Dnr MN14/17 Miljönämnden Internöverenskommelse Miljönämnden - Samhällsbyggnad 2015 Antagen av Miljönämnden 2014-12-08
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 2/13 1. Formalia 1.1. Parter/kontaktpersoner Beställare är Miljönämnden nedan kallad MN och utförare är Samhällsbyggnad nedan kallad SHB. Nämndansvariga tjänstemän för MN är Tommy Carlsson och Åsa Valdemardotter. Samhällsbyggnadschef är Mats Dryselius. 1.2. Avtalstid Avtalstiden är kalenderåret 2015. 1.3. Tvist/omförhandling Om förutsättningarna för genomförande av överenskommen verksamhet väsentligt förändras, t ex genom protokollförda politiska beslut om inriktning, organisation, omfattning och kvalitet eller ändrade krav i lagar och förordningar, äger part rätt att begära omförhandling av överenskommelsen. 1.4. Personuppgiftsombud Daniel Nihal Svensson, Beställarkontoret 2. Omfattning 2.1. Verksamheter Miljö- och hälsoskydd Livsmedelskontroll Animaliska biprodukter Folköl, tobak och receptfria läkemedel Intern och extern service 2.2. Uppdrag Verksamhet Miljö- och hälsoskydd Grunduppdrag Tillsynsplan enligt miljöbalken inkl. behovsutredning upprättas och genomförs. Miljö- och hälsoskyddstillsynen syftar till att nå Miljöbalkens mål samt de nationella och regionala miljökvalitetsmålen. Planerad tillsyn sker löpande med olika intervall allt från varje till vart tredje år, frekvensen beror bl. a på objektets storlek och risk. Antalet objekt med årsavgift är ca 280 st inom miljö och ca 220 st inom hälsoskydd. Därutöver finns objekt där (planerad) tillsyn utförs som baseras på timavgift. Vid avvikelser krävs extra tillsyn som debiteras.
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 3/13 Verksamhet Grunduppdrag Alla verksamheter eller åtgärder som bedöms som miljöfarliga "påverkar miljön" kan bli föremål för tillsyn. Prioriterade områden är enskilda avlopp, giftfri miljö och god bebyggd miljö. Tillsyn av rökfria miljöer enligt Tobakslagen. Tillsyn av solarier enligt Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter. Handlägga inkommande ärenden i form av ansökningar och anmälningar. Ansvara för arkiv, register och ärendehanteringssystem. Vårda och utveckla verksamhetens arkiv i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Ansvara för nödvändiga säkerhetsåtgärder samt att handlingar förvaras på ett betryggande och brandsäkert sätt. Svara på frågor om gällande bestämmelser inom verksamhetsområdet miljö- och hälsoskydd och svara för information vid förändringar i gällande lagar och förordningar, även till förtroendevalda. Följa utvecklingen, lagstiftning och forskning och vara uppdaterad inom verksamhetsområdet miljö, hälsoskydd. Samverkan med andra kommuner och myndigheter för en rättsäker myndighetsutövning. Driva ett systematiskt kvalitetsarbete. Livsmedelskontroll Kontrollplan för livsmedelskontroll upprättas och genomförs. Livsmedelskontroll syftar till att uppfylla de nationella målen för livsmedelskontroll. De nationella målen redovisas i Kontrollplanen för livsmedel. Livsmedelskontroll syftar till en säker livsmedelshantering inkl. dricksvatten, för att skydda konsumenterna och allmänheten mot hälsorisker och oredliga förfaranden samt medverka till ett gott skydd mot smittspridning. Extrakontroll är kontroll som utförs efter att bristande efterlevnad av lagstiftningen har påvisats inom den ordinarie kontrollen. Extrakontroll kan även vara den kontroll som utförs med anledning av klagomål, tips och liknande. Ansvara för arkiv, register och ärendehanteringssystem. Vårda och utveckla verksamhetens arkiv i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Ansvara för nödvändiga säkerhetsåtgärder samt att handlingar förvaras på ett betryggande och brandsäkert sätt. Prioriterade grupper är känsliga konsumentgrupper såsom barn under 5 år, äldre och sjuka. Svara på frågor om gällande bestämmelser inom verksamhetsområdet och svara för information vid förändringar i gällande lagar och förordningar, även till förtroendevalda. Följa utvecklingen, lagstiftning och forskning och vara uppdaterad inom verksamhetsområdet livsmedel. Samverkan inom kommunen och med andra kommuner och myndigheter för en rättssäker myndighetsutövning. Driva ett systematiskt kvalitetsarbete. Folköl, tobak och receptfria Tillsynsplan för tillsyn av försäljning av tobak och folköl samt kontrollplan för kontroll av försäljning av receptfria läkemedel upprättas och genomförs.
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 4/13 Verksamhet Grunduppdrag läkemedel Animaliska biprodukter Intern och extern service För uppdraget animaliska biprodukter upprättas och genomförs kontrollplan. Lämna nödvändiga uppgifter för nämndens uppföljning och budgetering till tjänsteman. Svara för mottagande och handläggning av, inom sakområdet förekommande, förfrågningar, klagomål, önskemål, synpunkter etc. från allmänhet, kommunorganisationen i övrigt, företag, föreningar m.fl. Utföra rådgivning inom verksamhetens ansvarsområde. Kontinuerligt arbeta för att förbättra servicen och informationen till medborgare, verksamhetsutövare och andra. Mottagning av studiebesök, praktikanter under förutsättning att det resursmässigt ryms inom uppdraget. Genom en livsmedelsvägledare lotsas företagare i övergripande frågor kring livsmedelslagstiftningen. Medverka vid kommunens interna samrådsverksamhet, exempelvis inom planläggningsverksamheten. Handlägga remisser som kommer till kommunen inom nämndens verksamhetsområde som t.ex. nya förordningar, lagar och anvisningar. Besvara enkäter samt bevaka kommunens intressen avseende verksamhetens ansvarsområde. Besvara medborgarförslag. Medverka i kommunens beredskapsplanering och övningar. Samhällsbyggnad ska förbereda sig på sådant sätt att personal ska finnas lätt tillgänglig och kunna fullgöra kommunens uppgifter inom miljö-, livsmedel- och hälsoskyddet. Dels om det händer olyckor under fredstid och dels under beredskap och krig. Tillhandahålla registrator för nämndens handlingar, vilket innebär att administrera MN:s diarier. I serviceuppdraget redovisas även kostnader för arbetsgivar- och personalverksamhet som inte direkt kan kopplas till kontroll- och tillsynsverksamheten. Verksamhet Uppdrag, specifikt för avtalsåret Redovisa en fördelning av kostnader för myndighetsarbete inom kontroll- och tillsynsverksamhet respektive övrigt arbete. Kostnadsfördelningen ska följa SKLs modell för beräkning av kontroll- och tillsynsverksamhet. I ersättningen till produktionen ingår ersättning för arbetsuppgifter som inte är att betrakta som kontroll- och tillsynsverksamhet enligt SKLs modell. Syftet med uppdraget är att få ett bra underlag för redovisning av ersättning för myndighetsverksamhet och ersättning för övrig verksamhet. Underlaget kommer ligga till grund för beräkning av avgiftsfinansieringsgraden. Uppdraget ska redovisas enligt följande som procent av ersättningen för: Andel av den totala ersättningen för miljötillsyn som är att betrakta som tillsyn enligt SKLs modell, respektive övrigt arbete
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 5/13 Verksamhet Uppdrag, specifikt för avtalsåret Andel av den totala ersättningen för livsmedelskontroll inkl. ABP som är att betrakta som kontroll enligt SKLs modell, respektive övrigt arbete Andel av den totala ersättningen för tillsyn av FTL som är att betrakta som tillsyn, respektive övrigt arbete Uppdraget ska redovisas senast den 30 april 2015. 3. Nämndens verksamhetsmål MÅLOMRÅDE Övergripande mål GRÖN OMSTÄLLNING Nämndmål Indikator Basvärde (basår) Förväntat resultat 2015 Tillståndet i våra vatten förbättras. (Miljö och folkhälsopolicy 2012-2015) Alla enskilda avlopp ska vara inventerade senast 2019 och åtgärdade senast 2021. Antal inventerade avlopp 430 (2013) 430 TILLVÄXT Bra företagsklimat med god och snabb myndighetshandläggning (Vision 2020) Inkomna ärenden till miljöenheten ska handläggas inom 3 veckor från det att handlingarna är kompletta. Andel av inkommande ärenden 91 % (2013) 100 % GODA VERKSAMHETSRESULTAT Goda resultat och nöjda brukare (Vision 2020) Alla verksamhetsutövare kontrolleras enligt beslutad kontrolltid och tillsyn sker enligt beslutad tillsynsintervall Livsmedel Andel av beslutad årlig kontroll Miljö- och Hälsoskydd 100 % (2013) 100 % (2013) 100 % 100 % Andel av beslutad årlig tillsyn Andel nöjda kunder inom tillsyn Livsmedel (Nöjdkund- Index 67 (2013) Index 70
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 6/13 MÅLOMRÅDE Övergripande mål Nämndmål Indikator Basvärde (basår) och kontroll ska öka (Företagarenkät SKL och SBA) index, NKI) Miljö- och hälsoskydd (NKI) Index 52 (2013) Index 60 Förväntat resultat 2015 DELAKTIGHET Alla kan vara delaktiga i samhälls- och kulturlivet (Miljö- och folkhälsopolicy 2012-2015) Öppna informationsmöten för verksamhetsutövare* Antal genomförda informationsmöten Nytt mål 2014 Miljö: 6 st Livsmedel: 4 st TILLGÄNGLIGHET Medborgarna kommer enkelt i kontakt med kommunen och upplever kommunens tjänster och service som tillgängliga. (Vision 2020) Företagare och privatpersoner som vänder sig till Miljö- respektive Livsmedelsenheten kontaktas inom en vecka. Antal avvikelser Nytt mål för Miljöenheten 2015 Livsmedel: 1 (2013) 0 PROFESSIONELLT BEMÖTANDE Professionellt bemötande som inger tillit och förtroende. (Vision 2020) Anmälan om försäljning av folköl och tobak registreras och bekräftas inom en vecka. Antal avvikelser Måluppfyllelse, % 4 (2013) 0 100 % (Tjänstegaranti) Inspektionsrapport efter tillsyn skickas till verksamhetsutövaren inom tre veckor. Måluppfyllelse (egen mätning, %) 91 % (2013) 100 % (Tjänstegaranti) Rapport efter livsmedelskontroll skickas till verksamhetsutövaren inom två veckor. Antal avvikelser Måluppfyllelse, % Flera avvikelser (2013) 0 100 % *Informations- och rådgivningsinsatser som vänder sig till fler än en verksamhetsutövare
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 7/13 4. Verksamhetsuppföljning 4.1. Uppföljningsintervall Uppföljningen av internöverenskommelsen ska genomföras tre gånger under 2015, april, september och i samband med bokslut. Uppföljningen ska ske genom avstämningsmöten mellan beställare och utförare och rapporteras till Miljönämnden på särskilt uppföljningsdokument. 4.2. Uppföljning av produktionens verksamhet inom ramen för grunduppdraget Vad Varför När Hur Kontrollplan för livsmedelskontroll Avstämning och eventuell revidering av planerad verksamhet gentemot genomförd verksamhet April, delårsbokslut och bokslut Möten mellan beställare och utförare som resulterar i en skriftlig rapport som tjänsteman presenterar för presidium och nämnd Tillsynsplan för tillsyn av försäljning av folköl och tobak och Kontrollplan för försäljning av receptfria läkemedel Avstämning och eventuell revidering av planerad verksamhet gentemot genomförd verksamhet April, delårsbokslut och bokslut Möten mellan beställare och utförare som resulterar i en skriftlig rapport som tjänsteman presenterar för presidium och nämnd Kontrollplan för ABP (animaliska biprodukter) Avstämning och eventuell revidering av planerad verksamhet gentemot genomförd verksamhet April, delårsbokslut och bokslut Möten mellan beställare och utförare som resulterar i en skriftlig rapport som tjänsteman presenterar för presidium och nämnd Tillsynsplan enligt miljöbalken Avstämning och eventuell revidering av planerad verksamhet gentemot genomförd verksamhet April, delårsbokslut och bokslut Möten mellan beställare och utförare som resulterar i en skriftlig rapport som tjänsteman presenterar för presidium och nämnd Nämndens verksamhetsmål enligt punkt 3 Måluppfyllelse under året April, delårsbokslut och bokslut Möten mellan beställare och utförare som resulterar i en skriftlig rapport som
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 8/13 tjänsteman presenterar för presidium och nämnd 4.3. Övrig verksamhetsrapportering Vad Varför När Hur Överklagade ärenden till länsstyrelsen, mark- och miljödomstolar, markoch miljööverdomstolen Kontroll av myndighetsutövning Löpande genom utskick Kopia till presidiet och samt som anmälningsärende till nämnd, ansvar Samhällsbyggnad Beslut från länsstyrelsen Kontroll av myndighetsutövning Löpande genom utskick Kopia till presidiet och samt som anmälningsärende till nämnd, ansvar Samhällsbyggnad Dom från förvaltningsrätten, markoch miljödomstol, markoch miljööverdomstolen Kontroll av myndighetsutövning Löpande genom utskick Kopia till presidiet och samt som anmälningsärende till nämnd, ansvar Samhällsbyggnad Delårsrapport och årsbokslut Uppföljning av ekonomi, samt fastställda mål, volymer, nyckeltal och tjänstegarantier för verksamheten Enligt centralt fastställd tidplan Möten mellan beställare och utförare som resulterar i en skriftlig rapport som tjänsteman presenterar för presidium och nämnd Månadsrapporter Uppföljning av ekonomi inkl. avvikelser mot budget, prognos för helår samt kort beskrivning av väsentliga händelser Enligt centralt fastställd tidsplan. Redovisas även i samband med uppföljningen av IÖ i april, delårsbokslut och bokslut Uppgifter från redovisningssystem och övriga uppgifter redovisas av tjänsteman på nämndsammanträden Åtalsanmälningar Information om verksamhetsbeslut av större vikt Löpande vid behov på presidium och nämndsammanträde Muntligt informationsärende för presidium och nämnd, ansvar enhetschef.
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 9/13 5. Ekonomi 5.1. Volymer och ersättningar Verksamhet Ersättning tkr Avräkning Livsmedel 5 086 Ersättningen till Folköl, tobak och receptfria läkemedel 350 Ersättningen till Animaliska biprodukter 50 Ersättningen till Summa 5 486 Hälsoskydd 2 471 Ersättningen till Miljöskydd 3 128 Ersättningen till Övrig miljöfarlig verksamhet 325 Ersättningen till Köldmedier 175 Ersättningen till Avfall 41 Ersättningen till Enskilda avlopp 2 751 Ersättningen till Förorenade områden 618 Ersättningen till Summa 9 509 Intern och extern service På grund av svårigheten att särredovisa kostnaderna för serviceuppdraget ersätts dessa kostnader som en del i ersättningen till övrig verksamhet. Bedömningen är att dessa kostnader uppgår till cirka 20 % av nämndens totala ersättning till produktionen. Produktionen har under 2015 ett uppdrag att utreda kostnaderna för tillsyn/kontroll respektive
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 10/13 service mm. 6. Avgifter/intäkter Taxa för Miljönämndens verksamheter inom Miljöbalkens område och taxa för kontroll av livsmedel och animaliska biprodukter samt taxa för tillsyn av försäljning av tobak, folköl och kontroll av försäljning av receptfria läkemedel är fastställda av kommunfullmäktige. Årsavgifterna för respektive verksamhet ska vara fakturerade senast i april 2015. Verksamhet Intäkter tkr Avräkning Livsmedel 1 780 Ekonomisk Extra kontroll livsmedel 200 Folköl, tobak och receptfria läkemedel 260 Animaliska biprodukter 30 Summa: 2 270 månadsuppföljning samt i samband med uppföljning av IÖ Hälsoskydd 985 Ekonomisk Miljöskydd 1 670 månadsuppföljning samt i samband med Övrig miljöfarlig verksamhet 90 uppföljning av IÖ Köldmedier 175 Avfall 5 Enskilda avlopp 1 260 Förorenade områden 100 Summa: 4 285 7. Styrande dokument Samhällsbyggnad ska fullgöra sitt uppdrag enligt - MN:s tjänstegarantier - kommunens strategi för miljö- och folkhälsa - kommunens övriga övergripande styrdokument
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 11/13 Denna överenskommelse har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. Datum: För Miljönämnden Datum: För Samhällsbyggnad Gunilla Nordén Tjänstgörande ordförande Mats Dryselius Samhällsbyggnadschef
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 12/13 Bilaga Volymer och nyckeltal Bokslut 2013 2014 2015 2016 2017 Volymer Gemensamma Antal beslut ändrade eller återförvisade av överprövande instans p.g.a. formella fel 0 0 0 0 0 Miljö- och hälsoskydd Antal miljöskyddsobjekt med årsavgift 282 285 290 290 290 Antal inspektioner (årsavg. Miljö) 129 102 114 110 115 Antal hälsoskyddsobjekt med årsavgift 217 215 220 220 220 Antal inspektioner (årsavg. Hälsoskydd) 69 93 78 55 93 Antal inventerade avlopp 430 430 430 430 430 Antal inkomna ärenden (miljö- och hälsoskydd) 555 600 650 650 750 Varav antal anmälningar och ansökningar 400 500 550 550 550 Antal miljösanktionsavgifter 28 30 30 30 30 Inkomna klagomålsärenden på verksamheter inom miljö- och hälsoskyddsområdet 83 75 70 65 65 Inkomna remisser 72 90 90 90 90 Antal överklagade ärenden 20 25 25 25 20 Livsmedel Antal livsmedelsobjekt med årsavgift 526 490 490 490 490 Antal objekt inom folköl, tobak och receptfria läkemedel (FTL) 86 90 90 90 90 Antal objekt inom animaliska biprodukter (ABP) 90 90 90 90 90 Antal inkomna ärenden inom livsmedel (registreringar och remisser) Inkomna klagomålsärenden på verksamheter inom livsmedelsområdet 188 200 200 200 200 51 20 50 45 40
Internöverenskommelse Dnr MN14/17 13/13 Bokslut 2013 2014 2015 2016 2017 Antal överklagade ärenden 3 10 10 10 10 Nyckeltal Andel nöjda kunder inom livsmedelskontroll (NKI), index Andel nöjda kunder inom miljö- och hälsoskydd (NKI), index 68 69 70 71 75 54 57 60 65 75 Andel synpunkter besvarade inom 14 dagar, % 50 100 100 100 100 Avgiftsfinansieringsgrad inom livsmedelsverksamhet, inklusive kostnader för intern och extern service % Avgiftsfinansieringsgrad inom miljö- och hälsoskydd, inklusive kostnader för intern och extern service % 40 42 44 45 46 38 38 43 45 46