Handbok Anvisningar Rätta signaler 2009

Handbok Anvisningar Rätta signaler 2009

Innehållsförteckning 1 Anvisningar för rättning av signaler vid maskinell rapportering...3 Distribution av handboken... 3 Kontakter... 3 2 Program från KPA, Visa Signallista... 4 Programfunktion...4 Beställning och leverans av Visa signallista... 4 Översiktligt fungerar rutinen på följande sätt genom att... 4 Teknisk information och installation... 5 3 Rättning av signaler för PFA / KAP-KL...5 Allmänt om signaler... 5 Kundens ansvar... 5 Vad kan kontrolleras av KPA... 6 Vad kan inte kontrolleras av KPA... 6 Olika typer av signaler...6 Vad ska rättas...7 Hur ska signalerna rättas... 7 Signallista... 8 Signalförteckning...9 Fältförteckning...21 2 (21) KPA AB

1 Anvisningar för rättning av signaler vid maskinell rapportering Distribution av handboken Ett av målen för KPAs miljöpolicy är att reducera utskick på papper. Handboken tillhandahålls därför genom webbtjänsten KPA Direkt. Under rubriken Maskinell rapportering finns handbok Maskinell rapportering visa signallista anvisningar för att rätta signaler samt annan viktig information. Kontakter Har du frågor angående handbok Anvisningar Rätta signaler programmet Visa Signallista signaler Kontakta Beräkningsavdelningen, telefonnummer: 08-665 48 70 Telefon (växel): 08-665 04 00 Hemsida: www.kpa.se Behörighet KPA Direkt: 08-665 04 70 Kontakta via e-post adress: extranet@kpa.se 3 (21) KPA AB

2 Program från KPA, Visa Signallista Det finns två sätt att distribuera Signallistan utskrift på papper som skickas via posten. via KPA Direkt och programmet Visa Signallista. Fördelen med alternativet KPA Direkt och Visa Signallista är att du får tillgång till informationen 3-5 dagar tidigare än om du väljer alternativet pappersutskrift. Dessutom kan listan sorteras på olika sätt och också skrivas ut på papper via Visa Signallista. Programfunktion Programmet är framtaget för att du lokalt i din PC ska kunna behandla signallistan. Både signallistan och Visa Signallista hämtas via KPA Direkt. Hämtning av Visa signallista Både grundinstallationen och uppdateringsfiler för programmet Visa signallista finns nu tillgängliga via KPA Direkt\Maskinell rapport. Översiktligt fungerar rutinen på följande sätt genom att 1. ni meddelar er Beräkningsavdelningen att ni vill hämta signallistan via KPA Direkt. 2. ni hämtar programmet kostnadsfritt via KPA Direkt\Maskinell rapport\visa Signallista och installerar på en PC som har åtkomst till KPA Direkt. 3. vi skapar en elektronisk signallista som ni hämtar via KPA Direkt\Maskinell rapport\signallistor. i stället för att vi skriver ut listan på papper. 4. via programmet Visa Signallista kan ni sedan behandla signallistan. Ni kan sortera signalerna på skärmen, men också skriva ut valfritt antal signaler på en lokal skrivare. 4 (21) KPA AB

Teknisk information och installation Programmet är skrivet i Visual Basic (VB), men produkten VB behöver inte vara installerad. Däremot måste några specifika systemfiler för VB installeras på den dator där programmet ska köras. Detta är en engångsåtgärd och sker i samband med programinstallationen. Programmet kan köras under operativsystemen Windows 98/NT/2000/XP. Installationsanvisning medföljer leverans av programmet. Innan programmet installeras, är det viktigt att ni först kontrollerar med nätverksansvariga inom er organisation om det finns speciella regler eller anvisningar för installation av externa programvaror. Programmet installeras på den dator (PC) där man avser att köra detta. Programmet är således inget nätverksprogram, som är åtkomligt från flera arbetsstationer i ett nätverk. Trots att vi har testat programmet kan vi inte garantera att det kommer att fungera på samtliga datorer. KPA svarar ej heller för eventuella kostnader som kan uppkomma till följd av att programmet installeras och används. 3 Rättning av signaler för PFA/KAP-KL Det som här skrivs om kontroller och rättning av signaler gäller enbart PFA och KAP-KL, eftersom maskinella rapporter avseende Gamla PA-KFS och KPA-planen kontrolleras av företagsgruppen. Allmänt om signaler Signalrättningen görs för att KPAs register ska innehålla korrekt och komplett information. Underlag för rättning är signallistor som vi framställer efter uppdatering av era inrapporterade uppgifter. Signallistorna levereras på ett av följande alternativa sätt: KPA skriver ut signallistan och skickar dem via posten, vilket kan ta några dagar. ni hämtar en fil via KPA Direkt och hanterar signallistan via programmet Visa Signallista. Listan finns då tillgänglig på morgonen efter att rapportfilen har körts. Kundens ansvar Kunden ansvarar själv efter KPAs anvisningar att kontrollera och rätta signalerna. KPA har ingen bevakning av att detta görs. Att rätta signalerna gör att det: blir färre följdsignaler vid kommande körningar. finns aktuella uppgifter för simulering i KPA Pension Direkt. finns korrekta uppgifter vid utskick av pensionsprognos och pensionsskuldsberäkning. finns korrekta uppgifter för premieberäkningar och försäkringsskydd. finns korrekta uppgifter för förmedling av premier via Pensionsvalet PV AB. 5 (21) KPA AB

Vad kan kontrolleras av KPA KPA gör olika kontroller på de insända uppgifterna: vi kontrollerar att de rapporterade uppgifterna är formellt riktiga, till exempel att ett datum är ett riktigt datum eller att ett visst kodvärde är tillåtet. vi gör sambandskontroller mellan de uppgifter ni har rapporterat. Vi jämför då uppgifterna i posten dels med varandra, dels med uppgifter som finns i KPAs register. antalet faktiska rapportposter kontrolleras mot det angivna antalet i rapportens antalspost. Om antalet inte stämmer, eller om antalsposten saknas, underkänns rapportfilen helt. inför årsrapporteringen tar KPA fram ett bevakningsregister. Detta används för att kontrollera att samtliga arbetsgivarens anställda som är registrerade hos KPA rapporteras (signal 099 ARBETSTAGAREN EJ RAPPORTERAD TLL KPA) Vad kan inte kontrolleras av KPA KPA kan till exempel aldrig kontrollera om den rapporterade årslönen, månadslönen, arbetstiden eller eventuell ledighet är rätt, eftersom vi saknar kännedom om arbetstagarens anställningsförhållanden. Vi kan heller inte kontrollera om ni har angivit rätt anställningskod eller pensionsålder, enbart att uppgifterna innehåller godkända värden. Olika typer av signaler Vi har två typer av signaler Felsignaler och Kontrollsignaler. En felsignal skrivs ut med ett F och en kontrollsignal med ett K framför signaltexten. När ni får en kontrollsignal så har vi registrerat de uppgifter som ni rapporterat. Om dessa uppgifter inte är riktiga, måste ni rapportera de rätta uppgifterna till KPA. Exempel på det är signal 093 LÖN HAR RAPPORTERATS EFTER AVGÅNGEN ÅÅMMDD. Er rapporterade lönen har registrerats i KP49 men vi signalerar för att det finns ett tidigare avgångsdatum registrerat i KP21. felsignal så har vi inte registrerat de uppgifter som har signalerats. Dessa uppgifter ska då kontrolleras av er och i regel rapporteras till KPA. Om KPA har rätta uppgifter, behöver ni inte göra något. 6 (21) KPA AB

Vi använder två olika typer av felsignaler i ett fall har bara det felaktiga fältet signalerats. Övriga uppgifter i rapportposten har uppdaterats. Exempel på det är signal 027 OTILLÅTEN AVGÅNGSRAPPORT (ÅÅMMDD HOS KPA). I detta fall behöver ni bara kontrollera och eventuellt ändra denna uppgift i KP21. i andra fall underkänns hela rapporten. Exempel på det är 010 ANSTÄLLNINGSTIDPUNKT SAKNAS. Rapportera alla uppgifter igen till KPA, om de ska registreras hos oss förstås. Vad ska rättas Ett hjälpmedel för att bedöma om en fel- eller kontrollsignal ska rättas, är att använda KPA Pension Direkt. Ni ska då ställa er frågan Finns rätt uppgift registrerad hos KPA Om inte, registrera rätta uppgiften i KPA Pension Direkt. När ni behöver hjälp är ni alltid välkomna att ringa antingen till er Beräkningsavdelningen eller till RoR-gruppen, som ansvarar för den maskinella rapporteringen. Hur ska signalerna rättas Signalerna rättas via KPA Pension Direkt, vissa signaler måste även rättas genom att ni ändrar i ert lönesystem. Följande bilder finns i KPA Pension Direkt : PA-KL rättas i KP09 Registrering av arbetstagare eller KP15 Aktualisering KP31 Registrering av ledighetsuppgifter KP41 Registrering av årslöner PFA/KAP-KL rättas i KP21 Registrering av arbetstagare KP29 Registrering av ledighetsuppgifter KP49 Registrering av lön och pensionsavgifter I handboken KPA Pension Direkt finns utförligare instruktioner och beskrivningar av bilderna i KPAs registret. 7 (21) KPA AB

Signallista Underlag för rättning är de signallistor som vi framställer efter uppdatering av era rapportfiler. Listan hämtas antingen i KPA Direkt\Maskinell rapport\signallista dagen efter uppdateringen, eller levereras utskriven på papper några dagar senare. Oavsett på vilket sätt du får listan så innehåller den i princip samma information Rubriker på signallistan RAPPORTKOD HMNR, DIST PERSONNUMMER SIGNAL NUMMER OCH TEXT Rapportkoden anger vilket lönesystem som har framställt rapporterna. Efter rubrikerna HMNR, respektive DIST, skrivs ert kundnummer (huvudmannanummer), samt den distributionskod som avses. Därunder skrivs namnet på arbetsgivaren. Arbetstagarens personnummer. Varje signal har ett nummer, som hänvisar till Signalförteckningen, samt en signaltext som anger vad felet innebär. K betyder kontrollsignal. Uppgiften har då registrerats hos KPA. F betyder felsignal. Då har inte uppgiften registrerats hos oss. FÄLT NUMMER OCH INNEHÅLL Ett utdrag från handbok Maskinell rapportering finns i Fältförteckning där du kan läsa mer om innehållet i fält nummer och fältinnehåll. 8 (21) KPA AB

Signalförteckning 002 F FELAKTIGT PERSONNUMMER Hela posten har underkänts och arbetstagaren har inte registrerats. 006 F FELAKTIG RAPPORTTID- PUNKT Registrera det riktiga personnumret och fullständiga uppgifter i KPA Pension Direkt. Glöm inte att även rätta personnumret i ert lönesystem. Rapporttidpunkten i postens fasta del är felaktig. Posten har underkänts. 008 F FÄLTAVGRÄNSNING EJ MÖJLIG Uppgifterna ska registreras i KPA Pension Direkt. Fältet är fel avgränsat, till exempel beroende på att fältets slutasterisk saknas. De uppgifter som av den anledningen har underkänts ska registreras i KPA Pension Direkt. 009 F FELAKTIGT FÄLTNUMMER Otillåtet fältnummer har använt, eller så har programmet uppfattat ett felaktigt fältnummer på grund av annat fel i posten. 010 F ANSTÄLLNINGSTIDPUNKT SAKNAS Den uppgift som har underkänts ska registreras i KPA Pension Direkt. Anställningsuppgift (datum och anställningsformskod) saknas i rapporten, och anställningen finns inte heller registrerad hos KPA. Alternativt finns det en anställning, men ni rapporterar avgångsdatum som ligger före denna anställningstidpunkt. De uppgifter ni rapporterar kan därför inte tas om hand och hela posten har underkänts. Registrera fullständiga uppgifter i KPA Pension Direkt, anställningsdatum, anställningsformskod, och eventuell överenskommen lön och avgångstidpunkt i KP21, samt årslön och pensionsavgift i KP49. 011 F FELAKTIG FÄLTLÄNGD Fältet har rapporterats med fel antal tecken. Utred vad som har rapporterats fel från lönesystemet. Om hela posten har underkänts, ska rätt uppgifter registreras i KPA Pension Direkt. 9 (21) KPA AB

012 F FELAKTIGT DATUM Ett datum i rapporten är fel och har underkänts. Om hela posten har underkänts, ska riktiga uppgifter registreras i KPA Pension Direkt. 013 F FELAKTIGT FÄLTINNEHÅLL Ett fält i rapporten innehåller en felaktig uppgift och har underkänts. Registrera uppgiften/uppgifterna i KPA Pension Direkt. 015 F OTILLÅTEN RETROAKTIV ÄNDRING 016 F FELAKTIG DISTRIBU- TIONSKOD 018 K PFA-RAPPORT, MEN TIDIGA- RE SÄRSKILT VISSTIDSFÖR- ORDNANDE 019 F UPPGIFT UTANFÖR RAPPORTPERIODEN Vissa retroaktiva ändringar kan ej rapporteras via fil från lönesystemet. En senare uppgift än den ni nu rapporterat finns registrerad hos KPA och gör att er rapporterade uppgift underkänns. Registrera riktiga uppgifter i KPA Pension Direkt. Distributionskoden måste anges med ett numeriskt värde. Registrera önskad kod i KPA Pension Direkt (KP21), samt kontrollera att uppgiften är korrekt även i lönesystemet. Ni har rapporterat att arbetstagaren omfattas av PFA/KAP-KL men enligt KPAs uppgifter är arbetstagaren anställd med särskilt visstidsförordnande. Om arbetsgivaren fattat beslut om särskilt visstidsförordnande före 980701 (eller annan giltighetstidpunkt), omfattas arbetstagaren inte av PFA/KAP-KL. Om arbetstagaren är anställd enligt särskilt visstidsförordnande ska de rapporterade uppgifterna registreras i PA-KL-bilderna. I annat fall ska ni ändra anställningsformskoden till annan än 02 i KP09/15. En uppgift har rapporterats som ligger antingen före, eller efter, den tillåtna rapportperioden. Rapporten kan till exempel innehålla en ledighetsperiod som ligger före anställningstidpunkten, eller rapportåret, eller efter avgångstidpunkten. De uppgifter som underkänts måste registreras i KPA Pension Direkt, avgångstidpunkt (KP21) och ledigheter (KP29). 10 (21) KPA AB

022 F EJ PENSIONSRÄTT, ÄLDRE ÄN 67 ÅR VID ANSTÄLLNINGEN KAP-KL gäller inte för arbetstagare som tillträder en anställning efter att han eller hon fyllt 67 år. Anställningsuppgiften har underkänts. För att inte ytterligare uppgifter, till exempel lön, oavsiktligt rapporteras till KPA bör arbetstagaren kodas i lönesystemet så att rapporteringen till KPA stoppas. Om arbetstagaren ändå efter särskilt beslut ska omfattas av KAP- KL kan ni registrera anställningen i KPA Pension Direkt KP21. KPA kommer då att hantera denna anställning enligt KAP-KL. Rapporten kan innehålla flera anställningsperioder. Om någon eller några av dessa ligger för 67 års ålder ska de registreras i KP21. 023 F ARBETSTAGAREN ÄR FÖR UNG VID ANSTÄLLNINGS- TIDPUNKTEN 024 F LEDIGHETENS FR O M DATUM STÖRRE ÄN T O M DATUM 027 F OTILLÅTEN AVGÅNGSRAP- PORT(...... HOS KPA) På grund av arbetstagarens ålder vid anställningstidpunkten (yngre än 13 år) har vi inte godkänt rapporten. Kontrollera anställningstidpunkten och registrera eventuellt alla uppgifter i KPA Pension Direkt. Uppgifter före 13 års ålder ska i regel inte registreras hos KPA. Vid pensionsfall, kontakta Beräkningsavdelningen på KPA. Ledighet har rapporterats med från och med datum som är större än till och med datumet. Uppgiften har underkänts. Registrera ledighetsperioden i KPA Pension Direkt (KP29) Signalen beror på någon av följande orsaker. Står det i signaltexten (010831 HOS KPA), har ni tidigare rapporterat en annan avgångstidpunkt (se datumet i parentesen). Felet kan bero på hur anställningar avslutas och öppnas i lönesystemet, men också på fel i lönesystemet. Registrera avgångstidpunkt i KPA Pension Direkt (KP21/09). Står det i signaltexten (SAKNAS HOS KPA), innebär det att personen inte är registrerad som anställd vid avgångstidpunkten. Det kan bero på att avgångstidpunkten ligger före anställningstidpunkten eller att en tidigare rapport har felsignalerats. Registrera avgångstidpunkt i KPA Pension Direkt (KP21/09). Står det i signaltexten (LEDIG HOS KPA), har ni tidigare angivit att personen var ledig vid avgångstidpunkten. Registrera avgångstidpunkt i KPA Pension Direkt (KP21/09) och justera eventuellt ledighetsperioden (KP29/31). 11 (21) KPA AB

032 F LÖN FÖR INNEVARANDE ÅR, EJ AVGÅNG Ni har rapporterat lön för innevarande kalenderår. Vi accepterar lön för innevarande kalenderår endast om arbetstagare har avgått under året och avgångstidpunkten finns registrerad hos KPA. Om arbetstagaren har avgått, registrera i KPA Pension Direkt avgångstidpunkt (KP21) samt pensionsgrundande årslön och pensionsavgifter (KP49). Om arbetstagaren inte har avgått, rapporteras årslönen i er årsrapport i januari. 034 F FELAKTIG AVGÅNGSÅLDER Ni har angett att arbetstagaren har rätt att avgå enligt övergångsbestämmelser men vid en ålder som inte godkänns. Kontrollera uppgiften och registrera i KPA Pension Direkt (KP21) 036 F FEL VID ÄNDRING AV PERSONNUMMER 038 F ANSTÄLLNINGSFORMS- KODEN ÄR FEL ELLER SAKNAS 039 K LÖN SAKNAS FÖR RAPPORT- ÅRET ELLER TIDIGARE Ni har rapporterat ändrat personnummer. Det nya personnumret är dock felaktigt och hela rapportposten har underkänts. Kontrollera det nya personnumret. Kontakta sedan Beräkningsavdelningen för hjälp med personnummerändringen. Ni har rapporterat en otillåten anställningsformskod. Posten har underkänts och arbetstagaren har inte registrerats hos KPA. Kontrollera anställningsformskoden i lönesystemet och registrera anställningsdatum och anställningsformskod i KPA Pension Direkt (KP21). Uppgift om pensionsgrundade årslön och pensionsavgift ska rapporteras för varje år som arbetstagaren är anställd. Signalen kan förekomma då ingen löneuppgift rapporteras på grund av att arbetstagaren var tjänstledig hela året. Observera att en löneuppgift ska rapporteras även om beloppet är 0 kronor. Registrera i KPA Pension Direkt pensionsgrundande årslön och pensionsavgifter (KP49) för det år som saknas. Om det gäller tidigare år, ska ni även kontakta Pensionsvalet PV AB för beräkning och inbetalning av premier. 12 (21) KPA AB

040 K DUBBLETTFÄLT EJ UPPDATERAT En konflikt mellan olika uppgifter har uppstått. Konflikten avser antingen olika uppgifter (till exempel olika anställningsformskoder) vid samma tidpunkt, eller två identiska löneuppgifter. Fält 09, anställningsuppgift Ni har skickat två fält 09, anställningsuppgifter, till KPA. Tidpunkten är samma men uppgifterna är olika. KPA har registrerat den första uppgiften medan den andra har underkänts. Kontrollera i KPA Pension Direkt (KP21) att rätt uppgift finns registrerad, ändra vid behov. Fält 25, löneuppgift En löneuppgift med samma belopp och samma fr o m datum som den ni rapporterar finns registrerad hos KPA. Er rapport kan även innehålla två uppgifter med samma belopp och datum.vi har då inte uppdaterat de rapporterade uppgifterna. Observera att om ni rapporterar en ytterligare löneuppgift förutom den som KPA har registrerad, kommer även den nya uppgiften att registreras. Undantag är då den nya uppgiften är identisk med den föregående. 041 F ÖVERLAPPANDE LEDIG- HETSPERIODER Kontrollera i KPA Pension Direkt (KP49) att rätt lön finns registrerad. Ändra vid behov. Vid ledighetsrapportering enligt PFA/KAP-KL tillåts inte att ledighetsperioder som tidigare rapporterats, rapporterats igen. Observera att endast hel ledighet ska rapporteras. Om signalen beror på att fler partiella ledighetsperioder kolliderar, är det fel i er rapportering och måste genast korrigeras. Registrera rätt ledighetsperiod i KPA Pension Direkt (KP29) 046 F PERSONNUMRET TIDIGARE ÄNDRAT. NYTT PERSON- NUMMER: 999999-9999 Ni använder ett gammalt personnummer som tidigare är ändrat i KPAs register. Alla uppgifter i posten har underkänts. Det nya personnumret anges i texten. Kontrollera och ändra personnumret i ert lönesystem. Registrera snarast era uppgifter på det nya personnumret i KPA Pension Direkt. 13 (21) KPA AB

048 F TEKNISKT FEL T EX TABELL ÖVERSKRIDEN Rapporten har inte uppdaterats i KPAs register. Signalen kan komma bland annat i nedanstående fall Rapporten innehåller för många anställningsperioder. Det finns för många löneuppgifter med samma datum. Datum finns registrerat i KP21 eller KP29 som är för långt fram i tiden. Om för många anställningsperioder. Eftersom KPA registrerar högst 300 anställningsperioder får ni slå ihop kortare perioder till en längre period i KP21. Om för många löneuppgifter. Slå ihop lönerna som har samma avgiftsprocent i KP49. Om felaktigt datum i KP21 eller KP29. Rätta det felaktiga datumet samt registrera de uppgifter som inte har uppdaterats från rapporten. 057 K ANSTÄLLNINGEN ÄNDRAD MEN PENSIONS- BEVAKNINGEN STOPPAD Ni har rapporterat ändrade anställningsuppgifter, anställningseller avgångsdatum, men KPA s pensionsbevakning är stoppad för denna anställning. De nya anställningsuppgifter ni har rapporterat till KPA har registrerats. KPA har dock stoppat pensionsbevakningen. Om den nya uppgifter ni har rapporterat innebär att pensionsbevakningen ska återupptas på anställningen måste ni meddela KPA, Beräkningsavdelningen, detta. Om anställningen ändå inte ska bevakas, då behöver ni inte göra någonting. 063 K RAPPORTERAT LÖNEDATUM ÄNDRAT TILL ANST.DATUM DDDDDD 066 F LEDIG UTANFÖR ANSTÄLL- NINGSPERIODEN Det lönedatum ni rapporterat ligger före anställningstidpunkten. Vi har ändrat ert angivna lönedatum till det anställningsdatum som är registrerat hos KPA, och registrerat lönen. Sist i signaltexten (DDDDDD) anges det datum som lönen rapporterades med. Till höger, efter fält numret 25, anges det nya datum (anställningstidpunkten) som vi registrerar lönen på. Kontrollera att KPA har dels rätt anställningsdatum (KP21), dels rätt datum på löneuppgiften (KP49) och ändra vid behov. Om de uppgifter som är registrerade hos KPA är riktiga behöver ni inte göra något. Den rapporterade ledigheten ligger antingen före anställningstidpunkten, eller efter avgångtidpunkten. Kontrollera anställningsperioderna och ledighetsperioderna och registrera rätt uppgifter i KPA Pension Direkt (KP21/29). 14 (21) KPA AB

067 F FEL BASBELOPPSKOD Ni har rapporterat ett otillåtet värde på basbeloppskoden. Observera att för KAP-KL gäller inkomstbasbeloppet. Löneuppgiften har underkänts. Kontrollera vilket basbelopp som ska gälla, och registrera löneuppgiften och rätt värde på basbeloppskoden i KPA Pension Direkt (KP49). 068 F FEL ÅLDER/ ANST. FORMS- KOD FÖR PENSIONSRÄTT 069 F MISSLYCKAD LÖNEUPPGIFTSÄNDRING Arbetstagaren är född före år 1938. Enligt den anställningsformskod (avtal) ni har angett, har arbetstagaren då inte pensionsrätt enligt PFA/KAP-KL Om arbetstagaren har pensionsrätt, registrera anställningsdatum och rätt anställningsformskod i KPA Pension Direkt (KP21). Om arbetstagaren inte har pensionsrätt ska ni ändra uppgifterna i ert lönesystem så att arbetstagaren inte rapporteras i fortsättningen. För att KPA ska kunna ändra tidigare registrerade uppgifter måste de nya uppgifterna ha samma datum. Om det finns fler löneuppgifter med samma datum, måste även detta antal vara identiskt. Finns det två löneuppgifter med samma datum i KPAs register måste det alltså finnas två rättningsuppgifter med detta datum. Ändringen måste registreras i KPA Pension Direkt (KP49). 15 (21) KPA AB

074 F FELAKTIG GILTIGHETSTIDPUNKT Uppgifterna har underkänts eftersom de har rapporterats före giltighetstidpunkten. Signalen kan även komma om vissa uppgifter ligger före dagens datum. Kontrollera avtal (rätt anställningsformskod) och tidpunkter. Om arbetstagaren har pensionsrätt registrera rätt uppgift i KPA Pension Direkt (KP21) samt rätta i lönesystemet. 077 K ÖVERLAPPANDE ANSTÄLLNINGAR 078 K EV. FÅP(KÅP)RÄTT, REDOVISA LÖNEN FÖR VARJE ANSTÄLLNING 079 K KONTROLLERA PENSIONS- AVGIFTEN 081 F DEN TIDIGARE ÅRSLÖNEN SAKNAS HOS KPA 083 K HÖG PENSIONSAVGIFT (PFA) KONTROLLERA Ni har angett en anställningsperiod som överlappar en tidigare registrerad anställning hos KPA. Registrera riktiga anställningsperioder i KPA Pension Direkt (KP21). Arbetstagaren har lön över taket och flera anställningsperioder. För att kunna avgöra om det finns rätt till Förmånsbaserad ålderspension (eller KÅP, för PFA), måste lönen fördelas och registreras på varje anställningsperiod. Signalen kan även komma om löneuppgiften rapporteras med annat datum än när anställningen börjar. Registrera/fördela lönen i KPA Pension Direkt (KP49) på varje anställningsperiod, med samma fr o m datum som anställningsdatumen i KPA Pension Direkt (KP21). Ni har rapporterat en pensionsavgift som avviker från avtalet (KAP-KL). Uppgiften har registrerats hos KPA. Kontrollera uppgiften. Om den är felaktig måste den ändras i KPA Pension Direkt (KP49). Observera då tidpunkten då premierna överförs till Pensionsvalet PV AB. Om uppgiften är riktig behöver inget göras. Ni har försökt ändra en tidigare löneuppgift som saknas i KPAs register. Ändringen har inte godkänts. Kontrollera uppgiften och registrera eventuellt ny lön i KPA Pension Direkt (KP49). Ni har rapporterat en pensionsavgift som är högre än normalt och avviker från avtalet. Uppgiften har bedömts enligt PFAs bestämmelser. Lönen har registrerats hos KPA. Kontrollera uppgiften och ändra eventuellt i KPA Pension Direkt (KP49). 16 (21) KPA AB

084 F BASBELOPPSKODEN FÅR INTE ANGES FÖRE ÅR 2004 093 K LÖN HAR RAPPORTERATS EFTER AVGÅNGEN...... Basbeloppskoden har rapporterats för år före 2004 och löneuppgiften har därför underkänts. Registrera lönen i KPA Pension Direkt (KP49). Observera att Pensionsvalet PV AB kan behöva kontaktas om premier för tidigare år ska beräknas. Arbetstagaren är registrerad hos KPA som avgången. Ni rapporterar nu lön för år som ligger mer än 1 år efter avgångsåret. Kontrollera om avgångsdatum är fel, om arbetstagaren varit anställd senare, om lönen är fel rapporterad. Registrera korrekta uppgifter i KPA Pension Direkt (KP49). 095 K HÖG LÖN, KONTROLLERA Kontrollera den rapporterade lönen. Ni har rapporterat en årslön som är större än 30 basbelopp, eller en ÖK-lön som är större än 2,5 basbelopp. 097 F FELAKTIG RAPPORT, PENSION UTBETALAS Om lönen är fel, registrera i KPA Pension Direkt (ÖK-lön i KP21 eller pensionsgrundande årslön i KP49). Hela posten har underkänts. Signalen ersätter övriga felsignaler om KPA betalar ut egenpension och det finns någon felaktighet i denna rapport. Kontrollera om de rapporterade uppgifterna ska registreras i KPA Pension Direkt (KP21, KP29 eller KP49).. Om de rapporterade uppgifterna inte påverkar den utbetalande pensionen, behöver inte uppgifterna registreras. Om pensionen ska räknas om på grund av ändrade uppgifter, kontakta Beräkningsavdelning. 099 K ARBETSTAGAREN EJ RAP- PORTERAD TILL KPA EFTER...... Arbetstagaren har tidigare år rapporterats av er. I signaltexten anges den tidpunkt fram till vilken uppgifter finns. I er årsrapport saknas arbetstagaren men enligt våra registrerade uppgifter är arbetstagaren fortfarande anställd hos er. Arbetstagaren har fortfarande en pensionsgrundande anställning. Rapportera lön och anställningsperioder. Kontrollera också att uppgifterna är rätt i lönesystemet så att arbetstagaren fortsättningsvis rapporteras. Arbetstagaren har haft en pensionsgrundande anställning. Om arbetstagaren avgått, eller inte finns kvar i lönesystemet, registrera avgångsdatum i KPA Pension Direkt (KP21). 17 (21) KPA AB

099 K Arbetstagaren har inte haft någon pensionsgrundande anställning. Arbetstagaren ska då inte vara registrerad hos KPA och ska annulleras. Observera att arbetstagaren tidigare kan ha haft en pensionsgrundande anställning hos er, som fortfarande ska vara registrerad. Övriga anställningsperioder ska annulleras i KPA Pension Direkt. 101 F ANNAN ÖK-LÖN FINNS REGISTRERAD HOS KPA 106 F OTILLÅTEN UPPLYSNINGSKOD (FÄLT 20) Ni rapporterar en annan överenskommen lön, vid en senare tidpunkt än det anställningsdatum som är registrerat hos KPA. Ändringar av den överenskomna lönen ska inte rapporteras, endast den ÖK-lön som gällde vid anställningstidpunkten ska registreras. Denna senast rapporterade uppgift har därför underkänts. Kontrollera att rätt anställningstidpunkt, anställningsformskod och rätt ÖK-lön finns registrerat i KPA Pension Direkt (KP21). Ändra vid behov. Ni har rapporterad en upplysningskod till KPA, fält nummer 20. På förekommen anledning, underkänns nu all rapportering av upplysningskoder. KPA kommer att ge anvisningar om aktuella kodvärden när det finns behov av detta. Den rapporterade upplysninskoden har underkänts. Sannolikt finns det en felaktighet i er rapportering (lönesystemet) som bör rättas så att uppgiften inte rapporteras fortsättningsvis. - Om detta är uppgift som ni anser ska rapporteras, måste ni kontakta KPA. 18 (21) KPA AB

121 F FEL RAPPORT, PA-KL GÄLLER Signalen beror oftast på att arbetstagaren enligt KPAs register uppbär Sjuk- och aktivitetsersättning. Om arbetstagaren uppbar Sjuk- och aktivitetsersättning före 980101 så gäller fortfarande PA-KL. Uppgifter enligt PA-KL ska då rapporteras till KPA. 122 K PENSIONSAVGIFT (< 28 ÅR) SAKNAS, KONTROLLERA Signalen kan också komma om arbetstagaren är född före 1938, men ändå rapporteras enligt PFA. I bägge fallen ska ni ändra uppgifterna i löne/personalregistret, så att rapporterna i fortsättningen görs enligt PA-KL. Om arbetstagaren ska omfattas av PFA/KAP-KL, registrera då uppgifterna i KPA Pension Direkt (KP21). Därefter upphör denna signal att komma. Arbetstagaren har fyllt 21 men inte 28 år. Eventuellt ska pensionsavgift rapporteras till KPA, beroende på gällande pensionsavtal, men uppgiften saknas i rapporten. Signalen kan komma om pensionsavgift har rapporterats för tidigare år, men upphört. Kontrollera om pensionsavgift ska avsättas för arbetstagaren och registrera uppgiften i KPA Pension Direkt (KP49). Observera tidpunkten då premierna överförs till Pensionsvalet PV AB. 124 K LÅG PENSIONSAVGIFT, KONTROLLERA KPA har bedömt att en löneuppgift har rapporterats med för låg pensionsavgift. Eventuellt har pensionsavgiften rapporterats enligt PFA när KPA anser att avgiftsprocent enligt KAP-KL ska gälla. Lönen och pensionsavgiften har ändå uppdaterats i KPAs register. Kontrollera vilken avgiftsprocent som ska gälla, både under och över tak, beroende på det pensionsavtal som arbetstagaren omfattas av. Ändra avgiftsprocenten i KPA Pension Direkt (KP49). Om inte uppgiften rättas kommer fel pensionsavgift att beräknas för den avgiftsbestämda ålderspensionen. Även förmånsbestämda pensioner kan bli fel. Observera även tidpunkten då premierna överförs till Pensionsvalet PV AB. Rättningen bör göras innan premierna beräknas och överförs till Pensionsvalet PV AB. 126 K ÖK-LÖN SAKNAS FÖR ANSTÄLLNINGEN, KOMPLETTERA Ni har rapporterat en nyanställning till KPA (fält 09) men utan att ange den överenskomna månadslönen (ÖK-lön) vid anställningsdatumet. Registrera ök-lönen i KPA Pension Direkt (KP21). 19 (21) KPA AB

127 F FELAKTIGT LÖNEDATUM, FÖRE ANSTÄLLNINGSDATUM 128 F OBLIGATORISK UPPGIFT OM LÖN ELLER PENS.AVGIFT SAKNAS Ni har rapporterat lön och pensionsavgift från en tidigare tidpunkt än angivet anställningsdatum. Av den anledningen har vi underkänt löneuppgiften (fält 25). Kontrollera anställningsdatum samt tidpunkten för löneuppgiften, och registrerara korrekta uppgifter i KPA Pension Direkt, anställningsdatum (KP21) respektive löneuppgifter (KP49). Observera tidpunkten då premierna överförs till Pensionsvalet PV AB. Uppgift om lön och pensionsavgift måste rapporteras till KPA för alla anställda. Några olika varianter kan förekomma. Ingen löneuppgift har rapporterats till KPA. En tidigare (gammal) löneuppgift finns i KP49, men är inte komplett. Då skrivs inget ut under FÄLT respektive FÄLTINNEHÅLL Ni har skickat en löneuppgift till KPA utan uppgift om pensionsavgift. Då skrivs den felaktiga uppgiften ut under FÄLT respektive FÄLTINNEHÅLL. Uppgiften måste rättas och kompletteras i KPA Pension Direkt (KP49). Om felet avser löneuppgift för tidigare år, i KP49, kan det även behövas att en retroaktiv premie beräknas för denna rättade löneuppgift. 20 (21) KPA AB

Fältförteckning FÄLTNR Fältinnehåll Fältbeskrivning A Rapportkod Kod för lönesystem B Personnummer Arbetstagarens personnummer C Kundnummer Arbetsgivarens kundnummer (huvudmannanummer) hos KPA D Rapporttidpunkt Rapportens framställningsdatum E Transaktionstyp Anger pensionsavtal, samt om rapporten avser nyregistrering eller ändring (kod 4 = PFA/KAP-KL) 07 Distributionskod 08 Namn 09 Anställningsuppgift Anställningsdatum, eller från och med datum för ändring. * Fr o m datum Kod Betydelse * Anställningsformskod 01 BEA 03 RiB, PAN, Med.stud-avtalet 04 AB, timavlönad 09 AB, personal inom räddningstjänsten med huvudsaklig tjänstgöring i utryckningsstyrka 10 AB, månadsavlönade * Överenskommen lön 13 Ledighetsuppgift * Fr o m datum * T o m datum * Kod Dag från och med då ledighetsavdrag ska göras. Dag till och med då ledighetsavdrag ska göras. Kod 4 = Ledighet enligt PFA/KAP-KL 14 Avgångsdatum Sista anställningsdagen. 19 Nytt personnummer Nytt personnummer vid ändring. 20 Upplysningskod Rapporteras endast efter anvisning från KPA. 25 Pensionsgrundande lön och pensionsavgift * Fr o m datum * Lön * Pensionsavgift under taket * Pensionsavgift över taket * Basbeloppskod 35 Rättning av tidigare rapporterad lön och pensionsavgifter Från och med datum då lönen är intjänad. Lön Pensionsavgift (%) under taket till exempel. 0450 (04,50). Pensionsavgift (%) över taket till exempel: 0425 (04,25). Basbeloppskod (till exempel 1 = inkomstbasbeloppet) Rättning av tidigare felaktig löneuppgift. 21 (21) KPA AB