REVISIONSRAPPORT 1(9) KR-2013/ 0003 Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor 011-15 17 99 Revisionsrapport basgranskning av tekniska nämnden Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Nämndens ansvarsområde... 3 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer... 3 4. Avslutande bedömning... 8 Bilaga 1 Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 17 99 011-15 70 90 revisionskontoret@norrkoping.se Internet Dalsgatan 14 www.norrkoping.se/revision 602 32 Norrköping
2(9) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Denna granskning är en översiktlig granskning av nämnden. 1.1. Revisionsfrågor Basgranskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har nämnden en god intern kontroll? 1.2. Metod och avgränsning Tekniska nämnden är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer. Vi har i första hand har granskat om nämnden har system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har inte granskats i större utsträckning. Granskningens underlag utgörs av dokument, stickprov av fakturor och intervjuer. Nämnden inför granskningen bedömts som medium riskfylld (gul). Intervjuer har genomförts med förvaltningschef, administrativ chef, verksamhetsutvecklare samt tekniska nämndens två internkontrollrepresentanter. 1.3. Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av förvaltningen, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade av de som granskats. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad av Caroline Nyman.
3(9) 1.4. Revisionskriterier Revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till nämnden. Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallagen Förvaltningslagen Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2013) Riktlinjer för inventarieregistrering i Multirace Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Tekniska nämndens attestbehörigheter Tekniska nämndens reglemente 2. Nämndens ansvarsområde Tekniska nämnden ansvarar för nybyggnad, skötsel och underhåll av gator och vägar, järnvägsspår, hållplatser för kollektivtrafik samt parker, lekplatser och därtill hörande byggnader. Vidare ansvarar nämnden för naturvårdsverksamhet och hantering av hushållsavfall. Tekniska nämnden beslutar om bidrag till enskild väghållning. Nämnden är också trafiknämnd och ansvarar för bland annat parkeringsövervakning. Vidare har nämnden till uppgift att svara för samhällsbetalda resor i form av särskild kollektivtrafik, färdtjänst och skolskjuts. Tekniska nämnden har stöd av tjänstemän inom tekniska kontoret, som leds av förvaltningschef. 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1. Styrning och ledning av verksamhet Nämnden har fastställt en uppdragsplan för 2013 med tio mål. Nämnden har valt två fokusområden för året; det öppna kontoret och avtalsefterlevnad. Det innebär att nämnden vill satsa på ett gott bemötande, tillgänglighet och trovärdighet så att medborgare och företag ska nå rätt kompetens vid rätt
4(9) tidpunkt. Vidare anser nämnden att bättre kontroll av våra avtal ger ökad trovärdighet gentemot medborgarna. Uppdragsplanen har beretts av en arbetsgrupp bestående av ett urval ledamöter från nämnden samt kvalitetsutvecklare. Enligt de intervjuade beaktade nämnden fullmäktiges mål då uppdragsplanen togs fram. Det framgår i planen, som hänvisar till fullmäktiges mål 15, 11 och 16. Uppdragsplanen utgör grund för kontorets verksamhetsplan. Den innehåller en beskrivning av vilka aktiviteter som ska genomföras, samt vem som är ansvarig. När verksamhetsplanen följs upp under året redovisas status per aktivitet. Uppdragsplanen följs upp i nämnden två gånger per år samt vid bokslut. I bokslut 2012 finns en tydlig beskrivning av vilka mål som uppfyllts helts eller delvis samt vad som skett under året inom de olika verksamheterna. Tekniska kontoret har med hjälp av ett konsultföretag genomfört en riskoch väsentlighetsanalys inför 2013. Det är första gången som en så omfattande analys har gjorts och förvaltningschefen ser att den kan utgöra ett bra underlag i det fortsatta arbetet. Sveriges kommuner och landsting gör en del studier, som exempelvis enkäter till kommuninvånare om nöjdhet med service på olika sätt. Tekniska kontoret har deltagit i dessa studier tidigare, men 2012 gjorde kontoret egna enkäter med hjälp av ett företag. Även 2013 planeras detta. Verksamheten Avfall har en tradition av att genomföra kundenkäter för att mäta nöjdhet. Tekniska kontoret har en egen klagomålshantering som hanteras i systemet Infracontrol. Inom kontoret finns två olika kundtjänster, en för tekniska kontoret och en för Norrköping Vatten och Avfallsverksamheten och deras betalande kunder. Kundtjänsterna loggar ärenden i Infracontrol och för vidare ärendet till rätt person. En del går till entreprenörer och andra till tjänstemän på tekniska kontoret. Inom tre veckor ska ärendet vara åtgärdat. Revisionsbedömning Vår bedömning är att nämnden har fastställt en uppdragsplan som innehåller i princip samtliga delar som styrmodellen föreskriver. Den enda bristen är att uppdragsplanen tydligare kan koppla varje enskilt mål och ambitionsnivån till det ekonomiska utrymmet. Enligt de intervjuade beaktade nämnden fullmäktiges mål och preciseringar i processen, något som också kan framgå tydligare i uppdragsplanen. Den hänvisar till tre av fullmäktiges mål, men beskriver inte varför övriga mål utelämnats. Målen uppdragsplanen är mätbara och tidsangivelser visar när målen ska vara uppnådda, vilket är positivt. Det är också positivt att nämnden varit aktiv och delaktig i framtagande av målen.
5(9) Uppdragsplanen följs upp och resultatet redovisas för nämnden. Även tekniska kontorets verksamhetsplan följs upp regelbundet. I slutet av årets redovisas måluppfyllelse på ett tydligt sätt. Tekniska kontorets synpunktshantering är föredömlig och bör ge en god inblick i vilka frågor som engagerar medborgarna inom ramen för deras verksamhetsområden. Det vore positivt om nämnden en till två gånger per år kunde få en sammanställning över vilken typ av synpunkter som inkommer. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning är godkänd (grön). Det är samtidigt av vikt att nämnden fortsätter att följa verksamheten, gärna med hjälp av fler relevanta nyckeltal som kan bidra till kvalitetsutveckling på lång sikt. 3.2. Styrning och ledning av ekonomi Efter fem månaders verksamhet prognostiserade nämnden ekonomi i balans. De intervjuade uppger att tekniska kontoret har vad de uppfattar som en tydlig budgetprocess. Ledningsgruppen följer den ekonomiska utvecklingen varje månad och nämndens får ekonomiska avstämningar lika ofta. Rapporterna sammanställs av administrativ chef och bygger på trafikljusprincipen, där poster som närmar sig underskott blir gula och de som går över budget blir röda. Förvaltningschefen uppger att ledningsgruppen är engagerad i att se till att planering av verksamheten vägs mot det ekonomiska utrymmet. Han menar att styrningen från nämnden är mycket tydlig på punkten att de ekonomiska målen är prioriterade. Kontorets verksamhetsplan är framtagen för att matcha såväl uppdragsplanen som budgeten. Ett område som har stor påverkan på budgeten och som samtidigt är svårprognostiserat är vinterväghållningen. Tekniska nämnden ska enligt beslut i kommunfullmäktige under våren 2012 helt hantera kostnaden inom ramen för sin budget. Under hösten sker en ny upphandling inom området och enligt förvaltningschef kan nämnden bli tvungen att i framtiden tumma på kvaliteten i snöröjningen eftersom målet om budget i balans prioriteras. 3.2.1 Inventarier Kommunstyrelsens kontor är systemägare för inventarieregistrering i det gemensamma systemet Multitrace. I de riktlinjer som tagits fram beskrivs att alla inventarier som bedöms vara stöldbegärliga samt de har ett värde över 2000 kr ska registreras. Grundregistrering och märkning görs av ITenheten. Därefter ska varje kontor utse en ansvarig person som efter utbildning ges behörighet att uppdatera systemet.
6(9) Tekniska kontoret har en ansvarig person som uppdaterar i Multitrace. Registrering sker efter behov och trasiga eller övertaliga möbler returneras till kommunens möbelförråd eller kastas. Revisionsbedömning Nämnden har en tydlig uppföljning och redovisning av den ekonomiska utvecklingen under året. Samtliga intervjuade uppger att budgetprocessen är tydlig och väl förankrad i organisationen. Nämnden har en rutin för registrering av inventarier personer ansvariga för att upprätthålla denna. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning av ekonomin är godkänd (grön). 3.3. Intern kontroll 3.3.1 System för intern kontroll Nämnden beslutade om 2013 års internkontrollplan i slutet av november 2012. Den innehåller tre punkter; uppdatering av mängder i upphandlingsunderlag, avtalsuppföljning inom avfallsverksamheten och rutiner för uppföljning av olyckor inom spårvägen. Internkontrollplanen har föregåtts av en risk- och väsentlighetsanalys. Analysen genomfördes under hösten 2012 med hjälp av ett konsultföretag. En bruttolista med risker togs fram och tekniska kontorets ledningsgrupp bedömde konsekvenserna. Tre risker valdes ut till internkontrollplanen eftersom nämnden ansåg att det vara bra att fokusera ordentligt på ett fåtal risker. Enligt förvaltningschef arbetar kontoret trots detta också på olika sätt med övriga risker som identifierats. De kontroller som genomförts enligt internkontrollplanen dokumenteras och rapporteras till nämnden samlat i slutet av året. Nämnden har utsett två internkontrollrepresentanter. De menar att deras uppdrag blivit mer klart för dem sedan de deltog i en utbildning under våren 2013. Nu anser de att de under innevarande år kan genomföra uppdraget på ett korrekt sätt. De har varit delaktiga i risk- och väsentlighetsanalysen och i att ta fram internkontrollplanen. De ingår i en arbetsgrupp bestående av nämndordförande, interkontrollrepresentanterna och tjänstemän. Gruppen arbetar med utveckling av internkontrollen. Under våren 2013 genomförde revisionen en fördjupningsgranskning av tekniska nämndens interna kontroll 2012. I den framkom att nämnden behövde se över sina rutiner för direktupphandling samt skapa rutiner för
7(9) jäv och bisysslor. Nämnden har sedan granskningen presenterades vidtagit åtgärder. Dels har tekniska kontoret tagit fram en rutin för direktupphandling (se mer i avsnitt 3.4). När det gäller jäv och bisysslor har förvaltningschef tagit initiativ för att skapa en tydligare modell som omfattar samtliga medarbetare. Tekniska kontoret använder de kommungemensamma riktlinjerna för gåvor och representation. Enligt förvaltningschef är det högt i tak och det finns en levande diskussion om vad som är accepterat. För cirka ett år sedan genomförde kontoret en obligatorisk utbildningsdag om mutor och korruption. Nämndens delegationsordning är senast reviderad i mars 2013. Den omfattar tio områden och en rad beslut som delegeras till olika tjänstemän inom tekniska kontoret. 3.3.2 Attestgranskning Tekniska kontoret har en uppdaterad företeckning med attestbehörigheter. Stickprov Revisionen har granskat ett urval fakturor (reseräkningar, utlägg, mobilräkningar, representation samt inköp av konsulttjänster) från 1 januari 5 juni 2013 för att avgöra om attestrutinen fungerar. Samtliga granskade fakturor innehöll två attester och stickprovet innehöll inte några väsentliga avvikelser. Revisionsbedömning Tekniska nämnden har en internkontrollplan som omfattar områden som är väsentliga för nämnden. Kontroller genomförs och dokumenteras enligt planen. Resultatet bör direkt delges nämndens internkontrollrepresentanter för information. De intervjuade uppger att de även arbetar med risker som inte införts i planen. Det är av vikt att arbetet ändå sker på ett systematiskt sätt så att det ger kunskap om nivån på den interna kontrollen. Det är positivt att tekniska nämnden genomfört en omfattande risk- och väsentlighetsanalys. Det är av vikt att nämnden årligen ser över analysen så att riskerna och slutsatserna är aktuella. Internkontrollrepresentanterna uppger att deras roll klarnat och att de nu är väl insatta i sitt uppdrag och har en god relation med kontoret och förvaltningsledningen. Nämndens delegationsordning är tydlig och uppdaterad.
8(9) Stickprovet av attester visar att de rutiner som finns tillämpas på ett tillfredsställande sätt. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens övergripande system för intern kontroll är godkänt (grön). 3.4. Verksamhetsspecifika processer Nämnden har i sin uppdragsplan för 2013 valt avtalsefterlevnad som ett av två fokusområden. En rutin för direktupphandling har tagits fram. Där beskrivs hur en direktupphandling ska genomföras och dokumenteras. Gränsen i den nya rutinen för att bara handla är under 50 000 kr. Mellan 50 000-70 000 kr innebär direktupphandling där fler tillfrågas. Över 70 000 kr/år innebär fullständig upphandling. Tekniska kontoret har också tagit fram en avtalsöversikt där det framkommer vem som är ansvarig för avtalet samt hur kontrollen av avtalsefterlevnad sker. Planen är att under hösten skapa en avtalsdatabas. Revisionsbedömning Direktupphandlingar är ett områden inom kommunal förvaltning som kräver regelbunden tillsyn och tydliga riktlinjer. Därför är det mycket positivt att nämnden tagit ansvar för att förtydliga dessa delar och därmed minska risken för felaktigheter. De nya rutinerna bör åtföljas av återkommande kontroller så att nämnden säkerställer att rutinerna efterlevs. 4. Avslutande bedömning Den avslutande bedömningen av nämndens verksamhet presenteras utifrån revisionsfrågorna nedan. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. GRÖN