BESLUT redigerad 2018-01-29 Dnr 17/617 1(6) Krisplan för KMH I händelse av akut nöd eller krissituation: Rädda, larma, släck! 1. Andas djupt och försök bevara ditt lugn 2. Säkra platsen försök släcka ev. brand, ge första hjälpen och sätt dig själv och andra i säkerhet. 3. Larma 112. Tala om vem du är och vad som har hänt och när det hänt Larmoperatörens frågor försenar inte den hjälp du behöver Stanna på platsen tills räddningstjänsten har anlänt 4. Förebygg chock, stoppa blödning och säkra olycksplatsen för vidare olyckor 5. Kontakta närmaste chef eller någon i krisgruppen Telefonlista: SOS alarm 112 Polisen, ej akut 114 14 Ambulans, ej akut 08-454 21 00 Giftinformation 010-456 67 00 Sjukvårdsrådgivning 1177 Arbetsmiljöverket 010-730 90 00, journummer: 08-737 15 55 (arbetsmiljoverket@av.se) Akademiska hus AB 020-552 000 (journummer) Krisorganisation Kontakta i första hand högskoleledningens samordnare (070-191 26 64) som sammankallar krisgruppen och i andra hand högskoledirektören (073-707 88 52).
2(6) Innehåll 1. Syfte och mål...3 2. Händelser som omfattas av krisplan...3 3. Krisledningsstruktur...3 3.1 Krisgruppens uppgift...3 3.2 Krisgrupp...4 3.3 Provisoriska beslutsbefogenheter...5 4. Dokumentation...5 4.1 Revidering...5 5. I händelse av kris eller olycka...5 5.1 Hantering av kris...5 5.2 Den anställdes ansvar...6 6. Kriskommunikation...6 6.1 Medarbetare som kontaktas av medierna...6
3(6) 1. Syfte och mål Syftet med KMH:s krisplan är att skapa beredskap för en sammanhållen och tydlig central krisledning och att utveckla rutiner för insatser vid allvarliga händelser. Krisplanering ska prioritera följande: att en sammanhållen ledning med tydlig ansvarsfördelning snabbt kan etableras, att samverkan sker med berörda på central och lokal nivå vid KMH, att effektiva mediekontakter och effektiv information till medarbetare, studenter, anhöriga och allmänhet sker samt att ge saklig och tydlig information för att motverka ryktesspridning. Målet med att aktivera krisgruppen är att: få en god överblick över händelsen, samordna resurserna vid KMH, bidra till att få kontroll över händelseutvecklingen, minimera skador och konsekvenser, vidmakthålla förtroendet för KMH samt se till att övrig verksamhet kan fortskrida så snart som möjligt. Som hjälp för detta arbete finns särskilda instruktioner för krisgruppen. Se kapitel 4. 2. Händelser som omfattas av krisplan En kris är en oförutsedd situation där tidspress råder och vanliga handlingsmönster är otillräckliga. Exempel på krissituationer då krisplanen ska träda i kraft är olyckor med svåra personskador där studenter eller personal är inblandade, brand, våldsbrott och sabotage. En kris kan även vara en situation med etiska och förtroendemässiga skador, eller med överhängande fara för att sådana skador ska uppstå, för KMH. Händelsen kräver omedelbara och samordnande åtgärder inom högskolan i syfte att minimera konsekvenserna för medarbetare, studenter och materiel. 3. Krisledningsstruktur 3.1 Krisgruppens uppgift Vid KMH finns en krisgrupp vars uppgift är att hantera kriser på ett professionellt sätt enligt ovannämnda prioriteringar och mål. Gruppen ska samlas omedelbart vid inträffad krissituation och besluta om vilka åtgärder som ska vidtas. Krisgruppen knyter sedan till sig de personer som är relevanta för situationen (anställda eller vid behov extern kompetens).
4(6) Det är av stor vikt att den ordinarie ledningsstrukturen som inte berörs av den allvarliga händelsen fortsätter att verka. Den ordinarie verksamheten ska så långt som möjligt fortlöpa. Om en kris inträffar vid en resa med lärare och studenter kommer den som är utsedd som reseledare att bli kontaktad av krisgruppen. Krisgruppen kan komma att behöva fatta operativa beslut åt dem som befinner sig på resan. 3.2 Krisgrupp Nedanstående personer ingår i krisgruppen: Rektor (ersättare prorektor, dock ej som ordförande) Rektor leder krisgruppens arbete. Högskoledirektör (ersättare ställföreträdande högskoledirektör) Ansvarar för samordning av insatserna och ersätter vid behov rektor som ordförande. Personalchef (ersättare personalhandläggare) Föredragande i krisgruppen. Svarar för utvärdering av gjorda insatser och för personalrelaterade frågor, anhörigkontakter etc. Chef för Samverkansavdelningen (ersättare samverkansledare) Ansvarar för den externa informationen till massmedia och andra intressenter samt för internkommunikation till anställda och studenter i samråd med personalchef och rektor. Chef för Produktionsavdelningen samt brandskydds- och fastighetsansvarig (ersättare chef för Serviceavdelningen) Ansvarar för kontakten med externa resurspersoner t.ex. sjukhus, räddningstjänst, vaktföretag etc. samt samordnar logistiska frågor. Chef för Studieadministrativa avdelningen (ersättare utbildningshandläggare) Ansvarar för studentrelaterade frågor. Säkerhetsansvarig (ersättare chef för IT-avdelningen) Utför hotbildsanalyser, hanterar säkerhetsfrågor och för kontakten med polis. Högskoleledningens samordnare (ersättare handläggare vid Enheten för ledningsstöd) Ansvarar för att föra loggbok, whiteboard eller anteckningar samt övrigt praktiskt stöd. Studentkårens ordförande (ersättare studentkårens vice ordförande) Verksamhetsansvariga Berörd prefekt (akademichef fr.o.m. 18-07-01)/avdelningschef tillkallas beroende på krissituation
5(6) Högskoleledningens samordnare är sammankallande och krisgruppen sammanträder minst en gång per år, utöver möten vid skarpt läge eller övning, för att uppdatera och konsolidera sig. Det ska finnas minst en ersättare för varje medlem i krisgruppen, detta för att gruppen alltid ska kunna samlas samt för avlösning vid längre kriser. Samtliga anställda kan kallas in som stöd till krisgruppen om gruppen finner det lämpligt. Vid behov kan även extern specialkompetens kallas in i krisgruppen. 3.3 Provisoriska beslutsbefogenheter I en akut kris beslutar rektor, med krisgruppen som beredande organ, om nödvändiga åtgärder. Högskoledirektören ersätter rektor som ordförande och beslutsfattare om rektor inte är tillgänglig. Om varken rektor eller högskoledirektör är tillgänglig och minst tre medlemmar i krisgruppen är närvarande, ska den medlem som har längst anställningstid som chef vid KMH fatta de beslut i krisgruppen som omedelbart krävs för att undvika eller minimera fara eller skador. 4. Dokumentation Utöver föreliggande krisplan finns instruktioner för krisgruppen som utgör internt arbetsmaterial för krisgruppen och inte publiceras. Samtliga i krisgruppen, ordinarie och ersättare, ska ha ett exemplar av Instruktioner för krisgruppen utskrivet på arbetsplatsen samt ett exemplar till i hemmet, på lantstället etc. 4.1 Revidering Revidering av krisplan samt instruktioner för krisgruppen görs av krisgruppen en gång per år. Krisgruppens medlemmar meddelar förändrade uppgifter, telefon etc. till personalenheten löpande. Personalenheten ser till att övriga i krisgruppen informeras om förändringar. 5. I händelse av kris eller olycka En krissituation för eller inom KMH utlöses av en eller flera händelser som gör att KMH:s ordinarie organisation och bemanning inte kan hantera den uppkomna situationen. 5.1 Hantering av kris För att krisgruppen ska uppnå målen enligt kapitel 1 innefattar hanteringen av krisen att: rädda liv eller minska fysiska skador på personer och egendom, snabbt omhänderta den/de drabbade för att lindra och förebygga psykiska besvär, snabbt informera alla berörda,
6(6) minska skadeverkningar på sikt för KMH:s verksamhet, utreda och bearbeta det som hänt, vidta åtgärder för att undvika eller minska effekterna av en ny liknande händelse samt göra uppföljningar regelbundet och lång tid efter det inträffade. 5.2 Den anställdes ansvar Oavsett vem som får vetskap om en krishändelse som bedöms som så allvarlig att krisgruppen bör samlas ska omgående ta kontakt med någon i krisgruppen (i första hand högskoleledningens samordnare och/eller högskoledirektör) eller prefekt (akademichef fr.o.m. 2018-07-01) alternativt avdelningschef som i sin tur kontaktar krisgruppen. 6. Kriskommunikation Vid en kris ska berörda hitta rätt information vid rätt tillfälle och uppfatta informationen som lättillgänglig, förståelig och relevant. Frånvaro av information kan leda till ryktesspridning och desinformation. Budskapen ska i tur och ordning behandla följande: människors liv och hälsa; miljö; konsekvenser för KMH (rutiner, ekonomi, bemanning, försäkringar, materiella värden etc.). KMH:s kommunikation ska i händelse av krissituation följa dessa enkla råd: ge saklig och korrekt information inte skada, tiga eller spekulera Informationen ska prioriteras och lämnas regelbundet. Det är bättra att tala om att viss information saknas än att inte kommunicera alls. 6.1 Medarbetare som kontaktas av medierna Nedanstående ska inte ses som en inskränkning av den grundlagsfästa yttrande- och meddelarfriheten, utan är en rekommendation. Alla anställda har rätt att ge sin uppfattning tillkänna i media. Att hjälpa medier när de tar kontakt är prioriterat. Är du osäker på vad du ska svara, be att få återkomma. En god tumregel är att återkomma inom en timme. Informationsansvarig (chefen för Samverkansavdelningen eller ersättare för denne) vid KMH bör informeras vid alla kontakter med media och frågor kring krisen bör hänvisas till denne. Det ökar beredskapen att ge rätt stöd i det aktuella ärendet, både till den anställde och till journalisten. Medierna kan vilja besöka arbetsplatser och intervjua olika personer. Att hantera dessa förfrågningar i ett akut skede är en viktig och svår uppgift.