Arbetsordning för styrelse och funktionärer i BBHC Revidering 2019-04-07 av arbetsordning.
Innehåll Etik för styrelsearbete... 3 Regler för styrelse och funktionärer vid privata utlägg... 3 Arbetsordning för styrelse.... 3 Styrelsen leder klubbens verksamhet... 4 Klubbens ordförande har till uppgift att:... 4 Vice ordförande har till uppgift att:... 4 Kassören har till uppgift att:... 5 Medlemsansvarig har till uppgift att:... 5 Sekreteraren har till uppgift att:... 6 Övrig ledamot har till uppgift att:... 6 Suppleant har till uppgift att:... 6 Arbetsordning för redaktör.... 6 Arbetsordning för ansvarig utgivare.... 7 Arbetsordning för redaktionskommittén.... 7 Arbetsordning för aktivitetsombudsansvarig.... 7 Arbetsordning för aktivitetsombuden.... 7 Avelsrådgivning.... 7 Arbetsordning för avelsråd.... 8 Arbetsordning rasinformatör.... 8 Arbetsordning för utställningsansvarig.... 8 Arbetsordning för webmaster.... 8 Arbetsordning valberedning.... 8 Arbetsordning shopen.... 9
Etik för styrelsearbete: Ledamöter i styrelsen utövar ett viktigt värn. Styrelseledamöter ställs ibland inför motstridiga krav och lojalitetskonflikter. Det finns därför behov av att diskutera etiska frågor och utveckla en etisk plattform för styrelsen. De etiska principerna är i första hand avsedda att vägleda och tjäna som stöd vid ställningstaganden inom styrelsen. De ska också stimulera till diskussion om styrelseetik. Härigenom stärks styrelsen och en stabil grund skapas för ett reflekterat och medvetet handlande i situationer som fodrar etiskt ställningstagande när uppdraget och medlemmarna ställer olika krav på ledamoten. Ledamot förbinder sig till att: Ta ansvar för rasen och stödja dess utveckling. Inte diskriminera någon av rasernas varianter. Alltid bemöta medlemmarna med respekt för deras person och integritet. Verka för att upprätthålla förtroendefulla relationer med medlemmarna och klubben. Vara varsam med information och inte vidarebefordra information som mottagits som styrelseledamot. Styrelseuppdraget formuleras i klubbens stadgar. Styrelseförtroendet bygger på medlemmarnas tillit och fodrar ett stort ansvar av ledamoten. Ledamoten ska på alla sätt använda sitt kunnande till att höja kvaliteten inom klubben. Ledamot ska värna om klubben och raserna, självständigt och tillsammans med andra, skapa de bästa förutsättningarna för rasernas fortsatta existens. Regler för styrelse och funktionärer vid privata utlägg Vid representation eller styrelsearbete i föreningen som genererar privata kostnader så ska föreningen ersätta dessa för utövaren. Vid resor där styrelsemedlemmen eller funktionären utövar någon typ av aktivitet (utställning, agility, rallylydnad osv.) i samband med uppdraget utgår halv reseersättning. Vid ersättning ska kvitto för utlägg redovisas och körjournal vid resor. Uppdraget skall vara sanktionerat av styrelsen. Styrelsen fattar alltid beslut i det enskilda ärendet om ersättning ska utgå. Arbetsordning för styrelse. För SKK och SDHK och dess medlemsorganisationer gäller det gemensamma målet att skapa bästa möjliga förutsättningar för hunden, hundägaren och hundägandet genom: - Att väcka intresse för och främja avel av mentalt och fysiskt sunda och exteriört fullgoda hundar. - Att informera och ge kunskap om hundens fostran, utbildning och vård. - Att bevaka och arbeta med frågor, som har ett betydande allmänt intresse för hundägaren och hundägandet.
Styrelsen leder klubbens verksamhet. Styrelsen sammanträder på kallelse från klubbens ordförande eller när majoritet av styrelsemedlemmarna begär det. I sitt arbete skall styrelsen: - Utgöra förbindelselänk mellan klubbens medlemmar och specialklubben. - Verkställa beslut som fattas av årsmötet. - Bedriva aktiv medlemsrekrytering och medlemsvård. - Förbereda ärenden som ska behandlas inom klubben. - Upprätta berättelse över klubbens verksamhet. - Bestämma tid och plats för möten inom klubben och utfärda kallelse till dessa. - Upprätta verksamhetsplan och budget. - Föra medlemsregister, kassabok och protokollsbok. - Vid behov tillsätta kommittéer och arbetsgrupper. - Sträva efter att fördela arbetsuppgifterna inom styrelsen. - Vid behov utse ansvariga för olika grenar av verksamheten, samt stödja dem i deras arbete. - Vid behov utse representanter till olika samarbetsorgan. - Vid behov utse utbildningsansvarig. - Vid behov utse informationsansvarig. - Skapa löpande ärenden. - Beslutar om tidningens budget, annonspriser. - I övrigt leda klubbens verksamhet i enighet med stadgarna och sunt förnuft. - Styrelsens ledamöter bör i alla delar följa klubbens rekommendationer och förgå med gott exempel. Klubbens ordförande har till uppgift att: - Stimulera till arbete i enlighet med klubbens stadgar och arbetsförordning för klubbstyrelse. - Föra klubbens talan. - I samarbete med sekreteraren kalla till allmänna medlemsmöten och årsmöten. - Samordna och fördela arbetet inom styrelsen. - Kalla till, upprätta dagordning för och leda styrelsens sammanträden. - Justera styrelsens protokoll. - Tillsammans med övriga styrelseledamöter upprätta förslag till verksamhetsplan. - Ansvara för budgetarbetet tillsammans med kassören och vice ordförande. - I samråd med övriga styrelseledamöter upprätta förslag till verksamhetsberättelse. - Hålla vice ordförande väl informerad om styrelsens arbete. - Fortlöpande hålla kontakt med ordinarie styrelseledamöter och suppleanter och sätta sig in i deras arbete. - Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger ordförande. -Vara revisorerna behjälpliga vid granskning av kubbens ekonomiska resultat. Vice ordförande har till uppgift att: - Ersätta ordförande vid dennes förfall. I allmänhet gäller det uppdraget att leda styrelsens sammanträden de gånger ordförande inte har möjlighet att närvara. - Om ordförande avgår under en mandatperiod får vice ordförande hoppa in och fullfölja uppdraget, åtminstone intill dess att ordinarie årsmöte eller extra sammankallat årsmöte valt ny ordförande. - Verkställer övriga beslut som styrelsen ålagt vice ordföranden.
Kassören har till uppgift att: - Tillsammans med ordföranden vara firmatecknare för BBHC. - Anmäla adressändring av BBHC:s adress till Skattemyndigheten och Patent och registreringsverket. - Bevaka när tidsbegränsade anstånd/tillstånd från myndigheter löper ut. (Befrielse från att deklarera, tillstånd för periodisk tidskrift) - Bevaka förändringar i skatte- och deklarationslagstiftningen för föreningar. - Lämna inkomstuppgift på utbetalda arvoden. - Upprätta föreningens inkomstdeklaration och i förekommande fall inlämna arbetsgivaravgift. - Bokföra all kostnader och intäkter. - Granska och betala inkomna räkningar och fakturor. - Stämma av konton. - Meddela valphänvisaren, shopansvarig, webbredaktör, tidningsredaktör och stamboksansvarig när betalning avseende varor eller tjänster inom respektive verksamhet kommit in på BBHC:s postgirokonto. - Betala anmälningsavgifter/deltagaravgifter till av styrelsen beslutade evenemang. - Bevaka sista betalningsdag för betalning av avgiften för BBHC:s webbhotell. - Vid behov förskottera medel enligt styrelsens anvisning till utställningskommittén för BBHCspecialen. - Inför specialen kontrollera att medlemsavgiften är betald för ägare till anmäld hund. Stäm av konto 3130 mot anmälda hundar enligt anmälningslistan. Specificera sponsorer och annonsörer för införande i utställningskatalogen. - Medverka vid upprättande av budgetförslag till styrelsen. - Lämna kassarapport och budgetavstämning samt dagsaktuellt saldo (daterad utskriftskopia) på föreningens tillgångar vid styrelsens sammanträden. Tillsammans med Ordförande göra årsbokslut. - Överlämna verifikat, bokföring och verksamhetsberättelse till revisorerna senast 6 veckor före årsmötet. - Ansvara för kopia av resultat- och balansräkning, verksamhetsrapport och revisionsberättelse, skickas till sekreteraren för att ingå årsmöteshandlingarna. - Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger kassören. - Vara revisorerna behjälpliga vid granskning av kubbens ekonomiska resultat. Medlemsansvarig har till uppgift att: - Fortlöpande uppdatera medlemsregistret. - Maila en kopia av registret varje månadsskifte till ordföranden, avelskommittén, valphänvisaren, webbredaktör, ansvarig för pokaltävlan och shopansvarig. - Maila en kopia av registret till SDHK:s utställningsansvarige vid sista anmälningsdag till SDHK:s utställningar. - På begäran eller vid årsskifte skicka en kopia av registret till valberedningen. - Senast den 15 januari lämna uppgift till SDHK på antalet medlemmar i BBHC den 31/12 föregående år som debiteringsunderlag för medlemsavgift. - Skicka välkomstbrev till nya medlemmar. -Skicka inbjudan att bli medlem till nya ägare av våra raser enligt uppgift från SKK. - Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger medlemsansvarig. - Ansvara för att pliktexemplar av klubbens trycksaker kommer de 7 universitetsbiblioteken tillhanda. - Meddela webmaster om kennellänkar samt medlemslänkar som ska läggas ut på hemsidan efter fullgjord betalning.
Sekreteraren har till uppgift att: - Ansvara för att SDHK och SKK har en uppdaterad adressförteckning över föreningens funktionärer. - Föra protokoll vid klubbens sammanträden. - Ansvara för att protokollet justeras av klubbens ordförande och därtill utsedd justerare. - Översända kopior av klubbens protokoll till klubbens ordinarie revisorer, sammankallande i valberedningen och övriga som enligt styrelsens beslut ska ha protokollet. - Så snart som möjligt vidarebefordra inkommande post och övriga handlingar som kommer till klubben till ordförande och övriga styrelseledamöter. - Bereda de ärenden som ska avhandlas vid styrelsens sammanträden och vara föredragande, såvida detta ej tillkommer annan i styrelsen. - I samråd med ordförande sköta klubbens korrespondens. - I samarbete med ordförande kalla till allmän medlemsmöten och till klubbens årsmöte. - I god tid översända kallelser, dagordning och beslutsunderlag till styrelsens sammanträden (kan delegeras) - Anskaffa lokal för sammanträden och möten. - Ansvara för förvaring och arkivering av klubbens handlingar. - Verkställa övriga beslut som styrelsen ålägger sekreteraren. Övrig ledamot har till uppgift att: - Verkställa beslut som styrelsen ålägger ledamoten. Suppleant har till uppgift att: - Ersätta ledamot i styrelsen då denna är förhindrad att delta vid sammanträde. - Verkställa beslut som styrelsen ålägger suppleanten. Suppleanter är bara ansvariga för beslut som fattats då de ersatt ordinarie ledamot. Vilka möten eller beslut det är ska framgå av protokollet. För att suppleanter ska ha god inblick i styrelsens arbete är det praxis att samtliga suppleanter kallas till och deltar vid styrelsens sammanträden. Arbetsordning för redaktör. - Sammanställa BBHC Vännen efter styrelsens riktlinjer. - Insamla och bearbeta material för tryckning i BBHC Vännen - Sammanställa annonser till BBHC Vännen. - Tillse att BBHC Vännen utkommer i rätt tid, utan onödiga förseningar. (mar, jun, sep och dec) - Publicera all viktig information från styrelsen. - Förhålla sig neutral och i mån av utrymme publicera alla insändare (dock ej sådana med personliga påhopp) - Tillse att BBHC Vännen håller en acceptabel kvalitet i förhållande till budgeten. - Tillse att bildmaterial håller så hög kvalitet som möjligt. - I samarbete med styrelsen utforma annonser till BBHC:s egen verksamhet - Hålla kontakt med redaktionskommittén. - Ansvara för klubbens arkiv av trycksaker, manusmaterial, bildmaterial mm.
Arbetsordning för ansvarig utgivare. - Föra en fortlöpande dialog med redaktören och redaktionskommitté. - Korrekturläsa BBHC Vännen före tryckning (kan delegeras, dock ej ansvaret) - Vid byte av ansvarig utgivare skall anmälan lämnas in till PRV på särskild blankett, dessutom skall SKK och SDHK informeras. Arbetsordning för redaktionskommittén. - Insamla material, artiklar o dyl. för BBHC Vännen. - Hålla kontakt med redaktören och ansvarig utgivare. - Vara redaktören behjälplig med olika skrivsysslor. - Utforma och utkomma med 4 nummer av BBHCvännen per år. - Tidningens innehåll ska förse BBHCs medlemmar med information om klubbens aktiviteter samt delge medlemmarna information som berör klubbens raser. - Redaktionskommittén ansvarar för distribution av material och kontakt med tryckeriet. - Korrektur ska tillsändas och vara godkänt av ansvarig utgivare innan tidningen trycks och distribueras till medlemmarna. Arbetsordning för aktivitetsombudsansvarig. - Avstämning/uppföljning med aktivitetsombuden två gånger/år. - Vara kontaktperson för aktivitetsombuden. - Följa upp att varje aktivitetsombudskrets planera in minst två träffar/kalenderår. - Bevilja kostnader som är relevanta upp till totalkostnad på 1500 kr/krets under ett kalenderår. - Att vara ett bollplank mellan aktivitetsombud och styrelsen. Arbetsordning för aktivitetsombuden. Sprida kunskap om och fördjupa intresset för våra raser. - Aktivera medlemmarna på det lokala planet. - Planera in minst två aktivitetsträffar/kalenderår. - Vidarebefordra medlemmarnas åsikter och idéer till styrelsen. - Lägga fram en budget för planerade aktivitet till aktivitetsombudsansvarig. - Redovisa kostnader för genomförd aktivitetsträff till aktivitetsombudsansvarig. - Vid aktiviteter där medlemmarna har betalt för att medverka ska ombudet redovisa intäkter och kostnader till aktivitetsombudsansvarig. Eventuellt överskott läggs i särskild pott så att respektive krets kan utnyttja det vid senare arrangemang. - Föregå med gott exempel i sitt hundägande och följa klubbens rekommendationer i avelsfrågor. - Aktivitetsombud erbjuds plats att informera om planerande aktiviteter i BBHC-vännen och på klubbens hemsida. Även rapporter och reportage från aktiviteter är välkomna. Avelsrådgivning. - Avelsrådgivningen är en integrerad del av BBHC:s verksamhet för att främja avel av sunda, mentalt och exteriört goda hundar av klubbens raser, samt bevara rasernas specifika egenskaper. - Avelsrådgivningen bygger på avelsrådets samlade kunskaper om raserna och om avel i allmänhet och förutsätter engagemang i frågor som rör både de egna raserna och kynologisk utveckling i stort. - Verksamheten skall inriktas på insamling, bearbetning och redovisning av för aveln väsentlig information. - Ett sålunda aktivt avelsrådsarbete utgör en resurs, som i samverkan med rasernas uppfödare och hanhundsägare positivt kan påverka rasernas utveckling. - Klubbens avelsråd bör i alla delar, vad gäller avelsarbete och avelspolicy, föregå med gott exempel.
Arbetsordning för avelsråd. - Följa upp och utveckla RAS. - Sammanställa och bearbeta data från SKK:s hunddata. - Lämna information till uppfödare och andra engagerade genom BBHC Vännen. - Utforma klubbens avelspolicy för godkännande av styrelsen. - Hålla sig väl orienterad om rasernas status vad beträffar hälsa, mentalitet och exteriöra egenskaper. - Hålla sig väl orienterad om i raserna förekommande defekter. - Ge service till uppfödare om t.ex. SKK:s grundregler, uppfödaransvar, rasklubbens rekommendationer, valpförmedling registrering och köpekontrakt. Ge praktiska råd om tikens och valparnas skötsel. Sammankallande ledamot skall upprätta verksamhetsberättelse som ska föredras på årsmötet. Arbetsordning rasinformatör. - Vara väl insatt i rasen. - Informera om rasen med bl.a. raskompendiet. - Informera om regler för valpförmedlingens på hemsidan (se regler för BBHC:s länk/valpförmedling) - Kontrollera att inkommande formulär från uppfödare är korrekt och fullständigt ifyllda. - Meddela webmaster när valpar ska läggas ut på hemsidan. Arbetsordning för utställningsansvarig. - Vara ledamot av styrelsen eller adjungerad till den. - Vara föredragande i styrelsen i utställningsfrågor. - Utse utställningskommitté, såvida denna inte utgörs av styrelsen. - Tillsammans med kassören utarbeta förslag till budget för utställningsverksamhet. - Vara arrangör för klubbens egna utställningar, specialerna. - Ansvara för allt material som tillhör utställningsverksamheten, kan delegeras. - Ansvara för all kontakt med SSK och SDHK rörande klubbens utställningar. - Sköta kontakten med domare och funktionärer till klubbens utställningar. Arbetsordning för webmaster. - Ansvara för klubbens hemsida. - Uppdatera sidan så att den innehåller aktuella uppgifter. - Efter överenskommelse med styrelsen göra förändringar/omarbetningar av sidan. - Förvara lösenorden till hemsidan på ett säkert sätt. Arbetsordning valberedning. - Varje år utvärdera arbetet i styrelsen och kommittéerna genom bl. a stickprovsintervjuer med styrelse- och kommittéledamöter. Ordförande skall härvid alltid intervjuas. - Valberedningen skall göra ett utskick till medlemmar och efterfråga förslag på kandidater. - Valberedningen skall alltid kontakta avgående ledamöter i styrelse för att höra efter vilja att stanna kvar för omval. - Ledamöter som ej blir aktuella för omval skall alltid meddelas detta innan årsmötet. - Föreslagna nya ledamöter skall alltid underrättas innan årsmötet. - Lämna skriftligt förslag på nya ledamöter till ordföranden senast 30 dagar före årsmötet. - Valberedningen skall börja sitt arbete så tidigt som möjligt och helst ett halvår innan årsmötet. - Valberedningen ska sammanträda så ofta som behövs för att uppfylla åtaganden.
Arbetsordning shopen. - Meddela webmaster när artiklar är slut, utgått ur sortimentet eller inkommit på nytt. - Meddela styrelsen om nya artiklar önskas ta in i sortimentet så styrelsen kan fatta beslut i ärendet. - Genomföra inventering 1 gång om året och lämna till revisorerna. BBHC Styrelse 2019-04-07, revidering av 2007 års utgåva.