Steg 3: Kontrollera de ekonomiska villkoren Typer av bidrag Ett bidrag kan vara utformat på något av följande sätt1: Ersättning för en fastställd andel av de bidragsberättigande kostnader som faktiskt uppstått, t.ex. belopp till strategiska partnerskap för att täcka ytterligare kostnader i samband med deltagande för personer med särskilda behov. Ersättning baserad på delar av enhetskostnader, t.ex. belopp som tilldelas i individuellt stöd för utbytesprojekt inom allmän utbildning, yrkesutbildning och ungdomsfrågor. Klumpsummor, t.ex. belopp för att bidra till genomförandet av kompletterande verksamhet inom Jean Monnet-projekt. Finansiering till en schablonsats, t.ex. belopp för att täcka indirekta kostnader för ideella idrottsevenemang. En kombination av ovanstående. Den typ av finansiering som tillämpas inom Erasmus+ är i de flesta fall bidrag som baseras på ersättning för delar av enhetskostnader. Dessa typer av bidrag gör det lättare för de sökande att beräkna det begärda bidragsbeloppet och att göra en realistisk ekonomisk plan för projektet. Om du vill veta vilken typ av bidrag som gäller för varje finansieringsposter i de olika insatser inom Erasmus+ som omfattas av denna handledning, se kolumnen Typ av finansiering i tabellerna med finansieringsregler i del B. Principer för EU-bidrag Ingen retroaktivitet EU-bidrag får aldrig beviljas för projekt som redan är avslutade. EU-bidrag får bara beviljas för ett pågående projekt om den sökande kan i sitt projektförslag påvisa behovet av att inleda projektet innan bidragsavtalet undertecknats eller bidragsbeslutet meddelats. I sådana fall får de bidragsberättigande kostnaderna inte ha uppstått före dagen då bidragsansökan lämnades in. Om den sökande börjar genomföra projektet innan bidragsavtalet har undertecknats eller bidragsbeslutet meddelats sker detta på den sökandes egen risk. Ingen dubbelfinansiering Varje projekt som finansieras av EU har rätt att få endast ett bidrag från EU-budgeten till en viss bidragsmottagare. Under inga omständigheter får samma kostnader finansieras två gånger genom unionens budget. För att minimera risken för dubbelfinansiering måste sökanden på relevant plats i ansökningsformuläret ange alla eventuella övriga finansieringskällor från vilka stöd mottagits eller 1
Erasmus+ Programme Guide till vilka ansökningar lämnats in under året, oavsett om det rör sig om samma projekt eller andra projekt, inklusive driftsbidrag. Identiska eller mycket likartade ansökningar som lämnas in av samma sökande eller av andra partner i samma konsortium kommer att genomgå en särskild granskning för att utesluta risken för dubbelfinansiering och kan komma att avslås. Ansökningar som lämnas in flera gånger När det gäller decentraliserade insatser som förvaltas av de nationella programkontoren kommer alla ansökningar som lämnas in två eller flera gånger av samma sökande eller konsortium, till samma programkontor eller till olika programkontor, att avslås. Samma eller mycket lika ansökningar som lämnas in av olika sökande eller konsortier kommer att bedömas särskilt och kan komma att avslås. Icke vinstdrivande och medfinansiering Ett bidrag som finansieras ur unionens budget får inte syfta eller leda till att det projekt som bidragsmottagaren genomför går med vinst. Med vinst menas att bidragsmottagarens ingående saldo är större än de bidragsberättigande kostnaderna, där ingående saldo avser EU-bidraget plus intäkter som aktuella insats eller arbetsprogram genererat2. Principen om icke vinstdrivande verksamhet gäller inte för bidrag som ges i form av en enhetskostnad, en klumpsumma eller en schablonsats, inbegripet stipendier, och gäller inte heller bidragsansökningar på högst 60 000 euro. När den vinst som genereras av bidraget beräknas ska medfinansiering i form av bidrag av annat slag än pengar inte räknas med. Ett EU-bidrag ska dessutom vara ett incitament för att genomföra ett projekt som inte skulle gå att genomföra utan EU:s ekonomiska stöd och som baseras på principen om medfinansiering. Medfinansiering innebär att EU-bidraget inte får finansiera hela kostnaden för projektet. Projektet måste finansieras med andra medfinansieringskällor än EU-bidraget (t.ex. mottagarens egna medel, inkomster till följd av insatsen och ekonomiska bidrag från tredje man). När EU-bidraget ges i form av en enhetskostnad, en klumpsumma eller en schablonsats detta är fallet för de flesta insatser som omfattas av den här handledningen garanteras principerna om icke vinstdrivande verksamhet och medfinansiering av kommissionen för insatsen som helhet i förväg när den fastställer satserna eller procentandelarna för sådana enheter, klumpsummor och schablonsatser. Det förutsätts i allmänhet att principerna om icke vinstdrivande verksamhet och medfinansiering följs, varför de sökande inte behöver lämna uppgifter om andra finansieringskällor än EU-bidraget, och de behöver inte heller motivera de kostnader som uppstått i projektet. Utbetalningen av det bidrag som baseras på ersättning för delar av enhetskostnader, klumpsummor eller schablonsatser påverkar dock inte rätten till tillgång till bidragsmottagarnas lagstadgade redovisning. Om det vid en kontroll eller revision konstateras att den händelse som skulle berättiga till utbetalningen inte har ägt rum (t.ex. att projektverksamhet har inte genomförts enligt vad som godkändes under ansökningsfasen eller att deltagare inte har deltagit i verksamheten) och en felaktig utbetalning således har gjorts till bidragsmottagaren genom ett bidrag som baseras på ersättning för delar av enhetskostnader eller finansiering till schablonsats ska det nationella programkontoret eller EU:s programkontor ha rätt att återkräva hela bidragsbeloppet. På liknande sätt kan bidraget sänkas eller dras in helt om verksamheten eller resultaten inte håller tillräckligt hög kvalitet, även om verksamheten har genomförts och är bidragsberättigande. För statistiska ändamål och granskningsändamål får Europeiska kommissionen dessutom göra 2
Erasmus+ undersökningar av ett urval bidragsmottagare för att kvantifiera de faktiska kostnaderna för projekt med finansiering baserad på ersättning för delar av enhetskostnader, klumpsummor eller schablonsatser. Särskilda bestämmelser för bidrag som betalas ut på grund av ersättning för en viss andel av bidragsberättigande kostnader När EU-bidraget beviljas som en ersättning för en angiven andel av bidragsberättigande kostnader gäller följande bestämmelser: Bidragsberättigande kostnader Ett EU-bidrag får inte överskrida ett totalbelopp som ska fastställas av det nationella programkontoret eller EU:s programkontor vid tidpunkten för projekturvalet på grundval av de beräknade bidragsberättigande kostnader som angetts i ansökan. Som bidragsberättigande ska räknas sådana kostnader som faktiskt belastar bidragsmottagaren och som uppfyller samtliga nedanstående kriterier: De ska uppstå under projektets löptid, med undantag för kostnader för finansiella rapporter och revisionsintyg. De ska vara angivna i den beräknade totala budgeten för projektet. De ska vara nödvändiga för genomförandet av det projekt som får bidrag. De ska kunna identifieras och kontrolleras och i synnerhet vara upptagna i mottagarens räkenskaper i enlighet med de redovisningsstandarder som tillämpas i det land där mottagaren är etablerad och enligt mottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning. De ska följa tillämplig skattelagstiftning och social lagstiftning. De ska vara rimliga, berättigade och förenliga med principen om sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om sparsamhet och kostnadseffektivitet. De ska inte täckas genom EU-bidrag i form av ersättning för delar av enhetskostnader, klumpsummor eller schablonsatser. Följande kostnadskategorier anses också vara bidragsberättigande: Kostnader för en säkerhet vid förfinansiering som bidragsmottagaren har ställt, när det nationella programkontoret eller EU:s programkontor har krävt en sådan säkerhet. kostnader i samband med verifiering av bokslut och verksamhetsredovisning i de fall det nationella eller centrala programkontoret fordrar sådan verifiering för att behandla ens bidragsansökan Kostnader för värdeminskning, förutsatt att dessa i praktiken belastar mottagaren av bidraget. Mottagarens förfaranden för redovisning och internkontroll ska göra det möjligt att koppla ihop de kostnader och intäkter som redovisas inom projektet med motsvarande räkenskaper och styrkande handlingar. Mervärdesskatt (moms) Mervärdesskatt ska endast betraktas som en bidragsberättigande kostnad om den inte går att återkräva enligt gällande nationell mervärdesskattelag3. Det enda undantaget gäller verksamhet eller transaktioner där stater, regionala och lokala myndigheter och övriga offentligrättsliga organ agerar i egenskap av myndigheter4. Dessutom är avdragsgill mervärdesskatt som inte faktiskt dras av (på grund av nationella villkor eller 3
4 Erasmus+ Programme Guide slarv från bidragsmottagarnas sida) inte bidragsberättigande. gäller momsdirektivet inte för länder utanför EU. Organisationer från partnerländer kan undantas från skatter (även mervärdesskatt), tullar och avgifter om ett avtal har undertecknats mellan Europeiska kommissionen och det partnerland där organisationen är etablerad. Bidragsberättigande indirekta kostnader För vissa typer av projekt (se del B i handledningen för närmare upplysningar om finansieringsreglerna för insatser) får ett schablonbelopp på högst 7 % av de bidragsberättigande kostnaderna för projektet beviljas i form av bidragsmottagarens allmänna administrativa kostnader som inte redan täckts av dennes bidragsberättigande direkta kostnader (t.ex. kostnader för el eller internet, lokalkostnader och kostnader för fast anställd personal) men som kan hänföras till projektet. Indirekta kostnader får inte innefatta kostnader som bokförs i en annan budgetkategori. Indirekta kostnader är inte bidragsberättigande om bidragsmottagaren redan får ett driftsbidrag från unionens budget (t.ex. inom ramen för inbjudan att lämna förslag om samarbete med civilsamhället inom Erasmus+). Icke bidragsberättigande kostnader Följande kostnader ska inte berättiga till stöd: Avkastning på kapital. Amorteringar och avgifter på upplåning. Avsättningar för framtida förluster eller skulder. Skuldräntor. Osäkra fordringar. Valutakursförluster. Mervärdesskatt som betraktas som återbetalningsbar enligt gällande nationell mervärdesskattelagstiftning (se punkten om mervärdesskatt ovan). Kostnader som redovisas av bidragsmottagaren och som täcks av ett annat projekt eller arbetsprogram som får EU-bidrag (se även punkten om bidragsberättigande indirekta kostnader ovan). Överdrivet stora eller mindre välbetänkta utgifter. Bidrag in natura. Vid hyra eller leasing av utrustning, eventuell kostnad för att köpa loss utrustningen vid utgången av leasing- eller hyresperioden. Kostnader för att öppna och inneha bankkonton (inklusive avgifter för överföringar från/till det nationella programkontoret eller EU:s programkontor som banken tar ut från bidragsmottagaren). Finansieringskällor Den sökande måste ange bidragen från andra källor än EU-bidraget i sin ansökan. Extern medfinansiering kan utgöras av bidragsmottagarens egna medel, ekonomiska bidrag från tredje part eller inkomster från projektet. Om det när slutrapporten och ansökan om utbetalning av slutbetalningen lämnas in konstateras att inkomsterna överstiger de bidragsberättigande kostnader som uppstått i projektet (se avsnittet Icke vinstdrivande och medfinansiering ) har det nationella programkontoret eller EU:s programkontor rätt att kräva tillbaka den procentandel av överskottet som motsvarar EU:s bidrag till de bidragsberättigade kostnader som bidragsmottagaren faktiskt haft
Erasmus+ för att genomföra projektet. Denna bestämmelse gäller inte för projekt som ansöker om ett bidrag på högst 60 000 euro. Bidrag av annat slag än pengar betraktas inte som en möjlig medfinansieringskälla. 1. Kommissionens beslut C(2013) 8550 av den 4 december 2013 om klumpsummor, återbetalning baserat på enhetskostnader och finansiering med enhetstaxor enligt programmet Erasmus+ (http:// ec.europa.eu/dgs/education_culture/more_info/awp/docs/c_2013_8550.pdf). 2. I detta sammanhang begränsas intäkterna till de inkomster som genereras av projektet och ekonomiska bidrag som öronmärkts av givarna för att finansiera de bidragsberättigande kostnaderna. Vinsten (eller förlusten) enligt definitionen ovan är då skillnaden mellan: den preliminärt accepterade summan av bidraget och den inkomst som genereras av åtgärden och de stödberättigande kostnaderna för mottagaren. Om verksamheten ger vinst ska den återkrävas. Det nationella programkontoret eller EU:s programkontor har rätt att kräva tillbaka den procentandel av vinsten som motsvarar unionens bidrag till bidragsmottagarens faktiska bidragsberättigande kostnader för att genomföra insatsen. Det kommer att göras ytterligare förtydliganden av beräkningen av vinst för insatser för vilka bidragen ges i form av en ersättning för en viss andel av de bidragsberättigande kostnaderna. 3. I EU-länderna motsvaras den gällande nationella mervärdesskattelagen av momsdirektivet 2006/112/EG. 4. Se artikel 13.1 i direktivet. 5