PROTOKOLL 1 ( 3) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-02-03 1 Styrelsemöte Tid 2016-02-03 Plats Närvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Bo Bergkvist Bo Larsson Claes Magnusson Thomas Larsson Urban Larsson Joakim Stare Johan Sölve (sekr) Clas-O Löfqvist (adjungerad) Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet godkände föreslagen dagordning. 2 Föregående mötesprotokoll Styrelseprotokollet från 2015-12-02 godkändes och lades till handlingarna. 3 Kassarapport Kassören redogjorde för den ekonomiska ställningen. Vi har 1075 tkr i kassan inklusive det lån som har tagits. Medlemsavgiften för 2015 till Svenska Seglarförbundet och Västkustens Seglarförbund på ca 35 tkr är fortfarande obetald på grund av pågående dialog om avgiftens storlek. 4 Fakturering Av årets fakturering är 125 tkr fortfarande obetalda och påminda.
PROTOKOLL 2 ( 3) 5 Rapport från dykning 23/1 2016 Dykare har dykt på dumpningsplatsen för muddring, inspekterat förhållandena och tagit sandprover. Provtagning har även gjorts i hamninloppet. Dumpningsområdet befanns vara slät botten med fin sand. 6 Muddring, ansökan, länsstyrelsen, besked, prov, upphandling, mm Proverna från dykningen ska analyseras och resultatet ska lämnas till Länsstyrelsen som komplettering av muddringsansökan. Anbud från Peter Madsen har befunnits vara lämpligt att ta. Muddringskommittén skriver en bekräftelse till Madsen angående kostnader och förutsättningar. 7 Inför årsmötet 2016-03-19, motioner? Inga motioner har inkommit. 8 Seglarförbundet Frågan om medlemskap i Svenska Seglarförbundet diskuterades. Vid nästa styrelsemöte ska styrelsen besluta om ett förslag till årsmötet. 9 Verksamhetsplan Underhållsplan för kommande fem år angående servicebyggnad, avfallshantering, bryggunderhåll och övriga anläggningar diskuterades. Planen presenteras på årsmötet. 10 Hamnkapten Ny hamnkapten ska rekryteras vilket hanteras styrelsemedlemmarna Björn Barsby, Sven Palmkvist, Joakim Stare och Johan Sölve. Beslut om anställning fattas av nya styrelsen efter årsmötet. 11 Lönebidragsanställning Förutsättningarna för lönebidrag har förändrats genom at Fas 3 upphör. Sven utreder förutsättningarna närmare innan beslut tas. 12 Clas-O:s rapporter Inget att rapportera
PROTOKOLL 3 ( 3) 13 Övrigt Astrio vill skriva ett nyttjanderättsavtal på fem år för den årliga hamnfestivalen. Styrelsen beslutar att föreslå ett avtal med ersättning på 10% av nettoresultatet för evenemanget, vilket för 2015 blev ca 200tkr. Anders Widén har intresse av att driva Bryggcaféet i år. Svar från kommunen angående servicebyggnad, ny detaljplan, VA-anslutning, gångoch cykelväg etc. Ärendet har fastnat men har börjat röra sig efter påtryckningar. Servicebyggnaden är utdömd och får inte användas efter 31 mars, vilket börjar bli brådskande. 14 Mötets avslutande Ordförande Sven Palmkvist tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist
PROTOKOLL 1 ( 3) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-03-02 2 Styrelsemöte Tid 2016-03-02 Plats Närvarande Frånvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Bo Bergkvist Bo Larsson Claes Magnusson Thomas Larsson Urban Larsson Johan Sölve (sekr) Clas-O Löfqvist (adjungerad) Joakim Stare Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet godkände föreslagen dagordning. 2 Föregående protokoll Styrelseprotokollet från 2015-12-02 godkändes och lades till handlingarna. 3 Kassarapport 1 114 tkr i kassan. Av utdebiterade avgifter är 40 tkr fortfarande obetalda. Ny påminnelse går ut idag. Av banklånet har 47 tkr amorterats, 303 tkr kvar av lånet. Kassören har ansökt om Swish som alternativt betalsätt för gästplatser etc. 4 Länsstyrelsens beslut ang vår muddringansökan Den 9 februari har GSS lämnat in de efterfrågade analyssvaren av bottenproverna. Remissinstanserna har tillstyrkt tillståndet, men Länsstyrelsen har trots löfte om skyndsam behandling fortfarande inte fattat beslut i ärendet. Ärendet är nu under behandling hos juristerna där sjukdom sätter hinder. Det börjar bli mycket ont om tid eftersom muddring måste slutföras senast 31 mars.
PROTOKOLL 2 ( 3) 5 Muddring 2016 Kontakt med munderingsentreprenören Madsen fortgår och de planerar att komma nästa vecka med M/S Peter Madsen så fort Länsstyrelsens beslut är klart. 6 Svar från kommunen ang GSS frågor om planläggning, avtal, mm. Ordföranden har fått del av den förstudie som gjorts av kommunen. Denna är dock inte politiskt behandlad. Förstudien rekommenderar bland annat att förslag för Grötviks utveckling tas fram inom ramen för befintlig detaljplan, trots GSS begäran om ny detaljplan för området. Förstudien är positivt inställd till fast VA-anslutning. Miljö och hälsokontorets beslut att förbjuda användning av befintlig avloppsanläggning för kommunens egna servicebyggnad från och med 2016-03-01 kvarstår. Det finns alltså inte någon fungerande serviceinrättning med toalett, dusch och tvätt i Grötvik för säsongen på grund av kommunens långsamma handläggning av detta ärende och trots GSS ihärdiga påminnelser. GSS skyltar upp toalettdörrarna med information om situationen med tydlig hänvisning till kommunen. 7 Inför årsmötet 2016-03-19, handlingar, frågor, etc Budgetförslag diskuterades och fastslogs. Bokslut och budget läggs ut på webben. Revisionen pågår. 8 Båtbottenfärgstest 23-24 mars Erbjudande från happyboat.se om mätning av ett antal båtars bottenfärger i forskningssyfte avböjs eftersom det infaller under påskveckan och ingen har möjlighet att organisera detta. 9 Seglarförbundet Med anledning av pågående diskussioner om avgiftsstrukturen inom Seglarförbundet kommer styrelsen föreslå årsmötet att avvakta beslut om eventuellt utträde ur Seglarförbundet. 10 Hamnkapten, anställningsförfarande Intervjuer med två kandidater pågår. Avsikten är att beslut om anställning ska fattas på nästkommande styrelsemöte efter årsmötet. 11 Lönebidragsanställning 12 Astrio Nya förutsättningar för lönebidrag eftersom Fas 3 upphör. Med anledning av detta och på grund av den pågående rekryteringen av ny hamnkapten beslutar styrelsen att avsluta nuvarande engagemang. Ett förlag till nyttjanderättsavtal för Astrios hamnfest under 5 år har lämnats till Astrio. Enligt avtalsförslaget ska Astrio ersätta GSS med 10% av arrangemangets vinst. Ordföranden tecknar avtalet med Astrio.
PROTOKOLL 3 ( 3) 13 Claes-Os rapporter 14 Övrigt Tio pontoner till bommar på brygga 5 är beställda för att ersätta flytelement som är i dåligt skick. I övrigt inget att rapportera. Nytt vaktbokningssystem utvecklat av Johan Sölve tas i bruk för att båtplatsinnehavarna kan boka önskad vaktdag under en veckas tid. Vaktlistan färdigställs och distribueras tillsammans med båtplatsdekaler snarast efter bokningsperioden är slut. Separat brygga med plats 353 i innerhamnen har skadats efter att en fiskebåt lagt sig ovanpå bryggan vid högvatten vilket orsakar skador på bryggan. Innehavaren Anders Risberg ska få en skrivelse om krav på uppstädning och bortforsling av bryggan senast 1 maj. I annat fall ombesörjer GSS detta av entreprenör på båtägarens bekostnad. 15 Mötets avslutande Ordförande Sven Palmkvist tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist
PROTOKOLL 1 ( 3) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-04-06 3 Styrelsemöte Tid 2016-04-06 Plats Närvarande Frånvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Bo Bergkvist Urban Larsson Johanna Räisänen Anders Schager Joakim Stare Johan Sölve (sekr) Clas-O Löfqvist (adjungerad) Thomas Larsson Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet godkände föreslagen dagordning. 2 Konstituering av styrelsen Styrelsen beslutar att konstituera sig enligt följande: Ordförande: Sven Palmkvist Kassör: Johanna Räisänen Sekreterare: Johan Sölve Vaktansvarig: Johan Sölve Miljöansvarig: Bo Bergqvist Seglingsansvarig: Johan Sölve Hamnansvarig: Joakim Stare PR: Thomas Larsson 3 Firmateckning Styrelsen beslutar att styrelsens firma tecknas av Sven Palmkvist och Johanna Räisänen var för sig.
PROTOKOLL 2 ( 3) 4 Fördelning av styrelsearvoden Styrelsearvodet är enligt beslut på årsmötet ett basbelopp som fördelas enligt föregående års procentsatser. 25% till ordförande, 22% till kassör, 15% till sekreterare, resterande 38% fördelas lika bland övriga styrelseledamöter. 5 Reflexioner från årsmötet Ett välbesökt årsmöte, mötet förlöpte mycket väl. Glädjande att flera nya medlemmar närvarade och även yttrande sig. 6 Föregående protokoll Styrelseprotokollet från 2016-03-02 godkändes och lades till handlingarna. 7 Kassarapport 845 tkr på bank, 5tkr i kassan. Muddringsfaktura på 210 tkr är betald. Av investeringslånet är 298 tkr kvar att amortera. Det ekonomiska läget är gott, mycket tack vare den lägre muddringskostnaden som blev under budget. GSS har numera möjlighet att ta emot betalningar via Swish. Syftet är bland annat att erbjuda ett alternativ för gästavgifter och annat som ska betalas. Numret är 123 311 1796. 8 Information till och från nya styrelseledamöter Styrelsen presenterade sig för de nytillkomna ledamöterna och gick igenom rutiner i styrelsen. 9 Muddring slutrapportering av arbetet Muddringen gick mycket smidigt och blev betydligt billigare än budgeterat, och entreprenören Peter Madsen A/S var också nöjda och kommer gärna tillbaka nästa år. 10 Servicebyggnad, status Miljönämnden har avslagit Tekniska kontorets begäran om dispens. Kommande onsdag har delar av styrelsen möte med Teknik och fritid för att diskutera frågan och pressa fram en lösning. Massmedia har hört av sig om frågan. 11 Fas3-anställning Fas3-anställningen upphör i och med att stödformen inte längre finns. 12 Annonsering på hemsidan Anders Schager tar fram förslag till policy och prissättning för annonsering på hemsidan till kommande styrelsemöte.
PROTOKOLL 3 ( 3) 13 Aktiviteter under sommaren, bryggcaféet, mm Astrio arrangerar hamnfest första eller andra helgen i juli. Bryggcaféet ska hållas öppet av Anders Widén Han ska även hålla i jolleskolan. 14 Sjösättning Sjösättning med kran den 16/4, 23/4 och 5/5. Bomisättning ska göras kommande lördag. 14 Anställning av ny hamnkapten Rekryteringsgruppen har hållit intervjuer med två mycket lovande kandidater till hamnkaptenstjänsten. Styrelsen beslutar att anställa Dan Carlsson från och med den 15 april. 15 Claes-O:s rapporter 17 Övrigt De flesta båtplatserna är uthyrda. Clas-O passade på att tacka för sig och slog fast att han trivts mycket bra som hamnkapten. Separat brygga med plats 353 i innerhamnen som skadats vid högvatten har sagts upp av Anders Risberg och hyrts ut till ny båtplatsinnehavare som tagit på sig att reparera bryggan, vilket innebär att kravet på Risberg angående bortforsling av bryggan upphört. Risbergs båt ligger dock fortfarande kvar olovandes på annan plats. Skrivelse har inkommit angående ny fällbar altan på stugan som ligger bakom klubbhuset. Styrelsen har ingen erinran om utformningen. 18 Mötets avslutande Ordförande Sven Palmkvist tackade av avgående hamnkaptenen Clas-O Löfqvist. tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist
PROTOKOLL 1 ( 2) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-05-04 4 Styrelsemöte Tid 2016-05-04 Plats Närvarande Frånvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Bo Bergkvist Urban Larsson Anders Schager Joakim Stare Johan Sölve (sekr) Dan Carlsson (adjungerad) Thomas Larsson Johanna Räisänen Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat, med särskilt välkomnande av nya hamnkaptenen Dan Carlsson. Mötet godkände föreslagen dagordning. 2 Föregående protokoll Styrelseprotokollet från 2016-04-06 godkändes och lades till handlingarna. Anders Schager presenterade förslag till riktlinjer för annonsering på hemsidan, vilket tas till beslut på nästa styrelsemöte. Konflikten angående Risbergs båtplats i innerhamnen berördes, men behöver behandlas vidare av de som är insatta i ärendet. 3 Kassarapport Saldo banken 788, kassa ca 5. Kvar att amortera på lånet: 291 670 kr. 4 Protokoll från årsmötet Protokollet från årsmötet är justerat och ligger på hemsidan.
PROTOKOLL 2 ( 2) 5 Servicebyggnad, status Kommunen ska ställa ut tre st bajamajor modell större med vattenanslutning varmt och kallt vatten. Placeringen blir på gräsytan framför servicebyggnaden. Ärendet är under behandling för bygglov. Kommunen kommer att stå för skötsel och tömning av dessa. 6 Nya ställplatser Nybyggnadskarta är beställd för bygglovsansökan för fler ställplatser på parkeringen vid brygga 4 samt tre ställplatser till längs vågbrytaren. 7 Sjösättning Sista sjösättningsdagen är kvar med 22 båtar bokade. Städdag preliminärt den 19:e maj. 8 Juni månads styrelsemöte, plats Sven undersöker förutsättningarna för studiebesök i någon hamn vid nästa styrelsemöte. Några alternativ diskuterades. 9 Avtackning av Claes-O. Clas-O bjuds in att följa med på nästa styrelsemöte och tackas av i samband med det. Bo B ombesörjer gåva. 10 Dans rapporter 11 Övrigt Det har fungerat bra och varit positivt de första två veckorna i tjänst. Dan föreslår att byta ut avspärrningskedjan på hamnplanen mot en annan trevligare lösning. Altanen vid kontoret ska göras tillgänglig. Diverse småunderhåll och inventeringar. Inget särskilt att rapportera i övrigt. Styrelsen är positiv till förändringarna med avspärrning av hamnplanen och altanens tillgänglighet. Dator och multifunktionsskrivare ska införskaffas. Budget ca 12000 inklusive mjukvara. 18 Mötets avslutande Ordföranden tackade för visat intresse och god mötesanda samt förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist
PROTOKOLL 1 ( 3) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-06-01 5 Styrelsemöte Tid 2016-06-01 Plats Närvarande Frånvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Bo Bergkvist Urban Larsson Johanna Räisänen Anders Schager Joakim Stare Johan Sölve (sekr) Dan Carlsson (adjungerad) Thomas Larsson Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet godkände föreslagen dagordning. 2 Föregående protokoll Styrelseprotokollet från 2016-05-04 godkändes och lades till handlingarna. 3 Kassarapport 693 tkr på checkkonto, ca 11 tkr i kassan. Drygt 285 tkr kvar att betala av på lånet. 4 Annonser på hemsidan Annonspolicy och prissättning för annonsering på fastslogs (bilaga).
PROTOKOLL 2 ( 3) 5 Servicebyggnad, status, kommunens åtgärder Skrivelse har skickats till kommunen och massmedia angående att toalettfrågan fortfarande inte har lösts. Kommunrådet Anders Rosén har igår lovat att se till att toalettlösningen verkställs omgående. I skrivelsen påpekades även att staketet runt innerhamnen på flera ställen ligger ner vilket skapar en farlig situation. 6 Skrivelse till kommunstyrelsens ordförande ang VA-anslutning, mm En skrivelse har även sänts till kommunstyrelsens ordförande Carl Fredric Graf med en tydlig påminnelse om situationen med toalett och avlopp i Grötvik, samt ifrågasatt att ny servicebyggnad inte finns med i kommunens budgetförslag. En skriftväxling har även hållits med Teknik och Fritid med ifrågasättande om varför de gått med på att stryka budgetäskandet om VA-anslutning som de samtidigt kommunicerat med oss som ett prioriterat ärende. Mycket tyder dessvärre på att en provisorisk lösning med toalettvagnar eller bajamajor blir långvarig, men diskussionen med kommunen kommer att fortsätta. Styrelsen är frustrerad över situationen som ligger utanför vår kontroll men styrelsen fortsätter verka för både kortsiktiga och långsiktiga lösningar. 7 Nya ställplatser, nybyggnadskarta, bygglov Bygglovsansökan ska lämnas in till kommunen för sju nya platser på andra sidan vägen vid brygga 4. En sopcontainer har placerats av Hem på parkeringen vid brygga 5 utan GSS medgivande men de kan inte redogöra för vem som har beställt den. 8 Betalautomat Vi ansluter oss till GoMarina lösning för gästplatsbetalning vilket inte har någon fast kostnad utan endast 8% av betalda belopp. Vi avvaktar med GoMarinas betalautomat tills det finns referenser eftersom den verkar helt nyutvecklad och förmodligen obeprövad. Erbjudandet att köpa Torekovs begagnade betalautomat avstår vi ifrån. 9 Inför sommaren Planeringen inför Astrios andra helgen i juli hamnfest pågår. Fortlöpande kontakter sker med Astrios representanter. Bryggcaféets Anders Widén kommer att bedriva optimistskola under juli.
PROTOKOLL 3 ( 3) 10 Dans rapporter Nästan alla båtplatser är uthyrda. Ny palissad vid sjösättningskranen är färdig. Risberg har inte betalt sin plats, hans båtplats anses förverkad. Dan tar diskussionen vidare med honom. Sjösättningskranen är besiktad. Mastkranens vridlagring ska repareras när mastningssäsongen är klar. 11 Avtackning av Claes-O. 12 Övrigt Förre hamnkaptenen Clas-O Löfqvist avtackades för sin gärning under flera år. Inga övriga frågor fanns. 13 Mötets avslutande Ordföranden tackade för visat intresse och god mötesanda samt förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist
Grötviks Segelsällskap (GSS) Pris och policy för annonsering via Grötviks Segelsällskaps Hemsida. GSS välkomnar annonsering via hemsidan och vänder sig framförallt till annonsörer som har anknytning till sjö och båtliv. Annan annonsör kan vara välkommen dock med vissa begränsningar. Annonser kring spel, alkohol eller med sexistiska, politiska eller pornografiskt innehåll förmedlas icke via hemsidan. Vidare accepteras icke annonser med kränkande eller rasistiska innehåll. GSS styrelse beslutar i varje enskilt ärende angående möjlig annonsering. Annonsering sker i banner-form i högermarginalen på hemsidan. Annonsering kan ske som hel banner (hel högermarginal), halv banner (halv högermarginal), kvarts banner kvarts högermarginal, åttondels banner (åttondels högermarginal) Mått enligt följande i pixlar: Pris (per 30 dagar räknat från införsel) Hel : 200 ggr 528 1500 kr Halv : 200 ggr 264 1000 kr Kvarts : 200 ggr 134 700 kr Åttonde : 200 ggr 66 500 kr All layout ansvarar annonsören för. GSS kan enligt ök vara behjälplig mot viss ersättning. Annonsering och förfrågningar sker via GSS webb-ansvarig.
PROTOKOLL 1 ( 2) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-08-03 6 Styrelsemöte Tid 2016-08-03 Plats Närvarande Frånvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Bo Bergkvist (sekr) Thomas Larsson Urban Larsson Johanna Räisänen Anders Schager Joakim Stare Johan Sölve Dan Carlsson (adjungerad) Björn Barsby Johan Sölve Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Mötet öppnades av ordf. Sven Palmkvist som hälsade ledamöterna välkomna. 2 Föreslagen dagordning godkändes 3 Föregående protokoll Godkändes med någon ändring. Vi har fått bygglov för fler ställplatser. 4 Kassarapport Johanna rapporterade om ekonomin. Vi har ca 735000 kr på bank. Lån 234000 kr. Bra beläggning med husbilar. Fått in ca 72000 kr till och med 31/7. Båtbeläggning lite sämre i år. Hamnkapten Dan har fått många positiva kommentarer från våra gäster. Bra jobbat! 5 Astrios hamnfest Dan rapporterade om Astrios hamnfest. Bara positiva kommentarer. Allt fungerade klanderfritt. Städningen efter festen sköttes perfekt. 6 Bajamajor, sophantering, kommunens hållning
PROTOKOLL 2 ( 2) Dan rapporterade om sophanteringen. Många turer. Vi har bytt till en större container. Ovidkommande dumpar sitt avfall i "vår" container varför den fort blir fylld. Vi hoppas att det skall fungera bättre nu. Bajamajorna är också ett stort problem då det kastas avfall i tunnorna så att uppsugningen försvåras. Skärpning behövs av alla! Det är inte optimalt med bajamajor och många gäster har klagat. Det är kommunens fel och vi kan bara beklaga. 7 Husbilar, gästbåtar Husbilsparkeringen fungerar bra. Många gäster. Ett lyft för hamnen och en bra inkomstkälla. Samarbetet med bryggkafeét fungerar bra. 8 Spangenberg Race Inbjudan till "Spangenbergseglingen" har gått ut. I nuläget 3 båtar anmälda. Vi hoppas på fler. 9 Höstmöte/årsmöte Dan fick i uppgift att ordna lokal till höstmötet och årsmötet. 10 Dans rapporter 11 Övrigt Dan rapporterade om ställplatserna. Fler elskåp behövs. Togs beslut om att införskaffa två nya av bra kvalité. Belysningen på bryggorna bör åtgärdas. Det är kommunens uppgift och Urban kontaktar kommunen för åtgärder. Mastkranen repareras av Dan så att den fungerar till båtupptagningen.bra att nyponbuskarna vid bron har beskurits, så man kan se mötande trafik. Brygga 4 har åtgärdats så att den nu ligger mera rakt. Dan har målat "parkeringsförbudsmärke" på nedfart mot hamnområdet. Detta efter att ett par incidenter har inträffat. Vakthållningen har fungerat bra förutom att några har fått vakta ensamma då vaktkamraten uteblivit. Uteblivna, som inte meddelat förhinder, debiteras med 1500 kr. LIONS vagn på övre parkeringen bör avlägsnas. Karlborg kontaktas av Dan. 12 Mötets avslutande Sven avslutade mötet med att tacka deltagarna för kloka beslut och god debattlusta. Vid protokollet Justeras Bo Bergkvist Sven Palmkvist
PROTOKOLL 1 ( 3) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-09-07 7 Styrelsemöte Tid 2016-09-07 Plats Närvarande Frånvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Bo Bergkvist Urban Larsson Anders Schager Johan Sölve (sekr) Dan Carlsson (adjungerad) Thomas Larsson Joakim Stare Johanna Räisänen Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet godkände föreslagen dagordning. 2 Föregående protokoll Styrelseprotokollet från 2016-08-03 godkändes och lades till handlingarna. 3 Kassarapport Dan föredrog kassarapporten från kassören. Bank 719 tkr, ca 25 tkr är på väg in bland annat husbilar, Astrio ersättning för hamnfesten. Kvar att amortera på lånet är 268 tkr.
PROTOKOLL 2 ( 3) 4 Kommunen Kommunen ska få en skrivelse efter säsongen med en påminnelse angående våra problematiska förhållandena avseende servicebyggnad, avlopp, GC-väg, parkeringsfrågan, nyttjandeavtalet etc. 5 Utvärdering av säsongen så här långt Det har varit ovanligt lite gästande båtar denna säsong. Detta har varit en genomgående erfarenhet för näraliggande hamnar. Husbilarna har fungerat bra. Det har varit en del klagomål på bajamajorna. 6 Spangenberg Årets Spangenberg Race blev dessvärre inställt på grund av för hårt väder. Medelvinden var 12 m/s under morgonen och förväntades öka. 7 Bryggcaféet, faktura Bryggcaféet har inkommit med en faktura angående arvode för seglarskolan à 12240 kr. Det finns ingen föregående diskussion eller överenskommelse angående ersättning för seglarskolan. Styrelsen avvisar fakturan, förutom gjorda utlägg. 8 Elskåpen/elanläggningen Två elskåp till ställplatserna är beställda. Budget ca 80 tkr. Kommunen har gjort en elbesiktning i våras som har åtgärdats under de gångna veckorna av kommunens entreprenör. Till våren ska översyn av jordfelsbrytare på bryggorna göras. Angående belysningen på bryggor hänvisar kommunen till att det är GSS som ansvarar för dessa enligt en bilaga till nyttjanderättsavtalet från 2004, vilket dock var ett ettårigt avtal vilket innebär att det inte gäller. 9 Tider för höstmöte och årsmöte Höstmöte 12 november kl 10 på Folkets Hus. Årsmöte 11 mars 2017 kl 10 på Folkets Hus.
PROTOKOLL 3 ( 3) 10 Ärtsoppekväll, tid och föredrag Ärtsoppekväll hålls i november. Förslag på föredragshållare tas på nästa möte. Datum: 17/11 eller 24/11. 11 Dans rapporter Önskemål om att flytta kajakhotellet till närmare sjösättningsrampen för att frigöra mer utrymme på parkeringen. Bryggcaféet gör anspråk på parkeringsplatser som inte är finns avtal om. Parkeringen har varit ett problem även i sommar på dagar med fint väder. 12 Förfrågan om egen risk-plats 13 Övrigt Förfrågan från Morgan Svensson om att anlägga en ny egen risk-plats i innerhamnen. GSS kan inte upplåta plats för detta då vi inte förfogar över marken, och styrelsen vill inte låta fler sådana platser skapas utan snarare avvecklas. Styrelsen beslutar att avslå förfrågan. BK Najaden har informerat om att de inte kan hantera 50 kr-avgiften för gästande båtar från hamnarna kring Halmstad framöver av praktiska skäl så de kommer att lämna det samarbetet. Lions har erbjudit sig att placera en hjärtstartare i Grötvik, vilket vi tacksamt tar emot. 14 Mötets avslutande Ordföranden tackade för visat intresse och god mötesanda samt förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist
PROTOKOLL 1 ( 3) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-10-05 8 Styrelsemöte Tid 2016-10-05 Plats Närvarande Frånvarande Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Bo Bergkvist Thomas Larsson Urban Larsson Johanna Räisänen Anders Schager Johan Sölve (sekr) Dan Carlsson (adjungerad) Joakim Stare Distribueras till Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet godkände föreslagen dagordning. 2 Föregående protokoll Styrelseprotokollet från 2016-09-07 godkändes och lades till handlingarna. 3 Kassarapport 700 tkr i kassan inkl kontanter. 262 tkr kvar att amortera på lånet.
PROTOKOLL 2 ( 3) 4 Skatteverket 5 Moms Föreningen har varit befriad från att lämna inkomstdeklaration under fem år och ny ansökan om dispens har lämnats in med anledning av ideell verksamhet. Skatteverket har avslagit ansökan men kassören kommer att begära omprövning. Diskussion om att frågan om momsbeläggning av båtplatser och verksamheten fortfarande pågår och aktualiserats av skattenämnden i Stockholm. Ingen åtgärd för närvarande. 6 Elskåpen/elanläggningen, läget 100m kabelrör har lagts ut. Idragning av kabel och montering av elskåp väntar till våren. 7 Flyttning av kajakhotellet Kajakhotellet kommer att få ett erbjudande om ny placering i anslutning till slipen vilket passar både GSS och förhoppningsvis deras verksamhet bättre. 8 Upptagning av båtar Två upptagningar med kran är utförda, sista upptagningen är kvar. Det har flutit bra och tvätt på spolplattan fungerar utmärkt. 9 Utbetalning av arvode Utbetalning av styrelsearvodet kan göras enligt plan tack vare god likviditet. 10 Höstmötet, programpunkter Tre motioner har inkommit gällande stängning av bommen till uppställningsplatsen, införande om krav att meddela om sjösättningsdatum för att kunna disponera båtplatsen under säsongen samt krav på vaktplikt även om vaktpartnern uteblir. I övrigt mötespunkter enligt stadgarna.
PROTOKOLL 3 ( 3) 11 Ärtsoppekväll, 17 alt 24/11 - Föredragshållare Förslag på föredragshållare diskuterades. 12 Dans rapporter 13 Övrigt En båt låg under vatten på brygga 1 i helgen. Även en mindre segelbåt på brygga 8 var på väg att vattenfyllas. Kommunen har tagit bort bajamajorna från den 1 oktober pga att det blev för dyrt. Det finns därmed inte några toaletter i Grötvik förutom ett gammalt utedass. Miljö och Hälsa har gjort miljöbesiktning av GSS verksamhet med gott resultat. En medlem som gått vakt när en båt i innerhamnen sjunkit önskar att vaktinstruktionen tydligare instruerar att vakter ska notera händelser av vikt så att efterföljande vakter vet att händelsen är noterad tidigare. 14 Mötets avslutande Ordföranden tackade för visat intresse och god mötesanda samt förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist
PROTOKOLL 1 ( 2) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-11-02 9 Styrelsemöte Tid 2016-11-02 Plats Närvarande Frånvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Urban Larsson Johanna Räisänen Anders Schager Joakim Stare Johan Sölve (sekr) Dan Carlsson (adjungerad) Bo Bergkvist Thomas Larsson Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet godkände föreslagen dagordning. 2 Föregående protokoll Styrelseprotokollet från 2016-10-05 godkändes och lades till handlingarna. 3 Kassarapport 628 tkr i kassan inkl kontanter. 256 tkr kvar att amortera på lånet. 4 Höstmötet, programpunkter 5 Stölder Punkt om vaktsäsongens längd läggs till dagordningen samt att en del därmed behöver gå vakt två gånger. Tre utombordare har stulits under en natt. Detta skedde efter att vaktsäsongen var avslutad.
PROTOKOLL 2 ( 2) 6 Justering av vaktsäsong Behandlas på höstmötet. Styrelsens förslag blir att vaktperioden ska vara 15 april-15 oktober. 7 Ställningstagande till motioner - Sjösättning av båtar Styrelsen föreslår bifall enligt följande: Båtplatsinnehavare ska senast 1 juni meddela avsikt att sjösätta under säsongen. I annat fall kan GSS hyra ut platsen under säsongen. - Förtydligande av vaktinstruktionen att man ska gå själv om vaktkompis inte kommer Styrelsen föreslår bifall enligt följande: 1. Den som blir ensam ska försöka få tag i ersättare. 2. Om ersättare inte hittas ska man ändå stanna kvar i klubbstugan men ska av säkerhetsskäl inte patrullera. - Bomlåsning under högsäsong Styrelsen föreslår bifall 8 Ärtsoppekväll, 24/11. Arrangemang, mat, projektor Ordföranden för Svenska Fyrsällskapet ska berätta om fyrar på Ekebacken. GSS tillhandahåller overheadapparat enligt begäran. 9 Ändrat datum för december månads styrelsemöte Nästa styrelsemöte skjuts till 14 december. 10 Dans rapporter 11 Övrigt Allt flyter på bra. Båtupptagningar, många av bommarna är uppe. Vattnet stängs den 15/11. Husbilar besöker fortfarande men till reducerad avgift pga lägre servicenivå. Luciakaffe i klubbstugan den 11/12. 12 Mötets avslutande Ordföranden tackade för visat intresse och god mötesanda samt förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist
PROTOKOLL 1 ( 3) Grötviks Segelsällskap Datum Protokoll nr 2016-12-14 10 Styrelsemöte Tid 2016-12-14 Plats Närvarande Distribueras till Hamnkontoret Grötvik Sven Palmkvist (ordf) Björn Barsby Bo Bergkvist Thomas Larsson Urban Larsson Johanna Räisänen Anders Schager Joakim Stare Johan Sölve (sekr) Dan Carlsson (adjungerad) Styrelsen och Hamnvärden 1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet godkände föreslagen dagordning efter tillägg av medlemsavgift till Svenska Seglarförbunder. 2 Föregående protokoll Styrelseprotokollet från 2016-11-02 godkändes och lades till handlingarna. 3 Kassarapport Likvida medel 655 tkr. 110 tkr av dessa är tidigt inbetalda fakturor för nästa år. Kvar att amortera på lånet är 250 tkr. 4 Fakturering 2017 Faktureringen för 2017 års medlems -och båtplatsavgifter är genomförd, totalt utfakturerat belopp 1154 tkr. 5 Ärtsoppekväll, 24/11. Reflexioner. Intressant och underhållande föredrag om fyrars historia och många av de fyrar vi främst känner igen på västkusten. Kvällen var välbesökt med 45 deltagare.
PROTOKOLL 2 ( 3) 6 Höstmötets protokoll Protokollet är justerat och ska läggas upp på webben. 7 Skrivelse till kommunen Skrivelse sammanställs i januari med en upprepning av tidigare skrivelser om behoven av fast vatten och avlopp, gång- och cykelväg, ny servicebyggnad och annat om behoven i Grötvik. Även önskemål om en samordnande kontaktperson hos kommunen för att lättare kunna föra dialog om olika ärenden. 8 Hamnen dec 2016-jan 2017 Arbeten inför våren kommer att påbörjas under januari. Urban undersöker möjligheten att slå ihop de olika elmätarna för att förenkla elanslutningarna och minska kostnaderna. 9 Bryggcaféet 2017 Fakturan för årets seglarskola är bestriden, men styrelsen ser positivt på sommarverksamheten och betalar halva beloppet. Inför kommande säsong ska ett avtal som reglerar seglarskoleverksamheten upprättas. 10 Datum för styrelsemöten 2017. Fastslogs till första onsdagen varje månad dvs 1/2, 1/3, 5/4, 3/5, 7/6, 2/8, 6/9, 4/10, 1/11 och 6/12. 11 Muddring Beslut om att ta in anbud för underhållsmuddring senast 30 mars enligt gällande tillstånd. 12 Hantering av vaktbokning efter höstmötesbeslutet Bokningssystemet ska anpassas för att innan bokningen öppnar kunna anmäla att frivilligt gå två nätter istället för en för att kunna fylla vaktbehovets 184 nätter på frivillig basis, samt även kunna ange att man är intresserad av att vara tillgänglig som vaktersättare. Förtur till bokningen ska ges som kompensation för de som vill gå två nätter. 13 Svenska Seglarförbundet Föreningen har hållit på betalningen av medlemsavgiften till Svenska Seglarförbundet under två år då medlemsavgiftens sammansättning har ifrågasatts. Seglarförbundet har nu lämnat krav på betalning av medlemsavgiften, i annat fall riskerar GSS uteslutning ur Svenska Seglarförbundet. Styrelsen beslutade att betala in förra årets medlemsavgift i väntan på eventuella förändringar av avgiftsmodellen.
PROTOKOLL 3 ( 3) 14 Dans rapporter Inget att rapportera. 15 Övrigt Skatteverket har avslagit föreningens omprövningsbegäran av tidigare avslagen dispensansökan för befrielse att lämna inkomstdeklaration med anledning av ideell verksamhet. Föreningen är därmed inte befriad från att lämna inkomstdeklaration. 16 Mötets avslutande Ordföranden tackade för visat intresse och god mötesanda samt förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justeras Johan Sölve Sven Palmkvist