpligt i det enskilda fallet enligt LOU. 7.6 Tjänstekoncessioner Med tjänstekoncession avses ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja tjänsten. Detta kan t ex röra sig om att ensamrätt att driva ett kafé i någon av kommunens lokaler. Tjänstekoncessioner omfattas inte av samma regler som övriga upphandlingar i LOU men dock skall vid tecknande av tjänstekoncessioner hänsyn tas till de grundläggande principerna varpå LOU vilar och som anges i LOU 1 kap 9. Tecknande av tjänstekoncessionsavtal skall alltid göras gemensamt med upphandlingsenheten. 8 Hur går en upphandling till? 8.1 Allmänt Varje upphandling är att betrakta som ett projekt och alla kommunens intressenter i upphandlingen blir då en form av projektgrupp. I projektet är det den aktuella verksamheten som har de bästa fackkunskaperna och därmed är bäst lämpad att i detalj analysera vilket behov man har och utifrån detta ta fram en kravspecifikation. Tillsammans med upphandlingsenheten enas man sedan om vilka krav som är lämpliga avseende föremålet för upphandlingen samt på vilket sätt man lämpligast utvärderar olika anbud mot varandra. Framtagandet av underlag för upphandlingen i övrigt ansvarar upphandlingsenheten för. 7

8 En upphandling är en komplicerad process med många aktörer och intressenter inblandade. Upphandlingen bör således startas i god tid. Det är lämpligt att kontakt tas med upphandlingsenheten minst sex månader innan avrop från ett avtal bedöms vara nödvändigt. Verksamheten har ansvar för att ta fram en lämplig kravspecifikation avseende aktuell vara eller tjänst, detta dock med stöd av upphandlingsenheten. Upphandlingsenheten hanterar upphandlingsförförfarandet. Utvärderingen av inkomna anbud sker dock gemensamt mellan verksamheten och upphandlingsenheten. 8.2 Den enskilde beställarens ansvar Att vara beställare innebär en rätt att för Stenungsunds Kommuns räkning ingå bindande avtal. Det är här viktigt att poängtera att beslutsattesten när fakturan kommit inte har någon extern rättsverkan. I den stund en leverantör i god tro sluter ett avtal med en av kommunens företrädare så binds kommunen vid avtalet oavsett om reglerna i denna policy har efterlevts eller ej. Det är därför av mycket stor vikt att beställaren tagit del av och tillämpar de förhållningsregler som anges i kommunens inköspolicy och i dessa riktlinjer. Det är upp till respektive verksamhet att tillse att de anställda som ges rätt att beställa har erforderlig kompetens för att fullgöra sitt uppdrag. Målet är att endast anställda som genomgått kommunens beställarutbildning skall utföra beställningar. För mer information om kommunens beställarutbildning se nedan. När ett köp gjorts för kommunens räkning skall alltid den personliga mottagarkoden uppges. Att beställa med hjälp en annan persons mottagarkod är inte tillåtet. Detta då de systemkontroller som används riskerar att bli verkningslösa. Det är den person som gjort beställningen som ansvarar för att utföra erforderliga kontroller vid leverans och för att kontrollattestera fakturan. Kontroller som skall utföras innan kontrollmarkering sker är att varan eller tjänsten har levererats i enlighet med order samt att beställningen skett i enlighet med detta reglemente samt övriga interna riktlinjer. Beslutsattest utförs av ansvarig chef. Att beslutsattestera en faktura innebär att kontroll sker av att ekonomiskt utrymme finns samt att personen som utfört beställningen är behörig att göra detta. Vid alla direktupphandlingar skall en kontroll av leverantören ske. Det fordras således inte då avrop sker från ett ramavtal. Det är den enskilde beställarens ansvar att tillse att denna kontroll blir utförd. Vid behov kan kontakt tas med upphandlingsenheten eller respektive verksamhets ekonom för att utföra denna kontroll. Att denna kontroll alltid skall ske vid direktupphandling beror på att Stenungsunds kommun inte gör affärer med aktörer som inte sköter sina åtaganden vad gäller skatter och avgifter etc. Vad gäller de leverantörer som 8

9 kommunen har ramavtal med svarar upphandlingsenheten för att dessa kontroller utförs regelbundet. 9 Beställarutbildning För att beställare i kommunens verksamheter skall ha den kunskap som erfordras för att kunna uppfylla kraven i dessa riktlinjer samt kommunens inköpspolicy är det viktigt att samtliga beställare genomgår beställarutbildning i upphandlingsenhetens regi. Det är respektive verksamhets ansvar att tillse att de anställda som beställer för kommunens räkning har de kunskaper som fordras. Beställarutbildningen ger grundläggande kunskaper i Lagen om offentlig upphandling samt kommunens interna riktlinjer. Utbildningen ger också beställaren kunskaper i att söka information kring ramavtal och hantering av mindre direktupphandlingar. Utbildningen syftar också till att beställaren eftergenomgången utbildning skall kunna beställa varor och tjänster genom att använda kommunens system för elektronisk handel. Målet är att alla som beställer för Stenungsunds kommun räkning skall ha genomgått en beställarutbildning. 10 Inköpssamverkan I de fall där så bedöms vara fördelaktigt för kommunen skall samverkan med andra upphandlande myndigheter sökas. 11 Köp från kommunala bolag När det gäller kommunens köp av varor och tjänster från kommunala bolag så kan dessa under vissa förutsättningar ske utan att reglerna i LOU skall tillämpas (2 kap 10 a ). Detta innebär att kommunen kan köpa varor och tjänster från kommunala bolag förutsatt att kontrollkriteriet dvs. att kommunen utövar en kontroll över det kommunala bolaget som motsvarar den kontroll kommunen utövar över sina verksamheter i övrigt. Vidare måste det sk verksamhetskriteriet vara uppfyllt vilket innebär att det kommunala dotterbolaget endast i mycket marginell omfattning får sälja sina varor och tjänster till den öppna marknaden. Att notera när det gäller inköp från Stenungsundshem AB är att upplåtelse av fast egendom är undantaget upphandlingskrav enligt LOU på andra grunder. Vid köp av andra varor eller tjänster än lokalupplåtelse gäller dock reglerna enligt ovan vilket innebär att andra köp än hyra av fast egendom från kommunala bolag i praktiken inte är möjligt. 9

10 12 Leasing Utgångspunkten är att all utrustning som används i våra kommunala verksamheter skall köpas och ägas av kommunen. Generellt sett är leasing av lös egendom alltid en sämre affär då kommunens kostnader för upplåning är lägre än de som vanligtvis kan erbjudas genom en finansieringslösning från en leverantör. Det kan dock förekomma tillfällen då en leasinglösning är ett mer fördelaktigt alternativ för kommunen. Detta skall dock om det är aktuellt beslutas av upphandlingschef. 13 Specialreglerade områden 13.1 Köp av konst Enligt LOU 4 kap 5 behöver inte en upphandlande myndighet genomföra en upphandling i vanlig mening på alla områden. Ett av de områden som är undantagna är inköp som grundar sig på konstnärliga skäl. Undantaget får dock inte tolkas så att bara för att fråga är om en konstnärlig tjänst så är undantaget tillämpligt. Det måste för att undantaget skall vara tillämpligt vara fråga om en tjänst som av konstnärliga skäl endast en leverantör kan leverera. Det skall vidare av dokumentationen kring beställningen framgå varför just denna leverantör är den enda som kan utföra uppdraget. Dokumentation kring dessa överväganden skall fogas till leverantörsfakturan. Undantaget skall enligt praxis tillämpas restriktivt. Vid inköp av konst till ett värde överstigande 50 tkr skall detta ske i samråd med upphandlingsenheten Köp av försäkringar Alla försäkringar tecknas centralt. Vid behov skall kontakt alltid tas med ansvarig försäkringshandläggare Köp av IT-utrustning och telefonabonnemang Alla beställningar av IT-utrustning skall ske genom kommunens IT-avdelning. Detta gäller även telefonabonnemang som inte får tecknas av verksamheten på egen hand. 14 Användning av underleverantörer I de fall avtal sluts med en leverantör skall alltid avtalas att kommunen äger rätt att i förekommande fall godkänna eventuella underleverantörer. I de fall kommunen godkänner att en leverantör i sin tur anlitar en underleverantör skall alltid den ursprungliga leverantören svara för att erforderliga kontroller görs av underleverantören. 10

11 15 Uppföljning av upphandling En effektiv uppföljning av genomförda upphandlingar och av kommunkoncernens samlade inköp är en förutsättning för att kontinuerligt utveckla inköps- och upphandlingsverksamheten. Kommunens verksamheter och bolag skall aktivt medverka till utvärdering av genomförda upphandlingar samt att relevant statistik kan sammanställas. 16 Försäljning av varor När lös egendom som kommunen äger skall säljas skall, liksom vid inköp, kommunens affärer präglas av ovan nämnda affärsmässiga beteende. Detta innebär att all försäljning skall ske på den öppna marknaden och på affärsmässiga villkor. Det är således inte tillåtet att avyttra kommunens egendom till anställda eller liknande. Verksamhetschef äger rätt att besluta om försäljning av lös egendom upp till ett belopp på kr. Därutöver fattas beslut om avyttring av upphandlingschef. När det gäller utrangering/skrotning av kommunens egendom skall detta dokumenteras och anmälas till verksamhetsekonom. Anmälan till verksamhetsekonomen skall vara attesterad av behörig chef. Dokumentation rörande hur varan värderats innan försäljningen skall ske. Vid försäljning av lös egendom under 2 tkr dokumenteras vem som värderat objektet och på vilka grunder värderingen skett. Dokumentationen överlämnas till upphandlingschef för information. Verksamhetschef kan besluta om försäljning av lös egendom upp till 2 tkr. Vid belopp högre än 2 tkr skall upphandlingschef besluta. All skrotning och utrangering skall anmälas till verksamhetsekonom, anmälan skall vara attesterad av behörig chef. 17 Vid misstanke om oegentligheter Vid misstanke om oegentligheter i samband med inköp eller försäljning av kommunal egendom skall detta alltid anmälas till närmsta chef eller om så bedöms vara en bättre lösning går det också bra att anmäla detta till upphandlingschef. 11

12 18 Revision av riktlinjer för upphandling och inköp Detta dokument skall av kommunstyrelsen revideras vid behov, dock minst en gång varje mandatperiod. 12