2011-09-07 1 (6) Lex Sarah rutin Denna rutin är upprättat i överensstämmelse med SOSFS 2011:5, föreskrifter och allmänna råd om tillämpning av 14 kap. 3 SoL och 24a LSS, gällande från 1 juli 2011. Vidare hänvisas till Socialstyrelsens Meddelandeblad 2011:4 och handbok för Lex Sarah utgiven 2014. Se även SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom socialtjänst och hälso- och sjukvård. Innehåll Del 1: Om lagen och hur vi arbetar med den Del 2: Våra rutiner för rapportering enligt Lex Sarah Del 3: Våra rutiner för information till personal, berörda, kunder och anhöriga Del 1: Om lagen och hur vi arbetar med den Vad säger lagen om skyldigheten att rapportera missförhållanden eller misstänkta missförhållanden? Kommunens socialtjänst är: - Skyldig att rapportera och utreda samt avhjälpa och undanröja missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden. - Skyldig att till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) anmäla allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för allvarliga missförhållanden. I lex Sarah står att var och en som är verksam inom omsorger om äldre människor eller människor med funktionshinder skall vaka över att dessa får god omvårdnad och lever under trygga förhållanden. Från 2011-07-01 gäller lagen även verksamhet inom Individ- och familjeomsorgen och då även verksamhet enligt LVU och LVM samt inom Statens institutionsstyrelse. Lagen innebär att anställda, även elever, praktikanter och andra som är verksamma i den aktuella verksamheten, omfattas av rapporteringsskyldigheten. Den anställde behöver inte bedöma om det är ett allvarligt missförhållande eller inte. Inte heller behöver det vara ett konstaterat missförhållande, det kan vara en misstanke om eller tydlig risk för ett missförhållande. Vem omfattas av denna skyldighet? De som räknas som verksamma inom omsorger är personer som utför uppgifter inom den aktuella verksamheten i egenskap av 1. anställd 2. uppdragstagare 3. praktikant eller motsvarande under utbildning 4. deltagare i arbetsmarknadspolitiska åtgärder
2011-09-07 2 (6) Vad menas med missförhållanden? Med missförhållanden som skall rapporteras avses såväl aktiva handlingar som försummelser som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Missförhållanden kan vara: 1. Övergrepp som utgör hot mot den enskildes liv, hälsa välmående eller säkerhet kan vara: Fysiska, t.ex. slag, nypningar, hårdhänt hantering. Psykiska, t.ex. hot, bestraffning, trakasserier, skrämsel och kränkande tilltal. Sexuella, t.ex. kränkande sexuell beröring, sexuella anspelningar eller uppenbart brottsliga handlingar som sexuellt ofredande eller våldtäkt. Ekonomiska, t.ex. stöld av pengar eller ägodelar, utpressning eller förskingring. 2. Bristande bemötande av den äldre eller funktionshindrade som inte utgår från grundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. 3. Bristande omvårdnad, vilket kan vara omvårdnad som ges på ett kränkande, hälsofarligt eller oskickligt sätt, utebliven nödvändig omvårdnad, bristande tillsyn, mm. 4. Upprepade mindre brister i omvårdnad eller bemötande som var för sig är av mindre allvarlig art, men som sammantaget utgör ett allvarligt åsidosättande av krav på respekt för integritet, trygghet och värdighet. Del 2: Våra rutiner för rapportering enligt lex Sarah Vad är lex Sarah och vad är en avvikelse enligt SoL? Avvikelser enligt SoL är alla händelser som drabbar kunden och som inte är av medicinsk art. Den som lämnar en rapport om en icke önskvärd händelse behöver inte avgöra om det ska betraktas som avvikelse eller om det rör sig om ett missförhållande och således en lex Sarah. Detta kan avgöras av de som tar emot rapporten. Avvikelser samlas och dokumenteras enligt särskild rutin inom verksamhetssystemet, lex Sarah dokumenteras med eget diarienummer enligt denna rutin. Hur görs en rapport om missförhållande? Rapport görs i verksamhetssystemets avvikelsemodul (Treserva) av den som får kännedom om avvikelsen eller missförhållandet. Rapport kan också muntligt eller skriftligt lämnas till ansvarig chef eller till den som utsetts för utredning av händelser. Chef som tar emot en rapport skall senast påföljande dag till utredaren inlämna en skriftlig dokumentation av rapporten och de aktuella händelser som ligger till grund för den. Chef eller annan ansvarig som tar del av en avvikelserapport kan uppgradera avvikelsen till en rapport enligt lex Sarah om händelsen eller förhållandet bedöms påverka kundens liv, hälsa eller säkerhet eller av andra skäl anses kräva en mer omfattande utredning.
2011-09-07 3 (6) Då rapporten (från Treserva) avser lex Sarah överför utredaren den till den särskilda lex Sarahblanketten som lämnas till registrator och diarieförs som sekretessbelagd handling. Handläggare för ärendet ska vara utredare samt berörd enhets- och verksamhetschef. n svarar för dokumentation av utredning och eventuell kontakt med media. Händelser som är, eller bedöms kunna vara brottsliga handlingar, t.ex. stöld, misshandel, övergrepp etc. skall alltid omedelbart polisanmälas av berörd verksamhetschef såvida inte den enskilde som drabbats motsätter sig detta. Polisanmälan bör också göras av den drabbade (målsägande) men kan oberoende av om detta görs, göras av kommunen som arbets- eller uppdragsgivare. Hur görs utredningen efter en rapport om missförhållande? n öppnar ett utredningsärende för fortlöpande dokumentation av de olika steg och aktiviteter som ingår i utredningen, även informella samtal, telefonkontakter etc. som har betydelse för helheten. n delger berörda personer tillämpliga delar av dokumentation och utredning, det kan gälla berörd kund och anhörig eller god man, berörd personal och ansvarig/a chef/er. En anställd (eller arbetsgrupp) som i en rapport utpekas ha begått handlingar eller försummelser som ligger till grund för rapporten skall ges tillfälle att yttra sig över de beskrivna händelserna och ge sin bild av det inträffade. Utredningen avslutas med ett beslut som anger utredarens uppfattning om huruvida det rapporterade ska ses som ett missförhållande eller ett allvarligt missförhållande, alternativt att inget missförhållande anses inträffat. Av utredningen ska orsaken till missförhållandet eller det misstänkta missförhållandet framgå. Utredningen ska vidare innehålla utredarens rekommendationer om åtgärder och ev. påföljd. Om bedömningen är att händelsen är att betrakta som allvarlig skall den av utredaren anmälas till IVO. Utredningen ska vidare ta upp om liknande händelser tidigare inträffat samt risken för att händelser av liknande slag skall hända igen, gärna med stöd av en matris för riskanalys. Om utredaren som normalt ansvarar för utredning av rapporter själv berörs av händelsen eller av andra skäl kan uppfattas som jävig skall förvaltningsledningen utse annan person att ansvara för utredningen. Hur beslutas om åtgärder med anledning av rapport och utredning? Åtgärder med anledning av en utredning enligt lex Sarah kan delas upp i omedelbara, kortsiktiga och långsiktiga eller förebyggande. För de omedelbara och kortsiktiga åtgärderna ansvarar berörd enhetschef i samråd med verksamhetschef. Alla åtgärder, omedelbara, kortsiktiga och planerade långsiktiga åtgärder rapporteras till utredaren för att ingå i dokumentationen av de aktuella händelserna. Beslut om mer allvarliga omedelbara åtgärder såsom avstängning med eller utan lön skall fattas av verksamhetschef i samverkan med arbetsrättsligt sakkunnig (personalsekreterare). Långsiktiga eller förebyggande åtgärder beslutas av verksamhetschef i samråd med förvaltningschef, eftersom dessa åtgärder kan få prejudicerande, policyskapande verkan.
2011-09-07 4 (6) Beslutade åtgärder även de långsiktiga måste dokumenteras i utredningen, varför kontakt krävs mellan utredaren och ansvarig/a chef/er. n initierar denna kontakt. Vad gäller särskilt om utredning och dokumentation av rapporterade händelser? Senast dagen efter en rapport tagits emot skall utredning inledas. Utredningen skall genomföras skyndsamt. Dokumentationen i ärendet skall visa: 1. Vad det rapporterade missförhållandet eller risken för ett missförhållande har bestått i och vilka konsekvenser det har fått eller kunde ha fått för den en-skilde 2. När och hur den muntliga eller skriftliga rapporten har tagits emot 3. När och hur missförhållandet eller risken för missförhållandet har uppmärksammats 4. När missförhållandet har inträffat 5. De orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats 6. Om något liknande har inträffat i verksamheten tidigare och i så fall varför det har inträffat igen 7. Bedömningen av om något liknande skulle kunna inträffa igen. Av varje handling som upprättas under utredningen skall framgå: 1. Vilka åtgärder som har vidtagits för att undanröja eller avhjälpa missförhållandet eller risken för ett missförhållande samt tidpunkt för dessa 2. Vad som i övrigt har framkommit under utredningen 3. Vilket beslut eller ställningstagande som utredningen har avslutats med. Nämnden skall dokumentera vilka åtgärder som vidtagits eller planeras i verksamheten för att förhindra att liknande missförhållanden uppkommer igen. Rapport, utredning och tillhörande handlingar skall arkiveras i särskild ordning. Notering om rapport med diarienummer skall göras i berörd/a kund/ers personakt/er Vad gäller om anmälan till IVO om missförhållanden enligt lex Sarah? Nämnden (delegerat till verksamhetschef) är skyldig att till IVO anmäla alla fall då ett allvarligt missförhållande visats sig föreligga eller då påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande förelegat. Hur gäller ovanstående inom yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet inom äldre- omsorg, funktionshinderomsorg eller individ- och familjeomsorg? Samma regler gäller inom yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet som i kommunal verksamhet. Den beslutande nämnden som gett den enskilda verksamheten uppdrag att utföra insatser hos äldre eller funktionshindrade, eller andra uppdrag t.ex. enligt LVU eller LVM, skall informeras både då rapport gjorts och då utredning avslutats. Med omsorgsnämndens uppdrag till enskild utförare följer också ett ansvar att informera utföraren om sina skyldigheter enligt denna lag.
2011-09-07 5 (6) Vem genomför för utredning? Särskilt utsedda anställda med dokumenterad lämplighet genomför utredningar av rapporter enligt lex Sarah. Om utsedd utredare själv berörs av händelsen eller av andra skäl kan anses jäviga kan förvaltningsledningen besluta om annan utredare. Del 3: er avseende information och stöd till berörda, kunder, anhöriga och personal. Hur informeras berörd personal om lagen och dess innebörd? Allmänt om lagen: All personal och alla övriga som omfattas av rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah skall återkommande få information om lagstiftningen och dess innebörd. Särskild uppmärksamhet skall riktas på information till nyanställda och vikarier. Alla personer med ledningsansvar skall vara väl insatta i lagstiftningen och dess tillämpning liksom i våra rutiner kring den. Informationen bör ges fortlöpande, dock minst en gång per år. I ett enskilt ärende: All berörd personal ska informeras om att en rapport lämnats och att en utredning genomförs. Detaljer i ärendet delges restriktivt de närmast inblandade men även med hänsyn till att förebygga ryktesspridning eller missuppfattningar. Hur informeras omsorgsnämnd och förvaltningsledning om lagen och dess innebörd? Generellt om lagen: Omsorgsnämnd och förvaltningsledning skall ha samma information som alla anställda om lagen och våra rutiner kring den. Omsorgsnämnden fastställer dessa rutiner och bör uppdatera dem årligen eller vid behov. Omsorgsnämnden och förvaltningsledningen informeras vidare om de ärenden där ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande påvisats. Information om lex Sarah utgör en stående punkt på såväl förvaltningens ledningsgrupp som Omsorgsnämndens möten. I ett enskilt ärende: Förvaltningsledning (berörda) och omsorgsnämnd ska informeras både om mottagna rapporter samt om resultat av utredningar och beslutade åtgärder. Hur informeras berörd/a kund/er och ev. anhöriga om rapport och utredning? Ansvarig chef som tagit emot eller gjort rapport ansvarar för att ge en första information till berörda kunder och deras anhöriga samt till berörd personal. Om så önskas medverkar utredaren i detta. Vid allvarligare händelser bör verksamhetschef medverka i detta. Under utredning ansvarar utredaren för att informera berörda kunder och anhöriga om utredningens förlopp. Efter beslut om åtgärder informerar den som beslutat om dessa de berörda. Det skadar förtroendet för vår verksamhet om informationen till berörda och anhöriga är bristfällig!
2011-09-07 6 (6) Hur informeras berörd personal om rapport och utredning? Ansvarig chef som tagit emot eller gjort rapport ansvarar för att ge en första information till berörd personal och eventuellt fackliga företrädare. n kan efter överenskommelse också delta i informationen till personal. Vid händelser som berör en enskild anställd måste ansvarig chef överväga hur och om vad övrig personal informeras. Information som ges muntligt skall dokumenteras vad gäller deltagare, tidpunkt och innehåll. Hur informeras omsorgsnämnd och förvaltningsledning om rapporter, utredningar och åtgärder? Omsorgsnämnden skall enligt regelverket informeras om varje rapport så snart det är möjligt efter att den inlämnats. Omsorgsnämnden skall också informeras om utredningens slutsatser och genomförda och planerade åtgärder i samtliga fall. Omsorgsnämnden ska också få information om anmälan av lex Sarahärenden till IVO samt årliga sammanställningar och analyser av inträffade missförhållanden. Denna rapportering samordnas med årsrapportering av avvikelser och klagomål/synpunkter. Hur skall kunder och deras anhöriga samt berörd personal ges stöd om de drabbats av missförhållanden? Med hänsyn till hur allvarlig händelsen eller missförhållandet i det enskilda fallet är skall de drabbade och berörda erbjudas stöd och möjlighet att samtala med ansvariga om det inträffade. Detta gäller även berörd personal, både rapporterande och eventuellt utpekad som vållande samt övrig berörd inom arbetslag och motsvarande. Vad gäller information till massmedia? På begäran är kommunen skyldig att lämna ut rapporter eller andra handlingar rörande händelser enligt lex Sarah. ansvarar för utlämnande av handlingar som då ska vara avpersonifierade till den nivån att identifiering av berörda inte kan göras. Namn och andra personuppgifter på berörd/a kund/er ska avlägsnas liksom namn på berörd personal. Relaterade dokument Socialstyrelsen om lex Sarah: http://www.socialstyrelsen.se/lexsarah Socialstyrelsens handbok: http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-1-24